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Rent a Car Morillo

Sistema de Automatización
Rent a Car
Versión 1.0
Sistema de Automatización de Rent a Car Versión: 1.0
Visión Fecha: 22/01/2011

Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autor
02/01/2002 0.1 Diseño de sistema para manejo de Requena Andujar
operaciones dentro del Rent a Car.

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Tabla de Contenidos

Introducción

Alcance

Objetivo General

Objetivos Específicos

Análisis del Sistema

Propósitos

Diagrama de la organización

Administración de Riesgos

Análisis FODA

Presupuesto

Requerimientos de Hardware y Software

Estudio de Factibilidad

Justificación

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Introducción
Este sistema nos permitirá la automatización de las operaciones que antes se realizaban atreves
de facturas físicas con talonarios, se llevaran a cabo en un sistema que les permitirá a sus
usuarios una interfaz grafica para todos sus manejos.

Alcance
Gestionar el alquiler de vehículos, generar inventarios de vehículos disponibles y en uso,
almacenar los datos de clientes, Control de vehículos, Control de la situación del vehículo en la
sucursal y localización, Múltiples documentos por vehículo y por cliente, Búsqueda secuencial
de vehículos y filtrado, así como de clientes, Emisión automática de la factura, Funcionamiento
en red, Actualizaciones.

Objetivo General
Desarrollar una metodología sistemática de reingeniería de procesos para la empresa Morillo,
Rent a Car, que permita obtener un mayor rendimiento empresarial.

Objetivos Específicos

1. Proponer la reestructura del esquema organizacional.


2. Realizar un análisis del flujo de información para proponer un modelo de comunicación
adecuado.
3. Basándose en procesos bien definidos, elaborar un modelo para el desarrollo de un sistema de
información y control.
4. Permitir al Rent a Car ser más competitivo en el mercado, aumentar su cartera de clientes y
obtener un mayor rendimiento empresarial.

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Propósitos

En la actualidad las empresas buscan soluciones que les permitan mejorar el control de las
transacciones y al mismo tiempo mejoren los procedimientos y servicios que prestan a sus clientes.
Desde este punto de vista un Rent a Car no puede quedar al margen de esta nueva tendencia.

El desarrollo del trabajo propuesto será de gran beneficio para la empresa, por cuanto podrá contar
con nuevos métodos, técnicas y herramientas que agilicen sus procesos y promuevan una
funcionalidad más eficiente para sus clientes.

El trabajo utiliza técnicas y métodos para el análisis, diseño e implementación del nuevo sistema,
brindando garantías de exactitud, confidencialidad, fácil acceso y seguridad para la información.

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Análisis y Diseño del Sistema

En este trabajo se da a conocer la presentación, justificación, objetivos, fundamentación, estructura,


factibilidad y costo de la Propuesta para el Diseño de un Sistema en el que se puedan hacer consultas de
vehículos y gestiones de los automóviles en existencia, este programa será para el mejoramiento en la
calidad del servicio.

Diagrama de la Estructura Organizacional Dentro del Rent a Car

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Gestión de Riesgos

A partir de la fase de Inicio se mantendrá una lista de riesgos asociados al proyecto y de las
acciones establecidas como estrategia para mitigarlos o acciones de contingencia. Esta lista será
evaluada al menos una vez en cada iteración.

Riesgo Acciones de Contingencia

Baja intensidad de Energía Eléctrica, y que se Guardar a cada momento la información que se
pierda la información avanzada y todo nuestro está manejando, teniendo en cuenta aspectos de
Sistema, o que tenga algunas fallas al momento de seguridad.
las pruebas.

Pérdida de información de la base de Sacar una copia de seguridad cada cierto tiempo,
Datos. conforme a lo que se está avanzando el proyecto.

Pérdida de Información avanzada por algún Se tratan con cuidado, se realiza el mantenimiento
desperfecto de la computadora, o falla de los de forma regular, está previsto el préstamo de otros
equipos que se estén utilizando. equipos como medio de cualquier eventualidad.

Al fuego, que puede destruir los Generar una copia casi diaria de los archivos que
Archivos y equipos son vitales para la empresa o un backot fuera de
esta.

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ANÁLISIS FODA

Capacidad de inversión
Infraestructura con posibilidades de crecimiento
FORTALEZAS Tarifas flexibles
Asistencia personalizada al cliente
Personal con amplia experiencia
Implementar sistemas de administración y control específicos, que la
competencia no posee.
Incorporar tecnología de última generación para el apoyo logístico en los
OPORTUNIDADES diferentes procesos de la empresa
Ampliar la cobertura de la empresa
Mejorar el servicio de atención al cliente y asistencia técnica
Falta de coordinación y flujo de información
Falta de canales de comunicación adecuados
DEBILIDADES Insuficientes recursos tecnológicos
Falta de herramientas informáticas de apoyo
Falta de sistemas de control adecuados
Competencia de precios de la competencia
AMENAZAS Crecimiento y expansión de la competencia
Mejoramiento en el servicio de la competencia

Presupuesto
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Para la realización de este sistema fue necesario contar con un presupuesto de 7000 dólares el
cual fue asignado de la siguiente manera.

Fecha 21/01/2011 al 26/05/2011

Detalles Costos $ US
Sistemas operativos y Hardware 1,500
Licencias 500
Comunicación 500
Administrador de Proyectos, Analistas y 4,500
Desarrolladores

Requerimientos de Hardware y Software para Desarrollo del Sistema

1. Dell Vostro 460 Mini Tower, dos desktop


2. 8 Gb RAM
3. 500 Gb Disco Duro
4. Procesador Intel Core 3
5. Sistema Operativo Windows XP o superior y Microsoft Access
6. Microsoft Visual Basic, C# Versión 2003
7. Chasis súper compacto
8. Conexión a Internet

Estudio de Factibilidad

Para poder exponer la propuesta formulada, fue necesario realizar una valoración previa referente al
actual proceso de peticiones y gestiones que se lleva a cabo de forma manual, así como de los
requerimientos necesarios para la ejecución de la propuesta aquí presentada y la factibilidad de la misma.
La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un sistema de información que lleve en forma efectiva
el control del proceso de peticiones y gestiones en el Rent a Car, pasando de un proceso manual a uno
totalmente automatizado.

El sistema Automatizado de peticiones y gestiones para el Rent a Car permitirá realizar el


almacenamiento de:

* Información mediante los procesos requeridos por el administrador, también contará con una
seguridad de acceso, lo cual permitirá solo al usuario encargado tener entrada al sistema, con el fin de
evitar pérdidas de información del departamento. Y por lo tanto, a la propia institución.
* El sistema contará con una persona encargada como soporte técnico en sistemas, el cual permitirá
llevar el control del efectivo funcionamiento del mismo.

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Justificación

Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos, de
otra forma los datos procesados serían menos confiables. En este orden, el sistema propuesto es una
herramienta confiable para el manejo y manipulación de información.
El sistema propuesto en esta investigación está orientado a mejorar el proceso de alquiler de vehículos y
un mejor manejo de los gerentes del Rent a Car.

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