Hoja de trabajo

Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y bala nces.

Importancia

Es importante ya que sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de ganancias y pérdidas y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.

Estructura de la hoja de trabajo

La hoja de trabajo se elabora en una hoja de 8 o 12 columnas dependiendo la información que necesite la empresa. La hoja de 8 columnas contiene la siguiente estructura:

Contiene una columna para escribir el nombre de las cuentas Cuatro secciones; con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

Sección 1: Balance de Comprobación Sección 2: Costo de Ventas Sección 3: Estado de Ganancias y Perdidas Sección 4: Balance General.

y el inventario de mercancías final. el cual se anota debajo del monto obtenido en la . Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado. en la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones. Una columna para escribir el nombre de las cuentas Seis secciones. ganancias y perdida y el balance general. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas. Preparación Hoja de trabajo de 8 columnas Se escribe el encabezamiento de la hoja. se sumar ambas columnas. las compras. costo de ventas. Luego corresponde al cálculo del costo de ventas. fletes en compras y cualquier otro gasto en compras.Mientras que la hoja de 12 columnas contiene la siguiente estructura. la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER. Hecho esto. Se escribe el nombre de las cuentas y se anotan sus saldos en la sección del balance de comprobación. balance de comprobación. descuentos y rebajas en compras. con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos. Sección 4: Costo de Ventas Sección 5: Estado de Pérdidas Ganancias y Pérdidas Sección 6: Balance General. luego el título de cada uno de las seis secciones. con sus respectivos DEBE y HABER. asegurándose de registrar los saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. con la siguiente discriminación: Sección 1: Balance de Comprobación Sección 2: Ajustes. En la columna del DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías. Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales. si existen.

se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Y por ultimo la sección del Balance General todas las cuentas reales y las de valuación. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas. esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Se encontrará una diferencia entre los dos resultados. el resultado obtenido. se agrega en la columna que tenga menor monto. al DEBE si es PERDIDA. Anote en la columna del DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. Hecho esto. los cuales deben arrojar sumas iguales. así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO. Este monto se traslada a la sección de Balance General. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente. Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO. en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo. con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL. Luego se realiza la sección de Ganancias y Pérdidas. si este fuere el caso. en caso contrario.columna del HABER para cuadrar la sección. bien sea UTILIDAD O PERDIDA. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso. DEBE mayor que HABER. al HABER si es UTILIDAD. . capital y valuación de activos. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección. el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos.

ante estos casos procede mos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada. aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemático. Al analizar cada cuenta del balance de comprobación. Sume o reste según sea el caso. es decir. trasladando aquí el monto de cada cuenta del balance de comprobación. mas apegada a la realidad de los hechos financieros. arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un color para relacionar su respectivo cargo y abono. el saldo acreedor del balance de comprobación se suma . esto facilitará la revisión y comprobación en caso de error.Hoja de trabajo de 12 columnas En esta hoja se comienza con el mismo procedimiento de la hoja de 8 columnas a diferencia que antes de realizar la sección del Costo de Ventas se debe realizar el ajuste y el balance de comprobación ajustado. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro diario general. Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad. el total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos. si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales. Al terminar la sección de los ajustes. de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance de comproba ción original. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna. así como el posterior traslado al libro diario. y tenga cuidado de anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. En esta tercera sección se consolidan los montos de las secciones anteriores. ellas pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. encontraremos saldos no actualizados que no representan la realidad. se elabora la sección del balance de comprobación ajustado. Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes.

con los montos originales que contiene el balance de comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe. Después de verificar los saldos de ambas columnas se sigue n los mismos procedimientos de la hoja de 8 columnas para el Costo de Ventas. Al terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean iguales l os totales de los débitos y los créditos.con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes. línea por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. se resta saldo deudor del balance de comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. . Estado de Ganancias y Pérdidas y Balance General. Los saldos de las cuentas que no han sufrido aj ustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado. por el contrario.

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Hoja de 8 Columna Balance de Comprobación CUENTAS DEBITO CREDITO Costo de Ventas DEBE HABER Ganancias y Pérdida DEBE HABER Balance General DEBE HABER .

Ajustado DEBITO CREDITO Costo de Ventas DEBE HABER Ganancias y Pérdida.Hoja de 12 Columna Balance de Comprobación CUENTAS ajuste HABER Balance. De Comp. DEBE HABER Balance General DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE .