Hoja de trabajo

Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y bala nces.

Importancia

Es importante ya que sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de ganancias y pérdidas y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.

Estructura de la hoja de trabajo

La hoja de trabajo se elabora en una hoja de 8 o 12 columnas dependiendo la información que necesite la empresa. La hoja de 8 columnas contiene la siguiente estructura:

Contiene una columna para escribir el nombre de las cuentas Cuatro secciones; con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

Sección 1: Balance de Comprobación Sección 2: Costo de Ventas Sección 3: Estado de Ganancias y Perdidas Sección 4: Balance General.

la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER.Mientras que la hoja de 12 columnas contiene la siguiente estructura. Se escribe el nombre de las cuentas y se anotan sus saldos en la sección del balance de comprobación. Luego corresponde al cálculo del costo de ventas. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas. en la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones. En la columna del DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías. luego el título de cada uno de las seis secciones. Preparación Hoja de trabajo de 8 columnas Se escribe el encabezamiento de la hoja. si existen. se sumar ambas columnas. Una columna para escribir el nombre de las cuentas Seis secciones. las compras. Sección 4: Costo de Ventas Sección 5: Estado de Pérdidas Ganancias y Pérdidas Sección 6: Balance General. Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado. con sus respectivos DEBE y HABER. balance de comprobación. Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales. costo de ventas. y el inventario de mercancías final. asegurándose de registrar los saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. el cual se anota debajo del monto obtenido en la . ganancias y perdida y el balance general. Hecho esto. con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos. fletes en compras y cualquier otro gasto en compras. descuentos y rebajas en compras. con la siguiente discriminación: Sección 1: Balance de Comprobación Sección 2: Ajustes.

A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas. esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. se agrega en la columna que tenga menor monto. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección. en caso contrario. Hecho esto. Este monto se traslada a la sección de Balance General. con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. los cuales deben arrojar sumas iguales. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente. Y por ultimo la sección del Balance General todas las cuentas reales y las de valuación. Anote en la columna del DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. Luego se realiza la sección de Ganancias y Pérdidas. en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo. capital y valuación de activos. DEBE mayor que HABER. al HABER si es UTILIDAD. se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO. NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL. . el resultado obtenido. Se encontrará una diferencia entre los dos resultados. al DEBE si es PERDIDA.columna del HABER para cuadrar la sección. así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO. bien sea UTILIDAD O PERDIDA. si este fuere el caso.

esto facilitará la revisión y comprobación en caso de error.Hoja de trabajo de 12 columnas En esta hoja se comienza con el mismo procedimiento de la hoja de 8 columnas a diferencia que antes de realizar la sección del Costo de Ventas se debe realizar el ajuste y el balance de comprobación ajustado. de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance de comproba ción original. Al terminar la sección de los ajustes. si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna. Sume o reste según sea el caso. En esta tercera sección se consolidan los montos de las secciones anteriores. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un color para relacionar su respectivo cargo y abono. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro diario general. encontraremos saldos no actualizados que no representan la realidad. arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes. aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemático. y tenga cuidado de anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad. el saldo acreedor del balance de comprobación se suma . es decir. así como el posterior traslado al libro diario. ante estos casos procede mos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada. se elabora la sección del balance de comprobación ajustado. ellas pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. Al analizar cada cuenta del balance de comprobación. mas apegada a la realidad de los hechos financieros. trasladando aquí el monto de cada cuenta del balance de comprobación. Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes. el total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos.

.con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes. por el contrario. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe. Al terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean iguales l os totales de los débitos y los créditos. Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. Estado de Ganancias y Pérdidas y Balance General. Los saldos de las cuentas que no han sufrido aj ustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado. con los montos originales que contiene el balance de comprobación inicial. Después de verificar los saldos de ambas columnas se sigue n los mismos procedimientos de la hoja de 8 columnas para el Costo de Ventas. se resta saldo deudor del balance de comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. línea por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado.

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Hoja de 8 Columna Balance de Comprobación CUENTAS DEBITO CREDITO Costo de Ventas DEBE HABER Ganancias y Pérdida DEBE HABER Balance General DEBE HABER .

Ajustado DEBITO CREDITO Costo de Ventas DEBE HABER Ganancias y Pérdida. DEBE HABER Balance General DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE .Hoja de 12 Columna Balance de Comprobación CUENTAS ajuste HABER Balance. De Comp.

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