Hoja de trabajo

Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y bala nces.

Importancia

Es importante ya que sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de ganancias y pérdidas y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.

Estructura de la hoja de trabajo

La hoja de trabajo se elabora en una hoja de 8 o 12 columnas dependiendo la información que necesite la empresa. La hoja de 8 columnas contiene la siguiente estructura:

Contiene una columna para escribir el nombre de las cuentas Cuatro secciones; con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

Sección 1: Balance de Comprobación Sección 2: Costo de Ventas Sección 3: Estado de Ganancias y Perdidas Sección 4: Balance General.

con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos. asegurándose de registrar los saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. con sus respectivos DEBE y HABER.Mientras que la hoja de 12 columnas contiene la siguiente estructura. Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado. Se escribe el nombre de las cuentas y se anotan sus saldos en la sección del balance de comprobación. las compras. en la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones. ganancias y perdida y el balance general. Una columna para escribir el nombre de las cuentas Seis secciones. la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER. balance de comprobación. luego el título de cada uno de las seis secciones. Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales. y el inventario de mercancías final. Luego corresponde al cálculo del costo de ventas. si existen. fletes en compras y cualquier otro gasto en compras. costo de ventas. el cual se anota debajo del monto obtenido en la . con la siguiente discriminación: Sección 1: Balance de Comprobación Sección 2: Ajustes. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas. Preparación Hoja de trabajo de 8 columnas Se escribe el encabezamiento de la hoja. Sección 4: Costo de Ventas Sección 5: Estado de Pérdidas Ganancias y Pérdidas Sección 6: Balance General. se sumar ambas columnas. En la columna del DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías. Hecho esto. descuentos y rebajas en compras.

Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO. Luego se realiza la sección de Ganancias y Pérdidas. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas. . NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL. así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO. en caso contrario. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso. el resultado obtenido. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente. el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. al DEBE si es PERDIDA. los cuales deben arrojar sumas iguales. A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto. capital y valuación de activos. con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. DEBE mayor que HABER. bien sea UTILIDAD O PERDIDA. esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Y por ultimo la sección del Balance General todas las cuentas reales y las de valuación. se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Este monto se traslada a la sección de Balance General. si este fuere el caso. Anote en la columna del DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. se agrega en la columna que tenga menor monto. Se encontrará una diferencia entre los dos resultados. al HABER si es UTILIDAD.columna del HABER para cuadrar la sección. en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección.

Al analizar cada cuenta del balance de comprobación. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un color para relacionar su respectivo cargo y abono. de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro diario general. se elabora la sección del balance de comprobación ajustado. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna. Al terminar la sección de los ajustes. esto facilitará la revisión y comprobación en caso de error. trasladando aquí el monto de cada cuenta del balance de comprobación. el saldo acreedor del balance de comprobación se suma . Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance de comproba ción original. En esta tercera sección se consolidan los montos de las secciones anteriores. si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales. arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes.Hoja de trabajo de 12 columnas En esta hoja se comienza con el mismo procedimiento de la hoja de 8 columnas a diferencia que antes de realizar la sección del Costo de Ventas se debe realizar el ajuste y el balance de comprobación ajustado. encontraremos saldos no actualizados que no representan la realidad. aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemático. es decir. y tenga cuidado de anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. ante estos casos procede mos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada. Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad. mas apegada a la realidad de los hechos financieros. Sume o reste según sea el caso. así como el posterior traslado al libro diario. ellas pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. el total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos. Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes.

Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe. línea por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. Los saldos de las cuentas que no han sufrido aj ustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado. se resta saldo deudor del balance de comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes.con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes. Al terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean iguales l os totales de los débitos y los créditos. . Después de verificar los saldos de ambas columnas se sigue n los mismos procedimientos de la hoja de 8 columnas para el Costo de Ventas. por el contrario. Estado de Ganancias y Pérdidas y Balance General. con los montos originales que contiene el balance de comprobación inicial.

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Hoja de 8 Columna Balance de Comprobación CUENTAS DEBITO CREDITO Costo de Ventas DEBE HABER Ganancias y Pérdida DEBE HABER Balance General DEBE HABER .

Ajustado DEBITO CREDITO Costo de Ventas DEBE HABER Ganancias y Pérdida. De Comp. DEBE HABER Balance General DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE .Hoja de 12 Columna Balance de Comprobación CUENTAS ajuste HABER Balance.

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