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ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DE
PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN EN EL
CONTEXTO DE LAS PYMES
CONTENIDO
Página
Resumen Ejecutivo 3
1 Introducción 5
4 Conclusiones 38
Referencias 39
Agradecimientos 41
Curriculum Vitae 42
RESUMEN EJECUTIVO
Muchas pueden ser las causas de esta falta de visión integral de los proyectos y
muchas también pueden ser las propuestas para mejorar su gestión, pero el tema
puede ser demasiado extenso y complejo. En particular, este trabajo aborda solamente
dos aspectos. El primero está relacionado con la falta de una visión sistémica por parte
de los diversos actores que se integran a los proyectos en sus distintas etapas y
algunos de los elementos en los que pudieran concentrar sus esfuerzos para mejorar
esta visión, y como consecuencia, contar con información de más calidad para tomar
mejores decisiones en el momento de administrar la parte que les corresponda. No
cabe duda que la misma esencia de los proyectos de construcción, tan fragmentados,
multielementales y con alto grado de incertidumbre, es la razón principal de este
problema.
1. INTRODUCCIÓN
Es generalmente aceptado que las etapas del ciclo de vida de un proyecto son:
Planeación, Diseño, Ejecución, Operación y Desmantelamiento (o reuso final). Todas
las etapas deben administrarse adecuadamente, lo que principalmente significa que
constantemente se debe recabar o generar información valiosa, y en consecuencia
tomar decisiones y dar soluciones efectivas a los problemas que se presenten a lo
largo de este ciclo de vida.
Todos los recursos que una empresa invierta en planear la ejecución de la construcción
se justifican ampliamente debido a que conducen a un análisis profundo del proyecto,
lo que pondrá las bases para poder realizar un control efectivo del mismo. El plan de
ejecución, seguido de un eficaz control, permite detectar en forma temprana
desviaciones en la ejecución, analizar los hechos y planear las medidas alternativas
que permitan encausar las metas en la ejecución del proyecto, cerrando de esta forma
el ciclo de la administración (Solís et al., 2009).
Especialidad: Ingeniería Civil 5
Administración efectiva de proyectos de construcción en el contexto de las PYMES
En este trabajo se analizan dos problemas que se considera esencial superar para el
éxito de los proyectos de construcción y se sugiere y expone algunas propuestas de
solución que propicien la mejora continua en la administración de los proyectos; lo
anterior con un enfoque orientado principalmente hacia las pequeñas y medianas
empresas, conocidas internacionalmente como PYMES.
En la experiencia del autor, a los actores que participan en los proyectos, quienes se
integran a los mismos en diferentes etapas, según su especialidad o según son
requeridos, les falta una visión integral, lo que tiene un impacto en su desarrollo. La
esencia de la administración es la toma de decisiones, las cuales deben estar basadas
en información de calidad. La visión integral sobre el fenómeno es necesaria para
contar con información de calidad y en consecuencia, tomar las mejores decisiones en
ese contexto de uso eficiente de recursos limitados, ya sea que se esté planificando,
diseñando, programando, trazando o construyendo el proyecto.
Ante la pregunta de ¿porqué falta esa visión integral?, la respuesta más probable es
que por lo general se adolece de una adecuada capacitación en la administración de
proyectos. Los profesionales que generalmente administran los proyectos son
ingenieros civiles, arquitectos o ingenieros de otras disciplinas, según el tipo de obra,
quienes generalmente no tienen una sólida formación teórica en el área, lo cual se
puede afirmar después de haber realizado un análisis de los planes de estudios de los
diversos programas educativos que se ofrecen en México. Su capacitación la adquieren
a través de su participación en proyectos reales, es decir a partir de una formación
práctica, que puede darse de una manera deficiente.
Son varios los aspectos en los que se pudieran concentrar los esfuerzos para que un
buen administrador obtenga una visión integral y sistémica que lo lleve a tomar las
mejores decisiones en los proyectos en los que participe o que tenga a su cargo.
En primer lugar se necesita reconocer que la vida de los proyectos es más que la sola
etapa de construcción, y al hacer esto debe quedar claro quiénes son los diferentes
Especialidad: Ingeniería Civil 7
Administración efectiva de proyectos de construcción en el contexto de las PYMES
En México cuando menos tenemos que trabajar con tres de esos actores, a quienes
podemos considerar los fundamentales: el dueño, el diseñador y el constructor, cada
uno de los cuales debe contar con sólidos equipos de trabajo multidisciplinario para dar
las mejores soluciones; y es a través de adecuadas relaciones de trabajo y
comunicación eficiente entre estos equipos que se constituirá el “equipo del proyecto”,
lo cual permitirá alcanzar los objetivos del proyecto.
Es necesario también saber establecer estos objetivos del proyecto, pues los objetivos
de cada uno de los actores pueden estar en conflicto entre sí; por lo tanto deben
aprender a construir acuerdos, proponiendo para ello tres fases: formación,
comunicación e integración (ver Figura 3).
En la etapa de formación, las sub organizaciones del cliente tendrán que llegar a un
consenso para definir los “objetivos del dueño”. En la etapa de comunicación, la
organización de diseño primero y la de construcción después, tendrán que lograr
consensos inicialmente entre sus sub organizaciones y después entre ambas
organizaciones, para lograr las respuestas óptimas a los “objetivos del dueño”. En la
etapa de integración se consensan estas posibles respuestas óptimas con los “objetivos
del dueño”, con la participación de éste último. Con esto se logra definir los “objetivos
del proyecto”.
Necesidades de
Valoración
Estudios
Preliminares
PLANEACIÓN
Alcance del (Dueño)
Proyecto
Diseño
Conceptual
Esquematizado
Desarrollo
del Diseño
DISEÑO
Proyecto Ej. (Ings. y Arqs.)
Documentos
Contractuales
Selección del
Contratista
Planeación de la
Ejecución
CONSTRUCCIÓN
Ejecución (Contratistas)
Puesta en
marcha
Operación y
Mantenimiento
OPERACIÓN
(Dueño / Usuarios)
Administración
Rehabilitación /
Reposición
Unidades Organizacionales
Internas y Externas
Unidades funcionales
Unidades Organizacionales
Internas y Externas Individuos
• Instituciones Financieras
Unidades Funcionales • Compañías Aseguradoras
• Entidades Normativas
Individuos • La Comunidad
Equipo del • El Público en General
• Otros
Dueño
Equipo del
Usuario/ Entidades
Operador Externas
EQUIPO DEL
PROYECTO
Equipo de Equipo de
Diseño Vendedores/
Proveedores
Equipo del
Constructor
Individuos Eslabones Principales en la
Cadena Total de Suministros
Unidades Funcionales
Unidades Organizacionales Individuos
Internas y Externas
Unidades funcionales
Unidades Organizacionales
Internas y Externas
Un importante aspecto es que llevar a cabo un cuidadoso análisis para conocer bien el
proyecto en el momento que un especialista se integre para dar una solución o prestar
un servicio en alguna de sus etapas. Los que intervienen en un proyecto no podrán
realizar un buen trabajo si no lo han comprendido: hay que conocer bien lo que se
quiere administrar; esto implica un esfuerzo metódico. El análisis debe incluir:
Tres importantes conceptos han surgido a nivel mundial con relación a la necesidad de
mejorar la comunicación y transmisión de experiencias y buenas prácticas del usuario
de los resultados de una etapa del ciclo de vida hacia los(s) actores precedente(s) en
el ciclo de vida (ver Figura 4), con el objetivo de mejorar el logro de los objetivos.
Éstos son: “mantenibilidad” (facilidad, factibilidad de mantenimiento), “operabilidad”
(facilidad, eficacia en la operación) y “constructabilidad” (facilidad, factibilidad de
construcción). Esto significa que el que diseña debe conocer las opiniones y
experiencias del que construye, y también del que opera y mantiene, para mejorar su
diseño; el que construye debe recibir retroalimentación del que opera y mantiene una
infraestructura dada, para evitar errores constructivos y malas prácticas; y así
sucesivamente.
Lo que ya no debería suceder es que a los que diseñan no les interese cómo se
construyen las obras, o los que diseñan o construyen pierdan todo contacto con la obra
construida y no tengan la oportunidad de conocer y analizar cuáles fueron las
consecuencias de sus decisiones durante la porción más larga del ciclo de vida de los
proyectos: la operación y el mantenimiento.
Por el contrario, si a los proyectos se les visualiza integralmente y se aplican estos tres
conceptos, seguramente los diseñadores y constructores mejorarán sus decisiones en
el futuro, pues tendrán mejor información.
Especialidad: Ingeniería Civil 10
Administración efectiva de proyectos de construcción en el contexto de las PYMES
ACUERDO
OBJETIVOS OB JETIVOS
INSTITUCIONALES DEL INSTITUCIONALES DEL
DISEÑADOR CONTRATISTA
OBJETIVOS DE LA OBJETIVOS DE LA OBJETIVOS DE LA OBJETIVOS DE LA
SUBORGANIZACION DEL SUBORGANIZACIÓN DEL SUBORGANIZACION DEL SUBORGANIZACIÓN DEL
DISEÑADOR DISEÑADOR CONTRATISTA CONTRATISTA
ACUERDO ACUERDO
ACUERDO
FASE DE COMUNICACIÓN
Planeación
Objetivos, Alcances
Alternativas
“Factibilidad”
Diseño
Planos y
Especificaciones
“Constructabilidad”
Construcción
Obra Construida
“Operabilidad”
Operación
Infraestructura
“Mantenibilidad”
Operable
Mantenimiento
También resulta útil reconocer que, durante el ciclo de vida, se ejecutan dos procesos
en paralelo, uno llamado dimensión técnica que ve al proyecto como el desarrollo de la
parte física, con productos tangibles en cada una de las diferentes etapas, y el otro
denominado dimensión administrativa, más complejo, que concibe al proyecto como
una serie de procesos con elementos intangibles.
En general, para tener una visión integral de los proyectos y dar soluciones efectivas
durante el desarrollo del ciclo de vida de los proyectos de construcción, el autor
considera que los diferentes actores deben poner especial atención en algunos
aspectos, que a manera de conclusiones de esta sección, se exponen a continuación:
Reconocer que los proyectos tienen que ser concebidos, diseñados, construidos y
operados de una manera eficiente y eficaz ante la escasez de recursos y la
competencia interna e internacional. Ser eficiente y eficaz requiere esfuerzo y
capacitación.
Comunicarse sistemáticamente y aprender a trabajar en equipos
multidisciplinarios. Trabajar en equipos no es fácil, sino que hay que aprender a
hacerlo.
Entender que, independientemente de la etapa del proyecto en que se integre, es
necesario comprender a profundidad e integralmente el proyecto: su origen, tipo,
cliente, objetivos, alcances, contexto físico y contexto no físico. Aunque sólo
participe en una subetapa, conocer el proyecto integralmente mejorará su
desempeño en esa porción.
Definir claramente las responsabilidades de planificadores, diseñadores
(arquitectos e ingenieros), constructores y operadores en el largo plazo, y cómo
aprovechar de la mejor manera la experiencia de cada uno de ellos a favor del
mejor desempeño de los otros.
Entender con precisión los diferentes procesos administrativos y técnicos a que son
sujetos los proyectos durante su desarrollo y la manera de mejorar la
productividad actual. Esto es una necesidad para la mejora continua.
Saber encontrar o generar información de calidad y de manera oportuna para
tomar decisiones oportunas en cualquier circunstancia, con valentía, pero con
mucho juicio y sentido común.
3.1 Antecedentes
PRECONTROL
PLANEACIÓN DE LA PROGRAMAS CALENDARIZADOS
Tipo de Contrato ESTRUCTURA DE EJECUCIÓN PROGRAMAS SUBORDINADOS
DESGLOSE DEL Organizarse Programas de consumo de recursos
PROYECTO Análisis de Procesos Programas de suministro
Análisis de Organizacional Análisis de Operaciones Programas de pago
Documentos Funcional Deter. de Estrategias Programas de Indirectos
Planos y Sistemas Deter. de Métodos FLUJO DE EFECTIVO
Especificaciones Componentes Logísitica Básica PROGRAMA FINANCIERO
Proceso de Programación PRESUPUESTO DE EGRESOS
Proceso/Presupuestación CATÁLOGO DE CUENTAS
Paquetes Centros de PRESUPUESTOS DE CONTROL
de Trabajo Costo
PROGRAMAS PRESUPUESTOS
Lista de Actividades Def. de Conceptos
Duraciones Cuantif. de Volúmenes
Cantidad Despiece de Conceptos
Método Cotización de Recursos
Productividad Integración de Precios
Lógica Análisis de Indirectos
EJECUCIÓN
FUNCIÓN
Planeación / Control
Contrato PPP
PLANEACIÓN DE
LA EJECUCIÓN
Planos y Programas y ASIGNACIÓN TRABAJO O RESULTADOS
especificaciones Presupuestos DE TAREA
RECURSOS
SUPERVISAN Y VIGILAN
•Que los procedimientos y métodos de construcción sean los adecuados.
•Que los resultados tengan la calidad esperada
•La segurida en la obra
TOMAN DECISIONES. Evalúan, continúan con las acciones, actualizan los planes, deciden acciones
correctivas.
FACTORES
EXTERNOS
Para tomar las mejores decisiones hay que considerar no sólo los factores internos que
ocasionan las desviaciones, sino también los factores externos, sobre los que se tiene
muy poco control; también hay que considerar si las decisiones son sobre operaciones
que ya iniciaron y están en proceso o sobre operaciones que aún no han iniciado, pero
cuyos estándares, por la experiencia hasta ese momento, se vislumbra que no serán
alcanzados.
Es obvio que para llevar a cabo este control se requiere una planeación detallada con
elementos como los que se esquematizaron en la Figura 5. En los libros de texto sobre
administración siempre se enfatiza que no hay control sin una adecuada planeación y
que de nada sirve planear si no se controla: a la planeación y al control se les llama las
“hermanas gemelas” de la administración.
Sin una planeación detallada es poco probable que el proyecto se pueda controlar
adecuada e integralmente, lo que reduce sustancialmente sus probabilidades de éxito.
Sin estos elementos los constructores no pueden tomar decisiones acertadas y
oportunas, lo que hace muy difícil que puedan alcanzar sus objetivos de tiempo y costo
que los propios contratantes les exigen y cuya capacidad de lograrlos determina el
prestigio y viabilidad de la propia empresa constructora.
3.2 Problemática
A pesar de que los conceptos expuestos aparentan no ser complicados y sí muy útiles
para el éxito de los proyectos de construcción, parece ser que en varios ámbitos de la
industria de la construcción estas tareas de Planeación y Control de la Ejecución no se
llevan a cabo de una manera completa, integrada y equilibrada, con la correspondiente
consecuencia en la consecución de los objetivos costo y tiempo del proyecto.
Una primera causa puede ser la misma sugerida al principio del capítulo 2, es decir,
que se adolece por lo general de una adecuada capacitación en la administración de
proyectos, por los motivos ahí expuestos.
La otra causa parece ser que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) de la
industria de la construcción en México dedican un gran esfuerzo al estimado de los
costos de construcción (elaboración de presupuestos) durante los procesos de licitación
de las obras, poniendo poca atención en los aspectos de la planeación de la ejecución;
esto ocasiona que la principal experiencia de los constructores se desarrolle en la
presupuestación. Lo anterior es probablemente impulsado por los propios contratantes,
quienes toman sus decisiones para asignar los proyectos con base principalmente en
los aspectos económicos de las licitaciones de obra, minimizando la importancia de los
aspectos administrativos y técnicos que conlleva la construcción de un proyecto.
3.3 Diagnósticos
consideran prioritarias para la empresa; otros expresaron (21%) que las empresas
cuentan con mecanismos propios, muchas veces manuales, para sobrellevar la
situación en cuanto a control de costos se refiere. Un alto porcentaje de las empresas
de la región (71%) consideraron muy necesario contar con mejores sistemas
administrativos que faciliten el control de costos de los proyectos, mientras que un
63% respondió que llevaría a sus empresas grandes beneficios económicos. La casi
totalidad (91%) de los entrevistados expresó estar dispuesta a invertir de manera
inmediata en un sistema automatizado de control de costos. Como parte de este
mismo estudio se diseñó un sistema de control de costos de construcción y se
desarrolló un software para automatizarlo.
González y Tirado (agosto 1998) reportan haber realizado un estudio detallado del
estado de la administración de los materiales en una empresa constructora
especializada en la construcción y promoción de viviendas de interés social. En su
metodología se incluyó además el estudio de las interrelaciones de los procesos y
procedimientos de planeación, organización y control, así como del personal a cargo de
esas labores. En este trabajo se concluyó que existían puntos débiles en la
administración de los materiales de construcción en las empresas estudiadas, que
debían ser mejorados para lograr un impacto positivo en la economía de los
proyectos, y que sería de gran ayuda lograr una estandarización de los procedimientos
administrativos para llevar a cabo la mencionada administración. Señalaron que es
importante llevar a cabo una planeación integral del proyecto que abarcara, desde la
división del mismo en fracciones prácticas y manejables, hasta el desarrollo de la
logística para la distribución de los materiales y del transporte en el sitio. De igual
manera, es importante que se realizaran los programas de construcción, de
necesidades y de suministros del proyecto en forma realista, con el fin de que
permanecieran vigentes a lo largo de la ejecución del proyecto. Como parte del estudio
desarrollaron un prototipo detallado de un sistema para la administración de los
recursos materiales en proyectos de construcción masiva de viviendas que reportaron
posteriormente (González y Tirado, diciembre 1998).
Sélem (1999) emprendió un estudio para conocer los problemas que enfrentaban las
empresas constructoras de la Zona Sur del estado de Q. Roo, especialmente al
momento de realizar la programación de sus obras. Llevó a cabo una encuesta entre
25 empresas de 57 que integraban el padrón de la CMIC con sede en la ciudad de
Chetumal, Q. Roo. Entre los resultados se encuentró que el 16% no contaban con un
sistema de programación de obras; para el 80% del total de las empresas su método
era el de diagramas de Gantt, argumentando que es el método que generalmente
pedían las entidades de gobierno o porque lo consideraban sencillo, sin tomar en
cuenta sus limitaciones; aún así un 48% reconoció que el método de Gantt no les
permitía conocer con precisión el tiempo mínimo de duración del proyecto. El 60% de
las empresas manifestó que prefiere llevar su control de avances de costos de obra por
medio de sus egresos y el 40% por medio del diagrama de barras y curva “S”.
Según los criterios establecidos por la CMIC y de acuerdo al monto de los contratos
ejecutados el año anterior al estudio, el 53% de las empresas fue clasificado como
micro (menos de 800 mil dólares americanos contratados), el 21% como pequeña
(más de 800 mil y menos de 1.2 millones de dólares contratados), y el 26% como
mediana (más de 1.2 y menos de 2.5 millones de dólares contratados). Todas las
empresas que formaron la muestra estuvieron clasificadas como PYMES.
El autor considera, del análisis de los resultados, que se podría conceptualizar cuál es
la práctica actual de la planeación y control de la ejecución de proyectos de las PyMES
de la construcción en un esquema como el que se presenta en la Figura 8, lo que
podría considerarse como la práctica promedio de estas empresas.
CONVOCATORIA PARA EL CONCURSO DE OBRA, PLANOS, ESPECIFICACIONES Y MODELO DE CONTRATO.DE LA EJECUCIÓN BASADA EN REDES
PROGRAMACIÓN PROGRAMACIÓN DETALLADA DE CORTO PLAZO Y ADMINISTRACIÓN D
ANÁLISIS DEL PROYECTO PRESUPUESTACIÓN PROCESO DE ADJUDICACIÓN
Algunas de las cosas que se deben hacer para ajustar la práctica actual promedio de
las PYMES, se esquematizan de manera general en la Figura 10. Después obtener un
contrato (proceso 4 de la Figura 8), se considera que se deben sustituir los procesos 5
y 6 (Figura 8) por los procesos generales A, B, C y D, de la Figura 10.
Las empresas tendrían que llevar a cabo el proceso A de una manera expedita para
cada proyecto una vez que se les haya adjudicado la obra y antes de iniciarla en el
proceso B; de otra manera no lograrían programas de obra completos y detallados que
a su vez les permitieran llevar un control integral de costos y tiempos, necesario para
tomar decisiones oportunas capaces de mantener el desempeño del proyecto dentro de
los objetivos (procesos C y D, Figura 10), como se muestra en el esquema de la Figura
7.
CONTROL
PLANEACIÓN DETALLADA DE INTEGRAL
LA EJECUCIÓN DE CONTROL,
Y DEL COSTOS Y BASADA
AVANCES, BASADO PRONÓSTICO
EN ACTIVIDADES
REDES DE DE
ACTIVIDADES,
COSTOS Y TIEMPOS
QUE PROPORCIONE
PARA CONTAR
UNACON
IDEAINFORMAC
CLARA D
ADMINISTRACIÓN EFECTIVA EN
DE REDES DE
LOS RECURSOS DURANTE LA EJECUCIÓN
(C)
(A) (B)
ANTECEDENTES
(Contrato, presupuesto,
planos y especificaciones,
tiempo de ejecución)
PLANEACIÓN DE LA EJECUCIÓN
ANÁLISIS
DETALLADO DEL
PROYECTO
CONSTRUCCIÓN Y
CÁLCULO DE LA RED
DE ACTIVIDADES
ASIGNACIÓN
DE RECURSOS
GENERACIÓN ORGANIZACIÓN DE
CATÁLOGO
DE PROGRAMAS PERSONAL EN OBRA
DE CUENTAS
Y EN OF. CENTRAL
PROGRAMACIÓN
FINANCIERA
RECURSOS DETERMINACIÓN
DEL AVANCE REAL
MANO DE
OBRA
INDIRECTOS
COSTO
PROGRAMADO DEL
AVANCE REAL
MAQUINARIA
Y EQUIPO AVANCE
Una premisa básica para el desarrollo del sistema es que la mayoría de las PyMES no
elaboran una planeación detallada basada en la programación por medio de redes. Por
lo tanto, esto necesita ser el punto de partida, del que dos aspectos adicionales se
deben abordar: 1) la administración de los recursos y 2) el control del desempeño del
proyecto. La encuesta de revela que los constructores realmente sí controlan sus
proyectos, pero dicho control no se deriva de un proceso de planeación exhaustivo.
Esta consideración lleva a la siguiente pregunta: ¿cómo se puede implementar un
control efectivo si durante la planeación el tiempo y el costo son tratados
separadamente? Esta característica ha sido identificada también por Syal et al. (1992)
en estudios similares. Por lo tanto, otra importante meta del modelo sería la
integración del costo y el tiempo necesaria para una administración más integral y
efectiva.
Se propone que esta primera fase se integre con cinco etapas diferentes que se
pueden observar en la figuras 12a y 12b; cada etapa se compone de varios pasos que
requieren una explicación un tanto prolongada, por lo que sólo se incluye una breve
explicación en los próximos párrafos. La propuesta responde a las necesidades y
requerimientos encontrados en la encuesta y confrontados con la teoría y la práctica
aceptada de administración de proyectos.
La primera y más importante tarea que las PyMES tienen que llevar a cabo es elaborar
un programa detallado de actividades basado en diagramas de redes siendo por lo
tanto, uno de los primeros pasos: definir las actividades. Y ya que las PyMES tienen
escasamente una semana desde la fecha de asignación del contrato hasta el inicio de
los trabajos en campo, es indispensable contar con las herramientas adecuadas para
preparar el programa detallado de una manera expedita. Las PyMES también deben
tomar ventaja de la información reunida durante la preparación del presupuesto de
obra, y por lo tanto necesitan también herramientas para realizar consultas rápidas a
este documento, suponiendo que está en un medio digital, mientras preparan el
programa detallado paralelamente. Los resultados de esta etapa son la lista de
actividades y sus duraciones.
En la segunda etapa, una vez que se cuenta con la lista de actividades, las PyMES
tienen que establecer las relaciones entre ellas, dibujar la red de actividades y realizar
los cálculos de los tiempos. A continuación, tienen que realizar los ajustes necesarios a
“la red” para cumplir con la fecha de terminación establecida en el contrato, llegando
finalmente al “programa general de obra”, conocido también como “programa
maestro”.
A continuación, es muy importante distribuir los recursos de los conceptos de costo del
presupuesto de obra en las actividades del programa. La definición de los conceptos de
costo del presupuesto de obra en el esquema de precios unitarios es, en muchas
ocasiones, muy diferente de la definición de las actividades del programa, sin embargo
la misma cantidad y costo de los recursos del presupuesto tienen que ser distribuidos.
Para este paso, las PyMES tienen que hacer uso de las tecnologías actuales; esta
propuesta recomienda el uso de una hoja electrónica que integre los insumos
presupuestados con el avance programado de las actividades; en esta propuesta se le
llamó HEIAP por la primeras letras. El resultado de esta tercera etapa es la integración
del costo y el tiempo en un medio digital (HEIAP) y los programas de consumo de
recursos.
La última etapa de esta fase consiste en definir el catálogo de cuentas de costo, que
será utilizada durante la fase del Control, para lo cual la HEIAP puede ser también de
gran utilidad. La organización de la información en esta HEIAP tiene, al menos, tres
categorías: grupo de actividades, actividades y recursos de las actividades, pudiendo
entonces el catálogo tener la misma organización. La cantidad y costo unitario de cada
recurso de cada actividad serán la información básica para cada cuenta de costo.
Especialidad: Ingeniería Civil 23
Administración efectiva de proyectos de construcción en el contexto de las PYMES
También se propone que en esta etapa se genere el presupuesto de control así como
todo tipo de programa subordinado tales como programas de consumo, programas de
suministro, programas de pago, etc.
El propósito general de esta fase es lograr contar con todos los documentos necesarios
para administrar efectivamente el proyecto, justo antes de iniciar su ejecución. Estos
documentos (de preferencia en medios electrónicos) van del contrato, los planos y las
especificaciones, hasta el catálogo de cuentas, los procedimientos y estrategias
constructivas y los controles para recabar la información de campo, incluyendo toda
clase de planes, programas y calendarios. Sólo a través de una estrategia de
planeación integral, las PyMES estarán en la posición de manejar efectivamente sus
recursos durante la ejecución, diseñar y llevar a cabo un control integral y tomar las
mejores decisiones posibles que sean importantes para el buen desempeño del
proyecto (Russel et al., 1997).
Para concluir los proyectos en las fechas pactadas es necesario, entre otras cosas,
contar en forma suficiente y oportuna con los recursos humanos, materiales y
financieros. Esto sólo ocurrirá si se han programado y gestionado oportunamente, de
otra forma la situación que enfrenta la empresa constructora durante la ejecución
tendrá un alto grado de incertidumbre, y las fechas de conclusión probablemente no
serán cumplidas.
Los recursos que esta propuesta recomienda para una administración efectiva son:
materiales, fuerza de trabajo, maquinaria y equipo, subcontratos e indirectos. Además
se consideró que tanto los aspectos administrativos como los técnicos tendrían que ser
mejorados. Los aspectos administrativos se refieren a lograr la disponibilidad de los
recursos en la obra con las características de “puntualidad”, “cantidad adecuada” y “de
acuerdo con las especificaciones”. Los aspectos técnicos se refieren a lo que también
se conoce como control del desempeño o ingeniería de costos, y se trata de lograr que
los costos reales y el avance real sean lo más cercano posible a los planes (programas,
calendarios, presupuestos, flujo de efectivo, etc.), es decir, que las desviaciones sean
mínimas.
PLANOS Y ESPECIFICACIONES
PRESUPUESTO
TIEMPO DE CONSTRUCCIÓN
CONTRATO
REANÁLISIS DE
DOCUMENTOS Y
CIRCUNSTANCIAS
ESPECÍFICAS
SI
ACLARAR DUDAS
NO
GENERAR VOLÚMENES
DIVIDIR POR
DE OBRA DE CADA
FRENTES
FRENTE
DEFINIR OBRA A
SUBCONTRATAR
CONSULTA AL
DEFINIR ACTIVIDADES
SUBC. CATÁLOGO
SEPARANDO E
ELECTRÓNICO DE
SUBCONTRATADAS
CONCEPTOS DE COSTO
LISTA DE LISTA DE
ACTIVIDADES NO ACTIVIDADES
SUBCONTRATADAS SUBCONTRATADAS
CONSULTAR A
SUBCONTRATISTA
ESTIMAR ESTIMAR
DURACIONES DURACIONES
CONSULTA A
ESTABLECER TARJETAS
DEPENDENCIAS ELECTRÓNICAS
DE P.U.
CALCULAR LA RED
AJUSTAR AL TIEMPO
DE EJECUCIÓN
CHEQUEO DEL A
TIEMPO PERMITIDO
E GENERAR EL PROGRAMA E
GENERAL DE OBRA
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
CHECAR TOTALES
NO ASIGNADOS CON LOS CHECAR MONTOS
RECURSOS DEL TOTALES CON NO
PRESUPUESTO LOS MONTOS DE LOS
CONCEPTOS
SUBCONTRATADOS
SI
GENERAR HOJA ELECTRÓNICA
QUE INTEGRE PROGRAMA DE
SI
OBRA CON EL CONSUMO DE
RECURSOS, POR ACTIVIDAD
(HEIAP)
CONSUMO DE
RECURSOS POR
UNIDAD DE TIEMPO
CHECAR
NIVELAR Y REDISTRIBUIR EL
SI CONFLICTOS EN EL USO DE
CONSUMO GENERAL DE NO
RECURSOS Y CONSUMOS EXCESIVOS
RECURSOS REALIZANDO
POR UNIDAD DE TIEMPO
AJUSTES A LA RED
(OFERTA VS DEMANDA)
GENERAR EL
PROGRAMA GENERAL P.F.1.
DE OBRA AJUSTADO
REP.
GENERAR LA
HEIAP AJUSTADA
GENERAR LOS
PROGRAMAS DE
CONSUMO DE RECURSOS P.F.2.
PROGRAMACIÓN FINANCIERA
F
GENERAR
PROGRAMA DE
GENERAR PROGRAMA TRÁMITE Y PAGOS DE FIANZAS, ADQUISICIONES
DE PAGO DE RECEPCIÓN PERMISOS,
ESTIMACIONES DE ANTICIPO SEGUROS
INTEGRAR INTEGRAR
PROGRAMA DE PROGRAMA DE GENERAR PROGRAMAS DE
INGRESOS EGRESOS GASTOS INDIRECTOS (OFIC.
DE CAMPO, SUPERVISIÓN,
TRANSPORTE Y FINANZAS
DETERMINACIÓN
DEL FLUJO DE CAJA
CHEQUEO DE
FLUJO DE
EFECTIVO
NO
FAVORABLE
SI
ANÁLISIS DE CAUSAS Y
BÚSQUEDA DE SOLUCIONES
GENERAR PROGRAMA
FINANCIERO DE LA OBRA
SI NO REP.
SOLUCIÓN REPROGRAMAR
GENERACIÓN DE PROGRAMAS
GENERAR EL CATÁLOGO DE
CUENTAS DE LOS RECURSOS Y
F
CONCEPTOS SUBCONTRATADOS
QUE SE DECIDA CONTROLAR
GENERAR PRESUPUESTOS
DE CONTROL
INTEGRAR PROGRAMAS E
INTEGRAR PRESUPUESTOS
POR FRENTES
CHECAR NO
SI SE CUMPLEN LAS DETECTAR FRENTE A
RESTRICCIONES DE TIEMPO CON CONFLICTO
Y RECURSOS
SI
PLANOS Y ESPECIFICACIONES
CON ESTOS DOCUMENTOS SE
ACUERDOS DE CONTRATO Y SUBCONTRATO INICIA LA CONSTRUCCIÓN
MATER. CATÁLOGO DE CUENTAS
PROGRAMAS DE EJECUCIÓN GENERAL Y POR FRENTES
PROGRAMAS DE CONSUMO, SUMINISTRO Y PAGO DE RECURSOS
PROGRAMA FINANCIERO DE LA OBRA
PRESUPUESTOS DE EJECUCIÓN GENERAL Y POR FRENTES
PRESUPUESTOS DE CONTROL
M. DE ESTRATEGIAS Y MÉTODOS DE CONSTRUCCIÓN
O. CÉDULAS DE REGISTRO DE INFORMACIÓN M. Y EQ.
En la encuesta, los entrevistados mencionaron que con respecto a los materiales, ellos
buscan “calidad”, “precios competitivos” y “suministrados a tiempo”. Esto parece ser
contradictorio con la práctica, pues para lograr lo anterior es indispensable realizar
algunas tareas que normalmente no se les da la importancia debida, tales como la
preparación de un programa de adquisición de materiales que considere la capacidad y
confiabilidad de los proveedores y los recursos financieros disponibles en la empresa.
Aún más, dicho programa debiera ser lo suficientemente flexible para tomar en
consideración posibles contingencias.
Solís et. al (2009) proponen que todos los procesos administrativos para la
administración de los materiales se pueden agrupar en nueve fases: la planeación, la
negociación, el pedido, la recepción, el almacenamiento, el uso, el resurtido, el pago y
el control de cantidades y costos. La mayoría de estas fases se ve claramente reflejada
en la propuesta planteada.
PROGRAMAS DE MATERIALES
PROGRAMA DE GENERAR
NECESIDADES PROGRAMA DE
(SEMANAL) NECESIDADES
(SEMANAL)
FECHAS EN QUE
GENERAR DEBEN HACERSE
PROGRAMA DE LOS PEDIDOS
SUMINISTROS
ACUERDOS DE
CATÁLOGO DE
CONTRATO, SELECCIONAR PROVEEDORES
SUMINISTRO Y PAGO PROVEEDORES
ELABORAR
PEDIDOS DE
B MATERIAL
ORDEN DE COMPRA
(DEPTO. DE
COMPRAS)
NOTA DE
SURTIR FACTURAR
REMISIÓN
MATERIAL
(PROVEEDOR)
ALMACENISTA REVISIÓN DE LA
RECEPCIONA E NOTA DE A
INSPECCIONA REMISIÓN
CANTIDAD,
CALIDAD Y
C C
PRECIO
ALMACENISTA FIRMA SI
LA NOTA DE REMISIÓN SI NO ACLARAR CON NO RECHAZAR
CONFORME ACLARADO
Y LA ENVÍA A DEPTO. PROVEEDOR MATERIAL
DE PAGOS
SI SI
COMUNICAR
ALMACENAR
DEPTO. DE PAGOS A GERENCIA
A
AUTORIZA PAGO
REDACTAR ACTA DE
ACONTECIMIENTOS
GENERAR
B PROGRAMA DE INVENTARIO SEMANAL
PAGOS DE ALMACÉN
CONTROL DE MATERIALES
ALMACÉN CHECA
EXISTENCIAS
NO ¿PUEDE
SURTIR?
SI
ALMACENISTA
ELABORA VALE DE
SALIDA
SURTIR EL
MATERIAL
RESIDENTE RECEPCIONA
E INSPECCIONA
DE NO ACLARAR CON
ACUERDO ALMACÉN
ALMACÉN:
DA SALIDA AL MATERIAL SI
CARGA COSTO A CUENTA
C.C. CORRESPONDIENTE ACEPTAR Y FIRMAR SI NO
ACLARADO
ARCHIVA HOJA DE REMISIÓN, VALE DE SALIDA
VALE DE SOLICITUD, HOJA DE
UTILIZACIÓN Y VALE DE
SALIDA
DISTRIBUIR MATERIAL
A LAS ACTIVIDADES
DE OBRA
FALTANTE NO
VERIFICAR FALTANTE DE D
MATERIAL EN LA JUSTIFICADO
AJUSTAR POR
AJUSTAR POR EJECUCIÓN DE LAS
DESPERDICIOS O
COMPROMISOS ACTIVIDADES
RENDIMIENTOS
O TENDENCIAS
REALES
SI LISTAR
FALTANTE CANTIDADES
FALTANTES
PRO. NO
RECUPERAR
MATERIAL SOBRANTE
REPORTES DE:
UTILIZACIÓN DE RECURSOS
DESPERDICIOS
MATERIAL SOBRANTE
DETECTAR
CONSUMO REAL < = NO CAUSAS Y
PROGRAMADO BUSCAR
SOLUCIONES REP.
SI
CONTINUAR
SI SOLUCIÓN NO REPROGRAMAR
CON LA
EJECUCIÓN
En cuanto al reporte del avance o volumen ejecutado diario, éste es utilizado para
hacer un acumulado semanal y total del mismo; con ello se determinan las H.H.
programadas para ese avance acumulado (con ayuda de la HEIAP) y se verifica contra
el avance programado. En caso de desvío, se hace una evaluación del avance real
semanal y se toman las decisiones pertinentes; en caso de no tener desviaciones
respecto al programa, se continúa con la supervisión de los trabajos en obra por parte
del residente.
CALIFICACIÓN,
ANÁLISIS DE
CANTIDAD Y FECHAS
DISPONIBILIDAD
EN QUE SE REQUIERE
INTERNA DE LA M. DE O.
SI
SUFICIENTE
NO
GENERAR PROGRAMA
DE RECLUTAMIENTO
RECLUTAR SEMANALMENTE DE
2 ACUERDO CON PROGRAMA O
NUEVAS NECESIDADES
CONFORMAR
CUADRILLAS
ASIGNAR TAREAS
RESIDENTE SUPERVISA LA
CORRECTA EJECUCIÓN DE
LOS TRABAJOS
CARGAR A CUENTAS
CORRESPONDIENTES DE
COSTOS SEMANALMENTE CÁLCULO DE LA
DETERMINAR LAS
PRODUCTIVIDAD
H.H.prog. PARA EL
REAL = (H.H.util. X
AVANCE ACUMULADO
PE) / (H.H.prog.)
C.C.
RESIDENTE DETERMINA
NECESIDADES DE AUMENTO
DE RECURSOS O DE
REPROGRAMACIÓN
REP. NO AUMENTAR SI
REPROGRAMAR 2
RECURSOS
Los subcontratos son recursos de conveniencia para las PYMES constructoras, los
cuales se utilizan al identificar las partes de la obra que la empresa decide no realizar
directamente. Esta decisión puede haber derivado de un análisis de capacidades de
trabajo, que en el caso de verse excedidas para una empresa en particular, se decide
por la subcontratación; también es posible que la motivación sea lograr una mayor
productividad o calidad en la obra debido a la especialización de los subcontratistas.
En el caso de los indirectos, son varios los gastos de este tipo que se generan al
construir una obra, pero se propone que se controlen aquellos indirectos referentes a
las oficinas central y de campo, al financiamiento y a las contingencias o imprevistos.
De forma natural, un criterio utilizado por las PYMES constructoras es que si se tiene
varias obras a la vez, los gastos indirectos de oficina central se deben distribuir de
forma proporcional a cada obra. En cambio, los indirectos de oficina de obra se deben
cargar únicamente a la obra a la que pertenezcan al igual que los gastos por
financiamiento y los imprevistos o contingencias; lo importante es que se creen
cuentas de costos para cada gasto, que se deberán ir acumulando conforme se
efectúen para poder llevar un control.
FECHAS EN QUE
MAQ. y PROGRAMA DE
SE REQUIERE
EQ. NECESIDADES
EL RECURSO
DE MAQ. Y EQ.
FECHAS EN QUE
PROGRAMA DE
DEBE SOLICITARSE
SUMINISTRO DE
EL PEDIDO
MAQ. Y EQ.
ANÁLISIS DE
DISPONIBILIDAD
OFERTA OFERTA
SI
EXTERNA INTERNA SUFICIENTE
NO
LISTAR MAQ.
FALTANTE
REVISAR
CATÁLOGO DE
PROVEEDORES
SELECCIONAR
PROVEEDOR
ACUERDO NO
PROV. - CLIENTE
SI
RECEPCIÓN E
INSPECCIÓN 2
1
NO
ACLARAR CON
CONFORME
PROVEEDOR
SI
DISTRIBUCiÓN
DEVOLVER A NO SI ACEPTAR Y
ACLARADO EN OBRA
PROVEEDOR FIRMAR
CONTROL DE LA MAQUINARIA
SOLUCIONAR
CONFLICTOS
DETERMINAR EL COSTO SEMANAL
RESIDENTE ELABORA ACUMULADO
DE MAQ. Y EQ. = H.M.util. X
SEMANAL DE H.M.util.
COSTO HORARIO (O POR RENTA)
REPORTE DIARIO
DEL AVANCE RETIRAR MAQ.
DE OBRA
CÁLCULO DE LA VARIABILIDAD
EN EL COSTO HORARIO =
(C.H.R. - C.H.P.) / 100 1
SI
PRODUCTIVIDAD
REAL PROMEDIO 3
DETERMINAR EL AVANCE
AVANCE >=
REAL CON LAS H.M.util.
AJUSTES POR PROGRAMA
(ACUMULADO SEMANAL)
COMPROMISOS Y
TENDENCIAS DE MERCADO
NO
A.R.
RESIDENTE DETERMINA
NECESIDADES DE
3
AUMENTAR EL RECURSO O
DE REPROGRAMAR
DETERMINAR H.M.prog. PARA
EL AVANCE ACUMULADO
NO SI
REP. AUMENTAR
REPROGRAMAR 2
RECURSO
PRO.
En esta propuesta se recomienda cinco diferentes etapas para llevar a cabo el control y
el pronóstico de costos, como se muestra en la Figura 16:
El avance real se puede determinar midiendo en obra los volúmenes a una “fecha de
corte” predeterminada y también se puede obtener considerando el acumulado
semanal de mano de obra contratada y subcontratada y de maquinaria y equipo, luego
se procede a una verificación en campo del avance, para finalmente determinar la
cantidad de obra ejecutada semanal la cual se irá acumulando. Toda esta información
proviene de los reportes que al respecto elabora el residente de obra.
Después de esto se hace una recopilación semanal de los costos reales del trabajo
efectuado, con la cual se hará un acumulado histórico; luego se procede a realizar un
comparativo de costos reales contra programados del trabajo terminado. Esto último,
se hace para un mismo punto en el tiempo o “fecha de corte” usando como base de
comparación el avance real y proporciona un marco adecuado para la toma de
decisiones referentes al desempeño de la obra. Las decisiones tomadas son apoyadas
por los reportes, éstos son una herramienta indispensable que debe contener la
información justa y ordenada que facilite el análisis e interpretación correcta de los
hechos y, además, colabore en la detección de las áreas específicas en las que se
estén presentando desviaciones respecto al programa.
Todo lo anterior, que es llevado a cabo gracias al control que se hace en el sitio de la
obra, da la pauta para iniciar una serie de pasos referentes al proceso de pronóstico de
costos. Éste inicia con una actualización de los alcances de la obra y con una
evaluación del trabajo realizado, lo que permite estimar tanto el trabajo como los
costos faltantes (este último afectado por los comparativos y ajustes realizados acorde
con el desempeño real de la obra), y con ello se está en posibilidades de obtener un
primer pronóstico de costos, cuyo principal interés es del constructor. También son
considerados el cálculo de los ajustes de costos, también llamados escalatorias y del
precio de venta que ha de tomarse como base para un segundo pronóstico del precio
de venta, de interés desde el punto de vista del cliente. El comparativo entre éste y el
pronóstico de costos conduce a un tercero llamado pronóstico de utilidades e
imprevistos, que es del interés del constructor.
DETERMINACIÓN DEL AVANCE REAL COSTO DEL TRABAJO EFECTUADO PROCESO DE PRONÓSTICO
CONSIDERAR C.C.
A.R. ACUMULADO DE
SUBC. SEMANAL ACTUALIZACIÓN
DE LOS
ALCANCES DEL
TRABAJO
RECOPILACIÓN
SEMANAL DE COSTOS
REALIZAR UNA DEL TRABAJO
VERIFICACIÓN EN EFECTUADO
CAMPO DEL
AVANCE SEMANAL
EVALUACIÓN
DEL TRABAJO A CÁLCULO DE
DETERMINACIÓN ACUMULADO EFECTUADO ESCALATORIAS
DE OBRA QUINCENAL DE
EJECUTADA COSTO DEL TRABAJO
SEMANAL EFECTUADO
CÁLCULO DE PRECIO DE
ACUMULADO ESTIMACIÓN DE VENTA = (VCPE + VCPNE) (PP)
SEMANAL DE A TRABAJO POR
CONTROL DE COSTOS + VCNP1(PA) + VCNP2(PNA)
OBRA EJECUTADA REALIZAR
Entre los resultados del estudio de campo también se detectó el hecho de que menos
de la mitad de las empresas usan buenos programas de cómputo para la función de
planeación, de lo que se deduce que no cuentan con un sistema integral de cómputo
para manejar la gran cantidad de información que usualmente se genera durante los
procesos de administración y que es indispensable para una buena toma de decisiones.
Esto a pesar de que existe en el mercado paquetes de software que podrían apoyar en
estas tareas, aunque no fuera de manera integrada.
En esta etapa también se definió cuales entidades dentro del sistema serían
persistentes en el tiempo y se definió la base de datos con todos sus atributos y
relaciones. Se eligió Microsoft Access Jet como manejador de las Bases de Datos.
o Módulo para el control de los costos, que puede realizar las siguientes acciones:
Determinar el avance real de las actividades.
Crear curvas de costos acumulados.
Crear reportes detallados sobre el desempeño del proyecto.
PROGRAMA DETALLADO
Programación •Programa Maestro
Detallada y •Programas de consumo de recursos
Precontrol con •Programas de adquisición
apoyo del Software •Programas de pago de recursos
de Programación •Catálogo de Cuentas
•Presupuestos de Control
4. CONCLUSIONES
Se puede lograr lo anterior a través de una administración efectiva llevada a cabo por
organizaciones que saben trabajar en equipos bien integrados y además: comprenden
bien los objetivos y alcances de los proyectos en que participan; entienden a fondo los
procesos bajo su responsabilidad; consideran la innovación constante y la mejora de la
productividad; dan especial importancia al impacto del entorno cambiante; y saben
encontrar y manejar la información adecuada y tomar decisiones oportunas.
Sin embargo hay evidencias de que a las PYMES de construcción les falta una visión
integral de los proyectos, por lo que en este trabajo se sugieren algunos aspectos en
los que se pudieran concentrar los esfuerzos para lograr una visión sistémica de los
proyectos en que participarán.
González F., J.A.; Alcudia V., C.M. y Zaragoza G., J.N. “Exploratory Study on
Construction Project Management in Southeast Mexico”. Proceedings of the
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Página 52 de los abstracts, y en formato electrónico en extenso. Santiago, Chile, enero
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González F., J.A.; Zaragoza G., J.N.; Alcudia V., C.M.; Díaz R., J.; Massa P., E.
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Management, Vol. 118, No. 4, pp. 651-666. New York, NY, EUA (1992).
AGRADECIMIENTOS
A Jorge Vanegas Pabón, Ph.D. del College of Arquitecture de la Texas A & M University,
por sus profundos conocimientos sobre el tema, que generosamente ha compartido
conmigo a lo largo de varios años de interacción. Algunas de sus ideas han sido
adaptadas en las figuras mostradas, particularmente la 1, 2, 3 y 7.
A José H. Loría Arcila, Dr., y Carlos Arcudia Abad, Dr., compañeros de todas las luchas,
con quienes he compartido discusiones que han enriquecido mis puntos de vista.
A Romel Solís Carcaño, M Ing., amigo de toda la vida y quien revisó el presente
manuscrito.
A mis padres, que fueron para mí un ejemplo a seguir y a mis hermanos, con quienes
siempre he contado en cualquier circunstancia.
A Maribel, mi esposa, Diana, Antonio y Cecilia, mis hijos, quienes son la inspiración de
mi diario quehacer y fuente de continuo apoyo.
CURRÍCULUM VITAE
Estudios profesionales
Maestro en Ingeniería.
Universidad de California en Berkeley, CA, E.U.A. (1983).
Especialidad académica: Ingeniería Estructural.
Subespecialidades académicas: Ingeniería de la Construcción y Administración
de Empresas.
Distinciones
Presidente del XVIII Consejo Directivo del Colegio de Ingenieros Civiles de Yucatán
(1992 – 1993) y Presidente de la Junta de Honor (2002 – 2005).
Beca al Desempeño Académico (UADY) nivel IV (más alto) durante los años 1997,
1998 y 1999 (a partir de este año no solicita la beca por impedimento reglamentario al
estar ocupando cargos de gestión institucional).
Especialidad: Ingeniería Civil 42
Administración efectiva de proyectos de construcción en el contexto de las PYMES
Jurado calificador del Premio Estatal de Ingeniería 2007 otorgado por el Colegio de
Ingenieros Civiles de Yucatán, A.C. Septiembre de 2007.
Experiencia Profesional
ANALISTA para P.M.B. Systems Engineering, Inc. (en San Francisco, CA., agosto
1983 a febrero 1984). Participación en el desarrollo de un programa de cómputo para
el análisis estructural de plataformas marinas de concreto para la exploración de
petróleo.
Como profesor ha tenido además, las funciones de: apoyo al desarrollo, actualización y
evaluación de planes y programas de estudio; elaboración de programas de
asignaturas de posgrado y educación continua; apoyo a la elaboración de los planes
institucionales de desarrollo; consejero académico de los estudiantes del programa de
maestría en Ingeniería-Construcción; tutor de tesis de maestría.
Miembro del Grupo de Impulsión del Plan Estratégico del Municipio de Mérida
Participando en diversas reuniones de análisis y evaluación durante 1998 y
1999.
OTROS