INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

Dr. FEDERICO RIVERO PALACIO

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Caracas, agosto 2006

República Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educación Superior Fundación Misión Sucre Ministro de Educación Superior Samuel Moncada Acosta Viceministra de Políticas Académicas Maruja Romero Yépez

Asesor de Contenido Prof. Tania Salazar Diseñadora Instruccional Prof. Rosaura torres

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UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Trabajo Acompañado Trabajo Independiente Horas por semana Total horas por trimestre

horas 3 3 6 42

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Competencias a desarrollar

COMPETENCIAS UNIDAD TEMÁTICA Conocimientos Grales. del proceso administrativo Elaboración de normas o procedimientos Marco Legal y fiscal para la administración Técnicas y principios de mercadeo Desarrollo Técnicas y económico y procedimientos social contables Habilidades y Destrezas Identificar problemas o necesidades Elab informes. Administ Elab edos financ. Formular proyectos Elaborar normas y procedmientos Actitudes y valores Relaciones asertiva.s Compromiso social Participación en desarrollo endógeno

presentación UNIDAD 5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS • Norma: definición. UNIDAD 1 Las organizaciones • Principios de la administración. características • Procedimiento: definición y características • Tipos de procedimientos • Redacción UNIDAD 6 FLUJOGRAMAS • Definición • Símbolos usados en lo diagramas de flujo • Técnica para realizar los flujograma • Recomendaciones para usar y aplicar símbolos UNIDAD 7 FORMULARIOS • Definición y objetivos • Diseño del formulario • Consideraciones para la elaboración del formulario Control de formularios • . características. Los sistemas: concepto. uniformidad.Pág. funciones UNIDAD 2 ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS • Concepto • Origen y antecedentes • Naturaleza de la carrera • Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas • Perfil del analista de Organización y Sistemas • Definición de términos propios en Organización y Sistemas UNIDAD 3 DIAGRAMACIÓN • Definición y características • Utilidad • Criterios fundamentales para su elaboración • Tipos de diagramas UNIDAD 4 LOS ORGANIGRAMAS • Definición y objetivos • Utilidad • Tipos de organigramas • Criterios para la elaboración de organigramas • Características: Sencillez.

UNIDAD 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS • Nociones generales • Características de los manuales • Clasificación • Tipos de manuales • Procedimiento general para elaborar manuales administrativos UNIDAD 9 METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO • Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) • Recolección de los datos • Análisis de los datos • Formulación de recomendaciones • Implementación • Seguimiento. evaluación y control • Redacción del informe técnico Bibliografía 6 .

o o Principios de la administración: Planificación. Los sistemas: concepto. DIAGRAMACIÓN • • • • Definición Características Utilidad Criterios fundamentales para su elaboración Precisión Sencillez Uniformidad Presentación Tipos de diagramas (organigramas. LOS ORGANIGRAMAS • • • • • Definición Objetivos Utilidad Tipos de organigramas Criterios para la elaboración de organigramas 7 . racional y ordenada. dirección y control. mapas de procesos) UNIDAD 4. características. Sinopsis de contenido UNIDAD 1. organización.PROGRAMA INSTRUCCIONAL Objetivo General: Al finalizar la unidad curricular el estudiante estará en capacidad de abordar el diseño. funciones UNIDAD 2. de una manera sistemática. flujogramas. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS o o o o o o Concepto Origen y antecedentes Naturaleza de la carrera Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas Perfil del analista de Organización y Sistemas Definición de términos propios en Organización y Sistemas UNIDAD 3. pictogramas. LAS ORGANIZACIONES. control y mejoramiento de los procesos de una organización aplicando los principios generales de organización y sistemas.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS o o o o Norma: definición. FLUJOGRAMAS • Definición o Símbolos usados en lo diagramas de flujo o Técnica para realizar los flujograma o Recomendaciones para usar y aplicar símbolos -En cuanto a dibujo -En cuanto a su contenido -Simulación de procesos UNIDAD 7. uniformidad. Procedimiento: definición y características Tipos de procedimientos Redacción UNIDAD 6. presentación UNIDAD 5. características. FORMULARIOS o o o o o Definición Objetivo Diseño del formulario consideraciones para la elaboración del formulario control de formularios UNIDAD 8. MANUALES ADMINISTRATIVOS • • • • Nociones generales Características de los manuales Clasificación Tipos de manuales -Organización y Funciones -Normas y procedimientos -Usuario -Manual de Calidad -Otros • Procedimiento general para elaborar manuales administrativos 8 .• Características: Sencillez.

evaluación y control Redacción del informe técnico Estrategias Metodológicas Exposición del Profesor Asesor. Dinámica Grupal Asincrónica. METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO • • • • • • • Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) Recolección de los datos Análisis de los datos Formulación de recomendaciones Implementación Seguimiento.UNIDAD 9. Diálogo Didáctico mediado por la Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTIC) Prácticas en Laboratorios de Computación Lecturas Dirigidas e Investigaciones en la Web Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo 9 .

Origen. por tanto es un ente sociable. sino en continua interacción con sus semejantes. Criterios para la elaboración y Características. Tipos de organigramas. en la primera se aborda el estudio de organización y sistemas. ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para comprender y utilizar técnicas que permitan lograr mejores resultados en el área de organización y sistemas. 10 . Utilidad. Consta de ocho unidades. Entonces. La cuarta unidad señala los aspectos correspondientes a normas y procedimientos: definición. una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los analistas del mismo. El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y sistemas. La tercera unidad desarrolla la plataforma técnica para definir y plasmar la estructura de la organización de forma tal que traduzca su objeto y razón de ser en función de su contexto. por sus restricciones personales. con este fin se revisan su Definición. El contenido. Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Los individuos tienen que cooperar unos con otros. y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar. ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al lector información útil. características y Tipos de procedimientos así como la forma adecuada de Redactarlo. Perfil y Definición de términos propios del área. funciones Características de los analista de Organización y Sistemas. Este modulo instrucción al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes. Criterios fundamentales para su elaboración y Tipos de diagramas. Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y S.INTRODUCCIÓN El individuo como tal no puede vivir aislado. sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad los tópicos principales del área. y ésta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente. En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramación entre ellos: Definición. Características. basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano. concepto. Naturaleza de la carrera. para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo. antecedentes. Objetivos. Utilidad.

allí encontramos la definición. La octava unidad refiere la Metodología de simplificación del trabajo con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio. implantación y seguimiento de manual administrativos se incluyen. Tipos de manuales y procedimiento general para elaborarlos. elaboración. Clasificación. La sexta unidad aborda la Definición. La séptima unidad reseña los aspectos que deben orientar el planteamiento. implementación. Técnica para realizar los flujogramas. Formulación de recomendación. Características de los manuales. Recolectar los datos. 11 . Al final se incluye bibliografía que pueden ser consultada para profundizar en cada uno de los tópicos desarrollados.La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesión de operaciones necesarios para realizar una actividad. control y Redacción del informe técnico Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su estudio y actividades que permitan emplear de manera específica la técnica trabajada. Análisis de los datos. Símbolos usados en lo diagramas de flujo. Seguimiento. Nociones generales. Diseñó del formulario y algunas consideraciones para su elaboración y control. evaluación. aquí se describe la forma adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora). Recomendaciones para usar y aplicar símbolos. Objetivo.

coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos. Características de los análisis de Organización y Sistemas Perfil del analista de Organización y Sistemas La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General. tiene como función principal planificar. prueba e instalación. • • • • Definir de manera precisa Organización y Sistemas. evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas. contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios. agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran. tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización. Esta oficina. Determinar la necesidad de una oficina de organización y sistemas en una organización dada. Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificación. así mismo. 12 . tiene a su cargo. CONTENIDOS • • • • • • Origen.Unidad I ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS OBJETIVOS ESPECIFICOS. Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempeñar Organización y Sistemas en una Organización. Identificar las características básicas de Organización y sistemas. supervisar. que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental. Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas. Igualmente. a fin de cumplir con la misión institucional. tiene la responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de Computación). ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo. antecedentes Definición. Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice.

por una parte. el comienzo de esta situación. Estados Unidos. En realidad. 1. como ciencia. emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia. por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras.-Origen de Organización y Sistemas La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula.Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida. La evolución que ha seguido. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad. trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa. eficaz y consolidada. fue originado en países como Alemania. donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas. Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos Paralelamente a la evolución de la Administración. Bélgica en otros. lograr obtener mayor productividad y para lograrlo. Inglaterra. métodos y organización del trabajo. auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo. persiguen el mismo objetivo. fecha en la cual se da inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración. 13 . hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y sistemas. a partir de 1965. fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte. La segunda fase es. todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas. al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964. a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente. según señala Luís Salazar Larrain. circunstancias que remontan a 1821. en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

como en la mayoría de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organización y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo. Organización y Sistemas es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización. los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Sistemas. si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio. Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado. Y por extensión. se llama unidad. controlar y dar mayor eficiencia a su administración. haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza. La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo. conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra. y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización. y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda. como agrupar las tareas. Sobre la Teoría de Organización y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades. Es así. debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función. ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar.-Definición El desarrollo incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa. Organización y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración. 14 . Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo.2. como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". haciéndose totalmente responsable de sus actividades. que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador es. cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. pero como regla general a Organización y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración. equipo o servicio de Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Analizar el estudio. en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva. Características de la función ejecutiva o de línea • • Dirigir el estudio. en consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. Como podemos observar la unidad de organización y sistema. en este caso solo necesita la aprobación es la del autoridad máxima de la institución. Finalmente. Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno. sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo. Características De La Función Asesora: • • • Elaborar estudio diagnóstico. necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en practica. a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos: 15 . en este caso solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones. Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor. Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones. ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos.-Características de los análisis de Organización y Sistemas La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate. se recopila. analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas. considerando su naturaleza asesora o de línea. 3. financieros y materiales. 4.-Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas. es decir. salvo en algunas situaciones especiales en las cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva. es importante destacar que la unidad de organización y sistemas debe tener un carácter asesor. Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas. Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo. es el desarrollo de las Facultades Críticas.Otra de las ventajas. pensar en términos de propósitos en vez de medios.

Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. normas y políticas administrativas. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. funciones y operaciones. el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal. durabilidad. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. Muestreo: A través del uso de varios diseños. Clasificar la información por áreas: objetivos. etc. utilización en diversas etapas. funciones y relaciones. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones. 16 . tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Teorías: Existen. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real. las cuales se denotan así: o o o o o o o o o o o o Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo. registros e informes. éstas se dividen así: Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio. y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo. Es importante saber las características que distinguen los análisis de la unidad de Organización y Sistemas. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. haciendo comparaciones y buscando analogías. modificadores en las formas. para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido. asignación de recursos.. equipo y ambiente laboral. producción. en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio. estructura. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades. Incluyen: la cadena de eventos y actividades. etc. diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose. costos. haciendo grupos complejos de variables. Describir tal hecho o situación.o o o o o o o Conocer el hecho o la situación que se analiza. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos. Definir las relaciones que operan entre cada elemento. en los análisis de Organización y Sistemas.

diagramas de flujo y distribución de espacio. Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza. y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas. entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado. Funciones.-Perfil del analista de Organización y Sistemas El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce como analistas. los cuales se agrupan en dos tipos: • • Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes. Unidad de organización y sistemas. (Identifíquelas). c. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos. Elabore un cuestionario que incluya: a. Objetivos.Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis. g. i. d. ubicación. ventajas y desventajas de esta unidad. Unidades administrativas. de sistemas y metodología de la investigación. Numero de empleados. 17 . Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional. Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia. h. así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas. realice las siguientes actividades. 5. 1. e. 2. expresarse con claridad. ser observadores y poder trabajar en equipo. análisis y elaboración de organigramas. saber redactar y presentar informes. Estructura interna. j. Visite una organización que posea una unidad de organización y sistemas. f. El analista debe tener la capacidad de análisis. Nombre de una empresa b.

realice el análisis de la misma y produzca los comentarios sobre la unidad de organización y sistemas. 4. Determinar la necesidad de una oficina de organización y Sistemas en la organización seleccionada. Unidad II DIAGRAMACION OBJETIVOS ESPECIFICOS. En relación a las respuestas obtenidas y a la información recabada en la entrevista. • • • • Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de proceso.3. Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse en una organización. CONTENIDOS • • • • • Definición Objetivos Técnicas para formular diagramas Clasificación de los diagramas Características 18 . Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organización Aplicar la diagramación para resumir en forma ordenada operaciones. formatos y métodos de trabajo.

. un lenguaje abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo. así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. 2004).La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un sistema numérico es en el campo de las matemáticas. situaciones. elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organización para desempeñarse eficazmente. relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas. 1.” (Benjamín. movimientos. esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del trabajo. Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción. OBJETIVOS 1. (Benjamín 2004).Definición “Diagramar consiste en representar gráficamente. • Estudio de los diagramas 19 . hechos. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de procesos. 2. Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que le permitan por medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lógica y consistente. lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. diseño y presentación. El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas estos son: estudio. es decir.

un recurso sencillo que transformará la enorme mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que señala en su totalidad los procedimientos. El diagrama es un producto final deseado. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados. La decisión puede basarse en detalles pequeños. determinara la aceptación o el rechazo del plan que se propone. ahora empieza a marcar el rumbo. y esto podrá ser tomado por la administración como señal de que el estudio ha sido conducido de manera poco seria.Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los procedimientos. las nuevas formas. los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial. dará indicios de falta de conocimiento. quizá.. por ejemplo. constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propósito de la organización o su proyección en el futuro. • Diseño de diagramas de procedimiento Esta fase en el trabajo de sistemas es. En este punto los efectos del análisis de los sistemas son presentados en su totalidad. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación. entran de nuevo en esta etapa. los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrará la representación administrativa. • Presentación de los diagramas La fase de presentación del trabajo. principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de perfeccionamiento Estas dos fases. Una vez recopilada toda la información. tal como se llevan en el presente dentro de la organización. el equipo. Esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total. Las áreas en las que se duplican el esfuerzo. a través del cual el analista refleja el procedimiento. o se hacen inversiones innecesarias se investigarán minuciosamente. En lo que respecta a 20 . comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor camino para la acción futura. Los datos que el analista necesita obtener deber ser correctos y completos. hace uso del diagrama del movimiento. se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o gráficas escogidos y ejecutados con el propósito de explicar a la gerencia o administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS Planeación y evaluación Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos. En esta etapa la exploración se refiere básicamente a la forma en que se está ejecutando el trabajo. La gerencia posterior a la revisión del análisis presentado. la más importante y con seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas.

permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica. comparándolos con los propósitos finales de la organización. El arte de entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información. Sin embargo. casi sin excepción.los diagramas. o deja de usar la técnica de diagrama-borrador. 21 . Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso. este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera. el símbolo del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por quién? ¿Retenido por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de archivero está usando? En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas. finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. A este respecto. en el trabajo de diagramación administrativa es limitada. acomodándose a las circunstancias del momento. ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente. la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos diagramas. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo. a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología. El estudio de sistemas. con frecuencia. La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales. se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa. conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. Durante la fase de investigación. que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible. La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente. depende en cierto grado de métodos de tanteo. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación. ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras. el analista experto usa. el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados. segunda. el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. SIMBOLOGÍA BÁSICA Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende estudiar. Por ejemplo. pero es necesario además considerar la información verbal recabada en su momento. cuando es factible hacer un diagrama de un borrador. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo.

así como diagramas lógicos relativos a programas de computadoras. básicamente. e. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados. como lo principal es la claridad. esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. se facilita la presentación de las diversas clases de diagramas de sistemas. Diagramas arquitectónicos. 2. si se verifica en función del campo que describe cada tipo. indicando los puntos iniciales y finales. b. a. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. Se refieren a las relaciones del personal. f. d. Sin embargo. Nombre de la persona que preparó el diagrama. Cada vez que se crea una forma. d. al flujo de operaciones e incluyen gráficas que se relacionan con el manejo de formas. Se refieren. para representar el flujo de las operaciones. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. Diagramas de operaciones. 5. e. f. para resumir las relaciones numéricas y cronológicas. c. Representar las formas o documentos. Diagramas estadísticos. 3. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de autoridad. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. c. b. responsabilidad y función. 22 . Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan. es conveniente el nombre de la forma en cada paso que aparezca. Gráficas diversas. Gráficas de organización. Nombre del proceso. Número de pasos. g.CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMA La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos. para representar un bosquejo de terrenos físicos. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los pasos. Número de personas o puestos involucrados. Diagrama de flujo. a continuación señalaremos aquellos más conocidos. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 1. • Convención para trazar los diagramas a. se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. 4. Sin embargo.

o ambos. forma o nombre. i. entonces úsese línea de puntos o más clara. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamaño. j. Si es posible. h. mediante la escritura del verbo que identifica la acción. es conveniente usar un número para identificarlas b. Presentación De Las Formas En El Diagrama a. El movimiento se representa por una sola línea. Si una forma se destruye se representa de este modo. En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa. se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la línea. en la esquina superior derecha. ya sea con grapa o broche o en sobre. cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. k. el número de la copia en cuestión. En caso de tener muchas copias. En general. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. deben presentarse así. de arriba hacia abajo. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos.g. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. Para el original siempre se usará el número uno. l. Cuando se transportan dos o más papeles. 23 . Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra. que van unidos. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. n. Las formas con copias deben representarse como sigue. c. las siguientes copias tendrán numeración ascendente. el transporte se representa por medio de una línea para cada forma o grupo de formas. hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. pero no unidos. Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará el símbolo. pero usando un lápiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos. Si se tiene una alternativa. Cuando se muevan Juntos. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. si sólo se tuviera un color. y en la esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra. m.

f. se usará la siguiente convención e. una vez realizado. en cierta forma. 24 . La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades. la encuesta. la claridad y la fluidez del diagrama. A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. la liga del proceso se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles. Toda forma debe mostrar cual fue su origen. desde luego. de preferencia en una sola. sin embargo.d. Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. y que sirven para obtener la información deseada. por tanto. g. se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen. se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta técnica. así pues. h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta. llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que se conozca. sin sacrificar. resulta sencillo el desarrollo de un diagramado. repetitivas y confusas en su interpretación. "encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares. Formatos para captura de información La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a través de: la investigación documental. Un diagrama es comparable. debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles. dejan de ser prácticos. así como su aplicación. Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí. Simbolizada La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas. Cuando se tiene una estructura mental adecuada . CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características: Sintética La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas. La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. uno en el plinto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. están constituidos por series de preguntas escritas. la observación. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación.

muestreo una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados. secuenciadas y separadas por capítulos. 2. la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los cuestionarios. e. El tiempo neto en que se realiza la operación. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso. Operación. d. 3. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores). a. Las técnicas de entrevista. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso. c. b. a. b. sin embargo. realice y presente en forma escrita las siguientes actividades. las áreas que intervienen y los formatos que se utilizaran. 1. Transporte. ¿Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organización el disponer de información analítica y secuenciadas de sus acciones? 25 . a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga. ¿En que forma inciden en el desempeño de una organización los diagramas de flujo? 2. En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso. El tipo de operación mediante un símbolo. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo. 4. 5. 1. Inspección Demora Almacenamiento.predefinidas. El tiempo total empleado para realizar las operaciones. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes. observación directa.

¿De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una organización la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos? UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS. 26 . ¿Favorece las relaciones de una Organización con su entorno el empleo de diagramas de flujo? 4.3.

los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. 27 . elaborar y actualizar organigramas. se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran.OBJETIVOS ESPECIFICOS • Definir el concepto de organigrama • Conocer las normas y recomendaciones técnicas fundamentales para diseñar. en consecuencia todas las organizaciones. la acción y la responsabilidad de cada servicio. CONTENIDOS • • • • Definición Objetivos Tipos de organigramas Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama • Criterios para la elaboración de organigrama Dentro de una Organización. • Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de acuerdo con su naturaleza. sus principales funciones. los organigramas constituyen la representación grafica de la estructura. Este marco está constituido por la estructura orgánica. que es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación. requieren un marco de actuación para funcionar. jerarquía e interrelación de los órganos internos de una organización en términos concretos y accesibles. Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador. en ella. puede entenderse como el método más sencillo para expresar la estructura. independientemente de su naturaleza o campo de trabajo. a través de los cuales se fija la posición.

Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al momento de su preparación. Por ello es importante tener una base de información homogénea, que permita dar cohesión a este tipo de recursos. 1.-DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA. “Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las relaciones, responsabilidades y autoridad a través de las que una empresa apunta al logro de sus objetivos” (Anderson 1981). “El organigrama es la representación* grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen (Benjamín. 2004). “Es un documento que representa gráficamente la estructura formal de una entidad” (Carrasco. Cit. P. Rinosa) Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados anteriormente, poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo, daremos un concepto operacional de organigrama definiéndolo como: “La representación grafica de la estructura orgánica de una institución que permite visualizar las funciones y relaciones de las unidades, la línea de autoridad y responsabilidades y los niveles jerárquicos, entre otros aspectos” 2.-OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS. Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y transmitir en forma grafica y objetiva la composición de una organización. En consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama: 1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función. 3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización y donde encaja cada uno dentro de ella. 4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo. 5. Indica relaciones de trabajo. 6. Representa las líneas formales de autoridad. 7. Reflejar los cambios organizativos

Utilidad Proporcionan una imagen formal de la organización
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Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de la organización Representan un elemento valioso para el análisis Organizacional. 3.-TIPOS DE ORGANIGRAMAS. Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que representan. En este sentido a continuación se mencionaran varios tipos, considerando una serie de criterios y factores planteados por Benjamín (2004) Por su naturaleza:

Microadministrativos

Se relacionan a una sola organización, refiriendo información general o de alguna de las áreas que la integran

Macroadministrativos

Incluyen a más de una organización.

Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un mismo sector o ramo especifico. Por su ámbito:

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

Particulares

Solo muestran una área particular de la estructura en la organización. Por su contenido: Integrales Es la representación grafica de todas las unidades administrativas de una organización.

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Funcionales. Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas de las unidades y sus interrelaciones. De puestos, plazas y unidades. Reflejan las necesidades en cuanto a puestos de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad. Por su presentación: Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Horizontales Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Mixtos. Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.

De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios mas reducidos.

DISEÑO Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentación de un organigrama, entre ellos se consideran.

Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.

Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del organigrama.

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Dimensión. Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.

4.-SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA. 1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

2.-Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

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4.Se puede destacar una unidad para llamar la atención. en este sentido el procedimiento para actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuación se señalan: 32 . Para ello se utiliza medio recuadro. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. • Sencillez De fácil comprensión. • Vigencia El organigrama debe mantenerse actualizado. se sugiere colocar al margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de su autorización y actualización. indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.-CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS • Precisión Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones. para cada unidad que se vaya a resaltar. bastante coloreado. se recomienda evitar trazos innecesarios o una nomenclatura compleja • Uniformidad Homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño • Presentación En su presentación deben considerarse criterios técnicos y de servicio. en función de su objetivo. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior.

tres aspectos de la organización que se puedan visualizar en el organigrama? 4. UNIDAD IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 33 . La Organización posee un organigrama ubicado en lugar visible? 2. Enumere por lo menos. Si la organización no posee organigrama. considere las pautas recomendadas en esta unidad y sugiera un organigrama estructural? 3. Enumere por lo menos tres aspectos que no se pueden visualizar en un organigrama? 5. Señale los tipos de organigramas según la forma o disposición geométrica?.o o o o o o o Autorización Integración del equipo de trabajo Preparación del plan de trabajo Captación de la información Clasificación y registro de la Información Análisis de la información Diseño del organigrama ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Ubique en su comunidad una organización pública o privada e investigue: 1.

en sus procesos productivos. Describir correctamente un procedimiento administrativo CONTENIDOS • • • • • • • Norma. Procedimiento Características de los procedimientos Clasificación de los Procedimientos Descripción de los procedimientos. Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el mercado. Diagramación de los procedimientos En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de reconocer la importancia que tiene en la organización mantener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades de rutina. Esto último es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos. ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén presentes permanentemente. Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados.OBJETIVOS ESPECIFICOS. Redacción. la importancia de la implementación de normas y procedimientos se ve reflejado en la reducción del tiempo ocioso. Distinguir los distintos tipos de procedimientos según los criterios establecidos para su clasificación. optimización de los procesos administrativos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe adaptarse a continuos cambios generados por la dinámica. se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de producción no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía. mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados. • • • • Definir norma y procedimiento? Señalar las principales características que deben considerarse al momento de elaborar un procedimiento. obteniendo finalmente 34 .

elección o utilización de los elementos o instrumentos de trabajo. así como las acciones y responsables. A continuación se plantea un ejemplo. mejoramiento en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado. a. Solicitud y entrega de materiales de oficina. necesarias para el buen desempeño de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos disponibles. operaciones y procesos de naturaleza administrativa. Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las políticas organizacionales. Procedimiento. La norma dentro de una organización. o antes. Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales mencionaremos los siguientes: o o o En la ejecución de actividades. 1. A continuación se explica en que consiste la norma para una organización. Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento.. El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas específicas. En la producción. Uso de conceptos.una reducción de costos. entre otros tantos beneficios. para la acción y la búsqueda de los objetivos organizacionales. símbolos. son orientaciones o guías que fijan los límites previamente definidos por la dirección general en las políticas. representaciones de tipo general. vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar. en ella se registran entre otros.NORMA Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución. es considerada como un punto de conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o previamente. los datos vinculados con la empresa. la fecha en la cual se elabora. Normas: 35 . una estructura organizacional mas ágil.

Es entendido también como la secuencia de actividades.1. Selección de personal. Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina. en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo. 36 .. ante el departamento de proveeduría ésta. si se trata de una sucursal. ya que no son de aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. b. Procedimiento es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina. Todo criterio de selección debe estar basado en un valoración racional de las aptitudes y/o los meritos del candidato en relación al perfil específico del cargo que aspira desempeñar. operaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan. Procedimiento. los pasos son secuenciales. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos según sea el caso. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada área. 2. Normas: 1. 3. así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecución de las actividades. Cubre un ciclo de acción. 2. es decir. debe estar firmada por el jefe del departamento. Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización.-CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO. 2. 3.PROCEDIMIENTO. pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo especifico. 2. entre ellas tenemos: 1. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de oficina”. Los procedimientos responden a cada situación particular. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente.

Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. 5.CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad. auxiliar o interno. Procedimiento: Preparación de los alimentos. facilitando así su aplicación continua y sistemática. 7. flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias. No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular.4.. 2. se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa. por su relación con los objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta. 5. Son aquellos procedimientos que sirven de base. Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten. Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo. 6. Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar. 2. 8. 3. 4. Procedimiento: Enlatado de los alimentos. 9. Procedimiento: Exportación de enlatados. Procedimiento adjetivo. A. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organización. 4. 37 . Por su relación con los objetivos Organizacionales: 1. están relacionados con las funciones principales que atienden los órganos dentro de la empresa Como ejemplo pudiéramos señalar: Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios. contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan. Procedimientos sustantivos o de línea. tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes: 1. se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido. Procedimiento: Venta a crédito. Procedimiento: Etiquetado.

1. Ejemplo: -Procedimiento: Solicitud de suministro. B.T. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios. -Procedimiento: Enlatado de alimentos.Siguiendo con el ejemplo anterior. Por su recorrido. Ejemplo: Elaboración del presupuesto del I. Procedimiento: Orden de compra. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organización. Procedimientos sectoriales. -Procedimiento: Elaboración de nóminas. (Instituto Universitario de Tecnología) la Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a la 38 . Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemática.U.U. Ejemplo: Contratación de profesores del I. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias.T (Instituto Universitario de Tecnología) en este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada. podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo: Procedimiento: Selección de personal. pero luego debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y luego éste lo remite nuevamente a la institución. 1) Procedimientos Institucionales. 3) Procedimientos intersectoriales.

1. 5. éste lo remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Educación. así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa. de tal manera que permita al lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en el manual. 3. Uniformidad en el estilo. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento. Utilizar únicamente terminología técnica imprescindible. 4. mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen. tomando como base el código de la Dependencia. 5. 9. A continuación se presenta la relación de datos. 8. 7.. 6. al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar las siguientes recomendaciones. para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste. 39 .Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación. (opcional). (opcional). 3. Código: Es el número asignado al Procedimiento. Tono formal. Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. 1. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones. 5. Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional). Emplear frases claras y cortas. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional). Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento. Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la intención es brindar información clara y precisa. posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes señaladas. que deben incluirse en la descripción de un Procedimiento Administrativo. Por lo tanto. Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento. 2. 2. 4. 6.REDACTAR UN PROCEDIMIENTO. que cada procedimiento varia dependiendo de las características del mismo así como de las necesidades de información de la Institución y el estilo de los analistas.. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. para lo cual es necesario tener claro. Evitar ambigüedades. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento.

1. o por una sección o departamento. 4. si el proceso tiene lugar entre varios.Controla la existencia de mercancía a través de la ficha de stock. UNIDADES RESPONSABLES. archiva la solicitud y comunica a la Sección Almacenes la causa.DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente.-Si la rechaza... considerar si se esta describiendo un procedimiento interno de un departamento. A continuación se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la parte relativa a Reposición de bienes de cambio. Existen distintos tipos de diagramación administrativa. con claridad y precisión las operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos administrativos. 7. En consecuencia se recomienda como referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guión teatral. en el caso que nos ocupa. implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera exitosa la elaboración del manual. Sección Almacenes ACCIONES.-Envía el original a compras y archiva el duplicado.-Si la Solicitud es aprobada. ya que en éstos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con éxito los objetivos propuestos. consulta el registro de proveedores para determinar quiénes están en condiciones de Suministro. Todos ellos tienen como denominador común el análisis de los siguientes elementos: Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos. prepara una solicitud de compra en dos ejemplares. Departamento de Compras. Si está cerca del punto de pedido.Redactar. 2. 3.-Recibe y analiza la solicitud y la aprueba. 40 . 5.

Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización. 2. horas o minutos. 4. Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación. efectué la descripción del procedimiento administrativo 41 . Mediante la utilización de símbolos. 3. Los tiempos de trabajo empleados en cada operación. verificar en la práctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las anomalías que se produzcan. Tome nota de la descripción efectuada por el trabajador de la institución? 6. Los símbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos: Símbolos abstractos Símbolos figurativos. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. es relativamente fácil conseguir una visión de conjunto del procedimiento representado. ¿Cuál es la diferencia entre Norma y Procedimiento? Cuales son las características que deben tener los Procedimientos? Como se clasifican los procedimientos según su relación con los objetivos? Visite una organización publica o privada y solicite a un trabajador o directivo que le describa verbalmente algún procedimiento o servicio que se ejecute en la institución? 5. expresados en días. en su mayoría sencillos de entender. Los documentos utilizados o producidos. En base a la información recolectada.

Características de los flujogramas. Tipos de flujogramas. Conocer la simbología mas utilizada en la elaboración de un flujograma. CONTENIDOS o o o o o o 42 Definición Características De Los Flujogramas Tipos De Flujogramas Simbología De Los Flujogramas Diseño Y Elaboración De Flujogramas Recomendaciones Para El Uso Y Aplicación De Los Flujogramas .UNIDAD V FLUJOGRAMAS OBJETIVOS ESPECIFICOS. o o o o o Definir con claridad que es un flujograma. Aplicar correctamente las pautas técnicas recomendadas para la elaboración de un flujograma.

Según Chiavenato. 1.993. la distancia recorrida e tiempo empleado etc. El Flujograma o Diagrama de Flujo. Idalberto. Según su formato o propósito. personas o recursos. Año 1. 43 . ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada. (1. constituye además un elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensión de la dinamita organizacional y la simplificación del trabajo. 2. son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos. que bien puede ser una actividad.-DEFINICION El Flujograma o Fluxograma. materiales. situaciones. un informe. puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones. el itinerario de las personas. Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas. El Flujograma o Diagrama de Flujo.Las organizaciones precisan recursos técnicos que les permitan ubicar mediante un diagrama y mapas de proceso. por medio de símbolos. Guillermo. En consecuencia un Flujograma es la representación gráfica de hechos. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión. es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método. estableciendo su secuencia cronológica. de preferencia en una sola.997: 1. estos gráficos ilustran la sucesión de operaciones que implican movimiento. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación. es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. Año 1.995).993).997) Según Chiavenato Idalberto. así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones. un formulario. movimientos o relaciones . los flujogramas constituyen un instrumento de suma importancia en toda organización y departamento. los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lógica y consistente. Según Gómez Rondón Francisco. (1. las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. por tanto dejan de ser prácticos. desplazamiento o curso de todo tipo. las formas. (Gómez C. CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. 1. también se conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas.

TIPOS DE FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. permite simplificar su comprensión. 5. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria. permite la correcta identificación de actividades. aun para personas no familiarizadas. 3. Año 1. De comprensión e interpretación. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados. Guillermo.997: Según su forma: a. El primero de los flujogramas 44 . Año 1. repetitivas y confusas en su interpretación. 3. Registra no solo en línea vertical. De uso.993: 1. en cierta forma. Según Chiavenato.2. Dar las bases para escribir un informe claro y lógico. Idalberto. distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. De interacción. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto. 6. Francisco. disminuye la complejidad y accesibilidad. Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas. con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. De simbología. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento. 2. De diagramación. 3. permite el acercamiento y coordinación. según su propósito. Según Gómez Rondón. lo que facilita su comprensión. d. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. 3. 4. 2. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. b. Año 1. Un diagrama es comparable. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. va de arriba hacia abajo. De destino. sino también horizontal. permite facilitar su empleo.995: 1. c. va de izquierda a derecha.

d. la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa el formato vertical. Se usa el formato vertical. Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias. Por su propósito: a. Se usa el formato arquitectónico. Según Chiavenato.es eminentemente descriptivo. cómo se hace. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica. sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. mientras que los últimos son fundamentalmente representativos. se sigue su curso al proceso de progresión horizontal. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado. En la columnas verticales están los símbolos o 45 .993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. f. expresa el tiempo empleado en el recorrido. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Año 1. para qué se hace). a través de los diversos puestos y departamentos. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento. Cuando el dato es importante. por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza. cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él. e. c. por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores. Idalberto. señalando el espacio por el que se desplaza. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa formato vertical. Las formas pueden representarse por símbolos. métodos y análisis (qué se hace. b. Se usa el formato horizontal.

cada cual con su significado y encadenados entre sí. Según Gómez Rondón. en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas. Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas. este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión. Por su formato: a. o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan 46 . y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda b. etc. Francisco. El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. (1. ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo. b. para indicar entradas. control. el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido. los funcionarios involucrados en la rutina. transporte. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques. esta lo hace de manera horizontal.convencionales ( de operación. decisiones. espera y archivo). correspondiendo a cada puesto o unidad una columna d. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente c. b. materiales. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores. archivado. formas. operaciones. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. al revés de la secuencia que se traslada verticalmente. conexiones. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo. que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas.. c.995) existe una clasificación que considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo Por su presentación: a. De formato tabular: También conocido como de formato columnas o panorámico. es decir.

aclaración.997: 1. sino para qué sirven. b. g. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo. Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente. etc. ya sea en el valor. un control. la persona que las realiza y la manera de hacerlas. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace. se trazará indistintamente una línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota. 5. Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada). Siempre que un documento tenga varias copias. Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado. Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio. notas explicatorios. Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes. como la mención de que la información ya ha sido procesada. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética). h. e. Guillermo. un listado.Por su propósito: a.. Anotación. así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta. y cómo hacer cada operación. Año 1. una ficha. forma o disposición de la información. f. etc. 47 . Puede ser una forma. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones. 4. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos. aclaraciones. o bien cuando interese unir informaciones aisladas. siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar. 3. d. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones. 2. Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera. o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen. 1. Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar. De método: Muestra la secuencia de operaciones. 2. 4. 3. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona. c. SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas.

se aumenta o se sustrae algo. Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos. según sea su flujo. Ocurre cuando un objeto. Operación: Indica las principales fases del proceso. 4. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados.4. La letra D. que nada más varían en su inicio o su final. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos). Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo. 3. ya sea por congestionamiento. 5.995: 1. Idalberto 1. o de un objeto cualquiera en un almacén. Según Gómez Rondón. representa una demora o retraso. Francisco. 48 . mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro. Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes. bien. O 1. significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). se altera. Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. método o procedimiento. 2. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso. El cuadrado significa una inspección o control. Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.993: 1. El circulo. cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes: Según Chiavenato. ya sea de cantidad o de realidad. Año 1. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Una operación se realiza cuando se crea. La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. 3. Ejemplo: verificación de una firma. El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada. 2. Ejemplo: emisión de un documento. 1. o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar. Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar. o para indicar los principios de alternativas. material y equipo de un lugar a otro. o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares. distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. cuando se recibe información de varias fuentes o condensa en una sola: 2. Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes: 3. 2.

REPRESENTA SIMBOLO 5. Conector de página. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Inicio o término. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 49 . Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Indica el principio o el fin del flujo. Decisión o alternativa. DISEÑO Y ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS. se genere o salga del procedimiento. Actividad. en la que contin el diagrama de flujo. Según Gómez Cejas. además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Representa un documento en general que entre. se utilice. Documento. puede ser acción o lugar. Año 1. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Describe las funciones que desempe n las personas involucradas en el procedimiento.SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación administrativa) Conector.997: Convención para trazar los diagramas: a. Guillermo. Archivo.

k. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Cada vez que se crea una forma. f. y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes. Nombre del proceso. Número de pasos. Cuando se muevan juntos. Nombre de la persona que preparó el diagrama. de arriba hacia abajo. 5. es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca. Número de personas o puestos involucrados. e. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. j. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. Cuando se transportan dos o más papeles. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. Para el original siempre se colocará el número uno. d. 2. Sin embargo como lo principal es la claridad. 3. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. pero no unidos. el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas. i. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos. h. ya sea con grapa o broche o en sobre. Representar las formas o documentos. que van unidos. Se coloca un número en la esquina superior derecha. g. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. b. El movimiento se presenta por una sola línea. 4. l.1. 50 . Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan. c. indicando los puntos iniciales y finales.

c. c.993: Se rige por una serie de símbolos. d. Según Chiavenato. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida. e. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. g. rectas y angulares. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos. mediante la escritura del verbo que identifica la acción. f. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato. n. Toda forma debe demostrar cual fue su origen. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. Las formas con copias deben representarse como sigue. b. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. horas ("O") o minutos (´). la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. Año 1. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. Idalberto. dotadas de flechas en sus extremos terminales. d. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma. e. temporalmente o retenido por algunos días ("D"). indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra. uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. 51 . Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. b. Presentación de las formas en el diagrama: a. normas y pautas convencionales entre las cuales tenemos: a. se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.m. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos. f.

lo mismo se harán con las líneas que salen. Reunir los flujos de entrada. e. Debe realizarse de forma limpia y ordenada. i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja. utilizar conectores para reducir su número. la gráfica. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página. debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos. si la hay). sin emplear plantillas. Pasar de lo conocido a lo desconocido. usando el menor número posible de palabras. Año 1. los flujogramas en ocasiones presentan varias líneas que se cruzan sin tener relación. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla. o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados. pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página. identificar los subsistemas que. f. Francisco. 6. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto. realizarlas al principio en forma de borrador. deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo. ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas 2. c. según se sabe. se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos. 6. en este caso se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. 4. la flecha (de revisión. Al igual que los organigramas. 5. g. pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida.995: El analista experto adoptará su propio método al momento de elaborar un flujogramas o diagrama de flujo. Es decir.. 52 . cuando existen una gran cantidad de conectores. Evitar usar siglas. el autor y el número de páginas. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico. en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue. b. de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles.h.RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE LOS FLUJOGRAMAS 1. i. es importante considerar entre otras las siguientes pautas: a. Según Gómez Rondón. 3. d. h. es conveniente adicionar un color al símbolo. procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades administrativas. Escribir en los símbolos.

¿Cuales son los requisitos que debe reunir un flujograma? iii. i.i. Todo flujograma expone información básica sobre tres aspectos ¿Cuáles son estos tres aspectos? 4. ¿Qué es un flujograma? 2. 53 . Considerando las pautas señaladas en esta unidad seleccione un procedimiento y diseñe el flujograma correspondiente. UNIDAD VI FORMULARIOS OBJETIVOS ESPECIFICOS. Valorar la importancia del empleo de formas en una organización.

Sistema De Control De Formularios Actualmente. iii. en la mayoría de las tareas realizadas por el hombre. Conocer los aspectos metodológicos para manejar efectivamente las formas. pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado. Definición • • Objetivo Diseño Del Formulario • Consideraciones Para La Elaboración Del Formulario ii. éstos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y transmitir información que es de suma importancia en la realización efectiva de los actos de cada unos de los miembros de la organización.ii. ocasionando confusiones. Los formularios son instrumentos de trabajo. iv. Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las formas en una ventaja competitiva para una organización. Control De Formularios iii. por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da. se emplean formularios. CONTENIDOS i. Conocer los criterios técnicos para analizar diseñar y controlar formas. dentro y fuera del área de trabajo. Por otra parte. se puede llegar a producir un 54 . la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos. demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección.

Es todo papel que contenga información. texto.DEFINICION. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sistematización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión. el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. claro y funcional. el análisis. siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño. el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. epígrafes. Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo.mejoramiento notable. diseño y post-diseño. 3. Fases para el diseño. 1. impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. dar valor legal a determinadas transacciones. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. por ello. Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos.. sintetizar y relacionar información y por ultimo. Representan un vehiculo de transmisión de datos e información organizacional sencillo. así como su procesamiento y circulación. tomando en cuenta tanto la creación..OBJETIVO: • • Llenar las necesidades que las oficinas demandan. imprimir uniformidad en los procedimientos. .. puede acompañarse de un instructivo.2. impresión y almacenamiento de los formularios. son aquellos medios para alcanzar un fin. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y. ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Objetivos específicos. Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable. y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario 55 .

se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. origen. ¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso? ¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo? ¿Son necesarias todas las copias previstas? ¿Es lógica la secuencia de los datos? ¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo? ¿Esta autorizado el diseño del formulario? ¿Cuál es el departamento origen? ¿Cuál es la finalidad del formulario? ¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad? ¿Es necesario un subtitulo? ¿Está la cantidad a imprimir. procedimiento en el que se utilizara. método de llenado. relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? ¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor? ¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario? ¿Debe tener el formulario un número de serie? ¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro? ¿Puede afectar de alguna forma previsible. la aparición de este formulario a los ya existentes? Fase del diseño: Preparación de una forma según su objeto. tipo de información que contendrá. 56 . Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño. numero de copias. usuarios y resultados esperados.El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. diseño y post-diseño.

Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado: Manual: requiere espacios adecuados para que la información quede suficientemente clara y se eviten errores de interpretación. dar especificaciones adicionales para el impresor. se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. aunque no exista una estandarización. se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario. Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes preguntas. para poder pasar a la próxima fase: ¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario? ¿Se encuentra en una posición adecuada? ¿Los datos fijos se comprenden fácilmente? ¿El lenguaje es claro? ¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren? ¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente? ¿Las líneas son las adecuadas? ¿Se han aplicado las líneas adecuadamente? ¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas? ¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo? ¿Se identifican todas las copias del formulario? ¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico? Posterior a esto. donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas: ¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria? ¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico? ¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable? 57 . A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir. Una vez realizado el diseño. En impresora de equipo de cómputo: las formas son creadas en la computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos. Si es necesario.

al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. numeración. El instructivo esta divido en: . de ser el caso. marca y base del original y copias) . papel carbón total o parcial. perforaciones.Papel (color. tipos de impresión por una o ambas caras.Generalidades . Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo.Modo de llenado (maquina o a mano) . dirección de datos.Numero de copias .Titulo del formulario . números y colores facilitan el seguimiento.Medio de obtención .Objetivos (razón de la situación) . numero de ejemplares.Tinta. fecha de entrega e impresión continua. color de tinta.Tiempo estimado Características de impresión: . color de la tinta. márgenes.¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales? ¿Se han especificado correctamente los márgenes? ¿Los títulos. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. 58 . peso y color del papel. despacho y manejo del formulario? ¿Viene el formulario identificado con un número impreso? ¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento? ¿Se usan casillas "A" y "Desde"? Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma. para el archivo.

.-CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO.Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco. disketes o cintas.Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) . puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación.SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS. Mimeógrafo: Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina.Encolados .. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones.Juego (desglosables o sueltos) . resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana. Computadora: Implica el desarrollo de programas específicos o el uso de software especializado. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.Lomo abierto o cubierto . mediante la normalización del flujo de papeles..Indicar si lleva perforaciones. 4. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.Tapas de papel o cartulina. A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica. Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. 5. impresora o a mano. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. 59 .Márgenes (lado y ancho para archivar) . Rotograbado: Es análoga al fotograbado. Linotipo: Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión.Indicar lado . • • • • • • • Offset. pero para el grabado se emplean rodillos de cobre. a partir del original se hace un negativo. A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. Fotograbado: Se utiliza la fotografía. Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. sujetas con tornillo u otro . la cual imprime por medio de una prensa.

el tema principal de la forma y el tema secundario. codificar por función. y codificar por temas. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.Consideraciones generales de los sistemas de control. Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. Para las necesidades de nuestras empresas. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. facturar. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. consolidar formularios que se complementen. Control de formularios. Eliminar formularios innecesarios y evitar su creación. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. ¿Que importancia tiene para una organización el uso adecuado de los formularios? 60 . Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. registrar. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. necesaria para la revisión. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. Debe existir relación entre el control y. instruir. agrupar por función. así como las subdivisiones de esos temas. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. reportar y requerir. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. notificar. preparar carpetas para archivar las muestras. Nivel de organización. coordinación y mejora de la instalación de los formularios. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. los sistemas y procedimientos. y el número de índice funcional que le corresponde. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

CONTENIDOS o o o o o Definición Ventajas Y Desventajas Clasificación De Los Manuales Administrativos . en materia de funciones. 61 . de procedimientos y de calidad para una organización. los recursos que se les asignan. Emplear adecuadamente las normas generales para la elaboración de Manuales Administrativos. ¿Qué aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario? 4. ¿Ubique en su comunidad una organización pública o privada y aplique todas las interrogante previstas en el diseño de formularios? UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOS o o o o o o Definir que es un Manual Administrativo. la demanda de productos. Entender en que medida los manuales administrativos fortalecen la comunicación y la coordinación en una organización. son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras. tareas. En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulación. Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.Tipos De Manuales Procedimiento General Para Elaborar Manuales. Valorar la importancia que tienen los manuales de organización. tienen por objeto señalar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de él. ¿En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una organización? 3.2. sino aportar elementos de juicio útiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos. servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional. el volumen de sus operaciones. Elaborar un Manual Administrativo. Establecer diferencias entre los Manuales Administrativos más conocidos.

3. comunicaciones. 6.Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo. legislación. 62 . elementos de calidad etc.. 5. Según Franklin F (2004) “Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes.Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. autoridad.. políticas.” 2.Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 2.. objetivos.) como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización. son fundamentalmente un instrumento de comunicación. procedimientos. sistemas.. Ventajas de la disposición y Uso de Manuales 1.. Deben distribuirse completos a todos los jefes. que contiene: La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organización Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas.-Ventajas. estructura. 4. ya que el conocimiento que todos tengan de este.clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución..responsabilidades. contribuye con una buena comunicación entre todos los miembros de la organización. e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos Definirlos como un cuerpo sistemático. en consecuencia. elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

5.Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y.Exigen una permanente actualización...Manual del empleado.Manual del especialista. evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. F.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados. a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. indudablemente. 3..7. 1...Manual de Propósito múltiple.Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9.. dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad..Manual de Organización.-CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. D...Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles. la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido. ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos. B.Existe un costo en su redacción y confección que..Economizan tiempo. Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de manuales de aplicación.Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual.Permiten la determinación de los estándares más efectivos. al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas.. debe afrontarse.Manual de procedimientos y normas. 10.. 11... 4. 63 . Desventajas. la que evidentemente existe pero no es reconocida en :lo manuales. E. 2.Manual de Políticas. C. 3. 8. 12.Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde. entre ellos tenemos A.. y la forma en que las mismas se desarrollan.No incorporan los elementos propios de la organización informal. por lo tanto.

crecimiento. funciones. las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. logros. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. y las relaciones. personal. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre la organización: sus comienzos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos. por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados. Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. abarca una variedad de materias. administración y posición actual. permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización. etc. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. A continuación se agrega otra clasificación: POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual. finanzas. compras. ventas. en tanto constituyen un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas En las organizaciones en que no se utilizan manuales. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. 64 . Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos.

Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. etc. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. control y cobro de las operaciones. debiéndose separar en secciones POR SU FUNCION ESPECÍFICA Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. definir la función de comprar. En organismos pequeños. descripción del sistema contable. control de la elaboración de información financiera. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. operaciones internas del personal. control de producción). los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito. manejo de registros. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades. inspección. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. protección de bienes y suministro de información financiera.). controles. el de "historia y organización". consiste en definir el alcance de compras. que en las operaciones de fabricación. entre otros. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. ingeniería industrial. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. procedimientos. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. es tan reconocida. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar 65 .

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos.las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. prestaciones. a fin de uniformar la forma de operar. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. estas políticas generales establecen líneas de guía. dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. administración de personal. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y Comenzaría con el primer paso activo del proceso. Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación. un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su señal". uso de servicios. pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. políticas de personal. capacitación. ESPECIFICO: 66 . y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. lineamientos para el manejo de conflictos personales. por ejemplo. entre otros. las labores. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". los procesos y las rutinas de un puesto en particular. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto. para toda la empresa.

los más representativos por su uso y bondades son los de organización. funciones. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica. 4.-TIPOS DE MANUALES. y los de calidad porque consignan el sistema que una organización debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios. en consecuencia a continuación se explicaran detalladamente cada uno de ellos. porque sientan las bases estructurales de funcionamiento. los de procedimientos porque traducen en forma operativa las funciones. en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones. permisos. Aunque todos los manuales son útiles para la organización. 4. promociones. de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad.1. ubicación dentro de la estructura general de la empresa.1-OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN a. por ejemplo: ingresos a caja. etc. responsabilidad y de coordinación). Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos. 67 . tales como: contratación. etc. pero de un área especifica de la organización. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. prestaciones. Así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. 4. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. dentro de la institución. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones.Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área específica (personal). delimitando la b. pago a proveedores. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. d. Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas". Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica.1 MANUAL DE ORGANIZACION Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura. naturaleza y amplitud del trabajo. c. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal. relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución.

ALCANCE Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual. en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos. como parte integrante de la organización institucional. 3. Describe la Organización Formal de la Empresa asignando: • • • • • • Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.e.1. FINALIDAD DEL MANUAL Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el Manual. BASE LEGAL Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión. APROBACIÓN Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual. TITULO II DEL DISEÑO ORGÁNICO FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano. 68 . 4. 2.2-ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN TITULO I GENERALIDADES 1. 4. Funciones Básicas Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende Responsabilidad Características y Especificaciones de la Posición.

Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación. precisando su nomenclatura. ● De Control. en orden decreciente. observando el siguiente esquema: Denominación del cargo 69 . CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS Consignar la relación de cargos. y ● De descentralización RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS Precisar niveles de Autoridad. estructural y clasificada.ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución. TITULO III DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales del órgano FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS Determinar las funciones específicas de los cargos. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa. desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo: ● De Alta Dirección ● De Dirección ● De consulta ● De Línea ● De Apoyo ● De Asesoría.

)” Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos. así como también de entes externos (usuarios. Circuito o Flujograma: representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. organismos de control. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas (IRAM: 34503) Grupos de Símbolos para la representación gráfica (IRAM 34501). Objetivos y Alcance Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización. proveedores. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. etc.- Naturaleza del cargo (función resumen) Funciones específicas del cargo Línea de dependencia de los cargo Grado de responsabilidad Canales de coordinación Requisitos mínimos de los cargos ** Conocimiento y/o Instrucción ** Experiencia laboral 5. Cursogramas o diagramas de Procedimiento. Para Silvia R. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido. “El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico. Glosario Índice Temático. 70 . regula la participación de los distintos sectores de una organización.2.-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Nº de Procedimiento. Descripción de los Procedimientos. que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: Carátula de Presentación: indicando Tema. Áreas afectadas y Analista Actuante. Vigencia. Además.

Introducción. Nombre del manual. 4. Nivel de revisión y/o aplicación. Objetivos generales 71 . 5. 8. filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización. Reemplazo y Revisión. Lugar y fecha de elaboración. 6. 3. Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. Titulo del procedimiento. Numero de procedimientos. Área responsable de manejar el procedimiento. 7. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma. la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes: Identificación 1. Vigencia. 2.Fecha de Emisión. 9. Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. 12. Nombre de la organización. Fecha de revisión. 11.-MANUAL DE CALIDAD. la estructura organizacional. Índice O Contenido. Alcance. 10. En él se describen la política de calidad de la empresa. Se expone la situación. Logotipo de la organización. Numero de páginas. 5. En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que constituye el cuerpo del documento.3. revisión y autorización. Unidades responsables de su elaboración.

3. 5.Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de. Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización. Responsabilidades. 1. No obstante.PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS. tamaño etc. Apéndice para la codificación de procedimientos Clasificación de los procedimientos de una organización según el apartado de la norma de calidad. adecuada atención a los clientes. área de aplicación y número consecutivo. Documentos y referencias aplicables. El liderazgo en el mercado. según la norma de aplicación. Lista de distribución Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual. Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización. su naturaleza. 4. Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones. giro. rentabilidad. El desarrollo del capital humano Estructura organizacional. pueden variar de una organización a otra. 2. Definiciones. resulta sumamente conveniente. 5. Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un manual de procedimientos administrativos. tanto por su calidad técnica como por el efecto de generalidad que se 72 . Conceptos de carácter técnico. Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad. relacionado con los procedimientos del manual de calidad.. La mejora de los procesos.

Introducción Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. B. es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento. F.551. Identificación En este apartado se incluyen los siguientes datos: • • • • • • nombre oficial de la dependencia. que se ocupa del contenido y presentación de los manuales de procedimientos administrativos. Objetivos del procedimiento En este punto deben explicarse. 73 . La norma comprende los siguientes aspectos: Marco Introductorio A. C. los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual. tomar como parámetro base lo establecido en la Norma IRAM 34. Políticas y normas de operación Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos. Índice Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual. a quién va dirigido y cuándo se utilizará. E.logra con su uso. secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos. nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual. D. También sintetiza cómo se utilizará el manual. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento. lugar y fecha de elaboración. en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. Suele incluir un mensaje del titular del organismo. número de identificación del o de los procedimientos señalados. y Cantidad de ejemplares impresos. en forma clara y precisa. responsables de su elaboración. Alcance del procedimiento Este apartado debe contener la explicación de las áreas.

Archivos utilizados. equipos de comunicaciones y/o procesamiento. se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos. se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo. medios a utilizar: archivos. y responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.G. teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. modificaciones. Instrucciones para el uso del manual En esta sección. La sección debe incluir los siguientes puntos: • • • estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual. y controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control. y actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones. método de búsqueda de la información contenida. actualizaciones. formularios. quiénes pueden efectuarlas. codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados. debe incluir: • • • • • información a contener. período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo. información requerida. responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso. 74 . Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos: Tareas y decisiones involucradas que debe incluir: • • • • • • momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso. por qué medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado. Cursogramas Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas. método de clasificación de la información contenida. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados. decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible aplicación. Cuerpo Principal Normas de trámite En este punto.

Además. gráficos.Formularios Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan. 1. ejemplares de los formularios. cuadros. 5. d. el momento en que deben ser emitidos. Estructura. planillas. pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar. la cantidad de copias. Normas y Procedimientos. los participantes con ayuda del material investigaran y discutirán aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar en forma escrita un trabajo que contenga las siguientes actividades. c. 6. g.Explique qué utilidad tiene el Manual para una Organización 2. Funciones asignadas. f. Organizados en grupos. formularios. 75 .-Ordene y clasifique la información recabada. Anexos varios Este apartado podrá contener tablas. ejemplos de aplicación de los procedimientos descriptos en el manual. se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario. sus diseños y especificaciones.. b. listados. Instructivos.¿Cuales son los fines que persiguen los manuales? 3. Procedimientos. con la cual esté familiarizado y proceda a recolectar información relacionada con: a. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.-Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere: Estructura.. Funciones. el tratamiento y la distribución prevista para cada copia. el manual debe incluir modelos de llenado.-Seleccione en su comunidad una organización pública o privada. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. etc. Objetivos Naturaleza de la función que ejecuta.-Enumere en forma secuencial las fases que comprende la elaboración de un Manual Administrativo 4. e. Normas.

Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en trabajos técnicos de nacionalización de estructura y procedimientos. al final nuestra capacidad para conseguir un resultado efectivo. cuándo. el elemento tiempo. 76 .Unidad VIII Metodología de simplificación del trabajo OBJETIVOS o o Analizar la secuencia lógica y sistemática de los pasos a seguir en la elaboración de trabajos de organización y sistemas. quién y cómo. y analizarlos a través de graficas. cambiar secuencias. cambiar lugares. hayan establecido y aplicado con sus propias líneas de actuación y por consiguiente ellos. cambiar personas. Aplicar correctamente los pasos de la metodología para la simplificación del trabajo en una situación dada CONTENIDO o o o o o o Planteamiento Del Problema Recolección De Los Datos Análisis De Los Datos Formulación De Recomendaciones Implantación Seguimiento. estimando. dentro del ámbito de la metodología que se desarrolla. adicionalmente se hace necesario conocer el número de unidades. sabrán determinar que cosas deben omitirse y a cuales debe dársele especial importancia. con muy buen criterio. la distribución etc. para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los proyectos a estudiar. combinar. dónde. los factores básicos con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por que?. Se necesita entonces poseer un conocimiento de las técnicas y este conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados afectados por la medidas de simplificación y mejoramiento. en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio. y las conductas inmediatas a seguir están vinculadas con eliminar. todo con el objeto de hacer mejoras. Evaluación Y Control El concepto de simplificación del trabajo no es más que aplicar el sentido común.

teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo generan. Toda organización requiere establecer niveles de productividad vinculados con la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente. visualizar el alcance. menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa. situación económica. Indicar a que nivel llegara el estudio. política. el potencial humano requerido y otros recursos. en tal sentido. presupone el mejor método de trabajo" el más fácil. La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas. se hacen necesarios: a. Identificar el problema. financieros. Definir el problema. Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases: 1. Alcance. los resultados que se espera. por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trámite o procedimiento. servicios etc. Precisar en que consiste el problema. social del país etc. si están incidiendo factores internos como (recursos humanos. etc. En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema.) 77 .Esta metodología no es más que el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organización mediante la investigación del problema. Objetivo del estudio. sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua. -Identificar el problema.). PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. sea cual fuere su naturaleza. lo que permite la disminución de costos. las acciones a desarrollar. c. tecnológicos. proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la superación personal sea más fácil. su naturaleza y como se manifiesta dentro de la organización. especificando (estructura. procedimientos.) o externos como (medio ambiente. materiales. e. b. Señalar que unidades estarán involucradas en el estudio. d. o por el contrario si es toda la organización. Profundidad.

Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente. Ambientación material. teniendo en cuenta las limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada dependencia. gráficos de distribución de espacios. En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se esta haciendo es correcto y necesario. b. la observación directa y la investigación documental. diagramas de flujo entre otros. ANÁLISIS DE LOS DATOS. a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución y verificar como puede ser mejorado. Los datos recopilados deben ser completos. Estadísticas sobre volumen de trabajo. para esto se recomienda: • 78 Relacionar los objetivos de la institución y de los procedimientos. . correctos y pertinentes. Relación o contactos con otras unidades. c. dependiendo de las variables o elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener. planes y programas de trabajo. y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia lógica. posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma escrita para su análisis. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las demás unidades. g. Actividades. Aquí deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio. diagramas de recorrido. material y de tiempo. Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la investigación desde el punto de vista humano. Organización y responsabilidad de la unidad objeto de estudio. tiempo consumido en la ejecución de operaciones. d. f. e. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la unidad. costos y patrones de rendimiento adaptados. Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crítico de la situación actual del mismo. g. la entrevista. En relación a la situación actual de la organización se recomienda se obtengan datos relacionados a: a. frecuencia. 2.f. RECOLECCION DE DATOS. haciendo uso de herramientas como el organigrama. 3. Recursos. En relación a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades para atender los aspectos potencialmente racionalízables. cuadros de distribución del trabajo. estos serán obtenidos a través de instrumentos como el cuestionario.

simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios. Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento.• • • • • • Relacionar factores. Composición de la estructura organiza. Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institución. el volumen de demanda y la duración de las etapas del trabajo. especialmente niveles de decisión. Sistema de trámite documentario que se utiliza. En este proceso de análisis se sugiere algunas interrogantes básicas que pudieran emplearse. para determinar si existe la necesidad de cambiar. Necesidad y uso de los requisitos exigidos. tales como el personal que participa en la tarea. INTERROGANTES PARA EL ANÁLISIS CRÍTICO Propósito ¿Qué se hace? Lugar ¿Dónde se hace? Sucesión ¿Cuándo se hace? Persona ¿Quién lo hace? Cantidad ¿Qué cantidad de trabajo realiza? ¿Por qué lo ¿Por qué se ¿Qué hace esa hace de ese constante es persona? modo? el trabajo? ¿Qué otra ¿De que ¿Cuáles son persona otro modo las tareas podría podría que hacerlo? hacerse? absorben mayor tiempo ¿Quién ¿Cómo ¿Cuánto debería debería cuesta? hacerlo? hacerse? ¿Cómo se ¿Cuánto se esta necesita? realizando? Medios ¿Cómo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Por qué se ¿Por qué se hace allí? hace entonces? ¿Qué otra ¿En que otro ¿Cuándo cosa podría lugar podría podría hacerse? hacerse? hacerse? ¿Qué deberá hacerse? ¿Dónde debería hacerse? ¿Cuándo debería hacerse o realizarse? ¿Qué tiempo ¿Qué es lo tomará que hace? realizarlo? ¿Cuáles son los pasos? ¿Están comprendidos todos? ¿Por qué es necesario este paso? ¿Dónde debería realizarse este 79 .

registros o informes. de las funciones. fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo de formularios. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema. en la normativa o producto del aumento en la planta. Incorporación de nuevos procesos. Tratar al problema en forma integral. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución. Codificación de los procesos. eliminación de tareas y movimientos inútiles. e. operaciones y pasos del sistema o procedimiento. es conveniente que la estructura del informe contenga: introducción. siempre y cuando se justifique a través de la estructura orgánica. estas deben ser recogidas en un informe que contenga. FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES. iniciativas y experiencias obtenidas con la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen. Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes aspectos: a. Revisar los dispositivos legales vigentes. b. de tal manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y oportunas. d. de la estructura orgánica. especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o procedimientos racionalizados. a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo. d. un cuerpo principal que 80 . Simplificación de los métodos de trabajo. Luego de culminar la etapa de análisis de datos. Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones. g. i. se deben formular alternativos de solución al problema en estudio. h. de los sistemas de comunicaciones. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación. e. c. la argumentación necesaria que fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento. Etc. y operaciones que puedan motivar la modificación de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de trabajo. f. Poner en practica el conocimiento. Eliminación de pasos. así como el de toma de decisiones. Combinación del orden de los procesos. Para el efecto se debe tener presente lo siguiente: a. de coordinación. eliminación de equipos obsoletos. disminución de la carga de trabajo de cada puesto. c. b. No perder de vista el objetivo del estudio. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad.paso? 4.

las responsables de implementar los cambios. 5. mobiliario y equipos. EVALUACION Y CONTROL. conviene sea la oficina de organización y sistemas a través de sus técnicos. formularios. Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial humano para su capacitación en función de que realice de manera correcta y adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o procedimiento. Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables de la ejecución del programa en su totalidad. argumentos y justificaciones. 81 . asimismo. conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apéndices. Se deben definir las actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realización. también se hará necesario evaluar los recursos materiales que previamente se estimaron necesarios. contando con la participación de las unidades involucradas. consiste en la operación simultanea por un periodo determinado. considerando la necesidad de recurso humano y material. Otro método es el de proyecto piloto. Cuando se inicie la implementación será necesario enviar comunicaciones con el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores. Finalmente tenemos también el método de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o procedimiento o pequeñas fases del mismo. Será necesario fijar el método de implementación entre los cuales tenemos: método instantáneo recomendado cuando el sistema o procedimiento diseñado es relativamente sencillo y no involucra un gran numero de procesos. IMPLANTACIÓN Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior para solucionar el problema que origino el estudio. esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear grandes problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o procedimiento vaya asentándose hasta lograr que funcione normalmente antes de que se suspendan las operaciones del sistema anterior. se indica cuando puede realizarse un ensayo en solo una parte de la organización introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se requiere que exista un ambiente uniforme dentro de la organización para luego hacer la transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de las desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para una parte de la institución lo sea para otra. 6. e implementarlas procurando no generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase solo hasta que se haya consolidado suficientemente la anterior.Tenemos también el método de implementación en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran envergadura.especifique hechos.-SEGUIMIENTO. planos de las instalaciones. fijar el tiempo y la fecha en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades. manuales y documentos utilizados por trabajadores y usuarios. operaciones o un numero excesivo de unidades administrativas.

Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y procedimientos diseñados por los órganos centrales de control. Los Teques. ¿En que consiste el seguimiento? BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA Enrique B. ¿Cuáles son los métodos de implementación mas usados? 6. 1993. cuestión que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la organización en su conjunto. (Fondo Editorial de la Fundación Universitaria “Cecilio Acosta” . Editorial Mc Graw Gil . comente con sus compañeros? 2. para realizar la comprobación de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas o procedimientos administrativos. Posteriormente se hace preciso. 1. en la fase de evaluación comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas convenientemente. La experiencia recomienda hacer una revisión periódica de los sistemas y procedimientos. ¿Cuál será el producto del análisis de los datos recopilados? 4. ¿Qué entiende ud.año 2004 Reinosa Eduardo Organización y Sistemas: Sus principales técnicas. ¿En que consiste la formulación de recomendaciones? 5. Directorio de FUNDACA 1992-1994. que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los mismos. y el objeto es garantizar y asegurarse de que se están aplicando de acuerdo a los estudios realizados. Organización de empresas. Por problema administrativo.En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicación de las medidas de mejoramiento acordadas. Ramón Melinkoff La Estructura de la Organización: Los organigramas 82 . ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. ¿En que consiste el planteamiento del problema?¿Que aspectos es necesario considerar en la fase de recopilación de datos cuando se inicia un estudio? 3.

Caracas. Caracas.1990. Metodología para la Elaboración de manuales de procedimientos: Guía II.: La Estructura de la Organización. Guillermo. Editorial Panapo. 1961. Editorial Club de Estudio. GOMEZ C. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Editorial Mc Graw Gil. TERRY. Ramón V. 83 . Venezuela.997. 1996. México. INAP Colección Modernización del Estado. Editorial Panapo. Orientación para Analistas de Organización y Sistemas Dirección de Planificación y Presupuesto. Lardent. sistemas y métodos. Análisis y Diseños. Universidad Central de Venezuela. Gobierno del Estado Miranda. Año 1. Caracas. Gómez Echarren y Loro. George: Principios de Administración. 1990. 1969. MELINKOFF. Venezuela. Ramón Melinkoff Los Procesos Administrativos 1990. Técnicas de organización.

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