INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

Dr. FEDERICO RIVERO PALACIO

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Caracas, agosto 2006

República Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educación Superior Fundación Misión Sucre Ministro de Educación Superior Samuel Moncada Acosta Viceministra de Políticas Académicas Maruja Romero Yépez

Asesor de Contenido Prof. Tania Salazar Diseñadora Instruccional Prof. Rosaura torres

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UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Trabajo Acompañado Trabajo Independiente Horas por semana Total horas por trimestre

horas 3 3 6 42

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Competencias a desarrollar

COMPETENCIAS UNIDAD TEMÁTICA Conocimientos Grales. del proceso administrativo Elaboración de normas o procedimientos Marco Legal y fiscal para la administración Técnicas y principios de mercadeo Desarrollo Técnicas y económico y procedimientos social contables Habilidades y Destrezas Identificar problemas o necesidades Elab informes. Administ Elab edos financ. Formular proyectos Elaborar normas y procedmientos Actitudes y valores Relaciones asertiva.s Compromiso social Participación en desarrollo endógeno

UNIDAD 1 Las organizaciones • Principios de la administración. características • Procedimiento: definición y características • Tipos de procedimientos • Redacción UNIDAD 6 FLUJOGRAMAS • Definición • Símbolos usados en lo diagramas de flujo • Técnica para realizar los flujograma • Recomendaciones para usar y aplicar símbolos UNIDAD 7 FORMULARIOS • Definición y objetivos • Diseño del formulario • Consideraciones para la elaboración del formulario Control de formularios • . funciones UNIDAD 2 ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS • Concepto • Origen y antecedentes • Naturaleza de la carrera • Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas • Perfil del analista de Organización y Sistemas • Definición de términos propios en Organización y Sistemas UNIDAD 3 DIAGRAMACIÓN • Definición y características • Utilidad • Criterios fundamentales para su elaboración • Tipos de diagramas UNIDAD 4 LOS ORGANIGRAMAS • Definición y objetivos • Utilidad • Tipos de organigramas • Criterios para la elaboración de organigramas • Características: Sencillez. características. presentación UNIDAD 5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS • Norma: definición. uniformidad. Los sistemas: concepto.Pág.

evaluación y control • Redacción del informe técnico Bibliografía 6 .UNIDAD 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS • Nociones generales • Características de los manuales • Clasificación • Tipos de manuales • Procedimiento general para elaborar manuales administrativos UNIDAD 9 METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO • Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) • Recolección de los datos • Análisis de los datos • Formulación de recomendaciones • Implementación • Seguimiento.

o o Principios de la administración: Planificación. de una manera sistemática. Los sistemas: concepto. pictogramas. LOS ORGANIGRAMAS • • • • • Definición Objetivos Utilidad Tipos de organigramas Criterios para la elaboración de organigramas 7 . dirección y control. DIAGRAMACIÓN • • • • Definición Características Utilidad Criterios fundamentales para su elaboración Precisión Sencillez Uniformidad Presentación Tipos de diagramas (organigramas. características. LAS ORGANIZACIONES. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS o o o o o o Concepto Origen y antecedentes Naturaleza de la carrera Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas Perfil del analista de Organización y Sistemas Definición de términos propios en Organización y Sistemas UNIDAD 3. racional y ordenada. control y mejoramiento de los procesos de una organización aplicando los principios generales de organización y sistemas. organización. mapas de procesos) UNIDAD 4.PROGRAMA INSTRUCCIONAL Objetivo General: Al finalizar la unidad curricular el estudiante estará en capacidad de abordar el diseño. Sinopsis de contenido UNIDAD 1. flujogramas. funciones UNIDAD 2.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS o o o o Norma: definición. características.• Características: Sencillez. MANUALES ADMINISTRATIVOS • • • • Nociones generales Características de los manuales Clasificación Tipos de manuales -Organización y Funciones -Normas y procedimientos -Usuario -Manual de Calidad -Otros • Procedimiento general para elaborar manuales administrativos 8 . presentación UNIDAD 5. FLUJOGRAMAS • Definición o Símbolos usados en lo diagramas de flujo o Técnica para realizar los flujograma o Recomendaciones para usar y aplicar símbolos -En cuanto a dibujo -En cuanto a su contenido -Simulación de procesos UNIDAD 7. uniformidad. FORMULARIOS o o o o o Definición Objetivo Diseño del formulario consideraciones para la elaboración del formulario control de formularios UNIDAD 8. Procedimiento: definición y características Tipos de procedimientos Redacción UNIDAD 6.

evaluación y control Redacción del informe técnico Estrategias Metodológicas Exposición del Profesor Asesor. METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO • • • • • • • Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) Recolección de los datos Análisis de los datos Formulación de recomendaciones Implementación Seguimiento.UNIDAD 9. Dinámica Grupal Asincrónica. Diálogo Didáctico mediado por la Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTIC) Prácticas en Laboratorios de Computación Lecturas Dirigidas e Investigaciones en la Web Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo 9 .

con este fin se revisan su Definición. Este modulo instrucción al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes. sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad los tópicos principales del área. y ésta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente. La cuarta unidad señala los aspectos correspondientes a normas y procedimientos: definición. sino en continua interacción con sus semejantes. concepto. Naturaleza de la carrera. 10 . En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramación entre ellos: Definición. y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar. Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y S. Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo. Características. por tanto es un ente sociable. en la primera se aborda el estudio de organización y sistemas. características y Tipos de procedimientos así como la forma adecuada de Redactarlo. El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y sistemas. para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo. Entonces. Origen. El contenido. Consta de ocho unidades.INTRODUCCIÓN El individuo como tal no puede vivir aislado. basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano. Objetivos. Utilidad. Criterios fundamentales para su elaboración y Tipos de diagramas. por sus restricciones personales. Tipos de organigramas. Utilidad. Los individuos tienen que cooperar unos con otros. ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para comprender y utilizar técnicas que permitan lograr mejores resultados en el área de organización y sistemas. una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. funciones Características de los analista de Organización y Sistemas. antecedentes. Perfil y Definición de términos propios del área. para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los analistas del mismo. ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al lector información útil. La tercera unidad desarrolla la plataforma técnica para definir y plasmar la estructura de la organización de forma tal que traduzca su objeto y razón de ser en función de su contexto. Criterios para la elaboración y Características. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización.

Recolectar los datos. Recomendaciones para usar y aplicar símbolos. Objetivo. implantación y seguimiento de manual administrativos se incluyen. Diseñó del formulario y algunas consideraciones para su elaboración y control. control y Redacción del informe técnico Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su estudio y actividades que permitan emplear de manera específica la técnica trabajada. Clasificación. La octava unidad refiere la Metodología de simplificación del trabajo con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio. Características de los manuales. evaluación. La séptima unidad reseña los aspectos que deben orientar el planteamiento. aquí se describe la forma adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora).La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesión de operaciones necesarios para realizar una actividad. Seguimiento. La sexta unidad aborda la Definición. Al final se incluye bibliografía que pueden ser consultada para profundizar en cada uno de los tópicos desarrollados. Técnica para realizar los flujogramas. allí encontramos la definición. implementación. Tipos de manuales y procedimiento general para elaborarlos. Formulación de recomendación. 11 . Análisis de los datos. Símbolos usados en lo diagramas de flujo. Nociones generales. elaboración.

contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios. evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas. Características de los análisis de Organización y Sistemas Perfil del analista de Organización y Sistemas La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General. tiene como función principal planificar. tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización. prueba e instalación. que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental. CONTENIDOS • • • • • • Origen. tiene la responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de Computación). agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran. coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos. a fin de cumplir con la misión institucional. ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo. Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice. Esta oficina. • • • • Definir de manera precisa Organización y Sistemas. Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificación. supervisar.Unidad I ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS OBJETIVOS ESPECIFICOS. Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas. Identificar las características básicas de Organización y sistemas. antecedentes Definición. Igualmente. tiene a su cargo. Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempeñar Organización y Sistemas en una Organización. 12 . Determinar la necesidad de una oficina de organización y sistemas en una organización dada. así mismo.

se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. fue originado en países como Alemania. todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas.-Origen de Organización y Sistemas La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula. a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente. por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras. en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. lograr obtener mayor productividad y para lograrlo. ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964. La segunda fase es. por una parte. fecha en la cual se da inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración. Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos Paralelamente a la evolución de la Administración. La evolución que ha seguido. persiguen el mismo objetivo. 1. el comienzo de esta situación. a partir de 1965. según señala Luís Salazar Larrain. circunstancias que remontan a 1821. como ciencia. trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida. eficaz y consolidada. Inglaterra. auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo. al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. 13 . fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad. Bélgica en otros. métodos y organización del trabajo. En realidad. donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas. Estados Unidos. hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y sistemas.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado. que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. como agrupar las tareas. La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo. La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador es. como en la mayoría de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organización y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo. los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Sistemas. Organización y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración. controlar y dar mayor eficiencia a su administración. debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función. ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar. y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda. haciéndose totalmente responsable de sus actividades. si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio. como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". 14 . haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza. Y por extensión. pero como regla general a Organización y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración. equipo o servicio de Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.-Definición El desarrollo incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa. y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización. conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra. Es así. cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo. Sobre la Teoría de Organización y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades. Organización y Sistemas es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.2. se llama unidad.

a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos: 15 . Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas. Finalmente. es importante destacar que la unidad de organización y sistemas debe tener un carácter asesor. es el desarrollo de las Facultades Críticas. en consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva. Como podemos observar la unidad de organización y sistema.Otra de las ventajas. ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos. analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas. en este caso solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones. necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en practica. Características de la función ejecutiva o de línea • • Dirigir el estudio.-Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas.-Características de los análisis de Organización y Sistemas La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate. Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno. es decir. se recopila. Características De La Función Asesora: • • • Elaborar estudio diagnóstico. financieros y materiales. pensar en términos de propósitos en vez de medios. 3. salvo en algunas situaciones especiales en las cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva. considerando su naturaleza asesora o de línea. Analizar el estudio. Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo. Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones. Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor. 4. sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo. en este caso solo necesita la aprobación es la del autoridad máxima de la institución.

etc. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas. funciones y relaciones. costos. asignación de recursos. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. utilización en diversas etapas. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido. equipo y ambiente laboral. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. Describir tal hecho o situación. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio. la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades. Es importante saber las características que distinguen los análisis de la unidad de Organización y Sistemas. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real. tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones. Definir las relaciones que operan entre cada elemento. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.o o o o o o o Conocer el hecho o la situación que se analiza. durabilidad. haciendo grupos complejos de variables. Incluyen: la cadena de eventos y actividades. normas y políticas administrativas. modificadores en las formas. registros e informes. diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose. el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal. Teorías: Existen. 16 . estructura. funciones y operaciones. Clasificar la información por áreas: objetivos. en los análisis de Organización y Sistemas. Muestreo: A través del uso de varios diseños.. etc. éstas se dividen así: Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio. y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos. haciendo comparaciones y buscando analogías. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición. las cuales se denotan así: o o o o o o o o o o o o Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo. producción.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis. 17 . así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. Objetivos. e. g. 1. análisis y elaboración de organigramas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas. f. h. c. entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado. j. Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza. Unidad de organización y sistemas. ser observadores y poder trabajar en equipo. Numero de empleados. los cuales se agrupan en dos tipos: • • Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización. i. Estructura interna. Elabore un cuestionario que incluya: a. de sistemas y metodología de la investigación. expresarse con claridad. d. El analista debe tener la capacidad de análisis.-Perfil del analista de Organización y Sistemas El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce como analistas. Unidades administrativas. ventajas y desventajas de esta unidad. 5. (Identifíquelas). Nombre de una empresa b. realice las siguientes actividades. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes. saber redactar y presentar informes. ubicación. Visite una organización que posea una unidad de organización y sistemas. 2. Funciones. y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas. Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional. Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia. diagramas de flujo y distribución de espacio. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos.

4. Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse en una organización. CONTENIDOS • • • • • Definición Objetivos Técnicas para formular diagramas Clasificación de los diagramas Características 18 . • • • • Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de proceso. formatos y métodos de trabajo. realice el análisis de la misma y produzca los comentarios sobre la unidad de organización y sistemas. Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organización Aplicar la diagramación para resumir en forma ordenada operaciones. Unidad II DIAGRAMACION OBJETIVOS ESPECIFICOS.3. En relación a las respuestas obtenidas y a la información recabada en la entrevista. Determinar la necesidad de una oficina de organización y Sistemas en la organización seleccionada.

Definición “Diagramar consiste en representar gráficamente. • Estudio de los diagramas 19 . esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del trabajo. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de procesos. 2004). (Benjamín 2004)..La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un sistema numérico es en el campo de las matemáticas. elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos. es decir. así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que le permitan por medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lógica y consistente.” (Benjamín. 1. situaciones. movimientos. 2. El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas estos son: estudio. diseño y presentación. Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción. OBJETIVOS 1. un lenguaje abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organización para desempeñarse eficazmente. hechos. relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas.

En lo que respecta a 20 . tal como se llevan en el presente dentro de la organización. a través del cual el analista refleja el procedimiento. En este punto los efectos del análisis de los sistemas son presentados en su totalidad. los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrará la representación administrativa. determinara la aceptación o el rechazo del plan que se propone. Una vez recopilada toda la información. ahora empieza a marcar el rumbo. y esto podrá ser tomado por la administración como señal de que el estudio ha sido conducido de manera poco seria. La gerencia posterior a la revisión del análisis presentado. La decisión puede basarse en detalles pequeños. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos. Esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total. Las áreas en las que se duplican el esfuerzo.Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los procedimientos. dará indicios de falta de conocimiento. el equipo. • Presentación de los diagramas La fase de presentación del trabajo. o se hacen inversiones innecesarias se investigarán minuciosamente. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación. hace uso del diagrama del movimiento. por ejemplo. constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas. los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial. • Diseño de diagramas de procedimiento Esta fase en el trabajo de sistemas es. se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o gráficas escogidos y ejecutados con el propósito de explicar a la gerencia o administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS Planeación y evaluación Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. En esta etapa la exploración se refiere básicamente a la forma en que se está ejecutando el trabajo. principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de perfeccionamiento Estas dos fases. las nuevas formas. un recurso sencillo que transformará la enorme mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que señala en su totalidad los procedimientos. la más importante y con seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas. Los datos que el analista necesita obtener deber ser correctos y completos. quizá. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados. entran de nuevo en esta etapa. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propósito de la organización o su proyección en el futuro. El diagrama es un producto final deseado.. comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor camino para la acción futura.

Durante la fase de investigación. que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible. porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología. se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa. ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente. el analista experto usa. La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente. comparándolos con los propósitos finales de la organización. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo. con frecuencia. segunda. o deja de usar la técnica de diagrama-borrador. ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo. depende en cierto grado de métodos de tanteo. cuando es factible hacer un diagrama de un borrador. El arte de entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y. este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera. casi sin excepción. la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos diagramas. el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. pero es necesario además considerar la información verbal recabada en su momento. El estudio de sistemas. La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales. permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica. a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas. Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso. en el trabajo de diagramación administrativa es limitada. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación. SIMBOLOGÍA BÁSICA Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende estudiar. 21 . conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. A este respecto. el símbolo del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por quién? ¿Retenido por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de archivero está usando? En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información. acomodándose a las circunstancias del momento. Sin embargo. Por ejemplo. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados.los diagramas.

Número de pasos. es conveniente el nombre de la forma en cada paso que aparezca. e. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías. b. Cada vez que se crea una forma. Se refieren. Número de personas o puestos involucrados. Diagramas de operaciones. para resumir las relaciones numéricas y cronológicas. b. 22 . Se refieren a las relaciones del personal. Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos. para representar un bosquejo de terrenos físicos. al flujo de operaciones e incluyen gráficas que se relacionan con el manejo de formas. Nombre de la persona que preparó el diagrama. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan. 4. para representar el flujo de las operaciones. c. a continuación señalaremos aquellos más conocidos. básicamente. así como diagramas lógicos relativos a programas de computadoras. d. responsabilidad y función. • Convención para trazar los diagramas a. indicando los puntos iniciales y finales. f. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 1. Representar las formas o documentos. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de autoridad. Nombre del proceso. Sin embargo. esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. Diagramas estadísticos.CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMA La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. Diagramas arquitectónicos. se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. a. como lo principal es la claridad. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los pasos. f. Sin embargo. 2. c. Gráficas de organización. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados. d. Diagrama de flujo. 5. si se verifica en función del campo que describe cada tipo. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. g. 3. Gráficas diversas. se facilita la presentación de las diversas clases de diagramas de sistemas.

g. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Presentación De Las Formas En El Diagrama a. hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. y en la esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. de arriba hacia abajo. j. Cuando se muevan Juntos. Si una forma se destruye se representa de este modo. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. deben presentarse así. entonces úsese línea de puntos o más clara. se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la línea. i. las siguientes copias tendrán numeración ascendente. si sólo se tuviera un color. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. pero no unidos. el transporte se representa por medio de una línea para cada forma o grupo de formas. n. Cuando se transportan dos o más papeles. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos. en la esquina superior derecha. que van unidos. Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra. imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. es conveniente usar un número para identificarlas b. mediante la escritura del verbo que identifica la acción. Si se tiene una alternativa. pero usando un lápiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos. k. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. forma o nombre. l. El movimiento se representa por una sola línea. En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa. Si es posible. h. Para el original siempre se usará el número uno. o ambos. 23 . c. Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará el símbolo. Las formas con copias deben representarse como sigue. En caso de tener muchas copias. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamaño. cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad. ya sea con grapa o broche o en sobre. En general. m. el número de la copia en cuestión.

Un diagrama es comparable. la liga del proceso se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. dejan de ser prácticos. repetitivas y confusas en su interpretación. CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características: Sintética La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación. Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí. Toda forma debe mostrar cual fue su origen. la claridad y la fluidez del diagrama. por tanto. de preferencia en una sola. h. Cuando se tiene una estructura mental adecuada . se usará la siguiente convención e. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. la observación. con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso. sin sacrificar. g. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. así pues. Formatos para captura de información La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a través de: la investigación documental. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta. la encuesta. desde luego. en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades. se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta técnica. A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan. debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. f. uno en el plinto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. sin embargo.d. en cierta forma. Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Simbolizada La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas. 24 . una vez realizado. y que sirven para obtener la información deseada. están constituidos por series de preguntas escritas. resulta sencillo el desarrollo de un diagramado. llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que se conozca. "encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares. así como su aplicación. se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.

a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga. b. muestreo una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados. Inspección Demora Almacenamiento. Operación. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores). realice y presente en forma escrita las siguientes actividades. sin embargo. observación directa. la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los cuestionarios. c. 3. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso. ¿En que forma inciden en el desempeño de una organización los diagramas de flujo? 2. b. En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos. a. El tipo de operación mediante un símbolo. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso. 2. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo. las áreas que intervienen y los formatos que se utilizaran. ¿Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organización el disponer de información analítica y secuenciadas de sus acciones? 25 . ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes.predefinidas. El tiempo total empleado para realizar las operaciones. secuenciadas y separadas por capítulos. 5. Las técnicas de entrevista. d. a. Transporte. El tiempo neto en que se realiza la operación. 4. 1. 1. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso. e.

¿Favorece las relaciones de una Organización con su entorno el empleo de diagramas de flujo? 4.3. ¿De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una organización la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos? UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS. 26 .

a través de los cuales se fija la posición. sus principales funciones. Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador. los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. los organigramas constituyen la representación grafica de la estructura. 27 . se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran. requieren un marco de actuación para funcionar. que es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación.OBJETIVOS ESPECIFICOS • Definir el concepto de organigrama • Conocer las normas y recomendaciones técnicas fundamentales para diseñar. en consecuencia todas las organizaciones. en ella. puede entenderse como el método más sencillo para expresar la estructura. elaborar y actualizar organigramas. jerarquía e interrelación de los órganos internos de una organización en términos concretos y accesibles. • Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de acuerdo con su naturaleza. independientemente de su naturaleza o campo de trabajo. CONTENIDOS • • • • Definición Objetivos Tipos de organigramas Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama • Criterios para la elaboración de organigrama Dentro de una Organización. la acción y la responsabilidad de cada servicio. Este marco está constituido por la estructura orgánica.

Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al momento de su preparación. Por ello es importante tener una base de información homogénea, que permita dar cohesión a este tipo de recursos. 1.-DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA. “Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las relaciones, responsabilidades y autoridad a través de las que una empresa apunta al logro de sus objetivos” (Anderson 1981). “El organigrama es la representación* grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen (Benjamín. 2004). “Es un documento que representa gráficamente la estructura formal de una entidad” (Carrasco. Cit. P. Rinosa) Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados anteriormente, poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo, daremos un concepto operacional de organigrama definiéndolo como: “La representación grafica de la estructura orgánica de una institución que permite visualizar las funciones y relaciones de las unidades, la línea de autoridad y responsabilidades y los niveles jerárquicos, entre otros aspectos” 2.-OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS. Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y transmitir en forma grafica y objetiva la composición de una organización. En consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama: 1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función. 3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización y donde encaja cada uno dentro de ella. 4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo. 5. Indica relaciones de trabajo. 6. Representa las líneas formales de autoridad. 7. Reflejar los cambios organizativos

Utilidad Proporcionan una imagen formal de la organización
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Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de la organización Representan un elemento valioso para el análisis Organizacional. 3.-TIPOS DE ORGANIGRAMAS. Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que representan. En este sentido a continuación se mencionaran varios tipos, considerando una serie de criterios y factores planteados por Benjamín (2004) Por su naturaleza:

Microadministrativos

Se relacionan a una sola organización, refiriendo información general o de alguna de las áreas que la integran

Macroadministrativos

Incluyen a más de una organización.

Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un mismo sector o ramo especifico. Por su ámbito:

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

Particulares

Solo muestran una área particular de la estructura en la organización. Por su contenido: Integrales Es la representación grafica de todas las unidades administrativas de una organización.

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Funcionales. Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas de las unidades y sus interrelaciones. De puestos, plazas y unidades. Reflejan las necesidades en cuanto a puestos de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad. Por su presentación: Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Horizontales Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Mixtos. Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.

De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios mas reducidos.

DISEÑO Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentación de un organigrama, entre ellos se consideran.

Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.

Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del organigrama.

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Dimensión. Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.

4.-SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA. 1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

2.-Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

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se sugiere colocar al margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de su autorización y actualización. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior. para cada unidad que se vaya a resaltar. 4. se recomienda evitar trazos innecesarios o una nomenclatura compleja • Uniformidad Homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño • Presentación En su presentación deben considerarse criterios técnicos y de servicio. en función de su objetivo. Para ello se utiliza medio recuadro. • Sencillez De fácil comprensión.Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. bastante coloreado. • Vigencia El organigrama debe mantenerse actualizado. indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. en este sentido el procedimiento para actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuación se señalan: 32 .-CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS • Precisión Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

o o o o o o o Autorización Integración del equipo de trabajo Preparación del plan de trabajo Captación de la información Clasificación y registro de la Información Análisis de la información Diseño del organigrama ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Ubique en su comunidad una organización pública o privada e investigue: 1. Señale los tipos de organigramas según la forma o disposición geométrica?. Si la organización no posee organigrama. UNIDAD IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 33 . tres aspectos de la organización que se puedan visualizar en el organigrama? 4. considere las pautas recomendadas en esta unidad y sugiera un organigrama estructural? 3. Enumere por lo menos tres aspectos que no se pueden visualizar en un organigrama? 5. Enumere por lo menos. La Organización posee un organigrama ubicado en lugar visible? 2.

obteniendo finalmente 34 . Procedimiento Características de los procedimientos Clasificación de los Procedimientos Descripción de los procedimientos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados. en sus procesos productivos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe adaptarse a continuos cambios generados por la dinámica. la importancia de la implementación de normas y procedimientos se ve reflejado en la reducción del tiempo ocioso. ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén presentes permanentemente. Distinguir los distintos tipos de procedimientos según los criterios establecidos para su clasificación. Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados. Describir correctamente un procedimiento administrativo CONTENIDOS • • • • • • • Norma. • • • • Definir norma y procedimiento? Señalar las principales características que deben considerarse al momento de elaborar un procedimiento. Redacción. optimización de los procesos administrativos. se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de producción no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía. Esto último es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos. mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa. Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el mercado. Diagramación de los procedimientos En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de reconocer la importancia que tiene en la organización mantener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades de rutina.OBJETIVOS ESPECIFICOS.

en ella se registran entre otros. mejoramiento en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado. la fecha en la cual se elabora. vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar. así como las acciones y responsables.una reducción de costos. El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas específicas. para la acción y la búsqueda de los objetivos organizacionales. A continuación se explica en que consiste la norma para una organización. Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento. La norma dentro de una organización. Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales mencionaremos los siguientes: o o o En la ejecución de actividades. símbolos.. Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las políticas organizacionales. Solicitud y entrega de materiales de oficina. representaciones de tipo general. elección o utilización de los elementos o instrumentos de trabajo. En la producción. los datos vinculados con la empresa. o antes. Normas: 35 . necesarias para el buen desempeño de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos disponibles. Procedimiento. son orientaciones o guías que fijan los límites previamente definidos por la dirección general en las políticas. es considerada como un punto de conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o previamente. operaciones y procesos de naturaleza administrativa. A continuación se plantea un ejemplo. entre otros tantos beneficios. Uso de conceptos. una estructura organizacional mas ágil.NORMA Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución. 1. a.

El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. b. debe estar firmada por el jefe del departamento. 3. Los procedimientos responden a cada situación particular. así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecución de las actividades. Selección de personal. pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo especifico. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente. entre ellas tenemos: 1.PROCEDIMIENTO. Cubre un ciclo de acción. 2. 3. en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo. operaciones. Todo criterio de selección debe estar basado en un valoración racional de las aptitudes y/o los meritos del candidato en relación al perfil específico del cargo que aspira desempeñar. Procedimiento. Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos según sea el caso.. 2. Procedimiento es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de oficina”. Normas: 1. Es entendido también como la secuencia de actividades. si se trata de una sucursal. los pasos son secuenciales. es decir.1. ya que no son de aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. 36 . Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina. Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan. 2.-CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO. 2. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada área. ante el departamento de proveeduría ésta.

están relacionados con las funciones principales que atienden los órganos dentro de la empresa Como ejemplo pudiéramos señalar: Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios. Son aquellos procedimientos que sirven de base. Procedimiento adjetivo. Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. A. Procedimiento: Enlatado de los alimentos. Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten.4. Procedimiento: Preparación de los alimentos. 2. se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización. 4. Por su relación con los objetivos Organizacionales: 1.. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido. Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo. flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS. 5. facilitando así su aplicación continua y sistemática. por su relación con los objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta. tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes: 1. Procedimiento: Etiquetado. 8. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organización. auxiliar o interno. Procedimiento: Exportación de enlatados. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad. 9. 6. 2. 3. 4. Procedimiento: Venta a crédito. 7. Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar. 37 . contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan. se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa. No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular. Procedimientos sustantivos o de línea. 5.

3) Procedimientos intersectoriales. -Procedimiento: Elaboración de nóminas. podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo: Procedimiento: Selección de personal. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organización. pero luego debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y luego éste lo remite nuevamente a la institución. Por su recorrido. 1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemática.T. Ejemplo: -Procedimiento: Solicitud de suministro. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias. (Instituto Universitario de Tecnología) la Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a la 38 . B. Ejemplo: Elaboración del presupuesto del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnología) en este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada. Procedimiento: Orden de compra. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.U. 1. -Procedimiento: Enlatado de alimentos.Siguiendo con el ejemplo anterior. Procedimientos sectoriales. Ejemplo: Contratación de profesores del I.

tomando como base el código de la Dependencia. que deben incluirse en la descripción de un Procedimiento Administrativo. 6. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. Tono formal. Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la intención es brindar información clara y precisa. posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes señaladas. 2. 5. de tal manera que permita al lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en el manual. mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones. 3. 5.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. 39 . 5. Por lo tanto. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional). 3. 6. Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción. para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste. Utilizar únicamente terminología técnica imprescindible. Evitar ambigüedades. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento.Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación.. Emplear frases claras y cortas. 4. 9. 2. éste lo remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Educación. que cada procedimiento varia dependiendo de las características del mismo así como de las necesidades de información de la Institución y el estilo de los analistas. 4. al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar las siguientes recomendaciones. A continuación se presenta la relación de datos. Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional).. 1. (opcional). 7. así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa. 1. para lo cual es necesario tener claro. Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.REDACTAR UN PROCEDIMIENTO. Código: Es el número asignado al Procedimiento. (opcional). 8. Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento. Uniformidad en el estilo.

archiva la solicitud y comunica a la Sección Almacenes la causa. Todos ellos tienen como denominador común el análisis de los siguientes elementos: Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos. consulta el registro de proveedores para determinar quiénes están en condiciones de Suministro. A continuación se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la parte relativa a Reposición de bienes de cambio. 1. 3. considerar si se esta describiendo un procedimiento interno de un departamento. 40 .DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente. UNIDADES RESPONSABLES. con claridad y precisión las operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos administrativos. Departamento de Compras. Existen distintos tipos de diagramación administrativa.Controla la existencia de mercancía a través de la ficha de stock. 5. o por una sección o departamento. en el caso que nos ocupa. ya que en éstos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con éxito los objetivos propuestos. 7.-Recibe y analiza la solicitud y la aprueba.-Si la rechaza.. prepara una solicitud de compra en dos ejemplares.-Si la Solicitud es aprobada.Redactar.. Si está cerca del punto de pedido. En consecuencia se recomienda como referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guión teatral.-Envía el original a compras y archiva el duplicado. implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera exitosa la elaboración del manual. 4. Sección Almacenes ACCIONES. 2. si el proceso tiene lugar entre varios.

es relativamente fácil conseguir una visión de conjunto del procedimiento representado. Los documentos utilizados o producidos. En base a la información recolectada.Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización. Tome nota de la descripción efectuada por el trabajador de la institución? 6. Los tiempos de trabajo empleados en cada operación. verificar en la práctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las anomalías que se produzcan. ¿Cuál es la diferencia entre Norma y Procedimiento? Cuales son las características que deben tener los Procedimientos? Como se clasifican los procedimientos según su relación con los objetivos? Visite una organización publica o privada y solicite a un trabajador o directivo que le describa verbalmente algún procedimiento o servicio que se ejecute en la institución? 5. 4. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. en su mayoría sencillos de entender. 3. Los símbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos: Símbolos abstractos Símbolos figurativos. horas o minutos. efectué la descripción del procedimiento administrativo 41 . Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación. Mediante la utilización de símbolos. expresados en días. 2.

Aplicar correctamente las pautas técnicas recomendadas para la elaboración de un flujograma. o o o o o Definir con claridad que es un flujograma. Conocer la simbología mas utilizada en la elaboración de un flujograma. Características de los flujogramas. Tipos de flujogramas. CONTENIDOS o o o o o o 42 Definición Características De Los Flujogramas Tipos De Flujogramas Simbología De Los Flujogramas Diseño Y Elaboración De Flujogramas Recomendaciones Para El Uso Y Aplicación De Los Flujogramas .UNIDAD V FLUJOGRAMAS OBJETIVOS ESPECIFICOS.

de preferencia en una sola. un formulario. CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. Según su formato o propósito. movimientos o relaciones . El Flujograma o Diagrama de Flujo. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación.997) Según Chiavenato Idalberto. el itinerario de las personas. puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones. 1. En consecuencia un Flujograma es la representación gráfica de hechos.993. Según Chiavenato. personas o recursos. es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. 43 . materiales. 1. las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. que bien puede ser una actividad. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método. (1.995). ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada. la distancia recorrida e tiempo empleado etc.997: 1. también se conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas. son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos. los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lógica y consistente. por medio de símbolos. El Flujograma o Diagrama de Flujo. por tanto dejan de ser prácticos. Guillermo. Idalberto. Según Gómez Rondón Francisco. los flujogramas constituyen un instrumento de suma importancia en toda organización y departamento. Año 1. así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones. Año 1. Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas. desplazamiento o curso de todo tipo.-DEFINICION El Flujograma o Fluxograma. (1. (Gómez C. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión. es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. constituye además un elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensión de la dinamita organizacional y la simplificación del trabajo.993). un informe. las formas. situaciones. estos gráficos ilustran la sucesión de operaciones que implican movimiento. 2. estableciendo su secuencia cronológica.Las organizaciones precisan recursos técnicos que les permitan ubicar mediante un diagrama y mapas de proceso.

b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. Según Gómez Rondón. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. Francisco. se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados. Registra no solo en línea vertical. va de izquierda a derecha. 4. Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas.997: Según su forma: a. De comprensión e interpretación. 3. va de arriba hacia abajo. Guillermo. en cierta forma. d. Dar las bases para escribir un informe claro y lógico. De diagramación. TIPOS DE FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. Año 1.995: 1. 6. 3. permite simplificar su comprensión. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto. aun para personas no familiarizadas. De destino. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. permite la correcta identificación de actividades. disminuye la complejidad y accesibilidad. lo que facilita su comprensión. 2. con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. De simbología. 3. permite facilitar su empleo.2. El primero de los flujogramas 44 . 3. Un diagrama es comparable. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. sino también horizontal. 5.993: 1. c. Según Chiavenato. repetitivas y confusas en su interpretación. Año 1. distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. 2. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. Año 1. De uso. De interacción. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria. Idalberto. según su propósito. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento. permite el acercamiento y coordinación.

Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores. por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. señalando el espacio por el que se desplaza. Se usa el formato arquitectónico. Se usa el formato vertical. Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos. Cuando el dato es importante. Las formas pueden representarse por símbolos. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica. f. En la columnas verticales están los símbolos o 45 . Según Chiavenato. Idalberto. por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. expresa el tiempo empleado en el recorrido. Año 1. Se usa el formato horizontal. Se usa el formato vertical. desde que se origina hasta que se archiva. métodos y análisis (qué se hace. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él. d. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento. Se usa formato vertical. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. se sigue su curso al proceso de progresión horizontal. la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado. c. cómo se hace. e. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. mientras que los últimos son fundamentalmente representativos. cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.es eminentemente descriptivo. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. a través de los diversos puestos y departamentos. Por su propósito: a. sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. b.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo a. para qué se hace).

transporte. el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido. conexiones. ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo. correspondiendo a cada puesto o unidad una columna d. o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan 46 . formas. esta lo hace de manera horizontal. este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical. c. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores. etc. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda b. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior.convencionales ( de operación. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente c. Según Gómez Rondón. b. Por su formato: a. que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas. Francisco. y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico. para indicar entradas. De formato tabular: También conocido como de formato columnas o panorámico. materiales. archivado. decisiones. Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas. es decir. los funcionarios involucrados en la rutina. (1. operaciones.995) existe una clasificación que considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo Por su presentación: a. control. al revés de la secuencia que se traslada verticalmente. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión. b. El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. espera y archivo). cada cual con su significado y encadenados entre sí. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas. en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones..

g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos. Puede ser una forma. así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software. o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen. f. 1. un listado. 5. notas explicatorios. 3. la persona que las realiza y la manera de hacerlas. siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada. 47 . estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente. 2. o bien cuando interese unir informaciones aisladas. una ficha. Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes. b. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace. aclaración. forma o disposición de la información. Siempre que un documento tenga varias copias. etc. ya sea en el valor.997: 1.. d. Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar. 4. Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada). Año 1. 2. se trazará indistintamente una línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota. Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera. 4. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones. c. como la mención de que la información ya ha sido procesada. aclaraciones. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona. h. SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética). y cómo hacer cada operación. Anotación. Guillermo. etc.Por su propósito: a. sino para qué sirven. un control. De método: Muestra la secuencia de operaciones. Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio. e. Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado. 3.

cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes: Según Chiavenato. o de un objeto cualquiera en un almacén. se aumenta o se sustrae algo. 3. Francisco. Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Una operación se realiza cuando se crea. Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo. según sea su flujo. Según Gómez Rondón. material y equipo de un lugar a otro.4. 5. bien. 2. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso. Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar. Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes. Ejemplo: verificación de una firma. Idalberto 1. o para indicar los principios de alternativas. El cuadrado significa una inspección o control. 48 . La letra D. O 1. 3. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos). 1. ya sea de cantidad o de realidad. método o procedimiento. Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos. 4. Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes: 3. distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar. que nada más varían en su inicio o su final. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados. significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). 2.993: 1. mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro. 2. Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos. El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada. ya sea por congestionamiento. Ocurre cuando un objeto. representa una demora o retraso. Ejemplo: emisión de un documento. se altera. El circulo. o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Año 1. Operación: Indica las principales fases del proceso. cuando se recibe información de varias fuentes o condensa en una sola: 2.995: 1.

Inicio o término. REPRESENTA SIMBOLO 5. Guillermo. se utilice. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente. Año 1. Describe las funciones que desempe n las personas involucradas en el procedimiento. en la que contin el diagrama de flujo. Documento. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 49 . Actividad. se genere o salga del procedimiento. Representa un documento en general que entre. Según Gómez Cejas.SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación administrativa) Conector. Indica el principio o el fin del flujo. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Decisión o alternativa. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. DISEÑO Y ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS. Archivo. además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. puede ser acción o lugar. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.997: Convención para trazar los diagramas: a. Conector de página.

se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno. c. pero no unidos. b. Número de personas o puestos involucrados. es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos. d. indicando los puntos iniciales y finales. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. Cuando se transportan dos o más papeles. 5. que van unidos. y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes. 50 . esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. ya sea con grapa o broche o en sobre. Número de pasos. Sin embargo como lo principal es la claridad. Nombre del proceso. Nombre de la persona que preparó el diagrama. f. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. k. j. 3. Cuando se muevan juntos. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.1. 2. Cada vez que se crea una forma. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. h. l. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. 4. e. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. i. Representar las formas o documentos. de arriba hacia abajo. El movimiento se presenta por una sola línea. g. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. Se coloca un número en la esquina superior derecha. el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan.

secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. Presentación de las formas en el diagrama: a. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. Las formas con copias deben representarse como sigue. uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. Idalberto. 51 . El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos. Toda forma debe demostrar cual fue su origen. b. rectas y angulares. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. d. e. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma. dotadas de flechas en sus extremos terminales. b. n. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato. d. f. Año 1. imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente.993: Se rige por una serie de símbolos. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida. f. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. c. temporalmente o retenido por algunos días ("D"). Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. e. horas ("O") o minutos (´). Según Chiavenato. mediante la escritura del verbo que identifica la acción. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. c. se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen. g.m. normas y pautas convencionales entre las cuales tenemos: a. indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.

6.h. la flecha (de revisión. Es decir. pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas 2. h. Según Gómez Rondón. c. g. e. deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha. según se sabe. se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo. utilizar conectores para reducir su número. los flujogramas en ocasiones presentan varias líneas que se cruzan sin tener relación. i. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos. d. 5. sin emplear plantillas. Debe realizarse de forma limpia y ordenada. de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles. Escribir en los símbolos. 6.. pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida. o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice. Francisco. b. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página. Año 1. en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue. i. f. 4. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo. Reunir los flujos de entrada. identificar los subsistemas que. usando el menor número posible de palabras. Al igual que los organigramas. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico.995: El analista experto adoptará su propio método al momento de elaborar un flujogramas o diagrama de flujo. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla. debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos. realizarlas al principio en forma de borrador. ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE. cuando existen una gran cantidad de conectores.RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE LOS FLUJOGRAMAS 1. el autor y el número de páginas. es importante considerar entre otras las siguientes pautas: a. procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades administrativas. es conveniente adicionar un color al símbolo. 3. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Evitar usar siglas. la gráfica. lo mismo se harán con las líneas que salen. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo. si la hay). en este caso se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. 52 . Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto.

53 . ¿Qué es un flujograma? 2.i. Todo flujograma expone información básica sobre tres aspectos ¿Cuáles son estos tres aspectos? 4. ¿Cuales son los requisitos que debe reunir un flujograma? iii. i. Considerando las pautas señaladas en esta unidad seleccione un procedimiento y diseñe el flujograma correspondiente. Valorar la importancia del empleo de formas en una organización. UNIDAD VI FORMULARIOS OBJETIVOS ESPECIFICOS.

ii. iv. Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las formas en una ventaja competitiva para una organización. se emplean formularios. dentro y fuera del área de trabajo. demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado. Conocer los aspectos metodológicos para manejar efectivamente las formas. se puede llegar a producir un 54 . Sistema De Control De Formularios Actualmente. Control De Formularios iii. éstos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y transmitir información que es de suma importancia en la realización efectiva de los actos de cada unos de los miembros de la organización. Los formularios son instrumentos de trabajo. CONTENIDOS i. iii. en la mayoría de las tareas realizadas por el hombre. Conocer los criterios técnicos para analizar diseñar y controlar formas. Definición • • Objetivo Diseño Del Formulario • Consideraciones Para La Elaboración Del Formulario ii. la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos. Por otra parte. ocasionando confusiones. por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da.

. el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. por ello. diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sistematización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman. siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño. y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario 55 . epígrafes. según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. sintetizar y relacionar información y por ultimo.OBJETIVO: • • Llenar las necesidades que las oficinas demandan. puede acompañarse de un instructivo. ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. 3. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo. son aquellos medios para alcanzar un fin. diseño y post-diseño.mejoramiento notable. texto. imprimir uniformidad en los procedimientos. así como su procesamiento y circulación. impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión. Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente. dar valor legal a determinadas transacciones. tomando en cuenta tanto la creación. el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Representan un vehiculo de transmisión de datos e información organizacional sencillo. impresión y almacenamiento de los formularios.DEFINICION. Objetivos específicos. Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.. Es todo papel que contenga información.2. Fases para el diseño. . claro y funcional. Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable. 1. el análisis.

se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. diseño y post-diseño. procedimiento en el que se utilizara. ¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso? ¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo? ¿Son necesarias todas las copias previstas? ¿Es lógica la secuencia de los datos? ¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo? ¿Esta autorizado el diseño del formulario? ¿Cuál es el departamento origen? ¿Cuál es la finalidad del formulario? ¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad? ¿Es necesario un subtitulo? ¿Está la cantidad a imprimir. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. tipo de información que contendrá. Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? ¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor? ¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario? ¿Debe tener el formulario un número de serie? ¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro? ¿Puede afectar de alguna forma previsible. la aparición de este formulario a los ya existentes? Fase del diseño: Preparación de una forma según su objeto. origen. numero de copias.El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo. siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño. 56 . método de llenado. usuarios y resultados esperados.

se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario. Una vez realizado el diseño. En impresora de equipo de cómputo: las formas son creadas en la computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos.Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado: Manual: requiere espacios adecuados para que la información quede suficientemente clara y se eviten errores de interpretación. Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes preguntas. donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas: ¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria? ¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico? ¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable? 57 . se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. dar especificaciones adicionales para el impresor. para poder pasar a la próxima fase: ¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario? ¿Se encuentra en una posición adecuada? ¿Los datos fijos se comprenden fácilmente? ¿El lenguaje es claro? ¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren? ¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente? ¿Las líneas son las adecuadas? ¿Se han aplicado las líneas adecuadamente? ¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas? ¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo? ¿Se identifican todas las copias del formulario? ¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico? Posterior a esto. aunque no exista una estandarización. Si es necesario. A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir.

Medio de obtención . Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. de ser el caso. dirección de datos.Tiempo estimado Características de impresión: .¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales? ¿Se han especificado correctamente los márgenes? ¿Los títulos. al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. peso y color del papel. números y colores facilitan el seguimiento. despacho y manejo del formulario? ¿Viene el formulario identificado con un número impreso? ¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento? ¿Se usan casillas "A" y "Desde"? Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma. tipos de impresión por una o ambas caras. color de tinta. color de la tinta.Numero de copias . Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo.Titulo del formulario . El instructivo esta divido en: . márgenes.Tinta. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo. fecha de entrega e impresión continua.Objetivos (razón de la situación) .Generalidades . numero de ejemplares.Modo de llenado (maquina o a mano) . perforaciones.Papel (color. para el archivo. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. 58 . papel carbón total o parcial. marca y base del original y copias) . numeración.

Encolados . sujetas con tornillo u otro .Indicar si lleva perforaciones. Linotipo: Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión.Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) . la cual imprime por medio de una prensa..Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco. disketes o cintas.Indicar lado .Márgenes (lado y ancho para archivar) .Juego (desglosables o sueltos) . A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación. Fotograbado: Se utiliza la fotografía. Computadora: Implica el desarrollo de programas específicos o el uso de software especializado. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones. Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina.Lomo abierto o cubierto . 4. Rotograbado: Es análoga al fotograbado. 5. pero para el grabado se emplean rodillos de cobre.. • • • • • • • Offset. Mimeógrafo: Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina. A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica.Tapas de papel o cartulina. mediante la normalización del flujo de papeles. resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. a partir del original se hace un negativo. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. 59 .-CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO. . impresora o a mano.SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS. Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana.

Consideraciones generales de los sistemas de control. preparar carpetas para archivar las muestras. facturar. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Eliminar formularios innecesarios y evitar su creación. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios. registrar. Nivel de organización. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. instruir. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Para las necesidades de nuestras empresas. consolidar formularios que se complementen. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. y el número de índice funcional que le corresponde. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. Debe existir relación entre el control y. notificar. ¿Que importancia tiene para una organización el uso adecuado de los formularios? 60 . El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. los sistemas y procedimientos. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. así como las subdivisiones de esos temas. necesaria para la revisión. agrupar por función. Control de formularios. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. reportar y requerir. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. y codificar por temas. coordinación y mejora de la instalación de los formularios. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. el tema principal de la forma y el tema secundario. codificar por función.

¿Ubique en su comunidad una organización pública o privada y aplique todas las interrogante previstas en el diseño de formularios? UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOS o o o o o o Definir que es un Manual Administrativo. Entender en que medida los manuales administrativos fortalecen la comunicación y la coordinación en una organización. 61 .2. Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. los recursos que se les asignan. en materia de funciones. de procedimientos y de calidad para una organización. son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras. En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulación. Elaborar un Manual Administrativo. Emplear adecuadamente las normas generales para la elaboración de Manuales Administrativos. Establecer diferencias entre los Manuales Administrativos más conocidos. el volumen de sus operaciones. servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional. CONTENIDOS o o o o o Definición Ventajas Y Desventajas Clasificación De Los Manuales Administrativos . sino aportar elementos de juicio útiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos. Valorar la importancia que tienen los manuales de organización.Tipos De Manuales Procedimiento General Para Elaborar Manuales. tienen por objeto señalar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de él. la demanda de productos. tareas. ¿En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una organización? 3. ¿Qué aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario? 4.

procedimientos.Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.) como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 62 . estructura. comunicaciones.” 2.. ya que el conocimiento que todos tengan de este.. autoridad. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos Definirlos como un cuerpo sistemático. Según Franklin F (2004) “Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes..Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 6.clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución..La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo. contribuye con una buena comunicación entre todos los miembros de la organización. que contiene: La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organización Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas. 2. son fundamentalmente un instrumento de comunicación. objetivos.responsabilidades. políticas. e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa. 3. elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir. Ventajas de la disposición y Uso de Manuales 1. sistemas. 5.. Deben distribuirse completos a todos los jefes.-Ventajas.. 4. legislación. elementos de calidad etc. en consecuencia.Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización.

D. 3. 8. 3...Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y.-CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. 11.Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde. por lo tanto.Economizan tiempo.. la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.Manual del empleado.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados. entre ellos tenemos A. 1..Manual de Organización. Desventajas.No incorporan los elementos propios de la organización informal. a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.. 4..Manual de procedimientos y normas. E.Manual de Propósito múltiple. y la forma en que las mismas se desarrollan...Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual. Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de manuales de aplicación. 12. 10. ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.Permiten la determinación de los estándares más efectivos. B.. 5. dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad..7.Existe un costo en su redacción y confección que..Manual del especialista. 2.. al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas. F.Exigen una permanente actualización.Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles. C. la que evidentemente existe pero no es reconocida en :lo manuales.. evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. indudablemente..Manual de Políticas. debe afrontarse. 63 ..Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9.

crecimiento. logros. por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados. compras. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. administración y posición actual. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades. no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico. 64 . Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. A continuación se agrega otra clasificación: POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual. ventas. dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre la organización: sus comienzos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. abarca una variedad de materias. personal. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. en tanto constituyen un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas En las organizaciones en que no se utilizan manuales. y las relaciones. etc. finanzas. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización. Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción. funciones.

Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. es tan reconocida. manejo de registros. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. los manuales se aceptan y usan ampliamente. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". En organismos pequeños. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar 65 .Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. consiste en definir el alcance de compras. controles. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito. operaciones internas del personal. control y cobro de las operaciones. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. etc. protección de bienes y suministro de información financiera. el de "historia y organización". un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. control de la elaboración de información financiera. que en las operaciones de fabricación. control de producción). Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. inspección. debiéndose separar en secciones POR SU FUNCION ESPECÍFICA Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa.). Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. descripción del sistema contable. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. definir la función de comprar. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. entre otros. ingeniería industrial. procedimientos. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales.

uso de servicios. prestaciones. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". administración de personal. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y Comenzaría con el primer paso activo del proceso. ESPECIFICO: 66 . las labores. estas políticas generales establecen líneas de guía. a fin de uniformar la forma de operar. lineamientos para el manejo de conflictos personales. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación. para toda la empresa. contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. políticas de personal. capacitación. pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. entre otros. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su señal".las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto. por ejemplo. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. los procesos y las rutinas de un puesto en particular. dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo.

prestaciones. dentro de la institución. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal. 4. delimitando la b. y los de calidad porque consignan el sistema que una organización debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios. pero de un área especifica de la organización. los de procedimientos porque traducen en forma operativa las funciones. funciones. porque sientan las bases estructurales de funcionamiento. relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución. 4.1.-TIPOS DE MANUALES. los más representativos por su uso y bondades son los de organización.1 MANUAL DE ORGANIZACION Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones.1-OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN a. etc. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos.Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área específica (personal). Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. Aunque todos los manuales son útiles para la organización. permisos. ubicación dentro de la estructura general de la empresa. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. en consecuencia a continuación se explicaran detalladamente cada uno de ellos. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. pago a proveedores. 67 . 4. responsabilidad y de coordinación). tales como: contratación. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas". Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos. promociones. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones. naturaleza y amplitud del trabajo. etc. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica. d. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. c. de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad. por ejemplo: ingresos a caja. Así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.

BASE LEGAL Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos. ALCANCE Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual.2-ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN TITULO I GENERALIDADES 1.1. 4. 3. Funciones Básicas Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende Responsabilidad Características y Especificaciones de la Posición. como parte integrante de la organización institucional. APROBACIÓN Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual. 68 .e. 4. en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa. FINALIDAD DEL MANUAL Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el Manual. Describe la Organización Formal de la Empresa asignando: • • • • • • Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización. TITULO II DEL DISEÑO ORGÁNICO FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano. 2.

en orden decreciente. observando el siguiente esquema: Denominación del cargo 69 . ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa. y ● De descentralización RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS Precisar niveles de Autoridad. desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo: ● De Alta Dirección ● De Dirección ● De consulta ● De Línea ● De Apoyo ● De Asesoría. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS Consignar la relación de cargos. precisando su nomenclatura. estructural y clasificada. ● De Control.ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución. TITULO III DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales del órgano FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS Determinar las funciones específicas de los cargos. Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación.

Descripción de los Procedimientos.2. que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Cursogramas o diagramas de Procedimiento. Vigencia. Además. Circuito o Flujograma: representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Nº de Procedimiento.-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Glosario Índice Temático. 70 . organismos de control. Áreas afectadas y Analista Actuante. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. proveedores. regula la participación de los distintos sectores de una organización.)” Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas (IRAM: 34503) Grupos de Símbolos para la representación gráfica (IRAM 34501). así como también de entes externos (usuarios. etc. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.- Naturaleza del cargo (función resumen) Funciones específicas del cargo Línea de dependencia de los cargo Grado de responsabilidad Canales de coordinación Requisitos mínimos de los cargos ** Conocimiento y/o Instrucción ** Experiencia laboral 5. “El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico. Para Silvia R. Objetivos y Alcance Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización. La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: Carátula de Presentación: indicando Tema.

Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. 4. Numero de páginas. 8. Introducción. En él se describen la política de calidad de la empresa. revisión y autorización.3. 11. Índice O Contenido. 7. filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización. Reemplazo y Revisión. la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes: Identificación 1. 10. Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. 9. 5. Área responsable de manejar el procedimiento. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma. Logotipo de la organización. 12. 2. 5. Nivel de revisión y/o aplicación.Fecha de Emisión. En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que constituye el cuerpo del documento. Alcance. Numero de procedimientos. Nombre del manual. Nombre de la organización. Se expone la situación. Lugar y fecha de elaboración.-MANUAL DE CALIDAD. Objetivos generales 71 . la estructura organizacional. 3. 6. Unidades responsables de su elaboración. Vigencia. Titulo del procedimiento. Fecha de revisión.

5. Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización. 1. giro. pueden variar de una organización a otra. área de aplicación y número consecutivo. Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad. Responsabilidades. Documentos y referencias aplicables. El desarrollo del capital humano Estructura organizacional. tanto por su calidad técnica como por el efecto de generalidad que se 72 . Lista de distribución Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual.PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS. 2. 5. tamaño etc. No obstante. Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un manual de procedimientos administrativos. Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización.. El liderazgo en el mercado. su naturaleza. 4. La mejora de los procesos. rentabilidad. según la norma de aplicación. Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones. Conceptos de carácter técnico. relacionado con los procedimientos del manual de calidad.Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de. Definiciones. adecuada atención a los clientes. resulta sumamente conveniente. 3. Apéndice para la codificación de procedimientos Clasificación de los procedimientos de una organización según el apartado de la norma de calidad.

es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento. También sintetiza cómo se utilizará el manual. los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual. Políticas y normas de operación Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos. número de identificación del o de los procedimientos señalados. responsables de su elaboración. D. tomar como parámetro base lo establecido en la Norma IRAM 34. La norma comprende los siguientes aspectos: Marco Introductorio A.551. Índice Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual. F. Identificación En este apartado se incluyen los siguientes datos: • • • • • • nombre oficial de la dependencia. lugar y fecha de elaboración. que se ocupa del contenido y presentación de los manuales de procedimientos administrativos. Alcance del procedimiento Este apartado debe contener la explicación de las áreas. 73 . en forma clara y precisa. Introducción Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.logra con su uso. Suele incluir un mensaje del titular del organismo. E. B. y Cantidad de ejemplares impresos. a quién va dirigido y cuándo se utilizará. Objetivos del procedimiento En este punto deben explicarse. en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. C. nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual.

equipos de comunicaciones y/o procesamiento. se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos.G. medios a utilizar: archivos. Archivos utilizados. y actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones. actualizaciones. debe incluir: • • • • • información a contener. método de búsqueda de la información contenida. decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible aplicación. Cursogramas Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas. codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados. información requerida. teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. y controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados. responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso. modificaciones. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos: Tareas y decisiones involucradas que debe incluir: • • • • • • momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso. Instrucciones para el uso del manual En esta sección. 74 . por qué medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado. La sección debe incluir los siguientes puntos: • • • estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual. Cuerpo Principal Normas de trámite En este punto. y responsable de la custodia y mantenimiento actualizado. quiénes pueden efectuarlas. método de clasificación de la información contenida. período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo. se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo. formularios.

Además.. Organizados en grupos. Instructivos. 5. etc. listados. Funciones asignadas. g..Explique qué utilidad tiene el Manual para una Organización 2. Normas. se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario.-Seleccione en su comunidad una organización pública o privada. d. Anexos varios Este apartado podrá contener tablas.-Enumere en forma secuencial las fases que comprende la elaboración de un Manual Administrativo 4. los participantes con ayuda del material investigaran y discutirán aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar en forma escrita un trabajo que contenga las siguientes actividades. sus diseños y especificaciones. con la cual esté familiarizado y proceda a recolectar información relacionada con: a. c. la cantidad de copias. 1. Funciones.-Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere: Estructura. el manual debe incluir modelos de llenado. gráficos.¿Cuales son los fines que persiguen los manuales? 3. el tratamiento y la distribución prevista para cada copia. formularios. cuadros.-Ordene y clasifique la información recabada. Estructura. b. Normas y Procedimientos. 6. Procedimientos. 75 . Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación. e. ejemplares de los formularios.Formularios Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan. pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar. el momento en que deben ser emitidos. ejemplos de aplicación de los procedimientos descriptos en el manual. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. f. Objetivos Naturaleza de la función que ejecuta. planillas.

Unidad VIII Metodología de simplificación del trabajo OBJETIVOS o o Analizar la secuencia lógica y sistemática de los pasos a seguir en la elaboración de trabajos de organización y sistemas. con muy buen criterio. y analizarlos a través de graficas. cambiar lugares. para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los proyectos a estudiar. adicionalmente se hace necesario conocer el número de unidades. cuándo. sabrán determinar que cosas deben omitirse y a cuales debe dársele especial importancia. hayan establecido y aplicado con sus propias líneas de actuación y por consiguiente ellos. Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en trabajos técnicos de nacionalización de estructura y procedimientos. la distribución etc. Se necesita entonces poseer un conocimiento de las técnicas y este conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados afectados por la medidas de simplificación y mejoramiento. quién y cómo. 76 . y las conductas inmediatas a seguir están vinculadas con eliminar. combinar. dentro del ámbito de la metodología que se desarrolla. todo con el objeto de hacer mejoras. en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio. al final nuestra capacidad para conseguir un resultado efectivo. estimando. el elemento tiempo. dónde. cambiar secuencias. Evaluación Y Control El concepto de simplificación del trabajo no es más que aplicar el sentido común. los factores básicos con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por que?. cambiar personas. Aplicar correctamente los pasos de la metodología para la simplificación del trabajo en una situación dada CONTENIDO o o o o o o Planteamiento Del Problema Recolección De Los Datos Análisis De Los Datos Formulación De Recomendaciones Implantación Seguimiento.

etc. visualizar el alcance. su naturaleza y como se manifiesta dentro de la organización. financieros. política. sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua. tecnológicos. lo que permite la disminución de costos. Objetivo del estudio. proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la superación personal sea más fácil. por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trámite o procedimiento. los resultados que se espera. teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo generan. el potencial humano requerido y otros recursos. Alcance. -Identificar el problema. o por el contrario si es toda la organización. si están incidiendo factores internos como (recursos humanos. Definir el problema. las acciones a desarrollar. servicios etc. En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema. en tal sentido. d. especificando (estructura. Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organización mediante la investigación del problema. Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases: 1. social del país etc. situación económica.). Profundidad. c. menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa. Indicar a que nivel llegara el estudio.) o externos como (medio ambiente. e. Precisar en que consiste el problema. Señalar que unidades estarán involucradas en el estudio.) 77 . Identificar el problema. se hacen necesarios: a. procedimientos. presupone el mejor método de trabajo" el más fácil. materiales. sea cual fuere su naturaleza. b.Esta metodología no es más que el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. Toda organización requiere establecer niveles de productividad vinculados con la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas.

dependiendo de las variables o elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener. f. c. Organización y responsabilidad de la unidad objeto de estudio. costos y patrones de rendimiento adaptados. a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución y verificar como puede ser mejorado. RECOLECCION DE DATOS. frecuencia. . diagramas de flujo entre otros. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la unidad. Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la investigación desde el punto de vista humano. cuadros de distribución del trabajo. la entrevista. planes y programas de trabajo. diagramas de recorrido. Aquí deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.f. estos serán obtenidos a través de instrumentos como el cuestionario. d. g. Estadísticas sobre volumen de trabajo. 3. e. tiempo consumido en la ejecución de operaciones. para esto se recomienda: • 78 Relacionar los objetivos de la institución y de los procedimientos. En relación a la situación actual de la organización se recomienda se obtengan datos relacionados a: a. ANÁLISIS DE LOS DATOS. Los datos recopilados deben ser completos. y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia lógica. Recursos. En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se esta haciendo es correcto y necesario. Relación o contactos con otras unidades. haciendo uso de herramientas como el organigrama. gráficos de distribución de espacios. la observación directa y la investigación documental. Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crítico de la situación actual del mismo. correctos y pertinentes. g. Actividades. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las demás unidades. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente. posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma escrita para su análisis. b. Ambientación material. En relación a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades para atender los aspectos potencialmente racionalízables. material y de tiempo. 2. teniendo en cuenta las limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada dependencia.

En este proceso de análisis se sugiere algunas interrogantes básicas que pudieran emplearse. el volumen de demanda y la duración de las etapas del trabajo. Sistema de trámite documentario que se utiliza.• • • • • • Relacionar factores. Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento. Composición de la estructura organiza. especialmente niveles de decisión. tales como el personal que participa en la tarea. INTERROGANTES PARA EL ANÁLISIS CRÍTICO Propósito ¿Qué se hace? Lugar ¿Dónde se hace? Sucesión ¿Cuándo se hace? Persona ¿Quién lo hace? Cantidad ¿Qué cantidad de trabajo realiza? ¿Por qué lo ¿Por qué se ¿Qué hace esa hace de ese constante es persona? modo? el trabajo? ¿Qué otra ¿De que ¿Cuáles son persona otro modo las tareas podría podría que hacerlo? hacerse? absorben mayor tiempo ¿Quién ¿Cómo ¿Cuánto debería debería cuesta? hacerlo? hacerse? ¿Cómo se ¿Cuánto se esta necesita? realizando? Medios ¿Cómo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Por qué se ¿Por qué se hace allí? hace entonces? ¿Qué otra ¿En que otro ¿Cuándo cosa podría lugar podría podría hacerse? hacerse? hacerse? ¿Qué deberá hacerse? ¿Dónde debería hacerse? ¿Cuándo debería hacerse o realizarse? ¿Qué tiempo ¿Qué es lo tomará que hace? realizarlo? ¿Cuáles son los pasos? ¿Están comprendidos todos? ¿Por qué es necesario este paso? ¿Dónde debería realizarse este 79 . simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios. Necesidad y uso de los requisitos exigidos. Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institución. para determinar si existe la necesidad de cambiar.

operaciones y pasos del sistema o procedimiento. eliminación de tareas y movimientos inútiles. fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo de formularios. Para el efecto se debe tener presente lo siguiente: a. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución. registros o informes. especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o procedimientos racionalizados. de las funciones. e. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento. Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes aspectos: a. un cuerpo principal que 80 . eliminación de equipos obsoletos. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad. f. a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo. c. de coordinación. Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones. i. de los sistemas de comunicaciones. Combinación del orden de los procesos. Revisar los dispositivos legales vigentes. es conveniente que la estructura del informe contenga: introducción. y operaciones que puedan motivar la modificación de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de trabajo. Eliminación de pasos. FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES. h. se deben formular alternativos de solución al problema en estudio. No perder de vista el objetivo del estudio. de tal manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y oportunas. disminución de la carga de trabajo de cada puesto. e. Poner en practica el conocimiento.paso? 4. así como el de toma de decisiones. estas deben ser recogidas en un informe que contenga. en la normativa o producto del aumento en la planta. Tratar al problema en forma integral. g. Simplificación de los métodos de trabajo. Incorporación de nuevos procesos. b. Codificación de los procesos. iniciativas y experiencias obtenidas con la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen. Etc. de la estructura orgánica. d. c. Luego de culminar la etapa de análisis de datos. d. la argumentación necesaria que fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican. b. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema. siempre y cuando se justifique a través de la estructura orgánica.

consiste en la operación simultanea por un periodo determinado.-SEGUIMIENTO. conviene sea la oficina de organización y sistemas a través de sus técnicos. 5. e implementarlas procurando no generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase solo hasta que se haya consolidado suficientemente la anterior. esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear grandes problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o procedimiento vaya asentándose hasta lograr que funcione normalmente antes de que se suspendan las operaciones del sistema anterior. Otro método es el de proyecto piloto. también se hará necesario evaluar los recursos materiales que previamente se estimaron necesarios.Tenemos también el método de implementación en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran envergadura. operaciones o un numero excesivo de unidades administrativas. asimismo. Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial humano para su capacitación en función de que realice de manera correcta y adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o procedimiento. manuales y documentos utilizados por trabajadores y usuarios. argumentos y justificaciones. mobiliario y equipos. Finalmente tenemos también el método de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o procedimiento o pequeñas fases del mismo. 6. EVALUACION Y CONTROL. fijar el tiempo y la fecha en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades. Será necesario fijar el método de implementación entre los cuales tenemos: método instantáneo recomendado cuando el sistema o procedimiento diseñado es relativamente sencillo y no involucra un gran numero de procesos. considerando la necesidad de recurso humano y material. planos de las instalaciones. 81 . Se deben definir las actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realización. Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables de la ejecución del programa en su totalidad. formularios. se indica cuando puede realizarse un ensayo en solo una parte de la organización introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se requiere que exista un ambiente uniforme dentro de la organización para luego hacer la transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de las desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para una parte de la institución lo sea para otra. Cuando se inicie la implementación será necesario enviar comunicaciones con el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores.especifique hechos. conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apéndices. contando con la participación de las unidades involucradas. IMPLANTACIÓN Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior para solucionar el problema que origino el estudio. las responsables de implementar los cambios.

Por problema administrativo. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. ¿En que consiste el planteamiento del problema?¿Que aspectos es necesario considerar en la fase de recopilación de datos cuando se inicia un estudio? 3. ¿Cuáles son los métodos de implementación mas usados? 6. Los Teques. 1993. 1. Directorio de FUNDACA 1992-1994. La experiencia recomienda hacer una revisión periódica de los sistemas y procedimientos. para realizar la comprobación de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas o procedimientos administrativos. que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los mismos.año 2004 Reinosa Eduardo Organización y Sistemas: Sus principales técnicas. comente con sus compañeros? 2. Editorial Mc Graw Gil . ¿Qué entiende ud. ¿En que consiste la formulación de recomendaciones? 5. ¿Cuál será el producto del análisis de los datos recopilados? 4. ¿En que consiste el seguimiento? BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA Enrique B. cuestión que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la organización en su conjunto. Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y procedimientos diseñados por los órganos centrales de control. Organización de empresas. en la fase de evaluación comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas convenientemente. y el objeto es garantizar y asegurarse de que se están aplicando de acuerdo a los estudios realizados. Ramón Melinkoff La Estructura de la Organización: Los organigramas 82 . (Fondo Editorial de la Fundación Universitaria “Cecilio Acosta” .En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicación de las medidas de mejoramiento acordadas. Posteriormente se hace preciso.

Guillermo. 1990. INAP Colección Modernización del Estado. Gobierno del Estado Miranda. Análisis y Diseños. 1996. México.: La Estructura de la Organización.997. Orientación para Analistas de Organización y Sistemas Dirección de Planificación y Presupuesto. Venezuela. Caracas. 1969. Caracas. 83 . MELINKOFF. 1961. Gómez Echarren y Loro.1990. Editorial Club de Estudio. GOMEZ C. Universidad Central de Venezuela. Editorial Mc Graw Gil. Lardent. Editorial Panapo. Ramón V. Año 1. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Metodología para la Elaboración de manuales de procedimientos: Guía II. Editorial Panapo. George: Principios de Administración. Caracas. Venezuela. Ramón Melinkoff Los Procesos Administrativos 1990. TERRY. Técnicas de organización. sistemas y métodos.