INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

Dr. FEDERICO RIVERO PALACIO

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Caracas, agosto 2006

República Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educación Superior Fundación Misión Sucre Ministro de Educación Superior Samuel Moncada Acosta Viceministra de Políticas Académicas Maruja Romero Yépez

Asesor de Contenido Prof. Tania Salazar Diseñadora Instruccional Prof. Rosaura torres

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UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Trabajo Acompañado Trabajo Independiente Horas por semana Total horas por trimestre

horas 3 3 6 42

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Competencias a desarrollar

COMPETENCIAS UNIDAD TEMÁTICA Conocimientos Grales. del proceso administrativo Elaboración de normas o procedimientos Marco Legal y fiscal para la administración Técnicas y principios de mercadeo Desarrollo Técnicas y económico y procedimientos social contables Habilidades y Destrezas Identificar problemas o necesidades Elab informes. Administ Elab edos financ. Formular proyectos Elaborar normas y procedmientos Actitudes y valores Relaciones asertiva.s Compromiso social Participación en desarrollo endógeno

funciones UNIDAD 2 ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS • Concepto • Origen y antecedentes • Naturaleza de la carrera • Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas • Perfil del analista de Organización y Sistemas • Definición de términos propios en Organización y Sistemas UNIDAD 3 DIAGRAMACIÓN • Definición y características • Utilidad • Criterios fundamentales para su elaboración • Tipos de diagramas UNIDAD 4 LOS ORGANIGRAMAS • Definición y objetivos • Utilidad • Tipos de organigramas • Criterios para la elaboración de organigramas • Características: Sencillez. Los sistemas: concepto. uniformidad. características. características • Procedimiento: definición y características • Tipos de procedimientos • Redacción UNIDAD 6 FLUJOGRAMAS • Definición • Símbolos usados en lo diagramas de flujo • Técnica para realizar los flujograma • Recomendaciones para usar y aplicar símbolos UNIDAD 7 FORMULARIOS • Definición y objetivos • Diseño del formulario • Consideraciones para la elaboración del formulario Control de formularios • .Pág. UNIDAD 1 Las organizaciones • Principios de la administración. presentación UNIDAD 5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS • Norma: definición.

evaluación y control • Redacción del informe técnico Bibliografía 6 .UNIDAD 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS • Nociones generales • Características de los manuales • Clasificación • Tipos de manuales • Procedimiento general para elaborar manuales administrativos UNIDAD 9 METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO • Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) • Recolección de los datos • Análisis de los datos • Formulación de recomendaciones • Implementación • Seguimiento.

funciones UNIDAD 2. Los sistemas: concepto. organización. características. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS o o o o o o Concepto Origen y antecedentes Naturaleza de la carrera Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas Perfil del analista de Organización y Sistemas Definición de términos propios en Organización y Sistemas UNIDAD 3. LAS ORGANIZACIONES. dirección y control.PROGRAMA INSTRUCCIONAL Objetivo General: Al finalizar la unidad curricular el estudiante estará en capacidad de abordar el diseño. flujogramas. racional y ordenada. o o Principios de la administración: Planificación. LOS ORGANIGRAMAS • • • • • Definición Objetivos Utilidad Tipos de organigramas Criterios para la elaboración de organigramas 7 . pictogramas. Sinopsis de contenido UNIDAD 1. DIAGRAMACIÓN • • • • Definición Características Utilidad Criterios fundamentales para su elaboración Precisión Sencillez Uniformidad Presentación Tipos de diagramas (organigramas. control y mejoramiento de los procesos de una organización aplicando los principios generales de organización y sistemas. mapas de procesos) UNIDAD 4. de una manera sistemática.

• Características: Sencillez. FLUJOGRAMAS • Definición o Símbolos usados en lo diagramas de flujo o Técnica para realizar los flujograma o Recomendaciones para usar y aplicar símbolos -En cuanto a dibujo -En cuanto a su contenido -Simulación de procesos UNIDAD 7. características. presentación UNIDAD 5. MANUALES ADMINISTRATIVOS • • • • Nociones generales Características de los manuales Clasificación Tipos de manuales -Organización y Funciones -Normas y procedimientos -Usuario -Manual de Calidad -Otros • Procedimiento general para elaborar manuales administrativos 8 . NORMAS Y PROCEDIMIENTOS o o o o Norma: definición. Procedimiento: definición y características Tipos de procedimientos Redacción UNIDAD 6. FORMULARIOS o o o o o Definición Objetivo Diseño del formulario consideraciones para la elaboración del formulario control de formularios UNIDAD 8. uniformidad.

Dinámica Grupal Asincrónica.UNIDAD 9. evaluación y control Redacción del informe técnico Estrategias Metodológicas Exposición del Profesor Asesor. METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO • • • • • • • Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) Recolección de los datos Análisis de los datos Formulación de recomendaciones Implementación Seguimiento. Diálogo Didáctico mediado por la Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTIC) Prácticas en Laboratorios de Computación Lecturas Dirigidas e Investigaciones en la Web Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo 9 .

El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y sistemas. Perfil y Definición de términos propios del área. Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo. Entonces. ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para comprender y utilizar técnicas que permitan lograr mejores resultados en el área de organización y sistemas. para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo. 10 . Características. Este modulo instrucción al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes. Utilidad. Tipos de organigramas. concepto. basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano. Los individuos tienen que cooperar unos con otros. una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. con este fin se revisan su Definición. por sus restricciones personales. La cuarta unidad señala los aspectos correspondientes a normas y procedimientos: definición. sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad los tópicos principales del área. características y Tipos de procedimientos así como la forma adecuada de Redactarlo. El contenido. Criterios fundamentales para su elaboración y Tipos de diagramas. y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar. antecedentes. Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y S. Naturaleza de la carrera. y ésta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente. Objetivos. sino en continua interacción con sus semejantes. funciones Características de los analista de Organización y Sistemas. para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los analistas del mismo. ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al lector información útil. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Origen. La tercera unidad desarrolla la plataforma técnica para definir y plasmar la estructura de la organización de forma tal que traduzca su objeto y razón de ser en función de su contexto. Consta de ocho unidades. por tanto es un ente sociable. Utilidad.INTRODUCCIÓN El individuo como tal no puede vivir aislado. En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramación entre ellos: Definición. en la primera se aborda el estudio de organización y sistemas. Criterios para la elaboración y Características.

Seguimiento. La sexta unidad aborda la Definición. La séptima unidad reseña los aspectos que deben orientar el planteamiento. evaluación. Símbolos usados en lo diagramas de flujo. La octava unidad refiere la Metodología de simplificación del trabajo con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio. Recomendaciones para usar y aplicar símbolos. allí encontramos la definición. Nociones generales. Análisis de los datos. elaboración. Características de los manuales. implantación y seguimiento de manual administrativos se incluyen. Recolectar los datos. Al final se incluye bibliografía que pueden ser consultada para profundizar en cada uno de los tópicos desarrollados. Diseñó del formulario y algunas consideraciones para su elaboración y control. Objetivo. implementación. control y Redacción del informe técnico Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su estudio y actividades que permitan emplear de manera específica la técnica trabajada. Tipos de manuales y procedimiento general para elaborarlos. Formulación de recomendación.La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesión de operaciones necesarios para realizar una actividad. Clasificación. 11 . Técnica para realizar los flujogramas. aquí se describe la forma adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora).

coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos.Unidad I ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS OBJETIVOS ESPECIFICOS. evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas. que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental. contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios. Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice. Características de los análisis de Organización y Sistemas Perfil del analista de Organización y Sistemas La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General. tiene la responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de Computación). agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran. tiene a su cargo. 12 . antecedentes Definición. tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización. CONTENIDOS • • • • • • Origen. Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempeñar Organización y Sistemas en una Organización. tiene como función principal planificar. Identificar las características básicas de Organización y sistemas. a fin de cumplir con la misión institucional. prueba e instalación. Igualmente. así mismo. Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas. • • • • Definir de manera precisa Organización y Sistemas. supervisar. Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificación. Esta oficina. Determinar la necesidad de una oficina de organización y sistemas en una organización dada. ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo.

hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y sistemas. a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964. fecha en la cual se da inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración. como ciencia. por una parte. métodos y organización del trabajo. el comienzo de esta situación. persiguen el mismo objetivo. La segunda fase es. donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas. fue originado en países como Alemania. auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo. emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia. a partir de 1965. todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas. según señala Luís Salazar Larrain. Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos Paralelamente a la evolución de la Administración. Estados Unidos. eficaz y consolidada. fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte. circunstancias que remontan a 1821. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad. al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.-Origen de Organización y Sistemas La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula. 1. en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. Bélgica en otros. ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida. lograr obtener mayor productividad y para lograrlo. trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa. 13 . se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. Inglaterra. por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras. En realidad. La evolución que ha seguido.

que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado. Es así. pero como regla general a Organización y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración. equipo o servicio de Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio. y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización. haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza. Y por extensión. haciéndose totalmente responsable de sus actividades. los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Sistemas. ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar. Sobre la Teoría de Organización y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades. se llama unidad.2. 14 . La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo. como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función.-Definición El desarrollo incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa. controlar y dar mayor eficiencia a su administración. y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda. si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio. cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra. como en la mayoría de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organización y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo. Organización y Sistemas es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización. Organización y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración. La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador es. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo. como agrupar las tareas.

analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos: 15 .-Características de los análisis de Organización y Sistemas La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate. ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos. salvo en algunas situaciones especiales en las cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva.-Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas. Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno. 3. Características de la función ejecutiva o de línea • • Dirigir el estudio. Analizar el estudio. Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones. a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello. es el desarrollo de las Facultades Críticas. Características De La Función Asesora: • • • Elaborar estudio diagnóstico. se recopila. sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo. en este caso solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones. pensar en términos de propósitos en vez de medios.Otra de las ventajas. en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva. es decir. Como podemos observar la unidad de organización y sistema. considerando su naturaleza asesora o de línea. financieros y materiales. en consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en practica. Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo. Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas. Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor. en este caso solo necesita la aprobación es la del autoridad máxima de la institución. es importante destacar que la unidad de organización y sistemas debe tener un carácter asesor. 4. Finalmente.

equipo y ambiente laboral. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva. la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición. costos. haciendo grupos complejos de variables. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.. modificadores en las formas. utilización en diversas etapas. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. éstas se dividen así: Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio. producción. 16 . Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos. en los análisis de Organización y Sistemas. diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones. las cuales se denotan así: o o o o o o o o o o o o Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo. etc. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades. en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. normas y políticas administrativas. durabilidad. Describir tal hecho o situación. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones. Es importante saber las características que distinguen los análisis de la unidad de Organización y Sistemas. Clasificar la información por áreas: objetivos. tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido. Teorías: Existen. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo. funciones y operaciones. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.o o o o o o o Conocer el hecho o la situación que se analiza. Incluyen: la cadena de eventos y actividades. haciendo comparaciones y buscando analogías. asignación de recursos. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real. el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal. Muestreo: A través del uso de varios diseños. registros e informes. funciones y relaciones. estructura. etc. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Definir las relaciones que operan entre cada elemento.

los cuales se agrupan en dos tipos: • • Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización. expresarse con claridad. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos. saber redactar y presentar informes. e. Unidad de organización y sistemas. Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional. j. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes. de sistemas y metodología de la investigación.Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis. 2. Estructura interna. Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia. ubicación. f. realice las siguientes actividades. El analista debe tener la capacidad de análisis. ventajas y desventajas de esta unidad. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas. Funciones. d. 5. diagramas de flujo y distribución de espacio. Unidades administrativas. Elabore un cuestionario que incluya: a. 1. 17 . (Identifíquelas). Visite una organización que posea una unidad de organización y sistemas.-Perfil del analista de Organización y Sistemas El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce como analistas. Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza. c. ser observadores y poder trabajar en equipo. Numero de empleados. i. análisis y elaboración de organigramas. así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado. h. y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas. Objetivos. Nombre de una empresa b. g.

4. Determinar la necesidad de una oficina de organización y Sistemas en la organización seleccionada. formatos y métodos de trabajo. • • • • Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de proceso. realice el análisis de la misma y produzca los comentarios sobre la unidad de organización y sistemas. Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse en una organización. Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organización Aplicar la diagramación para resumir en forma ordenada operaciones. Unidad II DIAGRAMACION OBJETIVOS ESPECIFICOS.3. CONTENIDOS • • • • • Definición Objetivos Técnicas para formular diagramas Clasificación de los diagramas Características 18 . En relación a las respuestas obtenidas y a la información recabada en la entrevista.

Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción. 2. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de procesos. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organización para desempeñarse eficazmente. • Estudio de los diagramas 19 . hechos. es decir. relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas. elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos. esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del trabajo.. OBJETIVOS 1. un lenguaje abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos. Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que le permitan por medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lógica y consistente. situaciones. 2004).Definición “Diagramar consiste en representar gráficamente. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo. lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. 1. diseño y presentación. movimientos.La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un sistema numérico es en el campo de las matemáticas.” (Benjamín. El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas estos son: estudio. (Benjamín 2004). así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.

Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los procedimientos. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación. Los datos que el analista necesita obtener deber ser correctos y completos. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos. a través del cual el analista refleja el procedimiento. tal como se llevan en el presente dentro de la organización. las nuevas formas. ahora empieza a marcar el rumbo. En lo que respecta a 20 . un recurso sencillo que transformará la enorme mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que señala en su totalidad los procedimientos. y esto podrá ser tomado por la administración como señal de que el estudio ha sido conducido de manera poco seria. • Diseño de diagramas de procedimiento Esta fase en el trabajo de sistemas es. los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial. por ejemplo. comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor camino para la acción futura. se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o gráficas escogidos y ejecutados con el propósito de explicar a la gerencia o administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. • Presentación de los diagramas La fase de presentación del trabajo. quizá. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propósito de la organización o su proyección en el futuro.. hace uso del diagrama del movimiento. El diagrama es un producto final deseado. La gerencia posterior a la revisión del análisis presentado. En este punto los efectos del análisis de los sistemas son presentados en su totalidad. determinara la aceptación o el rechazo del plan que se propone. o se hacen inversiones innecesarias se investigarán minuciosamente. Las áreas en las que se duplican el esfuerzo. el equipo. La decisión puede basarse en detalles pequeños. constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas. entran de nuevo en esta etapa. En esta etapa la exploración se refiere básicamente a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados. principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de perfeccionamiento Estas dos fases. la más importante y con seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas. los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrará la representación administrativa. Esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total. dará indicios de falta de conocimiento. Una vez recopilada toda la información. TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS Planeación y evaluación Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso.

Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso. a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas. A este respecto. el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente. ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras. permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica. El estudio de sistemas. SIMBOLOGÍA BÁSICA Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende estudiar. este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera. a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología. casi sin excepción. se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa. cuando es factible hacer un diagrama de un borrador. el analista experto usa. con frecuencia. la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos diagramas. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados. conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. 21 . depende en cierto grado de métodos de tanteo. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo. acomodándose a las circunstancias del momento. porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. segunda. el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo. La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales. finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información. Durante la fase de investigación. en el trabajo de diagramación administrativa es limitada. o deja de usar la técnica de diagrama-borrador. que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación. El arte de entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y. Sin embargo. ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente. comparándolos con los propósitos finales de la organización.los diagramas. el símbolo del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por quién? ¿Retenido por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de archivero está usando? En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas. pero es necesario además considerar la información verbal recabada en su momento. Por ejemplo.

3. Gráficas de organización. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan. si se verifica en función del campo que describe cada tipo. es conveniente el nombre de la forma en cada paso que aparezca. se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. responsabilidad y función. f. a. e. 5. Nombre del proceso. Diagramas arquitectónicos. así como diagramas lógicos relativos a programas de computadoras. Sin embargo. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los pasos. b. Cada vez que se crea una forma. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías. Diagrama de flujo. 22 . para representar el flujo de las operaciones. c. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 1. 4. para resumir las relaciones numéricas y cronológicas. 2.CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMA La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. al flujo de operaciones e incluyen gráficas que se relacionan con el manejo de formas. a continuación señalaremos aquellos más conocidos. se facilita la presentación de las diversas clases de diagramas de sistemas. básicamente. como lo principal es la claridad. esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. Nombre de la persona que preparó el diagrama. para representar un bosquejo de terrenos físicos. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados. Representar las formas o documentos. Número de personas o puestos involucrados. Gráficas diversas. indicando los puntos iniciales y finales. Se refieren. d. g. d. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. e. Número de pasos. Se refieren a las relaciones del personal. Sin embargo. Diagramas de operaciones. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de autoridad. Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos. c. f. • Convención para trazar los diagramas a. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. Diagramas estadísticos. b.

i. Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra. Si es posible. Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará el símbolo. n. Se coloca un número en la esquina superior derecha. 23 . h. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos. Cuando se muevan Juntos. forma o nombre. Presentación De Las Formas En El Diagrama a. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. de arriba hacia abajo. el número de la copia en cuestión. m. Para el original siempre se usará el número uno. c. las siguientes copias tendrán numeración ascendente. En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa. en la esquina superior derecha. En general. hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad. ya sea con grapa o broche o en sobre. deben presentarse así. j. Cuando se transportan dos o más papeles. que van unidos. l. el transporte se representa por medio de una línea para cada forma o grupo de formas. es conveniente usar un número para identificarlas b. si sólo se tuviera un color. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. pero no unidos. mediante la escritura del verbo que identifica la acción. En caso de tener muchas copias. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. pero usando un lápiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos. entonces úsese línea de puntos o más clara. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamaño. Las formas con copias deben representarse como sigue. y en la esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra. k. Si se tiene una alternativa. imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la línea. o ambos. El movimiento se representa por una sola línea. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos.g. Si una forma se destruye se representa de este modo. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.

la observación. "encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares. la liga del proceso se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. Un diagrama es comparable. y que sirven para obtener la información deseada. repetitivas y confusas en su interpretación. f. g. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. se usará la siguiente convención e. se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta técnica. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. sin sacrificar. uno en el plinto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. la encuesta. así como su aplicación.d. Cuando se tiene una estructura mental adecuada . en cierta forma. La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso. desde luego. Formatos para captura de información La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a través de: la investigación documental. A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan. sin embargo. están constituidos por series de preguntas escritas. una vez realizado. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación. CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características: Sintética La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen. así pues. de preferencia en una sola. la claridad y la fluidez del diagrama. debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles. en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles. Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí. h. con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. Toda forma debe mostrar cual fue su origen. dejan de ser prácticos. 24 . por tanto. resulta sencillo el desarrollo de un diagramado. Simbolizada La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas. llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que se conozca.

Transporte. El tiempo total empleado para realizar las operaciones. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso. observación directa. El tiempo neto en que se realiza la operación. la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los cuestionarios. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso. b. 4. a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga. d. b. a. ¿En que forma inciden en el desempeño de una organización los diagramas de flujo? 2. 3. c. 5. realice y presente en forma escrita las siguientes actividades. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso. En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos. Operación. las áreas que intervienen y los formatos que se utilizaran. sin embargo. secuenciadas y separadas por capítulos. a. muestreo una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados. 1. Las técnicas de entrevista. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo. Inspección Demora Almacenamiento. 1.predefinidas. 2. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores). El tipo de operación mediante un símbolo. e. ¿Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organización el disponer de información analítica y secuenciadas de sus acciones? 25 .

26 . ¿De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una organización la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos? UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.3. ¿Favorece las relaciones de una Organización con su entorno el empleo de diagramas de flujo? 4.

los organigramas constituyen la representación grafica de la estructura. • Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de acuerdo con su naturaleza. que es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación. en consecuencia todas las organizaciones. Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador. sus principales funciones. la acción y la responsabilidad de cada servicio. elaborar y actualizar organigramas. se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran. Este marco está constituido por la estructura orgánica. independientemente de su naturaleza o campo de trabajo. puede entenderse como el método más sencillo para expresar la estructura. los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. a través de los cuales se fija la posición. CONTENIDOS • • • • Definición Objetivos Tipos de organigramas Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama • Criterios para la elaboración de organigrama Dentro de una Organización. en ella. jerarquía e interrelación de los órganos internos de una organización en términos concretos y accesibles. requieren un marco de actuación para funcionar.OBJETIVOS ESPECIFICOS • Definir el concepto de organigrama • Conocer las normas y recomendaciones técnicas fundamentales para diseñar. 27 .

Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al momento de su preparación. Por ello es importante tener una base de información homogénea, que permita dar cohesión a este tipo de recursos. 1.-DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA. “Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las relaciones, responsabilidades y autoridad a través de las que una empresa apunta al logro de sus objetivos” (Anderson 1981). “El organigrama es la representación* grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen (Benjamín. 2004). “Es un documento que representa gráficamente la estructura formal de una entidad” (Carrasco. Cit. P. Rinosa) Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados anteriormente, poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo, daremos un concepto operacional de organigrama definiéndolo como: “La representación grafica de la estructura orgánica de una institución que permite visualizar las funciones y relaciones de las unidades, la línea de autoridad y responsabilidades y los niveles jerárquicos, entre otros aspectos” 2.-OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS. Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y transmitir en forma grafica y objetiva la composición de una organización. En consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama: 1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función. 3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización y donde encaja cada uno dentro de ella. 4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo. 5. Indica relaciones de trabajo. 6. Representa las líneas formales de autoridad. 7. Reflejar los cambios organizativos

Utilidad Proporcionan una imagen formal de la organización
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Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de la organización Representan un elemento valioso para el análisis Organizacional. 3.-TIPOS DE ORGANIGRAMAS. Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que representan. En este sentido a continuación se mencionaran varios tipos, considerando una serie de criterios y factores planteados por Benjamín (2004) Por su naturaleza:

Microadministrativos

Se relacionan a una sola organización, refiriendo información general o de alguna de las áreas que la integran

Macroadministrativos

Incluyen a más de una organización.

Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un mismo sector o ramo especifico. Por su ámbito:

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

Particulares

Solo muestran una área particular de la estructura en la organización. Por su contenido: Integrales Es la representación grafica de todas las unidades administrativas de una organización.

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Funcionales. Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas de las unidades y sus interrelaciones. De puestos, plazas y unidades. Reflejan las necesidades en cuanto a puestos de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad. Por su presentación: Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Horizontales Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Mixtos. Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.

De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios mas reducidos.

DISEÑO Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentación de un organigrama, entre ellos se consideran.

Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.

Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del organigrama.

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Dimensión. Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.

4.-SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA. 1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

2.-Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

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• Vigencia El organigrama debe mantenerse actualizado. bastante coloreado. en función de su objetivo. se sugiere colocar al margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de su autorización y actualización. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior.Se puede destacar una unidad para llamar la atención. indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. para cada unidad que se vaya a resaltar. se recomienda evitar trazos innecesarios o una nomenclatura compleja • Uniformidad Homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño • Presentación En su presentación deben considerarse criterios técnicos y de servicio. en este sentido el procedimiento para actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuación se señalan: 32 .-CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS • Precisión Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones. • Sencillez De fácil comprensión. Para ello se utiliza medio recuadro. 4.

Si la organización no posee organigrama. considere las pautas recomendadas en esta unidad y sugiera un organigrama estructural? 3. Señale los tipos de organigramas según la forma o disposición geométrica?. UNIDAD IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 33 . tres aspectos de la organización que se puedan visualizar en el organigrama? 4. Enumere por lo menos.o o o o o o o Autorización Integración del equipo de trabajo Preparación del plan de trabajo Captación de la información Clasificación y registro de la Información Análisis de la información Diseño del organigrama ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Ubique en su comunidad una organización pública o privada e investigue: 1. Enumere por lo menos tres aspectos que no se pueden visualizar en un organigrama? 5. La Organización posee un organigrama ubicado en lugar visible? 2.

la importancia de la implementación de normas y procedimientos se ve reflejado en la reducción del tiempo ocioso. Procedimiento Características de los procedimientos Clasificación de los Procedimientos Descripción de los procedimientos. obteniendo finalmente 34 . se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de producción no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía. Redacción. mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa.OBJETIVOS ESPECIFICOS. • • • • Definir norma y procedimiento? Señalar las principales características que deben considerarse al momento de elaborar un procedimiento. Describir correctamente un procedimiento administrativo CONTENIDOS • • • • • • • Norma. optimización de los procesos administrativos. Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el mercado. en sus procesos productivos. Esto último es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos. Distinguir los distintos tipos de procedimientos según los criterios establecidos para su clasificación. Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados. ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén presentes permanentemente. Diagramación de los procedimientos En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de reconocer la importancia que tiene en la organización mantener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades de rutina. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe adaptarse a continuos cambios generados por la dinámica.

una reducción de costos. son orientaciones o guías que fijan los límites previamente definidos por la dirección general en las políticas. elección o utilización de los elementos o instrumentos de trabajo. En la producción. Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las políticas organizacionales. Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales mencionaremos los siguientes: o o o En la ejecución de actividades. para la acción y la búsqueda de los objetivos organizacionales. El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas específicas. mejoramiento en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado. o antes. Uso de conceptos.NORMA Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución. A continuación se plantea un ejemplo. representaciones de tipo general. Procedimiento. símbolos. Solicitud y entrega de materiales de oficina. a. operaciones y procesos de naturaleza administrativa. así como las acciones y responsables. Normas: 35 .. necesarias para el buen desempeño de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos disponibles. es considerada como un punto de conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o previamente. una estructura organizacional mas ágil. en ella se registran entre otros. A continuación se explica en que consiste la norma para una organización. vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar. La norma dentro de una organización. los datos vinculados con la empresa. la fecha en la cual se elabora. Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento. 1. entre otros tantos beneficios.

3.. Selección de personal. Es entendido también como la secuencia de actividades. Todo criterio de selección debe estar basado en un valoración racional de las aptitudes y/o los meritos del candidato en relación al perfil específico del cargo que aspira desempeñar.1. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada área. Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización. Los procedimientos responden a cada situación particular. Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina. los pasos son secuenciales. b. si se trata de una sucursal. 2. Cubre un ciclo de acción. Procedimiento. ante el departamento de proveeduría ésta. Procedimiento es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.PROCEDIMIENTO. Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos según sea el caso. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan. entre ellas tenemos: 1.-CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO. es decir. 2. así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecución de las actividades. 2. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de oficina”. 2. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. operaciones. en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo. 3. Normas: 1. debe estar firmada por el jefe del departamento. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente. pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo especifico. 36 . ya que no son de aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones.

Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten. 9. 8. Procedimiento: Etiquetado. 2. 37 . 4. Procedimientos sustantivos o de línea. por su relación con los objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta. se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa. 6. 7.. Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo. Procedimiento: Venta a crédito. Procedimiento: Enlatado de los alimentos. auxiliar o interno. Procedimiento adjetivo. 5. Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido. 5. facilitando así su aplicación continua y sistemática. Procedimiento: Preparación de los alimentos. 2. 3. están relacionados con las funciones principales que atienden los órganos dentro de la empresa Como ejemplo pudiéramos señalar: Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios. flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias. Por su relación con los objetivos Organizacionales: 1. contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad. Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar. Procedimiento: Exportación de enlatados.CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS. tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes: 1. No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organización. 4. A. Son aquellos procedimientos que sirven de base. se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización.4.

1) Procedimientos Institucionales. Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemática. 3) Procedimientos intersectoriales. (Instituto Universitario de Tecnología) la Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a la 38 . podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo: Procedimiento: Selección de personal. Ejemplo: Contratación de profesores del I. Ejemplo: -Procedimiento: Solicitud de suministro.U. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios. Ejemplo: Elaboración del presupuesto del I.T. 1. Procedimiento: Orden de compra. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias.Siguiendo con el ejemplo anterior. B. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organización. -Procedimiento: Elaboración de nóminas.T (Instituto Universitario de Tecnología) en este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada.U. pero luego debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y luego éste lo remite nuevamente a la institución. Por su recorrido. -Procedimiento: Enlatado de alimentos.

tomando como base el código de la Dependencia. 9. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones. así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional). 6. para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste. 1. que cada procedimiento varia dependiendo de las características del mismo así como de las necesidades de información de la Institución y el estilo de los analistas.REDACTAR UN PROCEDIMIENTO. Uniformidad en el estilo. para lo cual es necesario tener claro. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento. Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción. Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la intención es brindar información clara y precisa. (opcional). A continuación se presenta la relación de datos. éste lo remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Educación. Utilizar únicamente terminología técnica imprescindible. 3. (opcional). Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional).DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Tono formal. 8.. 1. 7. Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento. 6. 3. 39 . Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. que deben incluirse en la descripción de un Procedimiento Administrativo.. Código: Es el número asignado al Procedimiento. Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento. 2. Emplear frases claras y cortas. 4. 5. 5. posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes señaladas. al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar las siguientes recomendaciones. de tal manera que permita al lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en el manual. 4.Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación. 2. Evitar ambigüedades. mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen. Por lo tanto. 5.

.DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente.-Si la Solicitud es aprobada. 1. En consecuencia se recomienda como referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guión teatral. considerar si se esta describiendo un procedimiento interno de un departamento. 3. con claridad y precisión las operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos administrativos. en el caso que nos ocupa.-Recibe y analiza la solicitud y la aprueba. implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera exitosa la elaboración del manual. archiva la solicitud y comunica a la Sección Almacenes la causa.Controla la existencia de mercancía a través de la ficha de stock.. consulta el registro de proveedores para determinar quiénes están en condiciones de Suministro. Todos ellos tienen como denominador común el análisis de los siguientes elementos: Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos. ya que en éstos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con éxito los objetivos propuestos. 7. o por una sección o departamento. Existen distintos tipos de diagramación administrativa. UNIDADES RESPONSABLES. A continuación se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la parte relativa a Reposición de bienes de cambio.Redactar. prepara una solicitud de compra en dos ejemplares.-Si la rechaza. Si está cerca del punto de pedido. 2. 40 .-Envía el original a compras y archiva el duplicado. Departamento de Compras. si el proceso tiene lugar entre varios. 5. 4. Sección Almacenes ACCIONES.

en su mayoría sencillos de entender. En base a la información recolectada. Tome nota de la descripción efectuada por el trabajador de la institución? 6. ¿Cuál es la diferencia entre Norma y Procedimiento? Cuales son las características que deben tener los Procedimientos? Como se clasifican los procedimientos según su relación con los objetivos? Visite una organización publica o privada y solicite a un trabajador o directivo que le describa verbalmente algún procedimiento o servicio que se ejecute en la institución? 5. 4. Los documentos utilizados o producidos. es relativamente fácil conseguir una visión de conjunto del procedimiento representado. Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. efectué la descripción del procedimiento administrativo 41 . Los tiempos de trabajo empleados en cada operación. horas o minutos. 2.Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización. verificar en la práctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las anomalías que se produzcan. Mediante la utilización de símbolos. 3. Los símbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos: Símbolos abstractos Símbolos figurativos. expresados en días.

Características de los flujogramas. CONTENIDOS o o o o o o 42 Definición Características De Los Flujogramas Tipos De Flujogramas Simbología De Los Flujogramas Diseño Y Elaboración De Flujogramas Recomendaciones Para El Uso Y Aplicación De Los Flujogramas . Tipos de flujogramas. Conocer la simbología mas utilizada en la elaboración de un flujograma. Aplicar correctamente las pautas técnicas recomendadas para la elaboración de un flujograma. o o o o o Definir con claridad que es un flujograma.UNIDAD V FLUJOGRAMAS OBJETIVOS ESPECIFICOS.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método. estableciendo su secuencia cronológica. los flujogramas constituyen un instrumento de suma importancia en toda organización y departamento. Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas.-DEFINICION El Flujograma o Fluxograma. 43 . 1. la distancia recorrida e tiempo empleado etc. que bien puede ser una actividad. Según Gómez Rondón Francisco.995). las formas. Año 1. los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lógica y consistente. Guillermo. es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. estos gráficos ilustran la sucesión de operaciones que implican movimiento. Idalberto. constituye además un elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensión de la dinamita organizacional y la simplificación del trabajo. situaciones. El Flujograma o Diagrama de Flujo.997) Según Chiavenato Idalberto. El Flujograma o Diagrama de Flujo. un informe. de preferencia en una sola. puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones. CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. un formulario. también se conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas. 2.997: 1. es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos. es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. movimientos o relaciones . las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. 1. así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones. En consecuencia un Flujograma es la representación gráfica de hechos. ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada.Las organizaciones precisan recursos técnicos que les permitan ubicar mediante un diagrama y mapas de proceso. Según su formato o propósito. personas o recursos. por medio de símbolos. Según Chiavenato. (1. el itinerario de las personas.993). (Gómez C. materiales. por tanto dejan de ser prácticos. Año 1. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación. desplazamiento o curso de todo tipo. (1. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión.993.

995: 1. permite facilitar su empleo. De interacción. c. De destino. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento. El primero de los flujogramas 44 . con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. sino también horizontal. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. 3. permite simplificar su comprensión. b. De comprensión e interpretación. 3. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. aun para personas no familiarizadas. Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas. 3. De simbología. Francisco. disminuye la complejidad y accesibilidad. Según Chiavenato. según su propósito. permite el acercamiento y coordinación.997: Según su forma: a. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria. se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto. 2. Según Gómez Rondón. repetitivas y confusas en su interpretación. Guillermo. 5. Año 1. Registra no solo en línea vertical. TIPOS DE FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. 4. Dar las bases para escribir un informe claro y lógico. en cierta forma. va de izquierda a derecha. 6. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. lo que facilita su comprensión. Año 1. Año 1. permite la correcta identificación de actividades.2. Idalberto. De diagramación. distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Un diagrama es comparable. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. 3. 2. De uso. va de arriba hacia abajo.993: 1. d.

Por su propósito: a. sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado. para qué se hace). e. se sigue su curso al proceso de progresión horizontal. d. por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. c. cómo se hace. Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias. desde que se origina hasta que se archiva. Se usa el formato arquitectónico. cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores. Cuando el dato es importante. Según Chiavenato. Se usa el formato horizontal. por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. mientras que los últimos son fundamentalmente representativos. a través de los diversos puestos y departamentos. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Se usa el formato vertical. Se usa formato vertical. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización. señalando el espacio por el que se desplaza. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica. la distancia recorrida o alguna observación complementaria. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Se usa el formato vertical. Año 1.es eminentemente descriptivo. f. b. expresa el tiempo empleado en el recorrido. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo a. Las formas pueden representarse por símbolos. En la columnas verticales están los símbolos o 45 . El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. métodos y análisis (qué se hace. Idalberto. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales.

Francisco. en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones. Según Gómez Rondón. ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo. esta lo hace de manera horizontal. Por su formato: a. decisiones. espera y archivo). Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas. o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan 46 . Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores.. b. etc. cada cual con su significado y encadenados entre sí. b. El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. para indicar entradas. los funcionarios involucrados en la rutina. este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente c. operaciones. (1.995) existe una clasificación que considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo Por su presentación: a.convencionales ( de operación. archivado. formas. y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo. correspondiendo a cada puesto o unidad una columna d. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión. al revés de la secuencia que se traslada verticalmente. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. es decir. el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas. c. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda b. control. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior. materiales. que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas. transporte. conexiones. De formato tabular: También conocido como de formato columnas o panorámico. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques.

o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen. la persona que las realiza y la manera de hacerlas. 47 . g. etc. 4. Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones. Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado. etc. como la mención de que la información ya ha sido procesada. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace. o bien cuando interese unir informaciones aisladas. Año 1. notas explicatorios. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada. c. SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. un control. Siempre que un documento tenga varias copias. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona. e. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética). sino para qué sirven. un listado. b. estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo. Anotación. 4. 1. así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta. Puede ser una forma. Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.Por su propósito: a. 2. d. 5. se trazará indistintamente una línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota. 2.. ya sea en el valor.997: 1. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software. De método: Muestra la secuencia de operaciones. forma o disposición de la información. aclaraciones. Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio. Guillermo. h. f. Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera. una ficha. siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar. y cómo hacer cada operación. Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. 3. 3. aclaración. Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada).

ya sea por congestionamiento. distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. 48 . La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos). 2. material y equipo de un lugar a otro. O 1. Ocurre cuando un objeto. cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes: Según Chiavenato. o de un objeto cualquiera en un almacén. Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo. Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. El circulo. El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada. 2. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados. Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos. El cuadrado significa una inspección o control. método o procedimiento. Una operación se realiza cuando se crea. Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar. Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes. Según Gómez Rondón. 3. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso. según sea su flujo. Ejemplo: verificación de una firma. ya sea de cantidad o de realidad. o para indicar los principios de alternativas. se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento. representa una demora o retraso. o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares. Idalberto 1. Operación: Indica las principales fases del proceso.993: 1. 4. o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar.995: 1. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. cuando se recibe información de varias fuentes o condensa en una sola: 2. Francisco. Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes: 3. Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos. 3. significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). que nada más varían en su inicio o su final. La letra D. mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro. bien.4. Año 1. 2. se altera. 5. 1.

DISEÑO Y ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS. Según Gómez Cejas. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Describe las funciones que desempe n las personas involucradas en el procedimiento. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. en la que contin el diagrama de flujo. además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Representa un documento en general que entre. puede ser acción o lugar. Guillermo. Indica el principio o el fin del flujo. se utilice. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 49 .997: Convención para trazar los diagramas: a. se genere o salga del procedimiento. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente.SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación administrativa) Conector. Documento. Archivo. Año 1. Decisión o alternativa. Actividad. Inicio o término. REPRESENTA SIMBOLO 5. Conector de página.

5. d. i. indicando los puntos iniciales y finales. El movimiento se presenta por una sola línea. Representar las formas o documentos. 2. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. de arriba hacia abajo. Nombre del proceso. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. 50 . j. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. pero no unidos. esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. h. Cuando se muevan juntos. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. e. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos. l. Cuando se transportan dos o más papeles. 3. Sin embargo como lo principal es la claridad. Para el original siempre se colocará el número uno. Nombre de la persona que preparó el diagrama. es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.1. c. se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas. que van unidos. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. 4. ya sea con grapa o broche o en sobre. g. f. b. y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes. Se coloca un número en la esquina superior derecha. k. Cada vez que se crea una forma. Número de personas o puestos involucrados. Número de pasos.

secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. d. dotadas de flechas en sus extremos terminales. c. normas y pautas convencionales entre las cuales tenemos: a. uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato. se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen. temporalmente o retenido por algunos días ("D"). imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente. b. g. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. rectas y angulares. 51 . horas ("O") o minutos (´). indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra. Presentación de las formas en el diagrama: a. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos.m. n. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. mediante la escritura del verbo que identifica la acción. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. f. d. la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. Año 1. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. e. Idalberto. b. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos. e. Las formas con copias deben representarse como sigue. Toda forma debe demostrar cual fue su origen. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.993: Se rige por una serie de símbolos. Según Chiavenato. f. c. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.

utilizar conectores para reducir su número. e. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico. i. Año 1. Es decir. se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo. g. b. c. o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados. en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue. realizarlas al principio en forma de borrador. la flecha (de revisión. ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE. sin emplear plantillas. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página. si la hay). procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades administrativas. lo mismo se harán con las líneas que salen. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE LOS FLUJOGRAMAS 1. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo. los flujogramas en ocasiones presentan varias líneas que se cruzan sin tener relación. f. el autor y el número de páginas. Pasar de lo conocido a lo desconocido. i. la gráfica. identificar los subsistemas que. h. usando el menor número posible de palabras.h. 5. Según Gómez Rondón. según se sabe. pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida. 6. Reunir los flujos de entrada.. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas 2. 6. 3. Francisco. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla. es importante considerar entre otras las siguientes pautas: a. Escribir en los símbolos. cuando existen una gran cantidad de conectores. en este caso se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. 52 . Evitar usar siglas. de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles. d.995: El analista experto adoptará su propio método al momento de elaborar un flujogramas o diagrama de flujo. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja. debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos. Debe realizarse de forma limpia y ordenada. 4. pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo. deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha. es conveniente adicionar un color al símbolo. Al igual que los organigramas. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto.

Todo flujograma expone información básica sobre tres aspectos ¿Cuáles son estos tres aspectos? 4. Considerando las pautas señaladas en esta unidad seleccione un procedimiento y diseñe el flujograma correspondiente. UNIDAD VI FORMULARIOS OBJETIVOS ESPECIFICOS.i. i. ¿Qué es un flujograma? 2. ¿Cuales son los requisitos que debe reunir un flujograma? iii. 53 . Valorar la importancia del empleo de formas en una organización.

dentro y fuera del área de trabajo. se emplean formularios. Sistema De Control De Formularios Actualmente. CONTENIDOS i. por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da. éstos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y transmitir información que es de suma importancia en la realización efectiva de los actos de cada unos de los miembros de la organización. se puede llegar a producir un 54 . Conocer los aspectos metodológicos para manejar efectivamente las formas. iv. Conocer los criterios técnicos para analizar diseñar y controlar formas.ii. la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos. demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. iii. pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado. Control De Formularios iii. Los formularios son instrumentos de trabajo. Por otra parte. Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las formas en una ventaja competitiva para una organización. ocasionando confusiones. en la mayoría de las tareas realizadas por el hombre. Definición • • Objetivo Diseño Del Formulario • Consideraciones Para La Elaboración Del Formulario ii.

1. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. dar valor legal a determinadas transacciones. tomando en cuenta tanto la creación. Es todo papel que contenga información..DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo.. el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable. ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. imprimir uniformidad en los procedimientos. texto. claro y funcional. impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.OBJETIVO: • • Llenar las necesidades que las oficinas demandan. impresión y almacenamiento de los formularios. sintetizar y relacionar información y por ultimo. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. Objetivos específicos. siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión.DEFINICION. Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos. y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario 55 . Fases para el diseño.2. epígrafes.mejoramiento notable. son aquellos medios para alcanzar un fin. puede acompañarse de un instructivo. diseño y post-diseño. por ello. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y. diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sistematización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman. así como su procesamiento y circulación. Representan un vehiculo de transmisión de datos e información organizacional sencillo. . Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente.. el análisis. 3.

relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? ¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor? ¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario? ¿Debe tener el formulario un número de serie? ¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro? ¿Puede afectar de alguna forma previsible. usuarios y resultados esperados. siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño. origen. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. la aparición de este formulario a los ya existentes? Fase del diseño: Preparación de una forma según su objeto. se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo. 56 . tipo de información que contendrá. numero de copias. procedimiento en el que se utilizara. ¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso? ¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo? ¿Son necesarias todas las copias previstas? ¿Es lógica la secuencia de los datos? ¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo? ¿Esta autorizado el diseño del formulario? ¿Cuál es el departamento origen? ¿Cuál es la finalidad del formulario? ¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad? ¿Es necesario un subtitulo? ¿Está la cantidad a imprimir. diseño y post-diseño. método de llenado.

Una vez realizado el diseño. Si es necesario. donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas: ¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria? ¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico? ¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable? 57 . En impresora de equipo de cómputo: las formas son creadas en la computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos. Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes preguntas. se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. dar especificaciones adicionales para el impresor. para poder pasar a la próxima fase: ¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario? ¿Se encuentra en una posición adecuada? ¿Los datos fijos se comprenden fácilmente? ¿El lenguaje es claro? ¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren? ¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente? ¿Las líneas son las adecuadas? ¿Se han aplicado las líneas adecuadamente? ¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas? ¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo? ¿Se identifican todas las copias del formulario? ¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico? Posterior a esto. se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario. A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir.Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado: Manual: requiere espacios adecuados para que la información quede suficientemente clara y se eviten errores de interpretación. aunque no exista una estandarización.

Medio de obtención . dirección de datos. números y colores facilitan el seguimiento.Papel (color.Generalidades . de ser el caso. fecha de entrega e impresión continua. El instructivo esta divido en: . color de la tinta. 58 .¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales? ¿Se han especificado correctamente los márgenes? ¿Los títulos.Tiempo estimado Características de impresión: . numeración.Titulo del formulario . peso y color del papel.Modo de llenado (maquina o a mano) . tipos de impresión por una o ambas caras. al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.Objetivos (razón de la situación) . Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. numero de ejemplares. para el archivo. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. márgenes. color de tinta. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo.Tinta. despacho y manejo del formulario? ¿Viene el formulario identificado con un número impreso? ¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento? ¿Se usan casillas "A" y "Desde"? Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma. papel carbón total o parcial.Numero de copias . perforaciones. marca y base del original y copias) . Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo.

Márgenes (lado y ancho para archivar) . A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica.-CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana..Encolados . Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones. pero para el grabado se emplean rodillos de cobre. 4. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos.SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS. 5. A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. disketes o cintas.Indicar si lleva perforaciones. Mimeógrafo: Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina. • • • • • • • Offset. Fotograbado: Se utiliza la fotografía.Indicar lado . a partir del original se hace un negativo. sujetas con tornillo u otro . puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación. 59 .. .Juego (desglosables o sueltos) . permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. Linotipo: Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica.Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) .Lomo abierto o cubierto . la cual imprime por medio de una prensa. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.Tapas de papel o cartulina. Computadora: Implica el desarrollo de programas específicos o el uso de software especializado. mediante la normalización del flujo de papeles.Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco. Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. impresora o a mano. Rotograbado: Es análoga al fotograbado.

instruir. Nivel de organización. registrar. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Para las necesidades de nuestras empresas. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. codificar por función. los sistemas y procedimientos. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. y el número de índice funcional que le corresponde. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. preparar carpetas para archivar las muestras. reportar y requerir. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. ¿Que importancia tiene para una organización el uso adecuado de los formularios? 60 . así como las subdivisiones de esos temas. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. notificar. y codificar por temas. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. Control de formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. Eliminar formularios innecesarios y evitar su creación. coordinación y mejora de la instalación de los formularios. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. el tema principal de la forma y el tema secundario. agrupar por función. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Debe existir relación entre el control y. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. necesaria para la revisión. facturar. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma.Consideraciones generales de los sistemas de control. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios. consolidar formularios que se complementen.

tareas. la demanda de productos. son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras. en materia de funciones. el volumen de sus operaciones. ¿En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una organización? 3. de procedimientos y de calidad para una organización. Entender en que medida los manuales administrativos fortalecen la comunicación y la coordinación en una organización. Elaborar un Manual Administrativo. Valorar la importancia que tienen los manuales de organización. CONTENIDOS o o o o o Definición Ventajas Y Desventajas Clasificación De Los Manuales Administrativos . Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. los recursos que se les asignan.2. ¿Ubique en su comunidad una organización pública o privada y aplique todas las interrogante previstas en el diseño de formularios? UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOS o o o o o o Definir que es un Manual Administrativo.Tipos De Manuales Procedimiento General Para Elaborar Manuales. Establecer diferencias entre los Manuales Administrativos más conocidos. 61 . tienen por objeto señalar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de él. En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulación. ¿Qué aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario? 4. Emplear adecuadamente las normas generales para la elaboración de Manuales Administrativos. servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional. sino aportar elementos de juicio útiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos.

que contiene: La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organización Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas. e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa.” 2.. Ventajas de la disposición y Uso de Manuales 1. son fundamentalmente un instrumento de comunicación.-Ventajas. 4. 2.Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización.Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Deben distribuirse completos a todos los jefes. Según Franklin F (2004) “Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes. en consecuencia. elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.responsabilidades.. procedimientos. autoridad.clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución...Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. elementos de calidad etc. comunicaciones..La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo. legislación. políticas.Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 62 .) como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea. 3. sistemas. 6. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos Definirlos como un cuerpo sistemático. estructura. ya que el conocimiento que todos tengan de este. objetivos. 5.. contribuye con una buena comunicación entre todos los miembros de la organización.

. 3. la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido..Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles. dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.. 63 .7.No incorporan los elementos propios de la organización informal.Manual de Propósito múltiple.. 12. F. por lo tanto.Manual de Políticas. D...Manual del especialista. C.Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual.Manual de procedimientos y normas. B. evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. 8.. Desventajas.-CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. 11. 3. debe afrontarse.Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde...Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y.Manual del empleado.. al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas.Manual de Organización. 4. a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de manuales de aplicación.. 5. y la forma en que las mismas se desarrollan.Economizan tiempo... 10.Existe un costo en su redacción y confección que... la que evidentemente existe pero no es reconocida en :lo manuales. indudablemente. entre ellos tenemos A.Permiten la determinación de los estándares más efectivos.Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9. ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos. E. 2.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.Exigen una permanente actualización. 1.

no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico. en tanto constituyen un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas En las organizaciones en que no se utilizan manuales. crecimiento. ventas. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades. las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. administración y posición actual. abarca una variedad de materias. compras. logros. y las relaciones. etc. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción. 64 . al suministrar lineamientos a niveles intermedios. funciones. finanzas. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados. A continuación se agrega otra clasificación: POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual. personal. dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre la organización: sus comienzos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. manejo de registros. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". definir la función de comprar.). los manuales se aceptan y usan ampliamente. En organismos pequeños. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito. control de la elaboración de información financiera. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. control de producción). operaciones internas del personal. etc. entre otros. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. el de "historia y organización". Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. es tan reconocida. que en las operaciones de fabricación. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. control y cobro de las operaciones. Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades. inspección. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. ingeniería industrial. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. debiéndose separar en secciones POR SU FUNCION ESPECÍFICA Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. consiste en definir el alcance de compras. protección de bienes y suministro de información financiera. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. descripción del sistema contable. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar 65 . en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. controles. procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. entre otros. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. ESPECIFICO: 66 . un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su señal". mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y Comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. lineamientos para el manejo de conflictos personales. los procesos y las rutinas de un puesto en particular. para toda la empresa. administración de personal. pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. capacitación. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación. contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican. a fin de uniformar la forma de operar. prestaciones. dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. estas políticas generales establecen líneas de guía. políticas de personal. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección.las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. por ejemplo. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. uso de servicios. las labores.

pago a proveedores. en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. ubicación dentro de la estructura general de la empresa. Así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica. los de procedimientos porque traducen en forma operativa las funciones. de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad.1-OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN a.-TIPOS DE MANUALES. por ejemplo: ingresos a caja. funciones. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos. tales como: contratación. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. 4. naturaleza y amplitud del trabajo. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica. 4. pero de un área especifica de la organización. relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución. 67 . Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas". permisos. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones. dentro de la institución.1 MANUAL DE ORGANIZACION Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura. etc.Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área específica (personal). responsabilidad y de coordinación). Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. en consecuencia a continuación se explicaran detalladamente cada uno de ellos. y los de calidad porque consignan el sistema que una organización debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios. porque sientan las bases estructurales de funcionamiento. d. promociones. prestaciones. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal. 4.1. etc. Aunque todos los manuales son útiles para la organización. delimitando la b. c. los más representativos por su uso y bondades son los de organización.

BASE LEGAL Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión. Describe la Organización Formal de la Empresa asignando: • • • • • • Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización. en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa.e. APROBACIÓN Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual. 4. 68 . 4.2-ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN TITULO I GENERALIDADES 1. ALCANCE Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual. 3. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos. FINALIDAD DEL MANUAL Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el Manual. 2. Funciones Básicas Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende Responsabilidad Características y Especificaciones de la Posición.1. como parte integrante de la organización institucional. TITULO II DEL DISEÑO ORGÁNICO FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano.

desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo: ● De Alta Dirección ● De Dirección ● De consulta ● De Línea ● De Apoyo ● De Asesoría. en orden decreciente. TITULO III DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales del órgano FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS Determinar las funciones específicas de los cargos. y ● De descentralización RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS Precisar niveles de Autoridad. precisando su nomenclatura. estructural y clasificada. observando el siguiente esquema: Denominación del cargo 69 .ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución. ● De Control. Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS Consignar la relación de cargos.

Glosario Índice Temático. así como también de entes externos (usuarios. Para Silvia R. Circuito o Flujograma: representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. proveedores. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas (IRAM: 34503) Grupos de Símbolos para la representación gráfica (IRAM 34501). La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: Carátula de Presentación: indicando Tema. Vigencia. 70 . Descripción de los Procedimientos. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. etc. regula la participación de los distintos sectores de una organización.-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Nº de Procedimiento. Objetivos y Alcance Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización. Además.)” Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos. Áreas afectadas y Analista Actuante. Cursogramas o diagramas de Procedimiento. “El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico. que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.- Naturaleza del cargo (función resumen) Funciones específicas del cargo Línea de dependencia de los cargo Grado de responsabilidad Canales de coordinación Requisitos mínimos de los cargos ** Conocimiento y/o Instrucción ** Experiencia laboral 5. organismos de control.2.

11. revisión y autorización. 9. 8.3. En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que constituye el cuerpo del documento. Vigencia. Logotipo de la organización.Fecha de Emisión. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma. Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. Nivel de revisión y/o aplicación. Reemplazo y Revisión. la estructura organizacional. Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización. la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes: Identificación 1. Introducción. Numero de procedimientos. Área responsable de manejar el procedimiento. Numero de páginas. 4. 12. Unidades responsables de su elaboración. 5. Alcance. En él se describen la política de calidad de la empresa. Índice O Contenido. 2. Fecha de revisión. Objetivos generales 71 . Nombre del manual. Nombre de la organización. 3. 5. Lugar y fecha de elaboración. Se expone la situación. 10.-MANUAL DE CALIDAD. 6. 7. Titulo del procedimiento.

Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones. El desarrollo del capital humano Estructura organizacional. 1.PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de. área de aplicación y número consecutivo. Documentos y referencias aplicables. Responsabilidades. adecuada atención a los clientes. 3. tamaño etc. Conceptos de carácter técnico. 5. pueden variar de una organización a otra. Lista de distribución Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual. giro. Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización. 2. tanto por su calidad técnica como por el efecto de generalidad que se 72 . Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un manual de procedimientos administrativos. Apéndice para la codificación de procedimientos Clasificación de los procedimientos de una organización según el apartado de la norma de calidad. Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización. relacionado con los procedimientos del manual de calidad.. 4. No obstante. Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad. su naturaleza. La mejora de los procesos. resulta sumamente conveniente. rentabilidad. El liderazgo en el mercado. según la norma de aplicación. 5. Definiciones.

73 . Alcance del procedimiento Este apartado debe contener la explicación de las áreas. F. D. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento. es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento.logra con su uso. secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos. en forma clara y precisa. a quién va dirigido y cuándo se utilizará. C. Suele incluir un mensaje del titular del organismo. lugar y fecha de elaboración. Índice Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual. que se ocupa del contenido y presentación de los manuales de procedimientos administrativos. Identificación En este apartado se incluyen los siguientes datos: • • • • • • nombre oficial de la dependencia. y Cantidad de ejemplares impresos. nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual. B. Políticas y normas de operación Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos. los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual. También sintetiza cómo se utilizará el manual. E. responsables de su elaboración. número de identificación del o de los procedimientos señalados. Objetivos del procedimiento En este punto deben explicarse. en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La norma comprende los siguientes aspectos: Marco Introductorio A. Introducción Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. tomar como parámetro base lo establecido en la Norma IRAM 34.551.

debe incluir: • • • • • información a contener. se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo. 74 . Cursogramas Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas. y responsable de la custodia y mantenimiento actualizado. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos: Tareas y decisiones involucradas que debe incluir: • • • • • • momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso. período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo. Instrucciones para el uso del manual En esta sección. quiénes pueden efectuarlas. método de clasificación de la información contenida. codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados. actualizaciones. decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible aplicación. teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. y controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control. Archivos utilizados. Cuerpo Principal Normas de trámite En este punto. y actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones. formularios. información requerida. se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos. por qué medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado. medios a utilizar: archivos. La sección debe incluir los siguientes puntos: • • • estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual.G. modificaciones. responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados. método de búsqueda de la información contenida. equipos de comunicaciones y/o procesamiento.

Estructura. 5. 75 . Anexos varios Este apartado podrá contener tablas. el momento en que deben ser emitidos. Objetivos Naturaleza de la función que ejecuta.¿Cuales son los fines que persiguen los manuales? 3. Además. los participantes con ayuda del material investigaran y discutirán aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar en forma escrita un trabajo que contenga las siguientes actividades. 6.Explique qué utilidad tiene el Manual para una Organización 2. se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario. cuadros. con la cual esté familiarizado y proceda a recolectar información relacionada con: a. etc.. planillas. Funciones asignadas. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. e.-Ordene y clasifique la información recabada. f. listados. gráficos. Normas. 1.Formularios Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan. g.. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación. Funciones.-Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere: Estructura. el manual debe incluir modelos de llenado. formularios. d. b. Normas y Procedimientos. sus diseños y especificaciones. ejemplares de los formularios.-Seleccione en su comunidad una organización pública o privada.-Enumere en forma secuencial las fases que comprende la elaboración de un Manual Administrativo 4. Organizados en grupos. la cantidad de copias. c. el tratamiento y la distribución prevista para cada copia. Instructivos. ejemplos de aplicación de los procedimientos descriptos en el manual. Procedimientos. pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar.

todo con el objeto de hacer mejoras. estimando. y analizarlos a través de graficas. los factores básicos con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por que?. y las conductas inmediatas a seguir están vinculadas con eliminar. Se necesita entonces poseer un conocimiento de las técnicas y este conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados afectados por la medidas de simplificación y mejoramiento. al final nuestra capacidad para conseguir un resultado efectivo. combinar. hayan establecido y aplicado con sus propias líneas de actuación y por consiguiente ellos. cambiar secuencias. la distribución etc. dónde.Unidad VIII Metodología de simplificación del trabajo OBJETIVOS o o Analizar la secuencia lógica y sistemática de los pasos a seguir en la elaboración de trabajos de organización y sistemas. cuándo. 76 . con muy buen criterio. Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en trabajos técnicos de nacionalización de estructura y procedimientos. quién y cómo. Evaluación Y Control El concepto de simplificación del trabajo no es más que aplicar el sentido común. sabrán determinar que cosas deben omitirse y a cuales debe dársele especial importancia. en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio. cambiar lugares. el elemento tiempo. cambiar personas. dentro del ámbito de la metodología que se desarrolla. para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los proyectos a estudiar. adicionalmente se hace necesario conocer el número de unidades. Aplicar correctamente los pasos de la metodología para la simplificación del trabajo en una situación dada CONTENIDO o o o o o o Planteamiento Del Problema Recolección De Los Datos Análisis De Los Datos Formulación De Recomendaciones Implantación Seguimiento.

Alcance. La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas. lo que permite la disminución de costos. materiales.) 77 . política. Precisar en que consiste el problema. menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa. visualizar el alcance. Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases: 1. Indicar a que nivel llegara el estudio.Esta metodología no es más que el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. Toda organización requiere establecer niveles de productividad vinculados con la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente. o por el contrario si es toda la organización. Objetivo del estudio. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema. sea cual fuere su naturaleza. el potencial humano requerido y otros recursos. proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la superación personal sea más fácil. b. los resultados que se espera. e. situación económica. especificando (estructura. Señalar que unidades estarán involucradas en el estudio. Definir el problema. c. las acciones a desarrollar. procedimientos. etc. presupone el mejor método de trabajo" el más fácil. Profundidad. d. teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo generan. su naturaleza y como se manifiesta dentro de la organización. servicios etc. financieros. Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organización mediante la investigación del problema. se hacen necesarios: a. en tal sentido.). si están incidiendo factores internos como (recursos humanos. -Identificar el problema. tecnológicos. social del país etc. por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trámite o procedimiento. Identificar el problema. sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua.) o externos como (medio ambiente.

RECOLECCION DE DATOS.f. y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia lógica. a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución y verificar como puede ser mejorado. frecuencia. para esto se recomienda: • 78 Relacionar los objetivos de la institución y de los procedimientos. En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se esta haciendo es correcto y necesario. . Actividades. c. Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crítico de la situación actual del mismo. En relación a la situación actual de la organización se recomienda se obtengan datos relacionados a: a. tiempo consumido en la ejecución de operaciones. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las demás unidades. Recursos. diagramas de flujo entre otros. f. gráficos de distribución de espacios. g. Aquí deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio. diagramas de recorrido. teniendo en cuenta las limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada dependencia. la observación directa y la investigación documental. planes y programas de trabajo. En relación a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades para atender los aspectos potencialmente racionalízables. e. Estadísticas sobre volumen de trabajo. cuadros de distribución del trabajo. 3. ANÁLISIS DE LOS DATOS. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente. g. Los datos recopilados deben ser completos. costos y patrones de rendimiento adaptados. estos serán obtenidos a través de instrumentos como el cuestionario. dependiendo de las variables o elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener. correctos y pertinentes. la entrevista. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la unidad. posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma escrita para su análisis. Ambientación material. Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la investigación desde el punto de vista humano. material y de tiempo. d. b. 2. Relación o contactos con otras unidades. Organización y responsabilidad de la unidad objeto de estudio. haciendo uso de herramientas como el organigrama.

tales como el personal que participa en la tarea. Sistema de trámite documentario que se utiliza. Necesidad y uso de los requisitos exigidos.• • • • • • Relacionar factores. simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios. para determinar si existe la necesidad de cambiar. Composición de la estructura organiza. INTERROGANTES PARA EL ANÁLISIS CRÍTICO Propósito ¿Qué se hace? Lugar ¿Dónde se hace? Sucesión ¿Cuándo se hace? Persona ¿Quién lo hace? Cantidad ¿Qué cantidad de trabajo realiza? ¿Por qué lo ¿Por qué se ¿Qué hace esa hace de ese constante es persona? modo? el trabajo? ¿Qué otra ¿De que ¿Cuáles son persona otro modo las tareas podría podría que hacerlo? hacerse? absorben mayor tiempo ¿Quién ¿Cómo ¿Cuánto debería debería cuesta? hacerlo? hacerse? ¿Cómo se ¿Cuánto se esta necesita? realizando? Medios ¿Cómo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Por qué se ¿Por qué se hace allí? hace entonces? ¿Qué otra ¿En que otro ¿Cuándo cosa podría lugar podría podría hacerse? hacerse? hacerse? ¿Qué deberá hacerse? ¿Dónde debería hacerse? ¿Cuándo debería hacerse o realizarse? ¿Qué tiempo ¿Qué es lo tomará que hace? realizarlo? ¿Cuáles son los pasos? ¿Están comprendidos todos? ¿Por qué es necesario este paso? ¿Dónde debería realizarse este 79 . Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento. En este proceso de análisis se sugiere algunas interrogantes básicas que pudieran emplearse. Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institución. el volumen de demanda y la duración de las etapas del trabajo. especialmente niveles de decisión.

iniciativas y experiencias obtenidas con la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen. Luego de culminar la etapa de análisis de datos. c. f. a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo. Codificación de los procesos. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación. de las funciones. d. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad. estas deben ser recogidas en un informe que contenga. de tal manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y oportunas. No perder de vista el objetivo del estudio. disminución de la carga de trabajo de cada puesto. Revisar los dispositivos legales vigentes. fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo de formularios. h. FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES. Combinación del orden de los procesos. en la normativa o producto del aumento en la planta. Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones. se deben formular alternativos de solución al problema en estudio. Tratar al problema en forma integral. así como el de toma de decisiones. siempre y cuando se justifique a través de la estructura orgánica. Incorporación de nuevos procesos. un cuerpo principal que 80 . b. Simplificación de los métodos de trabajo. g. registros o informes. de los sistemas de comunicaciones. de coordinación. eliminación de tareas y movimientos inútiles. Poner en practica el conocimiento. Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes aspectos: a. Eliminación de pasos. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución. e. e. de la estructura orgánica. la argumentación necesaria que fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento.paso? 4. eliminación de equipos obsoletos. b. c. operaciones y pasos del sistema o procedimiento. es conveniente que la estructura del informe contenga: introducción. especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o procedimientos racionalizados. d. i. Para el efecto se debe tener presente lo siguiente: a. y operaciones que puedan motivar la modificación de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de trabajo. Etc.

81 . Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables de la ejecución del programa en su totalidad. consiste en la operación simultanea por un periodo determinado. Finalmente tenemos también el método de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o procedimiento o pequeñas fases del mismo. se indica cuando puede realizarse un ensayo en solo una parte de la organización introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se requiere que exista un ambiente uniforme dentro de la organización para luego hacer la transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de las desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para una parte de la institución lo sea para otra. manuales y documentos utilizados por trabajadores y usuarios. también se hará necesario evaluar los recursos materiales que previamente se estimaron necesarios. 5.Tenemos también el método de implementación en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran envergadura.especifique hechos. planos de las instalaciones. e implementarlas procurando no generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase solo hasta que se haya consolidado suficientemente la anterior. Cuando se inicie la implementación será necesario enviar comunicaciones con el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores. conviene sea la oficina de organización y sistemas a través de sus técnicos. Será necesario fijar el método de implementación entre los cuales tenemos: método instantáneo recomendado cuando el sistema o procedimiento diseñado es relativamente sencillo y no involucra un gran numero de procesos. esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear grandes problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o procedimiento vaya asentándose hasta lograr que funcione normalmente antes de que se suspendan las operaciones del sistema anterior. Se deben definir las actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realización. mobiliario y equipos. 6.-SEGUIMIENTO. operaciones o un numero excesivo de unidades administrativas. las responsables de implementar los cambios. EVALUACION Y CONTROL. considerando la necesidad de recurso humano y material. Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial humano para su capacitación en función de que realice de manera correcta y adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o procedimiento. contando con la participación de las unidades involucradas. IMPLANTACIÓN Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior para solucionar el problema que origino el estudio. asimismo. conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apéndices. argumentos y justificaciones. fijar el tiempo y la fecha en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades. formularios. Otro método es el de proyecto piloto.

Directorio de FUNDACA 1992-1994. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. ¿En que consiste el planteamiento del problema?¿Que aspectos es necesario considerar en la fase de recopilación de datos cuando se inicia un estudio? 3. comente con sus compañeros? 2. ¿Qué entiende ud. Los Teques. ¿Cuál será el producto del análisis de los datos recopilados? 4. (Fondo Editorial de la Fundación Universitaria “Cecilio Acosta” . cuestión que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la organización en su conjunto. para realizar la comprobación de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas o procedimientos administrativos. La experiencia recomienda hacer una revisión periódica de los sistemas y procedimientos. Posteriormente se hace preciso. 1993. Por problema administrativo.año 2004 Reinosa Eduardo Organización y Sistemas: Sus principales técnicas. y el objeto es garantizar y asegurarse de que se están aplicando de acuerdo a los estudios realizados. ¿En que consiste el seguimiento? BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA Enrique B.En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicación de las medidas de mejoramiento acordadas. Organización de empresas. Editorial Mc Graw Gil . ¿Cuáles son los métodos de implementación mas usados? 6. que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los mismos. en la fase de evaluación comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas convenientemente. 1. Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y procedimientos diseñados por los órganos centrales de control. ¿En que consiste la formulación de recomendaciones? 5. Ramón Melinkoff La Estructura de la Organización: Los organigramas 82 .

1969. 83 . México. Editorial Panapo. Orientación para Analistas de Organización y Sistemas Dirección de Planificación y Presupuesto. Gobierno del Estado Miranda. INAP Colección Modernización del Estado. Caracas.997. Análisis y Diseños. TERRY. Universidad Central de Venezuela. Caracas. Ramón Melinkoff Los Procesos Administrativos 1990. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Técnicas de organización. Ramón V. Editorial Mc Graw Gil. Metodología para la Elaboración de manuales de procedimientos: Guía II. Editorial Club de Estudio. Caracas. Guillermo. 1996. George: Principios de Administración. Venezuela. GOMEZ C. Venezuela.: La Estructura de la Organización. Lardent. Gómez Echarren y Loro. 1990. sistemas y métodos. Editorial Panapo. 1961. Año 1.1990. MELINKOFF.

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