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Organización y Sistemas

Organización y Sistemas

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  • 1.-DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA
  • 2. CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS
  • 3.-CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
  • 4.1.1-OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
  • 4.1.2-ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
  • 5.2.-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
  • 5.3.-MANUAL DE CALIDAD
  • 6.-SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

Dr. FEDERICO RIVERO PALACIO

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Caracas, agosto 2006

2

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio de Educación Superior
Fundación Misión Sucre

Ministro de Educación Superior
Samuel Moncada Acosta

Viceministra de Políticas Académicas
Maruja Romero Yépez

Asesor de Contenido
Prof. Tania Salazar

Diseñadora Instruccional
Prof. Rosaura torres

3

UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

horas

Trabajo Acompañado

3

Trabajo Independiente

3

Horas por semana

6

Total horas por trimestre

42

Competencias a desarrollar

COMPETENCIAS

Conocimientos

Habilidades y Destrezas

Actitudes y valores

UNIDAD
TEMÁTICA

Grales. del
proceso
administrativo

Elaboración de
normas o
procedimientos

Marco Legal y
fiscal para la
administración

Técnicas y
principios
de
mercadeo

Desarrollo
económico y
social

Técnicas y
procedimientos
contables

Identificar
problemas o
necesidades

Elab
informes.
Administ

Elab
edos
financ.

Formular

proyectos

Elaborar normas
y procedmientos

Relaciones
asertiva.s

Compromiso
social

Participación en
desarrollo
endógeno

Pág.

UNIDAD 1 Las organizaciones

• Principios de la administración.

• Los sistemas: concepto, características, funciones

UNIDAD 2 ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

• Concepto

• Origen y antecedentes

• Naturaleza de la carrera

• Funciones y características de los análisis de Organización y
Sistemas

• Perfil del analista de Organización y Sistemas

• Definición de términos propios en Organización y Sistemas

UNIDAD 3 DIAGRAMACIÓN

• Definición y características

• Utilidad

• Criterios fundamentales para su elaboración

• Tipos de diagramas

UNIDAD 4 LOS ORGANIGRAMAS

• Definición y objetivos

• Utilidad

• Tipos de organigramas

• Criterios para la elaboración de organigramas

• Características: Sencillez, uniformidad, presentación

UNIDAD 5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

• Norma: definición, características

• Procedimiento: definición y características

• Tipos de procedimientos

• Redacción

UNIDAD 6 FLUJOGRAMAS

• Definición

• Símbolos usados en lo diagramas de flujo

• Técnica para realizar los flujograma

• Recomendaciones para usar y aplicar símbolos

UNIDAD 7 FORMULARIOS

• Definición y objetivos

• Diseño del formulario

• Consideraciones para la elaboración del formulario
Control de formularios

6

UNIDAD 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS

• Nociones generales

• Características de los manuales

• Clasificación

• Tipos de manuales

• Procedimiento general para elaborar manuales administrativos

UNIDAD 9 METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

• Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora)

• Recolección de los datos

• Análisis de los datos

• Formulación de recomendaciones

• Implementación

• Seguimiento, evaluación y control

• Redacción del informe técnico

Bibliografía

7

PROGRAMA INSTRUCCIONAL

Objetivo General:

Al finalizar la unidad curricular el estudiante estará en capacidad de abordar el diseño,
control y mejoramiento de los procesos de una organización aplicando los principios
generales de organización y sistemas, de una manera sistemática, racional y ordenada.

Sinopsis de contenido

UNIDAD 1. LAS ORGANIZACIONES.

o Principios de la administración: Planificación, organización, dirección y

control.
o Los sistemas: concepto, características, funciones

UNIDAD 2. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

o Concepto

o Origen y antecedentes

o Naturaleza de la carrera

o Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas

o Perfil del analista de Organización y Sistemas

o Definición de términos propios en Organización y Sistemas

UNIDAD 3. DIAGRAMACIÓN

• Definición
• Características
• Utilidad
• Criterios fundamentales para su elaboración
Precisión
Sencillez
Uniformidad
Presentación
Tipos de diagramas (organigramas, flujogramas, pictogramas, mapas de
procesos)

UNIDAD 4. LOS ORGANIGRAMAS

• Definición
• Objetivos
• Utilidad
• Tipos de organigramas
• Criterios para la elaboración de organigramas

8

• Características: Sencillez, uniformidad, presentación

UNIDAD 5. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

o Norma: definición, características,

o Procedimiento: definición y características

o Tipos de procedimientos

o Redacción

UNIDAD 6. FLUJOGRAMAS

• Definición

o Símbolos usados en lo diagramas de flujo

o Técnica para realizar los flujograma

o Recomendaciones para usar y aplicar símbolos

-En cuanto a dibujo

-En cuanto a su contenido

-Simulación de procesos

UNIDAD 7. FORMULARIOS

o Definición

o Objetivo

o Diseño del formulario

o consideraciones para la elaboración del formulario

o control de formularios

UNIDAD 8. MANUALES ADMINISTRATIVOS

• Nociones generales
• Características de los manuales
• Clasificación
• Tipos de manuales

-Organización y Funciones
-Normas y procedimientos
-Usuario

-Manual de Calidad

-Otros

• Procedimiento general para elaborar manuales administrativos

9

UNIDAD 9. METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

• Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora)
• Recolección de los datos
• Análisis de los datos
• Formulación de recomendaciones
• Implementación
• Seguimiento, evaluación y control
• Redacción del informe técnico

Estrategias Metodológicas

Exposición del Profesor Asesor.
Dinámica Grupal Asincrónica.
Diálogo Didáctico mediado por la Nuevas Tecnologías de la Información y la
Comunicación (NTIC)
Prácticas en Laboratorios de Computación
Lecturas Dirigidas e Investigaciones en la Web
Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo

10

INTRODUCCIÓN

El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus
semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con
otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les
permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar.

Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre
ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando: Hay
personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente.

Este modulo instrucción al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes,
ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para
comprender y utilizar técnicas que permitan lograr mejores resultados en el área de
organización y sistemas.

El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir
los diferentes conceptos de un sistema de Organización y sistemas, para comparar las
funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las
características que debe contener los analistas del mismo.

Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.

Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y S, para poder destacar la
mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y teniendo en
cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.

El contenido, ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al lector
información útil, sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad los tópicos
principales del área. Consta de ocho unidades, en la primera se aborda el estudio de
organización y sistemas, concepto, Origen, antecedentes, Naturaleza de la carrera,
funciones Características de los analista de Organización y Sistemas, Perfil y Definición
de términos propios del área.

En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramación entre
ellos: Definición, Características, Utilidad, Criterios fundamentales para su elaboración y
Tipos de diagramas.

La tercera unidad desarrolla la plataforma técnica para definir y plasmar la estructura de
la organización de forma tal que traduzca su objeto y razón de ser en función de su
contexto, con este fin se revisan su Definición, Objetivos, Utilidad, Tipos de
organigramas, Criterios para la elaboración y Características.

La cuarta unidad señala los aspectos correspondientes a normas y procedimientos:
definición, características y Tipos de procedimientos así como la forma adecuada de
Redactarlo.

11

La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesión de operaciones
necesarios para realizar una actividad, allí encontramos la definición, Símbolos usados
en lo diagramas de flujo, Técnica para realizar los flujogramas, Recomendaciones para
usar y aplicar símbolos.

La sexta unidad aborda la Definición, Objetivo, Diseñó del formulario y algunas
consideraciones para su elaboración y control.

La séptima unidad reseña los aspectos que deben orientar el planteamiento,
elaboración, implantación y seguimiento de manual administrativos se incluyen.
Nociones generales, Características de los manuales, Clasificación, Tipos de manuales
y procedimiento general para elaborarlos.

La octava unidad refiere la Metodología de simplificación del trabajo con el objeto de
encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, aquí se describe la forma
adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora), Recolectar
los datos, Análisis de los datos, Formulación de recomendación, implementación,
Seguimiento, evaluación, control y Redacción del informe técnico

Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su estudio y
actividades que permitan emplear de manera específica la técnica trabajada.

Al final se incluye bibliografía que pueden ser consultada para profundizar en cada uno
de los tópicos desarrollados.

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Unidad I

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

• Definir de manera precisa Organización y Sistemas.
• Identificar las características básicas de Organización y sistemas.
• Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempeñar Organización y
Sistemas en una Organización.
• Determinar la necesidad de una oficina de organización y sistemas en una
organización dada.

CONTENIDOS

• Origen, antecedentes
• Definición.
• Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas.
• Características de los análisis de Organización y
• Sistemas
• Perfil del analista de Organización y Sistemas

La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General,
que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y
procedimental, a fin de cumplir con la misión institucional. Igualmente, tiene a su cargo,
evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas,
Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a
la simplificación, agilización y/o actualización de los procesos administrativos y
operativos que así lo requieran.

Esta oficina, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las
actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tiene la responsabilidad
de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de
Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollo de los manuales de los
sistemas y el entrenamiento a los usuarios.

Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es vital para
cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que
se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los
procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en
las cuales se basa la organización.

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Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las
empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera
más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin influir en las
decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

1.-Origen de Organización y Sistemas

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los
esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más
eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado
Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de
modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a
su origen y formación y otra concerniente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la
creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las
unidades de Organización y sistemas en toda la administración. Este período se
caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y
sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento
administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los
recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector
privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del
funcionamiento.

Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de varios
acuerdos

Paralelamente a la evolución de la Administración, como ciencia, hemos podido
observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y
sistemas, por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras,
el comienzo de esta situación, según señala Luís Salazar Larrain, fue originado en
países como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica en otros, donde
inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, métodos y organización
del trabajo.

En realidad, todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas, persiguen
el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo, emplean métodos
reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas de (Descartes) cuyo
principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero (“la duda
sistemática”) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia.

14

2.-Definición

El desarrollo incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes
defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de
las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar
y dar mayor eficiencia a su administración.

Es así, como en la mayoría de las organizaciones han sido creadas Centrales de
Organización y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organización y Sistemas es uno de los términos que integran la labor general de la
racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Sistemas observamos definiciones como "Una forma
de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades,
como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar trabajos
administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de
eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de
Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de
la técnica del mencionado servicio.

Organización y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad
de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el máximo de eficiencia en el
financiamiento de la aparato administrativo, y mediante la aplicación adecuada de
métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción
y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Sistemas
no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el
deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y
se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es
que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos
necesarios de Organización y Sistemas, y sea capaz de dirigir un departamento sin
ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador
tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea
conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la
organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la
función.

La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador es, que
su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el
tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la
mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se
analiza.

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Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en
términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué
de ello.

3.-Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas.

Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran
agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de línea, en consecuencia la oficina
de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos
aspectos.

Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe
tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales
dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que
ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.

Características De La Función Asesora:

• Elaborar estudio diagnóstico.
• Analizar el estudio.
• Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.

Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y
analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organización de las
ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en practica, en
consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.

Características de la función ejecutiva o de línea

• Dirigir el estudio.
• Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones.

Como podemos observar la unidad de organización y sistema, en este caso solo exige
a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este caso solo necesita
la aprobación es la del autoridad máxima de la institución.

Finalmente, es importante destacar que la unidad de organización y sistemas debe
tener un carácter asesor, salvo en algunas situaciones especiales en las cuales se hace
necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva.

4.-Características de los análisis de Organización y Sistemas

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de
la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular
propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más
viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos
humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir
diversos pasos:

16

o Conocer el hecho o la situación que se analiza.

o Describir tal hecho o situación.

o Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

o Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho específico en estudio.
o Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogías.
o Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
o Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y
políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente
laboral.

Es importante saber las características que distinguen los análisis de la unidad de
Organización y Sistemas, las cuales se denotan así:

o Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
o Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.

o Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento
que considere los factores.
o Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
modificadores en las formas, registros e informes.
o Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo
mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.
o Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de
hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en
unidades homogéneas de tiempo.
o Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables.
Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
o Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible
las inferencias acerca de las características del personal.
o PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La
planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y
relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de
recursos, etc.
o Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función
objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en
diversas etapas.
o Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real,
para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
o Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Sistemas, diversas
teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está
desarrollándose, éstas se dividen así:
Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de
estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una
distribución específica de las llegadas y el tiempo.

17

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la
información se da en forma probable para el desarrollo sistemático
del análisis.
Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación
de competencia, y aplicar en problemas de productividad
haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

5.-Perfil del analista de Organización y Sistemas

El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce como
analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar
soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las
modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que
requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

• Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de
la organización, de sistemas y metodología de la investigación.
• Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos
administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de
organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar
y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

Organizados en equipos de tres participantes, realice las siguientes actividades.

1. Elabore un cuestionario que incluya:
a. Nombre de una empresa
b. ubicación.
c. Numero de empleados.
d. Unidades administrativas. (Identifíquelas).
e. Unidad de organización y sistemas.
f. Estructura interna.
g. Objetivos.
h. Funciones.
i. Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza.
j. ventajas y desventajas de esta unidad.

2. Visite una organización que posea una unidad de organización y sistemas,
entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado.

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3. En relación a las respuestas obtenidas y a la información recabada en la
entrevista, realice el análisis de la misma y produzca los comentarios sobre la
unidad de organización y sistemas.

4. Determinar la necesidad de una oficina de organización y

Sistemas en la organización seleccionada.

Unidad II

DIAGRAMACION

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

• Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organización con
diagramas y mapas de proceso.
• Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse en
una organización.
• Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organización
• Aplicar la diagramación para resumir en forma ordenada operaciones, formatos y
métodos de trabajo.

CONTENIDOS

• Definición
• Objetivos
• Técnicas para formular diagramas
• Clasificación de los diagramas
• Características

19

La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un
sistema numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje abreviado
que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente
cortos.

1.- Definición

“Diagramar consiste en representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos,
relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las
interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación
causa-efecto que prevalece entre ellos.” (Benjamín. 2004).

Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y
organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia
de una acción, lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que
fortalece su capacidad de decisión. En las organizaciones este método les permite dar
seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo, elemento fundamental
para descomponer en partes procesos complejos, esto facilita la comprensión de su
dinámica organizacional y la simplificación del trabajo. (Benjamín 2004).

OBJETIVOS

1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con
diagramas y mapas de procesos.
2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede
emplear una organización para desempeñarse eficazmente.

Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que le
permitan por medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de procesos
reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lógica y
consistente.

El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los
sistemas estos son: estudio, diseño y presentación.

• Estudio de los diagramas

20

Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los procedimientos, tal
como se llevan en el presente dentro de la organización. En esta etapa la exploración
se refiere básicamente a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Los datos que el
analista necesita obtener deber ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la
información, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que
transformará la enorme mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que
señala en su totalidad los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a través del cual el analista refleja el
procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de
perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación, ahora empieza a marcar el
rumbo; principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de
perfeccionamiento
Estas dos fases, comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor
camino para la acción futura, constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas.

• Diseño de diagramas de procedimiento

Esta fase en el trabajo de sistemas es, quizá, la más importante y con seguridad el
punto crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos,
el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del
inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de
perfeccionamiento que antes fueron señalados. Las áreas en las que se duplican el
esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarán minuciosamente, los
diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se
convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrará
la representación administrativa.

• Presentación de los diagramas

La fase de presentación del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o
gráficas escogidos y ejecutados con el propósito de explicar a la gerencia o
administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe
mejorarse. En este punto los efectos del análisis de los sistemas son presentados en su
totalidad. La gerencia posterior a la revisión del análisis presentado, determinara la
aceptación o el rechazo del plan que se propone. La decisión puede basarse en detalles
pequeños, por ejemplo,. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio
ignora el propósito de la organización o su proyección en el futuro, dará indicios de falta
de conocimiento, y esto podrá ser tomado por la administración como señal de que el
estudio ha sido conducido de manera poco seria. Esta conclusión debilitará la confianza
en la presentación total.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS

Planeación y evaluación

Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de
planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. En lo que respecta a

21

los diagramas, la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor
a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información
deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es el enfoque más
expedito y menos costoso, que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible.
La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y
conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la
operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en cierto
grado de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y
sus resultados, comparándolos con los propósitos finales de la organización. Este será
afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.

Durante la fase de investigación, el analista debe interesarse primordialmente en los
diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por
completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de
hojas en las que se acomodarán los diagramas, pero es necesario además considerar
la información verbal recabada en su momento.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso
constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura
y permite que la entrevista progrese más rápidamente, ya que las operaciones pueden
describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras; segunda, permite al
analista proseguir la entrevista con orden y lógica; finalmente el diagrama borrador sirve
para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. A este respecto,
el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de
comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. Por
ejemplo, el símbolo del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por
quién? ¿Retenido por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase
de archivero está usando?
En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas
escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte de
entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista
experto usa, o deja de usar la técnica de diagrama-borrador, acomodándose a las
circunstancias del momento.

SIMBOLOGÍA BÁSICA

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no
convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del
proceso que se pretende estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir
determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado
preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos
convencionales, a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología, en el
trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque no ha surgido algún símbolo
convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para
que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos
(EDP) con el propósito de representar los flujos de información, se han adoptado
ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del
trabajo de diagramación administrativa.

22

CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMA

La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a continuación
señalaremos aquellos más conocidos.

a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
b. Diagramas arquitectónicos, para representar un bosquejo de terrenos físicos.
c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de
autoridad, responsabilidad y función.
d. Diagramas estadísticos, para resumir las relaciones numéricas y cronológicas.
Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos
mencionados y sus objetivos, se facilita la presentación de las diversas clases de
diagramas de sistemas, si se verifica en función del campo que describe cada
tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías.
e. Diagrama de flujo. Se refieren, básicamente, al flujo de operaciones e incluyen
gráficas que se relacionan con el manejo de formas, así como diagramas lógicos
relativos a programas de computadoras.
f. Gráficas de organización. Se refieren a las relaciones del personal.
g. Gráficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes
mencionados.

• Convención para trazar los diagramas

a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.

4. Número de personas o puestos involucrados.

5. Número de pasos.

b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno
de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la
claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente el nombre de
la forma en cada paso que aparezca.

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g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usará el
número uno; las siguientes copias tendrán numeración ascendente.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos, El
movimiento se representa por una sola línea.
j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de una línea para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectángulos, de arriba hacia abajo.
m. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la información.

Presentación De Las Formas En El Diagrama

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala.
Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la
esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina
superior derecha, el número de la copia en cuestión. Cuando en el dibujo
aparecen dos formas del mismo tamaño, forma o nombre, o ambos, es
conveniente usar un número para identificarlas
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.

En caso de tener muchas copias, deben presentarse así.

c. Si una forma se destruye se representa de este modo.

Si se tiene una alternativa, se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz
usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de
la línea.

En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa, pero usando un lápiz de
color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si sólo se tuviera un color,
entonces úsese línea de puntos o más clara.

En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama
aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por
separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.

Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará
el símbolo.

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d. Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí, se usará la siguiente convención
e. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar
con la más alejada para evitar que se crucen.
f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen.
g. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello
se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el plinto en que
se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS

Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características:

Sintética
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en
pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto, dejan de
ser prácticos.

Simbolizada
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos
evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. La razón
primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades,
"encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares.

Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin
necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con
una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez
permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están
presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su aplicación.
La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del
proceso; sin embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos
extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo de un
diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria
en el empleo de esta técnica, llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que
se conozca; una vez realizado, debe analizarse detenidamente con el fin de afinar
detalles.

Formatos para captura de información

La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos
se realiza generalmente a través de: la investigación documental, la encuesta, la
observación. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener
la información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas,

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predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos. Este medio de captación de
información permite ahorrar recursos económicos y tiempo; sin embargo, la calidad de
la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los
cuestionarios.
Las técnicas de entrevista, observación directa, muestreo una vez que se ha recabado
la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a ordenar y
sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones
implicadas en el procedimiento que se investiga, las áreas que intervienen y los
formatos que se utilizaran.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.

a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
b. El tipo de operación mediante un símbolo.

1. Operación.

2. Transporte.
3. Inspección
4. Demora
5. Almacenamiento.

a. El tiempo neto en que se realiza la operación.

b. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
c. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
d. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
e. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

Organizados en equipos de tres participantes, realice y presente en forma escrita las
siguientes actividades.

1. ¿En que forma inciden en el desempeño de una organización los diagramas de

flujo?

2. ¿Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organización el disponer
de información analítica y secuenciadas de sus acciones?

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3. ¿Favorece las relaciones de una Organización con su entorno el empleo de
diagramas de flujo?
4. ¿De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una
organización la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos?

UNIDAD III

LOS ORGANIGRAMAS.

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OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Definir el concepto de organigrama

• Conocer las normas y recomendaciones técnicas fundamentales

para diseñar, elaborar y actualizar organigramas.

• Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de

acuerdo con su naturaleza.

CONTENIDOS

• Definición
• Objetivos
• Tipos de organigramas
• Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un

Organigrama

• Criterios para la elaboración de organigrama

Dentro de una Organización, los organigramas constituyen la representación grafica
de la estructura, en ella, se pone de manifiesto la relación formal existente entre las
diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión
y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia todas las organizaciones,
independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, requieren un marco de
actuación para funcionar. Este marco está constituido por la estructura orgánica, que es
la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto
de su creación.

Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a
través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio,
puede entenderse como el método más sencillo para expresar la estructura, jerarquía e
interrelación de los órganos internos de una organización en términos concretos y
accesibles.

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Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin
embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al
momento de su preparación. Por ello es importante tener una base de información
homogénea, que permita dar cohesión a este tipo de recursos.

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