INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

Dr. FEDERICO RIVERO PALACIO

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Caracas, agosto 2006

República Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educación Superior Fundación Misión Sucre Ministro de Educación Superior Samuel Moncada Acosta Viceministra de Políticas Académicas Maruja Romero Yépez

Asesor de Contenido Prof. Tania Salazar Diseñadora Instruccional Prof. Rosaura torres

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UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Trabajo Acompañado Trabajo Independiente Horas por semana Total horas por trimestre

horas 3 3 6 42

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Competencias a desarrollar

COMPETENCIAS UNIDAD TEMÁTICA Conocimientos Grales. del proceso administrativo Elaboración de normas o procedimientos Marco Legal y fiscal para la administración Técnicas y principios de mercadeo Desarrollo Técnicas y económico y procedimientos social contables Habilidades y Destrezas Identificar problemas o necesidades Elab informes. Administ Elab edos financ. Formular proyectos Elaborar normas y procedmientos Actitudes y valores Relaciones asertiva.s Compromiso social Participación en desarrollo endógeno

funciones UNIDAD 2 ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS • Concepto • Origen y antecedentes • Naturaleza de la carrera • Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas • Perfil del analista de Organización y Sistemas • Definición de términos propios en Organización y Sistemas UNIDAD 3 DIAGRAMACIÓN • Definición y características • Utilidad • Criterios fundamentales para su elaboración • Tipos de diagramas UNIDAD 4 LOS ORGANIGRAMAS • Definición y objetivos • Utilidad • Tipos de organigramas • Criterios para la elaboración de organigramas • Características: Sencillez. uniformidad. presentación UNIDAD 5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS • Norma: definición. Los sistemas: concepto. UNIDAD 1 Las organizaciones • Principios de la administración.Pág. características • Procedimiento: definición y características • Tipos de procedimientos • Redacción UNIDAD 6 FLUJOGRAMAS • Definición • Símbolos usados en lo diagramas de flujo • Técnica para realizar los flujograma • Recomendaciones para usar y aplicar símbolos UNIDAD 7 FORMULARIOS • Definición y objetivos • Diseño del formulario • Consideraciones para la elaboración del formulario Control de formularios • . características.

evaluación y control • Redacción del informe técnico Bibliografía 6 .UNIDAD 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS • Nociones generales • Características de los manuales • Clasificación • Tipos de manuales • Procedimiento general para elaborar manuales administrativos UNIDAD 9 METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO • Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) • Recolección de los datos • Análisis de los datos • Formulación de recomendaciones • Implementación • Seguimiento.

flujogramas. Los sistemas: concepto. Sinopsis de contenido UNIDAD 1. funciones UNIDAD 2. características. LOS ORGANIGRAMAS • • • • • Definición Objetivos Utilidad Tipos de organigramas Criterios para la elaboración de organigramas 7 . LAS ORGANIZACIONES. de una manera sistemática. racional y ordenada. pictogramas. dirección y control.PROGRAMA INSTRUCCIONAL Objetivo General: Al finalizar la unidad curricular el estudiante estará en capacidad de abordar el diseño. DIAGRAMACIÓN • • • • Definición Características Utilidad Criterios fundamentales para su elaboración Precisión Sencillez Uniformidad Presentación Tipos de diagramas (organigramas. control y mejoramiento de los procesos de una organización aplicando los principios generales de organización y sistemas. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS o o o o o o Concepto Origen y antecedentes Naturaleza de la carrera Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas Perfil del analista de Organización y Sistemas Definición de términos propios en Organización y Sistemas UNIDAD 3. organización. o o Principios de la administración: Planificación. mapas de procesos) UNIDAD 4.

• Características: Sencillez. presentación UNIDAD 5. características. FLUJOGRAMAS • Definición o Símbolos usados en lo diagramas de flujo o Técnica para realizar los flujograma o Recomendaciones para usar y aplicar símbolos -En cuanto a dibujo -En cuanto a su contenido -Simulación de procesos UNIDAD 7. Procedimiento: definición y características Tipos de procedimientos Redacción UNIDAD 6. MANUALES ADMINISTRATIVOS • • • • Nociones generales Características de los manuales Clasificación Tipos de manuales -Organización y Funciones -Normas y procedimientos -Usuario -Manual de Calidad -Otros • Procedimiento general para elaborar manuales administrativos 8 . NORMAS Y PROCEDIMIENTOS o o o o Norma: definición. uniformidad. FORMULARIOS o o o o o Definición Objetivo Diseño del formulario consideraciones para la elaboración del formulario control de formularios UNIDAD 8.

Diálogo Didáctico mediado por la Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTIC) Prácticas en Laboratorios de Computación Lecturas Dirigidas e Investigaciones en la Web Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo 9 . METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO • • • • • • • Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora) Recolección de los datos Análisis de los datos Formulación de recomendaciones Implementación Seguimiento. Dinámica Grupal Asincrónica. evaluación y control Redacción del informe técnico Estrategias Metodológicas Exposición del Profesor Asesor.UNIDAD 9.

Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y S. antecedentes. ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al lector información útil. Naturaleza de la carrera. En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramación entre ellos: Definición. Origen. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Criterios fundamentales para su elaboración y Tipos de diagramas. sino en continua interacción con sus semejantes. para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo. por sus restricciones personales. funciones Características de los analista de Organización y Sistemas. una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. Los individuos tienen que cooperar unos con otros. La cuarta unidad señala los aspectos correspondientes a normas y procedimientos: definición. características y Tipos de procedimientos así como la forma adecuada de Redactarlo. para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los analistas del mismo. Perfil y Definición de términos propios del área. en la primera se aborda el estudio de organización y sistemas. Entonces. por tanto es un ente sociable. basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano. y ésta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente. Este modulo instrucción al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes. El contenido. 10 . ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para comprender y utilizar técnicas que permitan lograr mejores resultados en el área de organización y sistemas. concepto. Criterios para la elaboración y Características. y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar. Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo. La tercera unidad desarrolla la plataforma técnica para definir y plasmar la estructura de la organización de forma tal que traduzca su objeto y razón de ser en función de su contexto. con este fin se revisan su Definición. Tipos de organigramas. Utilidad. Consta de ocho unidades.INTRODUCCIÓN El individuo como tal no puede vivir aislado. Utilidad. Objetivos. sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad los tópicos principales del área. Características. El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y sistemas.

control y Redacción del informe técnico Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su estudio y actividades que permitan emplear de manera específica la técnica trabajada. aquí se describe la forma adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora). Nociones generales. implantación y seguimiento de manual administrativos se incluyen. evaluación. elaboración. Tipos de manuales y procedimiento general para elaborarlos. Análisis de los datos. La octava unidad refiere la Metodología de simplificación del trabajo con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio. allí encontramos la definición. Símbolos usados en lo diagramas de flujo. Formulación de recomendación. La séptima unidad reseña los aspectos que deben orientar el planteamiento. Características de los manuales. implementación. Seguimiento.La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesión de operaciones necesarios para realizar una actividad. Técnica para realizar los flujogramas. Recolectar los datos. Al final se incluye bibliografía que pueden ser consultada para profundizar en cada uno de los tópicos desarrollados. Clasificación. La sexta unidad aborda la Definición. Objetivo. Recomendaciones para usar y aplicar símbolos. Diseñó del formulario y algunas consideraciones para su elaboración y control. 11 .

Identificar las características básicas de Organización y sistemas. Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempeñar Organización y Sistemas en una Organización. 12 . así mismo. agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran. Igualmente. contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios. Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice. evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas. antecedentes Definición. tiene la responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de Computación). tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización. Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas. coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos. supervisar. ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo. Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificación. Características de los análisis de Organización y Sistemas Perfil del analista de Organización y Sistemas La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General. Esta oficina. • • • • Definir de manera precisa Organización y Sistemas. prueba e instalación. tiene a su cargo. que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental. a fin de cumplir con la misión institucional. tiene como función principal planificar. CONTENIDOS • • • • • • Origen.Unidad I ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS OBJETIVOS ESPECIFICOS. Determinar la necesidad de una oficina de organización y sistemas en una organización dada.

al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. a partir de 1965. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad. fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte. por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras. fecha en la cual se da inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración. auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo. según señala Luís Salazar Larrain. 13 . En realidad. persiguen el mismo objetivo. emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia. todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas. La segunda fase es. Bélgica en otros. métodos y organización del trabajo. ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. 1. en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. eficaz y consolidada. Inglaterra. Estados Unidos.Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida. se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y sistemas. como ciencia. donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas. trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa. circunstancias que remontan a 1821. por una parte. fue originado en países como Alemania. el comienzo de esta situación. a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964. lograr obtener mayor productividad y para lograrlo. La evolución que ha seguido.-Origen de Organización y Sistemas La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula. Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos Paralelamente a la evolución de la Administración.

si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio. Sobre la Teoría de Organización y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades. Organización y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración. debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función. como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados".2. los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Sistemas. ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar. Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado. Organización y Sistemas es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización. conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo. Es así. como en la mayoría de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organización y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo. se llama unidad. La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador es. 14 . equipo o servicio de Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio. Y por extensión. y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización. controlar y dar mayor eficiencia a su administración.-Definición El desarrollo incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa. pero como regla general a Organización y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración. haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza. que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. haciéndose totalmente responsable de sus actividades. como agrupar las tareas. La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo. cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda.

financieros y materiales. Analizar el estudio. pensar en términos de propósitos en vez de medios. Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo. ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos. es el desarrollo de las Facultades Críticas. salvo en algunas situaciones especiales en las cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva. Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones. a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello. considerando su naturaleza asesora o de línea. sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.-Características de los análisis de Organización y Sistemas La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate. en consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos: 15 .-Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas. Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor. 3. en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva. Características De La Función Asesora: • • • Elaborar estudio diagnóstico.Otra de las ventajas. necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en practica. Como podemos observar la unidad de organización y sistema. es importante destacar que la unidad de organización y sistemas debe tener un carácter asesor. es decir. analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas. Finalmente. Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno. en este caso solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones. se recopila. en este caso solo necesita la aprobación es la del autoridad máxima de la institución. Características de la función ejecutiva o de línea • • Dirigir el estudio. 4. Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas.

Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables.. diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose.o o o o o o o Conocer el hecho o la situación que se analiza. para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones. etc. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. haciendo grupos complejos de variables. Es importante saber las características que distinguen los análisis de la unidad de Organización y Sistemas. estructura. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido. funciones y operaciones. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades. Incluyen: la cadena de eventos y actividades. haciendo comparaciones y buscando analogías. 16 . en los análisis de Organización y Sistemas. tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas. Definir las relaciones que operan entre cada elemento. Muestreo: A través del uso de varios diseños. asignación de recursos. modificadores en las formas. costos. equipo y ambiente laboral. etc. utilización en diversas etapas. la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real. funciones y relaciones. registros e informes. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos. durabilidad. a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición. Describir tal hecho o situación. normas y políticas administrativas. Teorías: Existen. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. producción. las cuales se denotan así: o o o o o o o o o o o o Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio. Clasificar la información por áreas: objetivos. el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva. éstas se dividen así: Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio.

Unidad de organización y sistemas. j. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas. h. El analista debe tener la capacidad de análisis. diagramas de flujo y distribución de espacio. Unidades administrativas. y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas. 1. (Identifíquelas). entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado. g.-Perfil del analista de Organización y Sistemas El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce como analistas. Visite una organización que posea una unidad de organización y sistemas. e. Nombre de una empresa b. así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. 2. los cuales se agrupan en dos tipos: • • Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización. análisis y elaboración de organigramas. Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional. Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes. Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia. f. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos. Elabore un cuestionario que incluya: a. Estructura interna. c. ventajas y desventajas de esta unidad. expresarse con claridad. Numero de empleados. Objetivos. 5.Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis. ser observadores y poder trabajar en equipo. saber redactar y presentar informes. 17 . ubicación. d. i. de sistemas y metodología de la investigación. realice las siguientes actividades. Funciones.

4. Determinar la necesidad de una oficina de organización y Sistemas en la organización seleccionada. formatos y métodos de trabajo. Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organización Aplicar la diagramación para resumir en forma ordenada operaciones. En relación a las respuestas obtenidas y a la información recabada en la entrevista. • • • • Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de proceso. Unidad II DIAGRAMACION OBJETIVOS ESPECIFICOS. realice el análisis de la misma y produzca los comentarios sobre la unidad de organización y sistemas. CONTENIDOS • • • • • Definición Objetivos Técnicas para formular diagramas Clasificación de los diagramas Características 18 .3. Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse en una organización.

. 2004). elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos. Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción. esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del trabajo. relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas. hechos. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de procesos.La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un sistema numérico es en el campo de las matemáticas. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organización para desempeñarse eficazmente. movimientos. OBJETIVOS 1. 1. lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas estos son: estudio. 2. situaciones.” (Benjamín. un lenguaje abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos. así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo. Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que le permitan por medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lógica y consistente. diseño y presentación.Definición “Diagramar consiste en representar gráficamente. (Benjamín 2004). • Estudio de los diagramas 19 . es decir.

En este punto los efectos del análisis de los sistemas son presentados en su totalidad. En esta etapa la exploración se refiere básicamente a la forma en que se está ejecutando el trabajo. La gerencia posterior a la revisión del análisis presentado. ahora empieza a marcar el rumbo. Esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total. los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrará la representación administrativa.Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los procedimientos. hace uso del diagrama del movimiento. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos. El diagrama es un producto final deseado. La decisión puede basarse en detalles pequeños. y esto podrá ser tomado por la administración como señal de que el estudio ha sido conducido de manera poco seria. Los datos que el analista necesita obtener deber ser correctos y completos. tal como se llevan en el presente dentro de la organización. Una vez recopilada toda la información. la más importante y con seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas. principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de perfeccionamiento Estas dos fases. constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas. • Presentación de los diagramas La fase de presentación del trabajo. un recurso sencillo que transformará la enorme mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que señala en su totalidad los procedimientos. el equipo. por ejemplo. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación.. Las áreas en las que se duplican el esfuerzo. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propósito de la organización o su proyección en el futuro. TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS Planeación y evaluación Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. dará indicios de falta de conocimiento. comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor camino para la acción futura. quizá. las nuevas formas. • Diseño de diagramas de procedimiento Esta fase en el trabajo de sistemas es. se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o gráficas escogidos y ejecutados con el propósito de explicar a la gerencia o administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. determinara la aceptación o el rechazo del plan que se propone. los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial. entran de nuevo en esta etapa. a través del cual el analista refleja el procedimiento. En lo que respecta a 20 . o se hacen inversiones innecesarias se investigarán minuciosamente.

el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados. Durante la fase de investigación. 21 . el símbolo del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por quién? ¿Retenido por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de archivero está usando? En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas. La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales. la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos diagramas. porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. A este respecto. se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa. segunda. cuando es factible hacer un diagrama de un borrador. Sin embargo. o deja de usar la técnica de diagrama-borrador. con frecuencia. que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible. comparándolos con los propósitos finales de la organización. a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología. Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso. el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. en el trabajo de diagramación administrativa es limitada.los diagramas. casi sin excepción. finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente. SIMBOLOGÍA BÁSICA Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende estudiar. depende en cierto grado de métodos de tanteo. conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. acomodándose a las circunstancias del momento. El estudio de sistemas. este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo. pero es necesario además considerar la información verbal recabada en su momento. el analista experto usa. permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información. ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras. Por ejemplo. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación. El arte de entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y. a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas.

4. d. Gráficas de organización. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías. g. • Convención para trazar los diagramas a. d. si se verifica en función del campo que describe cada tipo. Representar las formas o documentos. esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. indicando los puntos iniciales y finales. c. Se refieren. Diagramas estadísticos. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. 5. Número de pasos. Nombre de la persona que preparó el diagrama. responsabilidad y función. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados. para representar un bosquejo de terrenos físicos. Número de personas o puestos involucrados. Diagrama de flujo. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los pasos. b. al flujo de operaciones e incluyen gráficas que se relacionan con el manejo de formas. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de autoridad. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 1. así como diagramas lógicos relativos a programas de computadoras. Nombre del proceso. e. es conveniente el nombre de la forma en cada paso que aparezca. c. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. e. Diagramas arquitectónicos. Sin embargo. Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos. b. Cada vez que se crea una forma. Gráficas diversas. se facilita la presentación de las diversas clases de diagramas de sistemas. 22 . para resumir las relaciones numéricas y cronológicas. básicamente. 3.CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMA La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. a continuación señalaremos aquellos más conocidos. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. para representar el flujo de las operaciones. a. como lo principal es la claridad. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan. Diagramas de operaciones. 2. f. Se refieren a las relaciones del personal. f. Sin embargo.

Para el original siempre se usará el número uno.g. entonces úsese línea de puntos o más clara. c. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos. k. imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos. ya sea con grapa o broche o en sobre. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. las siguientes copias tendrán numeración ascendente. j. i. Se coloca un número en la esquina superior derecha. 23 . Cuando se transportan dos o más papeles. es conveniente usar un número para identificarlas b. que van unidos. Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra. cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad. h. Si una forma se destruye se representa de este modo. Presentación De Las Formas En El Diagrama a. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamaño. el transporte se representa por medio de una línea para cada forma o grupo de formas. pero no unidos. Si es posible. en la esquina superior derecha. se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la línea. En general. n. de arriba hacia abajo. mediante la escritura del verbo que identifica la acción. m. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. En caso de tener muchas copias. Las formas con copias deben representarse como sigue. El movimiento se representa por una sola línea. hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. deben presentarse así. forma o nombre. Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará el símbolo. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. Cuando se muevan Juntos. el número de la copia en cuestión. o ambos. si sólo se tuviera un color. Si se tiene una alternativa. y en la esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra. pero usando un lápiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos. l.

Toda forma debe mostrar cual fue su origen. llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que se conozca. por tanto. la observación. sin embargo. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. Simbolizada La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas. así como su aplicación. en cierta forma. 24 . debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles. La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características: Sintética La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas. la claridad y la fluidez del diagrama. sin sacrificar. A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades. repetitivas y confusas en su interpretación. están constituidos por series de preguntas escritas. y que sirven para obtener la información deseada. una vez realizado. se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen. Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. dejan de ser prácticos. de preferencia en una sola. la liga del proceso se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta. con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. h. Cuando se tiene una estructura mental adecuada . se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta técnica. la encuesta. resulta sencillo el desarrollo de un diagramado. Un diagrama es comparable. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación. así pues. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. Formatos para captura de información La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a través de: la investigación documental. desde luego. en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles. g. Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí. uno en el plinto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. "encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares. f.d. se usará la siguiente convención e.

b. En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos. observación directa. sin embargo. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso. e. 1. El tiempo total empleado para realizar las operaciones. 3. Transporte. c. Operación. a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga. El tipo de operación mediante un símbolo. realice y presente en forma escrita las siguientes actividades. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores). La secuencia en que se realizan los pasos del proceso. El tiempo neto en que se realiza la operación. 2. muestreo una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Organizados en equipos de tres participantes.predefinidas. a. las áreas que intervienen y los formatos que se utilizaran. Las técnicas de entrevista. ¿En que forma inciden en el desempeño de una organización los diagramas de flujo? 2. Inspección Demora Almacenamiento. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo. secuenciadas y separadas por capítulos. a. 1. b. 5. la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los cuestionarios. d. 4. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso. ¿Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organización el disponer de información analítica y secuenciadas de sus acciones? 25 .

3. ¿Favorece las relaciones de una Organización con su entorno el empleo de diagramas de flujo? 4. 26 . ¿De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una organización la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos? UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.

jerarquía e interrelación de los órganos internos de una organización en términos concretos y accesibles. 27 . que es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación. elaborar y actualizar organigramas. independientemente de su naturaleza o campo de trabajo. Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador. en consecuencia todas las organizaciones.OBJETIVOS ESPECIFICOS • Definir el concepto de organigrama • Conocer las normas y recomendaciones técnicas fundamentales para diseñar. puede entenderse como el método más sencillo para expresar la estructura. los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. los organigramas constituyen la representación grafica de la estructura. se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran. • Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de acuerdo con su naturaleza. requieren un marco de actuación para funcionar. a través de los cuales se fija la posición. Este marco está constituido por la estructura orgánica. la acción y la responsabilidad de cada servicio. CONTENIDOS • • • • Definición Objetivos Tipos de organigramas Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama • Criterios para la elaboración de organigrama Dentro de una Organización. en ella. sus principales funciones.

Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al momento de su preparación. Por ello es importante tener una base de información homogénea, que permita dar cohesión a este tipo de recursos. 1.-DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA. “Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las relaciones, responsabilidades y autoridad a través de las que una empresa apunta al logro de sus objetivos” (Anderson 1981). “El organigrama es la representación* grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen (Benjamín. 2004). “Es un documento que representa gráficamente la estructura formal de una entidad” (Carrasco. Cit. P. Rinosa) Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados anteriormente, poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo, daremos un concepto operacional de organigrama definiéndolo como: “La representación grafica de la estructura orgánica de una institución que permite visualizar las funciones y relaciones de las unidades, la línea de autoridad y responsabilidades y los niveles jerárquicos, entre otros aspectos” 2.-OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS. Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y transmitir en forma grafica y objetiva la composición de una organización. En consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama: 1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función. 3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización y donde encaja cada uno dentro de ella. 4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo. 5. Indica relaciones de trabajo. 6. Representa las líneas formales de autoridad. 7. Reflejar los cambios organizativos

Utilidad Proporcionan una imagen formal de la organización
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Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de la organización Representan un elemento valioso para el análisis Organizacional. 3.-TIPOS DE ORGANIGRAMAS. Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que representan. En este sentido a continuación se mencionaran varios tipos, considerando una serie de criterios y factores planteados por Benjamín (2004) Por su naturaleza:

Microadministrativos

Se relacionan a una sola organización, refiriendo información general o de alguna de las áreas que la integran

Macroadministrativos

Incluyen a más de una organización.

Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un mismo sector o ramo especifico. Por su ámbito:

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

Particulares

Solo muestran una área particular de la estructura en la organización. Por su contenido: Integrales Es la representación grafica de todas las unidades administrativas de una organización.

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Funcionales. Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas de las unidades y sus interrelaciones. De puestos, plazas y unidades. Reflejan las necesidades en cuanto a puestos de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad. Por su presentación: Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Horizontales Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Mixtos. Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.

De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios mas reducidos.

DISEÑO Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentación de un organigrama, entre ellos se consideran.

Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.

Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del organigrama.

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Dimensión. Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.

4.-SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA. 1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

2.-Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

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• Sencillez De fácil comprensión.Se puede destacar una unidad para llamar la atención. indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. en este sentido el procedimiento para actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuación se señalan: 32 . en función de su objetivo. bastante coloreado. se recomienda evitar trazos innecesarios o una nomenclatura compleja • Uniformidad Homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño • Presentación En su presentación deben considerarse criterios técnicos y de servicio. para cada unidad que se vaya a resaltar. 4. se sugiere colocar al margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de su autorización y actualización. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior.-CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS • Precisión Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones. • Vigencia El organigrama debe mantenerse actualizado. Para ello se utiliza medio recuadro.

considere las pautas recomendadas en esta unidad y sugiera un organigrama estructural? 3. Enumere por lo menos tres aspectos que no se pueden visualizar en un organigrama? 5. UNIDAD IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 33 . Enumere por lo menos. tres aspectos de la organización que se puedan visualizar en el organigrama? 4.o o o o o o o Autorización Integración del equipo de trabajo Preparación del plan de trabajo Captación de la información Clasificación y registro de la Información Análisis de la información Diseño del organigrama ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE Ubique en su comunidad una organización pública o privada e investigue: 1. Si la organización no posee organigrama. Señale los tipos de organigramas según la forma o disposición geométrica?. La Organización posee un organigrama ubicado en lugar visible? 2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS. ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén presentes permanentemente. en sus procesos productivos. Diagramación de los procedimientos En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de reconocer la importancia que tiene en la organización mantener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades de rutina. mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa. se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de producción no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía. Procedimiento Características de los procedimientos Clasificación de los Procedimientos Descripción de los procedimientos. Describir correctamente un procedimiento administrativo CONTENIDOS • • • • • • • Norma. optimización de los procesos administrativos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados. Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el mercado. Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados. la importancia de la implementación de normas y procedimientos se ve reflejado en la reducción del tiempo ocioso. Esto último es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos. • • • • Definir norma y procedimiento? Señalar las principales características que deben considerarse al momento de elaborar un procedimiento. Redacción. Distinguir los distintos tipos de procedimientos según los criterios establecidos para su clasificación. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe adaptarse a continuos cambios generados por la dinámica. obteniendo finalmente 34 .

. es considerada como un punto de conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o previamente. entre otros tantos beneficios. La norma dentro de una organización. Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales mencionaremos los siguientes: o o o En la ejecución de actividades. necesarias para el buen desempeño de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos disponibles. o antes.una reducción de costos. símbolos. representaciones de tipo general. Normas: 35 . 1. El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas específicas. Solicitud y entrega de materiales de oficina. Uso de conceptos. Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento. elección o utilización de los elementos o instrumentos de trabajo. vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar. así como las acciones y responsables. A continuación se plantea un ejemplo. En la producción.NORMA Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución. operaciones y procesos de naturaleza administrativa. mejoramiento en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado. para la acción y la búsqueda de los objetivos organizacionales. A continuación se explica en que consiste la norma para una organización. son orientaciones o guías que fijan los límites previamente definidos por la dirección general en las políticas. Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las políticas organizacionales. a. en ella se registran entre otros. Procedimiento. la fecha en la cual se elabora. una estructura organizacional mas ágil. los datos vinculados con la empresa.

2. es decir. Los procedimientos responden a cada situación particular. los pasos son secuenciales. 36 . Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina. 2. Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos según sea el caso. Procedimiento. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de oficina”. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente. Selección de personal. Normas: 1. Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización.PROCEDIMIENTO. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada área.-CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO. operaciones. Todo criterio de selección debe estar basado en un valoración racional de las aptitudes y/o los meritos del candidato en relación al perfil específico del cargo que aspira desempeñar.. 2. si se trata de una sucursal. b. Procedimiento es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina. en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo. ante el departamento de proveeduría ésta. Cubre un ciclo de acción. 3. Es entendido también como la secuencia de actividades. debe estar firmada por el jefe del departamento. entre ellas tenemos: 1. 3. ya que no son de aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones.1. así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecución de las actividades. pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo especifico. 2.

Procedimiento: Venta a crédito. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organización. se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido. se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa. Procedimientos sustantivos o de línea. Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo. están relacionados con las funciones principales que atienden los órganos dentro de la empresa Como ejemplo pudiéramos señalar: Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios. 37 . tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes: 1. 6. 9. Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. Procedimiento: Preparación de los alimentos. 5. 8. Procedimiento adjetivo. por su relación con los objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta. Procedimiento: Etiquetado. Por su relación con los objetivos Organizacionales: 1.CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS.4. 4. No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular. Procedimiento: Enlatado de los alimentos. facilitando así su aplicación continua y sistemática. auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que sirven de base. 2. 3. Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten. Procedimiento: Exportación de enlatados. 2. 5.. flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias. A. contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan. 4. Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad. 7.

T (Instituto Universitario de Tecnología) en este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada. 1) Procedimientos Institucionales. 1. Por su recorrido. Ejemplo: Contratación de profesores del I.U. Ejemplo: -Procedimiento: Solicitud de suministro. podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo: Procedimiento: Selección de personal. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias.U. -Procedimiento: Elaboración de nóminas. -Procedimiento: Enlatado de alimentos.Siguiendo con el ejemplo anterior. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemática. 3) Procedimientos intersectoriales. B. pero luego debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y luego éste lo remite nuevamente a la institución. (Instituto Universitario de Tecnología) la Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a la 38 . Procedimientos sectoriales. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios. Procedimiento: Orden de compra. Ejemplo: Elaboración del presupuesto del I.T. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organización.

Uniformidad en el estilo. Evitar ambigüedades. que cada procedimiento varia dependiendo de las características del mismo así como de las necesidades de información de la Institución y el estilo de los analistas. así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa. 6.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. 4. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. A continuación se presenta la relación de datos. Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional). Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento.. de tal manera que permita al lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en el manual. 3. (opcional).. 39 . que deben incluirse en la descripción de un Procedimiento Administrativo. 5. 7. al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar las siguientes recomendaciones. 6. (opcional). 2. 9. Emplear frases claras y cortas. 5. 5. Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la intención es brindar información clara y precisa. posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes señaladas. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento. 1. tomando como base el código de la Dependencia. 2. Tono formal. Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento. mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen.Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones. Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción. Por lo tanto. 8.REDACTAR UN PROCEDIMIENTO. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional). para lo cual es necesario tener claro. para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste. Código: Es el número asignado al Procedimiento. Utilizar únicamente terminología técnica imprescindible. 4. 1. 3. éste lo remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Educación.

Departamento de Compras. considerar si se esta describiendo un procedimiento interno de un departamento. con claridad y precisión las operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos administrativos.-Recibe y analiza la solicitud y la aprueba.-Si la rechaza. 4.-Envía el original a compras y archiva el duplicado.DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente. UNIDADES RESPONSABLES.Redactar. consulta el registro de proveedores para determinar quiénes están en condiciones de Suministro. Existen distintos tipos de diagramación administrativa. 1. implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera exitosa la elaboración del manual. prepara una solicitud de compra en dos ejemplares. 40 . A continuación se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la parte relativa a Reposición de bienes de cambio. 3. Si está cerca del punto de pedido..-Si la Solicitud es aprobada. En consecuencia se recomienda como referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guión teatral. 7. si el proceso tiene lugar entre varios. Sección Almacenes ACCIONES. 2. Todos ellos tienen como denominador común el análisis de los siguientes elementos: Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos.. 5. ya que en éstos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con éxito los objetivos propuestos. archiva la solicitud y comunica a la Sección Almacenes la causa. en el caso que nos ocupa. o por una sección o departamento.Controla la existencia de mercancía a través de la ficha de stock.

En base a la información recolectada. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. ¿Cuál es la diferencia entre Norma y Procedimiento? Cuales son las características que deben tener los Procedimientos? Como se clasifican los procedimientos según su relación con los objetivos? Visite una organización publica o privada y solicite a un trabajador o directivo que le describa verbalmente algún procedimiento o servicio que se ejecute en la institución? 5. Los tiempos de trabajo empleados en cada operación. Mediante la utilización de símbolos. 4. verificar en la práctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las anomalías que se produzcan. en su mayoría sencillos de entender. Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación. Los símbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos: Símbolos abstractos Símbolos figurativos. 2. Los documentos utilizados o producidos. es relativamente fácil conseguir una visión de conjunto del procedimiento representado. horas o minutos. expresados en días.Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización. efectué la descripción del procedimiento administrativo 41 . 3. Tome nota de la descripción efectuada por el trabajador de la institución? 6.

Tipos de flujogramas. Aplicar correctamente las pautas técnicas recomendadas para la elaboración de un flujograma. CONTENIDOS o o o o o o 42 Definición Características De Los Flujogramas Tipos De Flujogramas Simbología De Los Flujogramas Diseño Y Elaboración De Flujogramas Recomendaciones Para El Uso Y Aplicación De Los Flujogramas . Conocer la simbología mas utilizada en la elaboración de un flujograma.UNIDAD V FLUJOGRAMAS OBJETIVOS ESPECIFICOS. Características de los flujogramas. o o o o o Definir con claridad que es un flujograma.

las formas. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método. las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. 2. materiales.Las organizaciones precisan recursos técnicos que les permitan ubicar mediante un diagrama y mapas de proceso. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación. 1. (1. también se conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas. Según su formato o propósito. de preferencia en una sola. un formulario. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión. Según Chiavenato.997) Según Chiavenato Idalberto.993). los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lógica y consistente. puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones. En consecuencia un Flujograma es la representación gráfica de hechos. (1.997: 1. así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones. Según Gómez Rondón Francisco. personas o recursos.995). es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos.993. estos gráficos ilustran la sucesión de operaciones que implican movimiento. Año 1. Guillermo. El Flujograma o Diagrama de Flujo. situaciones. Año 1. el itinerario de las personas. desplazamiento o curso de todo tipo. ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada. Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas. por tanto dejan de ser prácticos. por medio de símbolos. 1. Idalberto. movimientos o relaciones . constituye además un elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensión de la dinamita organizacional y la simplificación del trabajo. estableciendo su secuencia cronológica.-DEFINICION El Flujograma o Fluxograma. El Flujograma o Diagrama de Flujo. CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. (Gómez C. un informe. 43 . que bien puede ser una actividad. es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. los flujogramas constituyen un instrumento de suma importancia en toda organización y departamento. la distancia recorrida e tiempo empleado etc. es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

2. permite el acercamiento y coordinación. De interacción. se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados. permite facilitar su empleo. repetitivas y confusas en su interpretación. sino también horizontal. según su propósito. con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región. y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. 4. Registra no solo en línea vertical. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.997: Según su forma: a. TIPOS DE FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. 3. Según Chiavenato. 3. Francisco. Dar las bases para escribir un informe claro y lógico. va de izquierda a derecha. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto. 5. De simbología. 6. Año 1. permite simplificar su comprensión. distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas. De diagramación. b. 3. disminuye la complejidad y accesibilidad. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento. Según Gómez Rondón. Un diagrama es comparable. De comprensión e interpretación.993: 1.995: 1.2. 3. Guillermo. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. d. aun para personas no familiarizadas. De destino. De uso. en cierta forma. permite la correcta identificación de actividades. El primero de los flujogramas 44 . Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. lo que facilita su comprensión. Año 1. 2. Idalberto. c. Año 1. va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.

la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. c. cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos. En la columnas verticales están los símbolos o 45 . De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza. a través de los diversos puestos y departamentos. para qué se hace).993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo a. d. Se usa el formato vertical. mientras que los últimos son fundamentalmente representativos. b. por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. desde que se origina hasta que se archiva. Se usa formato vertical. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización. Según Chiavenato. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. Se usa el formato arquitectónico. por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. f. señalando el espacio por el que se desplaza. Idalberto. Se usa el formato vertical. Se usa el formato horizontal. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores.es eminentemente descriptivo. sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. métodos y análisis (qué se hace. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento. Cuando el dato es importante. Por su propósito: a. Las formas pueden representarse por símbolos. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica. Año 1. se sigue su curso al proceso de progresión horizontal. e. cómo se hace. expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

materiales. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión. esta lo hace de manera horizontal. correspondiendo a cada puesto o unidad una columna d. y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico. o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan 46 . De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda b. para indicar entradas. cada cual con su significado y encadenados entre sí. al revés de la secuencia que se traslada verticalmente. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. operaciones.995) existe una clasificación que considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo Por su presentación: a. conexiones.. etc. espera y archivo). control. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores. el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido. De formato tabular: También conocido como de formato columnas o panorámico. los funcionarios involucrados en la rutina. Por su formato: a. c. en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones. Según Gómez Rondón. formas. decisiones. este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical. archivado. es decir. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques. (1. b.convencionales ( de operación. que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas. Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas. transporte. ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo. b. Francisco. El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior.

De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones. o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen. así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta. 4. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace. 5. e. ya sea en el valor. Guillermo. d. Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera. 1. 2. SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS Según Gómez Cejas. aclaraciones. c. una ficha.Por su propósito: a. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo. notas explicatorios. Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada). h. Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. 47 . Año 1. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.997: 1. f. etc. De método: Muestra la secuencia de operaciones. la persona que las realiza y la manera de hacerlas. Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado. Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar. sino para qué sirven. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada. b. forma o disposición de la información. 3. 3. un control. Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio. como la mención de que la información ya ha sido procesada. o bien cuando interese unir informaciones aisladas. un listado. se trazará indistintamente una línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota. etc. estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente. siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar. Siempre que un documento tenga varias copias. 4. aclaración. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones.. 2. y cómo hacer cada operación. Anotación. g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software. Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes. Puede ser una forma. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética).

Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes.995: 1. ya sea por congestionamiento. método o procedimiento. o de un objeto cualquiera en un almacén. 4. o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos). 2. que nada más varían en su inicio o su final.4. representa una demora o retraso. Idalberto 1. Operación: Indica las principales fases del proceso. Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar. mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro. 5. según sea su flujo. Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos. 48 . significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). se altera. El cuadrado significa una inspección o control. o para indicar los principios de alternativas. La letra D. La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. El circulo. bien. 1. Año 1. Francisco. O 1. Según Gómez Rondón. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso. material y equipo de un lugar a otro. 3. Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes: 3. Ocurre cuando un objeto. Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos. El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada. Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. Una operación se realiza cuando se crea. 2. Ejemplo: verificación de una firma. se aumenta o se sustrae algo. ya sea de cantidad o de realidad. distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes: Según Chiavenato. Ejemplo: emisión de un documento. cuando se recibe información de varias fuentes o condensa en una sola: 2. 2. 3. o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares.993: 1.

Indica el principio o el fin del flujo. DISEÑO Y ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Describe las funciones que desempe n las personas involucradas en el procedimiento.SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación administrativa) Conector. Documento. puede ser acción o lugar. Decisión o alternativa. en la que contin el diagrama de flujo. se utilice. Guillermo. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente. Según Gómez Cejas. se genere o salga del procedimiento. Representa un documento en general que entre. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. REPRESENTA SIMBOLO 5. Inicio o término. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 49 . Actividad. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.997: Convención para trazar los diagramas: a. Archivo. Conector de página. además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Año 1.

Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. de arriba hacia abajo. Cada vez que se crea una forma. pero no unidos. i. Sin embargo como lo principal es la claridad. que van unidos. Nombre de la persona que preparó el diagrama. Número de personas o puestos involucrados. El movimiento se presenta por una sola línea. se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan. l. mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Para el original siempre se colocará el número uno. el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.1. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. Número de pasos. b. se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes. Cuando se transportan dos o más papeles. Se coloca un número en la esquina superior derecha. 3. Cuando se muevan juntos. g. 5. indicando los puntos iniciales y finales. k. ya sea con grapa o broche o en sobre. Representar las formas o documentos. Nombre del proceso. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. h. es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca. f. esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. d. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. e. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. c. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. 4. j. 2. 50 .

g. d. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos.m. d. Presentación de las formas en el diagrama: a. la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W. e.993: Se rige por una serie de símbolos. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida. e. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma. n. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente. f. secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. c. imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. f. horas ("O") o minutos (´). 51 . El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos. b. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja. Idalberto. indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra. dotadas de flechas en sus extremos terminales. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo. c. Según Chiavenato. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. b. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. Año 1. Las formas con copias deben representarse como sigue. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen. normas y pautas convencionales entre las cuales tenemos: a. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato. mediante la escritura del verbo que identifica la acción. Toda forma debe demostrar cual fue su origen. uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. temporalmente o retenido por algunos días ("D"). rectas y angulares.

cuando existen una gran cantidad de conectores. si la hay). Francisco. lo mismo se harán con las líneas que salen. 6. Evitar usar siglas. en este caso se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. es conveniente adicionar un color al símbolo. pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida. realizarlas al principio en forma de borrador. el autor y el número de páginas. Pasar de lo conocido a lo desconocido. procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades administrativas. i. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto.RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE LOS FLUJOGRAMAS 1. en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas 2. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo. f. o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados. la gráfica. h. identificar los subsistemas que. Al igual que los organigramas. utilizar conectores para reducir su número. c. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.. es importante considerar entre otras las siguientes pautas: a. 4. Escribir en los símbolos. e. 5. sin emplear plantillas. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja. según se sabe. se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo. debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos. de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo. 6. Reunir los flujos de entrada.h. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página. Debe realizarse de forma limpia y ordenada. Según Gómez Rondón.995: El analista experto adoptará su propio método al momento de elaborar un flujogramas o diagrama de flujo. la flecha (de revisión. pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página. g. deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha. i. b. 52 . d. Es decir. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla. Año 1. usando el menor número posible de palabras. 3. ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE. los flujogramas en ocasiones presentan varias líneas que se cruzan sin tener relación.

UNIDAD VI FORMULARIOS OBJETIVOS ESPECIFICOS. 53 . Valorar la importancia del empleo de formas en una organización. Considerando las pautas señaladas en esta unidad seleccione un procedimiento y diseñe el flujograma correspondiente. ¿Cuales son los requisitos que debe reunir un flujograma? iii. ¿Qué es un flujograma? 2. Todo flujograma expone información básica sobre tres aspectos ¿Cuáles son estos tres aspectos? 4. i.i.

ocasionando confusiones. éstos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y transmitir información que es de suma importancia en la realización efectiva de los actos de cada unos de los miembros de la organización. por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da. CONTENIDOS i. Los formularios son instrumentos de trabajo. Por otra parte. la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos. demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado. Sistema De Control De Formularios Actualmente. iii. Conocer los aspectos metodológicos para manejar efectivamente las formas. Definición • • Objetivo Diseño Del Formulario • Consideraciones Para La Elaboración Del Formulario ii. se emplean formularios. se puede llegar a producir un 54 . en la mayoría de las tareas realizadas por el hombre. dentro y fuera del área de trabajo. Conocer los criterios técnicos para analizar diseñar y controlar formas.ii. Control De Formularios iii. Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las formas en una ventaja competitiva para una organización. iv.

claro y funcional.. así como su procesamiento y circulación. ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.OBJETIVO: • • Llenar las necesidades que las oficinas demandan..DEFINICION. según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos. siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño. por ello. puede acompañarse de un instructivo. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. texto. imprimir uniformidad en los procedimientos. sintetizar y relacionar información y por ultimo. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión. 1. 3. el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. . impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. tomando en cuenta tanto la creación. diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sistematización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo. Es todo papel que contenga información. Fases para el diseño. diseño y post-diseño. el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.. Representan un vehiculo de transmisión de datos e información organizacional sencillo.2. Objetivos específicos.mejoramiento notable. son aquellos medios para alcanzar un fin. impresión y almacenamiento de los formularios. Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y. y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario 55 . dar valor legal a determinadas transacciones. el análisis. epígrafes.

siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño. la aparición de este formulario a los ya existentes? Fase del diseño: Preparación de una forma según su objeto. método de llenado.El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo. diseño y post-diseño. relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? ¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor? ¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario? ¿Debe tener el formulario un número de serie? ¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro? ¿Puede afectar de alguna forma previsible. ¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso? ¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo? ¿Son necesarias todas las copias previstas? ¿Es lógica la secuencia de los datos? ¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo? ¿Esta autorizado el diseño del formulario? ¿Cuál es el departamento origen? ¿Cuál es la finalidad del formulario? ¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad? ¿Es necesario un subtitulo? ¿Está la cantidad a imprimir. se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. 56 . usuarios y resultados esperados. origen. numero de copias. tipo de información que contendrá. procedimiento en el que se utilizara.

Si es necesario. Una vez realizado el diseño. aunque no exista una estandarización. se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes preguntas. se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario. En impresora de equipo de cómputo: las formas son creadas en la computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos. donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas: ¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria? ¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico? ¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable? 57 .Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado: Manual: requiere espacios adecuados para que la información quede suficientemente clara y se eviten errores de interpretación. dar especificaciones adicionales para el impresor. para poder pasar a la próxima fase: ¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario? ¿Se encuentra en una posición adecuada? ¿Los datos fijos se comprenden fácilmente? ¿El lenguaje es claro? ¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren? ¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente? ¿Las líneas son las adecuadas? ¿Se han aplicado las líneas adecuadamente? ¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas? ¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo? ¿Se identifican todas las copias del formulario? ¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico? Posterior a esto. A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir.

Modo de llenado (maquina o a mano) . color de la tinta. de ser el caso. numeración. Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo.Tiempo estimado Características de impresión: .Medio de obtención . 58 .Papel (color.Titulo del formulario . papel carbón total o parcial. color de tinta.¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales? ¿Se han especificado correctamente los márgenes? ¿Los títulos.Generalidades . dirección de datos. perforaciones. marca y base del original y copias) . el cual agiliza la implementación de forma eficaz. peso y color del papel. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo.Objetivos (razón de la situación) . al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. márgenes. para el archivo.Tinta. numero de ejemplares. tipos de impresión por una o ambas caras. números y colores facilitan el seguimiento. despacho y manejo del formulario? ¿Viene el formulario identificado con un número impreso? ¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento? ¿Se usan casillas "A" y "Desde"? Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma. fecha de entrega e impresión continua.Numero de copias . Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. El instructivo esta divido en: .

Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. la cual imprime por medio de una prensa. mediante la normalización del flujo de papeles.Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) . donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. Linotipo: Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. • • • • • • • Offset. Rotograbado: Es análoga al fotograbado.Tapas de papel o cartulina.Indicar lado . puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación. Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. Mimeógrafo: Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina.. impresora o a mano.Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco. Computadora: Implica el desarrollo de programas específicos o el uso de software especializado. . pero para el grabado se emplean rodillos de cobre.Encolados . ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana.Lomo abierto o cubierto . 5. 59 .Márgenes (lado y ancho para archivar) . Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones. Fotograbado: Se utiliza la fotografía. 4. a partir del original se hace un negativo. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS. resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica.Juego (desglosables o sueltos) . sujetas con tornillo u otro .. disketes o cintas.-CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO.Indicar si lleva perforaciones.

contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. Para las necesidades de nuestras empresas. y codificar por temas. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. consolidar formularios que se complementen. notificar. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. codificar por función. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. ¿Que importancia tiene para una organización el uso adecuado de los formularios? 60 . coordinación y mejora de la instalación de los formularios. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. Nivel de organización. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios. Eliminar formularios innecesarios y evitar su creación. Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. reportar y requerir. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE 1. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. Control de formularios. agrupar por función. instruir. y el número de índice funcional que le corresponde. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. necesaria para la revisión. Debe existir relación entre el control y. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. preparar carpetas para archivar las muestras. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. facturar. así como las subdivisiones de esos temas.Consideraciones generales de los sistemas de control. registrar. el tema principal de la forma y el tema secundario. los sistemas y procedimientos.

¿Qué aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario? 4. tareas. la demanda de productos. CONTENIDOS o o o o o Definición Ventajas Y Desventajas Clasificación De Los Manuales Administrativos . En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulación. Emplear adecuadamente las normas generales para la elaboración de Manuales Administrativos. Valorar la importancia que tienen los manuales de organización. Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras. los recursos que se les asignan. en materia de funciones. servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional. el volumen de sus operaciones. Elaborar un Manual Administrativo. sino aportar elementos de juicio útiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos. Entender en que medida los manuales administrativos fortalecen la comunicación y la coordinación en una organización. 61 .2. ¿En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una organización? 3. Establecer diferencias entre los Manuales Administrativos más conocidos. tienen por objeto señalar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de él.Tipos De Manuales Procedimiento General Para Elaborar Manuales. de procedimientos y de calidad para una organización. ¿Ubique en su comunidad una organización pública o privada y aplique todas las interrogante previstas en el diseño de formularios? UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOS o o o o o o Definir que es un Manual Administrativo.

elementos de calidad etc. en consecuencia. e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa. 4.. elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.) como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea. que contiene: La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organización Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas. Deben distribuirse completos a todos los jefes...Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización.responsabilidades. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos Definirlos como un cuerpo sistemático. Según Franklin F (2004) “Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes. ya que el conocimiento que todos tengan de este. procedimientos. son fundamentalmente un instrumento de comunicación..La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.. 6. 5. 2. estructura. 62 .Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. sistemas.clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Ventajas de la disposición y Uso de Manuales 1. 3. objetivos. políticas.. autoridad. legislación.-Ventajas.” 2. contribuye con una buena comunicación entre todos los miembros de la organización. comunicaciones.Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

Manual de Propósito múltiple. D.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados. y la forma en que las mismas se desarrollan. 63 ..Economizan tiempo. debe afrontarse. B. Desventajas.Manual del especialista.Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.Exigen una permanente actualización. entre ellos tenemos A.No incorporan los elementos propios de la organización informal.Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde..Existe un costo en su redacción y confección que. 10..-CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.. 5. 11.. E. dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad..Manual de Organización. a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. 4.Manual del empleado.. 1... C. la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.Manual de procedimientos y normas. 3. Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de manuales de aplicación.Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual... 8. F..Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y. la que evidentemente existe pero no es reconocida en :lo manuales.. evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas. indudablemente.Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9..Permiten la determinación de los estándares más efectivos. por lo tanto. 12. ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.Manual de Políticas..7. 3. 2.

no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico. ventas. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades. administración y posición actual. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. compras. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados. 64 . A continuación se agrega otra clasificación: POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual. Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos. personal. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción. etc. en tanto constituyen un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas En las organizaciones en que no se utilizan manuales. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre la organización: sus comienzos. logros. finanzas. crecimiento. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. y las relaciones. abarca una variedad de materias. funciones.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. los manuales se aceptan y usan ampliamente. procedimientos. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. En organismos pequeños. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas.). ingeniería industrial. es tan reconocida. descripción del sistema contable. manejo de registros. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". definir la función de comprar. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación.Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades. debiéndose separar en secciones POR SU FUNCION ESPECÍFICA Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. controles. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. que en las operaciones de fabricación. consiste en definir el alcance de compras. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar 65 . etc. control de producción). protección de bienes y suministro de información financiera. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. operaciones internas del personal. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. el de "historia y organización". Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. control y cobro de las operaciones. control de la elaboración de información financiera. inspección. entre otros. contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas.

las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su señal". por ejemplo. lineamientos para el manejo de conflictos personales. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. estas políticas generales establecen líneas de guía. pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. capacitación. prestaciones. las labores. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. políticas de personal. entre otros. a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación. GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. ESPECIFICO: 66 . administración de personal. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación. para toda la empresa. los procesos y las rutinas de un puesto en particular. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. uso de servicios. mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y Comenzaría con el primer paso activo del proceso. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada.

permisos. promociones. 67 . de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad.1 MANUAL DE ORGANIZACION Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura. por ejemplo: ingresos a caja. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. 4. Así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica. pero de un área especifica de la organización.Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área específica (personal). tales como: contratación. pago a proveedores. 4. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones. Aunque todos los manuales son útiles para la organización. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal.1-OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN a. relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución. 4. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos. dentro de la institución. etc. en consecuencia a continuación se explicaran detalladamente cada uno de ellos. porque sientan las bases estructurales de funcionamiento. Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. delimitando la b. en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones. ubicación dentro de la estructura general de la empresa. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos. c. etc.-TIPOS DE MANUALES. los más representativos por su uso y bondades son los de organización. y los de calidad porque consignan el sistema que una organización debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios. d. naturaleza y amplitud del trabajo. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. responsabilidad y de coordinación).1. funciones. los de procedimientos porque traducen en forma operativa las funciones. Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas". prestaciones.

e. 68 .1. FINALIDAD DEL MANUAL Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el Manual. 3. ALCANCE Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual. 4. TITULO II DEL DISEÑO ORGÁNICO FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos.2-ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN TITULO I GENERALIDADES 1. en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa. BASE LEGAL Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión. Describe la Organización Formal de la Empresa asignando: • • • • • • Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización. 2. 4. como parte integrante de la organización institucional. Funciones Básicas Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende Responsabilidad Características y Especificaciones de la Posición. APROBACIÓN Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual.

TITULO III DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales del órgano FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS Determinar las funciones específicas de los cargos. precisando su nomenclatura. en orden decreciente. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa. y ● De descentralización RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS Precisar niveles de Autoridad. estructural y clasificada. ● De Control.ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución. Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS Consignar la relación de cargos. observando el siguiente esquema: Denominación del cargo 69 . desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo: ● De Alta Dirección ● De Dirección ● De consulta ● De Línea ● De Apoyo ● De Asesoría.

-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. “El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico. proveedores. Circuito o Flujograma: representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Objetivos y Alcance Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas (IRAM: 34503) Grupos de Símbolos para la representación gráfica (IRAM 34501). Además. La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: Carátula de Presentación: indicando Tema. Nº de Procedimiento. 70 . Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. etc. Cursogramas o diagramas de Procedimiento. así como también de entes externos (usuarios. Descripción de los Procedimientos.2. regula la participación de los distintos sectores de una organización. Vigencia. que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos.)” Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.- Naturaleza del cargo (función resumen) Funciones específicas del cargo Línea de dependencia de los cargo Grado de responsabilidad Canales de coordinación Requisitos mínimos de los cargos ** Conocimiento y/o Instrucción ** Experiencia laboral 5. Para Silvia R. Áreas afectadas y Analista Actuante. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido. Glosario Índice Temático. organismos de control.

5.3. 3. 11. la estructura organizacional. Área responsable de manejar el procedimiento. 12. En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que constituye el cuerpo del documento. Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. Índice O Contenido. la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes: Identificación 1. Numero de páginas. 2. Objetivos generales 71 . 5. 7. Unidades responsables de su elaboración. 9. Se expone la situación. Numero de procedimientos. Fecha de revisión. 6. Reemplazo y Revisión. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma. Logotipo de la organización. Vigencia. Alcance. 4. Lugar y fecha de elaboración. revisión y autorización. filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización. En él se describen la política de calidad de la empresa. Nivel de revisión y/o aplicación. Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. Introducción. Nombre de la organización. 8.Fecha de Emisión. 10.-MANUAL DE CALIDAD. Titulo del procedimiento. Nombre del manual.

Definiciones. giro. adecuada atención a los clientes. Lista de distribución Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual. Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización. Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones. pueden variar de una organización a otra. área de aplicación y número consecutivo.. su naturaleza. El liderazgo en el mercado.Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de. según la norma de aplicación. No obstante. Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad. La mejora de los procesos. tamaño etc. Documentos y referencias aplicables. 1. 5. relacionado con los procedimientos del manual de calidad. Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un manual de procedimientos administrativos. Conceptos de carácter técnico. 3. Responsabilidades.PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS. El desarrollo del capital humano Estructura organizacional. 5. 4. tanto por su calidad técnica como por el efecto de generalidad que se 72 . resulta sumamente conveniente. Apéndice para la codificación de procedimientos Clasificación de los procedimientos de una organización según el apartado de la norma de calidad. rentabilidad. Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización. 2.

lugar y fecha de elaboración. y Cantidad de ejemplares impresos. Introducción Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. B. E. Índice Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual. en forma clara y precisa. a quién va dirigido y cuándo se utilizará. D. es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento. secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos. La norma comprende los siguientes aspectos: Marco Introductorio A. tomar como parámetro base lo establecido en la Norma IRAM 34. nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual. F. responsables de su elaboración.logra con su uso. 73 . Alcance del procedimiento Este apartado debe contener la explicación de las áreas. Políticas y normas de operación Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos. C. número de identificación del o de los procedimientos señalados.551. que se ocupa del contenido y presentación de los manuales de procedimientos administrativos. También sintetiza cómo se utilizará el manual. Identificación En este apartado se incluyen los siguientes datos: • • • • • • nombre oficial de la dependencia. Suele incluir un mensaje del titular del organismo. Objetivos del procedimiento En este punto deben explicarse. los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual. en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.

Cuerpo Principal Normas de trámite En este punto. período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo. codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados. responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso. Cursogramas Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas. quiénes pueden efectuarlas. y responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.G. teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. actualizaciones. y actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones. decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible aplicación. modificaciones. información requerida. Instrucciones para el uso del manual En esta sección. La sección debe incluir los siguientes puntos: • • • estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual. método de clasificación de la información contenida. método de búsqueda de la información contenida. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados. 74 . por qué medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado. se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo. se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos. equipos de comunicaciones y/o procesamiento. y controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos: Tareas y decisiones involucradas que debe incluir: • • • • • • momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso. medios a utilizar: archivos. Archivos utilizados. debe incluir: • • • • • información a contener. formularios.

Formularios Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan.. 1. se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario. d. 6. ejemplares de los formularios. b. formularios. e. los participantes con ayuda del material investigaran y discutirán aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar en forma escrita un trabajo que contenga las siguientes actividades. f. 5. Organizados en grupos. Normas y Procedimientos.-Enumere en forma secuencial las fases que comprende la elaboración de un Manual Administrativo 4. Procedimientos. la cantidad de copias. Funciones asignadas. Instructivos. Objetivos Naturaleza de la función que ejecuta. con la cual esté familiarizado y proceda a recolectar información relacionada con: a. Funciones. el manual debe incluir modelos de llenado. listados. Anexos varios Este apartado podrá contener tablas. pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar. planillas. Normas. el momento en que deben ser emitidos. 75 .-Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere: Estructura. Además. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE.¿Cuales son los fines que persiguen los manuales? 3. Estructura. sus diseños y especificaciones. etc. ejemplos de aplicación de los procedimientos descriptos en el manual. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación. cuadros.Explique qué utilidad tiene el Manual para una Organización 2. gráficos. el tratamiento y la distribución prevista para cada copia. g. c.-Seleccione en su comunidad una organización pública o privada.-Ordene y clasifique la información recabada..

todo con el objeto de hacer mejoras. el elemento tiempo. al final nuestra capacidad para conseguir un resultado efectivo. quién y cómo. 76 . la distribución etc. sabrán determinar que cosas deben omitirse y a cuales debe dársele especial importancia. dentro del ámbito de la metodología que se desarrolla. dónde. con muy buen criterio. y analizarlos a través de graficas. estimando. cambiar secuencias. Evaluación Y Control El concepto de simplificación del trabajo no es más que aplicar el sentido común. y las conductas inmediatas a seguir están vinculadas con eliminar.Unidad VIII Metodología de simplificación del trabajo OBJETIVOS o o Analizar la secuencia lógica y sistemática de los pasos a seguir en la elaboración de trabajos de organización y sistemas. cambiar lugares. Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en trabajos técnicos de nacionalización de estructura y procedimientos. en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio. combinar. Se necesita entonces poseer un conocimiento de las técnicas y este conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados afectados por la medidas de simplificación y mejoramiento. adicionalmente se hace necesario conocer el número de unidades. para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los proyectos a estudiar. Aplicar correctamente los pasos de la metodología para la simplificación del trabajo en una situación dada CONTENIDO o o o o o o Planteamiento Del Problema Recolección De Los Datos Análisis De Los Datos Formulación De Recomendaciones Implantación Seguimiento. cambiar personas. los factores básicos con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por que?. cuándo. hayan establecido y aplicado con sus propias líneas de actuación y por consiguiente ellos.

teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo generan. -Identificar el problema. en tal sentido. las acciones a desarrollar. Definir el problema. procedimientos. c.Esta metodología no es más que el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. política. el potencial humano requerido y otros recursos. Objetivo del estudio.) o externos como (medio ambiente. o por el contrario si es toda la organización. sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua. si están incidiendo factores internos como (recursos humanos. tecnológicos. por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trámite o procedimiento. Indicar a que nivel llegara el estudio. menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa. Identificar el problema. su naturaleza y como se manifiesta dentro de la organización. visualizar el alcance. lo que permite la disminución de costos. La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas. proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la superación personal sea más fácil. Toda organización requiere establecer niveles de productividad vinculados con la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente. se hacen necesarios: a. d. servicios etc. situación económica. Alcance. social del país etc. Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organización mediante la investigación del problema. etc. los resultados que se espera. financieros. Profundidad.). PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. materiales. especificando (estructura.) 77 . b. e. presupone el mejor método de trabajo" el más fácil. Señalar que unidades estarán involucradas en el estudio. Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases: 1. Precisar en que consiste el problema. sea cual fuere su naturaleza. En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema.

b. Estadísticas sobre volumen de trabajo. la entrevista. Recursos. Actividades. gráficos de distribución de espacios. a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución y verificar como puede ser mejorado. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente. Los datos recopilados deben ser completos. tiempo consumido en la ejecución de operaciones. Organización y responsabilidad de la unidad objeto de estudio. costos y patrones de rendimiento adaptados. RECOLECCION DE DATOS. cuadros de distribución del trabajo. la observación directa y la investigación documental. g. c. En relación a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades para atender los aspectos potencialmente racionalízables. . material y de tiempo. En relación a la situación actual de la organización se recomienda se obtengan datos relacionados a: a. y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia lógica. teniendo en cuenta las limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada dependencia. frecuencia. estos serán obtenidos a través de instrumentos como el cuestionario. Relación o contactos con otras unidades. 2. para esto se recomienda: • 78 Relacionar los objetivos de la institución y de los procedimientos.f. haciendo uso de herramientas como el organigrama. En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se esta haciendo es correcto y necesario. g. correctos y pertinentes. ANÁLISIS DE LOS DATOS. f. Ambientación material. Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crítico de la situación actual del mismo. Aquí deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio. posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma escrita para su análisis. dependiendo de las variables o elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener. 3. Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la investigación desde el punto de vista humano. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la unidad. e. diagramas de flujo entre otros. d. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las demás unidades. diagramas de recorrido. planes y programas de trabajo.

simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios. Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento. especialmente niveles de decisión. Composición de la estructura organiza. INTERROGANTES PARA EL ANÁLISIS CRÍTICO Propósito ¿Qué se hace? Lugar ¿Dónde se hace? Sucesión ¿Cuándo se hace? Persona ¿Quién lo hace? Cantidad ¿Qué cantidad de trabajo realiza? ¿Por qué lo ¿Por qué se ¿Qué hace esa hace de ese constante es persona? modo? el trabajo? ¿Qué otra ¿De que ¿Cuáles son persona otro modo las tareas podría podría que hacerlo? hacerse? absorben mayor tiempo ¿Quién ¿Cómo ¿Cuánto debería debería cuesta? hacerlo? hacerse? ¿Cómo se ¿Cuánto se esta necesita? realizando? Medios ¿Cómo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Por qué se ¿Por qué se hace allí? hace entonces? ¿Qué otra ¿En que otro ¿Cuándo cosa podría lugar podría podría hacerse? hacerse? hacerse? ¿Qué deberá hacerse? ¿Dónde debería hacerse? ¿Cuándo debería hacerse o realizarse? ¿Qué tiempo ¿Qué es lo tomará que hace? realizarlo? ¿Cuáles son los pasos? ¿Están comprendidos todos? ¿Por qué es necesario este paso? ¿Dónde debería realizarse este 79 . Sistema de trámite documentario que se utiliza.• • • • • • Relacionar factores. En este proceso de análisis se sugiere algunas interrogantes básicas que pudieran emplearse. Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institución. Necesidad y uso de los requisitos exigidos. tales como el personal que participa en la tarea. el volumen de demanda y la duración de las etapas del trabajo. para determinar si existe la necesidad de cambiar.

Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución. d.paso? 4. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación. Etc. g. Incorporación de nuevos procesos. Tratar al problema en forma integral. d. Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones. Simplificación de los métodos de trabajo. Luego de culminar la etapa de análisis de datos. b. estas deben ser recogidas en un informe que contenga. de los sistemas de comunicaciones. de las funciones. No perder de vista el objetivo del estudio. operaciones y pasos del sistema o procedimiento. es conveniente que la estructura del informe contenga: introducción. f. así como el de toma de decisiones. y operaciones que puedan motivar la modificación de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de trabajo. Eliminación de pasos. especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o procedimientos racionalizados. Revisar los dispositivos legales vigentes. registros o informes. disminución de la carga de trabajo de cada puesto. h. eliminación de equipos obsoletos. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad. Combinación del orden de los procesos. eliminación de tareas y movimientos inútiles. un cuerpo principal que 80 . siempre y cuando se justifique a través de la estructura orgánica. iniciativas y experiencias obtenidas con la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen. c. de la estructura orgánica. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema. en la normativa o producto del aumento en la planta. a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo. Codificación de los procesos. c. Para el efecto se debe tener presente lo siguiente: a. Poner en practica el conocimiento. e. i. fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo de formularios. FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento. b. se deben formular alternativos de solución al problema en estudio. e. de tal manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y oportunas. de coordinación. la argumentación necesaria que fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican. Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes aspectos: a.

las responsables de implementar los cambios. operaciones o un numero excesivo de unidades administrativas. conviene sea la oficina de organización y sistemas a través de sus técnicos. Será necesario fijar el método de implementación entre los cuales tenemos: método instantáneo recomendado cuando el sistema o procedimiento diseñado es relativamente sencillo y no involucra un gran numero de procesos. planos de las instalaciones. mobiliario y equipos. formularios. Se deben definir las actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realización.-SEGUIMIENTO. e implementarlas procurando no generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase solo hasta que se haya consolidado suficientemente la anterior. Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial humano para su capacitación en función de que realice de manera correcta y adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o procedimiento. 81 . contando con la participación de las unidades involucradas. Otro método es el de proyecto piloto. EVALUACION Y CONTROL. Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables de la ejecución del programa en su totalidad. 5. 6. argumentos y justificaciones. Cuando se inicie la implementación será necesario enviar comunicaciones con el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores. considerando la necesidad de recurso humano y material. se indica cuando puede realizarse un ensayo en solo una parte de la organización introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se requiere que exista un ambiente uniforme dentro de la organización para luego hacer la transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de las desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para una parte de la institución lo sea para otra. asimismo. IMPLANTACIÓN Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior para solucionar el problema que origino el estudio. fijar el tiempo y la fecha en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades. Finalmente tenemos también el método de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o procedimiento o pequeñas fases del mismo.especifique hechos. esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear grandes problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o procedimiento vaya asentándose hasta lograr que funcione normalmente antes de que se suspendan las operaciones del sistema anterior.Tenemos también el método de implementación en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran envergadura. conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apéndices. consiste en la operación simultanea por un periodo determinado. también se hará necesario evaluar los recursos materiales que previamente se estimaron necesarios. manuales y documentos utilizados por trabajadores y usuarios.

1. en la fase de evaluación comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas convenientemente. Posteriormente se hace preciso. que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los mismos. comente con sus compañeros? 2.año 2004 Reinosa Eduardo Organización y Sistemas: Sus principales técnicas. cuestión que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la organización en su conjunto. Organización de empresas. Por problema administrativo. Ramón Melinkoff La Estructura de la Organización: Los organigramas 82 . Los Teques. para realizar la comprobación de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas o procedimientos administrativos. La experiencia recomienda hacer una revisión periódica de los sistemas y procedimientos. 1993. (Fondo Editorial de la Fundación Universitaria “Cecilio Acosta” . Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y procedimientos diseñados por los órganos centrales de control. ¿Cuál será el producto del análisis de los datos recopilados? 4. ¿En que consiste la formulación de recomendaciones? 5. y el objeto es garantizar y asegurarse de que se están aplicando de acuerdo a los estudios realizados. ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE. ¿Cuáles son los métodos de implementación mas usados? 6. Editorial Mc Graw Gil .En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicación de las medidas de mejoramiento acordadas. ¿En que consiste el planteamiento del problema?¿Que aspectos es necesario considerar en la fase de recopilación de datos cuando se inicia un estudio? 3. Directorio de FUNDACA 1992-1994. ¿En que consiste el seguimiento? BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA Enrique B. ¿Qué entiende ud.

Año 1. INAP Colección Modernización del Estado. Lardent.1990. Metodología para la Elaboración de manuales de procedimientos: Guía II. Venezuela. MELINKOFF. 1969.: La Estructura de la Organización. Gómez Echarren y Loro. 83 . GOMEZ C. Editorial Panapo. Caracas. sistemas y métodos. Editorial Panapo. Universidad Central de Venezuela. George: Principios de Administración. Gobierno del Estado Miranda. Ramón V. Guillermo. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Ramón Melinkoff Los Procesos Administrativos 1990. 1996. 1961. TERRY. Técnicas de organización. México. Caracas.997. Editorial Club de Estudio. Orientación para Analistas de Organización y Sistemas Dirección de Planificación y Presupuesto. Editorial Mc Graw Gil. Análisis y Diseños. 1990. Venezuela. Caracas.