Informe de Cierre del Proyecto

Nombre Proyecto: Implementación de un Sistema de Gestión Documentaria de Pedidos de

Servicios PNP de Apoyo para la OFIN – VII DIRTEPOL–L PNP.
Departamento: Sistemas e informática.
Área Objetiva: Mesa de Partes / Gestión de Pedidos
Producto/Proceso: Sistema de Gestión Documentaria de Pedidos

Preparado por
Propietario del Documento Proyecto / Rol en la Organización
Roy Perez Pichis – Project Manager Jefe de Proyectos

Control de la versión del informe de cierre del proyecto

Version Fecha Autor Descripción del Cambio
1.0 30/10/2010 CHAVEZ VALVERDE, Versión Inicial por aprobar
Guillermo

11/12/2010 ESCOBAR GUTIERREZ, Version Final

Jesús

Informe de Cierre del Proyecto

 Project Closure Report

TABLE OF CONTENTS
PROPOSITO DEL INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO ......................................................3
METAS DEL INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO................................................................3
RESUMEN DEL INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO...........................................................3
1.1 Descripción de las Fortalezas del proyecto.......................................................................3
1.2 Resaltantes y mejores prácticas del proyecto....................................................................3
1.3 Sinopsis de Cierre del Proyecto.........................................................................................3
METRICAS DE RENDIMIENTO DEL PROYECTO........................................................................3
1.4 Rendimiento de Metas y Objetivos....................................................................................3
1.5 Rendimiento de los Factores Críticos de éxito...................................................................4
1.6 Rendimiento de Hitos y entregables..................................................................................4
1.7 Rendimiento del presupuesto............................................................................................4
TAREAS DE CIERRE DEL PROYECTO........................................................................................5
1.8 Administración de Recursos..............................................................................................5
1.9 Administración de Problemas............................................................................................5
1.10 Administración de Riesgos..............................................................................................5
1.11 Administración de la Calidad...........................................................................................5
1.12 Administración de la Comunicación.................................................................................5
1.13 Lecciones Aprendidas......................................................................................................6
1.14 Tareas después del proyecto...........................................................................................6
1.15 Recomendaciones de Cierre del proyecto.......................................................................6
APROBACIONES DEL INFORME DELCIERRE DELPROYECTO...............................................6
........................................................................................................................................................6

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 Project Closure Report

PROPOSITO DEL INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

El propósito del presente informe es determinar el éxito del proyecto, identificar las mejores
prácticas para futuros proyectos, resolver problemas pendientes y cerrar formalmente el
proyecto.

METAS DEL INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

 Revisar y validar los hitos y logros del proyecto.
 Confirmar los problemas, riesgos y recomendaciones excepcionales.
 Delinear las tareas y actividades requeridas para el cierre del proyecto.
 Identificar casos resaltantes del proyecto y las mejores prácticas para futuros proyectos.

RESUMEN DEL INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

1.1 Descripción de las Fortalezas del proyecto

Mejorar la productividad del producto.
 Incrementar la disponibilidad del servicio PNP de apoyo.

 Reducir el tiempo de respuesta de la elaboración de solicitud,

atención y aprobación del pedido.

1.2 Resaltantes y mejores prácticas del proyecto

Resaltantes del Proyecto:

 Uso del enfoque PMI para la gestión y organización del proyecto.

 Aplicación de la metodología RUP para el análisis y diseño.
 Aplicación del UML para modelamiento de procesos.

Mejores Prácticas:
 Uso de MS Project para seguimiento del proyecto
 Uso de plantillas de trabajo para el equipo.

1.3 Sinopsis de Cierre del Proyecto

El proyecto está siendo cerrado debido a que se ha verificado que el alcance y trabajo
requerido ha sido concluido de forma satisfactoria.

METRICAS DE RENDIMIENTO DEL PROYECTO

1.4 Rendimiento de Metas y Objetivos

Al cierre del proyecto, se lograron cumplir las metas y objetivos a un 92%, entre los que se
encuentran:

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 Metas logradas
• Se mejoró en la confiabilidad de los usuarios que hacen Pedido de
Servicio PNP de Apoyo por medio de la OFIN – VII DIRTEPOL–L PNP.
• Se logró la reducción de los tiempos de respuesta del Pedido de Servicio
PNP de Apoyo casi en la totalidad de lo planeado (55%).
• La OFIN – VII DIRTEPOL–L PNP obtuvo un sistema de información de
vanguardia de acuerdo con las herramientas de TI existentes.
• Se logró reducir los costos de mantenimiento en la totalidad de lo
planeado (50%).
• Se redujo los tiempos de respuesta y atención en la OFIN – VII
DIRTEPOL–L PNP.
 Objetivos logrados
• Se brindó un sistema para Atención de Pedidos de Servicios PNP de
Apoyo, permitiendo a los interesados obtener información real, exacta y
detallada sobre el estado de su trámite documentario de manera remota.
• Se logró la mejora de la gestión documentaria del proceso de atención
de pedidos de servicios PNP

1.5 Rendimiento de los Factores Críticos de éxito

 Todos los criterios fueron alcanzados en el mejor nivel de éxito posible.

 El progreso continuo en cada problema fue encargado a Roy Pérez

1.6 Rendimiento de Hitos y entregables

Los entregables del proyecto, según el WBS fueron entregados con alta calidad y la total
aprobación y aceptación del cliente.

1.7 Rendimiento del presupuesto

El presupuesto asciende a US$ 2,500 correspondiente a 1080 horas hombre de esfuerzo.

Todo el Personal PNP, “no cobrar” debido que es parte de su función dentro del servicio policial
optimizar y mejor aquello relacionado con la imagen institucional.

Las acciones correctivas en el presupuesto del proyecto han sido mínimas.

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TAREAS DE CIERRE DEL PROYECTO

1.8 Administración de Recursos

En la realizacion del proyecto no se presentaron problemas en este punto

1.9 Administración de Problemas

El problema más resaltante que surgió fue la indisponibilidad de los ambientes establecidos para
el desarrollo del proyecto por motivos tales como eventos institucionales entre otros.
El progreso en cada problema fue encargado a Junior Chávez.

1.10 Administración de Riesgos

Entre los riesgos detectados, tenemos:

 Modificación del Cronograma

 Baja satisfacción de los participantes con el desarrollo del sistema

 Metodología inadecuada para el desarrollo del sistema

 Solicitud de adicionales no contemplados en el alcance

 Desaprobación de los informes semanales o informe final

1.11 Administración de la Calidad.

Durante el proyecto se aplicó diversas medidas tanto para el aseguramiento de la calidad como
el control de la calidad, esto último será validado finalmente por el usuario mediante un proceso
de certificación.

1.12 Administración de la Comunicación

La planificación de las comunicaciones (que tendrán lugar dentro del desarrollo del proyecto)
permite asegurar la oportuna y apropiada generación, recopilación, diseminación,
almacenamiento y disposición de la información del proyecto. Provee relaciones entre las
personas, ideas e información necesarias para alcanzar el éxito.

Todos los involucrados en el proyecto deben estar preparados para enviar y recibir
comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y deben comprender como las comunicaciones
afectan positiva o negativamente al proyecto.

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1.13 Lecciones Aprendidas

• La gestión del proyecto bajo el enfoque PMI sumado con el uso de la poderosa
herramienta MS.Project han permitido efectuar de manera más eficaz y eficiente las labores
de planificación, ejecución y seguimiento del proyecto.
• Es conveniente que el proyecto se inicie una vez que el documento de especificación
funcional del usuario haya sido formalmente cerrado y de manera satisfactoria.

1.14 Tareas después del proyecto

• Una vez realizado el pase a producción se ve por conveniente establecer una etapa de
seguimiento con el fin de monitorear el comportamiento del nuevo sistema en ambiente de
producción y detectar potenciales problemas, así como definir sus oportunas soluciones.

Se realizará una capacitación básica al personal encargado de manejar el sistema, dado que
este se maneja de una manera muy intuitiva.

Difundir a los usuarios la existencia del nuevo sistema para realizar sus pedidos de apoyo al a
OFIN - PNP.

1.15 Recomendaciones de Cierre del proyecto

• Se sugiere verificar que toda la documentación este adecuadamente actualizada.

Se sugiere contar con la aceptación y aprobación explícita y formal del cliente respecto a los
entregables del proyecto.

APROBACIONES DEL INFORME DELCIERRE DELPROYECTO

Preparado por __________________________________
([Cargo])

Aprobado Por __________________________________

([Job Title])

__________________________________
([Job Title])

__________________________________
([Job Title])

Fecha Aprobación __________________________________

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