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Auditoría del sistema documental:

Esta auditoría consiste en la comprobación de que los documentos recogidos en el


Manual de Calidad, están debidamente cumplimentados y archivados por las personas o
estamentos responsables. La constancia documental es necesaria para la comprobación
de la bondad del sistema. En la mayoría de las ocasiones, el sistema de calidad falla
porque los documentos que figuran como soporte del mismo no están bien diseñados,
son engorrosos, o difícilmente comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la
información que pretenden recoger es escasa o superflua. Mi experiencia personal me
ha demostrado que si pretendemos implantar un sistema de calidad es bueno tomar
como base del mismo, los documentos que existan con algunas ligeras modificaciones
puesto que es más fácil asumir por parte de quien tiene que utilizarlo, una modificación
dentro de un impreso existente, que un nuevo impreso totalmente desconocido. Un buen
auditor debe reconocer no solo la falta de algún documento con información necesaria,
sino también detectar en los existentes los defectos que pueden restarle utilidad. Esta
auditoría, una vez implementado el sistema de calidad, se realizará periódicamente de
forma rutinaria, debiéndose comprobar lo siguiente:

1. Todos los documentos están debidamente archivados en el lugar que les


corresponde.
2. Todos los documentos archivados están debidamente cumplimentados y
firmados por los responsables que en cada caso correspondan.

La valoración puede hacerse por puntos de demérito. Cada estamento dispondrá de


tantos puntos como documentos tenga que archivar más las cumplimentaciones que en
los mismos tenga que realizar. A este total se le restarán tantos puntos como
documentos tenga sin archivar, indebidamente archivados, o no cumplimentados
adecuadamente. La valoración alcanzada, así como la fijación de los mínimos objetivos
a conseguir, será responsabilidad de la Gerencia quien además comunicará a cada
estamento la puntuación alcanzada en cada auditoría.

Antes de elaborar una lista de chequeo, la pregunta central es " ¿Cual es el proposito de
la auditoria? ", ¿Cual es el objetivo de la organizacion con esta auditoria?
1. - Existen auditorias que sirven para hacer quedar mal al auditado.
2. - Existen auditorias que pretender levantar muchas no conformidades y,
3. - Existen auditorias que permiten "agregar valor" al proceso que se audita.
El analisis de los documentos, los registros y los indicadore de gestion permiten
encontrar "oportunidades de mejoramiento" del proceso.
Las preguntas surgen con base en "que, como, cuando, cuanto, quien, y porque"
Se puede asociar esto con las 6M's " Man o de obra (operadore, ingenieros, analista),
Metodos de operacion o ejecucion de una tares, Mediciones (indicadore de gestion,
estadisticos, capacidad del proceso), Maquinaria , instrumentos y equipos
(mantenimiento y metrológica,, validación), Medio ambiente ( importante en farmacia,
alimentos, agro campo), Material de entrada (materia prima, insumos, información) y
una ultima Monetario Costos, gastos, retornos, ganancias, perdidas).

Normalmente el esquema que utilizo al hacer auditorias es basándome en el ciclo


PHVA, entonces elaboro la lista de chequeo siguiendo este esquema:

Etapa - Numerales
P - 4.1 5.3 5.4.1 5.5 6.1 6.3 6.4

H - Numerales especificos del Proceso. Verificacion de 4.2.3 y 4.2.4.

Procedimientos e Instructivos del Proceso

V - 8.2.3 8.4

A - 8.5

Por ejemplo:

En la etapa P hago preguntas sobre la interacción de los procesos, si conocen la política


de y los objetivos de calidad etc.

En la etapa H se miran los numerales específicos del proceso, por ejemplo 7.4 si es el
proceso de compras y haces preguntas de los requisitos especificados en los
procedimientos o instructivos.

En la Etapa V se solicita evidencia de la medición y seguimiento al proceso y como


analizan los datos

Y por ultimo en la etapa A solicito evidencia de las acciones tomadas

PREGUNTAS RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.

COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.

1 ¿Que espera del SGC?

2 Como comunica el SGC a todo el personal de la organización?

3 Cual es la Política de la Calidad de la Empresa?

4 ¿Como Comunica la Política de la Calidad de la Empresa?

5 ¿Como ha Comunicado los Objetivos de la Calidad?

6 ¿Conoce los Objetivos, puede nombrar alguno?

7 ¿Las Revisiones de la Dirección, cuantas veces lo hacen?

8 Cuando se hizo esta revisión?

9 Que es lo que se revisa?

10 Que conclusiones tiene de esta revisión? (Importante)

RESULTADOS DE LA REVISIÓN.
11 Que estado tienen las Acciones tomadas de la revisión 2007?:

12 ¿Que Acciones han tomado como resultado de la revisión 2008?:

13 ¿Tiene un Programa de Auditoría?

14 ¿Tiene un Plan de Capacitación?

15 ¿Que recursos han dispuesto para implementar el SGC?

ENFOQUE AL CLIENTE.

16 ¿Como determina los requerimientos del Cliente?

17 ¿Como sabe el grado de satisfacción del cliente?

PLANIFICACIÓN.

18 ¿Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad.?

19 ¿Como mide el avance de los objetivos de calidad de las obras?

20 ¿Como están estos Objetivos actualmente?

RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN.

21 ¿Como determinan las Competencias y Responsabilidades de los


miembros de la empresa?:

22 ¿Como se determina la Autoridad?:

23 ¿Quien es el Representante de la Dirección? ¿Como se determino?

24 ¿Como se realiza la Comunicación Interna.?

25 ¿Que Medios de comunicación utiliza?

26 ¿En que consiste el Plan de Comunicación Interna?

27 ¿Puede explicarme como funciona el sistema de gestión de su empresa


(SGC).?

28 Puede explicar el Mapa de Procesos de su Empresa?

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