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05/04/2011

IngenieríaIngenieríaIngenieríaIngeniería dededede SoftwareSoftwareSoftwareSoftware IIII Ing.Ing.Ing.Ing.

IngenieríaIngenieríaIngenieríaIngeniería dededede SoftwareSoftwareSoftwareSoftware IIII

Ing.Ing.Ing.Ing. RossanaRossanaRossanaRossana SosaSosaSosaSosa ZittoZittoZittoZitto
Ing.Ing.Ing.Ing. RossanaRossanaRossanaRossana SosaSosaSosaSosa ZittoZittoZittoZitto
diferentes vocabularios choque de personalidades y caracteres
diferentes vocabularios
choque de personalidades y caracteres

¿Por qué se utilizan ? Los analistas de sistemas no conocen los detalles de trabajo de la organización, en particular si son externos a la misma y por otro lado los usuarios/clientes no saben que información es necesaria o relevante para los analistas.

Las Técnicas de Relevamiento son un medio para mejorar la comunicación y facilitar la colaboración entre usuarios/clientes y los analistas de sistemas, ya que existen diversas barreras que impiden lograr una comunicación eficaz entre ambos:

y los analistas de sistemas, ya que existen diversas barreras que impiden lograr una comunicación eficaz
¿Qué son las técnicas de relevamiento?. Son técnicas que se utilizan para recopilar información acerca

¿Qué son las técnicas de relevamiento?.

Son técnicas que se utilizan para recopilar información acerca del comportamiento del sistema existente o para reunir información de los requerimientos del nuevo sistema a partir de las personas relacionadas con el mismo, o bien para verificar lo que se ha relevado.

El Relevamiento es una de las tareas más importantes para la etapa de análisis de sistemas de información pues de ello depende el producto que se desea desarrollar.

para la etapa de análisis de sistemas de información pues de ello depende el producto que
Entrevista Observación Cuestionario Revisión de Registros

Entrevista Observación Cuestionario Revisión de Registros

Entrevista Observación Cuestionario Revisión de Registros
Entrevista Observación Cuestionario Revisión de Registros

05/04/2011

Definición Utiliza un respuestas.
Definición
Utiliza
un
respuestas.

Es una conversación dirigida entre dos o más personas, con un propósito específico.

de

preguntas

y

formato

Consiste en recabar hechos en forma verbal a través de preguntas que propone el analista, se desea obtener la opinión del entrevistado y sus sentimientos acerca de una situación determinada.

Es una forma de conversación, no un interrogatorio.

entrevistado y sus sentimientos acerca de una situación determinada. Es una forma de conversación, no un
Ventajas Despierta interés en el entrevistado Permite que el entrevistador conozca el vocabulario del entrevistado

Ventajas

Despierta interés en el entrevistado

Permite que el entrevistador conozca el vocabulario del entrevistado

Permite mayor espontaneidad

Desventajas

Se puede perder el control de la entrevista

Se puede perder tiempo

Pueden poner en descubierto la inexperiencia del entrevistador

perder el control de la entrevista Se puede perder tiempo Pueden poner en descubierto la inexperiencia
Los dos tipos básicos de preguntas son: ABIERTAS Se obtienen respuestas subjetivas, apuntan a obtener
Los dos tipos básicos de preguntas son:
ABIERTAS
Se obtienen respuestas subjetivas, apuntan
a obtener información cualitativa.
Ejemplo: ¿Qué opina acerca de la compra del
equipamiento nuevo para la gerencia?
CERRADAS
Se
obtienen
respuestas
cuantitativas
y
concretas.
Ejemplo: ¿Cuántos subordinados tiene?
una relación armoniosa entre
una
relación
armoniosa
entre

Ventajas

Se ahorra tiempo

Se mantiene el control sobre la entrevista

Se obtienen datos relevantes

Se facilita la comparación de entrevistas

Desventajas

No se obtiene detalles

Puede ser aburrido para el entrevistado

No se establece entrevistado y entrevistador
No
se
establece
entrevistado y entrevistador

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Pirámide Embudo Rombo

Pirámide

Embudo

Rombo

Pirámide Embudo Rombo
- Estructurada: completamente planeadas y no se permiten desviaciones del plan. es aquella en la

-

Estructurada:

completamente planeadas y no se permiten desviaciones del plan.

es

aquella

en

la

que

las

preguntas

están

Las preguntas cerradas son la médula de estas entrevistas.

No están indicadas para el flujo libre de ideas y se parecen más a un cuestionario hablado.

Cuando de aplican:

Entrevista de trabajo - cuando, legalmente o por costumbre, a cada entrevistado se le hacen preguntas idénticas.

Entrevistas en la calle o por teléfono al público en general.

a cada entrevistado se le hacen preguntas idénticas. Entrevistas en la calle o por teléfono al
Estructurada No Estructurada
Estructurada No Estructurada
Estructurada
No Estructurada
No Estructurada: utilizan un formato que puede variar del plan original, pero igualmente se planifican.

No Estructurada: utilizan un formato que puede variar del plan original, pero igualmente se planifican.

Se formulan ciertas preguntas guías y se espera ir preguntando según la conversación va fluyendo.

El

analista

puede

sentirse

libre

de

preguntar

y

decirle

al

entrevistado que se extienda y explique.

va fluyendo. El analista puede sentirse libre de preguntar y decirle al entrevistado que se extienda

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Lectura de Material Establecer Objetivos Decidir a quien entrevistar Preparar al entrevistado Decidir estructura y
Lectura de Material Establecer Objetivos Decidir a quien entrevistar Preparar al entrevistado Decidir estructura y
Lectura de Material
Establecer Objetivos
Decidir a quien entrevistar
Preparar al entrevistado
Decidir estructura y tipo de preguntas

Se debe leer información acerca de la organización y del entrevistado. La información se puede obtener solicitándola o a través de internet.

En base a la información obtenida y la experiencia del entrevistador se establece el objetivo de la entrevista, que información se desea obtener.

En base a los objetivos planteados. Planificar qué preguntas hacer y a quien.

Coordinar horario y lugar de la entrevista.

Una vez definidos los objetivos se planifica qué tipo de preguntas se realizarán y que estructura se utilizará.

se planifica qué tipo de preguntas se realizarán y que estructura se utilizará. O TROS PUNTOS

OTROS PUNTOS A TENER EN CUENTA

Es el medio más directo para obtener información de las actitudes y/o percepciones de los

Es el medio más directo para obtener información de las actitudes y/o percepciones de los individuos.

Generalmente la gente tiende a ser más sincera cuando habla que cuando escribe.

El entrevistador puede hacer preguntas abiertas y dejar que el entrevistado responda en su propio estilo, e incluso darle otra orientación si descubre un área fértil de investigación, que no fue considerada al elaborar la entrevista.

Puede establecer una mejor relación con el usuario y disminuir su resistencia al cambio.

Ayuda a encontrar hechos, problemas, opiniones, políticas, es la técnica de relevamiento más rica cualitativamente, ya que nos permite apreciar aspectos que nos pasarían desapercibidos aplicando otras técnicas.

rica cualitativamente, ya que nos permite apreciar aspectos que nos pasarían desapercibidos aplicando otras técnicas.
cuadro global de la organización objetivos y políticas opinión acerca del problema estructura de la
cuadro global de la organización objetivos y políticas opinión acerca del problema estructura de la
cuadro global de la organización
objetivos y políticas
opinión acerca del problema
estructura de la organización
Depende del tipo
de información que
se desea obtener:
Nivel decisorio
funciones a cargo
proyección de la organización
funciones de las respectivas áreas
personal a su cargo
relación con otras áreas
funciones de las respectivas áreas
personal a su cargo
principales flujos de materiales e información
Nivel ejecutivo
relaciones con otras áreas
principales problemas de su área
Nivel operativo
características de la tarea que realiza
El tiempo y el dinero que se invierten. No se puede utilizar para obtener información
El tiempo y el dinero que se invierten.
No se puede utilizar para obtener
información en grandes cantidades.
El análisis y la interpretación de los
resultados pueden ser largos.

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La actitud que sobre la entrevista tome el entrevistador será determinante en el éxito o

La actitud que sobre la entrevista tome el entrevistador será determinante en el éxito o fracaso de la misma.

Debe ser mentalmente ágil, no tener prejuicios marcados frente a ninguna categoría de personas y ser capaz de dejar hablar libremente a los demás, eliminando por completo todo intento de convencerlos, apresurarlos, o agredirlos con sus opiniones.

La entrevista debe realizarse a las horas más apropiadas para las personas que responden, teniendo en cuenta que su posible duración no afecte la confiabilidad de los datos.

Debe evitar el uso excesivo de vocabulario técnico.

Una entrevista no es un juicio. Debe realizar la preguntas de sondeo pero no interrogar.

Debe realizar la preguntas de sondeo pero no interrogar. El entrevistado es el experto, los analistas

El entrevistado es el experto, los analistas son los que buscan respuestas.

Con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como
Con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como

Con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización, se lo puede hacer en forma directa es decir cuando se observa siendo detectado, o en forma indirecta es decir observar sin ser detectado.

Una forma de observación es la observación participativa con la cual el analista temporalmente realiza las actividades del grupo. Puede ser útil al estudiar las actividades de una organización complicada. Con esta técnica, el analista puede “aprender haciendo”. Se puede aprender mucho en corto tiempo, a pesar de poder sentirse un intruso.

Otra forma es la observación no participativa.

Esta técnica busca obtener una percepción de lo que realmente se hace y no solo
Esta técnica busca obtener una percepción de lo que realmente se hace y no solo

Esta técnica busca obtener una percepción de lo que realmente se hace y no solo de lo que está documentado o explicado.

Es particularmente apropiada para aplicaciones donde fluyen documentos.

Es un método que se utiliza para verificar lo que se relevó a través de otros métodos por ejemplo entrevistas.

Permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por qué se hace.

¿Qué debemos tener en cuenta? Determinar y definir aquello que observarse. Explicar a las personas
¿Qué debemos tener en cuenta?
Determinar
y
definir
aquello
que
observarse.
Explicar
a
las
personas
que
van

a

va

a

Estimar el tiempo necesario de observación.

Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.

ser

observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.

de la gerencia para llevar a cabo la observación. ser observadas lo que se va a

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necesario que acostumbrarlos a su Se obtiene información de primera mano. Es útil para verificar
necesario que acostumbrarlos a su
necesario que
acostumbrarlos
a
su

Se obtiene información de primera mano.

Es útil para verificar la información relevada con otras técnicas.

Consideraciones a tener en cuenta El analista no interrumpe a los trabajadores o los distrae de sus tareas.

Se puede presentar resistencia de las personas a ser observadas.

Cuando las personas están siendo observadas directamente, tienden a mejorar las funciones que

realizan y el rendimiento de las mismas. Puede ser

haga

varias

visitas

para

presencia

y

hacer

que

retornen a sus hábitos normales.

Consiste en una serie de preguntas escritas a las que hay que contestar también por

Consiste en una serie de preguntas escritas a las que hay que contestar también por escrito (ya sea en papel o utilizando algún software). El consultado lo completa por si mismo.

Se deberá seleccionar con cuidado las personas que deberán contestar el cuestionario. Se debe asegurar que quien lo reciba, tendrá la información necesaria para contestar las preguntas.

Muchas veces se utiliza esta técnica para cuantificar lo que se ha encontrado en las entrevistas

contestar las preguntas. Muchas veces se utiliza esta técnica para cuantificar lo que se ha encontrado
Cuando las personas a relevar están dispersas físicamente. Un cuestionario debe ser: Breve Cuando existe
Cuando las personas a relevar están dispersas físicamente. Un cuestionario debe ser: Breve Cuando existe

Cuando las personas a relevar están dispersas físicamente.

Un cuestionario debe ser:

Breve

Cuando existe gran cantidad de personas a relevar.

Atractivo

Claro

Cuando se desea obtener información cuantitativa.

Probado

¿Por qué breve? Si se elaboran preguntas abiertas que requieren respuestas largas, la tasa de retorno será muy baja Tales preguntas deben dejarse para las entrevistas.

¿Qué significa atractivo? El atractivo involucra 3 factores:

Apariencia general. Posea tipo de letra suficientemente grande, no amontonados y con espacios en blanco. Formato adecuado. Evitar preguntas “pesadas”. Evitar preguntas que hagan que el que contesta se sienta molesto o que sugieran la respuesta “correcta”.

Evitar preguntas que hagan que el que contesta se sienta molesto o que sugieran la respuesta
Evitar preguntas que hagan que el que contesta se sienta molesto o que sugieran la respuesta

05/04/2011

¿ Cómo puede ser claro ? Significa distribuir las preguntas a la audiencia correspondiente y

¿Cómo puede ser claro? Significa distribuir las preguntas a la audiencia correspondiente y eliminar ambigüedad. Si su conocimiento de los que responden es superficial o si se deja dominar por sus prejuicios, las preguntas pueden ser tan desubicadas que los receptores no las consideren apropiadas.

¿Porqué probado? Después que tiene determinados los objetivos y escritas las preguntas, debe analizar el cuestionario con un colega y luego con un pequeño subconjunto de quienes responden.

Se deben analizar las respuestas del grupo de prueba, para asegurar que el análisis de los datos que se busca puede llevarse a cabo con el tipo de datos recopilados.

prueba, para asegurar que el análisis de los datos que se busca puede llevarse a cabo
cualquier influencia sobre quien
cualquier
influencia
sobre
quien

Permite obtener un alto volumen de información a un costo relativamente bajo y en menos tiempo.

Permite fácilmente obtener, cuantificar, analizar e interpretar los datos.

Elimina

contesta.

La información puede ser sincera ya que puede ser anónima.

Único medio factible para relevar un gran número de personas o cuando existe grandes distancias entre la fuente y el encuestador.

factible para relevar un gran número de personas o cuando existe grandes distancias entre la fuente
Cuestionario abierto Permite expresar las ideas de forma más espontánea, lo cual lo hace mas

Cuestionario abierto Permite expresar las ideas de forma más espontánea, lo cual lo hace mas subjetivo.

Cuestionario cerrado Solo permite respuestas de un menú de opciones, lo cual lo hace mas objetivo.

hace mas subjetivo. Cuestionario cerrado Solo permite respuestas de un menú de opciones, lo cual lo
hace mas subjetivo. Cuestionario cerrado Solo permite respuestas de un menú de opciones, lo cual lo
Tiene limitaciones sobre el tipo de preguntas que se pueden realizar. Suelen ocurrir problemas de

Tiene limitaciones sobre el tipo de preguntas que se pueden realizar.

Suelen ocurrir problemas de interpretación, tanto en las preguntas como en las respuestas. No permite aclarar dudas.

Si no tiene control sobre el grupo que responde, puede tener una tasa de retorno muy baja y una muestra pequeña será estadísticamente insignificante.

Si el formulario es enviado, éste puede no ser devuelto.

Los consultados pueden evadir la respuesta a alguna pregunta o no darle la importancia necesaria a las respuestas proporcionadas. Resulta difícil obtener cuestionarios completamente contestados.

difícil obtener cuestionarios completamente contestados. Es poco flexible, la información no puede variar ni

Es poco flexible, la información no puede variar ni profundizarse.

05/04/2011

En casi todas las organizaciones existen y describen el funcionamiento del negocio, planes estratégicos, manuales

En casi todas las organizaciones existen y describen el funcionamiento del negocio, planes estratégicos, manuales de procedimientos, entre otros. La reunión de materiales escritos no es una actividad rutinaria, debido a que cada sistema es diferente.

Puede ocurrir que se encuentre:

poca documentación

mucho

material

escrito

pero

incompleto,

desactualizado

e

ignorado

por

las

personas

que

deberían usarlo

manuales de procedimientos reemplazados por memos, órdenes verbales, o emails.

personas que deberían usarlo manuales de procedimientos reemplazados por memos, órdenes verbales, o emails.
personas que deberían usarlo manuales de procedimientos reemplazados por memos, órdenes verbales, o emails.
Los analistas utilizan distintas técnicas para poder recopilar información y asi determinar los requerimientos del

Los analistas utilizan distintas técnicas para poder recopilar información y asi determinar los requerimientos del sistema.

No hay única técnica, la aplicación de una o de otra depende del objetivo a alcanzar o del tipo de información a obtener.

Normalmente dichas técnicas en la práctica se utilizan en conjunto, ya que se complementan entre si.

a obtener. Normalmente dichas técnicas en la práctica se utilizan en conjunto, ya que se complementan
a obtener. Normalmente dichas técnicas en la práctica se utilizan en conjunto, ya que se complementan
Los materiales escritos dan lineamientos sobre cómo deben ser operados los sistemas, pero pueden diferir
Los materiales escritos dan lineamientos sobre
cómo deben ser operados los sistemas, pero
pueden diferir mucho sobre cómo se opera el
sistema en la realidad.
Se debe tener en cuenta la siguiente lista de
materiales escritos, que de estar disponibles, se
deben revisar:
Manuales de procedimientos
Documentación
Organigrama
Manuales de usuarios
Descripción de trabajos
Formularios
Circuitos Administrativos