COMUNICACIONES EXTERNAS DE UNA ORGANIZACIÓN

En la actualidad la información que fluye en las empresas es tan vital como la sangre en el cuerpo humano. Diversos canales de información nutren cotidianamente en el quehacer empresarial brindándole información esencial para el desarrollo de la misma.

Se entiende por comunicación externa el proceso que consiste en vehicular información o contenidos informativos desde la empresa u organización empresarial hacia el conjunto de opinión pública a través de los medios de comunicación social.
Para Gary Kreps la comunicación externa en las organizaciones implica dar y recibir información entre las organizaciones y sus entornos relevantes

Y sea cual sea la tipología que adopte la comunicación externa de la empresa, lo que no debe olvidar es que ésta debe incorporar el estilo de la firma , lo que la distingue de cualquier otra. Existen varias tipologías que puede adoptar esta comunicación externa, según sostiene Annie Bartolí en su libro Comunicación y organización (1992), éstas son las siguientes: a) Comunicación externa operativa. Es aquella que se realiza para el desenvolvimiento diario de la actividad empresarial, se efectúa con todos los públicos externos de la compañía: clientes, proveedores, competidores, administración pública, etc. b) Comunicación externa estratégica. Tiene por finalidad enterarse de los posibles datos de la competencia, la evolución de las variables económicas, los cambios en la legislación laboral, entre otros, que pueden ser relevantes para la posición competitiva de la empresa. c) Comunicación externa de notoriedad. Su finalidad es mostrar a la empresa como una institución que informa dando a conocer sus productos y mejorar su imagen. Las formas de darlo a conocer serían mediante la publicidad, promoción, donaciones, patrocinios, etc. Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones pública, prensa, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la empresa y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera.

Los objetivos de la comunicación exterior de la empresa son: Gestión de la imagen. Por ello. manual de bienvenida. centros o establecimientos. la inauguración de nuevas fábricas. Esta iniciativa de comunicación debe partir de la propia empresa y debe informar cuando y como lo estime conveniente. Esta noticia debe despertar el interés de los propios medios de comunicación así como de otros organismos que la empresa tenga especial interés en mantener informados. revistas de empresa. los resultados de su ejercicio económico. etc. es importante también analizar cuál es el modo más eficaz para que se produzca la presencia de la noticia en los medios de comunicación y esos mensajes transmitidos por la empresa lleguen a la audiencia o a la opinión pública de la forma más adecuada La información que la empresa estime conveniente transmitir al exterior lo hará a través de notas de prensa o documentación propia de la empresa como son: memorias. folletos. etc. tanto buenas como malas noticias. productos y servicios. Toda esta información deberá ser difundida a través de las herramientas de comunicación que la organización posee. Relación de la organización con su entorno. . la creación de sus puestos de trabajo. organismos estatales. accionistas. sus actividades de mecenazgo o patrocinios. mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio. como pueden ser los casos de clientes. entidades financieras. el volumen de exportaciones. la introducción de nuevas tecnologías. Una empresa puede informar de todo lo relacionado con la evolución de sus ventas. Y gestión del diálogo de la empresa con sus diferentes públicos. el destino de sus ventas.PROPÓSITO Y ALCANCE La comunicación exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes cuya finalidad es crear. Los temas que se difunden son muy amplios pero sobre todo se debe referir a todo aquello que proyecte la imagen social de la misma. así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÒN EXTERNA EMPRESARIAL VENTAJAS 1. 4. Crea o mantiene una buena imagen corporativa 2.Otra forma de transmisión es el contacto permanente con los periodistas responsables de la sección de economía. Mantiene a los clientes informados sobre los posibles cambios dentro de ella. las organizaciones definen como comunicación externa formal a las áreas de Relaciones Publicas. La continuidad y la veracidad en la información son los dos elementos que constituyen la transparencia informativa. Ayuda a que el publico externo CONOZCA Y SE FAMILIARICE SOBRE Y CON la empresa 3. Se han creado nuevos servicios de atención al cliente: Call Center. se encuentra el compromiso de ofrecer contenidos veraces y reales. Ella permite ganarse la fiabilidad y la credibilidad de los medios y de la audiencia. Unido a la importancia de establecer un canal permanente de comunicación en la empresa. Opinión Pública e Investigación de Mercados. Las nuevas tendencias nos indican que existen nuevas formas de comunicación externas que a simple vista se definen como unidades operativas o de gestión pero que son de vital importancia para la organización. cultura. Da a conocer los productos y servicios que mantiene una organización DESVENTAJAS 1. Dependiendo de los medios que se utilicen la información no llega a todos los públicos NUEVAS TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN EXTERNA EN LA EMPRESA Por lo general. Infomóvil. Oficina Comercial Virtual y Telemarketing que mantienen contacto permanente con el publico . marketing. En otras ocasiones cuando la información que se desea transmitir es urgente se recurre a la rueda de prensa en la que son convocados todos los medios de comunicación: escritos y audiovisuales. y sociedad entre otros de los distintos medios de comunicación a los que se le envía la documentación oportuna cuando la empresa necesite comunicar algo.

También se presenta como una opción para cubrir una parte importante de las necesidades de nuestros clientes. Es un servicio interactivo en entorno web donde el publico puede recoger información vital. Esta variante sugiere una forma de comunicación eficaz e intercambio de mensajes constante. ofrecimiento de servicios. que se desplaza llevando información de la empresa y entablando relaciones comerciales con los clientes. usa equipos de transmisión. Para acceder al servicio hay que registrarse. Infomóvil se vale de la tecnología para satisfacer las necesidades del cliente. debido a que este tipo de unidad es idóneo para las consultas y requerimientos por su capacidad de desplazamiento dentro de la ciudad. La aplicación de estas nuevas tendencias de la comunicación externa y su expansión depende de la una pronta decisión de los directivos de las organizaciones pues estamos en un mundo globalizado y competitivo donde las fronteras se quebraron y las empresas luchan por cubrir cada segmento de los continentes y quienes no apliquen la creatividad en llegar y fidelizar a sus clientes no subsistirá para advertir los cambios que se aproximan. relación con usuario y cliente y funciones de marketing. venta de productos. por ejemplo. d) Telemarketing: Es un sistema que se define como la relación entre cliente empresa a través de llamadas o mails para recabar información relevante. campañas. posteriormente se le generará una clave de acceso que es el único medio personal con el que se podrá efectuar las consultas. etc. e incluso pueden efectuarse consultas a través del correo electrónico. brindar servicio personalizado sobre diversos aspectos de la empresa (cobranza administrativa.) a la puerta del cliente o a las zonas que requiere donde se iniciará un intercambio de información y mensajes que son de vitalidad para la empresa y el cliente.intercambiando mensajes y entablando comunicaciones fluidas y efectivas. beneficios y otros). deudas. Este servicio conduce a un Gestor (asesor. computadoras de última generación. Las relaciones que pueden establecerse como un medio de comunicación externa en las empresas son: entre departamentos en la empresa. b) Infomóvil: Es una unidad rodante de atención al público. A continuación definiremos cada estructura que compone un canal de comunicación externa dentro de las organizaciones: a) Call Center: Call Center es una unidad o departamento en una empresa (o en una empresa especializada) que se dedica al cumplimiento de las funciones de comunicación. facturación. . Las consultas son absueltas en tiempo real debido a que la tecnología permite ingresar a la base de datos de la empresa a través de la página web. promotor. c) Oficina Comercial Virtual: Es otra de las variantes del sistema de atención al cliente. generador de energía. única en su género.

contactan organizaciones ya creadas. Es una institución micro-financiera pública creada por decreto del Presidente de la República Bolivariana de Venezuela. Día Internacional de la Mujer. junto con otras instituciones del Estado. el 8 de marzo del 2001. para aumentar el ingreso familiar tanto en el área rural como en la urbana. y aprobada por la Superintendencia de Bancos (SUDEBAN) en septiembre del mismo año. ¿PARA QUÉ? Para impulsar. . Hugo Chávez Frías. convocan a reuniones y asesoran a las candidatas en la formulación de proyectos sencillos y sobre todo viables.Organización Pública: BANCO DE DESARROLLO DE LA MUJER (BANMUJER) Aplicación Esta organización no tiene sucursales pero está en las comunidades de todos los Estados del país a través de una red de promotoras debidamente identificadas que visitan a las mujeres. democratizar el capital y combatir la pobreza en Venezuela generando el autoempleo y la autogestión productiva. la distribución cada vez más equitativa del ingreso nacional. dentro del contexto de una economía popular y solidaria.

Correo. Como se comunica ante el público exterior: Esta organización maneja diferentes canales de comunicación externa con activos y futuros clientes. Son muchos los avances tecnológicos que logran que la información que se quiera transmitir llegue a su punto final. pero también el feedback es clave en este negocio que involucra a dos tipos de públicos: el externo y el interno. disponiendo de los mejores recursos tecnológicos.Comunicación externa en Organizaciones Privadas: Aplicación En este caso se dará a conocer la aplicación de la comunicación externa en la empresa GCS Corporación c. para evitar cualquier ruido o mal entendido que pueda afectar su imagen y credibilidad. Tanto como el público interno y externo. humanos y financieros. GCS Corporación c. pagina web. logran complementar esta organización. Misión Ser una empresa líder en la fabricación y comercialización de productos químicos para mantenimiento industrial.a posee las mejores técnicas y recursos para el diseño y la fabricación de productos químicos de mantenimiento industrial. son parte fundamental de la comunicación para lograr transmitir cualquier información a su público externo.a. comprometida a satisfacer las necesidades de todos sus clientes. . Visión Ofrecer una amplia gama de productos. en este caso producción y venta de productos químicos en el área industrial. invirtiendo en tecnología y en capacitación de personal para asegurar la rentabilidad de la empresa y la satisfacción de su equipo de trabajo. proporcionando soluciones ajustadas a las necesidades de los clientes. atención telefónica. folletos. su clave es informar a toda costa los diferentes cambios por mínimos que sean utilizando las distintas herramientas de comunicación. Es importante resaltar que para GCS a mayor comunicación mayor posicionamiento puede lograr en el ámbito que fundamentalmente se desempeña.