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Hace un par de años, publiqué en mi país, y es un honor para mí, el

primer Manual de Consultas para el Cajero de restaurantes. No fue fácil


enfrentarse a ese entorno, sobre todo cuando hay crisis, en el que se
conjeturan malos hábitos. Yo siempre lo vi y lo sigo viendo como una
oportunidad para poder dar a conocer la valía de las personas, que
independientemente de sus necesidades respetan su profesión, y es por
eso que he propuesto a la revista abordar esta temática, vista desde el
ángulo de lo importante y útil que es este trabajo para poder lograr
resultados y enfocando el contenido en todo lo que ocurre desde el
mismo momento en que un cliente entra al restaurante y se produce el
primer registro en un sistema de gestión hasta que paga su cuenta y
cómo ello va a estar generando “contablemente” una serie de
situaciones y como en materia de gestión tributa con información
importante para la toma de decisiones.

El cajero

Para que en una entidad servicios, donde se realizan transacciones por


diversos conceptos en un mismo momento, se pueda conocer con
exactitud el comportamiento de las operaciones realizadas por sus
empleados; así como para que exista un elemento mediador en las
comprobaciones que al inicio o al final del día laboral se llevan a cabo, se
establecen varios modelos que intervienen como mecanismo de control
interno y constituyen de por si la prueba documental de cada acción
realizada, formando parte del patrimonio (archivo) histórico de la
empresa, a partir de que fueron posteados y registrados en un sistema
de gestión, caja registradora o de forma manual por una persona: el
cajero

Generalmente ocurre, que cuando se habla de un cajero, rápidamente


las personas asocian a este profesional al mero hecho de manipular un
medio de registro para realizar operaciones de cobros y devolución de
dineros.

En este sentido, es bueno aclarar que las funciones de un cajero son


muchas más que estas y que su desempeño dentro del restaurante
viene a convertirse en un elemento imprescindible de concatenación
entre las distintas áreas para que, de forma organizada, se puedan
realizar todas las acciones de servicios necesarias, en función de que ese
cobro pueda materializarse, así como tienen un alto impacto dentro de
los resultados económicos y financieros de la organización.

El cajero de por si, además de realizar operaciones de tipo contable,


facilita con su trabajo que la secuencia de operaciones en el servicio
ocurran tal y como se han previsto; de igual manera está asentando en
los históricos de la empresa la información necesaria para futuros
análisis que pueden ser de tipo cuantitativa y cualitativa, con un fuerte
predominio de las primeras, tributando con el registro de los diversos
consumos la información necesaria para poder realizar estudios como:
• Análisis de las preferencias de los clientes.
• Desagregación de costos incurrido por concepto de alimentos y
bebidas, permitiendo desagregar después los gastos generales y
administrativos.
• Calcular la demanda de servicio y duración del ciclo de servicio.
• Descomponer las ventas realizadas y los resultados obtenidos por:
o Turnos de trabajo .
o Dependientes.
o Segmentos de clientes.
o Franjas horarias.

Asimismo, cada registro de las operaciones que genera el cajero en el


punto de venta va a permitir contar con una fuente de información
estadística al reflejar detalladamente la siguiente información:

• Hora de inicio del servicio.


• Sector, rango y mesa en que se realiza.
• Persona que lo suministra.
• Cantidad de pax por mesa.
• Orden lógico de los consumos y cantidades solicitadas.
• Devoluciones realizadas, frecuencia, tipo de productos,
elaborador.
• Hora de culminación del servicio.
• Y tantas otras como se puedan obtener o sea de interés para la
instalación

Pero también estos registros constituyen un elemento importante para el


tratamiento de queja emitidas por los clientes y para determinar el
origen de cualquier falla o desviación que pueda haber ocurrido,
identificando la hora, la persona que dio el servicio, si coincide lo que
plantea el cliente con lo que está reflejado, etc.

¿Qué pasa cuándo el cliente solicita un consumo?

Pues se generan una serie de actos que pueden ser clasificados como
procesos internos, en el que se está enviando información, a través de
un modelo, hacia las distintas áreas involucradas con el servicio
solicitado. Generalmente las primeras implicadas son la Cocina y el Bar,
pero a su vez se está enviando información al almacén y el
departamento contable.

En este proceso de envío y recepción de información se produce un


movimiento interno dentro de los valores de la empresa, tanto
económicos y financieros, como materiales. Dentro del área contable
comienzan a afectarse los costos y dentro del área de conservación y
aprovisionamiento comienzan a afectarse los inventarios y a identificarse
nuevas necesidades de abastecimientos.

¿Qué pasa cuándo el cliente consume el pedido?


Ya se han producido disminuciones en las existencias del restaurante.
Las materias primas involucradas en la elaboración del plato o coctel
tienen un coste y por tanto comienza a existir una deuda entre cliente –
restaurante, la cual puede ser saldada en el momento o pueden
necesitarse días para hacerla efectiva, o no ser saldada.

Una vez que el cliente realiza el consumo se produce el acto de cierre,


entonces ¿Qué pasa cuándo el cliente solicita la cuenta?

Pues se produce otro gran movimiento dentro de las operaciones


contables del restaurante. Una vez que el cajero comienza a emitir el
cheque de consumo ocurre que:

• Se rebajan en su totalidad las materias primas consumidas por el


cliente, lo que incrementa los costes.
• Inseguridad de poder hacer efectivo ese cobro al instante o la
duda de si se convertirá en una cuenta por cobrar a corto,
mediano o largo plazo.
Y cuando este cheque es entregado al cliente, se está:

• Creando seguridad y confianza entre el cliente y el restaurante.


• Un ambiente de respeto al detallarse cada uno de los consumos,
con sus correspondientes cantidades y precios.
• Un medio para que el cliente pueda justificar los gastos en que
incurre (sobre todo para los que emplean una cena o almuerzo
como medio para concretar un negocio)

¿Qué pasa cuándo el cliente realiza el pago?

Si el cliente paga en efectivo, este se convierte en un ingreso inmediato,


pero puede darse el caso que el pago se produzca a través de:

- Tarjeta de crédito o debito


- Cheques de viajeros
- Cheques de empresa o personales
- Vouchers

Si el pago se produce de esta forma, el restaurante aún no podrá


declarar el cobro realizado como ingreso, hasta tanto no se produzca la
transacción bancaria correspondiente, la cual puede ocurrir en el día o
no. También puede darse el caso, y es ahí donde también el cajero juega
un papel importante, de que el medio de pago empleado por el cliente
sea fraudulento, por tanto si este profesional no está adiestrado en la
verificación de la autenticidad de cada uno de los medios y formas de
pagos existentes, el cobro no se convertirá en efectivo y por tanto se
incurrirá en una perdida dentro del negocio.

El cliente se retiró y….


Ha ocurrido ya. El cliente solicitó un servicio, el cual fue ofrecido según
los estándares establecidos, en el tiempo y con la calidad requerida,
satisfaciendo esa necesidad o deseo por la que el cliente escogió el
restaurante; pero una vez que que paga, el cajero comienza todo un
proceso de conciliación de las operaciones que se han realizado durante
el día para poder determinar cuánto se recaudó, desglosando por tipo de
moneda y formas de pago los mismos; reflejando y rebajando de los
inventarios todos los productos que intervinieron en las distintas
elaboraciones, determinando las existencias físicas de materias primas
disponibles y las necesidades de abastecimiento para el siguiente día.

Por eso me atrevo a decir que cuando el cliente paga, es que comienza
el trabajo en el restaurante, sobre todo para los que se encargan de su
gestión, porque no sólo basta con atender adecuadamente a esa persona
en el poco tiempo que está compartiendo un momento importante de su
vida, sino que, y gracias al trabajo del cajero y toda la información que
genera, se pueden determinar las acciones a seguir para que cuando
este cliente retorne repita la experiencia.

Un mensaje a los administradores de restaurantes

No sólo se concentre en garantizar que el servicio de la cocina al salón


sea el perfecto, sino también preste atención a que cada operación que
se realice sea correctamente asentada en el medio que usted tiene
disponible, porque es él quien le podrá decir en detalles qué hacer para
poder crecer. Prepare a las personas en las que usted confía para que
cada vez que se produzca una venta, esta deje una huella de cómo,
cuándo fue para que pueda tomar las mejores decisiones siempre que
sea necesario.

Un mensaje a los cajeros

Usted puede llegar a convertirse en el corazón del restaurante. Actúe


con transparencia, sea leal a su trabajo; no permita que el acto de
manipular con dineros le alimente la ambición. Recuerde que, su trabajo
une, pero también diluye y si usted se equivoca, en su contra o a su
favor, se está traicionando usted mismo.

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