Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Web: www.inicompweb.net
Email: inicomp@cablenet.com.ni
EXCEL
Avanzado
Aplicado a tablas con operaciones avanzadas
CONTENIDO
INTRODUCCION
El Excel es una hoja de cálculo de gran capacidad y facilidad de uso. Los archivos de Excel se llaman
libros de trabajo. En ellos puede guardar varias hojas, incluyendo hojas de cálculo, hojas de gráficos
y otros módulos. Excel le ofrece un modo coherente para realizar todas las tareas, y cuenta con un
eficaz método abreviado para mover y copiar datos; también proporciona métodos abreviados para
comandos de uso más frecuente.
Excel proporciona la Cinta de Opciones con fichas, grupos y comandos, para que pueda elegir
aquellos que necesite de forma fácil y rápida. Excel contiene características nuevas, que le permiten
simplificar el trabajo y ahorrar tiempo. Las innovaciones introducidas en los gráficos, la organización
de listas, el análisis de datos, el desarrollo de aplicaciones y otras áreas hacen que las tareas más
complicadas apenas requieran esfuerzo.
En este folleto se estudian los aspectos avanzados de la hoja de Cálculo, dividiéndose en nueve
capítulos, con una explicación teórica de cada unidad apoyada en algunos ejemplos.
Los primeros tres capítulos tratan todos aquellos aspectos relacionados con la hoja de cálculo, en
cuanto a su creación, introducción de datos, y los ajustes que se pueden realizar a la hoja, tales como
modificación del formato de columnas o de toda la hoja, control del formato de datos numéricos y
rótulos, la "división" de pantalla, la fijación de títulos, etc.
El capítulo cuatro brinda la oportunidad de conocer las diferentes operaciones en cuanto al manejo de
archivos de hojas de cálculo, tales como Recuperar y Guardar.
La unidad cinco trata todo lo relacionado con el uso de las fórmulas matemáticas, estadísticas,
financieras, búsqueda y lógicas. También se abordan las técnicas para indicar rangos en fórmulas.
El capítulo seis brinda información relacionada con la ampliación de una hoja de cálculo, es decir,
insertar renglones, columnas, copiado de datos y fórmulas, etc.
La impresión de una hoja de cálculo se explica en el capítulo siete, a través de los numerosos comandos
y opciones de formato para hacer este tipo de trabajo.
La creación de gráficos y su impresión se abordan en la unidad ocho, pudiéndose seleccionar entre los
diferentes tipos y dar formato a cada uno de ellos.
El tema de las tablas dinámicas se explica en el capítulo nueve, con el objetivo de aprender a crear
informes para consolidar los datos de una hoja de cálculo.
En el capítulo diez se hacen ejercicios para elaboración de tablas con fórmulas, creación de gráficos,
planillas, funciones estadísticas, funciones financieras, libro de banco, tabla dinámica, etc.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 4
Una vez que se ha introducido al Windows, hacer clic al botón Inicio, elija Todos los
Programas, y haga clic al icono de Microsoft Excel para introducirse al programa.
Microsoft
Excel
Hecho lo anterior, observará la pantalla de Excel, la cual proporciona, en la parte superior, una serie de
botones organizados en fichas o barras de herramientas que facilitan un acceso rápido a los comandos
más usados, lo cual es un beneficio ya que no necesita memorizar las teclas.
Esta barra de herramientas presenta varios "cuadritos" pequeños, los cuales tienen en su interior un
dibujo relacionado con la actividad que ellos realizan. A estos cuadritos se les llama Botones, y si
detiene unos segundos el puntero del Mouse sobre uno de ellos, Excel le mostrará una breve
descripción del botón.
Finalmente para salir de Excel y regresar al WINDOWS, llevar el puntero al comando Archivo y dar
un clic, luego colocarlo en el comando Salir y dar otro clic. Si está en Excel 2007 entonces hacer clic
al Botón de Office y luego clic al botón Salir de Excel. En ambas versiones puede cerrar el programa
haciendo clic al botón X para cerrar la ventana.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 5
a) La Hoja Electrónica
Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos.
Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas
que se hacen en Excel.
Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.
Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.
Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos
comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a
cabo tareas básicas en hojas de cálculo.
Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio,
dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen después,
dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda
están en el grupo Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas
de cálculo se encuentran en el grupo Celdas.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 6
Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se
mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de
permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte
superior del área de trabajo.
He aquí un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en varias líneas de un
celda, no es necesario hacer clic en un comando de un menú, en una ficha de un cuadro de diálogo
y, por último, en una opción. Sencillamente se hace clic en el botón Ajustar texto del grupo
Alineación, de la ficha Inicio. Lo verá en el ejercicio práctico.
Seleccionar
Todo Barra de Titulo
Barra de
Formulas
Encabezado
de
columnas
- Barra de fórmulas: Es una barra en la parte superior de la ventana que se usa para editar o
introducir valores o fórmulas en celdas.
- Barra de desplazamiento: Son las barras sombreadas en los lados derecho e inferior de una
ventana para desplazarse por una hoja.
- Borde de una ventana: Es el borde alrededor de una ventana que sirve para cambiar el tamaño
y la forma de la ventana.
- Botón Seleccionar todo: Es el rectángulo gris ubicado en la esquina superior izquierda de una
hoja de cálculo, en la intersección de los encabezados de filas y columnas, y sirve para
seleccionar todas las celdas de la hoja.
- Botones para desplazar etiquetas: Están ubicados en la parte inferior izquierda de la pantalla
representados por una flecha; sirven para desplazarse entre una etiqueta y otra.
- Encabezado de columnas:
Es el área gris que se encuentra en la parte superior de cada columna en la cual figura una letra.
- Etiqueta de la hoja: Son las etiquetas ubicadas en la parte inferior de una ventana del libro de
trabajo.
Algo nuevo que ofrece Excel en materia de selección es la vista transparente que, al seleccionar
celdas con texto de color, el color permanece igual en vez de aparecer con una combinación de
colores inversa.
Cuando seleccione una celda de una hoja, ésta se convertirá en la Celda activa. La celda
seleccionada recibe el nombre de la letra de la columna y el número de la fila a la cual
pertenece. Por ejemplo, la celda A4, se llama así porque está en la columna A y en la fila 4.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 8
Lo que escriba aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas (arriba de la letra C del
encabezado de columnas).
En caso de equivocación al introducir un datos, presione la tecla ESC o hacer clic en el cuadro
de cancelación (representado por una X arriba del encabezado de columna de la letra B) para
anular la entrada. Para aceptar la entrada presione la tecla ENTER o haga clic al cuadro de
introducción (representado por símbolo de chequear o letra V a la derecha del cuadro de
cancelación).
Para corregir el contenido de una celda, haga doble clic sobre la celda a editar, y luego haga los
cambios necesarios. Los cuadros de introducción y cancelación desaparecen de la barra de
fórmulas una vez introducidos los datos. Para realizar todas las tareas, primero seleccione el
elemento con el que desee trabajar. Después elija el comando o el botón que desee aplicar al
elemento seleccionado.
Cuando vaya a trabajar con más de una celda seleccione un rango de celdas, es decir, un grupo
rectangular de celdas. La manera de referirse a un rango es nombrando la primera y última
celda, separadas por dos puntos (:). Para hacer esto, coloque el puntero del Mouse en la
primera celda, mantenga presionado el botón del Mouse y arrastre hasta la última celda,
después suelte el botón.
Una vez seleccionada una celda o un rango, elija un comando para realizar una acción
específica en la selección. Los comandos están agrupados en menús en la parte superior de la
ventana.
- Números:
Para introducir un número como un valor constante, seleccione una celda y escriba el
número. Los números pueden ser caracteres numéricos (del 0 al 9) y cualquiera de los
siguientes caracteres especiales: + - ( ) , / $ . %.
- Fórmulas:
Una fórmula puede ayudarle a analizar datos en la hoja de cálculo. Con una fórmula
puede realizar operaciones con los valores de la hoja de cálculo, tales como una suma,
multiplicación, división, etc. Una fórmula puede estar compuesta de cualquiera de los
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 9
b) Escriba el signo (=) para activar la barra de fórmulas. Si inicia una fórmula pegando
una función, o un nombre, Excel insertará automáticamente el signo igual.
c) Escriba la fórmula o use cualquiera de las siguientes técnicas para introducir una
fórmula en la barra de fórmulas:
- Rótulos:
Puede introducir números como texto, por ejemplo los números del INSS, pero
primero hay que aplicar el formato de texto a las celdas en blanco; otra forma es
anteponiéndole un apóstrofe.
Para alinear el texto a otras posiciones, hay que seguir los siguientes pasos:
- Operadores:
Los operadores indican operaciones en fórmulas aritméticas. Ellos pueden ser de dos
tipos: matemáticos y lógicos. Los operadores lógicos no se estudiarán por el
momento. Los operadores matemáticos son:
^ Potenciación.
+,- Positivo, Negativo.
*,/ Multiplicación, División.
+,- Adición, Sustracción.
Ejemplo:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 11
Además de las fichas, los grupos y los comandos, Office Excel 2007 utiliza otros elementos que
también proporcionan formas de realizar tareas. Los elementos siguientes son más parecidos a los
menús y las barras de herramientas ya conocidos de las versiones anteriores de Excel. El vínculo Libro
de asignaciones de la cinta de opciones de Excel le llevará a un libro que contiene todos los elementos
asignados.
Botón de Microsoft Office Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana
de Excel y abre el menú que se muestra en la figura.
Barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido aparece de forma
predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rápido a herramientas
que se utilizan con frecuencia. Puede personalizarla agregándole comandos.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 13
Iniciadores de cuadros de diálogo Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que
aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en uno de estos iniciadores se abre un cuadro de diálogo o un
panel de tareas relacionado que contiene más opciones relacionadas con dicho grupo.
Utilice el cuadro de diálogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las celdas
seleccionadas.
d) División de Pantalla
a) Abrir Archivo
O bien, haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú para configurar las
opciones del programa.
Está abriendo un libro creado en una versión anterior de Excel. Haga clic en el botón de
Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la ventana. Ahí se encuentran algunos
comandos que ha usado para abrir y guardar libros.
Antes de entrar en materia, observe que este menú presenta más opciones, por ejemplo,
encontrará la configuración que controla aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia
F1C1, o mostrar la barra de fórmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de
Excel, en la parte inferior del menú para tener acceso a ellas.
Ahora, volviendo al libro, haga clic en Abrir, seleccione el libro que desee y después haga clic en
Abrir. Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versión anterior. Ya
puede empezar a trabajar.
En Office 2003, muestra el cuadro de diálogo Abrir para que pueda abrir un archivo existente. Puede
abrir varios libros de trabajo al mismo tiempo manteniendo presionada la tecla CTRL mientras hace clic
a) Guardar Archivos
Guarda los cambios que se introducen en el libro de trabajo activo. Se puede usar el botón de Office y
luego clic a "Guardar". Si el libro de trabajo es primera vez que se archiva se mostrará el siguiente
cuadro de diálogo:
En esta situación deberá escribir un nombre de archivo y finalmente hacer clic en el botón
Guardar o presionar la tecla ENTER.
En Office 2003 se puede usar el botón "Guardar" que se encuentra al lado izquierdo de la
barra de herramientas Estándar. También se puede guardar un archivo seleccionando
Guardar del menú Archivo.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 19
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula
comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación,
suma 5 al resultado.
=5+2*3
Arrastre la cruz de color negro desde la celda que contiene la fórmula hasta la celda donde
desea copiarla y suelte el asa de relleno.
A veces es más fácil copiar fórmulas que crearlas. En este ejemplo, verá cómo se copia la fórmula
que utilizó para obtener el total de enero y cómo se utiliza para sumar los gastos de febrero.
En primer lugar, seleccione la celda B7, que contiene la fórmula de enero. A continuación, sitúe el
puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+). Después,
arrastre el asa de relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el asa de relleno, aparece el
total de febrero (126,93) en la celda C7. La fórmula =SUMA(C3:C6) está visible en la barra de
fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que se hace clic en la celda C7.
Una vez copiada la fórmula, aparece el botón Opciones de autorrelleno para ofrecerle
algunas opciones de formato. En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones del
botón. El botón desaparece cuando se selecciona otra celda.
b) Funciones Estadísticas:
Excel incluye un buen número de funciones estadísticas para desarrollar análisis estadísticos
básicos.
Por ejemplo: SUMA(A2:E2) obtiene la suma de todos los números desde la celda A2 a E2.
=CONTAR(rango): Cuenta los números que hay en la lista de argumentos. Use CONTAR
para obtener el numero de entradas en un campo numérico de un rango:
Por ejemplo: CONTAR(A1..A5) devuelve un 5 si las celdas de A1 hasta A5 están ocupadas.
c) Funciones Financieras:
Estas son funciones utilizadas en cálculos financieros. Además de las que aquí se explican,
Excel incluye otras funciones, tales como TIR, VPN y muchas más.
=NPER(D67/12,,-D66,D68) calcula el tiempo para duplicar una inversión cuyo valor actual
está en la celda D66 y su valor futuro en la celda D68, con una tasa en la celda D67.
d) Funciones Lógicas:
Las funciones lógicas a través de los operadores lógicos ayudan a tomar decisiones en la hoja
de cálculo y, sobre todo, a automatizar sus análisis. Dichos operadores lógicos son:
= Igual
< Menor que
> Mayor que
<= Menor o igual a
>= Mayor o igual a
<> Diferente
NO No lógico
Y Y lógico
O O lógico
a) Copia de Celdas
Al copiar una celda, se duplica su contenido y se pega en una nueva ubicación. Existen varias
maneras de copiar celdas. A continuación se explican dos procedimientos:
1. Seleccione las celdas que tengan los datos que desea copiar.
2. En el Menú contextual, elija Copiar.
3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado o seleccione toda el
área de pegado.
4. En el menú contextual, elija Pegar.
5. Si todavía es visible el borde móvil, cancélelo presionando ESC o eligiendo
otro comando.
- Arrastrando el Mouse.
4. Para copiar los datos a celdas existentes, coloque el puntero del Mouse en la
esquina inferior derecha (aparece una cruz fina) y desplace el Mouse de manera
que rodee el área de pegado y después suelte el botón del Mouse. Se
reemplazará cualquier dato que exista en el área de pegado.
Puede editar una celda de la hoja de cálculo escribiendo una nueva entrada sobre una ya
existente, o editando parte de la información dentro de la celda o en la barra de fórmulas.
1. Haga doble clic en la celda que contenga los datos que desea editar.
Para hacer una edición en la barra de fórmulas, haga clic en ella.
2. Edite el contenido de la celda.
3. Para introducir los cambios en la celda, haga clic en el cuadro de introducción o
presione ENTER.
Para cancelar las ediciones, haga clic en el cuadro de cancelación o presione ESC.
Para eliminar caracteres, use la tecla backspace (retroceso) y borra el carácter de la izquierda,
o use la tecla delete (suprimir) y borra el carácter a la derecha.
Puede insertar o eliminar fácilmente filas o columnas. Al insertar las celdas aledañas se
desplazan para dar cabida a las nuevas. Al eliminar, las celdas aledañas se desplazan para llenar
el espacio que haya quedado.
El procedimiento es el siguiente:
1. Seleccione una fila o columna. Puede insertar más de una fila o columna,
ampliando la selección para que incluya el número de filas o columnas que
desea insertar.
2. En la ficha Inicio, grupo Celda, se presenta el menú con la opción Insertar,
elija Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja.
El procedimiento es el siguiente:
1. Seleccione una fila o columna. Para eliminar más extienda la selección para
que incluya todas las filas o columnas que desee eliminar.
2. En la ficha Inicio, grupo Celda, se presenta el menú con la opción Eliminar,
elija Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.
- Borrar Celdas
Al borrar una celda se borra su contenido (fórmulas y datos), los formatos aplicados,
las notas o todo a la vez. Si borra una celda, su valor será cero y cualquier fórmula que
haga referencia a la misma recibirá un valor de cero. El procedimiento es el siguiente:
- Borrar la pantalla
1. Haga clic al botón de Office, elija Cerrar para cerrar los documentos activos
y sus ventanas correspondientes.
2. Haga clic al botón de Office, clic al botón Nuevo, luego Crear para iniciar un
nuevo documento.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 26
VII. IMPRIMIR
Cuando la información esté lista para imprimir, podrá ver una presentación preliminar del
documento y ajustar la configuración de las páginas para obtener la impresión deseada. Esto le
permitirá determinar el orden en que Excel crea las páginas de la hoja de cálculo, controlar los saltos de
página y los números de páginas; reducir y ampliar el documento para que quepa en un determinado
número de páginas y ajustar el tamaño de las hojas de gráficos.
A continuación, se incluyen los botones y otras opciones del cuadro de diálogo Imprimir:
Nombre En la lista, haga clic en una impresora que haya instalado y desee usar.
Comentario Para la impresora seleccionada, se ofrece información adicional que pudiera ser
útil.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 27
Propiedades Haga clic en este botón si desea cambiar las propiedades (como el tipo de
papel) para la impresora que utiliza.
Buscar impresora Haga clic en este botón para buscar una impresora a la que tenga acceso.
Imprimir a un archivo Active esta casilla de verificación para crear un archivo a partir del
documento en lugar de enviarlo directamente a una impresora. El archivo se guarda con
formato de impresión, como selección de fuente y especificación de color en un archivo .prn
que se puede imprimir en otra impresora.
Número de copias En esta lista, haga clic en el número de copias que desee imprimir.
Intercalar Active esta casilla de verificación si desea que su trabajo de impresión se guarde
con el orden que haya creado en el documento al imprimirlo. Esta casilla de verificación está
disponible cuando se imprimen varias copias.
Selección Haga clic en esta opción para imprimir sólo lo que haya seleccionado.
Hojas activas Haga clic en esta opción para imprimir sólo las hojas de cálculo activas.
Todo el libro Haga clic en esta opción para imprimir todo el libro, con todas las hojas de
cálculo que contenga.
Tabla Haga clic en esta opción para imprimir sólo la tabla de la hoja de cálculo.
Omitir áreas de impresión Active esta casilla de verificación para omitir las áreas de
impresión que pueda haber especificado.
Todo Haga clic en esta opción si desea imprimir todas las páginas del archivo.
Páginas Haga clic en esta opción y agregue los números de página o los intervalos de páginas
en el cuadro.
Vista previa Haga clic en este botón para abrir una vista previa de la hoja de cálculo antes de
imprimirla y seleccionar otras opciones de impresión, como la configuración de página.
Cancelar Haga clic en este botón para regresar al documento sin imprimirlo.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 28
a) Introducción
Un gráfico es una representación gráfica de datos de la hoja de cálculo. Los gráficos pueden hacer que
los datos se vean más interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y de evaluar. También
pueden servir de ayuda en el análisis y la comparación de datos.
Cuando Usted crea un gráfico basándose en una selección de datos de la hoja de cálculo, Excel utiliza
esos valores y los muestra en el gráfico como puntos de datos. Los valores se representan como
barras, líneas, columnas, porciones, puntos y otras formas, llamadas marcadores de datos.
En el Excel, si los valores del gráfico se componen de números grandes, puede reducir el texto del
eje y hacerlo más legible cambiando la unidad de presentación del eje. Por ejemplo, si los valores
del gráfico van de 1,000,000 a 50,000,000, puede mostrar los números como 1 a 50 en el eje y
mostrar una etiqueta que indica que las unidades representan millones.
Los grupos de puntos de datos, o marcadores de datos, que tienen su origen en las filas o las columnas
de una sola hoja de cálculo se agrupan en series de datos. Cada serie de datos se puede distinguir por
un color o un diseño peculiar, o ambos.
Después de crear un gráfico, puede mejorarlo y hacer hincapié en cierta información, agregando
elementos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, títulos, texto, líneas de tendencias, barras
de error y líneas de división. Asimismo, podrá desplazar y cambiar el tamaño de la mayoría de los
elementos de los gráficos. También les puede dar formato utilizando diseños, colores, alineación, tipos
de letras y otras características para dar formato.
Si un gráfico está previsto para servir de suplemento a los datos de una hoja de cálculo y para aparecer
en la misma, cree un gráfico incrustado en la hoja de cálculo. Para mostrar un gráfico en otra hoja del
libro de trabajo, cree una hoja de gráficos.
b) Crear el gráfico
Cree un gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar del grupo Gráficos. A
continuación, aparecerán las fichas de las Herramientas de gráficos: Diseño, Presentación y
Formato.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 29
Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de mostrar todos los
comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que
se realizan.
Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar
con gráficos no son necesarios.
Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño,
Presentación y Formato. En dichas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con
un gráfico. La cinta de opciones responde a la acción del usuario.
Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación; la ficha
Presentación para cambiar los títulos y otros elementos del gráfico y la ficha Formato para
agregar relleno de color y cambiar el estilo de las líneas. Cuando termine el gráfico, haga clic
fuera del área del gráfico. Desaparecerán las Herramientas de gráficos. Para volver a verlas,
haga clic dentro del gráfico y se mostrarán.
Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea
establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el
subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en Establecer como
predeterminado.
Al crear un gráfico, las herramientas de gráfico aparecen disponibles y se muestran las fichas
Diseño, Presentación y Formato. Puede utilizar los comandos de estas fichas para modificar
el gráfico con el fin de que presente los datos de la forma que desea. Por ejemplo, utilice la
ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o por columnas, realizar cambios en el
origen de datos del gráfico, cambiar la ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico,
guardarlo como una plantilla o seleccionar opciones de diseño y formato predefinidas. Utilice la
ficha Presentación para cambiar la disposición de los elementos del gráfico, como los títulos
del gráfico o los s de datos, utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros de texto e
imágenes al gráfico. Utilice la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos
de línea o aplicar efectos especiales.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 31
Utilice un informe de tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen. Utilice un informe de gráfico dinámico para ver esos datos de resumen contenidos en un
informe de tabla dinámica y ver fácilmente comparaciones, patrones y tendencias. Ambos
informes le permiten tomar decisiones informadas sobre datos críticos de su empresa. Las
secciones siguientes ofrecen información general sobre los informes de tabla dinámica y de gráfico
dinámico.
Para crear un informe de tabla o gráfico dinámico, necesita conectar con un origen de datos y
especificar la ubicación del informe.
1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción dentro de una
tabla de Microsoft Office Excel. Asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de
columna.
Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer
cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
rango en la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .
Nota Si el rango se encuentra en otra hoja de cálculo del mismo libro o de otro libro,
escriba el nombre del libro y de la hoja de cálculo utilizando la siguiente
sintaxis:([nombredellibro]nombredelahoja!rango).
! Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece
por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
! Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente,
seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda
del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica.
!
O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente
el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a
continuación, presione Expandir diálogo .
Después de crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, utilice la lista de campos de
tabla dinámica para agregar campos. Si desea cambiar un informe de tabla dinámica o gráfico
dinámico, utilice la lista de campos para ordenar y quitar campos. De manera predeterminada, la
lista de campos de tabla dinámica contiene dos secciones: una sección de campos en la parte
superior para agregar o quitar campos, y una sección de diseño en la parte inferior para volver a
organizar campos y ajustar su posición. Puede acoplar la lista de campos de tabla dinámica en
algún lado de la ventana y cambiarle el tamaño horizontalmente. También puede desacoplarla, en
cuyo caso podrá cambiarle el tamaño tanto vertical como horizontalmente.
Un origen de datos externo contiene datos estructurados organizados como uno o varios
campos (denominados también columnas) que se muestran en la lista de campos.
Mueva un campo al área de filtro de informe en la lista de campos, lo que a su vez moverá el
campo al área de filtro de informe en el informe de tabla dinámica.
Mueva un campo al área de etiqueta de columna en la lista de campos, lo que a su vez moverá
el campo al área de etiqueta de columna en el informe de tabla dinámica.
Mueva un campo al área de etiqueta de fila en la lista de campos, lo que a su vez moverá el
campo al área de fila de columna en el informe de tabla dinámica.
Mueva un campo al área de valores en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al
área de valores en el informe de tabla dinámica.
A continuación, se incluyen directrices para mover los campos Valor, Nombre y Dimensión de la
sección de campos a las cuatro áreas de la sección de diseño.
Campos de valor
Si sólo activa una casilla de verificación para los campos numéricos, el área
predeterminada se mueve a las etiquetas de columna.
De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de etiquetas de fila, los
campos numéricos se agregan al área de valores y las jerarquías OLAP de fecha y hora se
agregan al área de etiquetas de columna.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y seleccione el comando correspondiente,
Agregar a filtro de informe, Agregar a etiqueta de columna, Agregar a etiqueta de fila y
Agregar a valores, para colocar el campo en un área específica de la sección de diseño.
Sugerencia También puede hacer clic y mantener presionado el botón del mouse en un nombre
de campo y después arrastrar el campo entre la sección de campos y un área de la sección de
diseño. Para agregar un campo varias veces, repita la operación.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 35
Ejercicio Número 1
USO DE LA FUNCIÓN BUSCARV
Aplicado a una Planilla
En este ejercicio usted aplicará fórmulas básicas y función de búsqueda de Excel en la elaboración
de una planilla.
1.- A partir de la celda A1 introduzca los datos como está indicado en la tabla siguiente:
Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la
misma fila de una columna especificada en la tabla. La V de BuscarV significa “Vertical”.
1.- Sintaxis
2.- Observaciones
En la actualidad la deducción del INSS se realiza aplicando un % parejo para todos los
empleados, pero durante muchos años se realizó con una tabla en base al rango salarial.
Con el objetivo de aplicar la fórmula de Búsqueda, este ejercicio se hará usando dicha
tabla, donde aparecen rangos de sueldos y para cada uno la deducción semanal que le
corresponde.
" Con las instrucciones del Profesor, introduzca la tabla de INSS que aparece a
continuación:
RANGO-INF DED-SEM
0.00 0.70
130.01 1.55
208.01 2.30
286.01 3.00
364.01 3.85
468.01 5.05
624.01 6.85
858.01 9.35
1,170.01 12.60
1,560.01 16.30
1,976.01 20.30
2,418.01 24.70
2,938.01 30.00
3,562.01 38.05
4,680.01 48.00
5,720.01 58.70
6,994.01 71.75
8,554.01 87.70
10,452.01 110.80
13,554.01 134.35
15,556.01 152.80
17,550.01 171.20
19,543.01 189.60
21,537.01 208.05
" Con las instrucciones de su Profesor(a) introduzca la siguiente fórmula de búsqueda para
calcular el INSS que corresponde al primer empleado.
= (BUSCARV(E6;Hoja2!$A$2:$B$25;2)) * Hoja2!$B$27
Para hacer el cálculo del IR se hace uso de una tabla donde se colocan rangos de salarios
y para cada rango una cantidad base a pagar, un porcentaje de IR que se aplica a la
diferencia del sueldo del empleado con el correspondiente valor de la columna Exceso
de.
Ejemplo: Si un empleado gana 15,408.08, usando la tabla indicada abajo, a este
empleado le corresponde pagar el siguiente IR:
Donde:
Los valores Exceso de, %IR y Base se obtienen de la tabla. Para obtener estos valores
se usa la función BUSCARV que se explica a continuación.
=(E6-BUSCARV(E6;Hoja2!$A$31:$D$35;4)) * BUSCARV(E6;Hoja2!$A$31:$D$35;3)
+ BUSCARV(E6;Hoja2!$A$31:$D$35;2)
BASE
Con los procedimientos aprendidos en los ejercicios anteriores, mejore la presentación de la tabla
haciendo lo siguiente:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 40
centrar” . Seleccione las celdas desde A2 hasta I2 y haga clic sobre el icono
“Combinar y centrar” .
6.- Seleccione el rango de celdas A5:I5 y ponga los atributos siguientes:
Negrita
Centrar
Color de relleno gris al 25 %
7.- Seleccione el rango de celdas A5:I18 y ponga bordes: Todos los bordes y Borde de
cuadro grueso.
8.- Seleccione las celdas A18:I18 y ponga Negrita y Color de relleno gris al 25 %.
9.- Seleccione el rango de celdas de la C6 al I18 y ponga a los números formato de Número,
con separador de miles y dos decimales.
10.- Ordenar los registros de empleados en base al nombre.
11.- Prepare la hoja de cálculo para imprimir, centrando la página horizontal y verticalmente.
13.- Haga clic sobre el icono “Presentación preliminar” para ver su trabajo.
14.- Haga clic sobre el icono “Guardar”.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 41
Ejercicio Número 2
ACTUALIZACION DE UNA HOJA DE CALCULO
Aplicado a una Planilla
Se usará la planilla del mes de Enero para hacer modificaciones y obtener la planilla del mes de
Febrero. Es conveniente que antes de realizar los cambios guarde el trabajo con el nombre de
Planilla Febrero.
El empleado Amílcar Castro López fue despedido a fines de Enero, para ocupar su puesto fue
contratado el señor Carlos Alberto Martínez Ruíz; estos cambios deben reflejarse en la
planilla de Febrero.
1. Con el puntero sobre el número de la fila a eliminar, en este caso el 6, hacer clic al botón
derecho del mouse
2. Haga clic sobre la opción “Eliminar”. Los datos del Empleado Amílcar Castro
desaparecieron.
3. Ahora seleccione la fila 8.
4. Con el puntero sobre el número de la fila donde se desea insertar una nueva, en este caso
el 8, hacer clic al botón derecho del mouse
5. Haga clic sobre la opción “Insertar”. Para insertar los datos del nuevo empleado.
6. Haga clic en la celda A8 y escriba a partir de ella los siguientes datos:
c) Eliminar columnas.
Para este mes la empresa ha decidido suspender el Incentivo porque hubo muy poco trabajo;
en la planilla deben eliminarse las columnas INCENTIVO Y DEVENGADO y hacer los
cambios necesarios en el resto de columnas.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 42
A continuación se presentan los pasos a seguir para eliminar las dos columnas y hacer los
cambios necesarios en el resto de columnas:
Observe que el resto de columnas se rellenan con el texto #!REF! que corresponde a un
error de referencia, es decir, se está haciendo referencia a la celda equivocada. Recuerde
que para calcular la Deducción del INSS y del IR, se usaba la celda E6 donde estaba el
Devengado. Pero ese dato ya no existe ahora en la celda E6, hay otro dato. Se deben
cambiar las fórmulas para hacer referencia al Sueldo que está en la celda C6.
2. Haga clic en la celda D6 y en la barra de fórmulas observará la fórmula usada para calcular
la DED-INSS, borre el #¡REF! y en su lugar escriba C6.
3. Haga clic en la celda E6 y observe que la fórmula DED-IR presenta varios #¡REF!
teniendo que borrar cada uno de ellos y en cada caso escribir C6.
4. Observe que con esto se arreglan dos fórmulas DED-IR y DED-TOTAL.
5. Haga clic en la celda G6. y sustituya #¡REF! por C6.
6. Seleccione el rango de celdas D6:G6.
7. Coloque el puntero del Mouse en la esquina inferior derecha de la selección y arrastre
hacia abajo hasta la fila 17, para copiar las fórmulas correctas para el resto de empleados.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 43
Ejercicio Número 3
FUNCIONES ESTADISICAS
Aplicado a una Planilla
Para el mes de Febrero la empresa decide hacer estadísticas para poder saber cuál es el salario
promedio, el salario mínimo y el máximo que devengan sus empleados. Todos estos datos deben
reflejarse en la nómina de ese mes.
1. Haga clic en la celda A21 y a partir de ella escriba los datos siguientes:
Sueldo Promedio:
Sueldo Máximo:
Sueldo Mínimo:
Sueldo Total:
Desviación Estándar
Varianza:
Total de Empleados:
=PROMEDIO (Rango)
Notas: Excel le mostrará una etiqueta con los argumento de la función promedio
que usted necesita ingresar.
Las celdas que constituyen el Rango son las del Sueldo, C6:C17 tanto para
esta fórmula, como para las siguientes.
=VARP(Rango)
8.- Finalmente en la celda B27 introduzca la función para contar los empleados:
=CONTARA(Rango)
9.- Seleccione el rango de celdas A21:B27 y ponga borde “Todos los bordes” y
“Borde de cuadro grueso”.
10.-Seleccione el rango de celdas A21:A27 y ponga a ese rango Negrita, Cursiva y color de
relleno Gris al 25 %.
Ejercicio Número 4
FUNCIONES FINANCERIAS
Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene
actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por ejemplo,
cuando pide dinero prestado, la cantidad del préstamo es el valor actual para el
prestamista.
Observaciones
$ Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los
argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales sobre un préstamo de
4 años con un interés anual del 12%, use 12%/12 para el argumento tasa y
4*12 para el argumento nper. Si realiza pagos anuales sobre el mismo
préstamo, use 12% para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.
Usted tiene que pagar 50,000.00 córdobas cada año, durante 20 años a un prestamista
que cobra el 8% de interés. ¿Cuánto es el valor del préstamo (valor actual)?
• Entre a Excel.
• Introduzca los datos indicados en la tabla abajo.
• Introduzca la fórmula del valor futuro siguiendo las indicaciones del profesor.
Sugerencia: Para encontrar la cantidad total que se pagó durante la vida de la anualidad,
multiplique el valor devuelto por PAGO por el argumento nper.
Usted prestó 800,000.00 córdobas a un interés de 14% anual para pagarse en 4 años; los
pagos deberán hacerse mensualmente, ¿Cuál es la cuota mensual que deberán pagarle?
2.- Ejemplo para calcular el tiempo NPER en acumular un capital en base a anualidades.
Usted está ahorrando 10,000.00 córdobas cada año en un banco que paga el 9% de
interés anual; quiere saber en cuántos años podrá acumular 100,000.00.
Observaciones
Ejercicio Número 5
MANEJO DE DATOS Y CONSTRUCCION DE GRAFICOS
a) Introducción de datos
d) Aplicar Filtros para ver sólo los datos que corresponden a una clasificación
Observe que ahora cada celda donde se encuentran los encabezados de columna, aparece
como cuadros de lista, es decir, al lado derecho hay un indicador (triangulito hacia
abajo) que permite seleccionar el criterio con respecto al cual se desea aplicar un filtro a
esa tabla.
Los demás artículos de papelería y equipo se ocultan y sólo se presentan en pantalla los
de la clasificación tipo mobiliario.
- Haga lo mismo con los artículos de papelería y finalmente con los de equipo.
- Si desea que aparezcan nuevamente todos los artículos, haga clic en el indicador del
cuadro de lista y luego haga clic a la opción (Todas).
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 54
- Si desea desactivar los filtros en la ficha “Datos”, grupo “Ordenar y Filtrar”, haga clic al
botón “Filtros”.
- Estando ubicado en la celda A5, en la ficha “Dato”, grupo “Esquema”, haga clic a
“Subtotales”.
- Observe que la casilla “Para cada cambio en:” tenga señalada la opción
CLASIFICACION; en caso contrario, cambiarlo a esta forma.
- Observe que la casilla “Usar función:” tenga la opción Suma, por ser esta la función que
nos interesa en el ejemplo que se está desarrollando.
- En la casilla “Agregar subtotal a:”, dejar marcada sólo la que nos interesa, en este caso la
columna Total; si aparece otra columna marcada que no nos interesa, por ejemplo
Unidades, entonces quitarle la marca haciendo clic en la casilla de verificación que
aparece a la izquierda.
- Finalmente dar clic a Aceptar.
- Observe que después de cada bloque de clasificación (Equipo, mobiliario, papelería)
apareció una nueva fila que presenta el total para cada clasificación. Además, al final de la
hoja se observa una nueva fila con el total general.
Al lado izquierdo de la tabla se pueden apreciar unas rayas que señalizan cada bloque
según el tipo de clasificación; a la izquierda de la fila de cada subtotal se aprecian unos
pequeños cuadros con un signo menos lo que permite poder observar todas las filas
correspondientes a ese subtotal. En caso de querer observar sólo los subtotales, hacer
clic a cada botón del signo menos y éste se cambia a signo más .
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 55
- Haga clic a los botones de signos menos que corresponden a los subtotales, con el
objetivo de sólo observar los subtotales.
- Oculte las columnas B, C, D y E haciendo lo siguiente:
" Seleccione las columnas B, C, D y E.
" Con el puntero en el área seleccionada, haga clic al botón derecho del mouse y
luego clic a “Ocultar”.
- Antes de iniciar el gráfico, mejore la presentación de la tabla haciendo lo siguiente:
" Seleccione la tabla A5:F23
" En la ficha “Inicio”, grupo “Fuente”, haga clic al botón Bordes y luego clic
a la opción Todos los bordes.
" Seleccione los encabezados de la fila 5 (A5:F5) y póngale Negrita y Centrado
en la celda.
" Modifique el ancho de la columna A a 25 (180 píxeles) y la F a 20 (145 píxeles).
" Seleccione las celdas A1 y F1 y luego en la ficha “Inicio”, grupo “Alinear”, haga
clic al botón Combinar y Centrar. Active la Negrita y cambie la letra a 12.
" Seleccione las A2 y F2 y luego haga clic al botón Combinar y Centrar. Active la
Negrita.
- Seleccione los datos que se necesitan para el gráfico, desde la celda A10:A22 y luego con
la tecla CTRL presionada el rango desde F10:F22.
- En la ficha “Insertar”, grupo “Gráfico”, haga clic al tipo de gráfico que se le indicará.
- En la ficha “Presentación”, grupo “Etiqueta”, hacer clic al botón “Título del gráfico” y
seleccionar la opción “Encima del gráfico”. Haga clic donde dice Título del gráfico,
borre este texto e introduzca el siguiente: “Variación porcentual por tipo de artículo”. A
este texto poner un tamaño de 16.
- En la ficha “Presentación”, grupo “Etiqueta”, hacer clic al botón “Leyenda” y
seleccionar la opción “Mostrar leyenda en la parte inferior”.
- En la ficha “Presentación”, grupo “Etiqueta”, hacer clic al botón “Etiquetas de datos”
y seleccionar la opción “Más opciones de etiquetas de datos…”. Quitar la marca a
Valores y ponerla en “Porcentaje” y marcar el botón “Extremo externo”. Finalmente
“Cerrar”.
- Insertar una columna en A, y luego mover el gráfico para colocarlo en A28. Si es
necesario modificar el ancho del gráfico para que se acomode entre las columnas A y H.
- Finalmente, haga clic al botón Vista Preliminar para observar como queda el
gráfico.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 56
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 57
Ejercicio Número 6.
CALCULO CON DATOS TIPO FECHA Y FORMULA DE BÚSQUEDA
Modificar la estructura de la planilla “plan enero”, haciendo que la columna incentivo funcione
según la antigüedad.
- Seleccione el rango de celdas D6:D17 y haga clic al botón Centrar para que los datos de
las fechas queden centrados en sus respectivas celdas.
- Seleccione la columna E
- Con el puntero en el área seleccionada, haga clic al botón derecho del mouse y luego clic
a Insertar.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 58
Esta tabla presenta en la columna A el límite inferior del rango en años de trabajo y en la
columna B el porcentaje que se le debe aplicar al Sueldo para obtener el incentivo.
Ejemplo: Caso de una persona que gana C$ 5,000.00 y tiene 5 años de laborar en la
empresa. ¿Cuál sería el incentivo que le correspondería?
5000*8/100 = 400
Ejercicio Número 7.
USO DE LA FORMULA CONDICIONADA
Modificar la estructura de la planilla planenero, introduciendo una nueva columna en concepto de otra
deducción, aplicando un porcentaje según varíe el sueldo
a) Insertar una nueva columna, donde la condición sea, “Si el sueldo es menor a C$
2,500.00 aplicar el 2%, en caso contrario aplicar el 5%”
La fórmula condicionada es una función que se utiliza cuando se desea presentar un resultado
a partir del cumplimiento o no de cierta (s) condición (es).
Sintaxis:
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Por ejemplo: El caso de un empleado cuyo sueldo es C$ 1,000.00. ¿Cuál sería la deducción
sobre la base de la condición?
En este caso, el empleado gana 1000, cantidad que es menor a 2500, por lo tanto se le debe
aplicar el 2% del Sueldo y el cálculo sería:
1000 * 2/100 = 20
Pero que pasa si hay un empleado que gana 5000, entonces sobre la base de la condición se le
debería aplicar el 5% y el cálculo es:
Puede concluirse que son dos cálculos los que hay que aplicar según el cumplimiento de la
condición y por lo tanto la fórmula final debería tener el siguiente razonamiento:
En vista que ahora hay una nueva deducción por otro concepto, se hace necesario
modificar la fórmula de la deducción total, para lo cual hacer lo siguiente:
- Clic en la celda K6
- Observe que en la casilla de barra de fórmula (arriba de las letras de las columnas)
aparece la fórmula anterior =H6+I6, la cual no incluye la columna de Otra-Ded, por lo
tanto, hacer clic en el extremo derecho de dicha fórmula y agregar +J6, quedando
finalmente la fórmula =H6+I6+J6
- Copie la nueva fórmula hasta la celda K17
Ejercicio Número 8.
FORMULA CONDICIONADA CON MAS DE DOS CRITERIOS
Realice un ejercicio similar al anterior, pero suponiendo ahora que la fórmula para la otra
deducción se aplicará con los siguientes criterios: “Si el sueldo es menor o igual a C$ 2,000.00
aplicar el 2%; sino, y el sueldo es menor o igual a C$ 5,000.00 aplicar el 5%; sino aplicar el 10%”
Para este caso se aplicará una fórmula condicionada dentro de otra, haciéndose necesario brindar
una explicación bastante detallada como se hizo en el ejercicio anterior, con algunos ejemplos
numéricos. El razonamiento de la fórmula es el siguiente:
- Clic en la celda J6
- Borrar la fórmula actual e introducir la nueva, que le indicara su profesor(a).
- Copie la nueva fórmula hasta la celda J17
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 61
Ejercicio Número 9.
APLICACIÓN A UN LIBRO DE BANCO
Elaborar un libro de banco para llevar el control diario de los movimientos en una cuenta bancaria.
a) Elaborar el formato
- Cambiar los atributos de las líneas donde se encuentra el texto de los Saldos (fila 7 y fila
50)
- Seleccione las celdas C7:F7
- En la ficha “Inicio”, grupo “Fuentes”, haga clic al botón Bordes y clic a la opción
borde inferior
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 62
- Configurar la página
- En la ficha “Diseño de página”, grupo “Configurar página”, haga clic al botón
Márgenes y seleccione “Márgenes personalizados…”
- Haga clic (marcar) a las casillas Horizontalmente y Verticalmente para centrar la
página.
- Haga clic a Aceptar
- Haga clic en el botón de Vista preliminar para ver como quedó el formato
- Haga clic en la celda B3 para introducir el número de la cuenta bancaria; para este caso
poner: 1001394 Bancentro.
- Haga clic en la celda F3 para introducir la fecha; primero, en la ficha “Inicio”, grupo
“Número”, en botón “Formato de número”, seleccionar el formato “Fecha corta”.
Ahora introduzca el dato:26-07-08
- Al rango de celdas que presentará los depósitos, salidas y saldos, conviene dar un formato
numérico con coma de miles y dos decimales, para lo cual hacer lo siguiente:
- Haga clic en la celda F7 e introduzca el saldo anterior con el cual comienza el día, que en
este caso es 1,353.21.
- Haga clic en la celda A8 e introduzca los siguientes datos que corresponden a los
movimientos registrados en la cuenta bancaria
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 63
Alternativa # 1: Saldo anterior más el Depósito o menos la Salida del movimiento (No
se recomienda por el inconveniente que se explica a continuación)
Problema
de
repetición
del saldo
Esto se podría evitar usando una fórmula condicionada para que no escriba el saldo cuando
no hay entrada o salida, pero tendría el inconveniente de brindar un resultado malo al
movimiento que aparece después de un cheque anulado. Para ver mejor esta situación, hacer
lo siguiente:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 64
- Clic en la celda F8
- Introducir la fórmula condicionada siguiendo las instrucciones de su profesor:
- Copiar la fórmula hacia abajo hasta la celda F49
Observe que en la fila 13 hay un cheque anulado, por lo tanto en la celda del Saldo (F13)
correspondiente a dicha fila ha quedado un espacio en blanco; esto provoca que al calcular el
saldo del nuevo movimiento (fila 14), se produzca un error #¡VALOR!, debido a que se hace
un cálculo con un espacio en blanco, lo cual es imposible de hacer.
Error
Este problema se puede solucionar cambiando la forma de hacer el cálculo del Saldo, tal
como se explica en la siguiente alternativa.
Alternativa # 2: Saldo de inicio del día (primer saldo) más la sumatoria de todos los
depósitos, menos la sumatoria de todas las Salidas
=SI(O(D8>0;E8>0);$F$7+suma($D$8:D8)-suma($E$8:E8);” ”)
Esta fórmula tiene la ventaja que no depende del saldo del movimiento anterior, sino del
saldo inicial que es constante ($F$8) y la sumatoria de todos los depósitos y todas las salidas.
La fórmula del Saldo Actual tomando en cuenta todos los movimientos del día se obtiene
así: El Saldo anterior al inicio del día (F7) más la sumatoria de todas las celdas disponibles
para ubicar los depósitos (D8:D49), menos la sumatoria de todas celdas disponibles para
ubicar las salidas (E8:E49).
El procedimiento es el siguiente:
Observe que el Saldo Actual coincide con el saldo correspondiente al último movimiento, lo
cual es lo correcto.
- Observe que al borrar todos los datos el Saldo Actual de la celda F50 queda en cero.
Con el formato de libro de banco llevar el control diario de los movimientos en una cuenta bancaria.
Las tablas dinámicas son herramientas relacionadas con las listas o bases de datos creadas en hojas
de cálculo. Sirven para organizar de manera sencilla y rápida grandes cantidades de datos
procedentes de dichas listas. Permiten agrupar y filtrar la información por cualquiera de los
campos de la lista, creando una tabla-resumen.
La tabla dinámica comprende una serie de Datos presentados en forma de resumen que agrupan
aspectos concretos de una información global. Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer
resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la tabla
dinámica se justifique.
Para su utilización, se debe recurrir al menú Datos > Informe de Tablas y gráficos dinámicos
Disponemos de una hoja de cálculo con las horas trabajadas durante una semana por los
profesores de un instituto en unos determinados cursos, tal como aparece en la siguiente tabla.
Introduzca los datos a partir de la celda A1.
Queremos crear una tabla dinámica que muestre, para cada profesor del instituto, en páginas
individuales, el total de horas trabajadas en cada uno de los cursos durante la última semana.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 68
1º. En la hoja donde introdujo la tabla, sitúate en una de las celdas que contienen los datos
(Para este ejemplo A1), ve a la ficha Datos (menú principal) y hacer clic al botón Tabla
Dinámica.
2º. En el cuadro de diálogo Crear Tabla Dinámica, se solicita seleccionar los datos que se desea
analizar. En este caso, dejamos la opción preseleccionada Tabla#, que corresponde al rango
correcto. En la parte inferior del cuadro de diálogo, se debe elegir donde se desea colocar
el informe de Tabla Dinámica, hacer clic al botón Hoja de cálculo existente, e indica la
posición de destino de la tabla dinámica tecleando (o seleccionando con el ratón) la
dirección de la celda superior izquierda a partir de la cual se colocará la tabla (Hágalo en la
Hoja2, celda A5). Finalmente, clic a Aceptar.
3º. Para realizar el diseño, hacer la distribución de los campos en la tabla a crear:
A la hora de organizar los datos en nuestro ejemplo deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
⇒ El campo que se coloque en la sección Rótulos de Fila, mostrará sus elementos como
encabezados o títulos de las filas en la tabla
⇒ El campo que se coloque en la sección Rótulos de Columnas, mostrará sus elementos
como encabezados de las columnas de la tabla
⇒ En cuanto al campo que se coloque en la sección Sumatoria de Valores, sus datos se
someterán a una determinada operación de cálculo: Suma (es la que se ofrece por
defecto cuando los datos de este campo son todos numéricos), Contar (la que se
ofrece por defecto en los demás casos), Promedio, Mínimo, Máximo, Producto, etc.
En nuestro ejemplo, por tanto, colocaremos los campos del siguiente modo:
Se desea modificar la tabla dinámica para presentar las horas y los costos de los cursos impartidos
en un período determinado. A continuación el procedimiento:
1º. En la hoja donde introdujo la tabla, crear una nueva tabla con los siguientes datos:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 70
=SI(B2<>"",BUSCARV(B2,$H$2:$I$4,2,FALSO),0)
3º. Modificar la tabla de los datos agregando en F1 el encabezado Costo Total e introduciendo
en F2 la siguiente fórmula:
=D2*E2
⇒ Cambiar el formato de Esquema a Tabular, haciendo clic a la ficha Diseño, luego clic
al botón Diseño de informe y finalmente clic a Mostrar en formato tabular.
⇒ Quitar el total al campo Curso:
" Puntero en el encabezado del campo CURSO y clic al botón derecho del
mouse
" Clic a Configuración de campo
" Ninguno
" Aceptar
⇒ Cambiar el formato a las columnas de los Valores
" Con puntero en el encabezado del campo Suma de horas, clic al botón
derecho
" Clic a Configuración de campo
" En la casilla nombre personalizado introducir el texto: Total Horas
" Clic al botón formato de número
" Clic a la categoría Número
" Marcar el botón Usar separadores de miles
" Aceptar
" De forma similar hacer con la columna Suma de Costo Total
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 71
⇒ Ocultar la fila 5
⇒ Insertar una fila que separe a cada profesor
" Con puntero en la columna Profesor clic al botón derecho del mouse
" Clic a Configuración de campo
" Clic a la ficha Diseño e Impresión
" Clic al botón Insertar línea en blanco después de cada etiqueta
" Aceptar
Las preguntas a responder con la tabla dinámica son: a) Qué cantidad de tipo de vehículos
pasaron por la estación de peaje? b) Qué cantidad de vehículos pasaron cada semana?
b) Crear la Tabla
1º. En la hoja donde introdujo la tabla, sitúate en una de las celdas que contienen los datos
(Para este ejemplo A1), ve a la ficha Datos (menú principal) y hacer clic al botón Tabla
Dinámica.
2º. En el cuadro de diálogo Crear Tabla Dinámica, se solicita seleccionar los datos que se desea
analizar. En este caso, dejamos la opción preseleccionada Tabla#, que corresponde al rango
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 73
correcto. En la parte inferior del cuadro de diálogo, se debe elegir donde se desea colocar
el informe de Tabla Dinámica, hacer clic al botón Hoja de cálculo existente, e indica la
posición de destino de la tabla dinámica tecleando (o seleccionando con el ratón) la
dirección de la celda superior izquierda a partir de la cual se colocará la tabla (Hágalo en la
Hoja2, celda A5). Finalmente, clic a Aceptar.
3º. Para realizar el diseño, hacer la distribución de los campos en la tabla a crear:
A la hora de organizar los datos en nuestro ejemplo deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
En nuestro ejemplo, por tanto, colocaremos los campos del siguiente modo:
c) Modificar la Tabla
Si se quiere conocer los totales de vehículos para la 3ra. y 4ta. semana de los autos y ómnibus,
hacer lo siguiente:
En segundo lugar se despliega la lista en Rótulos de fila y se desactivan las opciones Camión,
Camioneta, Moto.
Para regresar a todas las opciones desplegar la lista y marcar Mostar Todo.
Con el objetivo que la tabla sea más explícita, se deberá cambiar el encabezado Rótulos de
columnas por Semana y el encabezado Rótulos de fila por Vehículo. Finalmente la tabla se
presenta así:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 76
El siguiente ejemplo es para colocar los vehículos en las columnas y las semanas en las filas.
Ahora se quiere obtener las cantidades de vehículos del tipo Autos y Camiones, correspondiente a
la 1ra. y 3ra. semana.
Obtención de Subtablas
Si se quiere un detalle en hoja aparte sobre una celda, por ejemplo, la segunda semana de autos,
se hace lo siguiente:
Hacer doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde figura la
cantidad 122350, excel automáticamente produce un detalle en hoja aparte según lo siguiente:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 77
Ejercicio Número 13
TABLA DINAMICA
Aplicado a un Libro de Banco
• Crear una tabla como se muestra en la siguiente imagen, llevarla hasta la fila 1000:
• En la celda G4, introducir un comentario, para lo cual colocar el puntero sobre la celda y
dar clic al botón derecho del mouse, luego clic a Insertar Comentario y luego introducir el
siguiente texto: Si es deudor introducirlo con signo negativo.
• Configurar el papel a la orientación horizontal.
• Seleccionar la columna Fecha y dar un formato de fecha corta.
• Seleccionar la columna Número de Cheque… , dar formato de texto y Centrar.
• Seleccionar las columnas Crédito, Débito y Saldo, y dar un formato de moneda.
• En la celda G6 introducir la siguiente fórmula:
=SI(B7="","",G4+E7-F7)
=SI(B7="","",CONCATENAR(MES(B7),"/",AÑO(B7)))
• Crear la tabla dinámica que presente, para cada mes, en páginas individuales, el total de
Créditos y Débitos por Fecha, Concepto y Número de Cheque. Para lograr esto hacer lo
siguiente:
1º. En la hoja Cargar donde introdujo la tabla, sitúate en una de las celdas que contienen
los datos (Para este ejemplo B6), ve a la ficha Datos (menú principal) y hacer clic al
botón Tabla Dinámica.
2º. En el cuadro de diálogo Crear Tabla Dinámica, se solicita seleccionar los datos que se
desea analizar. En este caso, dejamos la opción preseleccionada Tabla#, que
corresponde al rango correcto. En la parte inferior del cuadro de diálogo, se debe
elegir donde se desea colocar el informe de Tabla Dinámica, hacer clic al botón Hoja
de cálculo existente, e indica la posición de destino de la tabla dinámica tecleando (o
seleccionando con el ratón) la dirección de la celda superior izquierda a partir de la
cual se colocará la tabla (Hágalo en la Resumen, celda A5). Finalmente, clic a
Aceptar.
3º. Para realizar el diseño, hacer la distribución de los campos en la tabla a crear:
A la hora de organizar los datos en nuestro ejemplo deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
En nuestro ejemplo, por tanto, colocaremos los campos del siguiente modo:
⇒ Cambiar el formato de Esquema a Tabular, haciendo clic a la ficha Diseño, luego clic
al botón Diseño de informe y finalmente clic a Mostrar en formato tabular.
⇒ Quitar el total a todos los campos:
" Clic a la ficha Diseño
" Clic al botón Subtotales
" No Mostrar Subtotales
⇒ Cambiar el formato a las columnas de los Valores
" Con puntero en el encabezado del campo Suma de Crédito, clic al botón
derecho
" Clic a Configuración de campo
" En la casilla nombre personalizado introducir el texto: Créditos
" Clic al botón formato de número
" Clic a la categoría Número
" Marcar el botón Usar separadores de miles
" Aceptar
" De forma similar hacer con la columna Suma de Débitos
⇒ Ocultar la fila 5
⇒ Insertar una fila que separe a cada fecha
" Con puntero en la columna Fecha clic al botón derecho del mouse
" Clic a Configuración de campo
" Clic a la ficha Diseño e Impresión
" Clic al botón Insertar línea en blanco después de cada etiqueta
" Aceptar
Número de
Fecha Concepto cheque u Créditos Débitos
operación
05/06/2006 Cheque 00000021 100.00
00000022 50.00
Depósito (en blanco) 100.00
a) Introducción
En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros
automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en
profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application
(VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de
características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos
de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si
disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a
instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de
programación.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las
macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco
en el nombre de la macro).
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 83
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una
tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de
la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la
macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 84
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú
Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la
imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y
se ejecutará la macro.
Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de
Visual Basic.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado
(combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y
la descripción de la macro.
d) Ejercicio
Aprender como crear una macro de forma automática utilizando el grabador de macros.
Crearemos una macro que automatice el formato de la cabecera de nuestra hoja de trabajo.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 85
3. Ve a la pestaña Vista.
7. Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar
formato a nuestra hoja de trabajo.
5. Ve a la pestaña Vista.