1

CENTRO UNIVERSITÁRIO DA CIDADE

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

JULIANE DE SOUZA PESSOA

RIO DE JANEIRO
2010
 2

JULIANE DE SOUZA PESSOA

TÍTULO DO TRABALHO

Projeto apresentado ao Centro

Universitário da Cidade como

requisito da disciplina de

Estágio Supervisionado.

Aprovado em ___/___/____.

(CARLOS ALBERTO ALTUNIAN)

Rio de Janeiro

2010
 3

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO............................................................................................................................00

2. METODOLOGIA.........................................................................................................................00

3. DISCUSSÃO TEÓRICA.............................................................................. ..................................00

4. ANÁLISE DE RESULTADOS.........................................................................................................00

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS...........................................................................................................00

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS E ELETRÔNICAS.......................................................................00

7. ANEXOS.....................................................................................................................................00
 4

A Empresa

A empresa kapa, é uma sociedade por ações de economia mista, de porte médio com
315 funcionários, órgão da administração indireta do Estado do Rio de Janeiro, vinculada à
Secretaria de Estado de Agricultura, Abastecimento, Pesca e Desenvolvimento do Interior.

Foi criada pelo Decreto Lei Estadual nº 228 de 20 de maio de 1970, pela Companhia
Brasileira de Alimentos - COBAL, órgão do Ministério da Agricultura e Abastecimento. Em
1988, foi estadualizada pelo Decreto Lei nº 2.400, de 21 de dezembro de 1988, mediante a
assinatura do TERMO DE DOAÇÃO COM ENCARGOS celebrado em 04 de novembro de
1988, entre o Governo do estado do Rio de Janeiro e a União, passando a composição do
capital social ser o seguinte; GOVERNO DO ESTADO (99,9%) E OUTROS (0,1%).

Instalada na Avenida Brasil, nº 19.001 - Irajá - Rio de Janeiro, onde funciona a

administração central, a sua sede ocupa uma área de 2.146.253,00 m² , dos quais 1.509.003 m²
encontram-se utilizados por edificações tais como prédio da administração, pavilhões de
comercialização, pátios de estacionamento, ruas de circulação, portarias, galpão de caixotaria,
balança, galpão de manutenção, galpão de beneficiamento, corpo de bombeiros, posto de
segurança, jardins e gramados, postos de gasolina e estação de tratamento de esgoto.

A empresa Kapa tem como objetivos básicos promover, desenvolver, regular, dinamizar e
organizar a comercialização de produtos hortigranjeiros a nível de atacado no Estado do Rio
de Janeiro. Para alcançar tais objetivos, coloca à disposição de seus usuários instalações
adequada ao comércio desses produtos, bem como serviços auxiliares à comercialização tais
como informações de mercado, orientação comercial, meios de comunicação, além de
serviços indiretamente ligados à comercialização como serviços bancários, lanchonetes,
serviços de vigilância, corpo de bombeiros, limpeza e outros.

Missão

Promover soluções de abastecimento para o desenvolvimento equilibrado do sistema

agroalimentar.
 5

Princípios

 Ética
 Cooperação
 Responsabilidade social e ambiental
 Inovação
 Qualidade
 Valorização profissional

Visão

Ser reconhecida mundialmente como um centro de excelência em soluções para o

abastecimento alimentar.

Matriz SWOT
Avaliação Ambiental
Forças Fraquezas
Interna

Oportunidades Ameaças
Externa
 6

Organograma

ASSEMBLÉIA
CONSELHO
DOS FISCAL

ACIONISTAS

CONSELHO DE
SECRETÁRIA
ADMINISTRAÇÃO GERAL DOS
CONSELHOS

CHEFIA DE PRESIDÊNCIA
GABINETE
SECRETÁRIA

SECRETÁRIA
 7

Funcionograma da Principal Atividade

TCE/RJ envia um Ofício com o processo em anexo.

O Setor de Apoio recebe o documento, protocola e envia para Chefia de Gabinete.

Eu recebo o documento, protocola, imprimo o processo que vem em anexo, em CD-R.

Conferência: correto, encaminho para o Chefe de Gabinete e posteriormente para a

Auditoria de Controle Interno. Incorreto, devolvo para reparação.

Elaboro um Ofício em resposta ao processo recebido, com as informações solicitadas.

Aguardo a confirmação de recebimento do TCE/RJ.

Encaminho uma cópia do documento com o protocolo de recebimento para Auditoria

Interna e a original arquivo.

Atividades Desenvolvidas

 Elaboração de documentos como Ofícios, Memorandos, Portarias, Termos e

Contratos. Enviar resposta, informar alterações, revogar contratos, constituir comissões,
parcerias entres Municípios e Empresas Estaduais,...
Esses documentos são digitados e impressos em 3 ou 4 vias assinadas pelo Diretor-Presidente.
São Feitos diariamente alguns deles, outros, semanalmente ou mensalmente.

 Preenchimento de formulários referentes à movimentação de processos e documentos

internos e externos, já existem formulários prontos que são preenchidos manualmente, esse
controle é diário.

 Elaboração de Planilhas e Slides, com a demonstração do Balanço Patrimonial da

Empresa e Planilhas de gastos com compras e Projetos Sociais e mercadorias doadas. São
feitas em programas do Pacote Office. São elaborados mensalmente para apresentação na
AGE e AGO.
 8

Proposta de Intervenção

Objetivo: Facilitar e reduzir o tempo de procura e trabalho na localização dos Processos

Administrativos.

O problema identificado dentro da minha organização foi a dificuldade em localizar os

T.P.R.U. (Termo de Permissão Remunerada de Uso), que são relacionadas aos Processos
Administrativos, dos permissionários e usuários da empresa.

Ocorre da seguinte maneira, um produtor rural ou comerciante encaminha uma solicitação,

com seus documentos anexos, pedindo cessão de uma área ao Setor de Protocolo que recebe e
encaminha ao Diretor-Presidente, que abre um processo administrativo para verificar a
documentação, a área solicitada, o parecer jurídico e o nada consta. Se estiver tudo correto é
autorizado essa solicitação e é assinado T.P.R.U., que uma via é anexado a esse P.A. Esse
processo é movimentado diariamente dentro de todos os setores da empresa, como por
exemplo, na Diretoria Financeira, onde são emitidos os boletos para pagamento do aluguel e
condomínio da área utilizada, é anexado a esses processos o comprovante de pagamento
semestralmente.

Nesse momento é que se encontra a maior dificuldade, a localização desses processos. A

empresa trabalha com 2 métodos de controle de movimentação de processos: cada setor
mantém um arquivo separado por ano com formulários contendo informações sobre cada
processo, quando o processo da entrada ou saída e anotado neste formulário, na
movimentação de um setor para outro, ele é acompanhado de outro formulário chamado de
G.M.P. (Guia de Movimentação de Processos) com 3 vias (1ª via – remetente, 2ª via –
destinatário e 3ª via – setor de protocolo). O problema é que pra se localizar um processo, tem
que entrar nos arquivos e procurar a ultima carga e assim ver em que setor esse processo se
encontra.

A dificuldade maior que eu vejo na rotina da empresa é que as Diretorias não solicitam esses
processos pela sua numeração e sim pelo nome do permissionário, o que acontece é que esses
processos são abertos e numerados anualmente e se não tem a sua numeração essa pesquisa se
torna demorada porque será necessário olhar formulário por formulário, ano a ano até
encontrar o solicitado. Se tiver o ano de origem, facilita um pouco porque se procura uma
numeração exata em cada arquivo/ano.

Mas o que mais ocorre e é o motivo por eu ter logo decidido por este problema, é que se
solicitam esses processos sem nenhum desses dados e então essa pesquisa pode durar dias,
pois em média são abertos 600 processos por ano.

A minha proposta é muito simples: é a criação de um sistema interno, onde cada setor teria
acesso as informações através do servidor, onde cada processo aberto teria suas informações e
dados, como área que deseja ocupar, n. de processo, n. T.P.R.U., lançados no sistema e com
alguém responsável para manusear essas informações e com seu aperfeiçoamento acrescentar
até mesmo a sua movimentação, não excluindo o método já utilizado na empresa e sim
 9

fazendo eles trabalharem em conjunto para reduzir desperdício de tempo, facilitar e acelerar a
sua localização.