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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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  • INTRODUCCIÓN:
  • ¿Qué es el manual de procedimientos administrativos?
  • ¿Cuál es la utilidad de este manual?
  • ¿Cuáles son sus objetivos?
  • PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
  • PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS:
  • Descripción del procedimiento:
  • Proceso:
  • Documentación necesaria:
  • Diagrama de Flujo:
  • PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES
  • Documentación manejada:
  • PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA
  • Descripción del procedimiento
  • PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:
  • Descripción de procedimiento
  • PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA
  • PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS
  • PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES
  • Documentación utilizada
  • Diagrama de flujo
  • PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:
  • Documentación manejada
  • Diagrama de flujo:
  • PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO
  • PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL
  • Documentación utilizada:
  • PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
  • PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES
  • PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL
  • PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES
  • PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS
  • DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS
  • FORMAS DE CONTROL INTERNO:
  • Tarjeta de Responsabilidad de Activos
  • Formato de Factura Especial
  • Forma de Recibo de Ingresos a Caja
  • Forma de Factura
  • Liquidación de Caja Chica
  • Tarjeta Para Inventarios Físicos
  • Nota de Devolución
  • NOTA DE DEVOLUCION
  • Cheque Voucher
  • Arqueo de caja general:
  • Conciliación Bancaria
  • Tarjetas de Kardex de Productos
  • Pedidos de Mercaderías:
  • Registro auxiliar de caja:
  • Registro auxiliar de bancos depósitos monetarios
  • Requisición y despacho de papelería y útiles:
  • Orden de compra:
  • ORDEN DE COMPRA

CONTENIDO DEL MANUAL

INTRODUCCIÓN:..........................................................................................................5 ¿QUÉ ES EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS? ...................................................5 ¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE ESTE MANUAL?.............................................................................5 ¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS?.............................................................................................5 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS..............................................................7 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS:......................................................................................................................7 Descripción del procedimiento:................................................................................7 Proceso:....................................................................................................................7 Documentación necesaria:........................................................................................8 Diagrama de Flujo:...................................................................................................9 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES.............................................................................................................10 Descripción del procedimiento:..............................................................................10 Proceso:..................................................................................................................10 Documentación manejada:.....................................................................................10 Diagrama de flujo:..................................................................................................11 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA.....................12 Descripción del procedimiento...............................................................................12 Proceso:..................................................................................................................12 Documentación manejada:.....................................................................................12 Diagrama de flujo:..................................................................................................13 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:............................................14 Descripción de procedimiento................................................................................14 Proceso:..................................................................................................................14 Documentación manejada:.....................................................................................14 Diagrama de flujo:..................................................................................................16 PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA.............................17 Descripción del procedimiento...............................................................................17 Proceso:..................................................................................................................17 Documentación manejada:.....................................................................................17 Diagrama de flujo:..................................................................................................18 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS.......................................................19 Descripción del procedimiento...............................................................................19 Proceso:..................................................................................................................19 Documentación manejada:.....................................................................................19 Diagrama de flujo:..................................................................................................20 PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS.................................................................................................................21 Descripción de procedimiento................................................................................21 Documentación manejada:.....................................................................................21 Diagrama de flujo:..................................................................................................22 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES...........................23 Descripción del procedimiento...............................................................................23

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Proceso:..................................................................................................................23 Documentación utilizada.........................................................................................23 Diagrama de flujo...................................................................................................25 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:.......................26 Descripción del procedimiento...............................................................................26 Proceso:..................................................................................................................26 Documentación manejada.......................................................................................26 Diagrama de flujo:..................................................................................................27 PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO......................................28 Descripción del procedimiento...............................................................................28 Proceso:..................................................................................................................28 Documentación utilizada.........................................................................................28 Diagrama de flujo:..................................................................................................30 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL........31 Descripción del procedimiento...............................................................................31 Proceso:..................................................................................................................31 Documentación utilizada:.......................................................................................31 Diagrama de Flujo:.................................................................................................32 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS..........................................................................33 Descripción del procedimiento...............................................................................33 Proceso:..................................................................................................................33 Documentación utilizada:.......................................................................................34 Diagrama de Flujo:.................................................................................................35 PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES...............................................36 Descripción del procedimiento:..............................................................................36 Proceso:..................................................................................................................36 Documentación utilizada:.......................................................................................36 Diagrama de flujo:..................................................................................................37 PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL.......................................................38 Descripción del procedimiento:..............................................................................38 Proceso:..................................................................................................................38 Documentación utilizada:.......................................................................................38 Diagrama de flujo:..................................................................................................39 PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES..........................................................................................................40 Descripción del procedimiento...............................................................................40 Proceso:..................................................................................................................40 Documentación utilizada.........................................................................................40 Diagrama de flujo:..................................................................................................41 PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS............42 Descripción del procedimiento:..............................................................................42 Proceso:..................................................................................................................42 Documentación utilizada:.......................................................................................42 Diagrama de flujo...................................................................................................43 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO..............44 FORMAS DE CONTROL INTERNO:.......................................................................46
LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

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TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS........................................................................46 FORMATO DE FACTURA ESPECIAL.......................................................................................47 FORMA DE RECIBO DE INGRESOS A CAJA.............................................................................48 FORMA DE FACTURA.........................................................................................................49 LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA............................................................................................51 TARJETA PARA INVENTARIOS FÍSICOS.................................................................................53 NOTA DE DEVOLUCIÓN.....................................................................................................55 CHEQUE VOUCHER...........................................................................................................57 ARQUEO DE CAJA GENERAL:...............................................................................................58 CONCILIACIÓN BANCARIA..................................................................................................59 TARJETAS DE KARDEX DE PRODUCTOS................................................................................60 PEDIDOS DE MERCADERÍAS:...............................................................................................62 REGISTRO AUXILIAR DE CAJA:............................................................................................64 REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS DEPÓSITOS MONETARIOS........................................................65 REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:................................................................66 ORDEN DE COMPRA:.........................................................................................................67

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 4 LIC.UMG .DECIMO SEMESTRE ..

DECIMO SEMESTRE . capacitación y evaluación de trabajo del empleado. + Ç Estas tareas críticas son aquellas tareas que tienen que ver con todo lo relacionado al manejo del efectivo y equivalentes de efectivo. ¿Cuáles son sus objetivos? ⇒ Ser una guía para los empleados para que aprendan la mejor forma de realizar su trabajo. se puede fácilmente realizar el trabajo de administración de personal. Con el manual de procedimientos administrativos. por lo tanto es fácil evaluar en que momento no se está cumpliendo con los estándares mínimos aquí establecidos. ⇒ Normar las actividades diarias de la empresa en áreas críticas de control como el efectivo. están constituidos por los pasos o fases que se deben de seguir para realizar las labores operativas de la empresa. y referente al manejo de los inventarios de la empresa.. y quién es el responsable que al final autoriza las operaciones que constituyen el procedimiento. ya que las personas que se integran a las labores. Este manual es una guía explicita de cómo debe realizarse un determinado trabajo. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . sus equivalentes. Ya que el manual.UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Mediante este manual. al manejo de mercaderías y cualquier otro inventario o fondo relacionado. tienen en él una guía para aprender a realizar su trabajo de la mejor forma posible. cuando deben hacerlo. quién o quiénes deben hacerlo. y que son nuevas en la institución. determinar la forma de realización del trabajo administrativo. y en que momento un empleado está dejando a un lado los canales de autoridad formal que la empresa tiene establecidos para la realización de determinadas tareas críticas de la empresa. ¿Cuál es la utilidad de este manual? Es de suma importancia para el quehacer operativo de la empresa. se puede determinar en que momento un empleado está realizando su trabajo de manera eficaz y eficiente. LIC.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 5 INTRODUCCIÓN: ¿Qué es el manual de procedimientos administrativos? El manual de procedimientos administrativos esta constituido por un conjunto de procedimientos los cuales a su vez. Esto especialmente para empleados nuevos dentro de la empresa. en lo concerniente a la introducción.

UMG . para que se cumplan los principios de la administración moderna. y cuales son los documentos que estos sistemas deben dar como resultado de sus procesos binarios. ⇒ Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera más consciente la organización de la empresa.DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 6 ⇒ Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura organizacional. se puedan mejorar los procedimientos descritos en este manual. Asimismo. para que a la hora de realizar una auditoría administrativa. sea fácil reconocer los lugares donde se necesitan.. pueda verlo de una forma fácil y comprensible. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . ⇒ Representar de forma gráfica los procedimientos y sus distintas etapas para que todo aquel que esté interesado en conocer cual es el proceso del procedimiento. LIC. ⇒ Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho contable y administrativo en la empresa.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . se pueda determinar hasta que punto se están cumpliendo con los objetivos impuestos por la alta dirección de la empresa. donde pueden darse errores e irregularidades en el futuro. ⇒ Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control. basándose en la experiencia activa de los empleados de sus propios puestos de trabajo. para que se puedan reconocer las áreas problemáticas.

.3. etc. devuelve los documentos al vendedor y deniega autorización del crédito B. documentación completa verificada B. solicita autorización del crédito al Jefe Financiero B.1. quién va a autorizar un crédito nuevo.2.2.3.2.3.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .3. solicitud aprobada.3. investigación positiva B. Banco de datos LIC. Proceso: A.1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS: Descripción del procedimiento: Este procedimiento es un conjunto de pasos que sirven para generar la autorización de un crédito a un cliente nuevo. Este procedimiento está creado para establecer. investigación negativa B.2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . investigación de referencias y solicitud de información B. verifica su contenido B. quien va a realizar el procedimiento de investigación del cliente para determinar las referencias del mismo.2.1.1. B. solicitud denegada B.1. para saber si ha quedado mal en algún lugar.1. Establece monto y condiciones de crédito según capacidad de pago y políticas administrativas. la solicitud tiene que pasar por varias fases hasta determinar si en realidad es posible autorizar el crédito o no.2.3.UMG .3. y si el manejo de su cuenta en otras empresas ha sido el indicado. Por ejemplo: se tienen que investigar las referencias que proporciona el cliente.2.3.1.3. Encargado de créditos recibe solicitud de crédito y demás documentos que se requieran B. no cumple con los requisitos mínimos de información B. Se procede a crear una nueva cuenta corriente y se le crea una nueva tarjeta con el nombre del cliente.1. o continuamente queda en mora y no paga. Cuando un cliente solicita un crédito con la empresa. crédito denegado B.DECIMO SEMESTRE . C. FIN del procedimiento D.2.

2. Solicitud de crédito (A) 3.3) LIC. tarjetas de cuentas corrientes (B3.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG . Pedido de mercaderías.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 8 Documentación necesaria: 1.2..AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 9 Diagrama de Flujo: 1 A B B1 B11 C B2 B 3 B31 B321 C B3221 D B32 B321 B32 2 C B323 C 2 LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG ..DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

UMG . se crea una nueva cuenta corriente a nombre del cliente. si es un buen cliente pero sobrepasa el monto de crédito autorizado B. crédito denegado B. Banco de datos Documentación manejada: 1. crédito denegado C. tarjetas de cuentas corrientes (C) LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . si es para un cliente en mora B. este procedimiento debe establecer el camino a seguir. pedido de mercaderías (A) 2. Es necesario que alguien verifique estas cosas para poder seguirle dando crédito a la persona o empresa.3.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 10 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES. FIN del procedimiento E. Verificación del pedido B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Descripción del procedimiento: Con este procedimiento se pretende establecer quién va a autorizar los créditos sucesivos que se le dan a un cliente de la empresa. Aprobación del crédito.2. crédito denegado B.1.3. Se supone que cada vez que el cliente solicita que se le venda al crédito se tiene que verificar que no sobrepase su monto autorizado.1. Ingresa Pedido B.DECIMO SEMESTRE . Proceso: A. y se crea una nueva tarjeta D.2. si es para un cliente con un muy mal manejo de su cuenta corriente B. de lo contrario.1.1. y que no haya tenido un muy mal manejo de su cuenta en los meses anteriores..1.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 11 Diagrama de flujo: 1 A B1 D C B B2.DECIMO SEMESTRE .. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .1 B3 D D D E 1 LIC.

y tiene vendedores que van hasta la casa o empresa del cliente. Vendedor realiza pedido B.1. quién despacha. Se le extiende su correspondiente factura autorizada. quién reparte.3. Subproceso de cobros en caja C. Se trasladan el pedido y copia de la factura y el recibo de caja a bodega D. D. etc. si el cliente ha elegido el reparto. se despachan las mercaderías D. firma de recibido la nota de envío.UMG . se pretende establecer los pasos a seguir para realizar una venta al contado en tienda. 4.1.1.1. y se grafican. Este procedimiento se refiere a los vendedores que están en tienda trabajando. Este procede a llevárselas hasta la casa del cliente.1. 2. Le firman la nota de envío de recibido.1. se establece quién cobra. FIN del procedimiento F.1.1.2.DECIMO SEMESTRE . Base de datos Documentación manejada: 1. Pedido (A) factura (B) recibos de caja (C) nota de envío de mercaderías (D1) LIC. quién vende.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Mediante conjunto de pasos. Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a las personas que ingresan a comprar.2. E. Traslada pedido a caja y el cliente paga. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . 3. Proceso: A. las retira simplemente D. si el cliente ha elegido llevárselas él mismo. el bodeguero entrega las mercaderías al repartidor D. Bodega prepara las mercaderías y las empaca D.1. quién factura. D.1..MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 12 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA Descripción del procedimiento Mediante este conjunto de fases que se explican a continuación.

1 D1 E D1.UMG . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .2 E E D1.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .3 LIC.1.DECIMO SEMESTRE ..1.2 D1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 13 Diagrama de flujo: 1 2 3 A B C D 4 E D1.1 D1.

D Una vez el pedido y la factura generada. el cliente decide llevarse las mercaderías el mismo. F FIN del procedimiento G Banco de datos Documentación manejada: 1.2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . ¿Quién reparte?. Cómo se va a retirar la mercadería de la bodega para que se sepa exactamente quién es el responsable en todo momento. B.2. B. el repartidor se traslada hasta la casa del cliente y le entrega los productos. etc.2. si el cliente ya existe. E. solicitud de crédito llena.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 14 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO: Descripción de procedimiento Este procedimiento está creado para responder a preguntas como ¿Quién vende?.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . B. firmando el cliente a cambio la nota de crédito. B.1. etc.DECIMO SEMESTRE . el cliente decide que se le lleven los productos. podemos tener una solicitud de crédito denegada en este punto.1.2.1. en este punto podemos tener una solicitud denegada y se rompe el proceso.2.. si el cliente es nuevo: B.2. facturas (C) LIC. E.2.2. y para tal efecto firma antes la nota de envío en bodega y retira sus productos.1. E Bodega despacha el pedido y dependiendo de la decisión del cliente este podría recoger las mercaderías en la empresa. Proceso: A ingresa pedido B determinación del procedimiento de crédito secundario dependiendo si el cliente es nuevo o un cliente que ya existe. y al darle más crédito sobrepasaríamos su máximo de crédito autorizado.3.1. el repartidor devuelve la nota de envío debidamente firmada a bodega donde es archivada para comprobar las salidas de mercaderías. el bodeguero entrega al repartidor la mercadería incluyendo nota de envío E. se solicita documentación como fotocopia de cédula. C El vendedor genera la factura autorizada mediante la cual continúa el trámite de la venta. También por un mal manejo de su crédito.1. Esto debido a que la verificación de las referencias de la solicitud ha resultado negativa. notas de envío (E2) 2. subproceso de autorización de ventas al crédito cuando el cliente ya existe. o solicitar que se le envíen a su casa: E. si el cliente debe y no ha pagado.2.2.UMG . entonces se procede a trasladar a bodega la documentación respectiva donde se realiza el despacho. ¿Quién despacha?.2.1. subproceso de autorización de crédito para clientes ya existentes B. E.

.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 15 3.UMG . pedidos (A) LIC.DECIMO SEMESTRE .

2 G G F E2.AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..DECIMO SEMESTRE .1 E2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 16 Diagrama de flujo: A 2 B2 B B1 F B2.UMG .1 G B2.3 LIC. 2 F C 3 F D E1 E 1 E2.

1.1. sus tarjetas no tienen monto disponible. o si sus cheques no tiene fondos. se atiende al cliente B.1.2.2. se reciben el efectivo. continúa el proceso B. etc.1. y especificar la responsabilidad en el cobro de las ventas que se realizan en tienda.1. si tiene fondos. o los cheques.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 17 PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA Descripción del procedimiento Este es un subprocedimiento que trabaja juntamente con el “Procedimiento de cobros por ventas al contado en tienda” Su objetivo es establecer los pasos necesarios.2. Banco de Datos H. paga en efectivo C.1.2.1.UMG . 4. pagará de otra forma B. Almacenamiento interno Documentación manejada: 1. autorización denegada B.1. Se extiende la factura F.1. Este pagará de la siguiente forma: B. venta denegada B. Se extiende recibo de caja E. Proceso: A. o el voucher de tarjeta de crédito debidamente firmado. se reciben sus pagos.1.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . se solicita autorización electrónicamente B.3. paga con tarjeta de crédito B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1. continua el proceso B. recibo de caja (D) voucher de tarjeta de crédito (B2) cheques de clientes (B1) factura autorizada (E) LIC.. D. se llama al banco para verificar si tiene fondos B. FIN del procedimiento G.2.1. 2. número de autorización recibida. 3.2.2.1. pagos con cheque B. no tiene fondos. También trata de establecer las calidad y los pasos que el cliente debe tomar cuando su pago no es el convenido.1.1.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 18 Diagrama de flujo: A F B1 3 B2 B3 C 1 2 F D B E 4 B2 .1 B2.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .2 F B2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..1 B2.1.1 .1.UMG .1.1 F LIC.

D El departamento de finanzas ejecuta el pago de los cheques E El departamento de finanzas devuelve la planilla con las copias de los recibos firmados por los empleados para ser archivados.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 19 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS Descripción del procedimiento Mediante este procedimiento se trata de especificar las distintas responsabilidades que se tienen a la hora de generar la planilla de sueldos. ¿quién va a autorizar su pago?. ¿quién tiene la responsabilidad de elaborar la planilla?.. se envía al Jefe del departamento Financiero para que ejecute el pago de la misma.DECIMO SEMESTRE . F FIN del procedimiento G Banco de datos Documentación manejada: 1. Proceso: A Departamento de personal genera planilla de sueldos al final del mes. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . B Se envía la planilla a Gerencia General para su autorización C Al regresar la planilla autorizada.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . ¿quién tiene la responsabilidad de pagar los sueldos?. planilla de sueldos (A) LIC. etc.

DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 20 Diagrama de flujo: 1 A B C D E G F LIC..UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

donde se explica que mes se está pagando. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG . 2.DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 21 PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Descripción de procedimiento A personal envía planilla autorizada para que finanzas ejecute el pago B el jefe de Finanzas recibe la planilla C la secretaria de Finanzas genera los cheques por cada empleado y los traslada al Jefe para su autorización D Jefe de Finanzas firma los cheques y autoriza su pago E Los empleados recogen sus cheques y firman un recibo por el monto pagado. 4.. y los distintos conceptos que se pagan F La secretaria de Finanzas devuelve la planilla pagada y las copias de los recibos para su archivo en Personal G La secretaria de Finanzas hace su partida correspondiente. cheques (C) recibos de pago de sueldos y salarios (E) planilla de sueldos (A) débitos y créditos para hacer partidas. (G) LIC. 3.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . H Banco de datos I FIN del procedimiento Documentación manejada: 1. la cual es aprobada por el Jefe de Finanzas y es enviada a Contabilidad para su registro.

UMG ..AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 22 Diagrama de flujo: 3 1 2 A B C D H E I G F 4 H LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

etc. K Proceso de pagos a proveedores L FIN del procedimiento M Banco de datos Documentación utilizada 1. verifica mercaderías H. talonarios de pedidos. si en la revisión se encuentran mercaderías dañadas o equivocadas. H. se procede a devolverlo. ¿quién autoriza las compras de papelería y útiles?. I los envíos son trasladados al jefe de Almacén y Compras. Si alguno de los productos en nuevo.2.UMG . El bodeguero genera un reporte de los productos a devolver con sus generalidades. si la verificación es buena.1. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . y que se deben realizar compras?. tinta. talonarios de créditos y débitos de contabilidad. J Jefe de Almacén y compras envía documentos a contabilidad para su registro. etc.. y abrir un nuevo código para el bien. cuenta. los productos se registran y se reciben. se generan los débitos y créditos de contabilidad con las partidas que se deben realizar. En este paso. en fin todo tipo de papelería y útil que se necesite en cualquier área de la empresa. lápices. hojas. La papelería y útiles son necesarios para que la empresa se desempeñe de forma eficiente.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 23 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES Descripción del procedimiento Este procedimiento muestra todas las responsabilidades y niveles de autoridad a la hora de realizar compras de papelería y útiles.DECIMO SEMESTRE . Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la obligación de informar cuando ya no hay suficiente existencia en este inventario. B Secretaria de Almacén y Compras genera cotizaciones C Proveedores retornan cotizaciones D Jefe de Almacén y Compras elige las mejores opciones juntamente con los que van a utilizar los productos E Secretaria genera órdenes de compra y las envía F Proceso de pagos (anticipos) G Proveedores envían mercaderías H Bodega revisa. y la razón por la cual se deben devolver. kardex de mercaderías en bodega (H2) 2. el bodeguero tiene que generar una nueva tarjeta de kardex.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . cotizaciones (A) LIC. sellos. ya que comprenden artículos como los siguientes: talonarios facturas. Proceso: A bodeguero reporta a jefe de Almacén y Compras los productos abajo del mínimo de existencia. la manera de pagar el importe por las compras de papelería y útiles.

reporte de devolución de artículos (H1) LIC.UMG . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 24 3. débitos y créditos de contabilidad (J) 5.DECIMO SEMESTRE .. órdenes de compra (E) 4.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 25 Diagrama de flujo 3 F A 2 B C D E L H1 5 H G 4 L K J I H2 1 M M LIC.UMG .

pero la responsabilidad del uso. Estos vales tienen los códigos y nombres de distintos productos y talonarios de formas a utilizar B el jefe de cada departamento autoriza los vales de papelería y útiles C son enviados al jefe de Almacén y Compras donde se revisan y se aprueba su despacho.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 26 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES: Descripción del procedimiento Este procedimiento contiene los pasos que establecen el nivel de autoridad y responsabilidad referentes al despacho de la papelería y útiles.UMG . G El bodeguero costea y rebaja del inventario de papelería y útiles los importes de cada vale H El bodeguero envía el vale firmado y costeado al jefe de Almacén y Compras. vales de papelería y útiles (A) 2. Proceso: A los distintos departamentos generan vales de pedidos de papelería y útiles cuando acaban provisiones.. E El bodeguero entrega en cada departamento según sea el caso. Documentación manejada 1. débitos y créditos de contabilidad (I) LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . D El bodeguero recibe los vales y prepara las mercaderías y las despacha. los productos solicitados F El jefe del departamento firma de recibido el producto en el vale. K Banco de Datos. la tienen cada uno de los jefes de los departamentos donde es utilizada.DECIMO SEMESTRE . Por ejemplo: la responsabilidad del despacho la tiene el Jefe de Almacén y Compras. J FIN del procedimiento. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . I La secretaria de Almacén y Compras genera las partidas y las envía a Contabilidad donde son operadas.

. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 27 Diagrama de flujo: A 3 B C D E 3 J I H G F K LIC.

kardex de activos fijos (H2) solicitud de compra de activos fijos (A) cotizaciones (B) ordenes de compra (E) reporte de devolución de artículos (H1) LIC. Proceso: A almacén y compras recibe solicitud del jefe del departamento donde el activo es necesitado.1. 4.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . garantías. H.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 28 PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO Descripción del procedimiento Este procedimiento es muy importante para la empresa puesto que establece las responsabilidades y obligaciones de quienes utilizan los activos fijos de la empresa. calidad.2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . si no concuerda con las especificaciones bodega los devuelve a los proveedores los artículos. y la razón de la devolución. 5. Es un conjunto de pasos que establecen las fases que conlleva la compra de un nuevo activo para la empresa. precio. También mediante este procedimiento se norma la forma de adquirir los activos fijos que se necesite para trabajar. sus generalidades. G Los proveedores envían los activos fijos H Bodega realiza proceso de verificación de la mercadería si coincide en términos de cantidad. etc.. 2. etc. H. deciden comprar la mejor opción en calidad. E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra para los proveedores F Procedimiento de pagos a proveedores (por anticipos). 3. B Secretaria genera cotizaciones para los proveedores y las envía C Proveedores retornan cotizaciones D El jefe del departamento de Almacén y Compras juntamente con el jefe del departamento donde se necesita el activo. realizando un reporte de la cantidad de artículos devuelto. si concuerda y son los requeridos bodega los recibe y los registra en su kardex correspondiente I proceso de entrega de Activos Fijos J bodega entrega los envíos al Jefe de Almacén y Compras párale pago a los proveedores K procedimiento de pagos a proveedores L FIN del procedimiento M Banco de Datos Documentación utilizada 1.DECIMO SEMESTRE .

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 29 LIC.UMG .DECIMO SEMESTRE .

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 30 Diagrama de flujo: A 2 B 3 C 5 D E 4 F L H1 H G H2 1 K J I M L M M LIC.DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

su descripción. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . tarjetas de responsabilidad (A) 2. F Bodega recibe las tarjetas de responsabilidad y las archiva G FIN del procedimiento H Banco de datos.UMG . Documentación utilizada: 1.DECIMO SEMESTRE . Para tal efecto se utilizan tarjetas de responsabilidad de activos firmadas por los empleados y se cuenta con un kerdex de activos fijos donde están detallados sus nombres. marcas. tarjetas de kardex de activos fijos (B) LIC.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 31 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL Descripción del procedimiento Con este procedimiento se trata de establecer cuales son los pasos que se deben seguir para entregar un activo a un empleado. etc.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Proceso: A Bodega realiza tarjetas de responsabilidad B Bodega realiza el ingreso al kardex de activos fijos C Los activos fijos son enviados al departamento donde se necesitan con sus tarjetas de responsabilidad D El jefe del departamento donde se entregarán los activos fijos asigna los activos a quienes van a usarlos y se firman las tarjetas de responsabilidad E El jefe del departamento que recibió los activos fijos devuelve las tarjetas firmadas a bodega. y de que manera se le debe hacer responsable del uso del mismo. Por otro lado. el principal responsable es el jefe del departamento donde los activos son utilizados. por lo que debe de velar por el uso racional del activo.. sus números de serie.

UMG . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 32 Diagrama de Flujo: A 1 B H C D E 2 G F H LIC..DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

o luego de recibir las mercaderías. entonces finaliza el proceso. cantidad. B secretaria de Almacén y Compras realiza cotizaciones a los proveedores por ordenes de su Jefe. o no son las requeridas por la empresa. F. se procede a recibirlas y a ordenarlas en su lugar correspondiente. Aquí se genera un reporte de las mercaderías a devolver y la razón por la cual se devuelven.UMG . marcas.1. solo solicitamos que nos carguen la mercadería a nuestra cuenta F.1.1. un porcentaje anual capitalizable ya sea mensual o trimestralmente. se procede a crear la tarjeta y se realiza el proceso de determinar sus mínimos y máximos. si las mercaderías están en mal estado. puede ser que la empresa proveedora decida no darnos el crédito por alguna razón. la mejor calidad y el mejor servicio.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Este caso es aplicable a las compras al crédito ya que el proceso de pago puede darse Proceso: A bodeguero informa de los productos cuyas existencias han descendido hasta el mínimo o por debajo de él. plazos. Cuando esto sucede nos abren una cuenta corriente en sus registros. En este caso consideramos las compras pagando con anticipo. y debemos mantener un saldo promedio que no rebase el límite máximo de crédito que nos han dado. F. Puede ser que el crédito sea denegado. G. si no somos aún clientes del proveedor. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . C Los proveedores devuelven cotizaciones con precios. entonces se procede a la devolución.DECIMO SEMESTRE .1. y se necesita pagar un anticipo o pago total del pedido: Proceso de pagos. G. D Jefe de Almacén y Compras determina la mejor opción E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra y las envía F Proceso de pago F. y entonces finaliza el proceso. etc. G Las mercaderías son enviadas por los proveedores y recibidas por bodega donde son verificadas en términos de calidad. Si algún producto no existía con anterioridad. si vamos a comprar al crédito.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 33 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Descripción del procedimiento Este proceso consiste en que la empresa para poder vender necesita comprar las mercaderías a los proveedores que le coticen al mejor precio. enviamos la solicitud correspondiente con toda la papelería necesaria adjunta.2.3. Algunas empresas cobran intereses por el crédito que nos están proporcionando. Aquí prepara un reporte que entrega.2. F. Cuando se llega a ser cliente de una empresa más grande. garantías. LIC. si las mercaderías están en buen estado y son las correctas..2. si vamos a comprar al contado. marcas. al Jefe de Almacén y Compras.1. de lo contrario. etc. los proveedores dan créditos a corto plazo considerando la cantidad del importe que se les compra mensualmente.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG . J Los envíos sirven para que la secretaria genere las partidas correspondientes utilizando las notas de débito y crédito de contabilidad. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . reporte de productos con mínimos y máximos de existencia (A) cotizaciones de productos (B) ordenes de compra (E) solicitud de crédito (E1) reporte de productos que se devuelven (G19) tarjetas de kardex.DECIMO SEMESTRE . (G2) débitos de contabilidad créditos de contabilidad LIC. 6.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 34 H Los envíos se mandan al Jefe de Almacén y Compras para que se tramite el pago de la mercadería I Si vamos a pagar luego de recibir las mercaderías: se ejecuta el Procedimiento de Pagos. Todo depende del tipo de negociación a la cual se ha llegado con el proveedor. 5. 2. L FIN del proceso M Banco de datos Documentación utilizada: 1.. 8. 4. 3. 7. K Luego las partidas son enviadas a Contabilidad donde son registradas en los libros.

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 35 3 Diagrama de Flujo: A 1 B M 2 F3 F C D E M L F1 4 F2 L M L M G G2 5 M I M G1 J K 6 7y8 LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG .

DECIMO SEMESTRE . ya sea que se les deposite el cheque en una cuenta bancaria. 3. 4. 5. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .2. G Se devuelven copias de los documentos a Almacén y Compras para informar del pago respectivo. Mediante este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarle a los proveedores. que se le entregue al representante de ventas E se generan las notas de débito y crédito de partidas correspondientes F se envían a contabilidad las notas de débito y crédito de contabilidad y los demás documentos adjuntos a las mismas.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1. Proceso: A Jefe Financiero recibe de Almacén y Compras las cotizaciones para generar los anticipos respectivos B Jefe Financiero recibe de Almacén y compras los envíos de mercaderías respectivos y las ordenes de compra recibidas C Se procede a generar el cheque correspondiente con su recibo de caja. y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados involucrados.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 36 PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES Descripción del procedimiento: Este procedimiento establece quién va a pagar a los proveedores. Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o emisión de un cheque a favor de una tercera persona.. para que sean operados en los libros. la empresa debe de dejar un registro bien documentado del hecho. D Se paga al proveedor D. o D. para evitar cualquier mal manejo de fondos y corrupción por parte de personas inescrupulosas. y la forma cómo debe hacerse.UMG . cheque recibo de caja boleta de depósito notas de débito de contabilidad notas de crédito de contabilidad LIC. H FIN del procedimiento I Base de datos Documentación utilizada: 1. 2.

.DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 37 Diagrama de flujo: A B C 1y2 D1 D 3 D2 E F G 4y5 H LIC.UMG .

C. en salvaguardar los activos e la empresa. y cobrar las cuentas que le tienen pendientes. H. y la responsabilidad de Auditoría Interna de arquear al empleado constantemente. a contabilidad para su respectivo registro. el jefe financiero debe recibir los fondos que el cajero tiene bajo su responsabilidad. y firman la boleta de entrega de fondos diarios el cajero.2. Con este procedimiento establecemos las responsabilidades del jefe del departamento de Finanzas. B.DECIMO SEMESTRE . De todos modos. boleta de entrega de fondos a caja.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 38 PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL Descripción del procedimiento: Este procedimiento se realiza diariamente ya que una de las tareas más frecuentes de la empresa es cobrar las ventas del día que se realizaron al contado. Secretaria de departamento financiero recibe ordenes de generar créditos y débitos que luego se envían juntamente con los documentos que los respaldan. y la auditoría debe realizar sus procedimientos para que la contabilidad cargue a nombre del cajero los faltantes.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . y el cajero. si existen diferencias ejecuta el “Procedimiento de auditoría cuando existen diferencias” D. cheques. Cajero cierra su caja. Proceso: A. y recibe: efectivo. cuenta sus fondos y realiza su liquidación del día.1. Auditoría revisa la liquidación y genera procedimientos de auditoría para determinar si existen faltantes o sobrantes del día. depósito monetario (F) LIC. El cajero debe realizar su liquidación diaria y sobre esta base. (A) 2. (C) 3. D. Banco de datos Documentación utilizada: 1. Jefe financiero recibe los fondos de regreso y realiza la boleta de depósito respectiva F. jefe de finanzas entrega fondo al cajero. o registre los sobrantes. se le revisa y se determina si tiene diferencias en el manejo diario de los valores.. vouchers de tarjetas de crédito y documentos de crédito. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . FIN del proceso I. D. Jefe financiero deposita fondos al banco G.UMG . cajero realiza todos los cobros del día. aunque existan diferencias. liquidación de caja. E.

UMG . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 39 Diagrama de flujo: 1 A B 2 C D1 D D2 I E F G H 3 LIC..DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

F. Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas corrientes de los clientes por sus pagos realizados. finaliza el proceso del día. y luego de finalizar de cobrarle a los clientes. H. y el encargado de créditos. 3. cobrador extiende recibo de caja por el monto cobrado D. el cliente no se encuentra en el lugar indicado de cobro. Auditoria revisa su liquidación y determina las diferencias.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . El cobrador se retira de la empresa para realizar sus cobros. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Posteriormente entrega una liquidación de sus cobros diarios la cual es auditada y se determina si existen diferencias o ha hecho bien su trabajo. encargado de créditos entrega cuentas corrientes para cobro del día a los cobradores B. le paga el monto al cobrador C. Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y autoridad entre el departamento de auditoría y los cobradores. E. cobrador realiza boleta de depósitos al banco y deposita el total de los cobros del día. 2. 4. Banco de datos Documentación utilizada 1. y vuelve mañana.2.1.1. cliente se encuentra en el lugar establecido para el cobro de la deuda. si definitivamente no encuentra a la persona. B. debe hacer un depósito y pasar al banco depositando todo lo cobrado.1. si existen diferencias se ejecuta el “Procedimiento cuando existen diferencias” G. y teléfono. cobrador viaja hasta la cada del cliente y le cobra B. incluyendo la dirección del cliente y su nombre.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 40 PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES Descripción del procedimiento Este proceso consiste en que diariamente el encargado de créditos de la empresa. F.DECIMO SEMESTRE . cobrador entrega copias de recibos a encargado de créditos para éste proceda a rebajar los importes pagados por los clientes de sus respectivas cuentas corrientes. entrega a los cobradores un reporte de todas las cuentas corrientes para cobro del día. Probablemente tendrá que regresar más tarde. a la vez se presta un buen servicio ya que se le evita al cliente que llegue hasta la empresa o al banco a pagar su deuda. FIN del proceso I. Proceso: A. B.1.UMG . Cobrador realiza su liquidación de cobros del día adjuntando todas las copias de recibos de caja emitidos.. liquidación de cobros del día (E) recibos de caja (B2) boletas de depósito (D) cuentas corrientes de los clientes (G) LIC.

UMG ..MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 41 Diagrama de flujo: I 2 A B1 B B2 3 1 H C D E F I G 4 H LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

etc. Papeles de trabajo del auditor (A) 2. se genera el informe de auditoria A. faltante A.1.2. informe de auditoría LIC. si fue posible encontrarlo. entonces FIN del proceso A.1.1.2.1. Este procedimiento ha establecido el grado de responsabilidad del personal. si fue posible encontrar la causa del sobrante. B. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . se genera el informe de auditoria A.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .2. se sugieren partidas para que contabilidad registre el faltante a nombre del empleado encargado y responsable.1.2. y quien es el que revisa.1. si no fue posible encontrar la razón del sobrante entonces: A.1.DECIMO SEMESTRE . sobrante A.1.1.2..1. entonces el proceso FINALIZA.1.2.1. FIN del proceso A.UMG .2. quien es el que descuenta el faltante si lo hubiera.1. el auditor revisa si es posible encontrar la razón del mismo A.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 42 PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS Descripción del procedimiento: Este procedimiento se crea para poder determinar que se hace cuando existen diferencias en los cobros por parte del cajero.1.2.1.3. Banco de datos Documentación utilizada: 1. se determina el tipo de diferencia encontrada A. se informa a Personal para que descuente el faltante a fin de mes o de la liquidación del encargado A. que tratamiento se le va a dar al sobrante cuando aparezca.1) y (A2.1. si no fue posible encontrar el faltante.2.2.2.2.2. auditoría revisa si es posible encontrarlo A.2. se contabiliza en una cuenta de sobrantes por si alguien lo reclama posteriormente A.1.1.1.2. o en los cobros por parte de los cobradores de la empresa en el campo de trabajo.2. A.1) 3.2.1.2. A.3. Proceso: A.3. créditos y débitos contables (A1.1. FIN del procedimiento C.

1 2 A1.1 B B B A2.3 A1.1 A1.UMG .1.2.DECIMO SEMESTRE .2.2 A2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 43 Diagrama de flujo C A1 A A2 3 A1.1.2.2 3 B LIC.1 A2.1.1..1. 1 A1.2 A2.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .2.

C Decisión: este elemento indica que se tiene que tomar una decisión.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . se utiliza este elemento particular. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . el cual es diferente al de compra. o que se pueden tomar distintos caminos.. el proceso terminará de forma eficiente.UMG . pero si todo sale bien en las subsiguientes fases. B Proceso alternativo: se refiere a la ejecución de otro proceso aparte del que se describe.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 44 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO A B C D E F A Proceso: este elemento significa que se realiza un proceso sea cual sea. cada camino tiene un final si algo sale mal. LIC. Para describir este proceso de pago que se podrá ver en otra parte descrito. Cabe mencionar que un proceso puede tener muchos otros procesos incluidos en sí mismo. Por ejemplo: dentro del procedimiento de compra se puede ejecutar el proceso de pago.DECIMO SEMESTRE .

LIC. o se está guardando información. E Terminador: se utiliza para indicar que el camino terminó. que las fases terminar en esta parte.DECIMO SEMESTRE . y el procedimiento también. G La flecha de una sola dirección indica el flujo o camino que sigue el procedimiento H La flecha con doble dirección indica que el camino es de doble.E F . de done se requiere extractar información para utilizarla en el momento. F Almacenamiento o extracción desde base de datos: indica que se tiene una base de datos manual. Este es el caso de las bases de datos. desde la cual se está extrayendo información.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 45 D Documento: este elemento indica cual de los documentos detallados en “Documentación utilizada” se tiene que generar.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . según el número que contiene dentro. vía. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . y luego volver a almacenarla ya modificada. mecánica o electrónica.

00 Q 635.00 Sumatorias 2 Q 2. 7. 4. mobiliario y cualquier otro activo descrito anteriormente.00 Q 1.00 Q 1. en buenas condiciones y a responder por ellos en caso de extravío (9) Quetzaltenango _________________________________________________________ (10) Recibí Entregado Contenido de la forma 1.UMG .00 Me comprometo a devolver el equipo.. 3.500.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 46 FORMAS DE CONTROL INTERNO: Tarjeta de Responsabilidad de Activos Empresa XY Quetzaltenango 77556689 Fax: 36362598 División Departamento Sección Empleado Cargo (2) Número (1) (3) Fecha Cantidad Descripción (5) (6) (4) 15/01/2004 1Barreno General Electric de 15” 15/02/2005 1soldadura General Elect Costo Valor Total (7) (8) Q 635. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . 6. Numero de tarjeta División. 5.500.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 2. departamento y sección donde se encuentra el bien Cargo del Empleado responsable Descripción del bien Fecha en la que se entrega Cantidad de bienes de la misma especie Costo unitario en el kardex LIC.135.DECIMO SEMESTRE .

4. Razón social y demás datos de la empresa número de la factura especial fecha de la factura nombre. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . 7. 2. Área de firmas de aceptación y entrega Formato de Factura Especial Factura Especial Empresa Xmen (1) Quetzaltenango Tel. 5.(8) Autorizada según resolución X-2565Y99 del año 1566 Contenido de la forma 1.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 47 8. cédula y dirección del vendedor del bien cantidad descripción del producto valor: cantidad * costo unitario total sumarizado LIC. 8.: 55652536 Fax: 25361425 Factura Especial Número (2) 695 Quetzaltenango___________________________________________ (3) (4) Vendedor:__________________________________ Cédula:______________ Direccion:__________________________________ NIT:_________________ Cantidad(5) Descripción (6) Valor (7) Total-----------------------. Texto donde se responsabiliza el empleado 10. 6.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .. 3.DECIMO SEMESTRE . Costo total: costo unitario * cantidad 9.

DECIMO SEMESTRE . A-9645 Cod Cliente/Proveedor CL-1938 Lugar y fecha_____________________________________________________ (3) Recibimos de_____________________________________________________ La cantidad de____________________________________________________ Por: (4) Venta Contado Abono a Cuenta Devolucion de Proveedor Otros Numero: Especifique_______________________________________________________ (5) _________________ Cajero Responsable Contenido de la forma: 1. lugar y fecha del recibo b. (1) Quetzaltenango Tel. datos generales del recibo como: a. el número de pedido de ventas al que corresponde este cobro c. su dirección teléfono y fax. Logotipo de la empresa.00 Pedido No.: 55668899 Fax: 44778899 (2) 65 Por Valor de: Q. el valor del recibo en números 3. su número. nombre del cliente o proveedor c.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 48 Forma de Recibo de Ingresos a Caja Recibo de Ingresos a Caja Empresa Fábrica Campo Sol S.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1500. Se supone que cada recibo tiene un número único que lo identifica b. 2. conceptos por los cuales se realiza el recibo 5. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .. firma del cajero responsable de recibir el pago LIC. incluye: a. el código del cliente o proveedor según sea el caso d. cantidad en letras del recibo 4.A.UMG .

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 49 Forma de Factura Factura Autorizada Empresa Sulamita S.62 Q 100.369.00% Q. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . NIT y Fax LIC.DECIMO SEMESTRE .00 6 1.86 Q 2.A.14.5.00 (K) Contenido de la Forma: A.00 Q 21.312.684. Nombre o razón social b.V. Encabezado de la factura.650.A. 12% Flete Pagado Adeudado Autorizado según resolución AD-253645 con fecha 15/15/1237 Facturas de la serie C1 de la 250000 a la 500000 (L) Q 19. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA 15 Serie (A) (B) (C) (D) MES 15 AÑO 1237 (G) (E) (F) Facturar A: Hugo Soto Dirección Teléfonos 76325368 Contacto: Hugo Soto (H) Cod.2.86 Subtotal Detalle I.00 11221Video System Q. Descripción Costo Cantidad 2954Drive Computer Q. Dirección y teléfonos c.00 (J) % Desc Importe 8 0. Aquí se incluye la siguiente información de la empresa: a. ClienteEnviar A: (I) 236456-3 15 Ave.48 Q 0.00% Q. Quetzaltenango NIT.071.271.. 18-96 Zona 1 Dirección Teléfonos Otros C1 Número 253645 Vendedor VA-365 Terminos Contado Método de Pago Efectivo Cod Prod.200.UMG .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 50 d.. crédito 1 mes. Esta información se utiliza para poder calcular el valor de las ventas por vendedor. por ejemplo con cheques prefechados.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . G. Se refiere al número de la factura que actualmente se está utilizando D.V. con efectivo. con letra de cambio. Cada detalle incluye un producto que se haya vendido.UMG . Términos: se refiere a los términos de pago de la factura: contado. Es el código y nombre del cliente. I. con tarjeta de crédito. etc. Código del producto b. E. Descuento f. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Son todos los detalles de la factura. Costo unitario e. Fecha: se refiere a la fecha en que se realiza la factura. H. el flete si lo hay. Se refiere al número de serie de la factura. Aquí van los números de resolución que amparan la impresión de la factura. LIC. Método de pago: se refiere a la forma como se va a efectuar el pago de la factura. J. Otros datos B. Cantidad comprada d. Aquí van los siguientes datos: a.DECIMO SEMESTRE . con cheques. la cantidad pagada por el cliente y el saldo que le queda pendiente de pago L. para calcularles sus comisiones al final del mes.. Nombre del producto c. Por ejemplo Serie A-2565 C. Código del vendedor que generó el pedido. F. Líneas de totales y subtotales: aquí se aprovecha para detallar el I.A. Se refiere al lugar donde el cliente desea que se le envíe su pedido. otros. además se incluyen sus datos esenciales. crédito 15 días. Importe: este valor es el costo unitario por la cantidad requerida K.

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Quetzaltenango NIT._________________ En concepto de liquidación de Caja Chica de los gastos efectuados y que se detallan a continuación Fecha Comp No Codigo Cuenta (F) ConceptoValor Cheque No. (G) Vo.UMG . Aquí se incluye la siguiente información de la empresa: LIC.. (H) Encargado Caja Chica (I) Contenido de la forma: A. Encabezado de la factura.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 51 Liquidación de Caja Chica Liquidación de Caja Chica Empresa Sulamita S.A.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA (A) (B) (C) Número 253645 Encargado MES AÑO (D) (E) La cantidad de_______________________________ Q. Bo.DECIMO SEMESTRE .

Fecha en que se realiza el arqueo de caja chica. Fecha: fecha del gasto b. Es la firma del encargado de caja chica que realiza la liquidación. y reponer el fondo.UMG .. NIT y Fax d. e.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Incluye los siguientes apartados: a. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Detalle de la liquidación. En el caso de que se trate de una factura especial. cual es su número. Código de cuenta: se refiere al código de cuenta que afecta el gasto realizado. F. aquí se registra su importe total. G. Concepto: sirve para detallar el concepto o la razón por la cual se ha realizado el gasto. Otros datos B. LIC. c. Cantidad por la que se realiza la liquidación. Comprobante número: se refiere al documento que le extendieron. d. H. Dirección y teléfonos c. Valor: sirve para escribir el valor totdal de documento que nos han extendido. Cheque: aquí se escribe el número del cheque que el departamento financiero ha emitido para contabilizar todos los gastos que la caja chica ha realizado. En letras y números. y la liquidación E.DECIMO SEMESTRE . Nombre o razón social b. Número de la liquidación C. Código del encargado de caja clica D.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 52 a. Es la forma del jefe del encargado de caja chica I.

CALLE 93-06 ZONA 1 (A) No.. (C) (D) (E) (F) FECHA (B) CONTROL INVENTARIO FISICO ARTICULO ENCARGADO ASISTENTE REVISADO POR CODIGO DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA LIQUIDACION Estan Bodega tería Casilla CANTIDAD EXIS TENCIA KARDEX DIFE RENCIA COSTO UNITARIO COSTO TOTAL (G) LIC.UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . DIRECCION: 2a.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 53 Tarjeta Para Inventarios Físicos ALMACEN "EL ESFUERZO".DECIMO SEMESTRE .

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Contenido de la forma
A. Aquí va el nombre o razón social de la empresa, su dirección, teléfonos, NIT, etc. B. Fecha: aquí se escribe la fecha en que se realiza el inventario C. Artículo: indica el nombre y código del artículo que se está registrando D. Encargado: aquí va el nombre del empleado que está encargado de realizar el inventario físico E. Asistente: nombre de la persona que asiste al encargado del inventario F. Revisado por: aquí va el nombre del auditor que revisa la labor del levantado del inventario físico G. Detalle de la tarjeta: a. Código: este es el código de los productos a inventariar. b. Descripción: descripción del artículo a inventariar. c. Unidad de medida: aquí se escribe la unidad de medida que se utiliza para el artículo. d. Liquidación: en esta parte se establece cuanto producto hay en bodega, casilla, estantería, y su sumatoria que va a total. e. Existencia kardex: aquí se escribe el total de unidades que el kardex tiene reportados que hay. f. Diferencia: aquí se determina si existen diferencias de sobrantes y/o faltantes restando la Existencia de Kardex menos la Cantidad. g. Costo unitario: aquí se escribe el costo unitario del artículo. h. Costo total: aquí va el costo por la cantidad existente.

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Nota de Devolución
NOTA DE DEVOLUCION Almacén El Esfuerzo (A) DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.: FECHA: (B)

PROVEEDOR: DIRECCION:

(C) (D)

Quetzaltenang o (E) DIA MES AÑO

(F) (G) Orden de Compra FECHA No.

(H) FACT. No.

(I)

(J)

FECHA CREDITO CONTADO

CANTIDAD

CODIGO

DESCRIPCION

PRECIO UNIT.

PRECIO TOTAL

(K)

(L)

T O T A L..

RECIBI CONFORME

(M) ENTERADO

APROBADO

Contenido de la forma:
A. Nombre de la empresa o razón social, y sus demás datos como dirección, teléfonos, NIT, ETC. B. Devolución No. Aquí va el número de esta devolución. C. Aquí va el nombre y código del proveedor a quien le estamos haciendo la devolución D. Dirección del proveedor.
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E. Lugar y fecha de la devolución: aquí se escribe el lugar y fecha en que se está haciendo esta devolución. F. Número de orden de compra: aquí va el número de la orden de compra por la cual se solicitó el pedido anteriormente. G. Fecha: fecha de la orden de compra. H. Factura número: aquí va el número de la factura que el proveedor nos emitió I. Fecha de a factura. J. Crédito, contado: aquí se detalla la forma de pago de la orden que se le solicitó al proveedor, si al fue al contado o al crédito. K. Detalle de la devolución. Aquí se detalla lo siguiente: a. Cantidad de producto b. Código del producto c. Descripción del producto a devolver d. Precio unitario del producto que se devuelve e. Precio total: es el importe que se calcula así: cantidad por precio unitario. L. Observaciones: aquí se añade cualquier observación que se desea realizar en la nota de devolución. M. Firmas de recibido, enterado, aprobado, etc.

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UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 57 Cheque Voucher ALMACEN "EL ESFUERZO" QUETZALTENANGO NIT. Valor del cheque en letras. 132059-9 TEL. Firmas autorizadas: aquí van dos firmas. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Fecha: fecha en que se autoriza y emite el cheque d. Autorizado por: iniciales y/o nombre de la persona que autoriza el pago del cheque c. Detalle del voucher: a. D. 77672184 Paguese a la Orden de Quetzales (A) Cheque No. (D) Firma Autorizada Código Cuenta (H) Descripción Debe Haber Hecho Por Autoriza Por Fecha Revisado Por Pago Recibido Por (I) Contenido de la forma: A.DECIMO SEMESTRE .. la del representante legal o Gerente general. H. Valor en número por el cual se genera el cheque E. F. quienes son los dos principales responsables del cheque. Pago recibido por: nombre de la persona beneficiaria del cheque. Datos generales de la empresa B. Revisado por: nombre o iniciales de la persona que ha revisado el cheque para autorizarlo. Lugar y fecha de emisión del cheque. Hecho por: iniciales de la persona que ha elaborado el cheque b. Páguese a la orden de: nombre de la persona beneficiaria del cheque. y la del jefe del departamento financiero. G. (B) Lugar y Fecha © (E) (F) (G) Firma Autorizada Q.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Cheque número: aquí se escribe el número del cheque C. e. LIC.

Se hace constar. que después del arqueo practicado. Cheques Recibidos Documentos de Abonos Total Arqueado El total de Los valores Arqueados es de: Q. Q. Encabezado de la forma donde van los datos generales de la empresa B. Q.UMG . fue entregado el efectivo y demas documentos que sirvieron de base al mismo. Q. de lo cual firmamos de etera conformidad la presente hoja de arqueo. Practicado por: iniciales y nombre del auditor que va a realizar el arqueo de caja general LIC.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 58 Arqueo de caja general: ALMACEN "EL ESFUERZO" ARQUEO CAJA GENERAL Cajero General o Tesorero Fecha del Arqueo Descripción Monedas (E) Billetes Q. (A) (B) (D) Total Denominación Cantidad Q.. Fecha del arqueo D. Q. / / © Practica Por Sub-total Q. Q. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE . Nombre del cajero o tesorero quien tiene a su cargo la caja C. (f) Cajero General o Tesorero (f) (F) Contenido de la forma: A. Q.

Firmas tanto del cajero como del auditor que realizaron el arqueo. Fecha en la que se concilian los saldos C. Encabezado y datos generales de la empresa B. Detalle de los cheques en circulación H.. Nombre del bando D. Conciliación Bancaria ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) CONCILIACIÓN CANCARIA Conciliación de Saldos al Banco C Saldo segundo Banco (-) Cheques en Circulación: Fecha / / (B) Cuenta No. de Cheque (+) Deposito en transito: Fecha / / No. Lugar y Fecha (J) (f) Elaborado Por (f) Vo. Valor de los cheque en circulación G.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Contenido de la forma: A. (D) Q.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Monto en quetzales según el estado de cuenta F. de Boleta Valor (H) Saldo conciliado con libros Q. (E) (F) Valor (G) No. Número de la cuenta bancaria a conciliar E. Valor del saldo conciliado con libros J. LIC. (I) (+) Notas de crédito no contabilizadas (-) Notas de débito no contabilizadas Saldo Conciliado con Banco Q.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 59 E. Detalle de lo encontrado en caja F. Espacio para las firmas del cajero o tesorero y su jefe quien le revisa. Bo. Detalle de los depósitos en tránsito I.UMG .

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE . Saldo Costo Promedio 1000 15 985 Valor Debe Valor Haber Valor Saldo 10 10000 10000 10 150 9850 (D) LIC..MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 60 Tarjetas de Kardex de Productos EL ESFUERZO (A) 24 Avenida 25-125 Zona 3 Tel: 55778899 Fax: 11223366 Quetzaltenango Kardex de Productos (B)Codigo Producto:______________________ Nombre Producto:_____________________ Descripción:__________________________ ____________________________________ Mínimo:______________ Máximo:______________ C Fecha Concepto 01/01/2004Saldo 02/01/20004 pedido 36 Un. Debe Un.UMG . Haber 1000 Un.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

f. Máximo: esta casilla indica cual es la cantidad máxima que se debe pedir del producto cuando se compre. Valor haber: aquí se escribe el valor costeado que se esta egresando del inventario. Unidades haber: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se está operando representa una venta o una devolución a un proveedor. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . que se están retirando unidades del inventario. h. Valor saldo: esta casilla representa el valor total. Concepto: indica si fue una venta. d. es decir.DECIMO SEMESTRE . i. una compra. para nunca quedarse sin existencias. Valor debe: aquí se escriben los valores costeados que se están ingresando al inventario. Mínimos y máximos de existencias: a. c. c. Código del producto: aquí se escribe el código único que distingue al producto del cual se lleva registro en esta tarjeta b. está ingresando unidades del producto al inventario.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 61 Contenido de la forma A. el máximo debe ser mucho menor. o costo total invertido en el inventario correspondiente al producto al cual corresponde la tarjeta de kardex. b. Costo promedio: es la división entre valor saldo / entre unidades saldo. Se supone que este mínimo se ha calculado en base al tiempo en que tarda en venir la mercadería desde la casa proveedora. Mínimo: aquí se escribe la cantidad mínima requerida para poder realizar ordenes de compra nuevamente.UMG . Todo está basado en la rotación del inventario..AUDITORIA ADMINISTRATIVA . si es una rotación rápida. b. y el número del documento que ampara el movimiento. Nombre producto: aquí va el nombre del producto del cual se lleva registro. Encabezado que contiene el nombre de la empresa y sus generalidades B. Unidades saldo: aquí se va recalculando el saldo anterior + debes – haberes. Unidades debe: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se está operando. e. si es una rotación lenta. y tenerlo durmiendo en un inventario donde hay poca rotación. una devolución. D. Descripción: lugar para una breve descripción del producto. el máximo debe ser un poco más alto. Normalmente contiene 6 ó 4 dígitos decimales g. Detalle de la forma dividido en las siguientes secciones: a. C. LIC. Encabezado de la tarjeta respecto al producto: a. Esto se hace para no quitar capital importante de otras áreas de la empresa. Fecha: aquí se escribe la fecha del movimiento que se realiza del producto.

Vendedor: es el código del empleado vendedor que realiza la venta.00 Q. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .00 Q 21.2. Encabezado de la forma donde van las generalidades de la empresa. Descripción 2954Drive Computer 11221Video System (E) Enviar A: Dirección 65 Calle 254-369 Col.00% Q. Número: indica un número correlativo del pedido.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 62 Pedidos de Mercaderías: Pedido de Mercaderías Empresa El Esfuerzo Quetzaltenango NIT.48 Q 0. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA (A) Número 253645 Vendedor V-2565 Terminos Contado Método de Pago Cheque (B) MES AÑO C (D) Facturar A: Cod.. Ciudad Precio Unitario Cantidad % Desc Importe Q.00% Q. b.071.A.650. LIC. B.V.312.UMG .369. 12% Flete Pagado Adeudado Q 19.271. El Progreso Teléfonos 25654478 Otros Guatemala.62 Q 100. Generalidades del pedido: a. Cliente Juan Gomez G-25 Dirección 13 calle 9-65 Zona 37 Guatemala Teléfonos 2565489 Contacto: Pedro Cardenas Cod Prod.684.14.86 (F) (G) Subtotal Detalle I.00 Contenido de la forma: A.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .200.86 Q 2.00 8 0.00 6 1.5.

% de descuento: aquí va un porcentaje de descuento (opcional).A. b.V.A. Estas son las casillas correspondientes a los detalles del pedido clasificadas así: a. Adeudado: en esta casilla se suman los saldos anteriores del cliente más el total del detalle de este pedido. E. o cualquier otro método.DECIMO SEMESTRE . f. e. Esta casilla se utiliza solo cuando las políticas de la empresa dicten que por cada reparto se cobra un flete.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . c. G. Puede ser que tenga crédito. Cantidad: aquí va la cantidad requerida por cada producto. Términos: aquí se establece si el cliente va a comprar al contado o al crédito. Pie del pedido donde van las sumatorias finales: a. y que solo deje una parte o nada del total del pedido. F.V. menos el total de lo pagado en este pedido. Importe: aquí va la operación matemática de multiplicar la cantidad requerida por el precio unitario. d. y su código. aunque muchas empresas no cobran flete si el reparto es en el perímetro urbano. c. 12%: esta es la casilla donde va lo correspondiente al 12% de I. tarjeta de crédito. Enviar A: aquí va la dirección donde el cliente que se el entregue su producto. LIC. Código producto: en esta columna van los códigos de los productos que el cliente esta pidiendo b. Fecha: es la fecha en la cual se está realizando el pedido Facturar A: aquí van los datos generales del cliente. d. Método de pago: aquí se establece como va a pagar el cliente.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 63 C. que la empresa debe cobrar. D. e. Flete: aquí va lo pactado de flete con el cliente. Pagado: aquí la cantidad de dinero que el cliente va a pagar por su pedido.. I. c. si con cheque. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . que se le puede aplicar a cada artículo en particular. efectivo.UMG . Descripción: aquí van los nombres descriptivos de los productos solicitados. Subtotal detalle: esta es la casilla donde va la sumatoria de todos los importes de los detalles. Precio unitario: aquí va el precio de cada artículo que el cliente está solicitando d.

se toma solo mes y año. B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Descripción Debe Haber Saldo C Contenido de la forma A. C. d. si es un documento que ingresa. Haber: aquí va la cantidad que se acredita a la caja. Es decir.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 64 Registro auxiliar de caja: ALMACEN "EL ESFUERZO" Registro Auxiliar de Caja Mes Año (A) (B) Fecha Docto. Fecha documento: aquí va la fecha en la que se opera el documento. o se recibió en caja. menos los créditos de la misma línea. si es un documento que egresa. Detalles de la forma: a. Saldo: en esta casilla se van sumando el saldo anterior. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . c. Encabezado de la forma: aquí va la razón social o nombre del establecimiento. Debe: aquí va la cantidad que se debita de la caja. que se totaliza utilizando el saldo anterior. LIC. Fecha del registro: fecha en la que se esta registrando el movimiento de la caja. más los debitos e la línea siguiente.UMG . e..DECIMO SEMESTRE . b. Descripción: aquí va una pequeña descripción del documento recibido.

Saldo: aquí se escribe el saldo luego de la operación. Aquí se escribe la cantidad del documento si está debitando a la cuenta. d. Aquí se escribe el número de cuenta. c. año: aquí se escribe el mes por el cual se realiza esta forma C. NO. No. debe. Mes. Encabezado de la forma: aquí va el nombre de la empresa. Haber: aquí se escribe la cantidad o importe del documento si esta acreditando la cuenta.. más débitos. Descripción Descripción (B) AÑO Debe Haber Saldo C Contenido de la forma: A. MES Fecha Docto. Es decir. B. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG . Detalles: a.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 65 Registro auxiliar de bancos depósitos monetarios ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) REGISTRO AUXILIAR BANCOS DEPOSITOS MONETARIOS BANCO CTA.. LIC. Descripción: aquí se escribe una pequeña descripción del documento por el cual se realiza el movimiento c. Banco: aquí se escribe el nombre del banco b. saldo anterior. Generalidades de la forma: a.DECIMO SEMESTRE . e. Cta. menos créditos. Fecha documento: aquí se escribe la fecha del documento que se esta registrando b.

Código: código del producto b. Aquí se escribe el nombre del departamento de donde es solicitada la papelería y útiles D. f. B. E. cuando considere que no es necesitada. Pie de la forma: aquí van las distintas autorizaciones que necesita la requisición para que sea despachada. Encabezado.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 66 Requisición y despacho de papelería y útiles: ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES (B) No.. en todo caso que no haya suficiente existencia. e.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Cantidad despachada: aquí va la cantidad que se despacha de bodega. Valor de la orden: aquí se escribe el valor de lo solicitado ya costeado. Este es el detalle de la forma: a. Cantidad autorizada: esta casilla sirve para que el jefe del departamento cuando revise la requisición pueda recortar las cantidades. para que el bodeguero pueda rebajarlo fácilmente de su kardex. c. d. Aquí se escribe el número de la requisición y la fecha en que esta se realiza. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . C.DECIMO SEMESTRE . LIC. FECHA SEÑOR BODEGUERO. Cantidad solicitada. SIRVASE DESPACHAR A: DESTINADO PARA: Cantidad Solicitada Cantidad Autorizada C Código Descripción del Artículo Cantidad Despachada Valor de la Orden (D) SOLICITANTE AUTORIZADO POR REVISADO POR DESPACHADO POR RECIBI CONFORME OPERADO POR Contenido de la forma: A. Descripción del artículo: aquí va la descripción el artículo.

F.UMG . Importe: cantidad por precio. B. Encabezado de la forma Nombre y código del proveedor Fecha de la orden y número Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderías Detalles de la forma: a.DECIMO SEMESTRE . Código del producto. e. b.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Descripción del producto que deseamos nos envíen c. elabora. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Firmas e iniciales de quien autoriza. y revisa la orden de compra. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 67 Orden de compra: Almacén el Esfuerzo (A) Quetzaltenango ORDEN DE COMPRA (B) Señor proveedor: Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados Enviar A: (D) Dirección Fecha: Número: C Código Descripción Cantidad Precio Importe (E) Importe Total Orden de Compra Total en letras: Elaborado por: Autorizado por: Revisado por: (F) Contenido de la forma: A. según nuestro kardex. D. C. LIC. E. Cantidad del producto que requerimos d..

procedimientos del departamento de cocina LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . procedimientos del departamento de seguridad 2. procedimientos de recepciòn y reservaciones ANIBAL: 1.. Procedimiento del departamento de limpieza 2.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 68 PROCEDIMIENTOS A REALIZAR: LUIS GODINEZ: 1.DECIMO SEMESTRE . procedimientos del departamento de lavandería 3. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

Código del producto. e. elabora. y revisa la orden de compra. Descripción del producto que deseamos nos envíen c. B. F. E. C. . b. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ A. según nuestro kardex.UMG . D.DECIMO SEMESTRE . LIC. Firmas e iniciales de quien autoriza.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Importe: cantidad por precio. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa. Cantidad del producto que requerimos d.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 69 Orden de compra: Almacén el Esfuerzo (A) Quetzaltenango ORDEN DE COMPRA (B) Señor proveedor: Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados Enviar A: (D) Dirección Fecha: Número: C Código Descripción Cantidad Precio Importe (E) Importe Total Orden de Compra Total en letras: Elaborado por: Autorizado por: Revisado por: (F) Contenido de la forma: Encabezado de la forma Nombre y código del proveedor Fecha de la orden y número Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderías Detalles de la forma: a..

Procedimiento del departamento de limpieza 2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE ..AUDITORIA ADMINISTRATIVA . procedimientos de recepciòn y reservaciones ANIBAL: 1.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 70 PROCEDIMIENTOS A REALIZAR: LUIS GODINEZ: 1. procedimientos del departamento de lavandería 3. procedimientos del departamento de cocina LIC. procedimientos del departamento de seguridad 2.

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