P. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

5.0

|Views: 30.509|Likes:
Publicado porWerner Tema

More info:

Published by: Werner Tema on Apr 08, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/28/2014

pdf

text

original

Sections

  • INTRODUCCIÓN:
  • ¿Qué es el manual de procedimientos administrativos?
  • ¿Cuál es la utilidad de este manual?
  • ¿Cuáles son sus objetivos?
  • PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
  • PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS:
  • Descripción del procedimiento:
  • Proceso:
  • Documentación necesaria:
  • Diagrama de Flujo:
  • PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES
  • Documentación manejada:
  • PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA
  • Descripción del procedimiento
  • PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:
  • Descripción de procedimiento
  • PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA
  • PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS
  • PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES
  • Documentación utilizada
  • Diagrama de flujo
  • PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:
  • Documentación manejada
  • Diagrama de flujo:
  • PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO
  • PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL
  • Documentación utilizada:
  • PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
  • PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES
  • PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL
  • PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES
  • PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS
  • DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS
  • FORMAS DE CONTROL INTERNO:
  • Tarjeta de Responsabilidad de Activos
  • Formato de Factura Especial
  • Forma de Recibo de Ingresos a Caja
  • Forma de Factura
  • Liquidación de Caja Chica
  • Tarjeta Para Inventarios Físicos
  • Nota de Devolución
  • NOTA DE DEVOLUCION
  • Cheque Voucher
  • Arqueo de caja general:
  • Conciliación Bancaria
  • Tarjetas de Kardex de Productos
  • Pedidos de Mercaderías:
  • Registro auxiliar de caja:
  • Registro auxiliar de bancos depósitos monetarios
  • Requisición y despacho de papelería y útiles:
  • Orden de compra:
  • ORDEN DE COMPRA

CONTENIDO DEL MANUAL

INTRODUCCIÓN:..........................................................................................................5 ¿QUÉ ES EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS? ...................................................5 ¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE ESTE MANUAL?.............................................................................5 ¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS?.............................................................................................5 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS..............................................................7 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS:......................................................................................................................7 Descripción del procedimiento:................................................................................7 Proceso:....................................................................................................................7 Documentación necesaria:........................................................................................8 Diagrama de Flujo:...................................................................................................9 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES.............................................................................................................10 Descripción del procedimiento:..............................................................................10 Proceso:..................................................................................................................10 Documentación manejada:.....................................................................................10 Diagrama de flujo:..................................................................................................11 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA.....................12 Descripción del procedimiento...............................................................................12 Proceso:..................................................................................................................12 Documentación manejada:.....................................................................................12 Diagrama de flujo:..................................................................................................13 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:............................................14 Descripción de procedimiento................................................................................14 Proceso:..................................................................................................................14 Documentación manejada:.....................................................................................14 Diagrama de flujo:..................................................................................................16 PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA.............................17 Descripción del procedimiento...............................................................................17 Proceso:..................................................................................................................17 Documentación manejada:.....................................................................................17 Diagrama de flujo:..................................................................................................18 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS.......................................................19 Descripción del procedimiento...............................................................................19 Proceso:..................................................................................................................19 Documentación manejada:.....................................................................................19 Diagrama de flujo:..................................................................................................20 PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS.................................................................................................................21 Descripción de procedimiento................................................................................21 Documentación manejada:.....................................................................................21 Diagrama de flujo:..................................................................................................22 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES...........................23 Descripción del procedimiento...............................................................................23

- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS -

2

Proceso:..................................................................................................................23 Documentación utilizada.........................................................................................23 Diagrama de flujo...................................................................................................25 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:.......................26 Descripción del procedimiento...............................................................................26 Proceso:..................................................................................................................26 Documentación manejada.......................................................................................26 Diagrama de flujo:..................................................................................................27 PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO......................................28 Descripción del procedimiento...............................................................................28 Proceso:..................................................................................................................28 Documentación utilizada.........................................................................................28 Diagrama de flujo:..................................................................................................30 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL........31 Descripción del procedimiento...............................................................................31 Proceso:..................................................................................................................31 Documentación utilizada:.......................................................................................31 Diagrama de Flujo:.................................................................................................32 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS..........................................................................33 Descripción del procedimiento...............................................................................33 Proceso:..................................................................................................................33 Documentación utilizada:.......................................................................................34 Diagrama de Flujo:.................................................................................................35 PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES...............................................36 Descripción del procedimiento:..............................................................................36 Proceso:..................................................................................................................36 Documentación utilizada:.......................................................................................36 Diagrama de flujo:..................................................................................................37 PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL.......................................................38 Descripción del procedimiento:..............................................................................38 Proceso:..................................................................................................................38 Documentación utilizada:.......................................................................................38 Diagrama de flujo:..................................................................................................39 PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES..........................................................................................................40 Descripción del procedimiento...............................................................................40 Proceso:..................................................................................................................40 Documentación utilizada.........................................................................................40 Diagrama de flujo:..................................................................................................41 PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS............42 Descripción del procedimiento:..............................................................................42 Proceso:..................................................................................................................42 Documentación utilizada:.......................................................................................42 Diagrama de flujo...................................................................................................43 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO..............44 FORMAS DE CONTROL INTERNO:.......................................................................46
LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS -

3

TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS........................................................................46 FORMATO DE FACTURA ESPECIAL.......................................................................................47 FORMA DE RECIBO DE INGRESOS A CAJA.............................................................................48 FORMA DE FACTURA.........................................................................................................49 LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA............................................................................................51 TARJETA PARA INVENTARIOS FÍSICOS.................................................................................53 NOTA DE DEVOLUCIÓN.....................................................................................................55 CHEQUE VOUCHER...........................................................................................................57 ARQUEO DE CAJA GENERAL:...............................................................................................58 CONCILIACIÓN BANCARIA..................................................................................................59 TARJETAS DE KARDEX DE PRODUCTOS................................................................................60 PEDIDOS DE MERCADERÍAS:...............................................................................................62 REGISTRO AUXILIAR DE CAJA:............................................................................................64 REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS DEPÓSITOS MONETARIOS........................................................65 REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:................................................................66 ORDEN DE COMPRA:.........................................................................................................67

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 4 LIC.

Con el manual de procedimientos administrativos. ⇒ Normar las actividades diarias de la empresa en áreas críticas de control como el efectivo. LIC. y quién es el responsable que al final autoriza las operaciones que constituyen el procedimiento. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . ¿Cuáles son sus objetivos? ⇒ Ser una guía para los empleados para que aprendan la mejor forma de realizar su trabajo. Esto especialmente para empleados nuevos dentro de la empresa. Este manual es una guía explicita de cómo debe realizarse un determinado trabajo.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . se puede fácilmente realizar el trabajo de administración de personal. quién o quiénes deben hacerlo. tienen en él una guía para aprender a realizar su trabajo de la mejor forma posible. y en que momento un empleado está dejando a un lado los canales de autoridad formal que la empresa tiene establecidos para la realización de determinadas tareas críticas de la empresa. Mediante este manual. y referente al manejo de los inventarios de la empresa.UMG . se puede determinar en que momento un empleado está realizando su trabajo de manera eficaz y eficiente. cuando deben hacerlo.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 5 INTRODUCCIÓN: ¿Qué es el manual de procedimientos administrativos? El manual de procedimientos administrativos esta constituido por un conjunto de procedimientos los cuales a su vez. Ya que el manual. capacitación y evaluación de trabajo del empleado. al manejo de mercaderías y cualquier otro inventario o fondo relacionado. + Ç Estas tareas críticas son aquellas tareas que tienen que ver con todo lo relacionado al manejo del efectivo y equivalentes de efectivo. por lo tanto es fácil evaluar en que momento no se está cumpliendo con los estándares mínimos aquí establecidos. en lo concerniente a la introducción. ya que las personas que se integran a las labores. sus equivalentes. y que son nuevas en la institución. están constituidos por los pasos o fases que se deben de seguir para realizar las labores operativas de la empresa..DECIMO SEMESTRE . determinar la forma de realización del trabajo administrativo. ¿Cuál es la utilidad de este manual? Es de suma importancia para el quehacer operativo de la empresa.

para que a la hora de realizar una auditoría administrativa. ⇒ Representar de forma gráfica los procedimientos y sus distintas etapas para que todo aquel que esté interesado en conocer cual es el proceso del procedimiento. se puedan mejorar los procedimientos descritos en este manual. LIC. se pueda determinar hasta que punto se están cumpliendo con los objetivos impuestos por la alta dirección de la empresa.DECIMO SEMESTRE .UMG .. y cuales son los documentos que estos sistemas deben dar como resultado de sus procesos binarios. pueda verlo de una forma fácil y comprensible. para que se puedan reconocer las áreas problemáticas. sea fácil reconocer los lugares donde se necesitan.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Asimismo. para que se cumplan los principios de la administración moderna. ⇒ Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera más consciente la organización de la empresa. ⇒ Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . ⇒ Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho contable y administrativo en la empresa. basándose en la experiencia activa de los empleados de sus propios puestos de trabajo. donde pueden darse errores e irregularidades en el futuro.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 6 ⇒ Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura organizacional.

2. investigación negativa B.3.1. no cumple con los requisitos mínimos de información B. C. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . FIN del procedimiento D.1.2. Cuando un cliente solicita un crédito con la empresa. Proceso: A. investigación positiva B.2. o continuamente queda en mora y no paga.3. Banco de datos LIC. Establece monto y condiciones de crédito según capacidad de pago y políticas administrativas.DECIMO SEMESTRE . para saber si ha quedado mal en algún lugar.1.. devuelve los documentos al vendedor y deniega autorización del crédito B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . verifica su contenido B. quién va a autorizar un crédito nuevo.UMG . Encargado de créditos recibe solicitud de crédito y demás documentos que se requieran B.3. etc. solicitud aprobada.1. crédito denegado B.2.2.3. y si el manejo de su cuenta en otras empresas ha sido el indicado.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS: Descripción del procedimiento: Este procedimiento es un conjunto de pasos que sirven para generar la autorización de un crédito a un cliente nuevo.2.3. solicitud denegada B. Por ejemplo: se tienen que investigar las referencias que proporciona el cliente.2.3.3. quien va a realizar el procedimiento de investigación del cliente para determinar las referencias del mismo.3.3. B. Se procede a crear una nueva cuenta corriente y se le crea una nueva tarjeta con el nombre del cliente. Este procedimiento está creado para establecer.1. la solicitud tiene que pasar por varias fases hasta determinar si en realidad es posible autorizar el crédito o no.1.1.2. documentación completa verificada B.1. solicita autorización del crédito al Jefe Financiero B. investigación de referencias y solicitud de información B.

3) LIC.2.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 8 Documentación necesaria: 1.UMG . tarjetas de cuentas corrientes (B3.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Pedido de mercaderías.. Solicitud de crédito (A) 3. 2.

UMG ..DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 9 Diagrama de Flujo: 1 A B B1 B11 C B2 B 3 B31 B321 C B3221 D B32 B321 B32 2 C B323 C 2 LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

crédito denegado C. pedido de mercaderías (A) 2. si es para un cliente en mora B. de lo contrario.2. si es un buen cliente pero sobrepasa el monto de crédito autorizado B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Banco de datos Documentación manejada: 1. Ingresa Pedido B. tarjetas de cuentas corrientes (C) LIC. Se supone que cada vez que el cliente solicita que se le venda al crédito se tiene que verificar que no sobrepase su monto autorizado.2. Aprobación del crédito.3.1. Descripción del procedimiento: Con este procedimiento se pretende establecer quién va a autorizar los créditos sucesivos que se le dan a un cliente de la empresa.. Verificación del pedido B. se crea una nueva cuenta corriente a nombre del cliente. este procedimiento debe establecer el camino a seguir.1. crédito denegado B.1. FIN del procedimiento E.DECIMO SEMESTRE .1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 10 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . crédito denegado B. y se crea una nueva tarjeta D. Proceso: A.3. si es para un cliente con un muy mal manejo de su cuenta corriente B.UMG . Es necesario que alguien verifique estas cosas para poder seguirle dando crédito a la persona o empresa. y que no haya tenido un muy mal manejo de su cuenta en los meses anteriores.1.

UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 11 Diagrama de flujo: 1 A B1 D C B B2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1 B3 D D D E 1 LIC.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .2.1. quién despacha. si el cliente ha elegido el reparto.1. firma de recibido la nota de envío. Mediante conjunto de pasos. 3. E.1. Vendedor realiza pedido B. Este procede a llevárselas hasta la casa del cliente.1. etc.DECIMO SEMESTRE . 4.1. D. Bodega prepara las mercaderías y las empaca D. el bodeguero entrega las mercaderías al repartidor D.1. Base de datos Documentación manejada: 1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 12 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA Descripción del procedimiento Mediante este conjunto de fases que se explican a continuación. se despachan las mercaderías D. y tiene vendedores que van hasta la casa o empresa del cliente. Se le extiende su correspondiente factura autorizada.UMG .2. quién factura. y se grafican. Se trasladan el pedido y copia de la factura y el recibo de caja a bodega D. Subproceso de cobros en caja C. quién vende. Pedido (A) factura (B) recibos de caja (C) nota de envío de mercaderías (D1) LIC. si el cliente ha elegido llevárselas él mismo.. 2.3. FIN del procedimiento F.1.1. Le firman la nota de envío de recibido. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . se pretende establecer los pasos a seguir para realizar una venta al contado en tienda.1. las retira simplemente D. Este procedimiento se refiere a los vendedores que están en tienda trabajando. se establece quién cobra. D.1. Traslada pedido a caja y el cliente paga. quién reparte. Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a las personas que ingresan a comprar. Proceso: A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 13 Diagrama de flujo: 1 2 3 A B C D 4 E D1.1.. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .2 E E D1.UMG .3 LIC.1 D1 E D1.DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1.1 D1.2 D1.

el cliente decide llevarse las mercaderías el mismo. el bodeguero entrega al repartidor la mercadería incluyendo nota de envío E.2.1. Esto debido a que la verificación de las referencias de la solicitud ha resultado negativa. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . B.1. si el cliente ya existe.2. B. Cómo se va a retirar la mercadería de la bodega para que se sepa exactamente quién es el responsable en todo momento. ¿Quién despacha?. C El vendedor genera la factura autorizada mediante la cual continúa el trámite de la venta.2. podemos tener una solicitud de crédito denegada en este punto. etc.3. F FIN del procedimiento G Banco de datos Documentación manejada: 1. E.2.2. el repartidor devuelve la nota de envío debidamente firmada a bodega donde es archivada para comprobar las salidas de mercaderías.2. notas de envío (E2) 2. E.2.2. E. y al darle más crédito sobrepasaríamos su máximo de crédito autorizado.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 14 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO: Descripción de procedimiento Este procedimiento está creado para responder a preguntas como ¿Quién vende?. E Bodega despacha el pedido y dependiendo de la decisión del cliente este podría recoger las mercaderías en la empresa.2. D Una vez el pedido y la factura generada. B..2. subproceso de autorización de ventas al crédito cuando el cliente ya existe. y para tal efecto firma antes la nota de envío en bodega y retira sus productos. el repartidor se traslada hasta la casa del cliente y le entrega los productos. B.DECIMO SEMESTRE . firmando el cliente a cambio la nota de crédito.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . facturas (C) LIC. solicitud de crédito llena. ¿Quién reparte?.UMG . si el cliente debe y no ha pagado.1. en este punto podemos tener una solicitud denegada y se rompe el proceso. el cliente decide que se le lleven los productos. etc. Proceso: A ingresa pedido B determinación del procedimiento de crédito secundario dependiendo si el cliente es nuevo o un cliente que ya existe.1.1. También por un mal manejo de su crédito. o solicitar que se le envíen a su casa: E.1. subproceso de autorización de crédito para clientes ya existentes B. entonces se procede a trasladar a bodega la documentación respectiva donde se realiza el despacho. se solicita documentación como fotocopia de cédula.2.1. si el cliente es nuevo: B.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG . pedidos (A) LIC.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 15 3.. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE .

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . 2 F C 3 F D E1 E 1 E2.1 E2.2 G G F E2.1 G B2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 16 Diagrama de flujo: A 2 B2 B B1 F B2..UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .3 LIC.

2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 17 PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA Descripción del procedimiento Este es un subprocedimiento que trabaja juntamente con el “Procedimiento de cobros por ventas al contado en tienda” Su objetivo es establecer los pasos necesarios.DECIMO SEMESTRE .1. pagos con cheque B. paga con tarjeta de crédito B. y especificar la responsabilidad en el cobro de las ventas que se realizan en tienda. se llama al banco para verificar si tiene fondos B. se reciben sus pagos. si tiene fondos. venta denegada B.1. se solicita autorización electrónicamente B. Se extiende la factura F. recibo de caja (D) voucher de tarjeta de crédito (B2) cheques de clientes (B1) factura autorizada (E) LIC.1.1. o los cheques. 2. etc. sus tarjetas no tienen monto disponible.1. número de autorización recibida.2. paga en efectivo C.1. También trata de establecer las calidad y los pasos que el cliente debe tomar cuando su pago no es el convenido. pagará de otra forma B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . se reciben el efectivo.2. continúa el proceso B. Se extiende recibo de caja E. Almacenamiento interno Documentación manejada: 1. Este pagará de la siguiente forma: B. no tiene fondos. 3. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . o si sus cheques no tiene fondos.1.2. FIN del procedimiento G.1. Banco de Datos H.1.3.UMG .1.1.1.1.. continua el proceso B. 4. D.2.2. se atiende al cliente B. Proceso: A. o el voucher de tarjeta de crédito debidamente firmado.1.2.1. autorización denegada B.

1 F LIC.DECIMO SEMESTRE .1.1 .1 B2.1. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..1.1 B2.2 F B2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 18 Diagrama de flujo: A F B1 3 B2 B3 C 1 2 F D B E 4 B2 .

. ¿quién va a autorizar su pago?. se envía al Jefe del departamento Financiero para que ejecute el pago de la misma.UMG . etc. B Se envía la planilla a Gerencia General para su autorización C Al regresar la planilla autorizada. ¿quién tiene la responsabilidad de elaborar la planilla?. planilla de sueldos (A) LIC. ¿quién tiene la responsabilidad de pagar los sueldos?. D El departamento de finanzas ejecuta el pago de los cheques E El departamento de finanzas devuelve la planilla con las copias de los recibos firmados por los empleados para ser archivados.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . F FIN del procedimiento G Banco de datos Documentación manejada: 1.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Proceso: A Departamento de personal genera planilla de sueldos al final del mes.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 19 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS Descripción del procedimiento Mediante este procedimiento se trata de especificar las distintas responsabilidades que se tienen a la hora de generar la planilla de sueldos.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..DECIMO SEMESTRE .UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 20 Diagrama de flujo: 1 A B C D E G F LIC.

(G) LIC. 3. donde se explica que mes se está pagando. 2. y los distintos conceptos que se pagan F La secretaria de Finanzas devuelve la planilla pagada y las copias de los recibos para su archivo en Personal G La secretaria de Finanzas hace su partida correspondiente. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 21 PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Descripción de procedimiento A personal envía planilla autorizada para que finanzas ejecute el pago B el jefe de Finanzas recibe la planilla C la secretaria de Finanzas genera los cheques por cada empleado y los traslada al Jefe para su autorización D Jefe de Finanzas firma los cheques y autoriza su pago E Los empleados recogen sus cheques y firman un recibo por el monto pagado.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . cheques (C) recibos de pago de sueldos y salarios (E) planilla de sueldos (A) débitos y créditos para hacer partidas. la cual es aprobada por el Jefe de Finanzas y es enviada a Contabilidad para su registro. H Banco de datos I FIN del procedimiento Documentación manejada: 1. 4.DECIMO SEMESTRE .UMG .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 22 Diagrama de flujo: 3 1 2 A B C D H E I G F 4 H LIC..UMG . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

K Proceso de pagos a proveedores L FIN del procedimiento M Banco de datos Documentación utilizada 1. lápices. y la razón por la cual se deben devolver. ¿quién autoriza las compras de papelería y útiles?. Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la obligación de informar cuando ya no hay suficiente existencia en este inventario. H. La papelería y útiles son necesarios para que la empresa se desempeñe de forma eficiente.2.1. B Secretaria de Almacén y Compras genera cotizaciones C Proveedores retornan cotizaciones D Jefe de Almacén y Compras elige las mejores opciones juntamente con los que van a utilizar los productos E Secretaria genera órdenes de compra y las envía F Proceso de pagos (anticipos) G Proveedores envían mercaderías H Bodega revisa. etc. en fin todo tipo de papelería y útil que se necesite en cualquier área de la empresa. si la verificación es buena. ya que comprenden artículos como los siguientes: talonarios facturas. los productos se registran y se reciben. hojas. etc. I los envíos son trasladados al jefe de Almacén y Compras. kardex de mercaderías en bodega (H2) 2.. En este paso. sellos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 23 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES Descripción del procedimiento Este procedimiento muestra todas las responsabilidades y niveles de autoridad a la hora de realizar compras de papelería y útiles. tinta. J Jefe de Almacén y compras envía documentos a contabilidad para su registro. la manera de pagar el importe por las compras de papelería y útiles. cuenta.UMG . se procede a devolverlo. si en la revisión se encuentran mercaderías dañadas o equivocadas. el bodeguero tiene que generar una nueva tarjeta de kardex.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . verifica mercaderías H. cotizaciones (A) LIC. y abrir un nuevo código para el bien. El bodeguero genera un reporte de los productos a devolver con sus generalidades. talonarios de créditos y débitos de contabilidad. Si alguno de los productos en nuevo.DECIMO SEMESTRE . talonarios de pedidos. se generan los débitos y créditos de contabilidad con las partidas que se deben realizar. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . y que se deben realizar compras?. Proceso: A bodeguero reporta a jefe de Almacén y Compras los productos abajo del mínimo de existencia.

órdenes de compra (E) 4.AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . reporte de devolución de artículos (H1) LIC.UMG . débitos y créditos de contabilidad (J) 5.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 24 3.

.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 25 Diagrama de flujo 3 F A 2 B C D E L H1 5 H G 4 L K J I H2 1 M M LIC.DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 26 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES: Descripción del procedimiento Este procedimiento contiene los pasos que establecen el nivel de autoridad y responsabilidad referentes al despacho de la papelería y útiles. Estos vales tienen los códigos y nombres de distintos productos y talonarios de formas a utilizar B el jefe de cada departamento autoriza los vales de papelería y útiles C son enviados al jefe de Almacén y Compras donde se revisan y se aprueba su despacho. vales de papelería y útiles (A) 2. pero la responsabilidad del uso. débitos y créditos de contabilidad (I) LIC. los productos solicitados F El jefe del departamento firma de recibido el producto en el vale. G El bodeguero costea y rebaja del inventario de papelería y útiles los importes de cada vale H El bodeguero envía el vale firmado y costeado al jefe de Almacén y Compras. E El bodeguero entrega en cada departamento según sea el caso.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE . J FIN del procedimiento. Proceso: A los distintos departamentos generan vales de pedidos de papelería y útiles cuando acaban provisiones. I La secretaria de Almacén y Compras genera las partidas y las envía a Contabilidad donde son operadas. K Banco de Datos. la tienen cada uno de los jefes de los departamentos donde es utilizada. D El bodeguero recibe los vales y prepara las mercaderías y las despacha. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG . Por ejemplo: la responsabilidad del despacho la tiene el Jefe de Almacén y Compras. Documentación manejada 1.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 27 Diagrama de flujo: A 3 B C D E 3 J I H G F K LIC.UMG .DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . si concuerda y son los requeridos bodega los recibe y los registra en su kardex correspondiente I proceso de entrega de Activos Fijos J bodega entrega los envíos al Jefe de Almacén y Compras párale pago a los proveedores K procedimiento de pagos a proveedores L FIN del procedimiento M Banco de Datos Documentación utilizada 1. 4.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 3.. sus generalidades. etc. deciden comprar la mejor opción en calidad. y la razón de la devolución.UMG . También mediante este procedimiento se norma la forma de adquirir los activos fijos que se necesite para trabajar. Es un conjunto de pasos que establecen las fases que conlleva la compra de un nuevo activo para la empresa.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 28 PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO Descripción del procedimiento Este procedimiento es muy importante para la empresa puesto que establece las responsabilidades y obligaciones de quienes utilizan los activos fijos de la empresa. Proceso: A almacén y compras recibe solicitud del jefe del departamento donde el activo es necesitado. etc. G Los proveedores envían los activos fijos H Bodega realiza proceso de verificación de la mercadería si coincide en términos de cantidad. 5. E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra para los proveedores F Procedimiento de pagos a proveedores (por anticipos). B Secretaria genera cotizaciones para los proveedores y las envía C Proveedores retornan cotizaciones D El jefe del departamento de Almacén y Compras juntamente con el jefe del departamento donde se necesita el activo.1. H. H.DECIMO SEMESTRE . realizando un reporte de la cantidad de artículos devuelto. kardex de activos fijos (H2) solicitud de compra de activos fijos (A) cotizaciones (B) ordenes de compra (E) reporte de devolución de artículos (H1) LIC. precio. si no concuerda con las especificaciones bodega los devuelve a los proveedores los artículos. 2. garantías.2. calidad.

DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 29 LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .

. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE .UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 30 Diagrama de flujo: A 2 B 3 C 5 D E 4 F L H1 H G H2 1 K J I M L M M LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

marcas. Proceso: A Bodega realiza tarjetas de responsabilidad B Bodega realiza el ingreso al kardex de activos fijos C Los activos fijos son enviados al departamento donde se necesitan con sus tarjetas de responsabilidad D El jefe del departamento donde se entregarán los activos fijos asigna los activos a quienes van a usarlos y se firman las tarjetas de responsabilidad E El jefe del departamento que recibió los activos fijos devuelve las tarjetas firmadas a bodega. Para tal efecto se utilizan tarjetas de responsabilidad de activos firmadas por los empleados y se cuenta con un kerdex de activos fijos donde están detallados sus nombres.. tarjetas de responsabilidad (A) 2. el principal responsable es el jefe del departamento donde los activos son utilizados. Por otro lado.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 31 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL Descripción del procedimiento Con este procedimiento se trata de establecer cuales son los pasos que se deben seguir para entregar un activo a un empleado. su descripción.DECIMO SEMESTRE . y de que manera se le debe hacer responsable del uso del mismo. tarjetas de kardex de activos fijos (B) LIC. etc. sus números de serie. Documentación utilizada: 1. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . F Bodega recibe las tarjetas de responsabilidad y las archiva G FIN del procedimiento H Banco de datos.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . por lo que debe de velar por el uso racional del activo.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 32 Diagrama de Flujo: A 1 B H C D E 2 G F H LIC.. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

B secretaria de Almacén y Compras realiza cotizaciones a los proveedores por ordenes de su Jefe. se procede a recibirlas y a ordenarlas en su lugar correspondiente. si vamos a comprar al contado.3. y debemos mantener un saldo promedio que no rebase el límite máximo de crédito que nos han dado.DECIMO SEMESTRE . si las mercaderías están en buen estado y son las correctas. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . garantías. marcas.1. Puede ser que el crédito sea denegado. En este caso consideramos las compras pagando con anticipo. LIC. los proveedores dan créditos a corto plazo considerando la cantidad del importe que se les compra mensualmente. G.2. F. un porcentaje anual capitalizable ya sea mensual o trimestralmente. entonces se procede a la devolución. se procede a crear la tarjeta y se realiza el proceso de determinar sus mínimos y máximos. o luego de recibir las mercaderías.UMG . solo solicitamos que nos carguen la mercadería a nuestra cuenta F. Aquí prepara un reporte que entrega. si vamos a comprar al crédito. entonces finaliza el proceso.1.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1. o no son las requeridas por la empresa. y entonces finaliza el proceso.2. de lo contrario. plazos. G Las mercaderías son enviadas por los proveedores y recibidas por bodega donde son verificadas en términos de calidad. etc. si las mercaderías están en mal estado. F. la mejor calidad y el mejor servicio. Si algún producto no existía con anterioridad. cantidad. D Jefe de Almacén y Compras determina la mejor opción E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra y las envía F Proceso de pago F. G. al Jefe de Almacén y Compras. Algunas empresas cobran intereses por el crédito que nos están proporcionando.1. etc. F. enviamos la solicitud correspondiente con toda la papelería necesaria adjunta. C Los proveedores devuelven cotizaciones con precios.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 33 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Descripción del procedimiento Este proceso consiste en que la empresa para poder vender necesita comprar las mercaderías a los proveedores que le coticen al mejor precio.2. Cuando esto sucede nos abren una cuenta corriente en sus registros. si no somos aún clientes del proveedor. marcas. Este caso es aplicable a las compras al crédito ya que el proceso de pago puede darse Proceso: A bodeguero informa de los productos cuyas existencias han descendido hasta el mínimo o por debajo de él. Cuando se llega a ser cliente de una empresa más grande. y se necesita pagar un anticipo o pago total del pedido: Proceso de pagos.. puede ser que la empresa proveedora decida no darnos el crédito por alguna razón.1. Aquí se genera un reporte de las mercaderías a devolver y la razón por la cual se devuelven.

UMG . 8. 5. K Luego las partidas son enviadas a Contabilidad donde son registradas en los libros.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . reporte de productos con mínimos y máximos de existencia (A) cotizaciones de productos (B) ordenes de compra (E) solicitud de crédito (E1) reporte de productos que se devuelven (G19) tarjetas de kardex. Todo depende del tipo de negociación a la cual se ha llegado con el proveedor. 6. J Los envíos sirven para que la secretaria genere las partidas correspondientes utilizando las notas de débito y crédito de contabilidad.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 34 H Los envíos se mandan al Jefe de Almacén y Compras para que se tramite el pago de la mercadería I Si vamos a pagar luego de recibir las mercaderías: se ejecuta el Procedimiento de Pagos. 2.. (G2) débitos de contabilidad créditos de contabilidad LIC. 7. 4.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 3. L FIN del proceso M Banco de datos Documentación utilizada: 1.

.DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 35 3 Diagrama de Flujo: A 1 B M 2 F3 F C D E M L F1 4 F2 L M L M G G2 5 M I M G1 J K 6 7y8 LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

Proceso: A Jefe Financiero recibe de Almacén y Compras las cotizaciones para generar los anticipos respectivos B Jefe Financiero recibe de Almacén y compras los envíos de mercaderías respectivos y las ordenes de compra recibidas C Se procede a generar el cheque correspondiente con su recibo de caja. que se le entregue al representante de ventas E se generan las notas de débito y crédito de partidas correspondientes F se envían a contabilidad las notas de débito y crédito de contabilidad y los demás documentos adjuntos a las mismas.UMG . o D. H FIN del procedimiento I Base de datos Documentación utilizada: 1. para evitar cualquier mal manejo de fondos y corrupción por parte de personas inescrupulosas. Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o emisión de un cheque a favor de una tercera persona. 3. y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados involucrados.2. cheque recibo de caja boleta de depósito notas de débito de contabilidad notas de crédito de contabilidad LIC. y la forma cómo debe hacerse. ya sea que se les deposite el cheque en una cuenta bancaria. 4.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 36 PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES Descripción del procedimiento: Este procedimiento establece quién va a pagar a los proveedores. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . 5. G Se devuelven copias de los documentos a Almacén y Compras para informar del pago respectivo. Mediante este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarle a los proveedores. 2.1. la empresa debe de dejar un registro bien documentado del hecho.. para que sean operados en los libros.DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . D Se paga al proveedor D.

.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 37 Diagrama de flujo: A B C 1y2 D1 D 3 D2 E F G 4y5 H LIC.DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .

cuenta sus fondos y realiza su liquidación del día. se le revisa y se determina si tiene diferencias en el manejo diario de los valores. Banco de datos Documentación utilizada: 1. H. y el cajero. y recibe: efectivo. Proceso: A. y firman la boleta de entrega de fondos diarios el cajero. jefe de finanzas entrega fondo al cajero. Jefe financiero deposita fondos al banco G. E. aunque existan diferencias. depósito monetario (F) LIC. el jefe financiero debe recibir los fondos que el cajero tiene bajo su responsabilidad. o registre los sobrantes. Cajero cierra su caja. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . De todos modos. C. B.. y cobrar las cuentas que le tienen pendientes. (C) 3. Jefe financiero recibe los fondos de regreso y realiza la boleta de depósito respectiva F. D. D. en salvaguardar los activos e la empresa. Con este procedimiento establecemos las responsabilidades del jefe del departamento de Finanzas. cajero realiza todos los cobros del día. boleta de entrega de fondos a caja.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . liquidación de caja.2.1. (A) 2. cheques. y la auditoría debe realizar sus procedimientos para que la contabilidad cargue a nombre del cajero los faltantes. y la responsabilidad de Auditoría Interna de arquear al empleado constantemente. Secretaria de departamento financiero recibe ordenes de generar créditos y débitos que luego se envían juntamente con los documentos que los respaldan. El cajero debe realizar su liquidación diaria y sobre esta base. FIN del proceso I.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 38 PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL Descripción del procedimiento: Este procedimiento se realiza diariamente ya que una de las tareas más frecuentes de la empresa es cobrar las ventas del día que se realizaron al contado. vouchers de tarjetas de crédito y documentos de crédito. si existen diferencias ejecuta el “Procedimiento de auditoría cuando existen diferencias” D.DECIMO SEMESTRE . Auditoría revisa la liquidación y genera procedimientos de auditoría para determinar si existen faltantes o sobrantes del día. a contabilidad para su respectivo registro.UMG .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 39 Diagrama de flujo: 1 A B 2 C D1 D D2 I E F G H 3 LIC..AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .DECIMO SEMESTRE .

1. cobrador extiende recibo de caja por el monto cobrado D.1. Proceso: A. cobrador realiza boleta de depósitos al banco y deposita el total de los cobros del día. y teléfono. Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y autoridad entre el departamento de auditoría y los cobradores.UMG . 3. Probablemente tendrá que regresar más tarde. Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas corrientes de los clientes por sus pagos realizados. F. y luego de finalizar de cobrarle a los clientes.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 40 PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES Descripción del procedimiento Este proceso consiste en que diariamente el encargado de créditos de la empresa. el cliente no se encuentra en el lugar indicado de cobro. 4. y vuelve mañana. cliente se encuentra en el lugar establecido para el cobro de la deuda.1. cobrador viaja hasta la cada del cliente y le cobra B. FIN del proceso I. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 2.. Posteriormente entrega una liquidación de sus cobros diarios la cual es auditada y se determina si existen diferencias o ha hecho bien su trabajo. entrega a los cobradores un reporte de todas las cuentas corrientes para cobro del día. y el encargado de créditos. Cobrador realiza su liquidación de cobros del día adjuntando todas las copias de recibos de caja emitidos. si existen diferencias se ejecuta el “Procedimiento cuando existen diferencias” G.1. liquidación de cobros del día (E) recibos de caja (B2) boletas de depósito (D) cuentas corrientes de los clientes (G) LIC. encargado de créditos entrega cuentas corrientes para cobro del día a los cobradores B. Auditoria revisa su liquidación y determina las diferencias. cobrador entrega copias de recibos a encargado de créditos para éste proceda a rebajar los importes pagados por los clientes de sus respectivas cuentas corrientes. si definitivamente no encuentra a la persona. le paga el monto al cobrador C. debe hacer un depósito y pasar al banco depositando todo lo cobrado. H. a la vez se presta un buen servicio ya que se le evita al cliente que llegue hasta la empresa o al banco a pagar su deuda.DECIMO SEMESTRE . E. F.2. finaliza el proceso del día. incluyendo la dirección del cliente y su nombre. Banco de datos Documentación utilizada 1. El cobrador se retira de la empresa para realizar sus cobros. B. B.

UMG . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 41 Diagrama de flujo: I 2 A B1 B B2 3 1 H C D E F I G 4 H LIC.DECIMO SEMESTRE .

si fue posible encontrarlo.UMG .1) y (A2. A. Papeles de trabajo del auditor (A) 2.2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Banco de datos Documentación utilizada: 1.2.2.1. se sugieren partidas para que contabilidad registre el faltante a nombre del empleado encargado y responsable.2.1.1. faltante A. se contabiliza en una cuenta de sobrantes por si alguien lo reclama posteriormente A.3. se determina el tipo de diferencia encontrada A.1. informe de auditoría LIC. el auditor revisa si es posible encontrar la razón del mismo A.1.2. Proceso: A. quien es el que descuenta el faltante si lo hubiera.2.2.1. FIN del proceso A.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 42 PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS Descripción del procedimiento: Este procedimiento se crea para poder determinar que se hace cuando existen diferencias en los cobros por parte del cajero.3.2.1. si no fue posible encontrar la razón del sobrante entonces: A.1.1.2.1. entonces FIN del proceso A.1.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . FIN del procedimiento C. se genera el informe de auditoria A.1.1. si fue posible encontrar la causa del sobrante.2.2.. y quien es el que revisa.2.1) 3.1. se informa a Personal para que descuente el faltante a fin de mes o de la liquidación del encargado A. etc. si no fue posible encontrar el faltante. créditos y débitos contables (A1.1.2. que tratamiento se le va a dar al sobrante cuando aparezca.2.1.3.2. sobrante A. A.1. o en los cobros por parte de los cobradores de la empresa en el campo de trabajo.2.2. auditoría revisa si es posible encontrarlo A. B.1. Este procedimiento ha establecido el grado de responsabilidad del personal. entonces el proceso FINALIZA.2.1. se genera el informe de auditoria A.DECIMO SEMESTRE .1.1.

2 3 B LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .3 A1.1 B B B A2.DECIMO SEMESTRE .1. 1 A1. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .1.2.UMG . 1 2 A1.1.1.2.1 A1.2 A2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 43 Diagrama de flujo C A1 A A2 3 A1.2 A2.2.1 A2.1..2.

C Decisión: este elemento indica que se tiene que tomar una decisión. el cual es diferente al de compra. se utiliza este elemento particular. o que se pueden tomar distintos caminos. Cabe mencionar que un proceso puede tener muchos otros procesos incluidos en sí mismo. el proceso terminará de forma eficiente. Por ejemplo: dentro del procedimiento de compra se puede ejecutar el proceso de pago. B Proceso alternativo: se refiere a la ejecución de otro proceso aparte del que se describe.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 44 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO A B C D E F A Proceso: este elemento significa que se realiza un proceso sea cual sea. Para describir este proceso de pago que se podrá ver en otra parte descrito. pero si todo sale bien en las subsiguientes fases.UMG .. LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . cada camino tiene un final si algo sale mal.

y luego volver a almacenarla ya modificada. F Almacenamiento o extracción desde base de datos: indica que se tiene una base de datos manual. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 45 D Documento: este elemento indica cual de los documentos detallados en “Documentación utilizada” se tiene que generar. que las fases terminar en esta parte. Este es el caso de las bases de datos.UMG . mecánica o electrónica. o se está guardando información. de done se requiere extractar información para utilizarla en el momento. según el número que contiene dentro. G La flecha de una sola dirección indica el flujo o camino que sigue el procedimiento H La flecha con doble dirección indica que el camino es de doble.DECIMO SEMESTRE . desde la cual se está extrayendo información. vía. E Terminador: se utiliza para indicar que el camino terminó.E F . y el procedimiento también.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . LIC.

135.500. en buenas condiciones y a responder por ellos en caso de extravío (9) Quetzaltenango _________________________________________________________ (10) Recibí Entregado Contenido de la forma 1..MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 46 FORMAS DE CONTROL INTERNO: Tarjeta de Responsabilidad de Activos Empresa XY Quetzaltenango 77556689 Fax: 36362598 División Departamento Sección Empleado Cargo (2) Número (1) (3) Fecha Cantidad Descripción (5) (6) (4) 15/01/2004 1Barreno General Electric de 15” 15/02/2005 1soldadura General Elect Costo Valor Total (7) (8) Q 635.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 6. 3.00 Sumatorias 2 Q 2. 7.00 Q 1.00 Q 635.00 Me comprometo a devolver el equipo. mobiliario y cualquier otro activo descrito anteriormente.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG . departamento y sección donde se encuentra el bien Cargo del Empleado responsable Descripción del bien Fecha en la que se entrega Cantidad de bienes de la misma especie Costo unitario en el kardex LIC. Numero de tarjeta División.00 Q 1. 5. 4.500. 2.

cédula y dirección del vendedor del bien cantidad descripción del producto valor: cantidad * costo unitario total sumarizado LIC. 7. 4.. Texto donde se responsabiliza el empleado 10.DECIMO SEMESTRE . 6. Razón social y demás datos de la empresa número de la factura especial fecha de la factura nombre.(8) Autorizada según resolución X-2565Y99 del año 1566 Contenido de la forma 1.: 55652536 Fax: 25361425 Factura Especial Número (2) 695 Quetzaltenango___________________________________________ (3) (4) Vendedor:__________________________________ Cédula:______________ Direccion:__________________________________ NIT:_________________ Cantidad(5) Descripción (6) Valor (7) Total-----------------------. 5. Área de firmas de aceptación y entrega Formato de Factura Especial Factura Especial Empresa Xmen (1) Quetzaltenango Tel.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 47 8. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . 8.UMG . 2. Costo total: costo unitario * cantidad 9. 3.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

datos generales del recibo como: a. el valor del recibo en números 3.A. conceptos por los cuales se realiza el recibo 5. A-9645 Cod Cliente/Proveedor CL-1938 Lugar y fecha_____________________________________________________ (3) Recibimos de_____________________________________________________ La cantidad de____________________________________________________ Por: (4) Venta Contado Abono a Cuenta Devolucion de Proveedor Otros Numero: Especifique_______________________________________________________ (5) _________________ Cajero Responsable Contenido de la forma: 1.DECIMO SEMESTRE . (1) Quetzaltenango Tel.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 48 Forma de Recibo de Ingresos a Caja Recibo de Ingresos a Caja Empresa Fábrica Campo Sol S. el código del cliente o proveedor según sea el caso d. incluye: a. el número de pedido de ventas al que corresponde este cobro c..UMG . lugar y fecha del recibo b.: 55668899 Fax: 44778899 (2) 65 Por Valor de: Q.00 Pedido No. nombre del cliente o proveedor c. su número. Logotipo de la empresa. firma del cajero responsable de recibir el pago LIC. cantidad en letras del recibo 4. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . 2.1500.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Se supone que cada recibo tiene un número único que lo identifica b. su dirección teléfono y fax.

00 11221Video System Q.UMG .A.00 (K) Contenido de la Forma: A.48 Q 0.86 Q 2.369.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .2.071.312.00% Q. Nombre o razón social b.14.650. ClienteEnviar A: (I) 236456-3 15 Ave.A. Dirección y teléfonos c.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 49 Forma de Factura Factura Autorizada Empresa Sulamita S. 12% Flete Pagado Adeudado Autorizado según resolución AD-253645 con fecha 15/15/1237 Facturas de la serie C1 de la 250000 a la 500000 (L) Q 19.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .V.200.. Descripción Costo Cantidad 2954Drive Computer Q.00% Q. NIT y Fax LIC.00 6 1.62 Q 100.00 Q 21.5. Quetzaltenango NIT.00 (J) % Desc Importe 8 0.684.271. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA 15 Serie (A) (B) (C) (D) MES 15 AÑO 1237 (G) (E) (F) Facturar A: Hugo Soto Dirección Teléfonos 76325368 Contacto: Hugo Soto (H) Cod. Aquí se incluye la siguiente información de la empresa: a. Encabezado de la factura.86 Subtotal Detalle I. 18-96 Zona 1 Dirección Teléfonos Otros C1 Número 253645 Vendedor VA-365 Terminos Contado Método de Pago Efectivo Cod Prod.

con letra de cambio. Son todos los detalles de la factura. Términos: se refiere a los términos de pago de la factura: contado. Descuento f. Fecha: se refiere a la fecha en que se realiza la factura. Método de pago: se refiere a la forma como se va a efectuar el pago de la factura. etc. Aquí van los números de resolución que amparan la impresión de la factura.. E. Nombre del producto c. otros.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 50 d. Se refiere al número de la factura que actualmente se está utilizando D. crédito 15 días.. Líneas de totales y subtotales: aquí se aprovecha para detallar el I.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Código del vendedor que generó el pedido.DECIMO SEMESTRE . con efectivo. con tarjeta de crédito. crédito 1 mes. con cheques. Código del producto b. Otros datos B. Se refiere al lugar donde el cliente desea que se le envíe su pedido. la cantidad pagada por el cliente y el saldo que le queda pendiente de pago L. LIC. Cantidad comprada d. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . para calcularles sus comisiones al final del mes. el flete si lo hay. Esta información se utiliza para poder calcular el valor de las ventas por vendedor. Es el código y nombre del cliente. H. Por ejemplo Serie A-2565 C. Importe: este valor es el costo unitario por la cantidad requerida K. J.A.V. por ejemplo con cheques prefechados. Cada detalle incluye un producto que se haya vendido. I.UMG . además se incluyen sus datos esenciales. Se refiere al número de serie de la factura. Aquí van los siguientes datos: a. G. Costo unitario e. F.

Encabezado de la factura. Bo. (G) Vo.A.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 51 Liquidación de Caja Chica Liquidación de Caja Chica Empresa Sulamita S. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE . Quetzaltenango NIT.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Aquí se incluye la siguiente información de la empresa: LIC. (H) Encargado Caja Chica (I) Contenido de la forma: A.UMG . 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA (A) (B) (C) Número 253645 Encargado MES AÑO (D) (E) La cantidad de_______________________________ Q.._________________ En concepto de liquidación de Caja Chica de los gastos efectuados y que se detallan a continuación Fecha Comp No Codigo Cuenta (F) ConceptoValor Cheque No.

DECIMO SEMESTRE . Cantidad por la que se realiza la liquidación. Comprobante número: se refiere al documento que le extendieron. d. H. En el caso de que se trate de una factura especial. y la liquidación E. e.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 52 a. aquí se registra su importe total. Dirección y teléfonos c. Número de la liquidación C.. Cheque: aquí se escribe el número del cheque que el departamento financiero ha emitido para contabilizar todos los gastos que la caja chica ha realizado. En letras y números. Incluye los siguientes apartados: a.UMG . Nombre o razón social b. Detalle de la liquidación. F. Fecha: fecha del gasto b. Código de cuenta: se refiere al código de cuenta que afecta el gasto realizado. Valor: sirve para escribir el valor totdal de documento que nos han extendido. Concepto: sirve para detallar el concepto o la razón por la cual se ha realizado el gasto. Código del encargado de caja clica D. c. Fecha en que se realiza el arqueo de caja chica. Es la forma del jefe del encargado de caja chica I. G. Otros datos B. y reponer el fondo. cual es su número. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Es la firma del encargado de caja chica que realiza la liquidación. LIC. NIT y Fax d.

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . DIRECCION: 2a..MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 53 Tarjeta Para Inventarios Físicos ALMACEN "EL ESFUERZO".DECIMO SEMESTRE . (C) (D) (E) (F) FECHA (B) CONTROL INVENTARIO FISICO ARTICULO ENCARGADO ASISTENTE REVISADO POR CODIGO DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA LIQUIDACION Estan Bodega tería Casilla CANTIDAD EXIS TENCIA KARDEX DIFE RENCIA COSTO UNITARIO COSTO TOTAL (G) LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG . CALLE 93-06 ZONA 1 (A) No.

- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS -

54

Contenido de la forma
A. Aquí va el nombre o razón social de la empresa, su dirección, teléfonos, NIT, etc. B. Fecha: aquí se escribe la fecha en que se realiza el inventario C. Artículo: indica el nombre y código del artículo que se está registrando D. Encargado: aquí va el nombre del empleado que está encargado de realizar el inventario físico E. Asistente: nombre de la persona que asiste al encargado del inventario F. Revisado por: aquí va el nombre del auditor que revisa la labor del levantado del inventario físico G. Detalle de la tarjeta: a. Código: este es el código de los productos a inventariar. b. Descripción: descripción del artículo a inventariar. c. Unidad de medida: aquí se escribe la unidad de medida que se utiliza para el artículo. d. Liquidación: en esta parte se establece cuanto producto hay en bodega, casilla, estantería, y su sumatoria que va a total. e. Existencia kardex: aquí se escribe el total de unidades que el kardex tiene reportados que hay. f. Diferencia: aquí se determina si existen diferencias de sobrantes y/o faltantes restando la Existencia de Kardex menos la Cantidad. g. Costo unitario: aquí se escribe el costo unitario del artículo. h. Costo total: aquí va el costo por la cantidad existente.

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS -

55

Nota de Devolución
NOTA DE DEVOLUCION Almacén El Esfuerzo (A) DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.: FECHA: (B)

PROVEEDOR: DIRECCION:

(C) (D)

Quetzaltenang o (E) DIA MES AÑO

(F) (G) Orden de Compra FECHA No.

(H) FACT. No.

(I)

(J)

FECHA CREDITO CONTADO

CANTIDAD

CODIGO

DESCRIPCION

PRECIO UNIT.

PRECIO TOTAL

(K)

(L)

T O T A L..

RECIBI CONFORME

(M) ENTERADO

APROBADO

Contenido de la forma:
A. Nombre de la empresa o razón social, y sus demás datos como dirección, teléfonos, NIT, ETC. B. Devolución No. Aquí va el número de esta devolución. C. Aquí va el nombre y código del proveedor a quien le estamos haciendo la devolución D. Dirección del proveedor.
LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS -

56

E. Lugar y fecha de la devolución: aquí se escribe el lugar y fecha en que se está haciendo esta devolución. F. Número de orden de compra: aquí va el número de la orden de compra por la cual se solicitó el pedido anteriormente. G. Fecha: fecha de la orden de compra. H. Factura número: aquí va el número de la factura que el proveedor nos emitió I. Fecha de a factura. J. Crédito, contado: aquí se detalla la forma de pago de la orden que se le solicitó al proveedor, si al fue al contado o al crédito. K. Detalle de la devolución. Aquí se detalla lo siguiente: a. Cantidad de producto b. Código del producto c. Descripción del producto a devolver d. Precio unitario del producto que se devuelve e. Precio total: es el importe que se calcula así: cantidad por precio unitario. L. Observaciones: aquí se añade cualquier observación que se desea realizar en la nota de devolución. M. Firmas de recibido, enterado, aprobado, etc.

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Datos generales de la empresa B. Revisado por: nombre o iniciales de la persona que ha revisado el cheque para autorizarlo. Firmas autorizadas: aquí van dos firmas. 132059-9 TEL. 77672184 Paguese a la Orden de Quetzales (A) Cheque No.DECIMO SEMESTRE .. LIC. (B) Lugar y Fecha © (E) (F) (G) Firma Autorizada Q.UMG . Fecha: fecha en que se autoriza y emite el cheque d. Valor del cheque en letras. D. Lugar y fecha de emisión del cheque. la del representante legal o Gerente general. (D) Firma Autorizada Código Cuenta (H) Descripción Debe Haber Hecho Por Autoriza Por Fecha Revisado Por Pago Recibido Por (I) Contenido de la forma: A. Páguese a la orden de: nombre de la persona beneficiaria del cheque. y la del jefe del departamento financiero. G. Autorizado por: iniciales y/o nombre de la persona que autoriza el pago del cheque c. quienes son los dos principales responsables del cheque.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Cheque número: aquí se escribe el número del cheque C. H. Detalle del voucher: a. Pago recibido por: nombre de la persona beneficiaria del cheque. Valor en número por el cual se genera el cheque E. e.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 57 Cheque Voucher ALMACEN "EL ESFUERZO" QUETZALTENANGO NIT. F. Hecho por: iniciales de la persona que ha elaborado el cheque b.

Q. fue entregado el efectivo y demas documentos que sirvieron de base al mismo.. / / © Practica Por Sub-total Q. Encabezado de la forma donde van los datos generales de la empresa B. Nombre del cajero o tesorero quien tiene a su cargo la caja C. que después del arqueo practicado. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . (A) (B) (D) Total Denominación Cantidad Q. Practicado por: iniciales y nombre del auditor que va a realizar el arqueo de caja general LIC. Q. Cheques Recibidos Documentos de Abonos Total Arqueado El total de Los valores Arqueados es de: Q.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 58 Arqueo de caja general: ALMACEN "EL ESFUERZO" ARQUEO CAJA GENERAL Cajero General o Tesorero Fecha del Arqueo Descripción Monedas (E) Billetes Q. Q.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE . Q. Se hace constar. Q. (f) Cajero General o Tesorero (f) (F) Contenido de la forma: A.UMG . de lo cual firmamos de etera conformidad la presente hoja de arqueo. Fecha del arqueo D. Q.

Lugar y Fecha (J) (f) Elaborado Por (f) Vo. Detalle de los depósitos en tránsito I. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Espacio para las firmas del cajero o tesorero y su jefe quien le revisa. Detalle de los cheques en circulación H. Fecha en la que se concilian los saldos C. Número de la cuenta bancaria a conciliar E. Valor de los cheque en circulación G. Conciliación Bancaria ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) CONCILIACIÓN CANCARIA Conciliación de Saldos al Banco C Saldo segundo Banco (-) Cheques en Circulación: Fecha / / (B) Cuenta No.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Nombre del bando D. Firmas tanto del cajero como del auditor que realizaron el arqueo.UMG . Bo. (I) (+) Notas de crédito no contabilizadas (-) Notas de débito no contabilizadas Saldo Conciliado con Banco Q. Detalle de lo encontrado en caja F. de Boleta Valor (H) Saldo conciliado con libros Q. Encabezado y datos generales de la empresa B. Valor del saldo conciliado con libros J.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 59 E.DECIMO SEMESTRE . Monto en quetzales según el estado de cuenta F. (D) Q. LIC. Contenido de la forma: A.. de Cheque (+) Deposito en transito: Fecha / / No. (E) (F) Valor (G) No.

Saldo Costo Promedio 1000 15 985 Valor Debe Valor Haber Valor Saldo 10 10000 10000 10 150 9850 (D) LIC. Haber 1000 Un.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 60 Tarjetas de Kardex de Productos EL ESFUERZO (A) 24 Avenida 25-125 Zona 3 Tel: 55778899 Fax: 11223366 Quetzaltenango Kardex de Productos (B)Codigo Producto:______________________ Nombre Producto:_____________________ Descripción:__________________________ ____________________________________ Mínimo:______________ Máximo:______________ C Fecha Concepto 01/01/2004Saldo 02/01/20004 pedido 36 Un.UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE . Debe Un..

Se supone que este mínimo se ha calculado en base al tiempo en que tarda en venir la mercadería desde la casa proveedora. Código del producto: aquí se escribe el código único que distingue al producto del cual se lleva registro en esta tarjeta b. Descripción: lugar para una breve descripción del producto. Valor haber: aquí se escribe el valor costeado que se esta egresando del inventario. b. Esto se hace para no quitar capital importante de otras áreas de la empresa. c. Encabezado de la tarjeta respecto al producto: a. que se están retirando unidades del inventario.DECIMO SEMESTRE . el máximo debe ser un poco más alto. c.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . es decir. y tenerlo durmiendo en un inventario donde hay poca rotación. o costo total invertido en el inventario correspondiente al producto al cual corresponde la tarjeta de kardex. una devolución. b. f. e. LIC. y el número del documento que ampara el movimiento. Valor debe: aquí se escriben los valores costeados que se están ingresando al inventario.UMG . una compra. Detalle de la forma dividido en las siguientes secciones: a. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Costo promedio: es la división entre valor saldo / entre unidades saldo. para nunca quedarse sin existencias. Unidades saldo: aquí se va recalculando el saldo anterior + debes – haberes. Todo está basado en la rotación del inventario. si es una rotación rápida. h. Unidades haber: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se está operando representa una venta o una devolución a un proveedor. está ingresando unidades del producto al inventario. Mínimo: aquí se escribe la cantidad mínima requerida para poder realizar ordenes de compra nuevamente. Fecha: aquí se escribe la fecha del movimiento que se realiza del producto. Nombre producto: aquí va el nombre del producto del cual se lleva registro. Encabezado que contiene el nombre de la empresa y sus generalidades B. D. d. Máximo: esta casilla indica cual es la cantidad máxima que se debe pedir del producto cuando se compre. Unidades debe: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se está operando.. Valor saldo: esta casilla representa el valor total. Concepto: indica si fue una venta. si es una rotación lenta. i. Normalmente contiene 6 ó 4 dígitos decimales g.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 61 Contenido de la forma A. C. Mínimos y máximos de existencias: a. el máximo debe ser mucho menor.

A. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA (A) Número 253645 Vendedor V-2565 Terminos Contado Método de Pago Cheque (B) MES AÑO C (D) Facturar A: Cod.DECIMO SEMESTRE . B. Generalidades del pedido: a.271.200.684. Cliente Juan Gomez G-25 Dirección 13 calle 9-65 Zona 37 Guatemala Teléfonos 2565489 Contacto: Pedro Cardenas Cod Prod. Descripción 2954Drive Computer 11221Video System (E) Enviar A: Dirección 65 Calle 254-369 Col.650.2.00% Q. Vendedor: es el código del empleado vendedor que realiza la venta.00 8 0.5. Número: indica un número correlativo del pedido..86 Q 2.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .00 Contenido de la forma: A. El Progreso Teléfonos 25654478 Otros Guatemala.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 62 Pedidos de Mercaderías: Pedido de Mercaderías Empresa El Esfuerzo Quetzaltenango NIT.00 Q.14. b.00 Q 21. 12% Flete Pagado Adeudado Q 19.369. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .071.00% Q.48 Q 0.V.312. LIC. Ciudad Precio Unitario Cantidad % Desc Importe Q.86 (F) (G) Subtotal Detalle I.UMG . Encabezado de la forma donde van las generalidades de la empresa.00 6 1.62 Q 100.

o cualquier otro método. Descripción: aquí van los nombres descriptivos de los productos solicitados. G. Adeudado: en esta casilla se suman los saldos anteriores del cliente más el total del detalle de este pedido. Subtotal detalle: esta es la casilla donde va la sumatoria de todos los importes de los detalles. Pagado: aquí la cantidad de dinero que el cliente va a pagar por su pedido. e. Enviar A: aquí va la dirección donde el cliente que se el entregue su producto. Términos: aquí se establece si el cliente va a comprar al contado o al crédito. % de descuento: aquí va un porcentaje de descuento (opcional). Esta casilla se utiliza solo cuando las políticas de la empresa dicten que por cada reparto se cobra un flete.A.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 63 C.DECIMO SEMESTRE . y su código. que se le puede aplicar a cada artículo en particular.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Importe: aquí va la operación matemática de multiplicar la cantidad requerida por el precio unitario. tarjeta de crédito. d. y que solo deje una parte o nada del total del pedido. menos el total de lo pagado en este pedido. si con cheque. d. D. Cantidad: aquí va la cantidad requerida por cada producto. e. 12%: esta es la casilla donde va lo correspondiente al 12% de I.. Pie del pedido donde van las sumatorias finales: a. efectivo. Estas son las casillas correspondientes a los detalles del pedido clasificadas así: a. Fecha: es la fecha en la cual se está realizando el pedido Facturar A: aquí van los datos generales del cliente. Precio unitario: aquí va el precio de cada artículo que el cliente está solicitando d.V. c.A. Método de pago: aquí se establece como va a pagar el cliente. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . LIC. Código producto: en esta columna van los códigos de los productos que el cliente esta pidiendo b. b. E. c. f.V. aunque muchas empresas no cobran flete si el reparto es en el perímetro urbano. I. c. F. Flete: aquí va lo pactado de flete con el cliente. que la empresa debe cobrar. Puede ser que tenga crédito.

B. Haber: aquí va la cantidad que se acredita a la caja. si es un documento que egresa. que se totaliza utilizando el saldo anterior.. e. Descripción Debe Haber Saldo C Contenido de la forma A. si es un documento que ingresa. LIC. Detalles de la forma: a. Fecha documento: aquí va la fecha en la que se opera el documento. b. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . c. C. Fecha del registro: fecha en la que se esta registrando el movimiento de la caja. Encabezado de la forma: aquí va la razón social o nombre del establecimiento. se toma solo mes y año. Es decir.UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Descripción: aquí va una pequeña descripción del documento recibido. más los debitos e la línea siguiente. Debe: aquí va la cantidad que se debita de la caja.DECIMO SEMESTRE . d. Saldo: en esta casilla se van sumando el saldo anterior.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 64 Registro auxiliar de caja: ALMACEN "EL ESFUERZO" Registro Auxiliar de Caja Mes Año (A) (B) Fecha Docto. menos los créditos de la misma línea. o se recibió en caja.

más débitos. Banco: aquí se escribe el nombre del banco b. MES Fecha Docto. Encabezado de la forma: aquí va el nombre de la empresa. Generalidades de la forma: a.. Haber: aquí se escribe la cantidad o importe del documento si esta acreditando la cuenta.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG .. LIC.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 65 Registro auxiliar de bancos depósitos monetarios ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) REGISTRO AUXILIAR BANCOS DEPOSITOS MONETARIOS BANCO CTA. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Aquí se escribe el número de cuenta. Descripción Descripción (B) AÑO Debe Haber Saldo C Contenido de la forma: A. Mes. saldo anterior. menos créditos. Fecha documento: aquí se escribe la fecha del documento que se esta registrando b. año: aquí se escribe el mes por el cual se realiza esta forma C.DECIMO SEMESTRE . debe. Descripción: aquí se escribe una pequeña descripción del documento por el cual se realiza el movimiento c. Detalles: a. Cta. Aquí se escribe la cantidad del documento si está debitando a la cuenta. No. e. c. Saldo: aquí se escribe el saldo luego de la operación. NO. d. Es decir. B.

en todo caso que no haya suficiente existencia.UMG . Encabezado.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 66 Requisición y despacho de papelería y útiles: ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES (B) No. d. Cantidad autorizada: esta casilla sirve para que el jefe del departamento cuando revise la requisición pueda recortar las cantidades. Aquí se escribe el número de la requisición y la fecha en que esta se realiza. SIRVASE DESPACHAR A: DESTINADO PARA: Cantidad Solicitada Cantidad Autorizada C Código Descripción del Artículo Cantidad Despachada Valor de la Orden (D) SOLICITANTE AUTORIZADO POR REVISADO POR DESPACHADO POR RECIBI CONFORME OPERADO POR Contenido de la forma: A. B. FECHA SEÑOR BODEGUERO. Valor de la orden: aquí se escribe el valor de lo solicitado ya costeado. f. Este es el detalle de la forma: a. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . C. e. Descripción del artículo: aquí va la descripción el artículo. LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .. cuando considere que no es necesitada. Cantidad solicitada. Aquí se escribe el nombre del departamento de donde es solicitada la papelería y útiles D.DECIMO SEMESTRE . Pie de la forma: aquí van las distintas autorizaciones que necesita la requisición para que sea despachada. c. Código: código del producto b. E. Cantidad despachada: aquí va la cantidad que se despacha de bodega. para que el bodeguero pueda rebajarlo fácilmente de su kardex.

elabora. Descripción del producto que deseamos nos envíen c. según nuestro kardex. C. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa. LIC. Firmas e iniciales de quien autoriza. B.UMG . y revisa la orden de compra. Importe: cantidad por precio.. Encabezado de la forma Nombre y código del proveedor Fecha de la orden y número Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderías Detalles de la forma: a. E.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . F. e. Cantidad del producto que requerimos d. Código del producto.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . b.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 67 Orden de compra: Almacén el Esfuerzo (A) Quetzaltenango ORDEN DE COMPRA (B) Señor proveedor: Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados Enviar A: (D) Dirección Fecha: Número: C Código Descripción Cantidad Precio Importe (E) Importe Total Orden de Compra Total en letras: Elaborado por: Autorizado por: Revisado por: (F) Contenido de la forma: A. D.

procedimientos del departamento de seguridad 2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . procedimientos del departamento de lavandería 3.DECIMO SEMESTRE . Procedimiento del departamento de limpieza 2. procedimientos del departamento de cocina LIC. procedimientos de recepciòn y reservaciones ANIBAL: 1..UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 68 PROCEDIMIENTOS A REALIZAR: LUIS GODINEZ: 1.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

DECIMO SEMESTRE . Descripción del producto que deseamos nos envíen c. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa. F. elabora. C. e. Código del producto. D.UMG . Cantidad del producto que requerimos d. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ A. E. LIC.. Firmas e iniciales de quien autoriza. b. y revisa la orden de compra. según nuestro kardex.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 69 Orden de compra: Almacén el Esfuerzo (A) Quetzaltenango ORDEN DE COMPRA (B) Señor proveedor: Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados Enviar A: (D) Dirección Fecha: Número: C Código Descripción Cantidad Precio Importe (E) Importe Total Orden de Compra Total en letras: Elaborado por: Autorizado por: Revisado por: (F) Contenido de la forma: Encabezado de la forma Nombre y código del proveedor Fecha de la orden y número Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderías Detalles de la forma: a. . Importe: cantidad por precio. B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

procedimientos de recepciòn y reservaciones ANIBAL: 1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 70 PROCEDIMIENTOS A REALIZAR: LUIS GODINEZ: 1. procedimientos del departamento de cocina LIC.UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . procedimientos del departamento de lavandería 3. Procedimiento del departamento de limpieza 2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE .. procedimientos del departamento de seguridad 2.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->