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Manual_Siagie_2.0

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En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema,
para ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de
una institución educativa.
Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el
año académico en curso y posteriormente ingresar a la opción.

a) Se selecciona el grado y la sección y se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla
Excel. Entonces se va a descargar una archivo Excel a través del explorador.

MANUAL DE USUARIO

MINEDU – OFIN

Fecha: 21-Febr-11

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Usted está en la libertad de Abrir o guardar el archivo que se descarga, tenga en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre
del mismo que la información allí contenida se depositarán los datos correctamente.
b) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección.

La segunda hoja denominada NominaDeMatricula, es donde se deben ingresar los datos de los
estudiantes que pertenecen a la sección

c) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente.
Si la IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una
interfase.

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Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamente
generado.
Si el estudiante cuenta con DNI, se deberá anotar en la columna correspondiente. Si el
estudiante tiene DNI, el sistema hará prevalecer éste sobre el código de estudiante de 14
dígitos.
La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si el usuario de la IE desea incluir
más estudiantes en la hoja, deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las
mismas: 51, 52, 53, etc.
d) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la
información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

e) Presione el botó Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

f) Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el
archivo Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos,
solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario

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g) Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que
el usuario pueda observar los datos que serán actualizados.

h) El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. Para
modificar un registro, haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente
para modificar los datos que se requiere para la nómina.

Para eliminar
registros

Para modificar
registros

Para agregar
registros

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i) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la
carga nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga
nueva es necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de
Datos, tras lo cual se muestra el mensaje siguiente:

Luego de aceptar se muestra lo
siguiente:

j) Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la
información registrada por el usuario. Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente
mensaje:

k) Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir
Información, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:

Para grabar los
datos registrados.

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l) Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:

Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar
otra transferencia.
m) El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la
opción de Nómina de matrícula.

Un acápite aparte se debe tener en cuenta para el tema de validaciones en esta carga de datos
básicos para la nómina:

Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos:

En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres y
apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado. Todo hace indicar
que se trata del mismo estudiante, sin embargo el sistema solicita la confirmación por parte del
usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se
muestra a continuación:

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En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que
es un homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic
sobre el registro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma
persona. El sistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se
consigna en la hoja de cálculo es el válido.

Caso 2: Tratamiento del código de estudiante:

En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante
que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.

Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la misma
validación e impide la transmisión, por lo tanto, el usuario está obligado a corregir la
información antes de transmitir.
Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación.
Para ello se puede

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Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante:

En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una
columna correspondiente en la hoja de cálculo.

Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el
nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha
convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:

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