TALLER 7

RECEPCIO DE LOS DOCUMENTOS

 Las Dependencias y Entidades Públicas requieren contar con herramientas que

les permitan tener control sobre la recepción y gestión de los documentos que
reciben de otras Entidades.

Es por ello que HP en conjunto con Datavision

(distribuidor Autorizado HP) comercializan el
Sistema para Oficialía de Parte (SOP), solución
desarrollada por la empresa DTC.
El Sistema para Oficialía de Partes, es la solución
que DTC desarrolló para apoyar la necesidad de
recepción, administración y gestión de documentos
que tienen las Dependencia y Entidades Públicas.
El registra el ingreso, asignación y seguimiento de
los documentos que llegan a una Entidad o
Dependencia Pública permitiendo la localización de
los mismos, así como conocer los niveles de
atención dados a los documentos recibidos y
permite saber en que punto del proceso se
encuentran, los responsables, porcentaje de
avance, entre otras facilidades.
El SOP permite a las Entidades y Dependencias
Públicas una administración y gestión de sus
documentos entrantes de una manera sencilla,
eficiente y expedita.
Con el las Entidades y Dependencias Públicas
obtendrán beneficios significativos, entre los que se
encuentran:
 Reducción de tiempos de atención
 Responder de manera eficiente
 Tener información y servicios en
tiempo real
 Transformación de relaciones internas
y externas de las Dependencias y Entidades
 Públicas
 Conocimiento de los niveles de
servicio de las áreas involucradas
 Servicio en línea
 Infoestadística
  Modernización administrativa
 Solución escalable
se reciben y conservan temporalmente de acuerdo al tipo de documento y el
periodo de vigencia del mismo. Después de lo cual se valoran, depuran o
conservan permanentemente en el caso de documentos históricos.

Para envíos digitales se reciben los documentos que deban conservarse

indefinidamente por ser testimonio de las funciones sustantivas de la
Universidad. El Departamento de Archivo General hace la recepción y respalda
la información en el soporte más conveniente para la conservación de cada uno
de los documentos.

LEGISLACIÓN

PASOS

Entidad productora: nombre de la razón social

Nombre de la razón social: nombre de la unidad administrativa

Código: Identifica a las unidades productoras de documentos
Serie:
Retención: plazo en el que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o central,
Archivo de gestión: se reúne la documentación en trámite en busca de solución
a los asuntos iniciados
Archivo central: Se agrupan los documentos trasladados por el archivo de
gestión.
Disposición final: Resultado de la valoración con miras a selección
microfilmación:
Conservación total: Se aplica a documentos que tienen valor permanente
Eliminación: se destruyen los documentos que han perdido su valor
Selección: se determina la conservación parcial de la documentación
Microfilmación: Permite fotografiar los documentos y obtener pequeñas
imágenes en película.
Procedimientos: Procesos aplicados
flujograma
 Es por ello que HP en conjunto con Datavision
(distribuidor Autorizado HP) comercializan el
Sistema para Oficialía de Parte (SOP), solución
desarrollada por la empresa DTC.
El Sistema para Oficialía de Partes, es la solución
que DTC desarrolló para apoyar la necesidad de
recepción, administración y gestión de documentos
que tienen las Dependencia y Entidades Públicas.
El registra el ingreso, asignación y seguimiento de
los documentos que llegan a una Entidad o
Dependencia Pública permitiendo la localización de
los mismos, así como conocer los niveles de
atención dados a los documentos recibidos y
permite saber en que punto del proceso se
encuentran, los responsables, porcentaje de
avance, entre otras facilidades.
El SOP permite a las Entidades y Dependencias
Públicas una administración y gestión de sus
documentos entrantes de una manera sencilla,
eficiente y expedita. 
Con el las Entidades y Dependencias Públicas
obtendrán beneficios significativos, entre los que se
encuentran:
 Reducción de tiempos de atención
 Responder de manera eficiente
 Tener información y servicios en
tiempo real
 Transformación de relaciones internas
y externas de las Dependencias y Entidades
 Públicas
 Conocimiento de los niveles de
servicio de las áreas involucradas
 Servicio en línea
 Infoestadística
 Modernización administrativa
 Solución escalable

Características funcionales

 Operación enWeb
 Diferentes niveles de acceso de
usuarios según actividad en el proceso
 Registro de los datos clave del
documento entrante para su correcta
identificación y resolución
 Asignación de documentos a las
áreas correspondientes de manera directa
 Seguimiento y control de
documentos entrantes
 Carga electrónica y visualización de
documentos
 Despliegue de los documentos
asignados a las áreas para su seguimiento o
resolución
 Identificación rápida de la situación
actual de un documento en específico
 Consulta de información general del
registro del documento
 Generación de indicadores del
seguimiento y control de documentos
 Generación de reportes de
productividad Gestión de documentos de
manera jerárquica.
»Para más información descargue el siguiente
documento (PDF - 90Kb)

Es por ello que HP en conjunto con Datavision

(distribuidor Autorizado HP) comercializan el
Sistema para Oficialía de Parte (SOP), solución
desarrollada por la empresa DTC.
El Sistema para Oficialía de Partes, es la solución
que DTC desarrolló para apoyar la necesidad de
recepción, administración y gestión de documentos
que tienen las Dependencia y Entidades Públicas.
El registra el ingreso, asignación y seguimiento de
los documentos que llegan a una Entidad o
Dependencia Pública permitiendo la localización de
los mismos, así como conocer los niveles de
atención dados a los documentos recibidos y
permite saber en que punto del proceso se
encuentran, los responsables, porcentaje de
avance, entre otras facilidades.
El SOP permite a las Entidades y Dependencias
Públicas una administración y gestión de sus
 documentos entrantes de una manera sencilla,
eficiente y expedita. 
Con el las Entidades y Dependencias Públicas
obtendrán beneficios significativos, entre los que se
encuentran:
 Reducción de tiempos de atención
 Responder de manera eficiente
 Tener información y servicios en
tiempo real
 Transformación de relaciones internas
y externas de las Dependencias y Entidades
 Públicas
 Conocimiento de los niveles de
servicio de las áreas involucradas
 Servicio en línea
 Infoestadística
 Modernización administrativa
 Solución escalable