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Recepción de fax por correo electrónico

Recepción de fax por correo electrónico

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Envío por correo electrónico de una documento pdf generado automáticamente de un fax
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02/06/2015

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Generación de documentación en PDF enviada por Fax y reenvío por email

Autor Julio Ríos

Índice de contenido
Descripción del problema.....................................................................................................................2 Descripción de la solución....................................................................................................................2 Instalación del servicio de fax..............................................................................................................3 Instalación de PDFCreator...................................................................................................................6 Instalación del servicio de envío de correo........................................................................................11 Configuración del servicio de Fax......................................................................................................13 Configuración de la impresora virtual PDFCREATOR.....................................................................16 Programa que envía correos...............................................................................................................21 Modificaciones del programa.............................................................................................................24

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Generación de documentación en PDF enviada por Fax y reenvío por email

Autor Julio Ríos

Descripción del problema
Necesitamos recibir faxes y tenerlos digitalizados en formato PDF y además si es posible cuando se reciba un fax tenerlo en correo electrónico.

Descripción de la solución
Tenemos una máquina obsoleta y limitada que cuenta con un Winmódem (esto es un módem que sólo funciona en entorno Windows). Así que esta máquina la vamos a dedicar a recibir fax mediante el software que trae Windows. Además vamos a configurar el servicio de fax para que descargue en una carpeta los faxes recibidos y además los imprima por nuestra impresora virtual que genera PDF. Configuraremos nuestra impresora virtual para lo siguiente, que guarde todo documento que genere en una carpeta y después de guardado ejecute un programa que esté en ese carpeta que haga lo siguiente envíe por correo electrónico a la dirección de correo este archivo. Así pues requeriremos un servidor de correo y una cuenta válida para enviar esta información. No es objetivo de este tutorial enseñar la configuración de un servidor de correo y nos valdrá cualquiera que esté disponible. Siendo los datos que necesitamos estos: Nombre del servidor de correo Cuenta que envía el correo con su contraseña Dirección de correo del que reciba la información.

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Instalación del servicio de fax
Aquí mostraremos una forma de instalar el servicio de Fax usando Microsoft Xp. Hacemos clic en Agregar e instalar programas y elegimos la opción Agregar o quitar componentes de Windows, tal y como vemos en el gráfico adjunto

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Al elegir esta opción veremos esta nueva pantalla

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y deberemos buscar Servicios de fax tal y como vemos aquí, lo seleccionamos y lo instalamos

Seguramente nos pedirá el Cd de Windows Xp. Si todo ha ido bien nos saldrá la siguiente pantalla

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Instalación de PDFCreator
Debemos instalar la impresora virtual PDFCreator. (http://www.pdfforge.org/) Descargamos de su web la última versión disponible y lo ejecutamos. Con la instalación por defecto nos servirá Vemos unas cuantas pantallas Descarga del programa de http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/files/latest

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Ejecutar el programa haciendo clic con el botón derecho sobre el programa

Empezamos la instalación eligiendo el idioma del mismo

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Elegimos la instalación estándar, como en el gráfico adjunto

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Después elijo no instalar barras en los navegadores. No nos hace falta

Elijo esta configuración de tareas especiales

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Una vez instalado elijo no mostrar la ayuda tal y como vemos aquí

Hacemos clic en Finalizar y ya estamos listo para poder configurar este programa.

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Instalación del servicio de envío de correo
Para poder enviar correo mediante un programa vamos a hacer uso de la herramienta sendemail. Su página web es http://caspian.dotconf.net/menu/Software/SendEmail/ Este programa no requiere de instalación, simplemente nos lo descargamos, lo descomprimimos y ya lo podremos usar Si queremos hacer uso del servidor de gmail, obligatoriamente nos debemos descargar la versión de Windows y con soporte TLS. En nuestro caso es este enlace http://caspian.dotconf.net/menu/Software/SendEmail/sendEmailv156.zip

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Vemos que lo hemos descargado. Solo falta decidir donde queremos descomprimir el programa.

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Configuración del servicio de Fax
Hacemos Clic en Inicio → Todos los programas → Accesorios → Comunicaciones → Fax → Consola de Fax Después de rellenar los datos que te van pidiendo llegamos a configurar la recepción de llamadas con nuestro módem

Debemos crear una carpeta si queremos almacenar lo que nos genera este programa. Yo he creado una carpeta en el escritorio que se llama Faxes recibidos.

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Además llegaremos a una pantalla donde podemos almacenar los faxes recibidos e imprimirlos de manera automática en la impresora virtual creada a tal efecto.

Con esto ya hemos acabado de configurar este programa. Siempre podremos modificar estos parámetros a posteriori si cambia algo o nos hemos equivocado al poner algún parámetro. A partir de este momento Microsoft Windows ha creado un servicio Fax y siempre que arranque Windows en principio el servicio de Fax estará habilitado y a la espera de recibir un fax.

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Lo podemos ver en este pantalla.

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Configuración de la impresora virtual PDFCREATOR
Creamos una carpeta en el escritorio, por ejemplo, o donde queramos. La hemos llamado Faxes en PDF, en esta carpeta se almacenará la documentación que genere nuestra impresora virtual

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Descomprimimos el archivo sendemail-v156.zip y lo extraemos en esta carpeta tal y como vemos en el gráfico

Los ficheros necesario para que funcione nuestro script son estos dos sndEmail.exe y sendEmail.pl

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Generamos nuestro script que se llama EnviarPDF.vbs con el código que más bajo a través del bloc de notas por ejemplo.

Hacemos Clic en Inicio → Todos los programas → PDFCREATOR → PDFCREATOR

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Hacemos clic en Impresora → Opciones Vamos a la opción de AutoSalvado 8como vemos en el gráfico) y activamos esta opción y elegimos como carpeta de guardado la que acabamos de crear a tal efecto Faxes en PDF.

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Le damos a guardar y vamos a Acciones Elegimos la pestaña de Acción después de guardar, buscamos el fichero vbs que hemos creado tal cual lo vemos en el gráfico adjunto

Con esto por cada PDF que generamos se guardará de manera automática en esta carpeta y además se procesará el script EnviarPDF.vbs, que si está bien programado nos enviará por correo este archivo adjunto a la persona que queramos

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Programa que envía correos
Es un programa en visual basic script que lo que hace es recibe un documento pdf y lo envía por mail al destinatario que se le ponga en la variable operador. Este programa al usar sendemail versión TLS puede usar gmail como servidor de correo electrónico si se dispone de una cuenta de correo. Ojo yo no lo recomiendo porque un uso intensivo de esto hace que se pueda llenar la cuenta de correo de gmail con la que enviamos correo. En gmail queda una copia del envío de correo. El código del programa es el siguiente: lo que se debe modificar en cada caso son los parámetros básicos de la cuenta de correo (en rojo) ' Script para procesar y enviar por correo electrónico un documento PDF que le paso ' por parámetro ' License: GPL ' Version: 1.0.0.0 ' Date: Abril, 2011 ' Author: Julio Rios julio punto rios punto 2006 arroba gmail punto com Option Explicit ' Constantes para el envio del pdf Const AppTitle = "Envio por correo de un archivo adjunto" Const ServidorCorreo = "servidordecorreo" ' Servidor de correo que envía la información Const Remitente = "usuariodecorreo@servidordecorreo" ' Usuario que envía los correos Const UsuarioRemitente = "usuariodecorreo" ' Usuario que envía los correos Const PaswwordRemitente = "contraseña" ' Password del usuario que envía el correo Const ResponderA = "usuariodecorreo@servidordecorreo" ' Campo para que el que quiera responder responda al usuario Const Operador = "destinatario@dominio.com" ' Destinatario al que envía Dim objArgs, WshShell Dim NombreCorto, Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, FicheroAdjunto ' Funcion que borra un fichero dado Sub BorrarFichero (Fichero)
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Autor Julio Ríos

Dim objFSO Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") objFSO.DeleteFile(Fichero) Set objFSO = Nothing End Sub Function NombreFichero (Fichero) ' Devuelve el nombre corto del fichero que le pasamos Dim objFSO, objFile Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set objFile = objFSO.GetFile(Fichero) NombreFichero = objFile.ShortName 'script.Echo "Date created: " & objFile.DateCreated 'script.Echo "Date last accessed: " & objFile.DateLastAccessed 'Wscript.Echo "Date last modified: " & objFile.DateLastModified 'Wscript.Echo "Drive: " & objFile.Drive 'Wscript.Echo "Name: " & objFile.Name 'Wscript.Echo "Parent folder: " & objFile.ParentFolder 'Wscript.Echo "Path: " & objFile.Path 'Wscript.Echo "Short name: " & objFile.ShortName 'Wscript.Echo "Short path: " & objFile.ShortPath 'Wscript.Echo "Size: " & objFile.Size 'Wscript.Echo "Type: " & objFile.Type End Function Sub EnviarCorreoGmail(Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, FicheroAdjunto) ' Envío de un correo electrónico 'Cadema para gmail (http://www.debianadmin.com/how-to-sendemail-from-the-commandline-using-a-gmail-account-and-others.html) 'sendEmail -f my.account@gmail.com -t myself@domain.tld \ '-u this is the test tile -m “ his is a test message “\ t '-s smtp.gmail.com \ '-o tls=yes \ '-xu usernameonly -xp mypasswd Dim objShell, Aux

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Aux = "%comspec% /c sendemail -f " & Remitente & " -xu " & UsuarioRemitente & " -xp " & PaswwordRemitente & " -s " & ServidorCorreo & " -o tls=yes " '& " -cc " & Operador Aux = Aux & " -t " & Destinatario & " -u """ & Asunto & """ -m """ & CuerpoMensaje & """ -a " & """" & FicheroAdjunto & """" & " >> logcorreo.txt" WScript.Echo "envio correo: " & Aux On Error Resume Next Set objShell = CreateObject("Wscript.Shell") objShell.Run Aux, , true End Sub ' Función que envía un correo electrónico Sub EnviarCorreo (Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, FicheroAdjunto) ' envía un correo electrónico Dim objShell, Aux Aux = "%comspec% /c sendemail -f " & Remitente & " -xu " & UsuarioRemitente & " -xp " & PaswwordRemitente & " -s " & ServidorCorreo & " -o reply-to=" & ResponderA '& " -cc " & Operador Aux = Aux & " -t " & Destinatario & " -u """ & Asunto & """ -m """ & CuerpoMensaje & """ -a " & """" & FicheroAdjunto & """" & " >> logcorreo.txt" 'WScript.Echo "envio correo: " & Aux On Error Resume Next Set objShell = CreateObject("Wscript.Shell") objShell.Run Aux, , true End Sub Set objArgs = WScript.Arguments If objArgs.Count = 0 Then MsgBox "Este programa necesita un parametro. El fichero PDF", vbExclamation, AppTitle WScript.Quit End If Set WshShell = WScript.CreateObject("WScript.Shell")

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NombreCorto = NombreFichero(objArgs(0)) Destinatario = Operador Asunto = "Envío de fax en formato PDF" CuerpoMensaje = "Buenos días.\nAdjuntamos en formato PDF el fichero que acabamos de recibir por FAX.\nPara cualquier aclaración, por favor contacten con " & Operador & " o al teléfono XX XXX XX XX.\n\nUn saludo" FicheroAdjunto = NombreCorto

'Call EnviarCorreo (Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, FicheroAdjunto) 'Se envía con nombre corto 8+ 3 es posible que esto interese en algún momento Call EnviarCorreo (Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, objArgs(0)) ' borrar todos los ficheros temporales 'WshShell.Popup "Proceso de generacion y envio acabada." & vbcrlf & vbcrlf & "Filename:" & vbtab & vbtab & objArgs(0) & vbcrlf, SecondsToWait, AppTitle, 0 Call BorrarFichero(objArgs(0)) Call BorrarFichero("logcorreo.txt") ' Borro el log de lo que genera sendemail

Modificaciones del programa
El programa puede enviar por gmail (no se recomienda) se puede saturar la cuenta de envío de gmail Se necesitan saber los siguientes datos y modificar en el código del programa Servidor de correo (debe tener acceso el pc que ejecuta el programa) Cuanta en el servidor para hacer el envío Destinatario del correo electrónico Contenido del asunto a enviar Contenido del mensaje a enviar Las últimas líneas sirven para borrar los pdf que acabamos de generar y no tener información duplicada No he estimado oportuno generar un log de la aplicación Cada vez que se genera un envío sale durante el envío del mismo una pantalla en negro 8así el usuario sabe que el sistema ha hecho algo

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He creado en el código una función para probar con gmail (donde básicamente se añade el parámetro -o tls=yes y se quita el campo responder a Hacer una llamada a esa función en vez de que envía correo y ya estará funcionando gmail como servidor de correo.

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