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diagrama de flujos

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Diagram as de Flujo

Introducción

El diagrama de flujo además de ser una representación gráfica es la secuencia o rutina simple que tiene como finalidad facilitar la comunicación entre personas. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su nombre lo dice representa el flujo de información de un procedimiento. Existen varios tipos de diagramas de flujo para: Ingeniería, Software, Datos, en este trabajo se estarán presentando los elementos para crear un Diagrama de Flujo de Procesos, como los utilizados en nuestras oficinas e inclusive a nivel institucional.

La expresión de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado para la institución. pues la representación gráfica de los mismos permite que sean analizados por los que tienen a su cargo su realización y además por otros actores interesados. .Diagramas de Flujo o Flujogramas Un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de acciones rutinarias. son representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas o pasos de un proceso. los cuellos de botella. Se identifican los pasos redundantes. y la interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a cabo. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operación. y los puntos de decisión. los conflictos de autoridad. En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones públicas y privadas. las responsabilidades. los flujos de los reprocesos.proveedor y las transacciones que en ellas se realizan. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. · Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce más fácilmente los dibujos que la escritura en prosa. facilitando a los empleados el análisis de las mismas. · Muestran las interfaces cliente . · Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. los diagramas de flujo o flujogramas. quienes podrán aportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos. cuando se realizan mejoras en el proceso. Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos encontrar: · Favorecen la comprensión del proceso/procedimiento al mostrarlo como un dibujo. la secuencia lógica en que estas realizan.

Los flujogramas pueden usarse para examinar los procesos para el flujo de pacientes. establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos. de manera que otra persona pueda reemplazarlo. Esta herramienta ayuda también a buscar los elementos clave de un proceso. el flujo de información. sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo. · La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor. y para generar hipótesis sobre las causas. pues el proceso que representa está disponible para ser analizado. los procesos de atención clínica o las combinaciones de estos procesos. · Facilitan a los funcionarios el análisis de los procedimientos. los diagramas de flujo se usan para identificar los miembros adecuados del equipo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. el flujo de materiales. mostrando gráficamente quién proporciona insumos o recursos y a quién van dirigidos. no sólo por quienes lo llevan a cabo. identificar las áreas para mejorar o hacer más eficientes. y de apoyo cuando el titular responsable del procedimiento se ausenta. · Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los procedimientos. Además. Cuando se usa El diagrama de flujo sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse. El trazado de un flujograma establece la comunicación y el conocimiento general del proceso. debido a que su uso contribuye en con el desarrollo de una mejor gestión institucional. a la vez que se delinea claramente dónde termina un proceso y dónde empieza el próximo.Así mismo esta herramienta es de gran utilidad para una organización. · Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios. en aspectos como: · Muestran de manera global la composición de un proceso o procedimiento por lo que favorecen su comprensión al mostrarlo como un dibujo. identificar quién proporciona insumos o recursos a quién. . así como las responsabilidades y los puntos de decisión.

analizar el flujograma junto con el grupo para ver si el grupo está contento con su labor. cómo debe hacerlo “Registros ". Preguntar a otras personas que participen en el proceso si creen que refleja lo que hacen. no las analice a esta altura. Se trata de la única manera de ver lo que puede mejorarse o lo que tiene que mejorarse. se irá rellenado una "plantilla" en la que se indica: “Qué ". mismos que sirven de guía para su diseño. para las actividades en que se considere necesario. se empezará identificando qué actividad. Aquellas áreas o aspectos que no estén claros pueden representarse con el símbolo de una nube (para implicar un área dudosa) y aclararse más adelante. Construcción de los diagramas La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de pasos. o en su caso actividades. Hacer un análisis para comprobar si los pasos siguen un orden lógico. Luego se determinará la actividad. que es lo que se hace “Quién ".Cómo se usa Para hacer el diagrama. inmediatamente posterior o posteriores. información o producto inicia el proceso: este hecho irá dentro de un rectángulo de aristas redondeadas. quién lo hace “Cuándo " debe hacerlo “Cómo ". Los pasos y los puntos o momentos decisivos del diagrama de flujo deben reflejar el verdadero proceso (lo que en realidad se hace). hecho. pero no se deje de anotarlas para usarlas en el futuro. estos se presentan a continuación: . los registros y/ o documentos que se hayan generado y que nutren la siguiente actividad. Si se generan ideas para efectuar mientras se elabora el flujograma. Después del transcurrido de un día o dos. A medida que se realiza el diagrama.

o sea diagrama de flujo. · Una vez que se han delimitado los procedimientos. Denominación del sector responsable del procedimiento. se procede a la identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico. Criterios para el diseño de los diagramas de flujo Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios: · Encabezado del diagrama de flujo. previendo así la omisión de pasos relevantes. la presentación de las dos ramas posibles correspondientes se identifica con los términos SI/NO. . es recomendable hacer una revisión del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado. Denominación del proceso o procedimiento. este debe contener la siguiente información: • • • • Nombre de la institución. ya que esto permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar. Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de decisión y desarrollarlos en forma de pregunta. · Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos. considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente. Título. · Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quién lo empleará. · Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo conforman.· Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso. · Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico.

en ella debe considerase: • Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace. evitando el uso de muchas palabras. cuándo hace y dónde hace cada paso. puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama. • Simbología utilizada y su significado. . cómo hace. • No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo. • Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables. • Las líneas deben ser verticales u horizontales. enumerar y emplear los conectores correspondientes. • Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida. • Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible. • Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha. pues para recordar los pasos de un procedimiento. • Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad. Estructura del diagrama de flujo. • No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. nunca diagonales. pero completas. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.• Fecha de elaboración. • Deben utilizarse frases cortas. deben seguirse estas recomendaciones: • Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama. • Cada flecha representa el flujo de una información. • Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida. Descripción narrativa del diagrama de flujo. • En el caso de que el diagrama sobrepase una página. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución. • Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. • Nombre del analista que realizó el trabajo. preciso. a excepción del símbolo inicial y final.

transporte. Controla. control. • Deben evitarse. ayudar en la capacitación del personal y racionalizar el trabajo. . etc.• Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular. Por ejemplo: Recibe. el espacio recorrido para la ejecución y el tiempo invertido. en lo posible. Remite. Es un gráfico en donde existen columnas y líneas. espera y archivo). estas dos últimas son opcionales de inclusión en el diagrama de flujo. los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido. En las líneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina. del tiempo presente indicativo. Archiva. Este tipo de diagrama es extremadamente útil para armar un procedimiento. Tipos de Diagramas Existen tres tipos de diagramas de flujo o flujogramas: Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. En las columnas están los símbolos (de operación.

este diagrama facilita la visualización de los sectores de una organización que intervienen en un procedimiento determinado. Aunque su elaboración resulta más compleja que la del diagrama vertical. y es bastante común que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y así poder comparar la distribución de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo. además. sin embargo la secuencia de información se presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar a las personas. permite una .Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos símbolos que en el diagrama de flujo vertical. unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina.

Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores.mejor y más rápida comprensión del procedimiento por parte de los usuarios. cada cual con su significado. . Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la utilización de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del mismo. y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico. Diagrama de flujo de bloques: Este es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques encadenados entre sí.

.

Frecuentemente los símbolos que se utilizan para el graficar flujogramas se someten a un proceso de normalización. . En este contexto. así como definir reglas claras con respecto a la aplicación de estos. son diseñados para que su interpretación sea universal. se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo. es decir. La ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan. diversas organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo. la ciencia. en el trabajo de diagramación administrativa es limitada. la práctica de la ingeniería mecánica y multidisciplinaria y las ciencias relacionadas en todo el mundo. a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología. la simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y es escogida según criterio discrecional de cada institución. Asimismo. lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. cada uno de ellos tiene un significado diferente. Los principales valores de ASME están arraigados en su misión de posibilitar a los profesionales de la ingeniería mecánica a que contribuyan al bienestar de la humanidad.Simbología El lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto de símbolos. No obstante lo anterior. para asegurar la interpretación unívoca del diagrama de flujo resulta necesario el diseño y escogencia de determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso. Al normalizar o estandarizar el uso de estos símbolos. siendo las más reconocidas y utilizadas las siguientes: American Society of Mechanical Enginners (ASME) La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos –ASME por sus siglas en inglés-. fue fundada en 1880 como una organización profesional sin fines de lucro que promueve el arte. porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.

American National Standard Institute (ANSI) El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense –ANSI por sus siglas en inglés. .es una organización privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalización voluntaria y las actividades relacionadas a la evaluación de conformidad en los Estados Unidos.

comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. por lo tanto. . no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país. International Organization for Standardization (ISO) La Organización Internacional para la Normalización –ISO por sus siglas en inglés. de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación. comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional.con el propósito de representar los flujos de información. Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias.El ANSI ha desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos –EDP.

son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad". que esté orientada a la producción de bienes o servicios.La Norma ISO 9000 establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar un diagrama de flujo. . siempre enfocada a la Gestión de la Calidad Institucional. Se componen de estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de auditoría. que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática.

la industria. El DIN establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar un diagrama de flujo. Elabora. en cooperación con el comercio.El Instituto Alemán de Normalización (Deutches Institut fur Normung e. .V – DIN) El Instituto Alemán de Normalización –DIN por sus siglas en inglés. igualmente enfocado al tema de calidad. estándares técnicos (normas) para la racionalización y el aseguramiento de la calidad. la ciencia.es el organismo nacional de normalización de Alemania. los consumidores e instituciones públicas.

pero existen organizaciones que han optado por esta técnica para diagramar sus procesos.Símbolos del Flujograma de Ingeniería de Operaciones Administración y Mejora de la Calidad del Proceso (DO) y de La simbología DO no es una técnica que sea común para representar procesos rutinarios en instituciones públicas o privadas. .

. Consejos para la construcción de un diagrama de flujo Tratar de elaborar un borrador preliminar de una sola vez. Al igual que la técnica anteriormente citada. para luego volver a él y efectuar los ajustes necesarios.Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de Yourdon-De Marco y Gene & Sarson. si duda qué decisión tomar con respecto a un símbolo o un recuadro. dibujar y cortar los símbolos antes y colóquelos sobre la mesa. la simbología DIF es una técnica que no se utiliza frecuentemente en campo administrativo. sin embargo se han encontrado algunos casos de organizaciones que la han utilizado para representar sus diagramas de flujo. use el símbolo de la nube o escriba una nota y siga adelante”. Para evitar tener que borrar y tachar ideas que surjan. De ésta manera puede efectuar cambios sin problemas con sólo mover los símbolos a medida que el grupo va aclarando el proceso. Usar la regla de los cinco minutos que dice lo siguiente: “no deje pasar cinco minutos sin poner un símbolo o un recuadro.

la forma de desglosar cada uno de los pasos generales). usarlos cuando aquellas personas que trabajan en el proceso tienen que tomar una decisión que afectará la forma en que proseguirá el proceso. Una vez que se ha construido el flujograma para representar la forma en que funciona el proceso.Al usar símbolos de decisión. Al tratar de decidir el grado de detalle con que se preparará el flujograma (es decir. cuando el resultado de la decisión o pregunta sea SÍ. Por ejemplo. la persona recurrirá a otra serie de pasos. Análisis de los flujogramas detalladas para identificar las áreas problemáticas. Por ejemplo. la persona seguirá una serie de pasos y si el resultado es NO. se deben estudiar las potenciales áreas problemáticas o los aspectos a mejorar haciendo uso de algunas de las siguientes técnicas: • Fijarse en cada símbolo de decisión: ¿Se trata de una actividad que permite ver si todo funciona bien? ¿Es eficaz? ¿Es redundante? • Estudiar cada ciclo que indica que se vuelve a repetir una actividad: ¿Este ciclo de repetición del trabajo evita que el problema se vuelva a presentar? ¿Las reparaciones se llevan a cabo mucho después del paso en el que se produjeron los problemas? • Fijarse en cada símbolo de actividad: ¿Es este paso redundante? ¿Agrega valor al producto o servicio? ¿Es problemático? ¿Se pueden evitar los errores en esta actividad? • Fijarse en cada símbolo de documentación o base de datos: ¿Es necesario? ¿Está actualizado? ¿Hay una sola fuente de . el símbolo de espera no es necesario si el flujograma no se relaciona con las esperas. hay que tener en cuenta el propósito del diagrama de flujo. Tener presente que el diagrama de flujo no tiene por qué incluir todos los símbolos posibles. Los pasos que no afectan a las esperas pueden mantenerse en términos amplios (sin demasiado detalle). Fijarse en lo que está escrito adentro del símbolo de decisión de manera tal que las respuestas sean SÍ o NO. Por ejemplo. para que el flujo del diagrama sea lógico. un flujograma destinado a entender mejor el problema de las largas esperas tendría que desglosarse en forma detallada solamente en aquellos pasos que pudiera afectar a las esperas.

¿Sigue un flujo lógico? ¿Hay aspectos o lugares confusos que no conducen a nada? ¿Hay flujos paralelos? ¿Hay algún fundamento para ello? .información? ¿Se puede usar esta información para controlar y mejorar el proceso? • Fijarse en cada símbolo de espera: ¿Qué aspectos complejos o problemas adicionales ocasiona esta espera? ¿Cuánto dura la espera? ¿Podría reducirse? • Estudiar cada transición en la que una persona termina su parte del proceso y otra persona inicia la suya: ¿Quién participa? ¿Qué puede salir mal? ¿El producto o servicio intermedio responde a las necesidades de la siguiente persona del proceso? • Estudiar todo el proceso en general.

Su utilización en estos ámbitos es tan importante. bien distribuida en las personas. debido a que permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada. . o sea. sin sobrecargo para algunas mientras que otros trabajan con mucho desahogo.Conclusiones En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

Haga participar a aquellas personas que conocen el proceso. . Analizar de que el diagrama de flujo aborde realmente el problema identificado. no el ideal. Un diagrama de flujo debe reflejar lo que sucede realmente.Recomendaciones • • • Los flujogramas deben reflejar siempre el proceso real. ya sea mientras se elabora el flujograma o para que lo revisen y analicen una vez terminado.

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