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ESTUDIO, ANALISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

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Published by: Ernesto Alonso Montes Barraza on Apr 04, 2011
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ESTUDIO, ANALISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA: Es la disposición y orden de las partes dentro de un todo. PROCEDIMIENTOS: es una serie de pasos seleccionados en el trabajo de oficina por lo general ejecutados por mas de una persona que constituyen una forma reconocida y aceptada de ejecutar toda una fase principal de la actividad de una oficina.GENERAL DE LA EMPRESA DEBEN ESTAR A CARGO DE LA DIRECCION SUPERIOR QUE ES LA ESTA EN CONDICIONES DE CONOCER LAS NECESIDADES TOTALES COMO TALES PROCEDIMIENTOS DETERMINAN LA FORMA DE TRABAJAR DE TODA EMPRESA DEBEN SER MUY DETALLADO . LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE REFIEREN ALA ACTIVIDA .

ACTIVIDADES METODOS SECUENCIA COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL FORMAS AREA DE RESPONSABILIDAD ESTRUCTURA DELOS PROCEDIMIENTOS RELACIONES DE COORDINACION DE AMBITO DE COMPETENCIA POLITICAS DE OPERACIÓN DE CONTROL DE DECISIÓN ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS .

‡ Objetivos secundarios A) Eliminar operaciones combinándolas entre si o suprimiéndolas.OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS ‡ El objetivo principal es simplificar los métodos de trabajo así como eliminar operaciones y papelería innecesaria con la finalidad de reducir los costos y dar fluidez y eficacia alas actividades. . B) Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficiencia C) Eliminar envíos y demoras innecesarios o reducirlos a un mínimo.

‡ F) Eliminar el zigzagueo (en el retorno de un paso a su punto de partida antes de seguir a delante) .‡ D) Centralizar las inspecciones para considerar el control interno ‡ E) Eliminar embotellamientos para evitar cuellos de botella (amontonamiento difícil fluidez de tramites).

ELEMENTOS ESTRUCTURALES DE UN ORGANISMO SOCIAL .

ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS .

EJEMPLOS PRACTICOS .

CONCEPTO DE DIAGRAMA DE FLUJO ‡ Un Diagrama de Flujo representa la esquematización gráfica de un algoritmo . Su correcta construcción es sumamente importante porque . el cual muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema . a partir del mismo se escribe un programa en algún Lengueje de Programacion .

Identificar quién lo empleará y cómo. Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo. Determinar los límites del proceso a describir.CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO ‡ ‡ ‡ Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término. los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados. Además. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso. Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo: Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. ‡ ‡ ‡ ‡ . Establecer el nivel de detalle requerido. todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término. otras partes interesadas.

listarlas también. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. ‡ Identificar y listar los puntos de decisión. ‡ Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores. .Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: ‡ Establecer el alcance del proceso a describir. ‡ Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos. ‡ Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico. ‡ Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama.

las responsabilidades. y los puntos de decisión. los cuellos de botella. cuando se realizan mejoras en el proceso. los flujos de los re-procesos . los conflictos de autoridad. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Se identifican los pasos redundantes. ‡ ‡ . Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan. facilitando a los empleados el análisis de las mismas.Ventajas de los diagramas de flujo ‡ ‡ Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea.

. ‡ Formato horizontal: En él. el flujo o la secuencia de las operaciones. según su propósito.Tipos de diagramas de flujo ‡ Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones. va de izquierda a derecha. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria. va de arriba hacia abajo.

sino también horizontal.‡ Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto. Registra no solo en línea vertical. distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. ‡ Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. aun para personas no familiarizadas. mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo. . lo que facilita su comprensión.

. ‡ Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento). ‡ Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimentos). ‡ Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión). ‡ Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente). ‡ Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).Simbología y significado ‡ Óvalo: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).

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