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pasos para la construccion de un indicador de gestion

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METODOLOGIA PARA LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE GESTION DEL PLAN OPERATIVO 2.005.

Guía del Participante Son muchas las metodologías utilizadas para formular y construir los indicadores de gestión de una organización, empero, buscando la uniformidad de criterios de las diferentes unidades ejecutoras de la Universidad Experimental del Táchira, se propone a continuación el Modelo desarrollado por el Instituto Venezolano de Planificación (IVEPLAN), el cual puede ser adecuado a los fines institucionales de esta universidad. Esta metodología se fundamenta en el modelo de “Caja Negra” o “Entrada-InsumoProceso-Producto-Efecto-Impacto”. A continuación se presentan con fines didácticos, las siguientes definiciones: Entrada: describe la cantidad de requerimientos de servicios o productos tangibles, formulados por los clientes o usuarios internos y externos de la unidad de análisis. Se refiere a las solicitudes de información, demanda de bienes y servicios, quejas, reclamos, denuncias, etc. Insumo: corresponde al conjunto de recursos requeridos por la unidad de análisis, para dar cumplimiento a los procesos, a fin de atender las demandas de los clientes y usuarios. La calidad de estos insumos incidirá en la calidad de gestión de la unidad de análisis. Proceso: consiste en la transformación de los insumos mediante los procesos establecidos. Producto: corresponden a los resultados de transformar los insumos mediante los procesos establecidos. Efecto: están representadas en las repercusiones inmediatas originadas a través de los productos resultantes. Impacto: se define como el propósito final de la unidad de análisis (una política, un proyecto, un programa, etc.), respecto al entorno donde tiene su incidencia la acción de la organización.

Identificar los clientes-proveedores-competidores CLIENTES Denominación: Bienes o Servicios que demandan: PROVEEDORES Denominación: Bienes o Servicios que provee COMPETIDORES Denominación: 4.durante el año…. Realizar un diagnóstico de la unidad para generar los indicadores: PARÁMETRO A EVALUAR Unidad Objeto de Estudio: Misión: Principales Objetivos: Estructura Orgánica: 3. Identificar el proceso medular PARÁMETRO A EVALUAR Insumos Principales: Productos: Proceso Productivo de la Insumo unidad objeto: Proceso Producto Actividades medulares . 2. Precisar el alcance o área. 1.Pasos a seguir para la Construcción e Interpretación de los Indicadores de Gestión. Primer Paso: definición del objeto de estudio. motivo de evaluación. La unidad de análisis. Ejemplo: Evaluar la gestión de ……. señalando: La actividad a evaluar.por parte de……en la ciudad de……. El lapso de tiempo seleccionado para practicar su evaluación.

por ejemplo: la compra de…) POR LA DIRECCIÓN DE__________ EN EL AÑO___ N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 VARIABLES DEMANDAS INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS EFECTOS IMPACTOS Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: . se formulan un número determinado de variables. Se deben formular tantas variables como sea posible por cada una de las relaciones de entrada. producto. insumo.Segundo Paso: producción de variables. lugar y tiempo. las cuales servirán de base para elaborar los indicadores de gestión requeridos por la unidad ejecutora. tal como se señala en el siguiente ejemplo: “TOTAL DE ______ (sustantivo en plural. por ejemplo: Bolívares)_______ (verbo en pasado. se obtendrá un listado de variables discriminadas por cada uno de los elementos componentes del modelo “Caja Negra”: Se utiliza el modelo “insumo-proceso-producto”. efecto e impacto que correspondan al estudio. por ejemplo: Gastados) EN ___________ (complemento de modo. A partir de la unidad de análisis y utilizando el modelo “Caja Negra”. proceso. para generar las variables que mejor describen la Unidad de Análisis. Para ello se utilizará la siguiente estructura gramatical: 1 Indicación de numeral “de” 2 3 en plural 4 participio pasado 5 circunstancial de (momento) 6 circunstancial 7 circunstancial de modo Preposición Sustantivo Verbo en Complemento Complemento Complemento tiempo de lugar Como resultado de este proceso.

se construye una matriz de resultados donde se pondera cada variable en función de los distintos criterios establecidos. Cuarto Paso: Jerarquización de variables. Cuadro 1. Los parámetros para la definición de criterios de jerarquización de los indicadores. obteniéndose la escala de variables ya ordenadas por su jerarquía. Se jerarquiza a partir del listado de variables (resultado de la producción de variables) considerando los parámetros de eficiencia. Se incluyen: Se excluyen: Como resultado de este proceso de conformará el “Diccionario de Variables”. La definición de la variable representa la reafirmación de los elementos que lo conforman. se procederá a definir: 1. La descripción de las variables representa la delimitación de las fronteras en las que se localiza. eficacia y economía. CRITERIO Economía Proceso RRHH Insumos Eficiencia Activos Tiempo Eficacia Programas Demandas PARÁMETRO Productos CONDICIÓN . debiéndose hacer mención de los componentes que incluye y los que excluye. se debe especificar el significado y la relación de dependencia de las variables. En este sentido.Tercer Paso: definición y descripción de variables. de la unidad de análisis. En este paso. constituyéndose el “manual de referencia” para conocer conceptualmente las variables diseñadas. dado que esto genera uniformidad a la hora de utilizar la variable. Bajo estas premisas.

el cual debe ser aplicado a una muestra de personas seleccionadas sobre la base de su vinculación con la unidad de análisis objeto de estudio. . se calcula para cada criterio la puntuación promedio. El instrumento de medición para la ponderación de los criterios de jerarquización.2. Obtenidos los resultados del sondeo de la medición por muestreo. Cuadro 2. Los criterios de jerarquización de los indicadores. se procede a realizar la ponderación de los criterios de jerarquización. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 CRITERIO GENERAL CONDICIÓN ESPECÍFICA DE CADA CRITERIO Economía en la generación de productos Economía en la realización de procesos Eficiencia en el desempeño de los RRHH Eficiencia en la selección de los insumos Eficiencia en la utilización de los activos Eficiencia en el uso del tiempo Eficacia en el cumplimiento de los programas Eficacia en la satisfacción de las demandas 3. Para ello. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 CRIERIO DE VALORACIÓN (Condición específica de cada criterio) 1 2 3 PUNTUACIÓN 4 5 6 7 8 9 10 4.

según la puntuación obtenida del proceso de ponderación aplicado. Se ordena correlativamente cada uno de los criterios analizados. Cuadro 5. . ORDEN CRITERIO CÓDIGO PESO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 6. para efectos prácticos.Cuadro 3. Se listan las variables generadas mediante el proceso de “producción de variables”. para su jerarquización. Cuadro 4. con indicación del factor de ponderación (peso) correspondiente a cada uno de ellos. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 CRITERIO RESULTADOS Puntos Orden 5. es recomendable redondear los porcentajes calculados. Además. Asimismo. se establece un código de identificación tomando la inicial de cada palabra clave del criterio que se trate.

.. considerando su relevancia respecto a cada criterio de jerarquización..para (o con que)…. Pregunta Guía: ¿Qué relevancia tiene el total de….(variable). Para ello.N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 VARIABLE 7. se formula una “Pregunta Guía” a cada variable respecto a cada uno de los criterios. se procede a asignar puntuación a las variables según una escala de valoración preestablecida. ….…. cuya respuesta dará la valoración buscada. Una vez establecida las escalas de ponderación indicada en el Cuadro 4.(criterio)…? La respuesta podrá ser cualquiera de las señaladas en la escala presentada en el siguiente cuadro: ..

(7.….2. Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio no está determinada por la condición de la variable ni viceversa. Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está determinada por la condición de la variable o viceversa. 1 0 8. Se jerarquizan cada una de las variables del Cuadro 5.n) N° 1 2 3 4 5 6 7 8 PREGUNTA Puntos . pero hay otros factores de mayor peso.1.3. 7.Cuadro 6. formulándose y respondiendo las preguntas guías en función de los criterios expresados en el Cuadro 4. Cuadro 7. pero hay otros factores de peso que también influyen. Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está influida por la condición de la variable o viceversa. generándose así tantos indicadores (y cuadros) como variables existan.. N° RESPUESTA DESCRIPCIÓN DE LA RESPUESTA Puntos 3 2 1 2 Muy Relevante Relevante 3 4 Poco Relevante No es Relevante Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está determinada principalmente por la condición de la variable o viceversa.7. 7.

a partir de la cual.9. Cuadro 9. Se tabulan los resultados en una matriz. La puntuación dada a cada variable en función de los criterios de ponderación. N° CRITERIO Código Peso VARIABLE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 2 3 4 5 6 7 8 * * * * * * * * * * * * * * * * Puntuación Posición ◙ ◙ * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ * Puntos (cuadro 7) x Peso (cuadro 4) ◙ ∑ de los * de cada indicador Numeración indicativa de cada posición . quedan determinados las posiciones definitivas del conjunto de variables ya jerarquizadas. lo que resulta en una valoración individual de cada variable. se multiplica por el peso de cada criterio. N° CRITERIO (Código) 1 2 3 4 5 6 7 8 VARIABLES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 10. según la puntuación obtenida por cada variable: Cuadro 8.

Estas preguntas deben enunciarse de modo tal que su respuesta se pueda expresar en términos cuantificables. a fin de establecer jerárquicamente cual es más relevante frente a la demás con igual puntaje. se utiliza el criterio general como “denominación del indicador”. Cuadro 10. Se realiza a partir de las variables de mayor jerarquía. Además. transformando la condición de cada criterio en pregunta: . que permitan su representación mediante un número. mientras que la condición específica de cada criterio sirve de guía para la formulación del indicador. se debe reflejar en un cuadro el listado de variables ordenadas según su jerarquía final.Cuando dos o más variables obtengan igual puntuación. mediante preguntas formuladas a cada uno de los criterios de jerarquía seleccionados. se debe revisar comparativamente sus valoraciones. es decir. con indicación del puntaje obtenido como resultado del proceso de jerarquización de variables. Por ello. Por consiguiente. Posición 1° 2° 3° 4° 5° 6° 7° 8° 9° 10° 11° 12° 13° 14° 15° 16° 17° 18° Variables jerarquizadas Puntuación ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ Quinto Paso: cuestionario de preguntas para la formulación de indicadores. se utiliza la información contenida en el cuadro 2.

los activos. costo? legales para la elaboración del producto? Eficiencia en el desempeño de ¿En que proporción los RRHH conocen los “los aspectos Eficiencia en la selección de ¿En que proporción los presupuestos de……………están Eficiencia en la utilización de ¿En que proporción esta garantizada la disponibilidad Pregunta Eficacia en el cumplimiento de ¿Cuántos(as)……. proporcionan los indicadores de gestión claves del sistema. Economía en la generación de ¿En que proporción “el producto” se produce al menor los productos.pueden ser utilizados(as) por los las demandas..Cuadro 11.el producto. es importante tener siempre presente la jerarquía de cada indicador. usuarios para satisfacer sus necesidades? orientados a las metas físicas reales? de……. Las preguntas formuladas en el cuadro 11. para descartar aquellos de poca relevancia para el sistema. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 Denominación del Indicador los programas.. En el curso de este proceso. insumos. Eficiencia en el uso del tiempo.. generándose así un cuadro que reflejará el proceso de formulación de esos indicadores: .son requeridos(as) por los usuarios? La respuesta a las ocho preguntas que se formulen. Eficacia en la satisfacción de ¿Cuántos(as)…………. se deben responder a través de los correspondientes indicadores de gestión. los RRHH.…. ¿En que proporción “el producto” se concluye oportunamente? Economía en la realización de ¿En que proporción se cumple……………………? los procesos.donde se…………….

. 1 Xi /Xn (Posiciones) … … … … … … … Luego de realizar el proceso de formulación. … 5 ¿En que proporción “el producto” se concluye oportunamente? … que proporción se 6 ¿En cumple……………………? … 7 ¿En que proporción “el producto” se produce al menor costo? … 8 ¿En que proporción los RRHH conocen los “los aspectos legales para la elaboración del producto? Xi y Xn representan las variables jerarquizadas del cuadro 10.. se puede generar más de un a formula por cada uno de ellos.son requeridos(as) Xi /Xn (Variables jerarquizadas) por los usuarios ser … 2 ¿Cuántos(as)………….Cuadro 12.. N° PREGUNTA INDICADOR JERARQUÍA DE LAS VARIABLES ¿Cuántos(as)…….pueden utilizados(as) por los usuarios para satisfacer sus necesidades? … 3 ¿En que proporción los presupuestos de……………están orientados a las metas físicas reales? … 4 ¿En que proporción esta garantizada la disponibilidad de…….el producto.donde se……………. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR X = Variable jerarquizada Xi Variable jerarquizada Xn X2 = Xз = X4 = X5 = X6 = X7 = X8 = Nota: dependiendo de la complejidad de cada indicador. . se presenta el sistema de indicadores producto de la información resultante del perfil de indicadores: Cuadro 13.….

(14. Esto. Cuadro 14.14. como apoyo a la tarea de seguimiento. control y evaluación de control.2.3…….Sexto Paso: elaboración de perfiles de los indicadores. 14.) Título Número Formula Jerarquía variables Objetivo Pertinencia Rangos Desempeño Causas Variación Correctivos de de de 1° Variable 2° Variable Código Tipo X = Variable jerarquizada Xi Variable jerarquizada Xn Categoría de las Variables Tendencia Niveles de desagregación Repercusiones respecto a otros indicadores Comparación con otros indicadores Fuente de información de los datos Periodicidad de la toma de datos Periodicidad de uso Usuarios potenciales . Se definen algunos aspectos referidos a cada indicador para facilitar su descripción y clasificación.1.

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