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Manual de Archivo y Correspondencia

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1. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones de cada
una de las dependencias.
2. Identificar los valores primarios de los documentos (administrativos, legales, jurídicos,
contables o fiscales).
3. Conformar las series y las subseries con sus respectivos tipos documentales, de
acuerdo con los documentos que conforman esa unidad documental.
4. Establecer los tiempos de permanencia de las series y de las subseries documentales
en cada uno de los archivos, tanto de gestión, central o histórico racionalizando la
producción y garantizando la protección del patrimonio documental de la institución,
desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
5. La valoración documental se debe hacer teniendo en cuenta la frecuencia en la
consulta de los documentos.
Determinar el destino final de los documentos, ya sea para su conservación total,
selección o eliminación.

Elaboración de las tablas de retención documental

Se debe tener como punto de partida las series y subseries que tramita y administra cada
dependencia.

Aplicación de las tablas de retención documental

Se debe hacer una difusión en la entidad indicando:

- la fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento;
- el instructivo de su aplicación; y las
- normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la
tabla de retención documental de cada dependencia.

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