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Manual de Archivo y Correspondencia

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Es la totalidad de la documentación producida y recibida en una institución en el
desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivo
central o histórico de la entidad cuando la documentación es conservada por ella misma,
por ejemplo; Instituto Nacional de Salud; sin embargo, cuando la documentación es
transferida a otra unidad para su conservación, ésta adquiere la categoría de un fondo
más de la entidad que lo recibe y lo conserva.

El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la
entidad productora, por ejemplo; Instituto Nacional de Salud. Sin embargo, cuando la
documentación es transferida a otra entidad adquiere una categoría de un fondo más de
la entidad que lo recibe.

Al organizarse un fondo debe tenerse en cuenta si éste pertenece a una entidad
desaparecida, caso en el que se denomina “fondo cerrado” o a entidades activas,
denominados “fondos abiertos”.

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