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Manual de Archivo y Correspondencia

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Existe la tendencia de confundir las funciones del Área de Correspondencia con las del
Archivo Central y, por tanto, es necesario entender que las actividades que se desarrollan
en cada una son totalmente distintas, aunque se realicen en el mismo lugar y dependan
de la misma unidad administrativa.

El Area de Correspondencia se encarga de controlar la emisión, recibo y distribución de
las comunicaciones oficiales, mediante la radicación de las mismas asignando un número
consecutivo de acuerdo con el orden de recibo y envío, iniciando el primer día hábil de
cada año con el número 001.

El responsable del Área de Correspondencia vigilará el cumplimiento de tales
disposiciones, tramitando solamente la documentación que cumpla las normas que para
tales fines estén definidas. Todas las comunicaciones internas y externas se deberán
distribuir a través del área de correspondencia y se buscará que la primera copia de las
comunicaciones emitidas en las que aparezca el registro de recibo, sea devuelta a la
respectiva dependencia para su incorporación en el expediente correspondiente en los
archivos de gestión. Por ejemplo, el original de la notificación de aceptación de un
contrato va para el destinatario; la primera copia, con el registro de recibido, va para el
expediente y la segunda copia va al consecutivo de correspondencia.

Para facilitar el control de los números de radicación, el Área de Correspondencia podrá
mantener por separado consecutivos de oficios y memorandos por un tiempo mínimo de
dos años o los que de acuerdo con los análisis del Comité de Archivo resulte prudente
para el Instituto Nacional de Salud, con el fin de facilitar el control en la recepción y
distribución de las comunicaciones oficiales.

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Conceptos básicos

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