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LA BITACORA

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LA BITACORA.

DEFINICION:

En construcci6n, la bitacora de obra es una libreta que forma parte del contrato. Se utiliza para anotar en ella cualquier situaci6n que se presente durante el desarrollo de los trabajos de construcci6n que sea diferente a 10 establecido en los anexos tecnicos de contrataci6n.

Diciendolo en otras palabras, se anota en ella todo 10 que resulte distinto a 10 previsto a la firma del contrato, por ejemplo: en caso de existir una escasez de cemento, habria que anotarlo en la bitacora, ya que afecta el programa de obra al no poderse avanzar en colados, en caso de ocurrir, debera anotarse tarnbien un alza imprevista en el precio del acero, ya que ello tendra repercusiones al incrementar los costos originales; se anotaria tarnbien un cambio en las especificaciones de un mueble de bane, puesto que quedaria afectada la calidad del producto. Estos ejemplos nos muestran situaciones que afectan los resultados al modificar las condiciones sobre las que se estableci6 el pacto entre quien encarga la obra y quien la ejecuta.

Anotaciones como las descritas en el parrafo anterior pueden provenir de cualquiera de las partes que firman el contrato, ya que ambas tienen tanto el legitimo derecho como la obligaci6n de hacerlas.

La funci6n mas importante de la bitacora para el supervisor, es la de construir una herramienta de control. De hecho, es esa la principal raz6n por la que fue creada. Permiten mantener las riendas que controlan el avance de la obra y obtener los resultados preconcebidos.

TEORIA SOBRE EL usa DE LA BITACORA DE OBRA.

Hemos serialado que la bitacora forma parte del contrato de obra, por consiguiente, al termino de los trabajos de construcci6n, el contenido de la bitacora complementara los terminos y condiciones establecidas tanto en el texto del contrato, como en los anexos tecnicos que son asimismo parte integrante del contrato. Hemos dicho y ahora reiteramos que la bitacora es el instrumento por excelencia para ejercer el control de la obra a nuestro cargo. Esta gran virtud lIeva implicita tarnbien una gran responsabilidad, sobre la cual el supervisor debe tener plena conciencia. Cada uno de los asientos en la bitacora es importante. Es posible que muchas de las notas no representan consecuencias posteriores, pero nunca podremos saber en ese momento cual de elias van a convertirse en significativas. Por 10 tanto, debemos cuidar la elaboraci6n y el contenido de todos

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los asientos sin excepci6n. Te6ricamente, la bitacora de obra es un medio oficial y legal de comunicaci6n entre las partes que firman el contrato. Esta vigente durante el desarrollo de la obra y su ultimo objetivo es el de oficializar todos los elementos que integraran el finiquito del contrato, un instrumento que, a su vez, trata de la realizaci6n de costos reales autorizados que determinan el valor final de la obra misma. Es fundamental comprender esta teoria, ya que de ahi partira la posibilidad de un manejo adecuado y profesional de todo el proceso constructive, con todas las ventajas y conveniencias que representa para el ejecutor, el contratante y para la calidad del producto terminado.

Dada la seriedad que debe tener la bitacora, su usa debe limitarse a asuntos importantes relacionados con la obra. Desgraciadamente ocurre con demasiada frecuencia que se utilice como una especie de "buz6n de quejas" anotando en ella asuntos no solo intranscendentes, sino de caracter personal.

FORMATOS DE BITAcORA DE OBRA

Los podemos clasificar en tres tipos:

En el primer tipo encontramos el formato disenando e impreso conformarme a las necesidades de una instituci6n, una dependencia, 0 una empresa que contrata obra regularmente. Estas libretas, por 10 general ya tiene el nurnero de copias que son necesarias de acuerdo a las necesidades particulares, e inclusive esta indicado el destino de cada una de dichas copias por ejemplo: departamento de construcci6n, delegaci6n regional, jefatura de zona.

EI segundo tipo son los formatos que se encuentran a la venta en las papelerias especializadas.

EI tercer tipo serian los formatos improvisados.

DE LA FORMA DE LA BITAcORA

EI formato de la bitacora se ajustara a las necesidades de cad a proyecto pero en todos los casos debera cumplir, como minima con 10 siguiente:

-/' Utilizar una bitacora por cada contrato.

-/' La bitacora de la Obra consistira en una 0 mas libretas de pastas duras y

resistentes. En la pasta principal aparecera el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el area responsable de la ejecuci6n de los trabajos, sequn sea el caso, el nurnero del Contrato, la

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Descripcion de la Obra y la identrticacion Bitacora de Obra y un Renqlon para el nurnero de libreta .

./ Las primeras hojas incluiran una guia de uso de la bitacora de obra, la cual no ira foliada .

./ Cad a libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra 0 supervision, en su caso .

./ Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nurneros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicara el nurnero del Contrato de que se trata .

./ Las hojas de copias deben ser desprendibles no asl las originales que perrnaneceran fijas en la libreta de la Bitacora, La primera copia desprendible debera ser para el Contratista 0 su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra 0 el Supervisor, en su caso .

./ EI primer folio de la primera libreta debera iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacion del uso de la bitacora .

./ EI contenido de cada nota debe precisar: nurnero, clasiflcacion, fecha, descripcion del asunto, ubicacion, causa, solucion, prevencion, consecuencia economica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atencion, asl como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

REG LAS GENERALES PARA EL USO DE LA BIT ACORA

La residencia de obra y la supervision, asl como el contratista deberan observar las siguientes reg las generales para el uso de la bitacora.

APERTURA

Su apertura se hara previamente al comienzo de los trabajos y debera iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como minimo 10 siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teletonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteristicas del sitio donde se desarrollaran. asi como la inscripcion de los documentos que identifiquen oficialmente al personal tecnico que estara facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilizacion de la bitacora, indicando a quien 0 a quienes se delega esa facultad.

Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se debera de anotar como minimo 10 siguiente:

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Nombre de la dependencia, que supervisara la obra, indicando la direcci6n del proyecto, activo 0 la regi6n a la que pertenece.

Nurnero del contrato.

Titulo de la obra y su localizaci6n. Nombre 0 raz6n social del contratista.

En el caso de supervisi6n por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisi6n.

Nombre, firma, direcci6n y telefono del residente 0 supervisor.

Nombre, firma, direcci6n y teletono del superintendente de construcci6n del contratista.

Nurnero del proyecto 0 su equivalente.

Nurnero de partida presupuestal. Importe del contrato.

Plazo de ejecuci6n de la obra.

Fecha de iniciaci6n programada. Fecha de terminaci6n programada.

Valor y fecha programada de los anticipos.

NUMERACI6N Y FECHADO DE NOTAS.

Todas las notas deberan numerarse en forma seriada y fecharse (en el dia en el que se efectue el asiento) consecutivamente respetando sin excepci6n el orden establecido; cerrandolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construcci6n del contratista.

REDACCI6N Y ESCRITURA.

Las notas 0 asientos deberan efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carb6n 0 auto reproducible para las copias.

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ERRORES

Cuando se cometa algun error de escritura, de intenci6n 0 redacci6n, la nota debera anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el nurnero consecutive que Ie corresponda y con la descripci6n correcta.

TACHADURAS Y ENMENDADURAS.

Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, sera nula.

SOBRE POSICIONES

No se debera sobreponer ni afiadir texto alguno a las notas de bitacora, ni entre renglones, rnarqenes 0 cualquier otro sitio, de requerirse, se debera abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.

INUTILIZACI6N DE ESPACIOS

Se deberan cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse eillenado de las mismas.

RETIRO DE COPIAS.

Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bltacora, lIena(s) la(s) hoja(s) 0 cancelados los renglones correspondientes, los interesados pod ran retirar sus respectivas copias.

VALIDACIONES

Se podran validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refiriendose en notas de bitacora el contenido de los mismos 0 bien anexando copias.

FRECUENCIA Y CANTIDAD DE NOTAS.

Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato.

COMPROMISO DE USO.

EI compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, debera utilizarse la bitacora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuesti6n.

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ANOTACIONES DE LA SUPERVISI6N

Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, 0 la recepcion satisfactoria de la obra. A continuacion se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitacora, en forma enunciativa, mas no limitativa:

Relativas a los documentos de la obra

./ Constancia de entrega al contratista de los pianos, instrucciones 0 especificaciones de la obra .

./ Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, sclicitandole el programa .

./ Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

Relativas al plazo y programa de la obra

./ Modificaciones del programa de obra .

./ Estado del tiempo que influya en la obra .

./ Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa .

./ Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo .

./ Cuando se efectuen cambios en especificaciones de ingenieria y alcances . ./ Cuando el inmueble en que debera ejecutarse la obra, 0 la informacion, 0

los accesos necesarios para realizar el trabajo, no esten disponibles . ./ Atraso en la contestacion de aclaraciones .

./ Atraso con respecto a la entrega de ingenieria y/o especificaciones . ./ Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar.

Relativas a la ejecucion de la obra

./ En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra .

./ 6rdenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones periodlcas, asi como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones .

./ En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de Ilegada, instalacion, interconexion y pruebas .

./ Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de Ilegada, asi como su estado, comparado con 10 sefialado en el contrato.

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0/ 6rdenes de correccion por defectos de obra. 0/ Equipo descompuesto 0 inapropiado.

0/ Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

0/ Condiciones de inseguridad, daiios al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) areats) de trabajo.

0/ Accidentes presentados en la obra.

0/ Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades crlticas, enunciando razones y/o motivos asi como su terrninacion.

0/ Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.

0/ Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicaran, de acuerdo al contrato.

0/ Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.

0/ Constancia de la fecha de recepcion de las estimaciones presentadas por el contratista 0 su representante para su revision.

0/ 6rdenes de suspension de la obra, si es el caso, indicando la causa y ordenes de reiniciacion de la misma.

0/ Constancia de devolucion de los materiales sobrantes a los almacenes de

producto de modificaciones y cancelaciones. 0/ Cambio de supervisor.

0/ Cambio de representante del contratista.

0/ Fecha de la puesta en operacion y fecha del acta de recepcion de la obra.

Sobre anotaciones hechas con anterioridad

0/ Avisos de incumplimiento de ordenes dad as al contratista

0/ Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista 0 su representante.

0/ Cancelaci6n 0 cambio de ordenes 0 instrucciones.

ANOTACIONES DEL CONTRATISTA 0 SU REPRESENTANTE.

Observaciones en relacion a las ordenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucion de la obra 0 modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuaci6n:

Relativas a los documentos de la obra

• Solicitudes de inforrnaci6n faltante, licencias, permisos, liberaci6n de bancos 0 trarnos, estudios de factibilidad, pianos 0 croquis de la obra y

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cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.

• Acuse de recibo de pianos, especificaciones y croquis de la obra.

Relativas al plazo y programa de la obra:

• Acuse de recibo de ordenes relativas al programa de obra, 0 modificaciones al mismo.

• Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampllacion de plazo y/o modificaciones del programa de obra.

• Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervision sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.

Relativas a la ejecucion de la obra

• Acuse de recibo u observaciones de ordenes de la supervision relativas a correccion de defectos, procedimientos de construcci6n y suministro de personal, equipo y materiales.

• Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debia entregar, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del representante del contratista, se aparten de 10 previsto en el contrato.

• Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales 0 extraordinarios que generen cam bios 0 modificaciones al respecto.

Recomendaciones especiales

Instrucciones que deben referirse en la bitacora

• Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicacion de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisi6n.

Seguimiento de notas e indicaciones

• Debe darse seguimiento a las notas 0 indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.

Cuando aplique, lIevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el articulo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

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CUSTODIA.

Sera responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y

DURANTE LA EJECUCI6N DE LA OBRA

Desde la fecha de iniciacion, la bitacora debera estar permanentemente en la obra a la disposicion del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas as; como para revision de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados.

EN SUSPENSIONES DE LA OBRA POR CAUSAS DIVERSAS

AI presentarse una suspension de la obra por afectaciones, cierre de accesos ylo secuestros de instalaciones, equipo 0 maquinaria, el supervisor de la obra debera considerar la situacion para determinar si recoge la bitacora, en cuyo caso se llevara a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra.

AL TERMINO DE LA OBRA 0 POR SUSPENSI6N DEFINITIVA

AI terminarse la obra 0 suspenderse en forma definitiva, la bitacora sera entregada a la oficina de que resguarda el contrato original, para su custodia.

CIERRE DE BITAcORA.

Sera con una ultima nota especial, en la que se dara por finiquitada la relacion tecnica de campo. Despues se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizandolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervision se anexa al finiquito de la obra.

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REGLAS DE LA SUPERVISION.

ORDENES.- EI uso mas frecuente que el supervisor hace de la bitacora de obra es para ordenar al supervisor 10 que debe realizar, sobre todo cuando, por cualquier motivo, es menester ejecutar procedimientos distintos 0 utilizar materiales diferentes a los serialados en el proyecto ejecutivo. Tambien es frecuente ordenar la aceleracion de un proceso que se retrasa en cuanto a su tiempo 0 secuencia de ejecucion. Consideramos conveniente aclarar que el supervisor nunca solicita, pide 0 mucho menos suplica por medio de la bitacora. Cualquier palabra diferente a "ordenar" representa una distorsion a la funcion que desemperia y no debe usarse, aunque se hieran susceptibilidades.

CERTIFICACIONES.- En la libreta de bitacora el supervisor debe certificar 0 dar la fe de situaciones 0 del cumplimiento de ordenes por iniciativa propia 0 a solicitud del contratista. Recomendamos que siempre que se certifique algo es porque se tiene seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitacora. No esta permitido equivocarse cuando se esta actuando practicamente en calidad de notario.

AUTORIZACIONES.- Es frecuente que la supervision de autorizaciones por conducto de la bitacora. De hecho debe hacerse rutinariamente sobre aspectos criticos, como son autorizaciones de colado de concreto, compactaciones de rellenos, bancos de nivel, trazos para la fijacion de vertices de los inmuebles y de todo aspecto critico de cada proyecto en particular. Este tipo de autorizaciones regula res en el desarrollo de los trabajos, requiere una cuidadosa revision previa para asegurarse de que todo esta correcto.

INFORMACIONES.- Eventualmente, el supervisor utiliza la bitacora para informar al contratista sobre alguna situacion, evento, cambio de personal, visita oficial, revision especial, etc. Cuando sea necesario asentar una nota de este tipo debemos observar como (mica regia el que se anotara en la bitacora unicarnente las informaciones que represente afectacion al programa, al presupuesto 0 a la calidad de la obra.

PREVENCIONES.- Es muy saludable en asuntos de construccion el prevenir situaciones 0 anticiparse a posibles problemas. EI uso de la bitacora por parte del supervisor no debe marginarse de este principio.

CONTROL POR BITACORA DE OBRA.- Este tema que, hemos dicho, es el central desde el enfoque de la supervision, en realidad comprende un poco de todos los temas ya que hemos tratado anteriormente, mas un tanto de 10 suyo propio. EI control entonces ejercera valiendonos de todos los temas sequn las necesidades de cada momento del desarrollo. Cad a supervisor tendra su estilo y

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criterio particulares para aprovechar 10 expuesto dosificando debidamente las opciones. Lo unico que restaria por tratar es el procedimiento que debe observarse cuando nos encontramos con un contratista que se niega a obedecer las 6rdenes 0 hace caso omiso de las mismas. Sobre este tema hem os observado situaciones de todo tipo, pero desgraciadamente abundan aquellas en las que la supervisi6n carece de recursos para manejar el problema, y en no pocos casos termina representando un papel realmente lastimero al quedar atrapado en un juego establecido por el contratista para su propio beneficio. Procederemos a exponer un procedimiento adecuado, pero antes recordamos 0 hacemos saber a los senores supervisores que ante un contratista que se revela contra el orden establecido se debe, antes que nada, conservar la serenidad y actuar inteligentemente.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Toda parte de una orden rutinaria 0 extraordinaria que se Ie da al contratista por medio de la bitacora de obra, precisa para que la orden proceda, que la supervisi6n mencione en la nota un plan razonable para su cumplimiento.

11.- Una vez vencido el plazo concedido y habiendo comprobado que no se atendi6 la orden emitida, procederemos a asentar una segunda nota en la bitacora, haciendo referencia a la primera y concediendo un nuevo plazo, igual 0 menor que la anterior.

Sirnuttanearnente debera informarse del asunto a nuestros superiores. Por ultimo se trata de convencer con amabilidad al contratista para que cumpla con su obligaci6n y nos exprese el motive por el que se resiste a cumplirla. Si en su explicaci6n encontramos argumentos s61idos ylo convincentes, debemos ser razonables y reconsiderar la orden, ya sea para ampliarle el plazo 0 bien para buscar alguna soluci6n al problema en su conjunto para no dejar cabos sueltos. Cuando se presente un caso asi, debemos tener mucho cuidado en que los argumentos sean realmente razonables.

111.- Si lIegase a vencerse el segundo plazo concedido, procederemos a sentar una ultima nota en la bitacora, haciendo referencia a las notas anteriores, culminando a la atenci6n inmediata del problema y senalando una sanci6n en caso de no actuar conforme a 10 ordenado en un nuevo plazo que debera ser, de preferencia, menor al segundo concedido (en caso extremo seran de la misma duraci6n que el segundo). Las sanciones mas apropiadas y efectivas seran las de no autorizar la estimaci6n inmediata, el no conceder prorrogas, y la mas drastica puede ser la rescisi6n del contrato por incumplimiento. Desde luego puede haber muchas otras

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y la que se use dependera de las circunstancias, del tipo de obra y del criterio del supervisor.

Procederemos despues a informar a los superiores y, de comun acuerdo con ellos, se optara por algunas de las siguientes alternativas:

Citar a una reunion urgente al personal tecnico directivo de la constructora para tratar el asunto. Esta reunion debe convocarse para la fecha mas proxima posible y conviene hacerlo, adernas de por via telefonlca, por escrito y con acuse de recibo, y con capias marcadas para el director general de la constructora y para el contratante. En esta reunion se tratara de resolver, por medio de la cordialidad, pero en forma inflexible, el problema. Encontraremos en ella, ademas, ocasion para poner al tanto de los acontecimientos a los directivos de la constructora, los cuales es cornun que no esten al tanto 0 que tengan versiones deformadas de estos problemas de parte de su personal de campo, 0 bien actuan en total acuerdo con ellos.

Indudablemente que la presion ejercida en la reunion motivara un cambio en la resistencia ofrecida. En caso de que hubiera ignorancia de los hechos, se reclarnara al residente su actitud inconveniente y tendra que someterse a la orden establecida en la obra. Adernas, para la supervision, quedara el precedente en contra del residente y, en caso de repetirse un caso de esta naturaleza, quedara expuesto a que se solicite su sustitucion.

La segunda alternativa consiste en el mismo procedimiento, pero por medio de oficios. Esta tiene efectos mas limitados y mas lentos, pero es tarnbien muy uti I y tiene la ventaja de dejar huella por escrito.

REGLAS DE LA RESIDENCIA DE OBRA

1._ SOLICITUDES: la residencia de obra utiliza la libreta para solicitar a la supervision elementos necesarios para ejecutar la obra. Esta forma de uso es mas frecuente por parte del personal de campo del contrato. Tarnbien se comprende ene este tipo de usc, las solicitudes de autorizacion, de certificacion, de constancia, de informacion y de revision, por medio de las cuales el contratista hace peticiones de Visto Bueno de los trabajos que realiza, visto bueno que la serle otorgado, Ie exime de total responsabilidad sobre 10 ejecutado. Y decimos total, porque una vez aceptado por la supervision, la responsabilidad se comparte, aunque el ultimo responsable sequira siendo el contratista. AI menos asl tendra atenuante a su favor.

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2._ACEPTACIONES: en la bitacora, el contratista acepta ordenes 0 instrucciones giradas por la supervision, e implicitamente se obliga a cumplir 10 requerido. Ahora bien, si no esta totalmente en acuerdo en 10 ordenado, tiene derecho a aceptar bajo protesta, pero es necesario que en la nota siguiente exponga los motivos por los que esta totalmente de acuerdo y podra, si 10 desea, solicitar una reconsideracion de 10 ordenado, 0 bien una expllcacion de los motivos que impiden que se atienda a su solicitud.

3._INCONFORMIDADES: en caso de que el contratista este en total desacuerdo con 10 orden que recibe, podra recurrir a asentar la inconformidad. Desde luego que tendra que explicar suficientemente los motivos, ya que la fnconformidad lIeva explicita la solicitud de anulacion,

La supervision esta obligada a contestar ya sea anulando., modificando 0 reiterando la orden. En el ultimo caso debera darse una amplia explicacion de las razones que obligan a la reiteracion.

En el caso de que la supervision no conteste la inconformidad., el contratista podra solicitar respuesta repetidamente y asi tampoco da resultado, tendra opcion de recurrir a un procedimiento como el presentado para la supervision en el puntos de esta relacion, denominado control por bitacora de obra, con la diferencia de que solicitara la reunion en vez de convocarla, y que en caso de no ser escuchado podra recurrir , en ultima instancia, al contratante y la a demanda legal, si el caso 10 amerita y asl 10 considera necesario el contratista en defensa legitima de sus intereses.

En una situacion de esta naturaleza la supervision se vera e graves dificultades si no tiene elementos suficientes y amplios para apoyar su postura, y pero aun si actuo con negligencia e irresponsabilidad al no contestar a la inconformidad.

4._ EXIGENCIAS: en algunas ocasiones el contratista pueden exigir por medio de la bitacora. Estas ocasiones se presentan cuando la supervision, por alqun motivo injustificado, no solo Ie entrega soluciones a problemas concretos de la obra, y debido a esto se retrasan los trabajos lesionando los intereses del contratista por retraso del programa 0 por la provocacion de tiempos muertos que mantengan a los trabajadores inactivos, sin el reconocimiento econornico correspondiente. Lo mismo es aplicable cuando la supervision ah ofrecido oficialmente una solucion y no ha cumplido.

5._ ADVERETENCIAS: existen la posibilidad de que el contratista asiente en la bitacora advertencias cuando se Ie ordene algo que a su juicio pueden acarrear determinadas consecuencias. Tarnbien se puede presentar la ocasion cuando nos

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ele suministre informaci6n 0 elementos necesarios a tiempo, 10 cual pude tener efectos negativos 0 lesivos posteriormente.

Aqui terminamos la exposici6n de las reglas principales sobre el uso regular de la bitacora de obra. La intenci6n ha side incluir en estas reglas las situaciones que se presentan con mayor frecuencia y en caso de ocurrir algo extraordinario, nuestra recomendaci6n es que el supervisor recurra a su coordinador 0 jefe de supervisi6n par decidir el procedimiento a seguir, que sea adecuado a las circunstancias particulares de la obra en cuesti6n y la situaci6n extraordinaria. Nunca actuemos solos cuando los acontecimientos salgan del acuse normal 0 del previsto durante el desarrollo de la obra.

APERTURA DE LlBRETA DE BITAcORA

La apertura de liberta de bitacora se realiza con un primer asiento en el cual se menciona el principio de la relaci6n entre las partes (esto significa que no coincida con el inicio de la obra, ya que regularmente la apertura se efectua dias antes del arranque de los trabajos y en poco s casos, en forma incorrecta pero frecuente, la obra se inicia antes de que se designe los supervisores).

En otras palabras, la apertura de la bitacora indica el inicio de la relaci6n entre los representantes del contratante y el personal de campo de la empresa constructora. De esta manera queda definida la apertura. EI 10 que respecta al contenido de este primer asiento, diremos que en el deben relacionarse los siguientes datos:

Primeramente los datos de las partes: nombres de las empresas, direcciones y telefonos. Despues, los datos indicativos del contrato y su alcance, en la forma descriptiva mas precisan posible.

A continuaci6n una descripci6n detallada del terreno 0 lugar en donde se lIevaran a cabo los trabajos, incluyendo todas las caracteristicas principales y las particulares que se observen y que se considere que pude afectar de alguna manera la ejecuci6n de los trabajos a realizarse. Esta parte de la nota de apertura es muy poco acostumbrada, pero la consideramos fundamental, sobre todo porque protege la primera intervenci6n de la supervisi6n de la obra.

En caso de que la supervisi6n se desine cuando la obra ya ha side iniciada, en este lugar se debe anotar un corte completa de los trabajos ya realizados, haciendo las observaciones pertinentes sobre irregularidades observadas durante la primera revisi6n, quedando asl deslindada nuestra responsabilidad a partir de este momenta.

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La siguiente parte de la nota de apertura debe ser la declaracion de inicio de bitacora. Por ultimo se hara el registro de las personas autorizadas, el cual debe comprender un minimo de dos por cada una de las partes. Como ya hemos mencionado, las mas convenientes son la supervision responsable y su coordinador 0 jefe de supervision, y por la contratista, el residente a cargo del contrato y el superintendente 0 gerente tecnico 0 de construccion.

CIERRE DE BITAcORA

Cuando se ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la entrega de la misma, y cuando ya no queda ningun pendiente, 0 sea que todas las notas sin excepcion han side cerradas, se procede a efectuar el asiento final 0 cierre de la bitacora.

Esta ultima nota debe expresar que por medio de ella se da por finiquitada la relacion tecnica de campo, habiendose cumplido en todo 10 que en ella se consigno. Despues se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizandotas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervision, se anexa al finiquito de la obra, a quien la guardara en su archivo para cualquier aclaracion posterior. Con esto damos por terminada la obra en 10 que a actividades d campo se refiere.

TIPOS DE NOTAS Y EJEMPLOS

Los tipos de notas de bitacora ya han side clasificados en la reglas. En este capitulo haremos un anal isis del contenido que deben tener cada una de las notas sequn su tipo. Iniciaremos este analisis por la nota mas compleja.se trata de a orden de correccion de un elemento que ha side ejecutado con efectos. Primero procederemos a presentar un desglose de las partes que imprescindiblemente debe contener el asiento:

1. CLASIFICACI6N DE NOTA: las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se tratara de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo:" se ordena", en otros casos, "se informa" 0 bien "se certifica".

2. DESCRIPCI6N DEL ASUNTO: a contlnuacion escribimos el asunto que motive la nota. La redaccion tipo seria, por ejemplo: la reparacion de la asita de 10 losa, 0 la substitucion del plano. Se trata en esta parte de expresar el motive de la orden que se emite.

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3._ UBICACION: consiste en mencionar la ubicaci6n del elemento al que nos referimos. Lo delicado de esto parece cuando se trata de u elemento repetido muchas veces, por ejemplo, trabes y muros. Por 10 reiterativo de la menci6n de estos elementos es precise mencionar su ubicaci6n con datos suficientes para que se pueda localizar sin equivocos.

Por 10 tanto es indispensable indicar la ubicaci6n en forma muy clara de manera que no se presenten en ninguna forma a permitir eludir responsabilidades al argumentarse, por ejemplo: "es que yo habia entendido que era del otro lado", 0 bien "como no esta muy claro", "Yo crei que se trataba del otro edificio", 0 a veces: "pense que era en el tercer nivel y no en el quinto". Para evitar problemas indiquemos con toda claridad. Mas vale exagerar que pecar por falta de datos.

4._ CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuaci6n de la ubicaci6n tenemos que mencionar las causas del problema, en forma breve pero abarcando con precisi6n cales fueron las causa y refiriendo estas a la 0 a las especificaciones 0 pianos que no fueron observados y cumplidos, por 10 cual se motive el error 0 la deficiencia.

Un ejemplo seria: las oquedades en la contra trabe fueron causadas por el uso de agregados de tarnario maximo de 1 cuando que en la especificaci6n del plano estructural, ES-01 dice que el agregado maximo sera de W'. Desde luego que para emitir este dictamen es fundamental haber investigado todo 10 necesario hasta tener la plena y absoluta seguridad de escribir en la bitacora 10 que es absolutamente cierto.

Habra ocasiones en que esta investiqacion nos obligue a consultar al calculista 0 al especialista externo, a los fabricantes 0 a quienes sea necesario hasta conocer la verdadera cauda de la deficiencia y poder emitir el dictamen.

Estos casos extremos pueden presentarse, pero el proceso de investigaci6n se inicia aplicando nuestros conocimientos e interrogando al contratista al respecto y de no encontrar respuestas satisfactorias, en segunda instancia recurriendo a nuestros superiores y al responsable del proyecto y de las especificaciones, y por ultimo a ayudas externas. Lo realmente importante es encontrar las causas.

5._ SOLUCION EXIGIDA: el siguiente paso consiste en anotar la soluci6n que debe efectuarse para subsanar el problema. Para esa soluci6n debemos proceder paralelamente y en forma identica a como la indicamos en el parrafo anterior, con el fin de determinar las causas del problema.

Unicamente ariadiremos que es preciso anotar en la bitacora todos los datos necesarios para su correcci6n. De hecho habremos de generara una

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especiflcacion completa y particular y, si fuese necesario, se hara referencia alas especificaciones generales de la obra.

6._ PLAZO PARA LA SOLUCI6N: inmediatamente despues de la solucion descriptiva, se establece un plazo maximo para su ejecucion. EI plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica al proceso.

Recomendamos anotarlo sefialando una fecha fija. En esta forma sabremos que para esa fecha el problema debera estar resuelto. No recomendamos anotar cantidades al determinar los plazos, es decir por ejemplo: en

Horas 0 para la semana proxima, ya que nos obligamos a hacer cuentas para saber cuando se vence el plazo.

7._PREVENCION: se trata sin duda de la parte mas importante de la nota de bitacora. Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos y podemos afirmar que por medio de ella la supervision crece y cumple realmente sus objetivos, ya que actuando con caracter preventivo es como se presta un servicio eficiente y profesional.

EI espiritu que domina en la accion preventiva del supervisor se fundamenta en la siguiente reflexion: si hemos encontrado un error 0 defecto, hem os investigado las causas y determinado una solucion para subsanarlo, i,Por que no aprovechamos la experiencia y tomamos las medidas necesarias para que no vuelva a presentarse otro caso igual?

Ahorremos dinero, evitaremos perdidas de tiempo, no nos veremos en la necesidad de hacer remiendos y trabajaremos menos, todo en beneficio directo de la obra, del propietario, del constructor y del supervisor.

Como se pude constar, todos los efectos son positives y sanos. Asentar la parte preventiva de la nota de bitacora tiene cierto grado de dificultad, debido a que es necesario meditar la forma en que es mas conveniente realizar el trabajo que nos ocupa, requiriendose analizar el proceso hasta observar ese proceso durante su ejecucion, en busca de elementos que nos permitan perfeccionarlo y racionalizarlo.

Asl mismo es recomendable consultar el respecto con el residente de la obra. Es el quien finalmente sera el responsable de efectuar las modificaciones preventivas y nada seria mejor que el aceptar de antemano y que participe en la elaboracion de la solucion que habra de dictarse.

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8._RESPONSABILIDADES DE LA NOTA Y CONSECUENCIAS ECON6MICAS: la ultima parte del texto de la nota de bitacora corresponde a ser'ialar quien cubrira el costa de las modificaciones, reparaciones, substituciones solo que represente eccnornicarnente la nota misma.

Por 10 general y salvo contadas excepciones, se genera con las ordenes emitidas un costa extra, sobre todo si son reparaciones 0 substituciones. Debe ser'ialarse en la nota quine es el que debe pagar esto.

EI cargo pod ria al contratista si ocurre que por haber observado el plano 0 no haber seguido el procedimiento indicado en las especificaciones, 0 bien por no haber utilizado los materiales indicados en el presupuesto, fue el quien genero el problema, y sera con cargo al contratante cuando se trate de modificaciones a los pianos, especificaciones 0 materiales, inclusive cambios de proyecto, 0 cuando habiendose seguido debidamente las instrucciones de la especificacion y empleado los materiales aprobados, el resultado fue distinto y no es posible lograr 10 que se pidic.

En cualquiera de los casos la supervision debera cuantificar los volurnenes de materiales y trabajo y anotarlos en la bitacora. En caso de tener autorizaciones para todos los conceptos incluidos en cada caso particular, debera anotar tarnbien el costa inicial.

Sobre 10 dicho cabe la posibilidad de que algunos se pregunten "que caso tiene anotar el costo, 0 los elementos del costo, cuando el cargo es al contratista? Hay cierta razon para esta objecion. En realidad no es necesario, pero si queremos lIevar nuestro trabajo con la mayor perfeccion, estos datos no serviran posteriormente para acumularlos y mostrarle al contratista a cuanto asciende el costa de sus errores y defectos, y de esta manera acabaremos con discusiones frecuentes cuando intentan que se les reconozca perdidas porque, argumentan, no era posible construir la obra en cuestion y obtener una utilidad decorosa.

Los datos citados tarnbien nos serviran en caso de que se presentan el improbable caso de que el contratante les reconozca un pago que se habia cargado en su contrato. Como se pude constatarse, hemos dejado la parte del costa al final de la nota de bitacora. No es fortuito. Se precede asl para que cuando se elabora el finiquito se nos facilite el trabajo, en vez de andar buscando el costa entre todos el texto de cada nota, bastara con leer el ultirnos renqlon de cada una.

9._croquis explicativo: se recomienda dibujara en la bitacora uno 0 varios croquis que acompar'ien al texto como auxiliares para mejorara la cornpresion.

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En situaciones especiales pueden ser indispensables dibujar un croquis de tal tamafio que no quepa en la hoja de bitacora. En tales circunstancias es correcto hacerlo en una hoja aparte; se valida despues el dibujo con la firma de cada una de las partes bajo un texto de debe decir: este croquis forma parte de la nota X de

la pagina No. Y de la bitacora de obra del contrato A continuaci6n se Ie

manda sacar las copias necesarias.

Una vez obtenidas se anexan a la bitacora en el sitio respectivo (original y capias), indicando en la nota de bitacora que se adjunta e croquis respective engrapado e esa paqina.

Por el cumplimiento de identicos lineamientos, podemos validar y anexar fotograffas, en caso de requerirse, con la condici6n de tener las reproducciones necesarias y firmar cada una de elias antes de engraparlas a la bitacora.

10._SANCIONES: hem os colocado este tema en decim6 lugar porque solo 10 consideramos cuando las circunstancias nos obliguen. Afiadiremos que cada una de las sanciones debe ser meditada analizando sus posibles efectos secundarios, sus consecuencias y su procedencia legal- es decir si, de acuerdo al contrato, el supervisor tiene facultades para aplicar la sanci6n.

Una vez decidido 10 que hay que anotar, 10 que procede y ya que hemos medido sus efectos, unicamente nos resta redactar correctamente. Con esto pretendemos desalentar el uso de la sanci6n. Sino solo recalcar que se trata de un punto delicado que amerita cuidado en su manejo.

Se comprende que una sanci6n tiene caracter de amenaza y por 10 tanto provoca ataques; mid amos bien el alcance de nuestras facultades antes de provocar un ataque innecesario contra nosotros mismos. Utilicemos este recurso siempre que se justifique.

11._SEGUIMIENTOS: los seguimientos se manejan fuera de la libreta de bitacora. Son indispensables puesto que se han concebido plazos a los que se deben vigilar que se cumplan en la fecha estipulada.

Los seguimientos no competen directamente el residente y 10 mas conveniente es lIevarlos en el diario de obra destinandoles una sanci6n del mismo por medio de un separador que aisle unas cuantas hojas.

En el margen izquierdo de estas anotaremos consecutivamente los nurneros de las notas en las que se otorga alqun plazo. Utilizando un rengl6n para cada una. Seguidamente se describira, en la forma mas breve, el elemento a revisar para tener referencia al contenido de la nota. Finalmente se anota la fecha en que vence el plazo. EI seguimiento se logra cuando adquirimos el habito de leer todas

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las mananas que notas vencen ese dla para verificar su cumplimiento. Si el resultado es positive, escribiremos en la hoja de seguimiento "curnplio" y, a continuacion, el numero de nota de bitacora en el que damos por finiquitado el asunto (nota de cierre).

Este seguimiento, lIevado con orden, nos evita la posibilidad de olvidos cuyas consecuencias habremos de lentamente al termino de la obra, cuando se este elaborando el finiquito.

Los otros tipos de notas de bitacora quedan comprendidos parcialmente en 10 descrito, debido a que se trata de asientos menos complicados. Por ejemplo, una certiflcacion se reduce a considerar los puntos 1, 2,3 Y 9 del anal isis presente, con la particularidad de iniciarse diciendo "se certifica".

Una autorizacion de colado despues de la revision de armados y cimbras es muy simple y pude reducirse a un texto igual 0 similar a la siguiente: se autoriza el colado de losa ubicada en el cuerpo W, tercer nivel de los ejes A y 0 en sentido longitudinal, 3 y 5 en sentido transversal una vez que se revise la cimbra, encontrandose correctos los armados e instalaciones.

Si hubiese fallo men or se indicara diciendo por ejemplo: "antes de iniciar el colado deberan colocarse tres puntales sobre el eje B repartidos proporcionalmente", 0 bien, "antes de iniciar el colado deberan calzar el armado en el primer perimetro del va no para domo central.

Si la falla 0 la carencia fuese mayor y requiera una revision antes de autorizar el colado (por faltarle bastones al armado de la losa, 0 por estar incompleta la colacion de tuberias electricas, 0 por algun otro asunto de importancia que signifique riesgo sobre la calidad del producto), simplemente no autorizamos por bitacora, sino que 10 anotamos en el diario de obra como recordatorio y una vez cumplimos todos los requisitos, entonces autorizamos.

En 10 que respecta a las notas de informacion, el unico requisito consiste en iniciar el texto con las palabras "se informa, 10 cual nos sirve para diferenciar e identificar las notas. En estos casos no existe estructura formal, 10 que se hace es simplemente anotar la informacion.

Despues del anal isis de las notas de bitacora y antes de presentar un ejemplo tipico, queremos hacer una recomendacion tan importante y significativa que podemos considerarla norma fundamental: debido a que no se permite legalmente hacer tachaduras, enmendaduras, borradores 0 superposiciones en la libreta de bitacora, y con el fin de evitar la necesidad de hacer composturas, NUNCA HAY QUE ESBRIBIR DIRECTAMENTE EN LA BITACORA.

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Nuestra sugerencia es anadir otra secci6n a los diaries de obra con paqmas suficientes para anotar en borrador las notas. Ahi si se nos esta permitido agregar y componer todo 10 que se necesite y corregir la redacci6n hasta asegurarnos de que 10 escrito es precisamente 10 que queremos decir. Despues, bastara con copiar esto a la bitacora.

En el caso de que a pesar de las preocupaciones tomadas se cometa algun error en la trascripci6n, esa nota debe anularse, para 10 cual procederemos de la siguiente manera: interrumpimos la escritura en el momento en que cometamos la equivocaci6n, despues utilizando los dos 0 tres renglones inferiores escribiremos la leyenda: "esta nota se anula por tener error" trazando las palabras diagonalmente, con objeto de que destaquen y lIamen la atenci6n. A continuaci6n procederemos transcribir correctamente la nota para firmarles pues, como es obvio, el asiento err6neo no se firma.

Damos ahora un ejemplo de nota de bitacora completa, senalando en cada una de sus partes, entre parentesis y con rninusculas, a que secci6n del anal isis practicado corresponde.

Nota No. "X" se ordena a la contratista (1._clasificacionb de la nota) resanar la arista exterior al frente de la columna tipo k-3 (2.-descripcion de asunto), ubicada en la intersecci6n de los ejes F y 6 del primer nivel del edificio de talleres electrornecanicos (3.-ubicaci6n) que se desprendi6, sequn dictamen del perito oficial de la obra, Ing. Gerardo Gonzalez, debido al retiro prematura de la cimbra (4.- causas del problema).

EI resane habra de efectuarse con mezcla fina demento-arena en proporci6n 1: 1, agregandole aditivo RTY tipo M de la marca ACMME, a rez6n de un litro por kilo de cemento.

Previamente debera limpiarse y humedecerse la superficie y la mezcla se Ie anadira agua suficiente para que adquiera consistencia de pasta. Una vez colocada se Ie dara forma con una lIana y se perfilara la arista con una escuadra de madera fabricada ex profeso a 90 grados para evitar irregularidades 0 abultamientos en los panes de la columna (5.-solucion exigida). Este trabajo debora estar terminado a mas tardar el lunes 18 de abril de 2005 (6.-plazo de soluci6n). (La supervisi6n pasara a revisar el dla 16 de abril). Para evitar que se repita este problema, el contratista debera, de ahora en adelante, esperar 4 dias para retirar las cimbras en las columnas que se elaboren. EI control se lIevara a cabo del a siguiente manera: el contratista se obliga a marcar con pintura roja la fecha del colado en un costado visible de la forja, a la altura de un metro y medio para iniciar. Se anotara la fecha y los ejes que corresponden a esa columna.

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Cuando se cambie la cimbra de lugar se marcar la siguiente posicion y la fecha inmediatamente abajo (7.- prevencion).

La reparacion de hara por cuenta del contratista sin derecho a reclarnacion alguna. EI costa que representa la medida correctiva en bien de la calidad de la obra tambien sera con cargo al contratista y sin incremento a los precios unitarios (debido a que es mas cara la reparacion que la prevencion). (Elementos de costos de la reparaci6n: aquf se anotara una lista con los materiales necesarios, cantidades de estos y mana de obra requerida para los trabajos preventivos, asl como la posible necesidad de aumentar el nurnero de juegos de cimbra. Se remata la nota con la siguiente frase:) Costos a cargo del contratista (8.responsabilidad de la nota y consecuencias economicas)

REGLAMENTO DE LA BIT ACORA DE OBRA

Para cada uno de los tomos de la bitacora se debera reglamentar y validar el uso de este instrumento, precisando como mfnimo los siguientes aspectos, los cuales deberan asentarse inmediatamente despues de la nota de apertura.

DISPONIBILIDAD.

Horario en que se podran asentar notas, el que debora coincidir con las jornadas de trabajo de campo.

FIRMAS.

Las notas de la bitacora deberan ser firmadas por ambas partes. Previendo que alguna de las dos partes no firme, se establecera en la apertura de la bitacora, un plazo maximo para la firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptacion del asunto en cuestion,

Establecer plazo maximo para firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptacion del asunto en cuestion:

INVIOLABILIDAD.

Se debera enfatizar la prohibicion de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, asl sea por el responsable de la anotacion original; y

ACTIVIDADES PERI6DICAS.

Es recomendable regular en las actividades de caracter tecnlco adrninistrativo, 10 relativo a la autorizacion y revision de estimaciones, nurneros generadores, obra

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extraordinaria, asl como 10 relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse.

En este sentido, en la apertura de la bitacora de cada contrato se debera establecer cual sera la docurnentacion soporte de las estimaciones, asl como la indicacion de que si alguno de los documentos que deben acornpariar a alguna estirnacion ha sido previamente entregado por el contratista, sera suficiente con hacer referencia a el en la propia estirnacion, sin que exista la obliqacion de volver a entregarlo.

ARCHIVO DE BITAcORA

Durante tres aries posteriores a la recepcion de la obra, la bitacora se conservara en caja numerada de facil locallzacion en archivo que designe la dependencia que tuvo a su cargo la supervision de la obra.

BITAcORA DE SERVICIOS

Por 10 que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitacora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacion estipuladas en este instructivo.

MARCO NORMATIVO

• Constitucion Politica de los Estados Unidos Mexicanos

• Ley de Obras Publicae y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM).

• Reglamento de la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)

• Politicas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Pubiicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petroleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.

Reglamentacion de la obra por la bitacora

Sirviendonos de la bitacora podemos reglamentar muchas de las labores cotidianas de la obra. Todos los involucrados en esta obtendremos las ventajas que representa el orden y la supervisan saldra particularmente beneficiada al facilitarsele en forma significativa el control de los eventos.

Para lograr esto integramos un reglamento que anotaremos en la bitacora a continuacion del reglamento de la misma que ha sido descrito en el sub-capitulo anterior.

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La intencion de este nuevo reglamento es regular toda actividad repetitiva de caracter administrativo tecnico interno, como las siguientes: autorizaclon de estimaciones, elaboracion de generadores de obra extra y extraordinaria, solicitud de revisiones de armados, presentacion de muestras de acabados, pruebas de instalaciones, elaboracion de cortes de obra.

Tarnbien podran adicionar reglas respecto a seguridad e higiene, 0 a necesidades de la supervision para ejercer el control de la obra, 0 requerimiento indispensables para cumplir con la obliqacion de rendir informacion periodica. La reqlarnentacion de todos estos aspectos obliga al contratista a atender oportunamente las necesidades que tenemos para cumplir nuestro cometido, y tarnbien nos obliga a respetar un orden que nosotros mismos estamos estableciendo.

Este reglamento pude ser algo extenso. No debemos preocuparnos por tal motivo. Cada regia que queda formalizada nos evitara el tener que decidir, al momenta que surja un problema, como vamos a resolverlo 0 que procediendo vamos a emplear. Ante la imposibilidad de describir todos los aspectos que requieren de una regia, sobre todo por 10 variado de los tipos de obra, solo citaremos algunos ejemplos asilados para ilustrar la manera en que deben realizarse:

Estimaciones semanales. La presentacion de los borradores de estirnacion semanal acornpanada de sus respectivos generadores debera hacerse los miercoles de cada semana, en la oficina de obra de la supervision, entre las 12:00 y las 15:00 horas. La supervision contara con un plazo de revision que vence los jueves a las 14:00 horas para la entrega de la estirnacion aprobada, 0 con las correcciones correspondientes en un memorandum anexo. La residencia podra optar por pasar en limpio la estirnacion con las correcciones indicadas, 0 hacer las reclamaciones en ese mismo momenta con objeto de lIegar a un acuerdo final y no retrasar al trarnite.

Generadores de obra extraordinaria.la elaboracion de generadores que justifiquen obras extraordinarias, deberan hacerse en forma conjunta para acelerar su autorizacion y tramite de cobro. EI contratista se obliga a solicitar por bitacora la revision con 24 horas de anticipacion, mencionando que concepto desea cuantificar. La supervision se obliga a efectuar la medicion conjunta, dejando aprobado el concepto al termino de la citada revision. Se aclara que solo se aceptara trabajos autorizados previamente para su ejecucion por la propia supervision.

Revision de armados. Para poder colar losas, trabes, contra trabes, columnas 0 zapatas, sera necesaria la autorizacion de la supervision. Esta se otorgara previa revision de cimbras y arm ados y la revision se lIevar a cabo solo por solicitud en

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bitacora, indicando la ubicacion precisa del elemento por colar. Esta solicitud debera presentarse con un minima de 24 horas de anticipaclon. La supervision se obliga a revisar como maximo dos horas antes del inicio del colado.

Muestras de acabados. Para poder iniciar la colocacion de cualquier de los acabados senalados en el plano respective, el contratista se obliga a elaborar una muestra de determinacion tarnario, sequn el caso, que permita calificar el trabajo. La supervision la revisar aceptandola 0 haciendo las correcciones que considere pertinentes, en cuyo caso se elaborara otra muestrea en distinto sitio, y asl las veces que sea necesario hasta la aprobacion, con la cual el contratista podra iniciar formalmente la ejecucion del concepto, obliqandose a conservar las muestras hasta que se haya ejecutado el ultimo tramo y la supervision revise la totalidad del trabajo.

Prueba de instalaciones hidraulicas. Una vez terminado un tramo de instalacion hidraulica, el contratista debera preparar 10 necesario para su prueba y avisar con 24 horas d anticipacion a la supervision, para que estas asista al momenta de cargar la instalacion y colocar los rnanometros correspondientes, los cuales no pod ran ser retirados hasta que la supervision misma 10 ordene y certifique por bitacora la aceptacion del trabajo.

Insistimos en que esos puntos solo proporciona en calidad de ejemplos de la inmensa variedad de casos que deben reglamentarse. Son las condiciones y las circunstancias de cada obra las que determinada la extension del reglamento.

DlARIO DE OBRA DIARIO DE OBRA INSTRUCTIVO

EI diario de obra es un instrumento de trabajo de la supervision en el que se con centra toda informacion relevante referente al desarrollo de un proceso constructivo. En el diario de obra deben quedar inscritos todos los datos utiles para aclaraciones posteriores.

Entes de describir los detalles sobre la cornposicion y la forma de operar del diario de obra es conveniente determinar la diferencia entre bitacora de obra y diario de obra, ya que frecuentemente se confunde la funcion de ambos.

Sequn hemos explicado, la bitacora se utiliza para anotar en forma oficial y legal todas las situaciones que modifican 0 afectan las condiciones originales del proyecto ejecutivo que estan contenidas en el contrato y sus anexos tecnicos, mientras que el diario se utiliza para anotar todos los datos y eventos ocurridos en

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la obra que sean importantes, iguales 0 distintos a los previos en el proyecto ejecutivo. Lo anotado en el diario carece de caracter oficial; no es parte del contrato ni sirve directamente para alguna reclamaci6n legal.

Por las caracteristicas de su contenido, el diario de obra pude considerarse como una relaci6n cronol6gica de los acontecimientos, una autentica historia del frente de obra.

LA LlBRETA

Se debe utilizar de preferencia una libreta de pastas duras, ya que esta debera resistir el trato duro a que se sometera durante el periodo constructivo. No necesariamente se utilizara una solo libreta, su numero de supervisores que integran el equipo de trabajo. En el caso en que se prevea la necesidad de varias libretas, se puede optar por utilizar una para cada capitulo del diario de obra que se mencionara mas adelante, 0 bien una por cada especialidad.

No es recomendable el uso de carpetas de argollas con hojas desprendibles, que aunque tienen la ventaja de que se pueden anadir el numero de hojas necesarias, tiene la enorme desventaja que las hojas pueden desprender y no solo desordenarse si no tarnbien perderse.

Es conveniente cuidar siempre de utilizar letra clara para las anotaciones, sobre todo si son varios los miembros del equipo de supervisi6n. No se debe olvidar que cualquier persona debe comprender sin dificulta 10 asentado sin necesidad de tener que recurrir al que hizo la anotaci6n, quien bien pueden haber cambiado de puestos 0 hasta haber abandonado la empresa.

EI diario debera servir tarnbien como medio de comunicaci6n entre el supervisor y su coordinador, otro motivo par 10 que es preciso que todo 10 anotado sea de facil comprensi6n.

No es imprescindible que las hojas esten foliadas, pero si es recomendable con objeto de poder diferenciar asuntos 0 para una facil localizacion de los mismos. Si se van a utilizar varias libretas, es conveniente que sus pastas sean diferente color para poder identificar facilrnente.

En el caso de no poder logara esto. Se necesitara marcarlas de manera muy visible, incluso en los lomos, pues de 10 contrario se perdera tiempo en localizarlas y la acumulaci6n de este es costoso.

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DIFERENCIA DE PARTES

La libreta de diario de la obra debe estar compuesta de varias secciones, cada una de elias destinada a una funcion especifica. Consideramos indispensable las siguientes:

• Diario de obra. Parte principal del instrumento de trabajo; consiste en una seccion en la que existiria un nurnero suficiente de hojas para contener la duracion de todo el proceso, mas una excedente para el caso de atrasos. Pueden numerarse y fecharse previamente, 0 hacer esto al momenta de asentar un hecho.

• Borradores de notas de bitacora. En el diario de obra debe tener una seccion destinada a la elaboracion previa de asientos de bitacora que pueden servir para corregir la redaccion y asegurarnos de que 10 escrito es precisamente 10 que se quiere decir. Una vez hecho esto, basta copiar el texto ala libreta de bitacora mientras que los borradores permanecen en esta seccion del diario de obra.

• Seguimiento de bitacora. Esta seccion se destina a lIevar un seguimiento de todas aquellas notas que no quedan cerradas en elias mismas, 0 que sean certificaciones, informaciones 0 cualquier asiento que no requiera de una nueva nota para cerrado, no necesita ser muy extensa. De acuerdo la experiencia se necesita de dos renglones cuando mucho por cada nota de bitacora que deba cerrarse posteriormente.

• Banco de datos. Una parte del diario de la obra se utiliza como banco de datos , es decir, las informaciones que nos son importantes y necesarias durante el desarrollo de la construccion, podemos c1asificarlo en:

• Datos de origen. Que son aquellos que estan contenidos en los anexos tecnlcos del contrato (proyecto ejecutivo), es decir, los niveles de desplante, vertices de trazo, resistencia del concreto, etc.

• Datos de proceso. Que son 10 que se van generando durante la construccion y que resultan con conflrmacicn 0 variacion respecto a los datos de origen; tarnbien pueden adquirir relevancia algunos datos que por algun motivo se vuelven importantes, por ejemplo, que la profundidad del colector principal en donde se deben descargar sea distinto a la previsto debido a cambios orden ados por las autoridades, 0 el dato que se refiera a la rea en donde se encontro un manto rocoso bajo el nivel natural del terreno.

• Datos de usa regular. Como es el caso de datos basicos para calculos, por ejemplo sustitucion de aceros, proporciones de mezclas; es muy conveniente tener al alcance de la mana este tipo de informacion de usa corriente con objeto de no perder el tiempo localizandola.

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• Datos generales. Nos referimos a la informacion basica del proyecto, numero de edificios del conjunto, meros cuadrados construidos, nurnero de prototipos, anchos de vialidades, superficie del terreno y algunos otros datos que incluyen desde el nurnero de contratos, montos, alcances, fechas hasta plazos limite de entrada en operacion, informacion toda esta, que frecuentemente se necesita y que no tiene caso conservar en la memoria.

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