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FODA para el diagnóstico organizacional

FODA para el diagnóstico organizacional

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FODA: UN MÉTODO DE ANÁLISIS DE SITUACIÓN DIAGNÓSTICA PARA LA ORGANIZACION

QUÉ ES EL FODA ? Conocido originalmente con el método “DOPP”, es un acróstico para identificar las Debilidades, Oportunidades, Peligros y Potencialidades, fundamentales para visualizar panoramas de cualquier ámbito, cobertura y situación, aplicable a Empresas, Instituciones o cualquier tipo de organización. Las siglas originales eran demasiado complejas por lo que con posterioridad resultó más fácil y manejable el término FODA, convirtiéndose prácticamente en algo indispensable para analizar cualquier situación. Mediante el acróstico actual, FODA significa: F: fortalezas O: oportunidades D: debilidades A: amenazas

1.

OBJETIVOS DEL FODA

1.1. Conocer la realidad situacional de la organización 1.2. Tener un panorama de la situación actual en todos sus ángulos. 1.3. Visualizar la determinación de estrategias organizacionales para mantener las fortalezas,
para atacar las debilidades convirtiéndolas en oportunidades y las oportunidades en fortalezas, así como direccionar estrategias para que las amenazas no lleguen a concretarse o bien si llegan a hacerlo, minimizar su impacto.

1.4. El FODA es una metodología participativa, pretende

también que exista unidad de

pensamiento entre los integrantes de la organización, para que exista unidad de acción y cohesión de grupo. Revela si todos los integrantes de la organización dirigen su comportamiento y esfuerzo hacia lo mismo.

1.5. En tal sentido el Método FODA es a la vez un foro para tratar puntos de vista divergentes
entre los integrantes de la organización. 2. COMPONENTES DEL FODA

El FODA se relaciona con el ambiente interno y externo de la organización. En su concepción original el FODA direcciona las Fortalezas y Debilidades hacia el análisis interno de la organización, y hacia el análisis externo las Oportunidades y Amenazas. Sin embargo tal división no debe usarse en forma tan rígida, ya que en la realidad así como hay Debilidades Internas también las hay en el entorno externo, al igual que las Oportunidades, las Amenazas

y las Fortalezas, no obstante es recomendable que F y D se orienten a lo interno, mientras que O y A hacia lo externo, lo que ayuda a los participantes a no confundir las debilidades con amenazas.

3.

EL FODA Y EL ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DIAGNÓSTICA

El FODA es un Método de Análisis de la Situación Diagnóstica de la Organización, por lo tanto el FODA aporta información estratégica al momento de revisar Misiones, Visiones, Objetivos, Valores, Estructuras y Estrategias de cualquier tipo. Precisamente el Método FODA se adapta a cualquier tipo de situación, dada su flexibilidad en el manejo y en su fácil comprensión conceptual y práctica. Al contener un análisis de la situación actual (diagnóstico y análisis situacional), también permite realizar un análisis proyectivo (análisis dinámico), por ejemplo cuando se determinan las amenazas, ya que no sólo trata de inventariar lo existente, sino lo que podría ocurrir en el futuro de persistir determinadas variables. El Análisis de la Situación que se logra a través del FODA permite el análisis sistémico, ya que las diversas variables se entrelazan dentro del Principio de Paretto (Causa/Efecto), obligando en forma necesaria una visión sistémica de la organización para comprender la situación, incluso interrelacionando su funcionamiento con su entorno nacional e internacional. 4. CUIDADOS CON EL FODA

El Método FODA parece ser un proceso sencillo y directo, pero puede tropezar con problemas, como podrían ser: 4.1. GRADO DE OBJETIVIDAD: El grado de objetividad que se requiere cuando se determinen las oportunidades o fortalezas es un peligro real en el análisis FODA. Hay que tener cuidado de no caer en “falsas ilusiones” o en “irrealidades”. La oportunidad y la fortaleza deben ser reales, planteadas con toda objetividad incluso con mucha frialdad, porque no se trata de que todos nos engañemos porque estaríamos disfrazando el desarrollo normal que se espera de la Organización.

4.2. PELIGROS DE LOS INDIVIDUOS QUE REALIZAN ANÁLISIS DE SITUACIONES
DIAGNÓSTICAS: Los individuos que realicen Análisis FODA podrían caer en cualquiera de los cuatro peligros de los grupos, a saber: 4.2.1. INVULNERABILIDAD:

Los individuos que practiquen el FODA deben estar conscientes de que demasiado optimismo puede llevarlos a ignorar los signos de peligro (amenazas), analizando pocos riesgos que en la mayoría de las veces son necesarios, al requerir considerarlos en el FODA.

Los individuos deben cuidarse de no caer en la invulnerabilidad porque ello conduce a un sentimiento de autosuficiencia de análisis y con ello a alejarse de la realidad en el análisis: resultado? Un FODA no real, por lo tanto inservible. 4.2.2. LA FALSA UNANIMIDAD:

El silencio y la no participación nunca deben ser tomados como signos improbatorios dentro de las dinámicas y estrategias que se realicen con el fin de conducir y propiciar un FODA con unanimidad de los integrantes de la organización. Tómese en cuenta que realizar un diagnóstico por medio del FODA, requiere de un proceso de inducción que motive a los integrantes de la organización a involucrarse dentro de una participación proactiva. Por el contrario, una participación plena y homogénea debe ser considerada con sumo cuidado, pues debe de partirse siempre del principio que “donde todos participan y piensan igual nadie participa ni piensa”, ya que un FODA exige criticidad, objetividad, participación, diversidad de pensamiento, criticidad, capacidad para ver panoramas generales y particulares, por lo tanto “la falsa unanimidad” es un peligro a combatir en la metodología FODA. Hay que estimular el pensamiento no igualitario, fomentar la duda, sacarle a la gente lo mejor de su aporte. 4.2.3. PÉRDIDA DEL PRINCIPIO DE RACIONALIDAD

Un grupo muy cohesionado que se intente diagnostica por medio de un FODA, puede desarrollar una tendencia de propiciar una conducta grupal que explica y justifica cualquier cosa, perdiendo con ello la capacidad analítica en el FODA y por lo tanto volviéndolo irreal al perderse el Principio de Racionalidad, indispensable en la metodología FODA. 4.2.4. LA CONDUCTA ESTERIOTIPADA:

Los individuos objeto de análisis podrían adoptar un equivocado sistema de valores, como podrían ser los “códigos del silencio” (para qué hablar!), “en boca cerrada no entra mosca”, “todo sapo muere aplastado”, “yoyismo” (yo soy yo y no quiero nada con el mundo ni con Raimundo!), “es mejor usar el método de mi abuelita: dos ojitos para verlo todo, dos oídos para oírlo todo y una boquita para tenerla cerrada”. 4.3. EL SUBJETIVISMO: Se debe tener cuidado de no caer en subjetividades ni exageraciones o juicios de valor al momento del análisis FODA. Algo común es que la gente considere como valederas situaciones pasadas de la Organización (optimistas o pesimistas), cayéndose en conductas paradigmáticas es decir, conductas derivadas de ciertos modelos o situaciones que aunque pueden ser falsas en sus causas son ciertas en sus consecuencias (Teorema de Thomas). 4.4. LAS OPINIONES:

Otro problema que puede surgir en el Método del FODA son las opiniones. El FODA analiza situaciones objetivas derivadas de hechos reales, no de opiniones. 4.5. MEZCLAR CON EL FODA OTRAS METODOLOGÍAS DE ANÁLISIS NO COMPATIBLES: Este es un problema frecuente. Algunas veces por ejemplo se hace un FODA en diversos escenarios: un escenario optimista, un escenario pesimista y un escenario “normal”. Esto no es correcto! Lo sería en tanto se utilice en métodos de simulación (lo que ya no sería método FODA), pero no en el Análisis FODA, porque el FODA es para analizar situaciones diagnósticas, y las situaciones son eso: situaciones actuales o previsibles en función de hechos concretos actuales o esperados, dentro de un análisis objetivo, por eso cuando se va a trabajar en el FODA “hay que tener la cabeza fría”. sentimentalismos, no opiniones, no subjetivismos, sí análisis de la realidad. 4.6. EL TEMOR: Si al realizar el FODA se ignoran algunas situaciones reales, concretas, visibles, previsibles, por “temor”, es otro posible problema del FODA. Si el FODA no ayuda a “abrir los ojos”, nada bueno estamos haciendo con enterrarlos, porque estamos enterrando a la Organización y por lo tanto estamos enterrando a sus integrantes. Es oportuno comentar que muchas veces el temor está originado en el clima y cultura organizacional, ya que por situaciones pasadas en “que alguien abrió la boca”, generándole con ello represalias o sanciones psicológicas, generó un efecto negativo en la conducta informal de la gente, perjudicando con ello el principio de la participación y de la criticidad que exige el análisis FODA. 4.7. LA MIOPÍA: La miopía es otro problema que se podría presentar en los análisis FODA. Como los únicos que no ven el agua son los peces, algunos participantes del análisis podrían adoptar conductas miopes cuando hacen introspección o análisis hacia sus propias áreas de trabajo, por lo tanto es conveniente que “los clientes internos” (personas o áreas que reciben sus productos o servicios) también participen del análisis, a efecto de que le inyecten realismo y mayor criticidad al proceso de análisis para obtener un adecuado FODA. 4.8. MEZCLAR DIVERSAS POSICIONES JERÁRQUICAS: Cuando se mezclan personas de diversas posiciones jerárquicas también se puede presentar “el efecto miopía”. Por ejemplo si la organización tiene una estructura vertical-piramidal, es frecuente encontrar que a mayor nivel jerárquico, mayor alejamiento de la realidad, por lo tanto cuando se llegue al momento de las conclusiones del FODA, sería normal encontrar posiciones polarizadas entre los niveles, ya que tienen formas diferentes de percibir la realidad. Sabemos que los problemas se ven diferentes, dependiendo de donde se ubique uno. No

4.9. MEZCLAR DESPROPORCIONADAMENTE PERSONAS DE MENTALIDAD MUY DIFERENTE: Poner a personas de mentalidad muy diferente a debatir abiertamente sobre un mismo enfoque puede inducir al conflicto en el análisis FODA. Por ejemplo el Jefe de Proveeduría (Administración de Materiales) podría debatir que es una gran DEBILIDAD comprar materiales “en el mínimo posible y en el tiempo más ajustado posible” porque eso lo expone un “riesgo muy alto” de no contar con los materiales en la cantidad y tiempo requerido, mientras que el Jefe Financiero considera que esto es una gran FORTALEZA porque no impactará los flujos de caja o efectivo. Para el Jefe de Proveeduría esa “DEBILIDAD”, debería transformarse en una “FORTALEZA” comprando materiales “en el máximo posible, en el tiempo menos ajustado posible” o sea mantener altos stocks, lo que significaría desde el punto de vista financiero, inmovilizar el capital y el flujo de efectivo. Este punto debe verse, no el sentido de que todos piensen igual, porque “donde todos participan y piensan igual nadie participa ni piensa”, sino que en el análisis FODA debe haber un equilibrio de partes, para garantizar mayor valor agregado del FODA.

4.10.
RECETAS!

CONSIDERAR QUE EL FODA ES UN FORMATO ÚNICO: NO HAY

No existe un FODA igual a otro, por lo tanto no existe un formato único para diagnosticar y analizar situaciones. El FODA es para diagnosticar y analizar situaciones, en donde cada situación organizacional tiene sus particularidades de individuo a individuo, de grupos a grupos, de cada clima y cultura, etc. 4.11. PERIODICIDAD DEL FODA:

Cada cuánto debe hacerse un FODA ? Ante un mundo globalizado y con tanta diversidad de pensamiento, donde cada vez más las organizaciones reafirman procesos de cambio como constantes sistémicas, el FODA adquiere una mayor importancia. En los tiempos ya pasados de “vive y deja vivir”, el FODA no era un método tan relevante, de ahí incluso su escaso marco teórico, pero ahora ante este mundo organizacional “darwiniano” de “vive y mata antes de que te maten” (empresarial o institucionalmente hablando), el FODA es un método de obligada aplicación de diagnósticos situacionales. Hoy se afirma que lo único que no cambia es el cambio, que la única constante es el cambio constante, por lo tanto es valedera la pregunta inicial: cada cuánto debe hacerse un FODA? Realmente depende de las circunstancias de la Organización, de su posicionamiento, de sus condiciones, de variaciones en la economía, etc. Es el FODA lo que le permite reaccionar en tiempo de crisis a una Organización, para mantener una posición de ventaja, conociendo desde luego toda la realidad del entorno.

Aplicando la Metodología del FODA
Utilice las siguientes preguntas para introducirse y guiarse en este diagnóstico situacional del objeto de estudio o investigación. Pídales a las personas seleccionadas dentro de la organización que respondan por escrito cada pregunta. Sugiérale a cada participante que sea concreto al escribir su respuesta y amplio al pensar. Motívelos a ver todos los aspectos de la organización y no solo el que tiene que ver con su puesto o rol dentro de ella. Identifíqueles ampliamente los conceptos de: FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES y AMENAZAS por medio de ejemplos. CUESTIONARIO GENERAL PARA EL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN

1. 2.
debilidades?

¿Cuáles han sido nuestras mayores fortalezas durante los últimos cinco años, tanto a nivel

individual como de grupo? ¿Qué acciones debemos realizar para aprovechar esas fortalezas? ¿Cuáles han sido nuestras principales debilidades durante los últimos cinco años, tanto a

nivel individual como de grupo? ¿Qué medidas debemos tomar para reducir al mínimo el impacto de esas

3. 4. 5.

¿Cuáles son nuestras principales oportunidades, tanto a nivel individual como de grupo?

¿Cómo podemos aprovechar estas oportunidades? ¿Cuáles son nuestras principales amenazas, tanto a nivel individual como de grupo? ¿Cómo

podemos corregirlas o reducir al mínimo sus efectos? ¿Qué factores externos fundamentales – económicos, políticos, legales, tecnológicos,

competitivos, procesos de desarrollo, procesos de cambio u otros – nos afectarán durante los próximos cinco o diez años? ¿Qué medidas debe tomar la organización para abordarlos en forma efectiva? 6. ¿Cuáles son las principales oportunidades a nuestro alcance en los próximos cinco o diez ¿Cuáles son las principales amenazas o riesgos a nuestro crecimiento constante durante los años? ¿Qué podemos hacer para aprovechar esas oportunidades?

7. 8. 9.
necesarias?

próximos cinco o diez años? ¿Qué podemos hacer para enfrentarlos o disminuir sus efectos? ¿Cuáles son nuestros principales productos o servicios actuales? ¿Existen otros productos o

servicios donde podríamos incursionar y desarrollarnos? Si es así, ¿cuáles son esos y por qué? ¿Qué debemos hacer para lograr mantener nuestra energía y desempeño dentro de la

organización? ¿Se requieren nuevas pautas de parte de los líderes o dirigentes? ¿Cuáles y porqué son

10. ¿Cuáles son las tres tareas más importantes en donde debemos concentrarnos durante los
próximos cinco años? ¿Por qué son tan importantes?

DISEÑANDO UNA MATRIZ FODA PARA IDENTIFICAR VARIABLES DEL COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL La tabla siguiente contiene una presentación esquemática de una matriz FODA. Nótese que la primera, segunda, tercera, y cuarta celda se denominan: F-O, D-O, F-A, y D-A, respectivamente. La información que se pretende incorporar a esta Matriz surge a partir de las respuestas del Cuestionario General para el Diagnóstico Situacional de la Organización. Matriz FODA para un diagnóstico situacional del Comportamiento Organizacional

(F) FORTALEZAS Fortalezas detectadas dentro de las variables independientes del En blanco (O) OPORTUNIDADES Oportunidades detectadas dentro de las variables independientes del Comportamiento Organizacional (A) AMENAZAS Amenazas detectadas dentro de las variables independientes del Comportamiento Organizacional Comportamiento Organizacional (F-O) VARIABLES DEPENDIENTES Identificar características de las variables dependientes del se constituyen en fortalezas para generar las oportunidades (F-A) VARIABLES DEPENDIENTES Identificar características de las variables dependientes del se constituyen en fortalezas para evitar las amenazas

(D) DEBILIDADES Debilidades detectadas dentro de las variables independientes del Comportamiento Organizacional (D-O) VARIABLES DEPENDIENTES Identificar características de las variables dependientes del se constituyen en debilidades para generar las oportunidades (D-A) VARIABLES DEPENDIENTES Identificar características de las variables dependientes del se constituyen en debilidades para evitar las amenazas

Comportamiento Organizacionalque Comportamiento Organizacional que

Comportamiento Organizacional que Comportamiento Organizacional que

Nótese a que la matriz FODA cuenta con nueve celdas. Como se indica, hay cuatro celdas F, D, O, A para anotar factores clave diagnosticados a partir de variables independientes del Comportamiento Organizacional, cuatro celdas F-O, D-O, F-A, D-A para identificar características de las variables dependientes del Comportamiento Organizacional, que se ocupan después de llenar las cuatro celdas de los factores claves detectados.

La matriz FODA se lleva a cabo en los ocho pasos siguientes: 1. Hacer una lista de las oportunidades externas clave de la organización. 2. Hacer una lista de las amenazas externas clave de la organización. 3. Hacer una lista de las fortalezas internas clave de la organización. 4. Hacer una lista de las debilidades internas clave de la organización. 5. Adecuar las fortalezas internas a las oportunidades externas y registrar las Variables Dependientes del Comportamiento Organizacional F-O resultantes en la celda. 6 Adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas y registrar las Variables Dependientes del Comportamiento Organizacional D-O resultantes en la celda. 7. Adecuar las fortalezas internas a las amenazas externas y registrar las Variables Dependientes del Comportamiento Organizacional F-A resultantes en la celda. 8. Adecuar las debilidades internas a las amenazas externas y registrar las Variables Dependientes del Comportamiento Organizacional D-A resultantes en la celda. El propósito del instrumento consiste en determinar Variables del Comportamiento Organizacional viables para la definición de los hechos relevantes y/o problemas; y no en seleccionar ni determinar que Variables del Comportamiento Organizacional son mejores y cuáles no. No todas las Variables del Comportamiento Organizacional desarrolladas en una matriz FODA, por consiguiente, serán seleccionadas para su estudio o investigación.

Clasificación de Variables del Comportamiento Organizacional para la priorización del objeto de estudio o investigación
Basado en los hallazgos encontrados en la matriz FODA, se deben determinar los siguientes aspectos: VARIABLES DEPENDIENTES CARACTERISTICAS PROBLEMAS/HECHOS CAUSAS RELEVANTES

VARIABLES INDEPENDIENTES

CARACTERISTICAS PROBLEMAS/HECHOS CAUSAS RELEVANTES

Fuente: Quigley, J. “Diagnóstico Organizacional”: cómo se desarrollan y sustentan. Editorial Mc Graw Hill, Colombia, 2006.

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