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INTRODUCCIÓN

Uno de los aspectos que debe manejar el contador, el tecnólogo en contabilidad y el


auxiliar contable es el relacionado con la Empresa, empezando por el concepto, las
clases, los elementos, el aspecto legal, la parte contable, la parte administrativa, etc.
En el presente trabajo se hace un ejercicio práctico de los trámites que debe realizar
todo comerciante para la Constitución y la formalización legal de una empresa. La
metodología utilizada esta fundamentada en visitas hechas a las diferentes entidades
de Bogotá D.C. donde se debe acudir para tramitar los documentos que la ley exige
para el montaje de una empresa de cualquier tipo. Con el material e información
recibida creamos una empresa “ficticia” y elaboramos todos los documentos que el
Código de Comercio señala. Para diligenciar cada uno de los formularios se tuvo en
cuenta las instrucciones señaladas en los documentos y en la información recibida de
los funcionarios consultados en las entidades visitadas. Al final del trabajo se
presentan unas conclusiones del ejercicio didáctico realizado.
OBJETIVOS

GENERAL:
Crear una Empresa “ficticia” y a través de ella realizar la práctica de trámites,
diligenciamiento y formalización de ésta.

ESPECÍFICOS:

• Elaborar la escritura de constitución de una Sociedad Limitada.


• Consultar los trámites a seguir para la legalización de la sociedad..
• Averiguar direcciones, números telefónicos y horarios de las entidades de
Bogotá D: C: ante las cuales se formaliza una Empresa.
• Visitar las entidades y conseguir información.
• Diligenciar cada uno de los formatos conseguidos.
• Elaborar trabajo con sus respectivos anexos.

METODOLOGÍA:

Primero se conformó el grupo de trabajo de acuerdo a nuestros intereses y


comodidad para reunirnos y realizar las actividades pertinentes al ejercicio. Se
discutió la IDEA y se procedió a realizar la escritura de constitución de la sociedad
teniendo en cuenta los parámetros que el código de comercio fija para su
elaboración: Requisitos para la constitución y prueba de la sociedad comercial y de
la sociedad de responsabilidad Limitada( Artículo 110; 353 al 372 del Cód. de
Comercio) Ver anexo No 1 – Escritura de Constitución 1036 Notaría 21.
Después de elaborada la escritura, visitamos las diferentes entidades ante las cuales se
formaliza un ente económico. Ver anexo No 2 Entidades de Santa fe de Bogotá ante
las cuales se formaliza una empresa.
CÁMARA DE COMERCIO:
1. Búsqueda Del nombre en la Cámara de Comercio: Que el nombre que le
asignamos a nuestra sociedad no este registrado en la Cámara de Comercio, ya
que no pueden existir dos nombres iguales o parecidos.
2. Registro mercantil: Es la presentación que hace un comerciante de sí mismo
ante la Cámara de Comercio, aquí se matriculan los comerciantes y
establecimientos de comercio y se inscriben los actos, libros y documentos
que determina la ley. El proceso a seguir para el registro mercantil es el
siguiente: Solicitud de la persona ( natural y/o Jurídica), estudio de la solicitud
y expedición de la certificación. Ver anexos 3,4,5,6,7,8. Aquí se muestran
formularios e instrucciones para su diligenciamiento.
3. Registro libros de contabilidad: Se solicita formulario, se diligencia y se anexa
con los libros que se deben presentar, así: Hojas continuas en blanco,
numeradas con el código del libro, empastadas y la portada rotulada con el
nombre de la sociedad y del libro. Ver anexo No 10.

ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS NACIONALES:

1. Inscripción al RUT( registro único tributario) Se solicita formulario de


inscripción en la oficina de administración de impuestos Nacionales del
domicilio de la sociedad. Ver anexo 11.
2. Solicitud del NIT: El NIT es el documento con el que todo contribuyente o
agente de retención debe identificarse ante las autoridades tributarias. Después
de entregar el formulario del RUT la administración de Impuestos expide una
tarjeta plástificada donde aparece el número de identificación tributario el cual
debe aparecer en todo documento, soporte o circular que la sociedad emita.
Ver anexo No 12 y 13.
3. Inscripción como responsable del IVA: Se debe clasificar según el régimen
común, o simplificado, también diligenciar los formularios de retención en la
fuente y declaraciones de renta y complementarios. Ver Anexos Nos
14,15,16,17, 18, 19 y 20.

TESORERÍA DISTRITAL:

Registro de inscripción tributaria RIT: Se solicita formulario en la calle 26 con


30, Catastro piso 1 Of. Industria y Comercio Negocios, siguiendo el siguiente
proceso: se entrega formulario en original y copia, fotocopia del NIT o RUT y el
certificado de constitución o gerencia. La inscripción debe hacerse durante los
primeros 30 días de iniciadas las actividades; posteriormente debe presentarse la
declaración de industria y comercio. Ver anexo No 21,22 y 23.

COMANDO DE BOMBEROS DE BOGOTA:

Se debe solicitar concepto técnico de bomberos sobre la seguridad de las


instalaciones, para negocios nuevos se necesitan los siguientes requisitos:
Certificado de registro mercantil, cancelar derechos dependiendo de tabla,, acta de
visita y concepto. Ver anexo No 24.

PAZ Y SALVO SAYCO Y ACINPRO:

Permite mantener música en el negocio, El derecho de autor no es una obligación


tributaria. Es una remuneración que reciben los creadores de una composición
musical, los intérpretes y ejecutantes y los productores fonográficos por el hecho de
permitir que usted, como usuario, la emplee durante el giro de su negocio. Debe
pagarlo porque está aprovechando la ejecución de la música, lo cual debe ser
retribuido como ha sido dispuesto por la ley 23 de 1.982. El monto a pagar depende
de la clase y capacidad del negocio, la organización Sayco-Acinpro en ejercicio del
poder de representación fija el valor o precio sobre el cual se realizaran los acuerdos
con los usuarios. Ver anexo No 25.
CONCEPTO SANITARIO:

En el CAMI más cercano al lugar de domicilio del establecimiento se solicita la visita


de un funcionario promotor para que emita el concepto sanitario, debe ser por escrito
y contener los siguientes datos: Razón social del negocio, identificación del
propietario, certificado de inscripción Cámara de Comercio y relación del documento
solicitado. Después de la visita se emite el concepto sanitario. Ver anexo No 26.

CONCEPTO DE LA CURADURÍA:

Normas referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y


destinación. Ver anexos. Nos 27,28 29,30.

INVIMA:

Licencia ( si es el caso) de alimentos, medicamentos, productos de aseo u cosméticos


que la empresa vaya a producir. Para nuestro ejercicio no se requiere de dicho
concepto. Ver anexo No31.
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL:
Para los patronos que tengan más de diez empleados permanentes deben elaborarlo y
presentarlo ante el Ministerio de trabajo para su aprobación. , Se debe presentar para
su estudio a más tardar tres meses después de la iniciación de labores de los
establecimientos nuevos. Su proceso es el siguiente: Elaborarse en original y copia e
ir firmado por el representante legal de la empresa. , Carta donde se presenta y se
solicita la aprobación, Anexar certificado ( copia) de existencia y representación legal
de la empresa. Nuestra empresa por el momento no necesita la elaboración de dicho
reglamento por no tener mas de diez empleados.

Anexo No 32: Formulario de afiliación a EPS.


CONCLUSIONES

1. Todo Empresario y Comerciante debe conocer el proceso a seguir en la


constitución de una Empresa.
2. El conocimiento de las normas legales y del código de comercio es básico
para todo empresario.
3. La identificación de las Entidades en las cuales se tramitan los documentos
para legalizar y formalizar una empresa es tarea de todo hombre de negocios.
4. Los pasos a seguir para tramitar cualquier documento ante las diferentes
Entidades deben ser desarrollados con eficiencia y prontitud.
5. El Contador, tecnólogo y auxiliar contable debe saber diligenciar todos los
documentos con exactitud, pulcritud, orden y limpieza.
6. La metodología para la constitución de una empresa debe ser planificada,
dirigida y controlada para que sea eficiente.
7. El ejercicio realizado nos deja muchas enseñanzas ya que se hizo de una
forma práctica y se conoció todo el proceso de constitución de las empresas.
BIBLIOGRAFÍA

CREAR EMPRESA, Guía para constituir y formalizar una empresa, 5a Edición,


Fundación Corona 30 años, Cámara de Comercio.

GUÍA LEGIS, para la pequeña Empresa 1.999.

CÓDIGO DE COMERCIO, Bogotá, D.E.. Colombia, Mayo de 1984.

Entrevistas A funcionarios de las diferentes Entidades.

Folletos informativos dados por las Entidades visitadas

Formularios.