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unidad 7 Subsistema administrativo

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SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO

Por: Joel Alberto Torrez

Subsistema administrativo
Subsistema de objetivos y valores Subsistema técnico

Subsistema administrativo

Subsistema psicosocial

Subsistema estructural

Subsistema administrativo
Proceso Administrativo Planificación

Control

Organización

Dirección

Se encarga de: 1. Integrar a los demás subsistemas de la organización. 2. Es la acción de planificar, Organizar, dirigir y controlar los recursos materiales y operativos. 3. Desempeñar ciertas funciones específicas 4. Es la fuerza primordial de las organizaciones.

PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación: ‡Cuales son los objetivos. ‡Cuales son las estrategias para alcanzar los objetivos. ‡Cuales son las metas a corto plazo de la empresa. ‡Que dificultad pueden presentarse en la realización de las metas. Organización: ‡Cuantas personas se necesitan. ‡Como hay que diseñar los puestos. ‡Cual será la estructura organizacional. Dirección: ‡Como se motivarán a los empleados. ‡Cual es el estilo de liderazgo. ‡Cual es el nivel de productividad requerido. ‡Como se solucionarán los conflictos. Control: ‡Donde se colocaran los dispositivos de control. ‡Como se controlan las actividades. ‡Como se corrigen las desviaciones. ‡Cual es el sistema de información.

Subsistema administrativo.
‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Incluye el elemento humano, Liderazgo. Diversas habilidades técnicas. Incluye la toma de decisiones. Busca alcanzar los objetivos y metas. Participa en forma activa en la búsqueda de oportunidades y la solución de los problemas.

Subsistema administrativo y la toma de decisiones.
‡ Es un proceso en el cual se selecciona o escoge entre dos o más alternativas, es elegir el rumbo a seguir para resolver un problema especifico. ‡ Las decisiones son básicas en la administración de empresas y es lo que hacen los gerentes todos los días. ‡ Las decisiones se toman en cualquier parte del proceso Administrativo.

Toma de decisiones
Decidir es analizar y seleccionar un curso de acción. Tomar decisiones es sinónimo de administrar.

TIPOS DE PROBLEMAS Y DECISIONES:
La toma de decisiones siempre está relacionada con un problema: Problemas estructurados: son problemas sencillos, familiares y rutinarios, conocido por el gerente con información precisa. Generalmente se soluciona con una Decisión Programada: Una decisión repetitiva que se maneja de acuerdo con los procedimientos, las normas y las políticas de la empresa o departamento.

TIPOS DE PROBLEMAS Y DECISONES
Problemas sin estructurar: Son problemas nuevos, no rutinarios, con información ambigua o difusa e incompleta. No puede definirse con claridad. Estos se deben solucionar con una Decisión NO Programada: Son únicas, no se repiten, no hay una solución a la medida, la información es escasa. Muchas variables.

Decisiones
Decisiones Programadas: ‡Datos adecuados ‡Repetitivos ‡Condiciones estables. ‡Certeza. ‡Previsibilidad. ‡Rutina Decisiones no programadas: ‡Datos inadecuados. ‡Datos escasos. ‡Condiciones dinámicas. ‡Incertidumbre. ‡Imprecisión. ‡Innovación.

RELACIÓN DE LOS PROBLEMAS, DECISIONES Y LA GERENCIA.
Problemas no estructurados Alta Gerencia Decisiones no programadas.

Nivel Bajo

Problemas Estructurados Decisiones programadas.

Tipos de decisiones y su contexto..

1. Certidumbre: seleccionar un banco con una tasa de interés de 10 % generará siempre una ganancia de 10 % sobre el monto ahorrado.

Tipos de decisiones
De acuerdo con el contexto 2. Riesgo: adquirir nueva maquinaria basándose en los ingresos futuros que ella podría generar.

Tipos de decisiones
De acuerdo con el contexto 3. Incertidumbre: un festival musical al aire libre en donde el clima es un factor que está fuera de control.

CONDICIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES:
Certeza Bajo Riesgo Incertidumbre Turbulencia

Se conocen las variables y las relación entre la acción y la consecuencia es determinada. Información exacta.

Comienza a determinarse cierto nivel de probabilidades en el resultado con certeza aun cuando se tiene información.

Se conocen algunas variables pero, las probabilidades para establecer las consecuencias de una acción se desconocen

Aquí el objetivo a lograr no está muy claro, el ambiente cambia velozmente. Lo único constante es el cambio.

Cualidades personales para la toma de decisiones:
La personas que toman decisiones deben poseer varias cualidades: A- La experiencia: Los eventos pasados pueden ayudar en la decisión, una situación especialmente igual pude servir de guía para una decisión. No siempre es igual. B- Buen Juicio: Es la capacidad de algunos individuos para evaluar información de manera objetiva, el sentido común, la madurez, la capacidad de razonamiento. C- La Creatividad: Es la habilidad y el potencial para generar nuevas ideas. Es la habilidad creativa para visualizar y entender lo que otros no ven. Nuevos caminos. D- Habilidades Cuantitativas: Es la habilidad para emplear las técnicas y los métodos cuantitativos en la solución de problemas. E- La Intuición: Está basada en el uso de las corazonadas o de la perspectiva interior de la persona que toma la decisión. A veces influye la experiencia, el conocimiento, el pasado.

PASOS EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
Determinar cual es el problema. Evaluar la Eficacia De la decisión

Conocer antecedentes Generales del problema

Implementar la Alternativa

Determinar los Criterios de Decisión. Su peso.

Seleccionar una alternativa

Desarrollar las Alternativas

Análisis de las alternativas

La decisión Paso a Paso
1- Identificar el problema: Es el inicio del proceso decisorio la existencia de una situación irregular. Si está bien planteado esta medio resuelto. 2- Conocer los antecedentes del problema: Que origina el problema. 3- Determinar los criterios de decisión: Cuales son los criterios que se van a considerar y su peso. 4- Desarrollar las alternativas: Preparar una lista de todas las alternativas viables que resuelvan el problema. 5- Analizar las alternativas: Se evalúan de acuerdo a los criterios del punto 3. 6- Seleccionar la Alternativa más conveniente: se selecciona la mejor dentro de todas las alternativas posibles. 7- Implementar la alternativa: Se toma la decisión y se pone en marcha. 8- Se evalúan los resultados con la decisión que se tomó.

Información y toma de decisiones
Información: es un conjunto de datos lógicamente ordenados que transmiten un mensaje o conocimiento. Información y toma de decisiones La información es materia prima de la toma de decisiones. Son los datos organizados. Los gerentes requieren información.

Flujo de Información y Organización

Entrada

Proceso

Salida

Retroalimentación

Flujo de información y organización
‡ Las organizaciones han sobrevivido a la dinámica del mundo, adaptándose a los cambios violentos de la información. Mucha información que apropiada en bajo arreglos anteriores se ha convertido en obsoleta.

Que papel juega un Analista de Sistemas en los flujos de información?
Debe entender Que: ‡ Cada proceso lleva implícito un compendio o recopilación de datos. ‡ El almacenamiento de datos organizadamente es de vital importancia. ‡ La generación de reportes, oportunos y pertinentes es la base de su trabajo.

Proceso organizacionales
Compras Personal

Producció n

Finanzas Inventarios Ventas

Sistemas de información Administrativos.
Para: Recopilar, Clasificar, Procesar, Interpretar, Resumir datos para la toma de decisiones. Para los tres niveles de la gerencia: ‡ Estratégico ‡ Coordinados. ‡ Operativos.

Componentes Funcionales de los MIS
Un proceso, puede ser manual o automatizado, debe: ‡ Capturar y registrar los detalles de las transacciones. ‡ Procesar los datos para generar información.

Sistemas de Información
MIS
Sistemas de información computarizado

CBIS

DSS: Sistema de apoyo a las decisiones. Proporciona información instantánea y simulan situaciones, interactivos para la planificación. Inteligencia artificial: Para simular las características de pensamiento humano, convirtiéndose en el experto que apoya al gerente el diagnóstico de problemas y recomiendan soluciones con razonamiento lógico.

Clasificación de los sistemas de información:
‡ Información financiera: estados financieros. ‡ Información sobre inventarios: Justo a tiempo, pedidos automáticos, lugar de almacén, punto de reorden. ‡ Información sobre el personal: Selección, desarrollo y adiestramiento, Grupo familiar, base del salario.

Los modelos computacionales
‡ Los modelos son el núcleo de la administración racional para simplificar y analizar sistemas complejos y ofrecer una herramienta para mejorar los flujos de la información en las organizaciones. ‡ La complejidad de los cálculos hace imprescindible el uso de los computadores.

La computadora y los modelos
‡El modelo determinista: Los parámetros de salidas están completamente definidas en el problema son sistemas cerrados. ‡El modelo probabilista: Las salidas no pueden ser determinadas con precisión, solo poseen un probabilidad de ocurrencia por lo que se asigna un rango de valor. ‡El modelo Analítico: que se basan en las deducciones matemáticas formales, lote de pedido, punto de equilibrio. Los proceso simulados: Que se usa para sistemas demasiados complejos. Formulas complejas.

TECNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES:
La investigación de operaciones ha incorporado una serie de técnicas a la toma de decisiones: 1- La programación Lineal: Es una técnica puede asignar recursos escasos donde hay una relación lineal entre dos variables. Ejemplo cuando el gasto depende del ingreso, si aumenta el ingreso también puede aumentar el gasto. 2- Teoría de las colas o de las líneas de espera: Esta teoría centra su atención donde la demora es evidente o en algún punto de servicio. 3- Teoría de las Probabilidades : Se refiere a la utilización de la estadística para apoyar la decisión, para proyectar comportamientos de una variable. 4- Modelos de inventario: Para mantener los inventarios en niveles óptimos se aplican algunas técnicas: planeación de requerimientos de los materiales, pedidos automáticos, el justo a tiempo. 5- Análisis del punto de equilibrio: es el lugar donde los ingresos cubren los costos y gasto. Es decir donde no hay perdida ni ganancias.

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