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SAP Best Practices Logistic Execution

Transporte (LE-TRA)
Objetivo
El transporte es un elemento esencial de la cadena logística. Afecta tanto a las
mercancías de entrada como a las de salida. La planificación y gestión eficaz del
transporte garantizan su envío puntual y su llegada a tiempo. Los gastos de
transporte tienen un papel esencial en el cálculo del precio de un producto. Es
importante que los gastos de transporte sean mínimos para que el precio del
producto sea competitivo. La planificación y gestión eficaz del transporte permiten
mantener bajos los costos.
Puede utilizar las funciones de transporte SAP para la planificación y gestión de:
• Transportes entrantes en la Gestión de materiales basados en pedidos y
avisos de entrega
• Transportes salientes en Comercial basados en pedidos de cliente y
entregas
El siguiente gráfico muestra este proceso:

La planificación y gestión del transporte se basa en el documento de transporte.


Este documento facilita el flujo de información desde el responsable de transporte
hasta el cliente y hasta cualquier agente de servicios implicado en una operación
comercial.
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Características
El componente de transporte incluye funciones básicas de la gestión de transporte:
• Planificación de transporte y despacho de expedición
• Ejecución de los transportes
• Supervisión de los transportes
• Tratamiento de gastos
Estas funciones de transporte pueden realizar la planificación y la gestión tanto
para el transporte entrante como para el saliente. Puede controlar y supervisar todo
el proceso de transporte desde la etapa de planificación hasta la salida de
mercancías desde su propio puesto de expedición (para transportes salientes) o en
la sede del proveedor (para transportes entrantes), pasando por la entrada de
mercancías en el domicilio del cliente o en su centro.
Otras funciones disponibles son el cálculo y la liquidación de gastos de transporte
con el agente de servicios, la transferencia a contabilidad, la creación de abonos y
la verificación de facturas.

Planificación de transporte
La planificación de transporte implica todas aquellas actividades que deben
llevarse a cabo antes de la salida de un transporte desde el puesto de expedición.
Estas actividades incluyen:
• Contratar los servicios de un transportista.
• Organizar el medio de transporte.
• Especificar la ruta de transporte.
• Definir las etapas para cubrir esta ruta de la manera más eficaz posible.

Existen diferentes clases de documentos de transporte para tratar las diferentes


formas de transporte (por ejemplo, transportes individuales o transportes
colectivos). Los documentos de transporte se utilizan como base para llevar a cabo
la planificación de transporte. Esto incluye, entre otras cosas, la ejecución de las
actividades que se han citado.
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Documento de transporte
El documento de transporte es el elemento central de la planificación de transporte
y el despacho de expedición. Contiene toda la información necesaria para efectuar
un transporte.
Utilización
Puede crear documentos de transporte utilizando un pool de trabajo. Se han
definido diferentes clases de documentos de transporte para poder reflejar en el
sistema las diferentes formas de transporte utilizadas en su empresa.
Por ejemplo, se utiliza el documento de transporte individual para planificar y
efectuar el transporte de mercancías de un lugar a otro. Se utiliza el transporte
colectivo para transportar mercancías de uno o varios lugares de salida a uno o
varios lugares de destino.

Existen clases de documentos separados que tratan transportes entrantes y


salientes.
Puede utilizar los documentos de transporte para:
• Combinar entregas en un transporte entrante o saliente
• Especificar etapas de transporte
o Tramos

o Puntos fronterizos

o Puntos de trasbordo

• Asignar mercancías a unidades de manipulación


• Asignar agentes de servicios
• Especificar programaciones de transporte previstas
• Registrar las programaciones de transporte reales
• Especificar mensajes necesarios para el transporte (como por ejemplo,
documentos de transporte o mensajes EDI)
• Definir textos relacionados con el transporte
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Mensajes de transporte
Además de la impresión y el fax, el teleproceso de datos es otro método de
comunicación cada vez más importante para el envío de datos de transporte. Los
remitentes (responsables de transporte) transmiten sus órdenes de expedición y su
información de transporte a sus agentes de servicios (transportistas, propietarios
de barcos, agentes de aduana). Los agentes de servicios organizan el proceso de
transporte y se aseguran de que se lleva a cabo de manera correcta. Durante el
transporte a menudo se produce una cadena de transporte logística con varias vías
de expedición y agentes de servicios. Para garantizar la eficacia en una situación
de esta clase, es especialmente importante que todas las partes implicadas
obtengan la información necesaria con la mayor celeridad posible.

Concluir la planificación de transporte


Procedimiento
Para concluir la planificación de transporte de un documento de transporte hay que
acceder primero al documento, bien usando la función de modificación o el pool de
trabajo para planificación de transporte.
Una vez concluidas todas las actividades necesarias, tales como el embalaje, la
actualización de textos o la asignación de prestatarios de servicios, puede activar
el status Planificado en la pantalla de cabecera de transporte. Una vez configurado
el statusPlanificado, la determinación de tramos se efectúa automáticamente. El
documento de transporte está listo para el despacho de expedición.
Resultado
Como resultado de la configuración del indicador Planificado en la pantalla de
cabecera del documento de transporte:
Ya no se podrán añadir más entregas al documento de transporte.
Ya no se podrán desplazar más entregas dentro del documento de transporte.
Ya no se podrán quitar más entregas en el documento de transporte.
No se podrán asignar entregas a otros documentos de transporte en el pool de
planificación de transporte.
Se podrá copiar la ruta desde las entregas hasta la cabecera del transporte si se
configura el indicador apropiado en la clase de transporte y si todas las entregas
del mismo documento de transporte tienen la misma ruta.
Podrá copiar el transportista de las entregas como agente de servicios de
transporte en la cabecera de transporte. A pesar de todo, el indicador para copiar
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el transportista tiene que configurarse antes en la clase de transporte y todas las


entregas deben tener el mismo transportista.

Ejecución del transporte


El objetivo del despacho de expedición es concluir las formalidades que supone
preparar un transporte para su envío al cliente. Las tareas del despacho de
expedición incluyen pesar los transportes, cargar y contabilizar la salida de
mercancías. En el check in (cuando un camión llega a las instalaciones de la
empresa) puede grabarse información sobre el medio de transporte como, por
ejemplo, la info detallada del conductor, el peso del camión y su hora de llegada.
Puede almacenar toda esta información en el documento de transporte e imprimirla
en los documentos de transporte cuando, por ejemplo, se configure el status de
despacho de expedición. Hay varios informes disponibles para ayudarle a
seleccionar los transportes relevantes para el check in y los relevantes para el
despacho de expedición.
Contabilización de salida de mercancías para transportes
Puede contabilizar la salida de mercancías para un transporte completo. Resulta
útil, por ejemplo, si tiene varias entregas en un transporte que no desea tener que
seleccionar y contabilizar individualmente.
Al introducir el número de transporte, el sistema selecciona automáticamente todas
las entregas que pertenecen a ese transporte y, a continuación, contabiliza una
salida de mercancías para dichas entregas.
Supervisión de transportes
Para poder planificar y ejecutar los transportes, es importante disponer en todo
momento de un resumen de las actividades de transporte planificadas así como de
los transportes en camino. Para ello dispone de varias herramientas.
El sistema de información se puede utilizar para obtener una
mejor perspectiva de los transportes de diferentes entregas de las maneras
siguientes:
Informes de gestión de transporte
Utilización
• Los siguientes informes están disponibles en la gestión de transporte:
• Seleccionar transportes: Planificación
• Seleccionar transportes: Utilización de la capacidad
• Seleccionar transportes: Capacidad libre
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• Seleccionar transportes: Despacho de expedición


• Seleccionar transportes: Registro
• Visualización de documentos de modificación de transporte
• Informe: Mensaje para transportes
• Lista de escalas
• Lista de gastos de transporte: Cálculo
• Lista de gastos de transporte: Liquidación

Tratamiento de gastos de transporte


Este componente contiene las funciones para calcular y liquidar gastos de
transporte en el transporte. Las siguientes posiciones describen cómo se
determinan los gastos de transporte en el transporte, cómo se transfieren a la
contabilidad y cómo se liquidan con el prestatario de servicios. Asimismo, el
sistema le enseña a obtener información acerca de los gastos de transporte
previstos para el pedido.
Documento de gastos de transporte
Un objeto en el que se combinan los datos relacionados con los gastos de
transporte. El documento de gastos de transporte le permite hacer referencia a
partes del documento de transporte para las que se debe efectuar por separado el
cálculo de los gastos de transporte.
Estructura
El documento de gastos de transporte consta de las siguientes partes:
• Cabecera de gastos de transporte
La cabecera de gastos de transporte contiene informaciones generales
sobre todo el documento. Es posible visualizar información sobre el status,
la referencia y la gestión. La información de status es un status acumulado
que se calcula a partir de las posiciones individuales.
• Posiciones de gastos de transporte
Las posiciones hacen referencia a la cabecera de transporte o a la etapa de
transporte. Las posiciones contienen datos generales para el cálculo de los
gastos y la liquidación del transporte como, por ejemplo, el agente de
servicios, la fecha del precio y la fecha de liquidación, el importe del
impuesto y la base imponible, así como datos organizativos como, por
ejemplo, la sociedad, el centro y la organización de compras.
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Existe un status individual a nivel de posición para cada una de las


funciones de cálculo de los gastos de transporte, de imputación y de
transmisión a FI.
• Subposiciones de los gastos de transporte
El cálculo de los gastos de transporte se efectúa a nivel de subposiciones de
los gastos de transporte. En este nivel, también se almacena el resultado del
cálculo. Dependiendo de la base de cálculo que se haya determinado, esto
puede implicar posiciones de entrega individuales, entregas, elementos de
expedición o toda la posición de costes de transporte. En función de la clase
de subposición utilizada, se recibe información de diferente tipo. La posición
de entrega, por ejemplo, no tiene información sobre las unidades de
manipulación.
Cálculo de los gastos de transporte
Este proceso describe cómo el sistema R/3 calcula los gastos de transporte para
documentos o etapas de transporte. Para ello, el sistema utiliza la técnica de
condiciones R/3 en la determinación de precios.
Condiciones previas
Para llevar a cabo el cálculo de los gastos de transporte para un documento de
transporte, deben cumplirse los siguientes requisitos:
• El transporte debe marcarse como relevante para el cálculo de los gastos de
transporte.
• El transporte debe tener un agente de servicios.
• Deben actualizarse los registros de condición.

Cálculo de la liquidación de gastos con el agente de servicios


La liquidación de gastos de transporte con el agente de servicios se lleva a cabo
por posición de gastos de transporte.
Esta liquidación incluye; Asignación y transferencia de los gastos de transporte a FI
y a Contabilidad de costes para la creación de periodificaciones y la contabilización
de acreedores y Liquidación automática por medio del procedimiento de abonos o
de la liquidación manual con el agente de servicios de transporte
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Facturación de los gastos de transporte al cliente


Los gastos de transporte pueden representar un factor de coste considerable. Por
ello, a menudo no se incluyen en el precio de material, sino que el responsable de
transporte los factura por separado al cliente durante la facturación.
Puede facturar al cliente los gastos de transporte reales, que incluyen aspectos
técnicos tales como las distancias, las zonas de tarifas, las clases de medios de
transporte o la clase y el número de palets.