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Manual de Excel Avanzado

Manual de Excel Avanzado

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  • Introducción Excel 2007
  • Empezar a trabajar con Excel 2007
  • Empezar a trabajar con Excel
  • I. Aplicar Formato a la Hoja de Cálculo
  • II. Fórmulas y Funciones
  • Funciones Matemática y Trigonométrica
  • Funciones Estadísticas
  • Funciones Lógicas
  • Funciones Financieras
  • Funciones de Bases de Datos
  • Funciones de Búsqueda y Referencia
  • III. Gráficos
  • III. Herramientas Avanzadas
  • IV. Manejo de Bases de Datos
  • V. Diseño e Impresión de Hojas de Cálculo
  • Bibliografía

Índice
Introducción Excel 2007 ................................................................................................ 3 Empezar a trabajar con Excel 2007 ............................................................................... 4 I. Aplicar Formato a la Hoja de Cálculo ........................................................................ 12 II. Fórmulas y Funciones ............................................................................................. 16 Funciones Matemática y Trigonométrica .................................................................. 20 Funciones Estadísticas ............................................................................................ 22 Funciones Lógicas ................................................................................................... 24 Funciones Financieras ............................................................................................. 26 Funciones de Bases de Datos.................................................................................. 27 Funciones de Búsqueda y Referencia ...................................................................... 29 III. Gráficos .................................................................................................................. 32 III. Herramientas Avanzadas........................................................................................ 34 IV. Manejo de Bases de Datos .................................................................................... 37 V. Diseño e Impresión de Hojas de Cálculo ................................................................. 47 Bibliografía .................................................................................................................. 51

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Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía

Programa de Capacitación Informática. Coordinación TIC - FCTyA

Introducción Excel 2007
Excel es un programa Ofimático que brinda muchas facilidades para la realización de cálculos simples y complejos, así como representaciones gráficas de los datos que el usuario ingresa. Es un programa que permite la creación de Libros de Trabajo; formados por Hojas de Cálculo que permiten realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula, que facilitan el análisis de los mismos mediante representaciones gráficas. Este curso de Excel Avanzado, pretende afianzar los conocimientos de Excel adquiridos empíricamente en el quehacer laboral, además de proporcionar algunas herramientas útiles para realizar cálculos de mayor complejidad, utilizar filtros, formularios, bases de datos, validaciones, tablas dinámicas y gráficos, que faciliten la comprensión e interpretación de nuestra información. Al utilizar el programa se crea un archivo de extensión .xlsx denominado Libro. Un libro es un 1 conjunto de hojas de cálculo y gráficos y puede contener más de 2,400 hojas. Cada hoja de cálculo está formada por filas y columnas. El usuario puede utilizar 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

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Como se muestra en la imagen anterior, las columnas se identifican por letras, que van desde la A hasta la XFD2 y las filas por números 1, 2,3…1048576 3. La intersección de una fila y una columna se denomina Celda, cuyo nombre está formado por el identificativo de la Columna seguido del identificativo de la columna, por ejemplo A1, B6, Z43. La unión de celdas horizontalmente se llama rango horizontal y se denota de la siguiente manera: A1:J1 es decir, desde la celda A1 hasta la J1. La unión de celdas verticalmente se denomina rango vertical y se denota así, A1:A50; desde la celda A1 hasta la celda A50. Una Referencia identifica el rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los datos que desea utilizar en las fórmulas. Otra forma de hacer referencias a los rangos es utilizar dos valores separados por dos puntos (:), como se explicaba anteriormente.

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Universidad de Novarra. Centro de Tecnología Informática. Manual Excel 2003 Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia la derecha 3 Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia abajo

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Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía

Empezar a trabajar con Excel 2007
Empezar a trabajar con Excel Existen varias formas para abrir el programa:  Desde la Opción Programas:
1. 2. 3. 4. Clic en el Menú Inicio Opción Todos los Programas Clic en Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

2. Clic en Ejecutar

 Desde la Opción Ejecutar
1. 2. 3. 4. Clic en el Menú Inicio Opción Ejecutar En el Recuadro abrir escribe excel, puede escribirse en mayúscula o minúscula. Para finalizar, Clic en Aceptar o con Enter basta.

3. Escribir Excel

Elementos de la Ventana de Excel

Al iniciar Excel, aparece la ventana principal del programa, en donde usted puede realizar operaciones básicas de copiado y pegado, formato de fuentes, alineaciones y formato de celdas, estilos a las celdas, filtros, insertar funciones, entre otras.

4. Aquí

Clic

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Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía

Programa de Capacitación Informática. Coordinación TIC - FCTyA

La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Por defecto, al crear un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le de el nombre que desea. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar . La barra de acceso rápido Contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . Si desea añadir más botones a la barra de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable de la derecha y seleccione las opciones que desea añadir a la barra, como se muestra a la derecha:

La Banda de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. En la siguiente imagen se muestran las opciones correspondientes al menú Inicio.

Al hacer clic en Insertar, verá las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel y así cada una de las opciones de los menús. La Barra de etiquetas Cuando empieza a trabajar en Excel, el nuevo libro trae por defecto tres hojas de cálculo, basta con un solo clic encima de la pestaña, para trasladarse de una hoja a otra. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendrá que hacer uso de los botones que aparecen a la izquierda de dicha barra: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que está visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que está visualizando. Para visualizar las últimas hojas.

Botón Office. El botón de Office, se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla, y permite realizar acciones sobre el documento, tales como Guardar, Guardar Como, Imprimir, Nuevo Libro, etc. La barra de fórmulas Muestra el nombre y el contenido de la celda activa.
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cd. disquete. Aparecerá una ventana similar a la siguiente: 4. Es recomendable que vaya guardando periódicamente el trabajo que hace. haga Clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido.A. dado que pueden ocurrir inconvenientes que causen pérdida de la información. es recomendable que guarde el archivo como tipo: Libro de Excel 97-2003. Una vez que ya ha guardado el documento. Escriba el nombre del archivo que creado 6. Clic en el Botón de Office 2. Erika Mejía & Lic. Seleccione la ubicación donde desea almacenar el archivo. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G. 6 Editado por: Ing. Para guardar un libro 1. esta operación se denomina Guardar. Fabiola Mejía . de no ser así. tiene que almacenarlo en alguna unidad de disco. 3. Guardar y Abrir un Libro de Trabajo Cuando empieza a crear un libro de trabajo y desea recuperarlo en otra ocasión para modificarlo o imprimirlo. Seleccione la Opción Guardar. dvd. se guardará con el mismo nombre que tenía. Clic en Guardar Este formato de archivo sólo podrá abrirse en computadoras que tengan instalado el Excel 2007. etc. 5.

se protege mediante una contraseña. 7 Editado por: Ing.Programa de Capacitación Informática. Erika Mejía & Lic. debe hacer clic en el botón de Office. En la ventana de Guardar Como… antes de hacer clic sobre el botón Guardar. haga clic en el botón Herramientas ubicado en la parte inferior izquierda de la misma ventana.FCTyA Aplicar contraseña al archivo creado Si usted desea proteger un archivo. en el caso que el control de Notas de los estudiantes se lleve en una hoja de cálculo y para evitar cualquier modificación. y luego en la opción Abrir. por ejemplo. Fabiola Mejía . es recomendable aplique contraseña al mismo. Es útil. al finalizar hacer clic en Aceptar: Para abrir un libro: Para abrir un libro anteriormente guardado. tal como se muestra a continuación: Clic Aquí Luego seleccionar la opción… Opciones Generales y se mostrará la ventana donde indicará la contraseña que desea colocar. Coordinación TIC .

filas. 8 Editado por: Ing. clic sobre el archivo y luego en el botón Abrir. Puede suceder que el archivo que creó. columnas y hojas de cálculo Para poder modificar una celda o un rango de celdas es necesario seleccionar aquellas en las que desea realizar la operación. Fabiola Mejía . Operaciones con Celdas y Hojas Selección de celdas. se dañe por diferentes causas. como copia o indicarle al sistema que intente reparar el archivo. Erika Mejía & Lic. antes de alarmarse es recomendable intente abrir el archivo como de sólo lectura.Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: Seleccione la ubicación donde está el archivo que desea abrir. B.

2.  Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.. Ubíquese encima de la fila donde desea insertar la nueva fila. Para Copiar y Pegar celdas 1. 3. pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar.FCTyA  Para seleccionar una única celda sólo tiene que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón. Este se transforma en una cruz gruesa blanca.  Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes. Seleccione las celdas que desea copiar o cortar. Seleccione la nueva ubicación de la celdas. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio. 4. después soltarlo y verá como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. 2. tal como: . Clic en él para insertar una fila. Para eliminar una fila y/ o columna 1.. Aunque la primera celda aparezca sombreada en blanco eso significa que de ahí inicia la selección. Fabiola Mejía . 2.. Haga clic en el botón Copiar .. Clic en él para eliminar la fila.  Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. ambos ubicados en la 9 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Para agregar filas y/ o columnas 1.  Para seleccionar una hoja de cálculo situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. hay un botón de Eliminar.Programa de Capacitación Informática. Seleccione la fila que desea eliminar. Coordinación TIC . Clic en el botón Pegar . o en su caso Cortar pestaña de Inicio. . hay un botón de Insertar. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio.

Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar el menú Formato.  Elegir la opción Mostrar hoja.  Aparecerá otro submenú. Erika Mejía & Lic. Hacer clic en el botón Insertar Hoja que aparece en la barra de etiquetas: Ocultar hojas. Seleccione la opción Insertar Hoja. Fabiola Mejía ... Mostrar hojas ocultas. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja. 2.  Hacer clic en Aceptar. deberá quedar al menos una en el libro de trabajo.  Aparecerá otro submenú.  Elegir la opción Ocultar y mostrar.. Cambiar Nombre a la Hoja Para cambiar el nombre a la hoja. tendrás que añadir más.  Seleccionar la opción Ocultar hoja. hay un botón de Insertar.  Elegir la opción Ocultar y mostrar.. seguiremos los siguientes pasos: 1.  Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio. 10 Editado por: Ing. O bien.  Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada. Si deseamos mostrar hojas ocultas.  Seleccionar la hoja a mostrar.  Seleccionar el menú Formato. basta con hacer doble clic encima del nombre de la hoja y escribir el nuevo nombre. Para añadir una hoja.

 Cuadro de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas. como muestra la siguiente figura: 2. seguir los siguientes pasos:     Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio. es posible introducir textos. izquierda. Erika Mejía & Lic. Coordinación TIC .Programa de Capacitación Informática.  Teclas de Movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada: derecha. Una vez escrito el contenido de la celda. 11 Editado por: Ing. números o fórmulas.FCTyA Cambiar el color a las etiquetas de hoja Excel 2007 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo. sólo deberá Seleccionar la opción Sin color. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas. Seleccionar el color deseado. Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos deseados. Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos. 1. basta con presionar la tecla F2 o Supr. arriba o abajo. al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Aparecerá otro submenú. Elegir la opción Color de etiqueta. Para modificar el contenido de una celda. Nota: Si antes de introducir la información cambia de opinión y desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial. Fabiola Mejía . sólo debe pulsar la tecla Esc o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. puede utilizar los siguientes métodos:  Enter: Se valida el valor introducido en la celda. Ingreso de Datos en las celdas En cada una de las celdas de la hoja. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. Para ello.

Tiene diferentes opciones para cambiar el aspecto de las celdas. la alineación. en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto. Una vez elegidos todos los aspectos deseados. entre otras. sombreados y forma de visualizar números en la celda. seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. tipo y aspecto de la letra. Fabiola Mejía . Alineación Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. A. el tamaño. puede utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones. haciendo clic sobre la pestaña Fuente. 12 Editado por: Ing. Del cuadro de diálogo que se abre. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo. Erika Mejía & Lic. Fuente Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente. • Utilizando los cuadros de diálogo: En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente. estilo y color de los datos de una celda.I. Formato de celdas. aparecerá la ficha de la derecha. hacemos clic sobre el botón Aceptar. Aplicar Formato a la Hoja de Cálculo Excel nos permite darle una buena presentación a la hoja de cálculo resaltando la información más interesante. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación. bordes. B. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo.

FCTyA Luego aparecerá la ventana de alineación donde usted podrá modificar. O hacer clic en la opción Más Bordes… Aparecerá la ventana de Formato de Celdas. Fabiola Mejía . Erika Mejía & Lic. las opciones que estime conveniente: C. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. Seleccionar la pestaña Inicio. 4. una vez que modifique los bordes que desea. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2.Programa de Capacitación Informática. 3. elegirlo desde la flecha derecha del botón. Coordinación TIC . clic en Aceptar. Bordes Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Usted puede aplicar bordes de diferentes maneras:  Desde la Banda de Opciones En la Banda de opciones dispone de un botón que permite modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. 13 Editado por: Ing.  Desde el Menú Contextual Fuente 1. En caso de querer otro tipo de borde.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Para ello. Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %). 4. Hacer clic sobre la pestaña Relleno. 7. Aparecerá la ficha de la derecha. hacer clic sobre el botón Aceptar. Elegir las opciones deseadas del recuadro.5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados. Fabiola Mejía . Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Puede 14 Editado por: Ing. 6. Seleccionar la pestaña Inicio. Números Excel nos permite modificar la realizarse de dos maneras:  Desde la Banda de Opciones En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón. los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda. Erika Mejía & Lic. hacer clic sobre el botón Aceptar. 3. D. Una vez elegidos todos los aspectos deseados. E. Relleno Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. 7. seguir los siguientes pasos: En la Banda de opciones dispone de un botón que permite modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste. en nuestro caso. en amarillo. 2. Otra forma de aplicar relleno. 6. En caso de querer otro color de sombreado. es desde el Menú Contextual Fuente: 1. elegirlo desde la flecha derecha del botón. visualización de los números en la celda. 5.

15 Editado por: Ing. 4. permite especificar el número de decimales. un formato de porcentaje sin decimales muestra 0. Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Moneda: Es parecido a la categoría Número. números en forma exponencial. se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %. Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales. por ejemplo.  Desde el Menú Contextual Número 1.FCTyA Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación). Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Seleccionar la pestaña Inicio. y con 2 decimales lo mostraría como 15. etc.Programa de Capacitación Informática. Hora: Contiene números que representan valores de horas. 2. también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número. Fabiola Mejía . Las más utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Erika Mejía & Lic. Aparecerá la ficha de la derecha: 5. decimales. Este formato admite enteros. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría: 6. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Hacer clic sobre la pestaña Número. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.1528 como 15%. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Coordinación TIC .28%. 3. La categoría depende del valor introducido en la celda.

que opera con uno o más valores y devuelve un resultado el cual aparecerá directamente en la celda...  Los argumentos deben de separarse por un punto y coma . Función Una función es una fórmula predefinida por Excel 2003. El operador ":" nos identifica un rango de celdas...argumentoN) Reglas para definir una función:  Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Fabiola Mejía .  Inserte el símbolo =. Sintaxis de una función: nombre_función(argumento1.  Luego pulse enter para que aparezca el resultado. así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 16 Editado por: Ing. así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8.  Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. verifique que esta no contenga datos. Fórmulas y Funciones Fórmula Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes. precedida siempre del signo = (igual).argumento2. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.II. Sintaxis de una Fórmula: = referencia + operador + referencia Pasos para insertar una Fórmula:  Seleccione la celda en la que desea insertar la fórmula. fórmulas o funciones. Erika Mejía & Lic. Esta debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto. y luego digite los valores o indique la referencia de las celdas con las valores que la fórmula utilizará. para efectuar el cálculo.  Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto). Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. referencias a otras celdas y operadores.

 Hacer clic en el Menú Fórmulas. 17 Editado por: Ing. aparecerá Copiado automático de funciones / fórmulas Excel 2003. las fórmulas en las celdas contiguas a las que ya contengan una. Coordinación TIC . Para efectuar este proceso coloque el cursor en la parte inferior derecha de la celda justo donde se observa el punto negro de la misma. Observe en la celda D4 la fórmula =B4+C4. Desde la celda: Basta con escribir el signo de igual y luego la sintaxis de la función. pero Excel 2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas. derecha. Fabiola Mejía . cuando el cursor se convierta en una cruz negrita como se observa en la imagen superior derecha arrastre el ratón en la dirección (izquierda.  Elegir la opción Insertar función. O bien. en donde desea copiar la fórmula. hacer clic sobre el botón el siguiente cuadro de diálogo: de la barra de fórmulas.FCTyA Insertar una Función Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis. ofrece una forma más rápida y efectiva de copiar automáticamente.Programa de Capacitación Informática. abajo o arriba). Erika Mejía & Lic. En ambos casos. Desde el Asistente  Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Como el caso de la figura de la derecha.

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos.Tal como se observa en la imagen de la izquierda. Fabiola Mejía .  ABSOLUTAS: Si copia una fórmula con referencias absolutas. 18 Editado por: Ing. La fórmula se copió para las celdas inferiores con los datos de referencia correspondientes. Referencias Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula.  Referencia a otras hojas: Debe indicarse el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Erika Mejía & Lic. la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia indica seleccionar la celda A2 de la hoja Hoja2. Los diferentes tipos de referencias a celdas son:  RELATIVAS: Si copia una fórmula con referencias relativas. así podremos hacer cálculos con celdas de diferentes hojas y libros. la fórmula cambiará automáticamente dependiendo de donde vamos a copiarla. la fórmula no variará ya que se indica que celdas quedarán fijas (el símbolo $ indica que una celda está fija y no cambiará cuando se copie) Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.

o es una casilla en blanco. 19 Editado por: Ing. o comas en lugar de puntos y viceversa para indicar decimales o miles. o es cero. falta de paréntesis. Fabiola Mejía . Mensajes de error más frecuentes Cuando una fórmula no se introduce correctamente. Excel presenta un mensaje de error que indica cuál es el fallo cometido: #¡Valor!: Excel envía este error cuando en la fórmula se hace referencia a una celda en la que no hay un valor numérico sino de texto. #¡ref!: Este error quiere decir error en la referencia de celdas que se hace en las fórmulas. y el resto como referencia a otra hoja. algún espacio o alguna letra incorrecta. en la Hoja1 y en la celda B2. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003". Erika Mejía & Lic. #¡div/0!: Se muestra cuando en la fórmula se ha hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe. o argumentos de función. ###: Esto no es necesariamente un error. #¿Nombre? Este quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula. indica que el resultado de la fórmula no cabe en el ancho de la celda. Coordinación TIC . Con esto el Excel.FCTyA  Referencia a otros libros: Para hacer referencia a celdas de otros libros debe indicar el nombre del libro entre corchete. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los resultados.Programa de Capacitación Informática.

debe hacer clic sobre le botón . Al insertar esta función. A8. aparecerá una ventana como la siguiente: En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas como: A4:A8 Lo cual significa que la función sumará todos los valores que estén en las celdas A4. A8. Este procedimiento devolverá el resultado en la celda indicada. A7. aparece una ventana similar a la siguiente: En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. Seleccionar el rango y hacer clic nuevamente en el botón PRODUCTO (). A6. Cada función necesita argumentos u origen de datos sobre los cuales trabajará la función. A5. Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran en el rango de celdas que el usuario indica como referencia de la función. 20 Editado por: Ing.Funciones Matemática y Trigonométrica SUMA (). (16+3+14+22+13) = 68 Para seleccionar el rango de los datos en el campo Número1. A5. Lo cual significa que la función multiplicará todos los valores que estén en las celdas A4. Esta función efectúa la multiplicación de todos los valores que se encuentran en el rango indicado. A7. A6. Fabiola Mejía . Por ejemplo al utilizar la función Suma(). Erika Mejía & Lic.

SI(): Suma las celdas que cumple determinado criterio o condición. Fabiola Mejía . SUMAR. El criterio es la condición que debe cumplirse para evaluar y sumar los datos del rango. RAÍZ(): Devuelve la raíz cuadrada de un número.FCTyA POTENCIA(): Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia especificada. Aquí se escribe el número base o la celda que contiene el número base. Aquí se escribe el exponente o se selecciona la celda que será el exponente de la función.Programa de Capacitación Informática. 21 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Coordinación TIC .

Lo cual significa que la función sumará todos los valores que estén en las celdas A4.Funciones Estadísticas MAX (). y los dividirá entre 5. A6. A5. Fabiola Mejía . MIN (). A8. En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. Esta función selecciona el número menor de todos los valores que se encuentran en el rango indicado. A7. (cantidad de datos de la referencia). En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. PROMEDIO (): Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran en el rango y los divide entre el número de celdas que componen el rango.(16+3+14+22+13) = 68 / 5 = 13. Erika Mejía & Lic.6 22 Editado por: Ing. Esta función selecciona el mayor número de todos los valores que se encuentran en el rango indicado. En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. mismo que el usuario indica como referencia de la función.

El criterio es el condicional que limita el conteo.Programa de Capacitación Informática. 23 Editado por: Ing. y el criterio “arroz”. Coordinación TIC . Erika Mejía & Lic. Los valores de los rangos pueden ser numéricos.FCTyA CONTAR (). Cuenta únicamente los campos con valores numéricos. tal como se indica en el siguiente ejemplo: . CONTAR. Por ejemplo el rango B2:B8.Primeramente indique el rango de los datos que desea contar. Cuenta los campos del rango determinados por una condición o criterio.Los parámetros que pide la función son las referencias de las celdas que tienen los datos numéricos. tal como se indica en el siguiente ejemplo: . de tipo texto o fecha.Si usted indica como referencia de la función campos con datos de tipo texto la función devolverá como resultado el valor 0 cero.SI (). . Fabiola Mejía .

la tarea principal de esta función es evaluar dos condiciones para uno o más criterios. .La función Si ().Si la prueba lógica resulta verdadera. pertenece a la categoría de funciones Lógicas. esto significa que se cumplirá el Valor si verdadero y si la prueba lógica resulta falsa entonces se cumplirá el Valor si falso. esta puede ser cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero o falso. es donde se escribe la condición que debe cumplirse en caso de que la prueba lógica sea falsa.El campo Valor si verdadero. Erika Mejía & Lic. si el criterio se cumple entonces la calificación del estudiante será APROBADO. . requiere de una Prueba Lógica. (Nota (D3) > = 60). tal como se indica en el siguiente ejemplo: Para la nota de cada estudiante que sea mayor o igual que 60. es donde se escribe la condición que debe cumplirse en caso de que la prueba lógica sea verdadera.Funciones Lógicas SI (): La función SI (). . 24 Editado por: Ing. Fabiola Mejía . de tipo texto o fecha. . Los valores de la prueba lógica pueden ser numéricos.El campo Valor si falso. en caso contrario será REPROBADO.

Erika Mejía & Lic. 25 Editado por: Ing. cuyo valores verdaderos o falsos estén determinados por funciones como Y. Nota: El programa Excel permite el uso de funciones anidadas. Para explotar las funcionalidades del Excel. O (): Esta función evalúa dos o más condiciones. Por ejemplo podemos usar la función Si (). es necesario practicar el uso de funciones anidadas. Es decir. y devuelve verdadero si se cumple al menos uma condición. Suma. etc. Año.Programa de Capacitación Informática. de lo contrario falso. Coordinación TIC . una función dentro de otra. Fabiola Mejía . de lo contrario falso. O.FCTyA Y (): Esta función devuelve verdadero si ambas condiciones son verdaderas.

nper.estimar) Valores es una matriz o referencia a celdas que contengan los números para los cuales se desea calcular la tasa interna de retorno. Si el argumento vf se omite. pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos. como meses o años. TIR(valores. Tipo es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos. se asume que el valor es 0 (por ejemplo. sin costos de financiación o las ganancias por reinversión representadas por los números del argumento valores. Sintaxis PAGO(tasa. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Nper es el número total de pagos del préstamo. Estimar es un número que el usuario estima que se aproximará al resultado de TIR. el valor futuro de un préstamo es 0).tipo) Tasa es la tasa de interés del préstamo. como es el caso en una anualidad. TIR(): Esta función devuelve la tasa interna de retorno de una inversión. Fabiola Mejía . Erika Mejía & Lic.Funciones Financieras PAGO(): Esta función calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Sin embargo. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en períodos regulares. los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares. pero no incluye impuestos. El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés. Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros. 26 Editado por: Ing.va. Estos flujos de caja no tienen por que ser constantes. Este argumento debe contener al menos un valor positivo y uno negativo para calcular la tasa interna de retorno.vf.

Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista.tipo) Tasa es la tasa de interés por período. se considerará 0 (cero). Va es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros. Coordinación TIC . Pago es el pago que se efectúa cada período y que no puede cambiar durante la vigencia de la anualidad.va. DBSUMA(Base_de_datos. Fabiola Mejía . Si el argumento tipo se omite. se considerará 0. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición. Nper es el número total de pagos de una anualidad. Generalmente.FCTyA VF(): Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Funciones de Bases de Datos DBSUMA(): Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas.Criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Si este argumento se omite.pago. 27 Editado por: Ing. Una base de datos es una lista de datos relacionados.Programa de Capacitación Informática.nper. el argumento pago incluye el capital y el interés pero ningún otro arancel o impuesto. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.Nombre_de_campo. Erika Mejía & Lic. VF(tasa.

Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista. 28 Editado por: Ing. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición.Criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición. Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.Nombre_de_campo. DBPROMEDIO(Base_de_datos. Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista. Fabiola Mejía .DBPROMEDIO(): Obtiene el promedio de los valores de una columna. DBPRODUCTO(): Multiplica los valores del campo (columna) de registros en base de datos que coinciden con las condiciones especificadas. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Erika Mejía & Lic. lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Al insertar esta función aparece una ventana en donde deberá elegir el argumento que desea. Esta función cuenta con dos argumentos. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición. Erika Mejía & Lic. Coordinación TIC . Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista. Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista.FCTyA DBMAX (): Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de bases de datos que coinciden con las condiciones especificadas. DBMIN (): Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de bases de datos que coinciden con las condiciones especificadas.Programa de Capacitación Informática. similar a la siguiente: 29 Editado por: Ing. Fabiola Mejía . Es necesario indicar el valor a buscar. dónde va a buscar y de dónde se obtendrá el resultado. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición. Funciones de Búsqueda y Referencia BUSCAR(): Busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz.

un nombre o una referencia a un valor. Vector_resultado es un rango que sólo contiene una columna o una fila. un nombre o una referencia a un valor. del mismo tamaño que vector_de_comparación. 30 Editado por: Ing. Fabiola Mejía . valor lógico. valor lógico. los números o los valores lógicos que se desean comparar con el valor buscado.vector_resultado) Valor_buscado es el valor a buscar en una matriz.matriz) Valor Buscado es el valor a buscar en una matriz. Vector_de_comparación es un rango que sólo contiene una columna o una fila de texto.vector_de_comparación. números o valores lógicos en orden ascendente. texto. BUSCAR(valor buscado. este puede ser un número. este puede ser un número. Erika Mejía & Lic. texto.BUSCAR(valor buscado. Matriz es un rango de celdas que contiene el texto.

ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.Programa de Capacitación Informática. BUSCARH( Valor_buscado. Indicador_filas es el número de fila en tabla_ matris desde el cual se deberá devolver el valor coincidente.Indicador_columnas. número o valores lógicos en los que se buscan los datos. BUSCARV( Valor_buscado. una referencia o una cadena de texto. número o valores lógicos en los que se buscan los datos.Matriz_buscar _en.Matriz_buscar _en. puede ser un valor. Coordinación TIC .FCTyA BUSCARH(): Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el resultado en la misma columna desde una fila especificada. una referencia o una cadena de texto. Erika Mejía & Lic.ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la tabla. Ordenado es un valor lógico: para encontrar la coincidencia mas cercana en la fila superior. Fabiola Mejía .Indicador_filas. ordenada de forma ascendente es VERDADERO u omitido y para encontrar coincidencia exacta es FALSO. Ordenado es un valor lógico: para encontrar la coincidencia mas cercana en la fila superior. Matriz_buscar _en es una tabla de texto. puede ser un valor. Matriz_buscar _en es una tabla de texto. ordenada de forma ascendente es VERDADERO u omitido y para encontrar coincidencia exacta es FALSO. BUSCARV(): Busca en la primera columna de la izquierda de una tabla y devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. 31 Editado por: Ing. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor que coincida.

tal como se muestra en la siguiente imagen: 32 Editado por: Ing. aparecerán nuevas pestañas. 3. Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos. En ambos casos. Gráficos La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Clic en la pestaña Insertar… Aparece la siguiente barra de opciones de gráficos: Existen diversos tipos de gráficos a su disposición.. Erika Mejía & Lic. Si tiene seleccionado el gráfico insertado. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico. Seleccionar el rango de celdas que serán graficadas. se despliega la ventana de Insertar Gráfico…Seleccione uno y pulsa Aceptar..III. Fabiola Mejía . Para crear un gráfico deber seguir los siguientes pasos: 1. 2. Puede seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que le interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo. Por ejemplo. Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del gráfico.Programa de Capacitación Informática. Modificar las características de un gráfico En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Coordinación TIC . Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía . pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. opciones que permiten aplicar diversos estilos sobre los gráficos: Si no quiere utilizar uno de los preestablecidos puede utilizar las listas Relleno de forma. Depende del formato que quieras utilizar. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes: Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico: 33 Editado por: Ing. podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña Diseño. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva. Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también podrás establecer su ubicación. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. donde encontrarás la sección Estilos de forma.FCTyA Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato. Modificar la posición de un gráfico Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.

Erika Mejía & Lic. nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la siguiente imagen: 34 Editado por: Ing. etc. Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico. para resaltar las celdas según el valor contenido en ella. III. Fabiola Mejía . Cómo aplicar un formato condicional a una celda: ..Seleccione la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores. como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras.. Aquí tenemos varias opciones. Además puede crear una Nueva regla. o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Herramientas Avanzadas Formato Condicional: Esta herramienta es de gran utilidad cuando se desea dar un formato diferente a la información cuando ésta cumple con ciertos criterios definidos por el usuario. El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda. Al hacer clic aquí. Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Puede utilizar las opciones Barras de datos. es decir crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. para valores que cumplan una determinada condición. recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.De todas formas. En la pestaña de Inicio clic en el botón Formato condicional.

Seleccione la celda que desea validar. Número entero. si el usuario intenta escribir un número decimal. Hora. En la pestaña Datos. Erika Mejía & Lic. En la pestaña Mensaje de error puede escribir el mensaje de error que desea se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto. e incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Decimal. Por ejemplo si elige Número entero. se producirá un error. En la pestaña Mensaje de entrada puede introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Dentro de Permitir puede encontrar Cualquier valor. 35 Editado por: Ing. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.Programa de Capacitación Informática. un valor mayor que. salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda. Coordinación TIC . en donde puede elegir entre varios tipos de validaciones. un valor menor que y condiciones de ese estilo.FCTyA En este cuadro seleccione un tipo de regla. haga clic en Validación de datos. En el marco Editar una descripción de regla deberá indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará. Normalmente se aplica el formato únicamente a las celdas que contengan un valor. Lista. Fabiola Mejía . aunque puede escoger otro diferente. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Para aplicar una validación a una celda. Fecha. Aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que ve en la imagen. Excel sólo permitirá números enteros en esa celda. Longitud de texto y personalizada. De esta forma si se basa en el Valor de la celda puede escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo. En la sección Criterio de validación se indica la condición para que los datos sean correctos. Validación de datos: La validación de datos es muy similar al formato condicional.

se deben hacer los siguientes pasos: 1. 36 Editado por: Ing. se hace útil el uso de la opción consolidar. se hace clic en el botón Agregar para agregar la referencia a la lista Todas las referencias y así para cada rango que deseas agregar. min . En la lista desplegable Función. Para consolidar. la hoja debe contener como mínimo el nombre de la columna por la que se hará el consolidado. Erika Mejía & Lic. cuenta. La sección Usar rótulos en cuenta con las casillas de verificación Fila Superior y Fila Izquierda que deben ser activadas si se desea contar con rótulos en la parte izquierda y superior del consolidado. etc.Consolidación: Cuando se contienen varias hojas que contienen datos similares y se desea hacer un resumen de la información o de la combinación de la información de todos los datos. Fabiola Mejía . El botón Eliminar permite quitar alguna referencia de la lista todas las referencias que ya no sea de utilidad para el consolidado. En el cuadro de texto Referencia se debe escribir la referencia del rango donde se encuentran los datos que se desea consolidar. Cada cuatrimestre tiene diferentes resultados y docentes. en este caso Evaluación. max. Clic en la pestaña Datos 2. se debe diseñar la hoja en donde se conjuntarán los datos. Un ejemplo de esto son los resultados de las evaluaciones docentes por cuatrimestre. Una vez seleccionado un rango. debe seleccionar la función que desea utilizar para consolidar los datos. Clic en el Botón Consolidar… Aparecerá el cuadro consolidar. Para crear un consolidado. promedio. La casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen debe activarse en caso de que los datos se vaya a estar modificando constantemente para que el consolidado también refleje los cambios. puede ser suma.

Manejo de Bases de Datos Filtros Aplicar filtros es una forma rápida y sencilla de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una base de datos. Si pulsamos. Coordinación TIC . Utilizar el Autofiltro Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcando o desmarcando el botón Filtro). 37 Editado por: Ing. Excel proporciona dos tipos de filtros: Autofiltro Filtro Avanzado Cuando se aplica un filtro. se pulsa el botón Aceptar para realizar el consolidado. Erika Mejía & Lic. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.Programa de Capacitación Informática. IV.FCTyA Una vez establecidas las referencias de los datos a consolidar y activadas las casillas de verificación convenientes. nos aparece un menú desplegable como este. donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. por ejemplo. sobre la flecha del campo 1er Apellido. Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Fabiola Mejía . si sólo marcamos Moreno. éste oculta temporalmente las filas que no cumplen con el criterio establecido. Por ejemplo.

reaparecerán todos los registros de la lista. similar a la siguiente: 38 Editado por: Ing. Filtro Avanzado Si desea filtrar los registros de la lista por una condición más compleja. sea cual sea. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos. y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres. Aparecerá una nueva ventana. y clic en el botón en la sección Ordenar y filtrar. Erika Mejía & Lic. accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto. Para quitar el filtro. debe utilizar el cuadro de diálogo Filtro avanzado. mostrará la fila. haga clic en la pestaña Datos. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos. es usar los Filtros de texto. y si se cumple. donde se despliegan una serie de opciones: En cualquier opción. Fabiola Mejía . y exigir que se cumpla una condición o las dos. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter.Otra opción. volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo).

Erika Mejía & Lic... seleccionando la opción Copiar a otro lugar. acceder al menú Datos Filtro . Si marca la casilla Sólo registros únicos. Fabiola Mejía . debe posicionarse en la columna que desea ordenar.Mostrar todo.Programa de Capacitación Informática. ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. También puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar. Ordenar A la hora de ordenar una tabla. después clic en la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar. y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Excel puede hacerlo de forma simple. 39 Editado por: Ing.FCTyA Rango de la lista: Aquí especifica los registros de la lista a los que quiere aplicar el filtro. es decir. Para volver a visualizar todos los registros de la lista. Rango de criterios: Aquí selecciona la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). en la pestaña Datos. clic sobre Ordenar.. Coordinación TIC . Para hacer una ordenación simple. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación. aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde puede seleccionar los campos por los que desea ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo). en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.. las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán. por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento.

y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. En la parte superior derecha hay un botón Opciones. este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde puede especificar más opciones en el criterio de la ordenación.Seleccionando un nivel. por el primer nivel de la lista. y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo. aumentas o disminuye la prioridad de ordenación de este nivel. y las demás filas contienen los datos almacenados. se refiere a las tablas como listas.. primero. Fabiola Mejía . Listas de Datos y Formularios Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros. Es como una tabla de base de datos. pero bajo el término Listas de datos.. de hecho también se denominan listas de base de datos. Los datos se ordenarán. incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Cada fila es un registro de entrada. Incluso encontrarás. Erika Mejía & Lic. por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. ya se usaban en versiones anteriores de Excel. que en algunos cuadros de diálogo. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información.. 40 Editado por: Ing. Las tablas de datos. en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos).

o bien puede utilizar un formulario de datos. Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado). Erika Mejía & Lic. Al cerrarse el cuadro de diálogo. Fabiola Mejía .FCTyA Crear una lista Para crear una lista debe seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que desea incluir en la lista. Al final hacer clic en Aceptar. podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño. lo podemos hacer ahora. correspondiente a las Herramientas de tabla: Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla puede digitar directamente los nuevos valores sobre la tabla. Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas.Programa de Capacitación Informática. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. Coordinación TIC . Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla. 41 Editado por: Ing. Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. deberá posicionarse en la lista y pulsar en el icono Formulario . dispone de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. es decir. Erika Mejía & Lic. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones: Al crear el formulario. puede añadirla a la Barra de acceso rápido. Para abrir el formulario de datos. y Agregar el icono Formulario.. Cerrar: Cierra el formulario. Esta opción no está directamente disponible... Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Fabiola Mejía . Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Clic en el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.Formularios Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). 42 Editado por: Ing.

filtrando datos.Programa de Capacitación Informática. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en el botón Tabla dinámica. etc. cambiando la presentación de los datos. 43 Editado por: Ing. representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales. Fabiola Mejía .FCTyA Tablas Dinámicas Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra. atendiendo a varios criterios de agrupación. Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Para crear una tabla dinámica. Coordinación TIC . visualizando o no los datos origen. Erika Mejía & Lic.

clic en Aceptar. Desde aquí podrá indicar el lugar donde se encuentran los datos que desea analizar y el lugar donde desea ubicarla. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla: 44 Editado por: Ing. Al finalizar.Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar. Fabiola Mejía . incluyendo las cabeceras. Erika Mejía & Lic.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Coordinación TIC . Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. Puede ver que la estructura es la que ha definido anteriormente. Fabiola Mejía . Erika Mejía & Lic.Programa de Capacitación Informática. Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a a la sección . Con esta herramienta podría construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. en el campo fila tiene las referencias. el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE . en el campo columnas tiene los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.FCTyA Desde este panel usted puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones: 45 Editado por: Ing. En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Para ello simplemente tiene que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

Si arrastrara a la zona de datos los campos cantidad y total. Fabiola Mejía . Erika Mejía & Lic. 46 Editado por: Ing. obtendríamos la siguiente tabla. más compleja pero con más información: Eliminar una tabla dinámica. Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

Esta opción se encuentra en el botón de Botón Office. el último paso es configurar su hoja. haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.FCTyA V. Coordinación TIC . podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones: para ir a la página anterior. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía . 47 Editado por: Ing. Vista Preeliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla.Programa de Capacitación Informática. de modo que puede: Activar la Vista Preliminar. La página se mostrará de este modo: En caso de tener más de una página. Configurar la Página o Imprimirla. Diseño e Impresión de Hojas de Cálculo Una vez que termina de realizar su trabajo.

.para ir a la página siguiente. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera. debe hacer clic en la opción Diseño de Página. Al situarse sobre la hoja. Fabiola Mejía . se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. hacer clic sobre el botón . tamaño del papel. Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto. para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión. se mostrarán las siguientes opciones: Antes de imprimir una hoja de cálculo.. Si desea modificar algunos de los factores anteriores. 48 Editado por: Ing. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados. Excel 2007 permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas. encabezados y pies de página. al hacerlo. para que aparezca el para cerrar la Vista Configurar Página Para configurar su hoja de cálculo.. Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón.. de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. dentro de vista preliminar. . la escala. como los márgenes. Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión. el tamaño del papel que utilizamos. deberá hacer clic en cada botón respectivamente. sino lo puede hacer de una sola vez desde la flecha de Configurar página. Erika Mejía & Lic. el puntero del ratón se convierte en una lupa. hacer clic sobre el botón cuadro de diálogo Configurar página. hacer clic sobre el botón preliminar.. La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel. etc. Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página que contiene 4 fichas. la orientación. En caso de desear volver a la hoja.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía . Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.FCTyA Para modificar los márgenes superior. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente. Coordinación TIC . inferior. 49 Editado por: Ing. derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. utilizar la ficha Márgenes.Programa de Capacitación Informática.

Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. La ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja. Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro. Fabiola Mejía . Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Erika Mejía & Lic. hacer clic sobre el botón Personalizar Encabezado… o en si desea Personalizar pie de página. En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro. Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja.Puede utilizar cualquiera de los encabezados definidos en el programa o bien Personalizar su encabezado. Para ello.. Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.. 50 Editado por: Ing. En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.

y después. es aconsejable guardarla. Excel 2003. 5ta edición. o bien sólo un rango de Páginas. Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. especificándolo en Desde: y hasta En el recuadro Imprimir. tendremos que indicar si desea imprimir Todas las páginas.htm 51 Editado por: Ing. En el recuadro Intervalo de páginas. aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora. Se abrirá un cuadro de diálogo similar al siguiente: En el recuadro Impresora. McGraw-Hill. http://www.FCTyA Imprimir Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir.es/excel2000/t_14a_2. seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office. Erika Mejía & Lic.  Cursos gratuitos. Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora. Coordinación TIC .aulaclic. hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá. Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres Intercalar. o sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa). En caso de desear cambiarla. podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro. Bibliografía  Hola Electrónica de Cálculo Avanzada. Centro de Computación Profesional de México.Programa de Capacitación Informática. o bien. Fabiola Mejía .

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