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EL CICLO DEL PROCESO CONTABLE

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EL CICLO DEL PROCESO CONTABLE

Proceso contable.- Es el conjunto de fases que se debe cumplir para un eficiente control económico y financiero de la entidad. Estas fases son: y y y y y y y y y y Estado de situación financiera. Documentos soporte. Libro diario. Libro mayor. Balance de comprobación simple. Ajustes. Balance de comprobación ajustado. Estado de resultado. Estado de flujo del efectivo. Estado de ganancias retenidas.

De manera grafica se presenta de la siguiente manera:

Las cuentas Antes de pasar a explicar cómo se registran las operaciones en el libro Diario y las variaciones que experimenta cada concepto en el libro Mayor. se carga. con el de Haber. se irán incorporando y comentando términos específicamente contables.Registro contable Se puede efectuar de distintas maneras ya convenidas. que a lo largo del tiempo se ha ido perfeccionando. Libro Diario En orden cronológico. si la anotación se realiza en el Haber. Así: Debe Empleos o aplicaciones Concepto 999 999 Haber Recursos u orígenes En contabilidad se dice que una cuenta: se abre cuando se titula. se le conoce con el nombre de Debe y a la de la derecha. se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. es conveniente hacer un breve inciso para hablar de las cuentas. Conforme se vaya avanzando en la exposición de este capítulo. Cada elemento que interviene en l a realidad económica de la empresa se representa mediante una cuenta. Cada cuenta se titula en función del concepto que exprese. es la descrita por Fray Luca Pacioli . A la parte de la izquierda. que de manera simplificada se simboliza mediante la forma T. pero la técnica más extendida y habitual. adeuda o debita cuando se efectúa una anotación en el Debe y se abona. Mediante esta técnica. mediante asientos. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue: . En el Debe se anotan los empleos y en el Haber. que se emplean habitualmente. acredita o data. anota los movimientos incrementos y disminuciones que experimentan los distintos elementos en el libro Mayor. los recursos. la empresa registra contablemente las operaciones que día a día realiza en el libro Diario y. La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el principio de dualidad. al mismo tiempo.

m. EJEMPLO 2 A principios de febrero del año X0. Se pide: Distinguir los recursos y empleos de estas transacciones y el registro de estos hechos en el Diario de «MARGA».Concepto Cuenta (o cuentas) cargada Cuenta (o cuentas) abonada Debe Valor Haber Valor Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos.000 u. que le costó 50.m. El 8 compra al contado una máquina. la representación en el Diario será: 6 de febrero . Fecha Empleos (Debe) Recursos (Haber) Préstamo Dinero 6 de febrero Dinero 8 de febrero Máquina Por lo tanto. la empresa «MARGA» realiza las siguientes operaciones: El día 6 pide un préstamo de 100. la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.000 u. En cualquier asiento.

A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data.000 Haber 100. en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas.Concepto Dinero Préstamo Debe 100.000 Haber 1. el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.3. El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha. siendo éste el cometido del Mayor. Libro Mayor Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones. En cualquier fecha.4. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. además. en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y. . Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. El saldo pued e ser: Deudor. Nulo. si el valor de ambas sumas coincide.000 8 de febrero Concepto Máquina Dinero Debe 50. si la suma del Debe es mayor que la del Haber.000 50. la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones. Acreedor.

m. 50. Antes de realizar ninguna anotación en el Mayor.m.000 u.m.m.EJEMPLO 3 Se pide: Efectuar los registros que deban anotarse en el Mayor de «MARGA».000 u.000 u.000 u. «Dinero» 100. y que a su patrimonio se ha sumado una máquina nueva valorada en 50.000 u.m. . Haber Día 6 Suma Suma 100.000 u.m.000 u.000 u.000 u.000 u.m.m. Esta información es la que suministra el Mayor. Haber Suma Debe «Préstamo» 100. y hallar los saldos de las correspondientes cuentas a día 8 de febrero de X0. dado que se han apuntado pocas operaciones. 100.m. veámoslo: Debe Día 6 Suma Saldo deudor 50.. Haber Día 8 Suma Debe Día 8 Suma Saldo deudor 50. fácilmente se deduce que el dinero se ha incrementado en 50.m.000 u. 50. «Máquina» 50.m.m. que «MARGA» ha contraído una deuda por el préstamo recibido de 100.000 u. con motivo de las operaciones señaladas en el ejemplo anterior.m.000 u. 50.

igual cuantía presenta el único saldo acreedor existente.m. Se denomina cuenta deudora a la que tiene saldo deudor.000 u. Por el contrario. Se puede observar que el total de los saldos deudores asciende a 100. son deudoras las cuentas de «Dinero» y «Máquina» y es acreedora la cuenta de «Préstamo».000 u.. Por otro lado. una cuenta es acreedora si su saldo es acreedor.m.m. . Se designa como débito de una cuenta a la suma de su Debe y al total del Haber como crédito de la cuenta..000 u. En el ejemplo visto. el total de las sumas del Debe se eleva a 150.Saldo acreedor 100. la misma cifra que resulta de agregar todas las sumas del Haber.

Estructura Del Balance de Comprobación: Su rayado está estructurado para contener los siguientes datos. El primer objetivo de este BALANCE es comprobar que no existen Su objetivo: asientos descuadrados en la contabilidad. sin embargo. pero no en la práctica. b). Definición: Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara con el objetivo de comparar o verificar si todos los cargos y abonos de los asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble. Columnas de: Folio del Mayor de cada cuenta Código y nombres de las cuentas del Mayor de Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos. de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro.Balance de comprobación El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales. Ese sería el caso. . a). Por eso. por ejemplo. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que. incluya una contabilidad defectuosa. Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos. El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. El balance sería correcto desde los números. nombre del documento: Balance comprobación y fecha de preparación. Encabezado Nombre del negocio.

puede ser un documento voluntario. puede realizar tantos Balances de comprobación como estime necesarios EJERCICIOS: Al finalizar el periodo contable. ¦ Clases De A Ajustes ordinarios stes Son los asientos que se realizan con frecuencia. pues el empresario. disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a suvalor real.¤ ¤ §¦ ¨ ¥ £ ¢ ¡ ¥   . por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos.En es e sentido pode os entende e Balance de comprobación como un documento obligatorio. las cuentas deben presentar su saldo real. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas       Caja Bancos Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías Depreciación acumulada Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos © ¤ § REGULARIZACION DE CUENTAS (A e ). pero al mismo tiempo. en la empresa en cada periodo contable.

acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda. Cuando tal permiso se conceda. la incertidumbre desaparecerá y se procederá entonces al reconocimiento del ingreso ordinario. correspondientes a la propiedad. cuando aparece una incertidumbre relacionada con el cobro de un saldo incluido previamente entre los ingresos ordinarios. de forma significativa. riesgos de la propiedad.    Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales Ejercicio: Ajustes a la cuenta Caja. en una venta a un país extranjero puede existir incertidumbre sobre si el gobierno extranjero concederá permiso para que la contrapartida sea remitida. Ejemplos de situaciones en las que la entidad puede conservar riesgos y ventajas significativos. es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real. Por ejemplo. ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja. son los siguientes: 4000 DEBE 4000 HABER . Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos: El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia.000 y no los registró. según el concepto que ocasiono el faltante así: Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. NIC 16 Si la entidad retiene. Asiento de ajuste: CUENTAS GASTOS DIVERSOS Elementos de Aseo y Cafetería Caja Caja General NIC 18. Ejemplo: El cajero pagó servicios de cafetería por $4. Una entidad puede retener riesgos significativos de diferentes formas. esto es al realizar un arqueo. se debe comparar su valor con el saldo en libros. la transacción no será una venta y por tanto no se reconocerán los ingresos ordinarios. la cantidad incobrable o la cantidad respecto a la cual el cobro ha dejado de ser probable se reconocerá como un gasto. valor por el cual se debe realizar un ajuste. esto puede no ser probable hasta que se reciba la contraprestación o hasta que desaparezca u determinada na incertidumbre. En algunos casos. No obstante. Los ingresos ordinarios se reconocen sólo cuando es probable que la entidad reciba los beneficios económicos derivados de la transacción. hay un faltante por ese valor. en lugar de ajustar el importe del ingreso ordinario originalmente reconocido.

se cumplen ciertos criterios. que no entran en las condiciones normales de garantía. el cual implica cuotas iguales de desgaste para cada año de vida útil del activo en cuestión. 2.I Provisiones DEPRECIACIÓN Desgaste de los activos fijos (maquinarias.(a) cuando la entidad asume obligaciones derivadas del funcionamiento insatisfactorio de los productos. y exige la revelación de información específica sobre estos activos. La Norma también especifica cómo determinar el importe en libros de los activos intangibles. (c) cuando los bienes se venden junto con la instalación de los mismos y la instalación es una parte sustancial del contrato. pero no exista un historial o evidencia de transacciones de intercambio para el mismo activo u otros similares. y (d) cuando el comprador. La vida útil es la duración de tiempo aproximado que e bien será útil para l . AJUSTES CONTABLES 1. la cual se presenta en una cuenta de gasto denominada depreciación activo fijo. que aún no ha sido completada por parte de la entidad. La cuota correspondiente al desgaste del activo fijo se calcula a través del método de depreciación lineal. edificio. y sólo si. 3. en virtud de una condición pactada en el contrato. Depreciación Cargos diferidos Ingresos diferidos E. etc. (b) cuando la recepción de los ingresos ordinarios de una determinada venta es de naturaleza contingente porque depende de la obtención. Las únicas circunstancias en las que podría no ser posible medir de forma fiable el valor razonable de un activo intangible adquirido en una combinación de negocios se darán cuando el activo intangible surja de derechos legales o contractuales y además: (a) no sea separable.D. Esta Norma requiere que las entidades reconozcan un activo intangible si. tiene el derecho de rescindir la operación y la entidad tiene incertidumbre acerca de la probabilidad de que esto ocurra. vehículos. El monto de desgaste representa una perdida para la empresa. de ingresos ordinarios derivados de la venta posterior de los bienes.) debido al uso y paso del tiempo. y la estimación del valor razonable dependa de variables no se pueden medir. o (b) sea separable. por parte del comprador. 4. NIC38: INTANGIBLES El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos intangibles que no estén contemplados específicamente en otra Norma. 5.

El valor residual es aquel valor al cual el bien puede venderse o liquidarse una vez concluida su vida útil... Ejemplo: Pagos anticipados de intereses... XXXX XXXX .. El asiento contable es: Depreciación activo fijo Activo fijo gl: por la depreciación del periodo 2. Cuota depreciación= valor libro activo fijo ...pagados anticipadamente Caja / banco gl: por el pago anticipado de... así en el balance la cuenta depreciación acumulada se presentara rebajando el valor histórico por el cual esta registrado el bien. así en el balance la cuenta de activo se presentara con el valor de desgaste ya reducido. arriendos. Los gastos que se cancelan anticipadamente se clasifican en cuentas de activo.valor residual Vida util Métodos de contabilización 1. El asiento contable es: Arriendo.Método directo: Implica cargar la cuenta de gasto por la depreciación y abonar(rebajar) directamente la cuenta de activo fijo.. XXXX XXXX XXXX XXXX GASTOS PAGADOS ADELANTADAMENTE Son gastos que la empresa cancela por adelantado con respecto a la fecha durante los cuales se consumen realmente. etc. etc.Método indirecto: Implica cargar la cuenta de gasto por la depreciación y abonar una cuenta complementaria del activo fijo denominada depreciación acumulada activo fijo.ocuparlo como tal. El asiento contable es: Depreciación activo fijo Depreciación acumulada activo fijo gl: por la depreciación del periodo NOTA: Los activos fijos primero se corrigen monetariamente y posteriormente se procede a calcular su depreciación con los valores ya actualizados a la fecha del balance.. servicios. seguros. A medida que pase el tiempo (finalice el mes o periodo contable) debe ir cargándose a resultado la porción que se ha consumido..

. Amortizar implica un proceso de llevar o trasladar periódicamente cuentas de activos a cuentas de resultado. pero se caracterizan porque su vida útil es indeterminada.. derecho a patentes. derechos de marca. 1.... Ej: Gastos de organización y puesta en marcha. Activo.-Metodo indirecto: Implica cargar la cuenta de gasto por la amortización y abonar una cuenta complementaria del activo denominada amortización acumulada activo. se realiza el asiento siguiente: Arriendos. gastos de investigación y desarrollo. así en el balance la cuenta amortización acumulada se presentara rebajando el valor h istórico por el cual esta registrado el activo.. durante este periodo el ítem que fue activado se irá cargando a perdida..... seguros pagados anticipadamente gl: por la cuota efectiva de. gl: por la amortización del periodo Al término de su vida útil procederá el siguiente asiento: Amortización acumulada activo.. El asiento contable es: Amortización activo.. gl: cierre por la amortización final del activo XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX ....... Arriendo.. el asiento contable es: Amortización activo Activo gl: por la amortización del periodo 2...... le proporcionaran beneficios.... XXXX XXXX CARGOS DIFERIDOS Son pagos adelantados. seguros pagados.. razón por la cual la empresa estima los periodos en que se debe amortizar. así en el balance la cuenta de activo se presentara con el valor de amortización del periodo ya reducido.... se apoya en lo establecido en la ley en amortizarlos entre 3 y 6 años...-Metodo directo: Implica cargar a la cuenta de gasto la amortización y abonar (rebajar) directamente la cuenta de activo. es decir. etc.Una vez que va transcurriendo el periodo por el cual hemos cancelado anticipadamente........ Como la empresa no tiene claro por cuánto tiempo estos gastos.. Amortización acumulada activo.

ya que si alguno de los clientes no paga el monto comprometido... En circunstancias de no pago la empresa se enfrenta ante la posibilidad de enviar todo a trámite judicial para efectuar la respectiva cobranza. Ej: Cobro anticipado de arriendos. intereses. Una vez que va transcurriendo el periodo por el cual nos han cancelado anticipadamente. intereses ganados gl: por la cuota efectiva de.. NOTA: Lo cobrado anticipadamente es un pasivo para la empresa XXXX XXXX XXXX XXXX ESTIMACIÓN DE DEUDORES INCOBRABLES La necesidad de efectuar una estimación de deudas que pueden resultar incobrables. viene dada por el riesgo de incobrabilidad que presenta en cierta medida el efectuar ventas al crédito. etc. ira disminuyendo el pasivo (obligación) y originando como contrapartida una ganancia real para la empresa.. representan para esta una obligación hasta que no se hagan efectiva la prestación del servicio por parte de la empresa. intereses. acarreara a la empresa una perdida por este concepto..cobrados anticipadamente Arriendo. etc.. seguros. la empresa procederá a castigar la deuda realizando el asiento siguiente: Deudas incobrables Clientes gl: por el castigo de clientes incobrables XXXX XXXX . Luego en la medida que transcurra el tiempo y se preste efectivamente el servicio. se realiza el asiento siguiente: Arriendos. por lo tanto.. El asiento por el cobro adelantado es: Caja Arriendo.... intereses. Si con el trámite de cobranza la empresa no obtiene buenos resultados.INGRESOS DIFERIDOS corresponden a ingresos que la empresa cobra adelantadamente..cobrados anticipadamente gl: por el cobro anticipado de.. y una vez que ha agotado todas las posibilidades de cobro.. etc...

D. Al año siguiente de haber realizado esta estimación.ESTIMACIÓN DEUDORES INCOBRABLES (E.D. luego para tal efecto. se realiza la siguiente contabilización E. la empresa sabrá exactamente cuanto fue lo que realmente no cancelaron los clientes y deberá compara el monto incobrable con la estimación realizada y contabilizada por la empresa. luego su presentación en el balance Clasificado será rebajando la cuenta activo sobre la cual se efectuó la estimación de incobrabilidad.ESTIMACIÓN DEUDORES INCOBRABLES (E.I.D.D.I.ESTIMACIÓN DEUDORES INCOBRABLES (E. Al respecto se pueden dar tres situaciones: 1. sino que por datos históricos y estadísticos existe un porcentaje de incobrabilidad de las deudas al crédito. se realiza la siguiente contabilización E.I) > MONTO INCOBRABLE 3.I) = MONTO INCOBRABLE 2.I) < MONTO INCOBRABLE * Para la situación 1. la empresa realiza el siguiente asiento por la estimación de la incobrabilidad: Deudores incobrables Estimación de deudores incobrables gl: por la incobrabilidad de los clientes XXXX XXXX Donde la cuenta estimación de deudores incobrables es una cuenta complementaria del activo. Clientes gl: ajuste por lo realmente incobrable para el año xx * Para la situación 2.D. clientes XXXX XXXX XXXX XXXX . Existe otra situación en donde la empresa no conoce ni el monto ni el deudor que no cancelara.La cuenta deudas incobrables es una pérdida de la empresa por concepto de incobrabilidad de lo adeudado por el cliente.

Ajuste balance anterior gl: ajuste por lo realmente incobrable para el año xx XXXX En este caso en términos reales se produjo una sobre estimación respecto a lo determinado el año anterior .

Principalmente se genera esta circunstancia porque a la fecha de cierre no sabemos con exactitud el monto o no existe un documento de respaldo. XXXX XXXX XXXX PROVISIONES Se crea una provisión por concepto de compromisos o gastos correspondientes al periodo contable y cuyo pago se efectuara en el periodo siguiente. Saldo deudor implica perdida saldo acreedor implica ganancia. Como cuenta de resultado.I.* Para la situación 3. por lo tanto se produjeron diferencias las cuales fueron absorbidas por la cuenta ajuste balance anterior. dado que el gasto debe quedar contabilizado en el año en que este se origino. pudiendo arrojar saldo deudor o acreedor. Ajuste balance anterior clientes gl: Ajuste por lo realmente incobrable par el año xx En este caso en términos reales se produjo una subestimación respecto a lo determinado en el año anterior NOTA: En la situación 2 y 3 la estimación no coincidió exactamente.D. Se provisionan gastos tales como: y y y y Servicios básicos Vacaciones Provisión de indemnización por años de servicio Impuesto a la renta Asiento contable al cierre 31/12 Gasto provisionado Provisión gastos gl: A la fecha de pago pueden darse las siguientes situaciones: XXXX XXXX . se realiza la siguiente contabilización E. Esta situación debe reflejarse aun cuando debamos pagar el próximo periodo.

a)casos de provisión fue menor Provisión gasto Ajuste balance anterior Banco/Caja gl: b) casos de estimación fue mayor Provisión gasto Ajuste balance anterior Banco/Caja gl: c) casos de estimación igual al pago Provisión gasto Banco/Caja gl: XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX .

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