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MANUAL DE FUNCIONES op

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II. Categoría

• Nivel: Profesional II

III. Número de puestos

• Un(a) servidor(a)

IV. Objetivo del cargo

• Brindar un eficiente manejo de los materiales y suministros existentes en los almacenes para garantizar
un adecuado funcionamiento de las actividades de EMAGUA.
• Salvaguardar y precautelar los activos fijos y su distribución de acuerdo a las necesidades de las áreas para
el buen funcionamiento de EMAGUA, con base en la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes
y Servicios de la Ley N° 1178 y anexos.
• Minimizar la inversión en inventarios, los costos de almacenamiento y pérdidas por daños.
• Mantener stock’s de inventarios de acuerdo a las necesidades institucionales.

V. Atribuciones

• Tomar decisiones en relación a la custodia y salvaguarda de todos los materiales y suministros que ingresan
en el almacén.
• Cumplir y hacer cumplir las normas vigentes relacionadas con la administración del almacén.
• Coordinar el trabajo de administración e inventario de muebles, inmuebles y vehículos, con los respectivos
Encargado(a)s del área.

VI. Funciones
a) Funciones específicas

• Llevar control de la existencia de todos los bienes del almacén, utilizando tarjetas de kardex físico, con registro
manual o computarizado, según corresponda.
• Autorizar el ingreso provisional o definitivo de bienes al almacén, previa revisión de las características

solicitadas.

• Recibir y custodiar y entregar materiales, suministros y activos en óptimas condiciones a todas las
dependencias solicitantes de EMAGUA que solicitan los bienes, dando cumplimiento a normativa vigente.
• Mantener en forma adecuada y debidamente codificados y clasificados, los materiales y suministros de
EMAGUA, implementando normas y procedimientos de custodia y seguridad de los mismos.
• Remitir informes sobre existencias de inventarios para la toma decisiones sobre compras.
• Emitir informes mensuales al Área de Gestión SABS, de los ingresos y egresos de almacén, estableciendo
stock´s máximos y mínimos, que garanticen el racional y permanente apoyo logístico a las diferentes
unidades organizacionales de EMAGUA.
• Remitir al Área Financiera mensualmente informes o notas de Ingresos y Salidas de almacén a través del
Área Gestión SABS.
• Dar conformidad en las notas de recepción y salida de materiales, suministros y activos.
• Autorizar, previo al cumplimiento de los procedimientos exigidos, la salida de bienes del Almacén.
• Realizar inventarios periódicos y extraordinarios.
• Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento
y salvaguarda de los bienes.
• Generar información básica para la disposición de bienes.
• Efectuar la programación de adquisiciones futuras.
• Elaborar el cronograma y Programa de Inventario Físico de fin de gestión.
• Planificar y coordinar las actividades del almacén.
• Atender y subsanar observaciones de Contraloría y Auditoria Interna y aplicar recomendaciones.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

• Realizar otras funciones relacionadas al cargo asignadas por el Área Gestión SABS.
• Realizar el control de Activos Fijos de EMAGUA a través de Inventarios Periódicos y Sorpresivos.
• Promover la disposición final de los activos fijos en desuso de propiedad de EMAGUA
• Sugerir el diseño, estructuras e implantación de Sistemas de Administración de Activos Fijos.
• Implantar medidas de seguridad para que los bienes codificados no sean usados, movidos internamente ni
retirados sin la autorización ni control correspondiente.
• Establecer políticas y procedimientos de mantenimiento de activos fijos en el marco del Manual de
Procedimientos para Administración de Almacenes, Bienes Muebles, Bienes Inmuebles y Vehículos.
• Entregar Activos Fijos en el marco de lo establecido en las NB-SABS y de acuerdo a manuales de procedimientos

vigentes.

• Administrar y custodiar la documentación legal saneada que acredita el derecho propietario de bienes
muebles, inmuebles y vehículos de EMAGUA.
• Verificar activos fijos en mal estado y sugerir la baja, posteriormente realizar lotes y promover su disposición

final.
• Emitir informes de inventarios.
• Certificar la existencia y no existencia de activos fijos con cargo a funcionarios responsables.
• Adoptar e implantar medidas de salvaguarda y seguridad industrial.
• Registrar los activos fijos en el marco de lo establecido, considerando una correcta codificación y fácil

ubicación.
• Elaborar y presentar informes periódicos sobre actividades ejecutadas.
• Otras funciones previstas por la norma en vigencia que regula el manejo y disposición de Activos Fijos de
propiedad de EMAGUA.

b) Funciones genéricas

• Participar en la elaboración de manuales y reglamentos que se requieran.
• Mantener en forma ordenada, sistematizada y archivada toda la documentación bajo su cargo.
• Conocer y cumplir todas las disposiciones establecidas en la Ley 1178 y otras normativas relacionadas a
la administración pública y a las actividades operativas del cargo.
• Participar en la elaboración del POA de su Área Organizacional.
• Participar en la elaboración del POAI de su cargo en coordinación con su jefe inmediato superior.
• Elaborar y presentar informes periódicos sobre actividades ejecutadas.

VII. Relaciones de dependencia
Depende formalmente de:

• Responsable Área Gestión SABS.

Ejerce Autoridad Formal sobre:

• Ningún(a) funcionario(a).

VIII. Responsabilidades

• Manejo adecuado y eficaz de los materiales, suministros y activos.
• La verificación física (inventario) de Bienes de Almacén al 31 de Diciembre de cada gestión, conciliando
con las tarjetas de control visible, control físico y valorado, a través de un control cruzado.
• Adoptar medidas de salvaguarda para los bienes bajo su cargo.
• Aplicar medidas de seguridad industrial e higiene en la Administración de Almacén, a efecto de prevenir
posibles accidentes.
• Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en la Ley No. 1178 y las Normas Básicas del Sistema
de Administración de Bienes y Servicios.
• Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en las Normas Básicas del Sistema de Administración
de Bienes y Servicios (NB - SABS) referente a los Sub-sistemas de Manejo y Disposición de los Activos Fijos
de la entidad.
• Efectuar una correcta y oportuna administración y disposición de los activos fijos de EMAGUA.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

IX. Relaciones de coordinación
Relaciones internas:

• Unidad Administrativa y Financiera.
• Área de Gestión SABS.
• Todas las dependencias de EMAGUA.

Relaciones externas:

• Proveedores.
• Otras instituciones.
• Compañías de Seguros.
• Otras instituciones públicas y privadas relacionadas a la administración de activos fijos.
• SENAPE.
• Otras instituciones.

X. Medios de comunicación y coordinación institucional

• Comunicación Interna
• Circular
• Memorándums
• Correo Electrónico
• Correo Institucional
• SIACO (Sistema Automatizado de Correspondencia)
• Talleres
• Reuniones
• Cursos
• Seminarios
• Teléfono
• Fax
• Otros

XI. Perfil del cargo
a) Formación

• Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Comercial, Auditoria y / o Contaduría Pública.

b) Conocimientos inherentes al cargo

• Ley 1178.
• Responsabilidad por la Función Pública.
• Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
• Manual de Procedimientos para Administración de Almacenes, Bienes Muebles,
• Inmuebles y vehículos.

c) Experiencia

• 1 año como mínimo en cargos similares.

d) Aptitudes personales

• Orientación a resultados.
• Capacidad de mando.
• Responsabilidad.
• Capacidad de supervisión.
• Capacidad de toma de decisiones.
• Capacidad de trabajo bajo presión.
• Trabajo en equipo.
• Iniciativa.
• Atención a detalles.
• Proactividad.
• Sólidos principios éticos y morales.
• Buenas relaciones interpersonales.
• Puntualidad.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Nivel: Operativo
Unidad Administrativa y Financiera UAF

I. Título del cargo

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