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Política de Compras Nacionales
CM-01

I. OBJETIVO
a) Determinar los lineamientos para la planeación de compras de materiales para su
maquila y comercialización, requeridos por la cadena para su adecuado
abastecimiento.
b) Establecer medios de control de las actividades derivadas de las compras
realizadas.
c) Mantener niveles ideales de stock buscando la reducción de inventarios sin
menoscabo en la cobertura de la demanda del mercado.

II. ALCANCE
Aplicable a:
a) Jefe de Resurtido
b) Gerente de Operaciones
c) Comprador Nacional
d) Gerente Distrital
e) Gerente Regional
f) Gerente de Tesorería
g) Contador Regional
h) Dirección Comercial

III. DEFINICIONES
a) ABASTECIMIENTO: Suministro de mercancías a la cadena a través de procesos de
compras.
b) ALMACÉN: Local donde se guarda y mantiene mercancía hasta el momento de venta.
c) ASO: Almacén de Soporte de las sucursales de un determinado distrito o región.
d) DESABASTO: Stock por debajo de los mínimos establecidos.
e) DISPONIBLES: Cantidad de mercancías registradas en sistema bajo este estatus las
cuales se encuentran disponibles para venta.
f) EXISTENCIAS: Cantidad de mercancías registradas en sistema.
g) INVENTARIO DE SEGURIDAD: Cantidad de mercancías disponibles para venta para
aquellos periodos no considerados en los presupuestos de venta.
h) MAXIMO: Nivel de stock determinado como la cantidad máxima a solicitar a través
de la orden de compra fincada al proveedor en el punto de reorden.
i) MINIMO: La cantidad a nivel stock requerido para cubrir la demanda del mercado
durante el periodo de reabastecimiento, de forma que se cuente con inventario de
seguridad para prever el desabastó de mercancías, hasta el arribo de las
mercancías solicitadas.
j) PUNTO DE REORDEN: Es el momento ideal en el cual se fincará una orden de compra
al proveedor de forma tal que el arribo de mercancías no represente altos costos
de oportunidad (ventas perdidas) y de almacenamiento (sobre inventario).
k) RESURTIDO: Distribución de materiales a las sucursales de acuerdo a los niveles
máximos y mínimos.
l) SOBRE INVENTARIO: Stock por encima de los máximos establecidos.

IV. POLÍTICA
a) GENERALES:

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1. Todas las compras de La Ferre Comercializadora S.A. de C.V. deberán tener


previa autorización de CASS a través del departamento de compras
nacionales.
2. Las compras locales estarán a cargo del Jefe de Resurtido Regional y/o
Distrital, previa autorización del departamento de Compras Nacionales.
Las compras locales se autorizaran exclusivamente cuando los materiales
requeridos los tenga que abastecer un proveedor local ya sea por
disponibilidad o conveniencia económica.
3. Las compras por ventas extraordinarias podrán ser adquiridas con
proveedores locales o nacionales de acuerdo a conveniencia.
4. Las Ordenes de Compra, una vez fincada, no podrán ser modificadas salvo
por solicitud del proveedor, conveniencia comercial o económica.
5. El tablero control, no debe de tener órdenes de compras pendientes por
más de tres meses de antigüedad, con la salvedad de aquellas que cuenten
con el justificante pertinente. Este justificante se refiere a
situaciones ajenas al control interno.

b) DE LA PLANEACION DE COMPRA
1. La planeación de compra se basa en el modelo de puntos de reorden apoyado
en niveles de stock ideales usando los conceptos de Máximos y Mínimos.
2. La determinación de los niveles de Máximos y Mínimos así como los puntos
de reorden se acordaran anualmente. Periódicamente se actualizaran estos
datos pre-establecidos.
3. Los Compradores Nacionales serán los responsables de establecer los
parámetros y coordinar la metodología de actualización de los máximos y
mínimos en sistema.
4. Los Compradores Nacionales en coordinación con los Jefe de Resurtido,
Gerente Operaciones, Gerente Distrital, Gerente Regional y Director
Comercial, determinaran los niveles de máximos y mínimos en sus
respectivos almacenes.
5. Los máximos y mínimos se determinaran tomando en cuenta los siguientes
puntos:
o Ventas promedio mensuales.
o Ventas Estacionales.
o Inventario de Seguridad Deseado.
o Tiempos de Reabastecimiento o recuperación de existencias.
I. Calendario de Producción
II. Tiempos de Transportación
III. Tiempos internos
a. Revisión de Orden de Compra
b. Fincación de Orden de Compra
c. Descarga
d. Resurtido
o Tiempos no Controlables
o Crecimiento potencial local
o Ventas no realizadas (libreta de farmacia)
6. La Evaluación de los Proveedores deberá ser ejecutada por el Comprador
Nacional en conjunto con Dirección Comercial, Gerente Regional y Gerencia
de Tesorería.

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7. La elección de los proveedores estará sujeta a estándares de calidad,


precios, tiempos de traslados, formas de pago, maniobras, y en términos
generales que cubra las necesidades de la empresa.
8. El departamento de Compras Nacionales, está obligado a conformar un
expediente con toda la documentación y/o información de cada uno de los
diversos proveedores que nos presten el servicio. Esta información
consistirá en tener el conocimiento de manera global y/o detallada del
entorno de cada proveedor.
9. El comprador nacional deberá considerar los tiempos de distribución,
calendarios de producción y disponibilidad de material en planta del
proveedor
10.Cuando se trate de herramientas, la programación de las compras debe de
ser estricto apego al calendario de compras girado por el área de Compras
Nacionales. Todas las tiendas de La Ferre deben apegarse al calendario
girado.
11.El abastecimiento a ASO´s será coordinado por el Comprador Nacional, de
acuerdo a la programación de compra de las diversas categorías de
materiales.

c) DE LA EJECUCION DE COMPRA
1. Toda compra deberá ser precedida de una orden de compra, la cual deberá
ser autorizada exclusivamente por los compradores nacionales.
2. La captura de la orden de compra puede ser ejecutada por el Gerente de
Operaciones, Jefe de Resurtido o Compradores Nacionales en los casos de
ordenes de Compra automatizadas.
3. Solo se podrán fincar órdenes de compra a proveedores siempre y cuando,
éstas presenten un estatus pendiente.
4. Los jefes de resurtido única y exclusivamente podrán fincar ordenes de
compra aquellos proveedores considerados como locales.
5. No se podrán cancelar órdenes de compra ya fincadas en los casos de
diferencias entre estas y la remisión del proveedor.
6. Todos los campos de la orden de compra deberán ser llenados de acuerdo a
los siguientes parámetro, los cuales se estandarizan a nivel cadena:

REFERENCIA: Escribe las especificaciones del material, la


O.C. relacionada o el estatus de la venta
(importancia)
OBSERVACIONES: Utiliza el campo para notificar otras
observaciones generales.
SEGUROS: Escribe la cobertura y responsable del seguro.

FLETES: Escribe el nombre de la fletera así como la


tarifa acordada. Este campo no será impreso.
ENTREGA: Escribe el lugar donde se entregara el
material.
ANEXOS: Escribe la documentación que deberá acompañar
el embarque.
CONDICIÓN DE PAGO: Selecciona la condición y en caso de plazos
especifica si será en base a fecha factura o
fecha de revisión.

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FECHA ESTIMADA DE Escribe la fecha probable de llegada acordada


ARRIBO: previamente
OBSERVACIÓN POR En este campo especificaras las
PARTIDA (CTRL+O): particularidades por cada renglón.

7. Las órdenes de compra no llevaran firmas ni leyendas escritas a puño y


letra adicionales, salvo las que solicite el proveedor.
8. Los compradores nacionales en conjunto con jefes de resurtido serán los
responsables de establecer la logística de distribución de las compras
realizadas, esta logística se diseñara buscando un ahorro en costos y
altos niveles de efectividad.
9. Por cada proveedor de servicios de transporte se tendrán tabuladores
autorizados por la gerencia Administrativa. El catalogo de proveedores
estará propuesto por Gerentes Regionales y Compradores Nacionales.
10.El pago por el servicio de fletes deberá ser solicitado con anterioridad
por el jefe de resurtido con un promedio de diez días previos al arribo
de las mercancías, esta solicitud se realizara con la intención de contar
con los fondos suficientes al momento de requerirse el pago. Dicha
solicitud debe ser un estimado pues no se tiene aún la certeza de la
cantidad embarcada.
11.El pago por servicio de fletes deberá realizarse dentro de los siete días
naturales posteriores al arribo de las mercancías. Para poder liberar el
cheque deberá contarse con la entrada compra/con gasto, copia de
remisión/factura del proveedor, carta porte del transportista y ticket de
báscula.
12.Todo embarque en el cual exista un gasto por flete (tarifa por tonelada)
se deberá pesar (tara y destara).
13.Todo embarque por materiales del grupo de aceros deberá ser pesado (tara
y destara).
14.Todo el material, al momento de su descarga deberá ser contado sin
excepción alguna, con la salvedad de aquellas partidas de Acero Comercial
que por el volumen y dificultad de conteo representen retrasos en la
descarga.
15.El material sujeto a la salvedad mencionada en el punto anterior se
contará de la siguiente manera: Se tomará una muestra (atado flejado en
planta de proveedor), se contará en su totalidad dicha muestra y se
estimará un promedio del total de la partida.
16.Una vez concluida la descarga del material se deberá llenar los formatos
correspondientes así como estampar sellos y firmas en los mismos. Se
deberá utilizar de manera invariable el formato OPER01 RECEPCIÓN DE
MERCANCIAS, en el cual se pondrán las observaciones concernientes a la
descarga.
17.La recepción de materiales en ERP Intelisis deberá ser en un máximo de 24
horas posteriores al día en que es liberado el transportista.
18.La entrada compra/con gasto deberá ejecutarse en ERP Intelisis el mismo
día en que se realiza la recepción de materiales referenciada en el punto
anterior.
19.A toda entrada de compra en ERP Intelisis le deberá preceder
invariablemente una orden de compra.

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20.Se utilizará únicamente el concepto Entrada con Gasto cuando la compra


genere gastos diversos o indirectos como fletes, acarreos, maniobras y
obras.
21.En caso de existir diferencias por factor de conversión deberán de
ajustarse estas de acuerdo a la política OP-07 AJUSTES AL INVENTARIO.
22.El Gerente Regional deberá firmar todas las entradas compra/con gasto
(impresas) en un tiempo no mayor de una semana.

d) DE LAS DEVOLUCIONES DE COMPRAS


1. Toda compra cuyos materiales relacionados no cumplan con las
especificaciones estipuladas en términos de cantidad, calidad y/o
características podrán ser devueltas al proveedor bajo el concepto de no
conformidad. El concepto de NO CONFORMIDAD se refiere a la manifestación
girada al proveedor acerca del desacuerdo de la empresa en aceptar
materiales que no cumplan con las normas, términos, características,
especificaciones, condiciones, certificaciones, entre otros.
2. Se notificará de manera inmediata al jefe de resurtido las incidencias
para poder evaluar si se emite una no conformidad. Dichas incidencias
podrán ser de acuerdo a la siguiente lista:
o Cuando la remisión no sea dirigida a nombre de La Ferre
Comercializadora, S.A. de C.V. o empresas filiales.
o Cuando se remisione o embarque material no solicitado.
o Cuando el material no se reciba en condiciones libres de humedad y
agua (siempre que no sea lo estándar del producto).
o Cuando exista un faltante de material.
o Cuando el material presente abolladuras, dobleces y torceduras
anormales a su forma de fabricación.
o Cuando el material presente corrosión fuera de los rangos tolerables.
o Cuando el diferencial en peso entre la remisión y los ticket de
báscula sean razonablemente significativos.
3. Se considerará también como una NO CONFORMIDAD las situaciones en las que
arribe mercancías fuera del tiempo pactado o estipulado y que esto
represente altos costos de almacenaje debido a escasa o nula demanda del
material (pedidos especiales). Será el Jefe de Resurtido el responsable
de dictaminar o no una NO CONFORMIDAD; en caso de dudas referente a la
dictaminación, el Gerente Regional deberá responsabilizarse de determinar
el proceder de la situación.
4. Para determinar la NO CONFORMIDAD será en base al criterio y conveniencia
económica y comercial. Considerando que el impacto financiero no
represente un daño patrimonial significativo para La Ferre
Comercializadora, S.A. de C.V.
5. Una vez dictaminada la NO CONFORMIDAD se procederá a llenar la forma
COMP05 CARTA DE NO CONFORMIDAD llenando todos los campos. En caso de
material dañado se deberán tomar fotografías de los mismos.
6. El Comprador Nacional recibirá de manera inmediata el formato COMP05
CARTA DE NO CONFORMIDAD, anexando las fotografías correspondientes. El
Comprador Nacional será el responsable de gestionar ante el proveedor la
devolución o bonificación que en su caso proceda. Buscando en todo
momento el interés y conveniencia para la empresa.

e) DE LA VIGILANCIA DE APLICACIÓN

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1. El personal de Auditoria Interna podrá en todo momento observar


desviaciones a ésta política a través de revisiones a archivos, papeles
de trabajo y observación directa.
2. El seguimiento y depuración a los tableros control del módulo de compras
será responsabilidad del Comprador Nacional.

f) DE LAS OMISIONES DE LA POLÍTICA


1. Toda regulación no considerada en la presente política deberá ser
notificada al departamento de Organización y Métodos para su corrección.
2. Solamente el departamento de Organización y Métodos posee facultades para
hacer modificaciones a las políticas giradas.
3. Toda política, procedimiento y forma de control deberá tener la revisión
del departamento de Auditoria Interna previa a su publicación y entrada
en vigor.
4. Toda controversia de aplicación de la presente política será resuelta
única y exclusivamente por el Comité Revisor.

V. SANSIONES
a) Recursos Humanos establecerá los criterios y determinará las acciones correctivas
en conjunto con Gerencia Regional para los casos de incumplimiento a la presente
política.
b) El Jefe de Recursos Humanos Regional o persona que éste designe, levantará una
Acta Administrativa de acuerdo a la forma RRHH58 ACTA ADMINISTRATIVA al personal
que viole las disposiciones de ésta política. Dicha acta será anexada al
expediente en resguardo de RRHH.

VI. DIFUSIÓN Y VIGENCIA


a) La presente política es vigente a partir del 21 de abril de 2008.
b) Todo personal de nuevo ingreso y cuyas funciones estén relacionadas a esta
política debe tener conocimiento de ésta al momento de recibir la inducción
correspondiente, no debiendo sobrepasar los 7 días naturales contados a partir de
su fecha de ingreso.
c) Es responsabilidad del departamento de RRHH y Gerente de Distrital a todo el
personal involucrado.

VII. RELACIOGRAMA

Políticas Relacionadas Procedimientos Formatos Relacionados


Relacionado
1. OP-07 Ajustes al 1. COM (1.0) Compras 1. OPER01 Recepción de
Inventario Nacionales Mercancías.
2. COM (2.0) Devolución 2. COMP05 Carta de NO
sobre compras. CONFORMIDAD
3. RRHH58 Acta
Administrativa

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