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sistema organizacional

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- SISTEMA ORGANIZACIONAL En la actualidad, prácticamente todas las actividades que realiza el ser humano se enmarcan dentro de las organizaciones: éste forma parte de una familia, estudio en una escuela, trabaja para alguna empresa o dependencia oficial, se divierte en algún club, deportivo, es integrante de algún grupo teatral, etc. Por ello White lo definió como el hombre organización . Drucker afirmaba que la organización es el fenómeno social más representativo de la era que nos ha tocado vivir. La importancia de las organizaciones en el desarrollo de la actividad humana motivó la elaboración de teorías que se definen y clasifican con fines de estudio. 2.1.- CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN El término organización proviene del griego organón, que significa instrumento; por lo tanto etimológicamente podemos considerar a la organización como un medio para hacer algo. Si tenemos en cuenta su relación con el término organismo, identificaremos en el la existencia de partes y funciones diversas que se coordinan para desarrollar una tarea o un fin común. La teoría de sistemas considera a la organización como un conjunto de roles interrelacionados, en los cuales incide un mecanismo de control. En el concepto organización se identifican los siguientes elementos: el ser humano la realización de actividades, la división del trabajo o especialización, el intercambio de información, la jerarquización y los objetivos comunes. Las organizaciones, como los organismos, siguen un proceso de nacimiento o constitución, estructuración o desarrollo, consecución de objetivos y desaparición. El tiempo de duración de cada una de estas etapas, así como el del proceso mismo, es variable. La organización actual, por ejemplo data de siglos. Con los elementos anteriores podemos definir a la organización como un sistema social en el que la acción coordinada y la interrelación de individuos conducen, mediante la división del trabajo, la consecución de fines comunes. 2.2.- TIPOS DE ORGANIZACIÓN La interrelación de individuos en los organismos puede obedecer a la estructura formal interna o darse espontáneamente. La interrelación formal está indicada en los manuales de organización y en los organigramas, mientras que la informal se produce entre las mismas personas integrantes de la organización, pero al margen de los roles que desempeñan dentro de ella. Los tipos de organización se determinan en función de las formas de estructuración ya mencionadas. Existen organizaciones formales e informales: las primeras poseen un sistema de división del trabajo que da como resultado su estructura formal; es decir, las actividades son conscientemente coordinadas para conseguir un objetivo predeterminado. La organización formal implica que las personas integradas a ella sean capaces de comunicarse entre si, estén dispuestas a actuar y participen con un propósito común. En este tipo de organización están presentes la delimitación de funciones, la jerarquización, la delegación de actividades y de responsabilidad, la dirección y los mecanismos de control. Las organizaciones informales nacen del agrupamiento espontáneo de los individuos que pertenecen a una organización formal. Este agrupamiento obedece a motivos diferentes a las actividades de trabajo. En la organización informal se desarrollan actividades que carecen de un propósito consciente de grupo, aun cuando las mismas contribuyan posiblemente a la consecución de resultados comunes que no se determinaron previamente. El comportamiento de la gente es espontáneo, la interrelación es voluntaria y con las personas que se elija. Por el contrario, en la organización formal no hay la posibilidad de elegir a las personas ni el momento para interactuar con ellas.

Las características de la organización informal facilitan la comunicación entre las personas y propician la creación de grupos. Por ello, la organización informal retiene el poder, lo cual influye decisivamente tanto en al eficiencia como en la productividad. 2.3.- OBJETIVOS DE LAS ORGANIZACIONES Una de las principales características de las organizaciones formales es que se constituyen con un propósito. Todas las acciones que se desarrollan dentro de una organización están orientadas, directa o indirectamente, a la consecución de este propósito. Para ello, las organizaciones se fijan objetivos organizacionales. Los objetivos organizacionales se dividen en: económicos, de servicio, sociales y técnicos. a).- Objetivos Económicos - Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con dividendos justos sobre la inversión colocada. - Cubrir los pagos por intereses a acreedores, sobre préstamos concedidos. - Retribuir a los trabajadores en forma justa con prestaciones y utilidades por los servicios prestados. b).- Objetivos de Servicio - Satisfacer las necesidades de los usuarios, agremiados o consumidores, con bienes o servicios de calidad en las mejores condiciones. c).- Objetivos Sociales - Producir para satisfacer necesidades de la comunidad. - Aumentar el nivel económico de una región al consumir materias primas y servicios y crear fuentes de empleo. - Contribuir para el sostenimiento de los servicios públicos, mediante el pago de impuestos. - Mantener informada a la opinión pública sobre asuntos de interés general. - Propiciar el desarrollo de una comunidad, desarrollando acciones para integrar los intereses legítimos de la misma con los de la organización. d).- Objetivos Técnicos - Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas modernas en cada una de las áreas de la organización, para coadyuvar así al logro de los demás objetivos. 2.4.- FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES Para cumplir con sus objetivos, que justifican su razón de ser y su creación, las organizaciones emplean una serie de elementos que, conjugados armónicamente, contribuyen para este fin. Estos elementos se conocen como recursos y se clasifican en: materiales, técnicos humanos y financieros.

-Los recursos financieros.Financiamiento. . se desarrollan funciones específicas. experiencia.Mercadotecnia. . Del agrupamiento de actividades relacionadas con un mismo fin.son los bienes tangibles propiedad de la organización. de finanzas.. sistemas. las acciones y utilidades.Contabilidad. y proveedores. . instalaciones. Las funciones administrativas. Dentro de las organizaciones formales. cédulas. independientemente del giro. equipos.Ventas. métodos y medios de control que rigen a todas las funciones de la empresa. Las funciones específicas. Los recursos ajenos se conocen como: préstamos de acreedores. Son recursos propios el dinero. surgen las funciones de la organización. estas funciones con forman el proceso administrativo. sentimientos. créditos bancarios o privados y emisión de valores (bonos. En su conjunto. . Los recursos de la organización se coordinan para realizar actividades enfocadas a la consecución de los objetivos organizacionales. creatividad. ..son los elementos monetarios propios o ajenos con que cuenta la organización.son los bienes tangibles e intangibles propiedad de la organización. magnitud u objetivos. . Las funciones que realizan las organizaciones pueden identificarse en la clasificación de las funciones de la empresa.. Las funciones específicas agrupan las siguientes: . hasta materias primas. -Los recursos humanos. Tales recursos pueden ser sistemas de producción. habilidades. mediante el proceso administrativo. que los diferencias de los demás recursos. productos en proceso y productos terminados. instrumentos y herramientas. que sirven como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación de recursos materiales y humanos. Dan forma y dirigen permanentemente tanto a las funciones específicas como a las orgánicas. elaborada por Fernando Rodarte..Contraloría. etc. y que resultan indispensables para la ejecución de las decisiones. etc.constituyen el conjunto de actividades en que se subdivide el trabajo propio de la organización.. conocidas como áreas de actividad o áreas de responsabilidad . ideas. desde edificios. para la consecución de sus objetivos. administrativas y orgánicas. así como patentes y fórmulas en general. imaginación. ya que de ellos depende el manejo y el funcionamiento de los demás recursos.constituyen el conjunto de normas. -Los recursos técnicos.Los recursos materiales.constituyen un elemento trascendental para la existencia de la empresa.. Poseen característica como posibilidad de desarrollo. Estas funciones deben estar regidas por las funciones administrativas.).. son las siguientes: . de ventas. procedimientos y programas. maquinaria.Producción.

la electricidad de corriente alterna.Función de Relaciones Públicas 2.Dirección. accionistas y legisladores .SISTEMA ORGANIZACIONAL EN RELACIONES PÚBLICAS Durante más de un siglo. lo cual exige que los directivos de Relaciones Públicas sean <<directivos de comunicación estratégica. Edison. La enmarcan en su contexto.Función socioeconómica. Las funciones orgánicas son las siguientes: . están ahorrando dinero al reducir los costes de litigios.Función Jurídica. . confirman su razón de ser al señalar su finalidad en el entorno socioeconómico y/o político. cuando contrató a dos hombres para que publicitaran su proyecto preferido. Las Funciones orgánicas. regulaciones. . .. Se dice que George Westinghouse fue el primero que creó un departamento de Relaciones Públicas en su empresa en 1889. director de un estudio de investigación que duró seis años. .5. sobre excelencia en Relaciones Públicas y Dirección de Comunicación. Establecen las bases para el buen entendimiento. El concepto de Departamento de Relaciones Públicas también ha paso a constituir un elemento básico en nuestro mundo electrónico actual. consumidores. que han ido aumentando a los largo de los años. patrocinado por la Fundación IABC.Organización.Planeación. las Relaciones Públicas están ampliando sus funciones tradicionales. los departamentos de Relaciones Públicas han existido en empresas y organizaciones. públicos que pueden convertirse en grupos activos cuando las relaciones son malas. la sana convivencia dentro de la organización y la integración a la misma de todos sus recursos humanos. sociológicos y psicológicos que aplican los departamentos actuales. tanto interno como externo. Grunig. Promueven la solidaridad de propios y extraños con la organización.constituyen el conjunto de actividades que formalizan la creación legal de la organización. campañas de presión o pérdidas de ingresos debidas a una mala relación con los públicos. regido por normas legislativas y administrativas. legislación. afirma: Cuando las Relaciones Públicas ayudan a la organización a crear buenas relaciones. Hoy en día. los ejecutivos ven cada vez más las Relaciones Públicas no ya como una comunicación unidireccional ni como una simple publicidad. . James Gruning.Función de Relaciones Industriales ..IMPORTANCIA ACTUAL En un entorno en continuo cambio. 2. y no técnicos en comunicación>>.Control. para conseguir un apoyo constante. y su método quedó estandarizado en los Estados Unidos. También ayuda a la organización a ganar dinero al cultivar las relaciones con donantes..6. denomina este planteamiento el de <<construcción de buenas relaciones con públicos estratégicos>>. Al final Westinghouse ganó la batalla al sistema de corriente continua de Thomas A. sino como un proceso de negociación y compromiso con una serie de públicos clave. Su trabajo era realmente simple en comparación con la combinación de elementos físicos. catedrático de Relaciones Públicas en la Universidad de Maryland. .. y enfrentado a diversas presiones que ya han sido descritas.

tales como la publicidad. basada en la investigación y bidireccional con los públicos esenciales.. Los profesionales de las Relaciones Públicas ayudan a la alta dirección s desarrollar su política y su comunicación con diversos grupos.. ventas.6. el papel de las Relaciones Públicas en las corporaciones varía grandemente con el tipo y tamaño de la empresa. el estudio de la IABC resalta que los directores generales buscan una comunicación estratégica. debieran ser una parte integral del equipo de dirección superior prestando sus servicios junto a otras funciones directivas. parece sugerir que los directores generales consideran una buena inversión el gasto en Relaciones Públicas.Promoción de las Relaciones Públicas.. No obstante. En efecto. cifra que queda justo por debajo del servicio de atención al cliente y del departamento de ventas /marketing. Al mismo tiempo.. de una amplia gama de temas del proceso de comunicación de la alta dirección. Muchas pequeñas empresas no han establecido departamentos de Relaciones Públicas. y su uso exacto todavía no ha calado a fondo en la comunidad comercial e industrial.Servicio de Comunicaciones 3. la misión preferida y más productiva de las Relaciones Públicas en una corporación moderna ha sido claramente definida y demostrada en muchas compañías con una larga experiencia en este campo. dependen de un consultor externo de Relaciones Públicas o de agencias de publicidad que son contratadas sobre la base de un trabajo continuado o especial para programar las Relaciones Públicas de la empresa. un departamento de Relaciones Públicas es una necesidad.ORGANIZACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS En la actualidad. la comprensión que tenga la dirección de los usos adecuados de las Relaciones Públicas y la categoría del personal de Relaciones Públicas internas y/o el consejero externo de Relaciones Públicas. el personal y las finanzas. Con el objeto de lograr estos objetivos.. los anuncios. como finanzas personal. Las Relaciones Públicas.6. dependiendo este tamaño de la empresa.Consejo y Asesoramiento 2. el equipo de Relaciones Públicas debe estar preparado para funcionar en cuatro áreas básicas de servicio: 1. . tales como publicidad. Y en verdad que incluso muchas de las funciones de la empresa establecida desde hace largo tiempo.Investigación y análisis de Relaciones Públicas 4. Esto no debe sorprendernos. En otras.1.. confían esta función a otros departamentos. debe de estar engranada para proporcionar una planificación y servicio de comunicación profesional a la corporación como un todo y a las diversas unidades corporativas.FACTORES QUE DETERMINAN LA ORGANIZACIÓN DE RELACIONES PUBLICAS DIMENSION Y LA ESTRUCTURA DE UNA No todas las empresas cuentan con un departamento de Relaciones Públicas. pasando por las declaraciones de tipo financiero hasta la publicidad de producto promocional. 2. debidamente practicadas al nivel de la corporación. puesto que las Relaciones Públicas son todavía un hecho nuevo en la vida de los negocios.Las conclusiones del estudio de la IABC. asesoría legal y planificación a largo plazo para proporcionar guía y consejo en los procesos de decisión básicos de la corporación. 2. Una encuesta a 200 organizaciones reveló que los directores generales consideran que las actividades en Relaciones Públicas ofrecen un 184 por ciento de rendimiento de la inversión.2. En las grandes empresas. tienen todavía tendencia a variar considerablemente en su aplicación de una compañía a otra.

ya que debe tener ascendencia moral en el medio y en el público en los cuales se va a mover. a cada circunstancia y a cada instante social.. Estructura orgánica de la empresa. las Relaciones Públicas están hasta cierto punto.. Por tanto. Las Relaciones Públicas persiguen objetivos generales definidos a largo plazo. exentas de la responsabilidad de la acción de la gerencia.Deben tener un fundamento Moral. el comportamiento y la conducta de la empresa. diríamos que entre los fundamentos técnicos se destaca la organización. por ello debe estar situado en un nivel de la organización de la empresa que le permita estimular y conducir mejor los actos de todos los jefes y trabajadores para la creación de una impresión favorable de la empresa. como informar al público sobre las actividades de la empresa y las funciones que ella cumple. Dimensión de sectores del público servido por la organización. que son los de lograr que el público conozca las actividades.. debe ser consecuente con la comunidad donde opera. 2. los factores que determinan la dimensión y la estructura de una organización de Relaciones Públicas son: La extensión de las Relaciones de la empresa. ésta se hace imprescindible y debe adaptarse a cada necesidad.6. 4.. en tal forma que persiga los objetivos muy precisos y utilice medios apropiados. 2. 2.Debe poseer una organización eficiente que responda a la planificación adecuada de sus programas. 3. porque si es verdad que en toda la actividad se necesita organización. casi nunca de ejecutivo. es decir que la conducta de la empresa debe corresponder a normas morales elevadas y perseguir fines sanos.6.EL NIVEL DE LAS RELACIONES PÚBLICAS Las Relaciones Públicas.FUNDAMENTO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS En primer lugar las Relaciones Públicas: 1.. En las organizaciones de la administración pública en general. también es un hecho que en técnicas nuevas y un tanto inconsistentes.En general. La filosofía básica y la política de la Institución.3.4. así como la responsabilidad de cada trabajador dependiente a la misma. Si especificamos con más detalle las bases de sustentación.El personal utilizado en Relaciones Públicas debe ser simplemente capaz. las Relaciones Públicas ocupan el nivel de consejería o de asesoría. Experiencia y habilidad de los ejecutivos de Relaciones Públicas.Su organización debe ser técnica y corresponder adecuadamente a una realidad ubicada en el espacio y en el tiempo. Debe actuar como una entidad que tiene obligaciones y derechos. Para lograr este objetivo es elemental que la conducta de la empresa sea buena. porque de lo contrario los efectos serán obviamente contraproducentes.. . Además la empresa. constituyen la función de cada departamento de una empresa. Situación financiera de la empresa. Hay otros objetivos específicos que también son muy precisos. como las Relaciones Públicas.

Investigación: Estudio de la opinión de los trabajadores. En una organización. así como controlar el presupuesto. 5. 2. que vendrían a constituir un equipo orgánico y homogéneo encargado de poner a funcionar todo un plan de Relaciones Públicas. 4. o de servicios. establecer los objetivos. Por esta razón. Planificación: Determinar las políticas de Relaciones Públicas. consumidores. mantendría las publicaciones y entre ellas una de carácter periódico.7. estudio de las técnicas de las Relaciones Públicas. económicas. regular el tiempo. así como con los representantes de Relaciones Públicas de otras organizaciones. Podríamos resumir en cinco tipos de los trabajadores en el área de Relaciones Públicas. por cuanto estaría en contacto con el público y utilizaría la prensa. Una sección sería la encargada de evaluar la opinión y realizar diversos planes de desarrollo interno. del negocio ya sea una empresa comercial.ACTIVIDADES ESPECÍFICAS EN EL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Las actividades específicas varían de acuerdo a la envergadura. proveedores y la comunidad en general. Una última sección prestaría servicios. tendría poco contacto con el público. accionistas. televisión. Administración: Mantener una organización para el área de Relaciones Públicas a fin de prestar servicios a todos los demás departamentos de la empresa y supervisar las tareas del personal. asignar tareas al personal y elaboración del presupuesto. distribuidores. cine etc. el gerente debe usar un moderno ejecutivo que estaría en estrecho contacto con la filosofía y dirección de la empresa y que tendría suficiente sensibilidad para captar vibraciones de la opinión de la calle.1. realizaría programas públicos y controlaría el presupuesto. examen e interpretación de las tendencias sociales. El consejero podría ser una persona extraña a la empresa. La sección 3. la radio.LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES 2. 3.7. especificar los métodos de comunicación. que vendría a constituirse en órgano de la empresa. Producción: . Coordinación: Información interna y coordinación con el personal jerárquico ejecutivo.Así se puede estructurar un pequeño departamento de seis posiciones claves. de producción. institucional.. 1. 2. Otra sección sería fundamental. que no participe en los negocios y que contribuya con sus conocimientos a asesorar el funcionamiento del departamento de Relaciones Públicas.

mantener funciones de prensa. además de ser un relacionador público.. . 2.. promoción de ventas y comercialización.Descentralizar las Relaciones Públicas en compañías subsidiarias.Contratar los servicios de un consultor externo o de una agencia de publicidad. personal. reflejan que ello dependerá de las funciones que cumplan en Relaciones Públicas. 2. 6.Integrar un departamento de Relaciones Públicas con personal especializado para manejar las múltiples funciones y responsabilidades asignadas por la Gerencia de Relaciones Públicas..PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA ORGANIZAR EL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Cuando llegue a ser necesario organizarse para la práctica de las Relaciones Públicas. como el de ventas. a medida que las ventas ascienden su personal de Relaciones Públicas se expande. uno o varios de los distintos procedimientos descritos a continuación pueden ser seguidos: 1....8.Nombrar un comité compuesto por los directores de los principales departamentos incluyendo el de producción..TIPOS DE ORGANIZACIÓN Cuándo llegue ha ser necesario organizarse para la práctica de las Relaciones Públicas.Nombrar a un Gerente de Relaciones Públicas con la sola responsabilidad de tal función..PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PUBLICAS Las investigaciones acerca del número de personas ocupadas en el área de Relaciones Públicas de organizaciones empresariales.8.8. ventas.1. etc. relaciones industriales. finanzas. personal y relaciones industriales para determinar las Relaciones Públicas y asegurarse la coordinación efectiva del programa. 3. para que tome total responsabilidad del programa de Relaciones Públicas.3. 4.2.ORGANIZACIÓN EN RELACIONES PÚBLICAS 2. 2. Muchos de ellos graduados en universidades con trabajos relacionados en publicidad. Proveer a todos los departamentos material impreso y la distribución de publicaciones.Crear un Departamento de Relaciones Públicas con el personal especializado necesario para mejorar las múltiples funciones de la misma. 4.Asignar las Relaciones Públicas como responsabilidad secundaria a todos los departamentos que conforman la empresa. Sin embargo. El personal de Relaciones Públicas puede estar conformado por hombres y mujeres jóvenes. publicidad.Comprende publicidad incluyendo la planificación de programas... personal. 3.. 2.Nombrar un comité compuesto por los directores de los principales departamentos de la empresa. 2. uno o varios de los distintos procedimientos descritos a continuación pueden ser seguidos: 1.Nombrar a un gerente de Relaciones Públicas con la sola responsabilidad de tal función...Asignar las Relaciones Públicas como responsabilidad a otros departamentos de la empresa tales como ventas.8. crear y distribuir material de publicidad.. compras. 5.

publicación y distribución de informes al público. no tienen apenas influencia sobre las desiciones de la dirección y toma de desiciones políticas. Por el contrario. la investigación ha demostrado que el papel de las Relaciones Públicas en una organización suele depender del tipo de organización.Examina las elocuciones públicas y artículos que preparan los representantes de la empresa para asegurarse de que estén de acuerdo con las normas y costumbres de la empresa. Tienen una escasa actividad de Relaciones Públicas y el personal esta relegado a funciones técnicas como la redacción de informes rutinarios sobre la empresa. e incluso de la habilidad del director de Relaciones Públicas. 3. existen pocas presiones del público y no se interesan demasiado por las normativas del gobierno. Empresas como IBM.2. En muchas organizaciones.. En grandes organizaciones mecánicas con poca complejidad. otorgan mayor importancia a las conferencias de prensa.Prepara y asesora para formular y poner en práctica programas de buena voluntad y mejor comprensión de las comunidades donde se ubica la empresa. prepara y distribuye datos financieros a los accionistas. que los teóricos de la dirección de empresas consideran como una mezcla de organización orgánica y mecánica. Por ello.. a los contactos formales. 2. de la Universidad de Maryland. Las Relaciones Públicas en lo que se conoce como organización tradicional. General Motors. Las Relacione Públicas forman parte de lo que se conoce como <<coalición dominante>> y tienen una gran autonomía. En estas organizaciones. y Mark McElreath. entre otros. también existe cierta tendencia a pensar en las Relaciones Públicas como una función de apoyo del departamento de marketing.. a la redacción de discursos y a la asesoría sobre cuestiones que podrían potencialmente influir en la empresa.Crea y mantiene medios de información para los trabajadores.. 7. con los medios de comunicación..5. la alta dirección considera que las Relaciones Públicas son fundamentalmente una función técnica o periodística: relación con los medios y publicidad. y a crear una fuerte identidad empresarial.Establece y conserva buenas relaciones con los medios de publicidad.4. en las organizaciones pequeñas de reducida complejidad. de la opinión de la alta dirección. 6.. de la Universidad Estatal de Towson. la autoridad y poder del departamento de Relaciones Públicas son relativamente elevados.8. que operan en un entorno altamente competitivo.8... 4. Los estudios de la catedrática Larissa Grunig. 5. muestran que las grandes organizaciones complejas tienen una mayor tendencia que las empresas pequeñas a incluir a Relaciones Públicas en su proceso de toma de desiciones. 8.FUNCIONES DEL GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS Entre las funciones del Gerente de Relaciones Públicas tenemos las siguientes: 1. La investigación también indica que el tipo de organización puede ser menos significativo a la horade predecir el papel de su departamento de Relaciones Públicas que las expectativas y opiniones de la alta dirección. .IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION Sin embargo. con un producto o servicio estandarizado. son más sensibles que muchas otras a las cuestiones políticas y a la actitud del público.Compila.Prepara y publica informes sobre las actividades de la empresa.Ayuda y asesora a todas las unidades de la empresa sobre la creación.. 2.Estudia e investiga el grado de aceptación que tiene la empresa..

2. . relaciones con inversores. Un departamento suele estar dividido en secciones especializadas que tienen un coordinador o director. ronda los 3. Linda Ambrose. y una amplia variedad de cargos en función de las divisiones operativas y geográficas. con una tasa de cuatro a uno. Cada división tiene su propio director de Relaciones Públicas. Otros nombres que se utilizan en el mundo empresarial para los departamentos de Relaciones Públicas incluyen: relaciones corporativas. comunicaciones de marketing y comunicaciones con los trabajadores.. las empresas afirmaron que el cambio se había producido por que el departamento había crecido más allá de las <<Relaciones Públicas>> e incluía actividades como la comunicación con los trabajadores.5 millones de dólares. por lo que el asesor Alfred Geduldig ha ofrecido otra razón de este cambio. relaciones con la comunidad.. Un vicepresidente de comunicación corporativa puede ser responsable de otras actividades como comunicaciones de marketing y publicidad. se demostró que 200 departamentos tenían estos nombres y solo 48 el de Relaciones Públicas. Estos ejemplos no deben confundir sobre el tamaño y presupuesto de los departamentos de Relaciones Públicas. Afirmó a O Duyers PR Services Report que el término Relaciones Públicas ha sido utilizado en repetidas ocasiones en tono despectivo. comparte estas reflexiones.2. asuntos públicos. asuntos relacionados con los consumidores. en las empresas mas grandes. suele tener uno de los siguientes cargos: director. Las secciones más frecuentes en las grandes empresas son relaciones con los medios. ejecutivo o vicepresidente.8. o comunicación superan. por lo que las empresas lo rechazan. otro gigante. los términos comunicación empresarial.8. relaciones con el sector público. a los de Relaciones Públicas. información pública e incluso servicios de mercado.7. comunicaciones de marketing. relaciones públicas y con la comunidad. Empresas multimillonarias suelen tener departamentos pequeños Una encuesta sobre juntas directivas realizada a 150 grandes empresas estadounidenses reveló que el departamento típico se compone de nueve profesionales. las instituciones educativas y las organizaciones caritativas utilizan términos como asuntos públicos. estas actividades se consideran parte de las Relaciones Públicas modernas. no suele ser el de <<Relaciones Públicas>>.ORGANIZACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS El director ejecutivo de un departamento de Relaciones Públicas. con los accionistas. Algunos de estos profesionales pueden encontrarse en la sección de comunicaciones de marketing del departamento de marketing. En una encuesta realizada por O`Duyer`s PR Services Repor sobre las empresas de la Revista Fortune 500. de la redacción de discursos y de los asuntos de la comunidad. la redacción de informes anuales.NOMBRES DE DEPARTAM ENTOS Un departamento de Relaciones Públicas en una organización puede tener muchos nombres y. relaciones con los inversores. Actualmente este departamento se ocupa de las relaciones Internas. Entre los que pasaron de un departamento de Relaciones Públicas a uno de comunicación corporativa en los últimos años se encontraban Procker & Gamble y Hershey Candies. y asuntos externos. Afirma que la empresa ha pasado de Relaciones Públicas a elevar la función del departamento . General Electric. según esta encuesta. relaciones con la comunidad. lo que refleja la integración de los servicios de comunicación. Una de las empresas más grandes del mundo.6. de forma que un observador externo encontrará difícil valorar a amplitud de la actividad de Relaciones Públicas. Está dirigido por un vicepresidente que informa al presidente de la compañía. Las agencias públicas. o de nombre parecido. Sin embargo. En ambos casos. con frecuencia. las relaciones con los consumidores y las actividades filantrópicas de la empresa. tiene mas de 300 relacionistas públicos contratados. General Motors. El presupuesto normal. directora de asuntos empresariales de Tenneco. tiene varios cientos de personas trabajando en diversas funciones de Relaciones Públicas. También cree que el término comunicación corporativa o empresarial es un signo de que los profesionales de las Relaciones Públicas están haciendo mas cosas que antes en las empresas. El personal de Relaciones Públicas también puede encontrarse disperso en la organización.

la participación y la integración de objetivos. la organización.OBJETIVOS DE LA FUNCION INTEGRAL DE RELACIONES PÚBLICAS Aun cuando la finalidad principal de las Relaciones Públicas es el desarrollo comunitario. con el propósito de que éstos promuevan el entendimiento entre ambos. 2. para buscar la eficiencia y el incremento de la productividad. las Relaciones Públicas. Las Relaciones Públicas representan el para que de la comunicación. Las Relaciones Públicas solo se conciben dentro de organizaciones con una conducta social aceptable. Por lo anterior.1. como sistema de proceso de mensajes es también un sistema de interrelación. orientada a promover la mutua comprensión y la recíproca y permanente solidaridad entre la organización y sus públicos. es preciso que todas las actividades encaminadas a optimizar flujos de comunicación dentro de una organización.. . sin embargo deben ser coincidentes con los de la propia comunidad. deben normarse con criterios de relación pública previamente establecidos. Estos objetivos.FUNCION INTEGRAL DE LAS RELACIONES PÚBLICAS Una de las funciones orgánicas es la de Relaciones Públicas. Otros pueden estar en marketing.9.9. y a identificarla con las entidades ubicadas en su entorno de relación. y su participación en tareas de desarrollo recíproco que redunden en el desarrollo comunitario. hacerlos conscientes de su papel. trabajando de forma exclusiva en la publicidad del producto. como función integral. parta elevar el nivel de entendimiento y colaboración entre una organización y sus públicos. 2. así como de ésta con sus públicos externos. tanto de la organización como de sus públicos. En este contexto y debido a que el propio personal constituye uno de los públicos organizacionales.Otros pueden estar asignados al departamento de personal. para obtener propósitos comunes que reducen en el desarrollo comunitario. La verdadera misión de la comunicación dentro de una organización es promover la participación de los individuos integrados a ella. Estos procesos deben estar orientados por una política de relación pública que se base en una conducta social regida por los intereses legítimos.Investigar las necesidades de comunicación en todas las áreas de la organización. que se enmarque en los proyectos de desarrollo comunitario.. son principios esenciales de las Relaciones Públicas. como especialistas en comunicación que redactan cartas y folletos. Los objetivos de la función de Relaciones Públicas son: 1.. La gran fuerza que se puede generar dentro de una organización cuyos flujos de información y comunicación funcionen eficientemente. Las Relaciones Públicas constituyen una acción planeada que se apoya en la comunicación sistemática y en la participación programada. como función dentro de las organizaciones tiene el propósito al igual que todas las demás funciones. Los procesos de comunicación organizacional no pueden limitarse a ser sólo procesos informativos cuyo objeto sea la manipulación. El respeto de los intereses legítimos.de coadyuvar para el logro de los objetivos organizacionales. La comunicación es el vector de toda relación. debe canalizarse hacia la suma de esfuerzos. La importancia de optimizar el flujo de comunicación entre la organización y sus públicos tiene propósitos más trascendentes que el de facilitar el desarrollo de tareas mediante una coordinación eficiente. constituyen el conjunto de actividades adecuadas para optimizar los flujos de comunicación entre la organización y sus públicos internos y externos. para promover el desarrollo. y de ese modo propiciar su desarrollo y el de la comunidad. tanto de la organización como de su comunidad. Con esos criterios. tanto la comunicación interna como la externa deben considerarse dentro de la función de Relaciones Públicas. tanto de la organización como de la comunidad a la cual esta pertenece. en un proceso de integración de intereses legítimos.

10.Elaborar e implementar programas de comunicación y Relaciones Públicas destinados a integrar a la organización con todos sus públicos.Normar todas las actividades formales de comunicación que desarrolle la organización. Los elementos por investigar son la organización. b).. la plena identificación y la participación de ambos en tareas de desarrollo comunitario.Evaluar las actividades de comunicación y Relaciones Públicas que se leven a cabo dentro de la organización.Elaborar políticas de comunicación y Relaciones Públicas para todas las áreas de la organización. planeación. Con los datos de la fase anterior es posible enunciar los problemas. Asimismo.2. 3. se fijan los objetivos de la función. promover y acrecentar las relaciones de la organización con sus públicos..Asesorar al nivel jerárquico más alto en materia de comunicación.Investigación. ideas. como función orgánica. con el propósito de posibilitar la consecución de sus objetivos. De este modo se determina el curso de los intereses mutuos. 2.2. ya que se tiene conocimiento de las evidencias o síntomas. Seguir estos pasos básicos da a las Relaciones Públicas una carácter de disciplina técnico-administrativa.Este paso consiste en relacionar las opiniones.Planeación y Programación. agrupadas. La consecución de estos objetivos representa una comunicación idónea entre la organización y sus públicos. Los objetivos (finalidades últimas mensurables) están formados por metas (finalidades parciales mensurables).Sondear las opiniones y actitudes que los diferentes públicos tienen o estrenan sobre la organización. sus públicos y las relaciones que existen entre ellos. .. así como validez a su aplicación... se implantan en las organizaciones con los lineamientos del proceso administrativo.. Este proceso está integrado por las actividades de investigación. para evaluar después la información obtenida.Asesorar y proporcionar servicios en materia de comunicación y Relaciones Publicas a todas las áreas de la organización.. 11. y evaluación. Al concluir la primera etapa se tienen los elementos suficientes para detectar los problemas de Relaciones Públicas que afectan a la organización o podrían afectarla en el futuro...IMPLANTACION DE LA FUNCION DE RELACIONES PÚBLICAS Tanto las funciones específicas como las orgánicas se rigen con los métodos y procedimientos contenidos en las funciones administrativas que.. 5...En esta fase se sondean las opiniones. El llamado proceso de Relaciones Públicas es una adecuación del proceso administrativo a una función de comunicación.Mantener informado al nivel jerárquico más alto acerca de los cambios y tendencias más significativas en el entorno socioeconómico y político de la organización.Crear. Las Relaciones Públicas. 8. actitudes y reacciones de los grupos directamente relacionados con la política y con los actos de la organización. también es posible conocer las causas.. comunicación. esta tarea identifica los hechos que afectan a la organización. con la política y programas de la organización. 9. 7. En esta misma fase y con base en los datos anteriores.. a). 6. 4. constituyen el proceso administrativo..Difundir interna y externamente los objetivos y planes de la organización con el propósito de que sus públicos se identifiquen con ellos. los cuales se dividen en mediatos (permanentes y a largo plazo) e inmediatos (a corto o mediano plazo). Obtenidos estos datos se deducen las necesidades de comunicación con el público afectado: éstas se dividen en encubiertas y manifiestas. Relaciones Públicas y conducta organizacional. actitudes y reacciones.9. programación.

Por ello. la radio y la televisión. que a su vez manejan elementos técnicos. c). cada día más exigible para todas las actividades que se desarrollan dentro de una organización. las estrategias contenidas en sus programas de acción. mediante el desarrollo de actividades previamente programadas y dentro del marco de una organización formal bien definida. la cual hace posible la coordinación de actividades. La incorporación de las Relaciones Públicas como función en las organizaciones es relativamente reciente.Comunicación. Se comprueba la efectividad de las técnicas empleadas o los cursos alternativos elegidos. Siguen tres vías de acceso: el contacto personal. cuyas metas son susceptibles de medición.AREA DE RELACIONES PÚBLICAS EN LAS ORGANIZACIONES Para cumplir con sus objetivos. el desarrollo de programas de acción. financieros y materiales.3.9.. Para ello.Una vez fijados los objetivos.. los medios de comunicación controlados y los medios de comunicación públicos.. Los cursos alternativos se adecuan a los objetivos. En esta estructura formal se ubican las funciones específicas y orgánicas. se eligen cursos alternativos para conseguirlos. el desarrollo de programas de comunicación en todos los niveles. procedimientos y sistemas de operación de las funciones específicas y orgánicas. Los medios de comunicación públicos son la prensa. 2. puesto que constituyen ls normas. y en función de ellas les otorga una jerarquía determinada. lo cual las enmarca en un esquema de rentabilidad. Los programas de Relaciones Públicas se dividen en preventivos. Después de hacer una planeación minuciosa. Los medios más empleados en los programas de Relaciones Públicas son los siguientes: -Escritos -Circulares informativas -Folletos instructivos -Folletos institucionales -Guías d). Su condición de función orgánica ubicada en los altos niveles directivos pasó por varias etapas. principalmente por medio de técnicas estadísticas. correctivos y preventivocorrectivos. las organizaciones emplean recursos humanos.. implican básicamente. y las imágenes. . utilizan la palabra escrita o hablada..En esta fase se cuantifican y analizan los resultados obtenidos con la realización del programa. Esta fase justifica las inversiones en el desarrollo de programas de Relaciones Públicas y las identifica como una actividad sistemática. En esta etapa se realizan las actividades programadas. Se entiende por medios de comunicación controlados aquellos en los que el comunicador puede determinar su contenido en el punto de origen y en los que la magnitud del impacto depende de la habilidad del mismo. que asigna roles a los individuos que trabajan para la institución o empresa.Esta es la fase en que se razona y justifica el curso elegido ante todos aquellos que pueden resultar afectados y cuyo concurso es esencial. La estructura formal asigna responsabilidades y tareas a cada individuo. Las administrativas no ocupan un lugar en el organigrama. implican básicamente. Sea o no de carácter lucrativo.Evaluación. Las Relaciones Públicas son esencialmente una función de comunicación. se debe proceder a la programación.

.Actualmente. se inició cuando estas actividades se desarrollaban en diferentes departamentos.. estructura orgánica de la empresa. Es conveniente que se inicie un departamento interno con un encargado y ayuda secretarial. En prácticamente todos los organismos oficiales de Estados Unidos y de los países más desarrollados. incluso cuando ya se cuenta con la infraestructura interna para cubrir todas las necesidades de la organización. aun cuando el encargado del departamento supervise todas las actividades de Relaciones Públicas. En este marco. casi la totalidad de las 300 empresas más grandes de Estados Unidos (el 90%) cuentan con un área o departamento de Relaciones Públicas. es recomendable dotar al departamento de la infraestructura necesaria para producir internamente los materiales que se requieren con frecuencia. se cuenta con áreas para el desarrollo de esta actividad. Esto lo vuelve objetivo. recursos económicos de la organización.. en función de la complejidad de los problemas que se enfrentan.9.El asesor externo no está inmerso en la problemática de la organización. filosofía y políticas de la organización. su consejo no se guía por influencias internas. radica en que la visión de un experto que enfoca los problemas desde fuera de la misma. Este rápido crecimiento se revela por el hecho de que en 1936 sólo el 3% de las empresas más grandes de Estados Unidos contaba con un área de Relaciones Públicas. en función de los fondos disponibles para infraestructura administrativa. 3. que en algunos casos tiene la categoría de vicepresidencia. algunas de ellas se realizarán por medio de proveedores encontrados por el mismo o por el consultor.. de acuerdo con el concepto de Relaciones Públicas que tengan los propios directivos y de la importancia que concedan a la función. Se optó por asignar tales tareas a firmas consultoras especializadas en la materia.. y las funciones que se pretenda realizar.ACTIVIDADES DEL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Anteriormente se mencionó que el tamaño y la estructura del área de Relaciones Públicas se determinan principalmente en función del volumen y la complejidad de las actividades por realizar. Los criterios para determinar el tamaño y los recursos que deben asignarse al área de Relaciones Públicas. tamaño e importancia de los públicos incluidos. Aunque la conoce. vive al margen de ella. suele ser un buen apoyo para la toma de decisiones. para estas acorde con los esquemas de desarrollo organizacional. Las ventajas y desventajas de emplear estos servicios se pueden resumir de la siguiente manera: Ventajas: 1. Hoy día es práctica común la de complementar el trabajo de un área interna con el de un servicio de consultoría. Esta persona deberá apoyarse en una agencia consultora y en varios proveedores de servicios.4. De esta forma se economiza y se abre la posibilidad de convertir al departamento en un área de servicio para toda la organización. son: número. 2. En la medida en que la actividad se institucionalice en la organización. El 50% de las 300 empresas más grandes de Estados Unidos combinan los servidores de su departamento de Relaciones Públicas con los una firma asesora. 2. La profesión de Relaciones Públicas tiene una tasa de crecimiento superior a la de otras que también apoyan las tareas administrativas de la organización. El proceso de incorporación de las Relaciones Públicas como función de la organización. La conveniencia de utilizar los servicios de un asesor externo o consultor especialista en la materia.La opinión de un consejero tiene un mayor peso que la del personal interno. tomando en cuenta la complejidad de las mismas.Para una organización pequeña es más económico contratar un servicio externo que personal de planta. práctica que continúa principalmente en las empresas con recursos limitados. según cifras de la Public Relation Society of América.

10.El uso de un despacho asesor puede interpretarse como falta de seguridad del encargado del departamento interno. Muchas firmas enfocan sus servicios hacia la publicidad y la promoción.). el consultor no se familiariza lo suficiente con los problemas de la organización como puede hacerlo un empleado. 5. 2... 5. Bajo estos criterios es posible definir la conveniencia de recurrir a un despacho externo para ejercer la función o para actuar como complemento de las actividades desarrolladas en el área de Relaciones Públicas.Los servicios son flexibles. 3.Un consultor puede carecer de fuerza suficiente para influir en la Dirección para el cambio de políticas o decisiones. pues cuanta con varios clientes.. 7.. las actividades que deben efectuarse para cumplir con la función son las siguientes: Elaboración de diagnósticos del clima organizacional..El consultor externo tiene experiencia en la solución de problemas de distintos tipos en diferentes organizaciones.Son importantes las relaciones de un asesor en los diferentes ámbitos (político. el consumidor carece de personalidad con suficiente experiencia. Preparación. adaptables a las necesidades del cliente... 4. que cuenca se han presentado en la organización.En ocasiones. cultural.. etc. Realización de sondeos de opinión para evaluación de imagen institucional. más clara como la ven los demás.Cuenta con importante acopio de datos acerca de los públicos de interés para todo tipo de organizaciones.El asesor tiene un punto de vista más independiente. De una u otra forma..Cuenta con personal de apoyo especializado en eventos que solo se presentan de forma esporádica.Su experiencia puede ser limitada en las Relaciones Públicas más especializadas. implantación y evaluación de programas de comunicación intrainstitucional e interinstitucional y Relaciones Públicas.En ocasiones. 9. . 8. 6. medios de comunicación. Su acervo no se limita a un área solamente... Desventajas: 1.4.. Elaboración de auditoria de comunicación interna. 11.Tiene una visión desde fuera de la organización. Muchos empleados de firmas consultoras pretenden ser todólogos ..Cuenta con experiencia en el desarrollo de proyectos especiales.

Obtención de información acerca de las actividades o programas de las diferentes áreas de la organización. Elaboración de comunicados. Desarrollo de la historia gráfica y documental de la organización.). Mantenimiento de una relación permanente con organizaciones afines y similares. revistas internas. Elaboración de discursos para los altos directivos. Elaboración y actualización permanente del directorio general de públicos de la organización. etc. al nivel jerárquico más alto de la organización. Asesoría en materia de conducta organizacional. Supervisión de agencias consultoras. asignación y distribución de obsequios promocionales e institucionales. convocatorias o desplegados para su publicación en los medios informativos. Organización de eventos institucionales. corporativos. etc. informes anuales. señalización. folletos instructivos.). Contratación de medios para publicar mensajes publicitarios o institucionales. gacetillas. mixtas o externas. contratistas o proveedores de servicios de publicidad. para ser pronunciados durante eventos internos y externos. tanto internas como externas (manuales. Control de la membrecía institucional en organismos representativos. Organización de conferencias de prensa. Interpretación de la opinión pública y las tendencias del pensamiento político. adquisición. Producción de mensajes en medios audiovisuales.- Producción de todas las publicaciones institucionales. seguimiento. Selección. Preparación. - - - - - - - - - - . Producción de todos los apoyos gráficos que requiere la organización (papelería. comunicación y Relaciones Públicas. para su difusión interna o externa. para los altos niveles de dirección. y evaluación de campañas de Relaciones Públicas o de publicidad. Producción de los mensajes publicitarios comerciales e institucionales que requiera la organización. Preparación y seguimiento del programa de donativos institucionales. display. económico y social. tanto internos como externos. producción. Relaciones Públicas y comunicación. Monitoreo de medios de comunicación para detectar información sobre la organización o de interés para la misma.

por ello debe depender directamente de la instancia de mayor jerarquía. Por la índole de las actividades. debe estudiarse la estructura interna que se requiere para desarrollarlas. principalmente en nuestro país.. En los objetivos que se relacionan con la proyección de la organización y su participación en actividades para el desarrollo comunitario. Desarrollo de proyectos y normas para identificación gráfica de la organización. esfuerzos de comunicación aislados e inconexos. todavía no se comprende cabalmente el concepto de función integral por lo cual aún se realizan dentro de las organizaciones. campañas de beneficio social. para no correr el riesgo de que el área de Relaciones Públicas sea el receptáculo de aquellas tareas que no encuentran acomodo en otras áreas de la organización (como suele suceder). su ámbito de operación es la totalidad de la empresa o institución. como función orgánica. gerencia o secretaría. Es común encontrar empresas con departamentos de comunicación interna dependientes de Relaciones Públicas sin relación con las áreas de comunicación interna. sea ésta presidencia. que no se han integrado en una estrategia de proyección o desarrollo organizacional. Alguno de los objetivos organizacionales son muy específicos y su consecución se encomienda en exclusiva a departamentos especializados. como ferias. La tarea de las Relaciones Públicas se limita en este caso a la asesoría en materia de comunicación o Relaciones Públicas a petición del área que participa. objetivo en el cual coparticipan las áreas de Recursos Humanos y Relaciones Públicas. pero en los cuales hay inmersos de relación con públicos internos o externos. posibilitará que todas las acciones que realice la organización con el propósito de optimizarla comunicación con sus públicos. Por ejemplo.. la duplicidad de funciones y la falta de efectividad en las acciones. Asesoría para la elaboración y revisión de políticas organizacionales.9. la función de Relaciones Públicas asume totalmente la responsabilidad. También es necesario asignar cada una de esas actividades a unidades organizativas específicas. 2. A pesar de lo anterior. En este caso se encuentran también las funciones jurídicas. Es decir. Las desventajas que esto implica son el gasto excesivo de recursos. se ha señalado la necesidad de que el área de Relaciones Públicas reporte al nivel jerárquico más alto dentro de la organización. etc. etc. pues se integran en un programa armónico. - La realización y/o supervisión de todas estas actividades por parte del área de Relaciones Públicas. de relaciones industriales y de desarrollo organizacional. Por su función normativa y de asesoría a todas las aéreas de la organización. las función de Relaciones Públicas coparticipa.ESTRUCTURA DEL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Una vez determinadas las actividades propias de la función de Relaciones Públicas. Un ejemplo .- Coordinación de la participación en vénetos interinstitucionales. Es necesario considerar que el área de Relaciones Públicas se crea para coadyuvar con la consecución de los objetivos organizacionales. Un ejemplo de ellos es la adecuada inducción del personal. dirección general. en el cual se promueva la participación de los públicos y los mensajes dirigidos al interior sean homogéneos para adquirir una intención. el área de Relaciones Públicas debe ubicarse en un nivel Staff en el organigrama. enfocada a la integración de intereses y a la consecución de los objetivos organizacionales. integrarse con la comunidad o proyectarse y estar presente en los medios de comunicación se rijan con un programa integral de Relaciones Públicas.5. Elaboración de las políticas de comunicación y Relaciones Públicas. En los objetivos organizacionales encomendados a otras áreas. exposiciones.

Interpretación de la opinión pública y las tendencias del pensamiento político. Asesoría en materia de conducta organizacional.000 dólares anuales. Sin embargo. No existe una regla para determinar cuántos colaboradores deben integrarse a un departamento de Relaciones Públicas. Organización de conferencias de prensa.). en México no se cuenta con datos estadísticos acerca de los presupuestos destinados a la función. Relación con consultores externos y supervisión de agencias especializadas. mencionaremos nuevamente el estudio de la PRSA. - . económico y social. producción. ni del porcentaje que éstos absorben del presupuesto general de la organización. para los altos niveles de dirección. Este es un asunto que compete exclusivamente al área de finanzas. es necesario considerar el número de personas que participan en ella y el presupuesto que se requiere para mantenerla en operación y desarrollar las actividades asignadas. Como se mencionó anteriormente. y empresas medianas que cuentan con una compleja infraestructura para atender sus necesidades en esta materia. En cuanto al presupuesto que las empresas destinas en Estados unidos a la función. Existen grandes organizaciones cuyo departamento de relaciones Públicas está apoyado por pocas personas. Relaciones en los altos niveles de aquellos sectores de interés para la organización (medios de comunicación.000.000 y 3 estaban por debajo de 25. Atención a la prensa. a la cual reportan cuatro Gerencias: información. una equivocada política de pagos podría deteriorar la relación con los proveedores. Para crear un área de Relaciones Públicas dentro de cualquier organización. Lamentablemente. más aún cuando se cuenta también con el apoyo de una firma consultora. convocatorias o desplegados para su publicación en los medios informativos. En la Muestra de 106 empresas. relaciones internas y relaciones DIRECCION DE RELACIONES PÚBLICAS Coordinación general de las actividades del área. Servicio diplomático. y con ello sus actitudes hacia la organización. gacetillas. Autoridades. 32 rebasaban los 500. etc. De acuerdo con el listado general de actividades de un área de Relaciones Públicas. Relaciones Públicas y comunicación al nivel jerárquico más alto de la organización. Asesoría para la elaboración y revisión de políticas organizacionales. Elaboración de políticas de comunicados y Relaciones Públicas. - - GERENCIA DE INFORMACION Elaboración de comunicados. se propone la estructura tipo de una dirección de Relaciones Públicas. es recomendable iniciar la operación del área con solo algunos colaboradores y hacerlo crecer en función de las necesidades. determinadas por la complejidad y naturaleza de los programas por desarrollar.de ello sería la elaboración de políticas de pago a proveedores. el 60% de ellas disponían de presupuestos d Relaciones Públicas e superiores a 100.

Control de la membresía institucional en organismos representativos. de inducción. Elaboración y actualización permanente del directorio general de públicos de la organización. Contratación de medios para publicar mensajes publicitarios o institucionales. etc. - - GERENCIA DE RELACIONES INTERNAS Elaboración de diagnósticos del clima organizacional. revista interna. Monitoreo de medios informativos para detectar información acerca de la organización o de interés para la misma. Preparación y seguimiento del programa de donativos institucionales. para su difusión interna o externa. implantación y evaluación de programas de comunicación intrainstitucional. Preparación. Organización de eventos institucionales externos. Edición de las publicaciones destinadas a públicos internos (manual de inducción. Obtención de información acerca de actividades o programas de las diferentes áreas de la organización. Selección adquisición. - - - GERENCIA DE RELACIONES EXTERNAS Realización de sondeos de opinión para evaluación de imagen institucional. Elaboración de auditorias de comunicación interna. para ser pronunciados durante eventos internos y externos. - - . Desarrollo de la historia gráfica y documental de la organización. asignación y distribución de obsequios promocionales e institucionales. Preparación. etc. Mantenimiento de una relación permanente con entidades afines y con todas aquellas de interés para la organización.). motivacionales y de Relaciones Públicas internas. Edición de las publicaciones destinadas a públicos externos.). de información. implantación y evaluación de programas de comunicación interinstitucional y de Relaciones Públicas. Organización de vénetos institucionales internos (recreativos. ya sean de Relaciones Públicas o promovidos por otras áreas.- Asesoría en medios a todas las áreas de la organización. Elaboración de discursos para los altos directivos. culturales .

Relaciones con el Departamento Jurídico El departamento jurídico debe informar acerca de las actitudes y tendencias que predominan en los círculos gubernamentales. esto es probablemente el servicio más importante que las Relaciones Públicas ofrece a la organización. El departamento de Relaciones Públicas no debe obrar como portavoz legal de la firma. Producción de todos los apoyos gráficos que requieran la organización (papelería. tanto como el de Relaciones Públicas que posee la fuerza general más importante para ayudar a todas las unidades a funcionar como un solo ente en el análisis final. con miras a proporcionar elementos para la creación de un área integral de Relaciones Públicas en cualquier organización. - - - Algunas organizaciones. Las cuestiones legislativas cambian con cada nuevo giro político y con frecuencia. etc. El experto en Relaciones Públicas puede y debe formular preguntas pertinentes tanto a la alta dirección como al asesor.- Coordinación de la participación en eventos interinstitucionales. Constituye pues. como ferias. Producción de mensajes en medios audiovisuales.6. tesorería. producción. Desarrollo de proyectos y normas para identificación gráfica de la organización. responsabilidad del departamento de Relaciones Públicas mantener una sólida línea de comunicación con esta unidad de asesoría que viene a reforzar la actitud adoptada por el departamento jurídico.). . Preparación. Sin embargo.RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES Quizá no hay ningún otro departamento que participe en la integración general de las actividades internas y externas de la empresa. cuentas corrientes y contabilidad. señalización. seguimiento y evaluación de campañas de publicidad comercial e institucional. display. .Relaciones con el Departamento de Finanzas La cooperación con el personal del departamento de finanzas debe ser sobre las cuestiones presupuestarias. tanto internas como externas. Producción de los mensajes publicitarios comerciales e institucionales que requiera la organización. Este experto a menudo puede ser de gran ayuda cuando una demanda judicial ha sido causa de un clima hostil o poco amistoso hacia la empresa. esta relación pretende ser exhaustiva. GERENCIA DE PRODUCCION Producción de todas las publicaciones institucionales.9. etc. exposiciones. etc. por su giro o características especiales. Las Relaciones Públicas proporcionan muchas veces un toque cálido y humano.. 2. . no requieren realizar algunas de las tareas listadas en la enunciación de actividades por área.. y por ende conseguir de los asesores jurídicos que revisen todas las comunicaciones que impliquen cuestiones legales referidas a la actividad de la empresa.

Los trabajadores también forman parte de esta situación. Los estudios sobre moral laboral. en la práctica. La reputación de un comprador respecto al trato justo entre los vendedores es importante. especialmente en un mercado dominado por estos últimos. tal como se exponen en el manual de funciones. al conjugar el funcionamiento de un sistema de sugerencias. forman expresiones que no tiene cabida en los informes especiales para los trabajadores y que cabe mejorar para que exista un mejor entendimiento. pues existe una falta aguda de información en torno al tema y ello supone que se requiere una investigación en este terreno. preparando para tal fin folletos especiales que estimulan a las personas a entrar a formar parte de la empresa. pues éstos a menudo van en camino de ocupar elevados cargos directivos. del cual compras es solo una parte. los proveedores y los accionistas constituyen público representativo. Las cartas que exigen una respuesta delicada o poco corriente (guante blanco) suelen ser enviadas al departamento de Relaciones Públicas. Se ha comprobado que.Relaciones con el Departamento de Personal Las oportunidades de cooperación para los trabajadores de la empresa son múltiples y variadas. asegurándose de que las directrices y lo que de ellas se dicen en todas las publicaciones de la empresa resulten consecuentes. ésta sigue ajustándose s las mismas normas de siempre. las demandas recibidas por los estudiantes universitarios que solicitan información general sobre la empresa. entre las deducciones. ello implica algo más que esto. Este colabora con elevado grado. Muchas veces éste no se percata de la importancia que encierran las peticiones recibidas de graduados.Relaciones con el Departamento de Contabilidad El departamento de Relaciones Públicas puede ayudar con mayor eficacia a contabilidad en las relaciones externas. las buenas relaciones con los vendedores son importantes en toda empresa y aún cuando la compra se basa en elevado grado. . varía considerablemente con respecto a lo que se afirma en el órgano social y se asegura en los discursos de los ejecutivos. Los impuestos retenidos y los descuentos aplicados son. son atendidas casi siempre por el departamento de Relaciones Públicas. especialmente cuando se efectúan deducciones del sueldo por parte del departamento de contabilidad y cuando a las deducciones no se une una explicación adecuada puede desordenar el ambiente laboral. cuanto se dice en un manual. el vendedor tiene derecho a conseguir un beneficio justo y esto no debe olvidarse. al igual que los abogados muestran cierta propensión a valerse de una terminología técnica profesional. Muchas de ellas son objeto de estudio en el capítulo que se ocupa de las relaciones con el personal. Los clientes. Las Relaciones Públicas han coadyuvado a la contratación de mano de obra. La nueva función abarca el manejo total de materiales. . y en general al lograr que la comunicación entre dependiente y dirección sea mejor. Los contadores. Las directrices sobre personal. el departamento de Relaciones Públicas puede analizar sobre una base de muestreo las cartas recibidas por la empresa.Las Relaciones Públicas en la Correspondencia. al crear un buen ambiente comunitario para los trabajadores. las que precisan de una explicación. El correo es sagrado y jamás debe tocarse. Sin embargo. . son elementos adicionales de ayuda a los que es dable acudir . Este suele elegir unas cartas de respuesta y hacer sugerencias respecto a cómo debería mejorar su estilo. es mucho por consiguiente lo que las Relaciones Públicas pueden ofrecer al departamento de compras. La idea de conseguir el máximo por el mínimo es justo hasta cierto punto.Relaciones con el Departamento de Compras El concepto de comprar ha experimentado grandes cambios en años recientes. .El presupuesto del departamento de Relaciones Públicas es muy difícil de preparar. con frecuencia se hallan sujetas a modificaciones por urgencia del departamento de Relaciones Públicas. en las relaciones personales. En algunos casos.

Un director de línea. el departamento de Relaciones Públicas puede recomendar a la alta dirección una jornada de puertas abiertas para mostrar a la comunidad sus productos. establecer los objetivos de producción. Para poder mejorar las relaciones con la comunidad y el conocimiento que ésta tiene de la organización. como el vicepresidente de producción.7. lleven a la práctica las políticas de la organización.Relaciones con el Centro de Capacitación Conocedores de todas las áreas funcionales con que cuenta la empresa. Los relacionistas públicos son expertos en comunicación. a través de una encuesta a la comunidad. Según la teoría de la empresa. el Staff tiene poca o ninguna autoridad directa. incluyendo al director general. dependen de los relacionistas públicos para que. En su lugar.FUNCIONES DE STAFF Y LINEALES La teoría tradicional de la dirección divide una organización en líneas y funciones de Staff. Los miembros del personal de Relaciones Públicas. Por el contrario. utilizando su formación para la preparación y procesamiento de datos. hacer una gira por la empresa y organizar eventos de entretenimiento. contactarlas con la escuelas y centros de enseñanza externa por si se necesitara algún profesional o ellos necesiten de algún servicio de la empresa. . el departamento de Relaciones Públicas es la unidad indicada para ver.. de acuerdo a las necesidades de cada área. las Relaciones Públicas constituyen una función de Staff. pueden descubrir. puede delegar su autoridad. contratar trabajadores e influir de forma directa en el trabajo de otras personas. recomendaciones y consejos. 2.9. influye de forma indirecta en el trabajo de los demás a través de sus sugerencias. realizando recomendaciones y aplicando los programas de comunicaciones. los directores de línea. por ejemplo. que la gente sabe muy poco sobre los productos de la empresa.

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