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FINANZAS

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MATERIAL DE APOYO A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIÓN II. CCH
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Funciones del departamento financiero.

Los departamentos operacionales del área de finanzas varían de acuerdo al tipo de
Empresa, por su tamaño, capacidad financiera o por el tipo de producto o servicio que
desarrolla. El Instituto Mexicano de Ejecutivo de Finanzas, A. C., asimismo, contempla que la
función de finanzas debe cubrir por lo menos, algunas funciones básicas dentro de la
Empresa, sea productiva o de servicios.

En una organización empresarial mexicana de tipo pequeña o mediana, el funcionario
financiero es el director de finanzas, que ocupa un lugar en el consejo de directores y es por
tanto responsable de las actividades del departamento de finanzas. El director de finanzas
puede delegar parte o la totalidad de su trabajo a uno o más contralores y en un tesorero.
Los contralores se concentran en aquellas actividades que requieren contadores mientras
que el tesorero (que a su vez responde por la obtención del capital necesario) se encarga de
las relaciones con los bancos y otras fuentes proveedoras de fondos en los mercados de
capitales.

El siguiente organigrama nos muestra un modelo del área funcional de finanzas, con

un enfoque estratégico.

CUADRO No. 2

ORGANIGRAMA DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA: LOS DEPARTAMENTOS FINANCIEROS

PLANEACIÓN
FINANCIERA

CONTRALORÍA

TESORERÍA

INFORMÁTICA

AUDITORIA

FINANZAS

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

48

La trascendencia e importancia de la función de finanzas, depende en gran medida del
tamaño de la Empresa. En las Empresas pequeñas una sola persona puede llevar a cabo
esta función, pero conforme crece la Empresa, requiere de dividir el trabajo y las
responsabilidades para ser más eficiente la misma, normalmente a la función financiera se le
divide el trabajo en dos funciones: tesorería y contraloría.

Desde un punto de vista más amplio la administración financiera contribuye a tener
una visión más clara del futuro y a tomar decisiones amplias, que influyan en los asuntos de
la Empresa. El énfasis se ha modificando, del análisis de la adquisición y erogación de
fondos a la formulación de decisiones sobre el mejor uso y aplicación de los medios
financieros disponibles.

La mayor parte de las decisiones que se llevan a cabo dentro de la Empresa se evalúa
en términos financieros, por lo que resulta de vital importancia que las demás áreas de la
Empresa requieran de un conocimiento mínimo de la función de finanzas.

Por ejemplo, el área de Producción requiere de inversiones tanto en su capital fijo
como en su capital de trabajo, deben de invertirse fondos en materias primas, en maquinaria
y equipo, así como en los sueldos y salarios del personal. En otras palabras, se necesita
invertir para ser una Empresa productiva y eficiente.

El área de Mercadotecnia requiere una inversión para generar un flujo de fondos, se
necesita invertir en publicidad, promoción de ventas y en una distribución para lograr un buen
nivel de ventas, en pocas palabras se necesita invertir para ser una Empresa competitiva.

Para el área de Recursos Humanos se requiere de una inversión para contratar al
personal idóneo para ocupar una vacante de manera eficiente, se necesita invertir en su
capacitación, adiestramiento y actualización, con el propósito de tener personal altamente
capacitado y con perspectivas de desarrollo y de liderazgo dentro de la misma Empresa. El
Capital humano, actualmente forma ya parte del valor contable de las Empresas de clase
mundial.

Ya hemos comentado líneas arriba sobre la organización de la Administración
Financiera, así como las actividades genérica y funciones que se realizan. A nivel estructural
pasemos a analizar las actividades particulares de cada departamento integrante de la
función financiera, ya que la mayoría de las empresas cuentan con unidades orgánicas
especializadas en asuntos financieros, de acuerdo a las necesidades y tamaño, así como la
competencia en el mercado.

La función financiera genera tanto información interna como externa, entre las que se
cuenta toda la información contable para utilizarse en auditoria, pago de impuestos,
resultados a dueños y accionistas, etc. 21

La información generada se presenta en forma de estados financieros (como el
balance, el estado de resultados, el estado de flujo de fondos, y otros) la cual es utilizada al
interior de la empresa mediante análisis financieros, que permitirán establecer controles y
políticas financieras.

Como ya precisamos, la planeación financiera se realiza en los siguientes niveles:

21

GRABINSKY, Salo, Op. Cit., p. 40

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

49

Planeación de los
costos de producción

A través de la creación de costos estándar de
cada producto y su control con costos reales.
Aquí, un papel principal lo juegan los
presupuestos, pues son formas efectivas de
fijarse objetivos, así como de controlar su
ejecución, y este sería otro nivel. 22

FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS QUE REALIZAN
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA.

TESORERÍA

En virtud de la importancia para este trabajo, mencionaremos las funciones que
desarrolla el tesorero desde el punto de vista de Franks y Broyles: 23

“(...) Las funciones del tesorero están relacionadas con la Administración de los fondos
de la compañía y con el cometido de mantener a la empresa solvente mediante la
provisión de suficientes fuentes de financiamiento para cubrir todas las posibles
contingencias. Por tanto el tesorero y los departamentos a su cargo, se encargan del
pronóstico de las necesidades financieras y de los requerimientos de la empresa, así
como el manejo del flujo de efectivo (... ); también es responsable de la emisión y
manejo de los valores combinados de la empresa, incluyendo el registro de los
accionistas y el manejo de la deuda colectiva (... )
El tesorero es el custodio de los fondos de la empresa y vigila todas las actividades de
la caja y de la nómina, también está a cargo de la retención corporativa de los valores
de otras empresas, de los valores gubernamentales y de los medios del mercado
monetario (...) maneja los activos y los pasivos de la empresa en moneda extranjera,
tomando todas las medidas necesarias para protegerse contra la posibilidad o pérdida
debido a fluctuaciones en los tipos de cambio.
La tesorería maneja asimismo la cartera de propiedades inmobiliarias de la compañía
y los seguros. Tesorería proporciona asesorías sobre los depósitos a clientes a través
de los contactos con los bancos y con las agencias de crédito (...) Tesorería se
convierte así en la fuente de información experto en el análisis del funcionamiento de la
empresa. En resumen, el tesorero es el principal contacto de la compañía con la
comunidad financiera, y tiene la responsabilidad de los planes de financiamiento a
largo plazo y administra los créditos a corto plazo y el riesgo de las divisas extranjeras.
Su principal responsabilidad consiste en asegurarse de que existen suficientes fondos
disponibles para cubrir todas las necesidades posibles de la empresa (...) ”

EL CONTRALOR

En algunas organizaciones existe la figura del Contralor, cuya suma de
responsabilidades abarca lo consistente en el establecimiento, mantenimiento y auditoria de
los sistemas y procedimientos de la empresa, de la preparación de los estados financieros e

22

Ibíd., p. 48

23

FRANKS, J. R., y BREYLES, J. L., Op. Cit., p. 25-26

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

50

informes a la gerencia, al consejo, a los accionistas y al fisco. El contralor adquiere
información que hace que su participación y asistencia sea definitiva en proceso de toma de
decisiones. Normalmente está a cargo de sistemas de computación y lo referente al mismo.
Otras de las funciones del contralor se refieren a la vigilancia del control de los costos, la
fijación de los precios de los productos, las decisiones en los créditos de ventas y la
supervisión de las cobranzas a los clientes. Junto con su personal especializado, consolida el
pronóstico y los análisis financieros asociados así como prepara los presupuestos para los
departamentos operativos. También es responsable del pago oportuno de los impuestos y los
trámites requeridos por el fisco.24

Como se ve el papel del Contralor (generador y custodio de la información) es
diametralmente opuesta a la del tesorero, ya que como dijimos, éste se relaciona con la
administración de los fondos de la empresa y con el objetivo de mantener la solvencia
mediante la provisión de las suficientes y adecuadas fuentes de financiamiento que buscan
cubrir todas las contingencias. El tesorero y los departamentos especializados a su cargo se
encargan del pronóstico de las necesidades de la empresa así como del manejo del flujo de
efectivo. 25

Comentemos brevemente las funciones que a cargo del contralor realizan los demás
departamentos entre los cuales están:

CONTABILIDAD
GENERAL

Se encarga de la preparación, registro y mantenimiento
de la información económica, a través de libros ,
estados financieros, etc., con el objeto de presentar la
imagen correcta de la empresa, ya sea a los
participantes mismos o al público y consumidores
(proveedores y competencia).

CREDITO Y
COBRANZAS

Este departamento analiza la solvencia a de los clientes
de la empresa; fija límites necesarios del crédito en
duración, cantidad y supervisa las operaciones de
cobranza que se realizan, con objeto de mantener la
solvencia y liquidez de la empresa.

COSTOS

Esta unidad registra y controla las actividades de área
manufactura - producción, cuidando la existencia de los
flujos de fondos.

NÓMINA

Se preparan las percepciones de los empleados, así
como el pago de todas aquellas obligaciones que estos
y la empresa tengan con terceras personas ( físicas y
morales) como el Infonavit, Seguro Social, Fonacot,
Fovissste, etc.

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