me ~ gy. i Republica del Ecuador 216 san EE tue, RESOLUCION NO 062-DIRG-97 EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA Y CENSOS ‘CONSIDERANDO: ¢ Administraciéa Financ de cada organismo su propia politica de con’ la Ley Organica respons eatabler de nétodos y procedimientes indispenssbles pera el ef en el Bouerdo N2Q OL7-C3, rublicado en el Registro Oftci de abril, de 1994, mediante la Norma Técnica de Control Interac 137-07 relacioneda con la Administracién de Bienes y Valores, cuyo titulo s: refi: EI a la "Identificaciéa de lcs Activos F individealmente 4 los actives fijos, en as de cuentas y que, todo activo fijo Levard un o en uns parte visible: por efecto de la correccién monetaria la Institucién, se determinaron los bienes que ya no corresy actives fijos por no cumplir con los requisitos establecidos en Le Norma Técnica de Contabilidad 23: di Active". los mismoa que han incorporadoo al de “Inventar: Adminieteative’s nediante ida Administrative 1997, ¢1 INC expide cl “Reglamento inter Ao Administeacién de Bienes uo Considerados Ant jos", en dond establecen responsabilidades nistra 4 los Gustodios ‘ mismos, del 7 de mayo de 1997, eral de Administras piblico emato: cripeién de la cod codificacién requerids en ia b in eapecitica de Lne SABO : Repdblica del Ecuador ot vos Que, ls Contraloria Generai dei Estado. a través de la Di Sistemas y Gestién mediante oficio NO Z8240-DNSG dei 17 de octubre de 1997, aprueba el proyecto del “Instructivo para realizar la codificacién a los activos fijos y a los bienes sujetos a control administrative de la Institucién"; y, ccién de Normas. En uso de las atribuciones que le confiere la Ley. RESUELVE = Expedir el siguiente “INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL, CODIFICACION TDENTLFICACION DE LOS ACTIVOS FIJOS ¥ BLENES SUJETOS A CONTROL ADHINISTRATIVO DEL INE", de acuerdo al Madual General de Administraciéa y Control de los Activos Fijos del Sector Piblico: DE 10S ACTIVOS FIJOS Art. 1.- La Direccién Financiera, a través de on Departamento de Contabilidad, en la oficina Matriz , y del Departamento Regional Financiero, en las Direcciones Regionales, se regir: codificacién numérica para los actives fijos descrita en el capitulo IV del Acuerdo NO 012 CG, hasta el nivel de auxiliar de subeventa. Art. 2.~ Para el auxiliar de subcuents “MUEBLES DE OFICINA", el iietado sera el siguiente 1,.2.01.01. MUEBLES DE ADMINISTRACION 4.2.01.01.01.00 MUEBLES DE OFICINA J 2.2.01.01.0102 Anaguei 02 Archivador ~03 Arnar’ 204 05 208 Biblioteca oT +08 209 Consola, Credenza +10 er! Escritorio Estereoscupio INEC, Juan Larrea No. 534 y Rofo, TELEFONOS: 529858 - 544326 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - EcuadorO ci. HLE ~ ABO - ) Repiiblica de! Ecuador oo Para el auxiliar ae Hielera Lémpars de luz Alogena Mepoteca, Mesa Modular Normégrsfo, Juego de trabajo Pontalla Pizarrén Planimetro Registradora de Llamadas Silla Sillén, Sofé Vitring de subcuenta “Equipo para Oficina y Administracién". el listado sera el siguiente: 1.2.01.02. 1.2.01.02.01.00 4.2.01.02.02.01 202 203 204, 205 06 207 -08, 209 210 oll 212 +43 old EQUEEOS DE ADMINISTRACION, INVESTIGACION EDUCACION E EQUIPO PARA OFICINA ¥ AUMINISTRACION Analgemssior Auplificndor, sonido Sistem, profesionsl de Balanza Caleuladors, Camara fotografi Compresor Copiadora Revelador de rollos Destructora de papel INEC, Juan Larrea No. 534 y Riotrio, TELEFONOS: 529858 - 544926 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - Ecuadore Niko - Republica del Ecuador ue nso Nacional de Etatitea y Consos 215 Duplicadora de cassette 218 nr 118 Esterilizador 119 120 221 Fax 123 124 Maquina de escribir 125 Micromotor 128 ra 128 Proyector 229 130 “31 Regulador de voltaie 132 133 134 Refrigeradora 235 Retroproyector 138 Revelador de rollos 137 238 139 Sistema de identificacién 249 141 142 Teléfono, teléfono celular 243 Televisor 144 245 148 VHS-Betamex “47 148 149 Ventilador Art. 4.- Para el auxiliar de subcventa “Equipo para ei Procesamiento Electrénico de Datos", el listado sera el siguiente: 1.2.01.02 EQUIPOS DE ADMINISTRACION. EDUCACION & INVESTIGACION 1.2.01.02.07.00 EQUIPO PARA EL PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS 1.2.01.02.07.01 Computador (microcomputador, Equipo de compatacién) 202 203 364 1Pt- kaw Dave) +05 208 INEC, Juan Larrea No. 534 y Rioftio, TELEFONOS: 520858 - 544326 - 544561 FAX: 509836 CABLE INE Quito - EcuadorSB - dR. Pars el auxiliar de Publicidad”, €1 listado 1.2.01.02 1.2.01.02.09.00 1.2.01.02.09.01 208 -03 204 +05 .08 240 Date Show Equipo de herramientas Generador de Sistemas Impresora Lectora de tarjetas Mteroprocesador Monitor Plotter Procesador central de memoria Scanner Supresor de trasientes ‘Terminal Unidad Bésica Interfase. Unidad de expansién Interfase Unidad_deDisers rita ae Bremete HP UPS subcuenta “Equipo serd e) siguieate: para Imprenta 3 EQUIPOS DE ADMINISTRACION. EDUCACION E INVESTIGACION EQUIPO PARA IMPRENTA ¥ PUBLICIDAD Ampliadora Anilladora Cémara de reproduccién Fotomecénica. Cémara clare Cosedora INEC, Juan Larrea No. 534 y Rolo, TELEFONOS: 529858 - 544926 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - Ecuador\ . We ~ G80 i Repiblica del Eeuadox a2 insinto Eel de EBs Cenk 07 +08 -09 Gaillotina Electrénica =10 si 212 Insoladora -13 214 -15 Maquina de imprenta Offset +16 Miquina Dobladora alt 2168 219 Perforadora -20 Prensa 221 -22 223 Separator de papel Para el auxiliar de subouenta “Equipo de Limpieza”. el listado serd €1 siguiente: 1.2.01.02 EQUIPOS DE ADMINISTRACION. EDUCACION E INVESTIGACION 1.2.01.02.17.00 EQUIPO DE LIMPIEZA 1.2.01.02.17.01 Abrillantadora, Pulidora-Abrillantadora 202 Aspiradora Cuando se realice el ingreso de activos fijos. se los codificara en base @ los listados respectivos, anteriormente descritos. Los bienes o equipos que no puedan ser clasificados en los auxiliares de cuenta indicados. se los ubiceré dentro de los siguientes cédigos, respectivamente: hasta que se designe el cédigo respectivo (clase de bien) en los diferentes auxiliares de subouenta: 1.2.01.01.29.00 BIENES NO ESPECIFICADOS. 4.2.01.02.19.00 EQUIPO NO ESPECIFICADO Para la codificacién complementaria cuya administracién se encuentra bajo la responsabilidad de la Seccién Almacén General de la Direccién de Recursos Humanos y Servicios Administrativos, en la oficina Matriz: y, del Departamento Regional de Recursos Humanos y Servicios Administrativos. en las Direcciones Regionales, dentro del sértimo campo destinsdo a la identificacién del activo por Unidad Administrativa, se considerarén 3 digitos, el primero que identifica a la ubicacién geografica (Matriz o Regionales}. y los dos siguientes a la Dependencia: NEC, Juan Larrea No. 534 y Riofrio, TELEFONOS: 529858 - 544926 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - Ecuadorwe Republica del Fcuadon oO - Instinto Nacional de Esadisieay Censos 22u PARA LA ADMINISTRACION CENTRAL : 101 : Direccién General 102 Subdireceién General, 103 Subdireccién Técnica 104 Auditoria Interna 108 Direccién de Asuntos Juridicos 108 : Direccién de Desarrollo Estadistico y Planificacién 107 : Direccién de Difusion Estadistica 108 g Direccién de Recursos Humanos y Servicios Administrativos 109 : Direceién Financiers 119 : Direccién de Estadisticas Econémicas 1ut : Direccién de Estadisticas Socio-Demograficas 112 : Direccién de Informitica En donde el primer digito 1 significa Administraciéa Central o Matriz. PARA LAS DIRECCIONES REGIONALES : Direccién Regional del Centro Direccién Regional del Litoral Sur Direccién Regional del Norte Direccién Regional del Sur 7 Direccién Regional del Litoral Norte moan Dentro de las Direcciones Regionales la codificacién por Unidad Administrative correspondera al cédigo especifico de 1a Direccién seguido de la siguiente denominacién numérica: o1 Direccién Regional 02 Subdireccién Técnica Regional 03 Departamento de Andlisis y Planificacién Regional 04: Departamento Regional de Recursos Humanos y Servicios Administrativos 05 Departamento Regional Financiero 068 Departamento Regional de Difusidn y Atenciéa Juridica 97 Departamento Regional de Estadisticas Econémicas 08 Departamento Regional de Estadisticas Socio— Demograficas og: Departamento Regional de Informitica wo: Departamento Regional de Geografia Estedistica Por ejemplo: 209, significa, Direccién Regional del Centro, Departamento Regional de. Informatica. 905, significa, Direccién Regicasl del Litoral (Sur), Departamento Regional Financiere INEC, Juan Larrea No. 534 y Riot, TELEFONOS: 529858 - 544326 - 544561 FAX: 509896 CABLE INEC Quito - EcuadorCcOe a. ae Repablica del Ecuador 228 Instito Nasional de Estadstieay Censos Art. 10.- Art. 11.- Art. 12.- Art. 13.- Las Oficinas de Campo de cada Direccién Regional tendran la siguiente codificaciéa: DIRECCION REGIONAL. DEL CENTRO 220 221 Oficina de Campo de Latacungs. Oficina de Campo de Ricbamba DIRECCION REGIONAL DEL LITORAL SUR 320 Oficina de Campo de Babahoyo 321 Oficina de Campo de Guevedo 322, Oficina de Campo de Machala 323 Oficina de Campo de Portoviejo 324, Oficina de Campo de Manta DIRECCION REGIONAL DEL NORTE 420: Oficina de Campo de Esmeraldas 421: Oficina de Campo de Ibarra DIRECCION REGIONAL DEL SUR 520: Oficina de Campo de Loja De acuerdo al aumento de las Oficinas de Campo en cada Direceién Regional se las codificaré en orden sucesivo. El octavo campo o nivel que identifica al ordinal especifico de cada activo fijo se lo recodificaré secuencialmente y en forms ascendente. para lo cual se utilizardn cuatro digitos © iniciara desde e1 0001. Por ejemplo: - el cédigo 1.2.01.02.07.01.108.000n, significa que es un computador ubicado en la Direccién de Recursos Humanos y Servicios Administrativos de la Matriz - el cédigo 1.2.01.02.01.10.507.000n, significa que es una calculadora ubicada en e¢1 Departamento Regional de Estadisticas Econémicas de la Direccién Regional del Sur. Los activos fijos que se ingresen posterioruente, serén codificados en forma secuencial y ascendente en funcién de la clase de bien, conforme queda indicado. MOVIMIENTO INTERNO DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 14. Para preservar el buen estado de los activos, solo se realizar los traslados por estricta necesidad del bien por parte d Unidad solicitante, previa autorizacin del Director General o INEC, Juan Larrea No. 534 y Riofrio, TELEFONOS: 529858 - 544926 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC ‘Quito - Ecuador~ BO y Republica del Ecuador 224 wonder, Art. 15.~ Art. 16.~ Art. 17.- Art. 18. Art. 19.- Art. 20.- del Director de Recursos Humancs y Servicios Adwinistratives 0 del Director Regional. segin el caso, o cuando se trate de devolucién del activo y el mismo deba trasladarse a una de las bodegss de la Institucion. Los activos fijos podrén ser trasladados desde la Matria hacia las Direcciones Regionales o viceversa, entre las Direcciones Regionales, o entre las Depeniencisas de una misma Unidad Administrativa en forma temporal o definitiva, segin las necesidades y disponibilidades reales y previa aprobacién de la autoridad competente. Los bients podrdn ser trasiadados en forma temporal en calidad de préstamo hasta por 60 dias. renovable ror un periodo igual. Si tranecurridos los 120 dias no se han devuelto los bienes a la Unidad de origen, 1 Guardalmcén General o quien haga sus veces tramitaré el traspaso definitivo. Cuando €1 traslaio de los bienes se realice desde o hacia la Matriz, o entre las Direcciones Regionales, se requerira previamente la autorizacién del Director General: la solicitud se cursaré mediante memorando y si es autorizado el traglado, se enviaré al Guardalmacén respectivo para que lo adjunte al formilario “Traspaso de Activos Fijos", el mismo que se incorpora al presente Instractivo como snexo NO 1. Si la solicitud es negada, se commicard al interesado y se archivaré el trémite. Cuando el traslado de los bienes se realice entre las dependencias de la Matriz o de una misms Direccién Regional. se utilizaré el formilario “Traspaso Interao de Activos Filos", #1 mismo que se adjunta al presente Instructivo como anexo NO 2. La solicitnd de la Unidad Administrativa interesada en entregar © recibir bienes de otra Unidad o de las bodegss. se cureara mediante memorando al Director de Recursos Humanos y Servicios Administrativos. en la Natriz. o al Director Regional, en el caso de las Direcciones Regionales, en el cual se eapecificarén los bienes. su estado y los motives para el trasiaio. En caso de ser autorizado, se enviard eata solicitud al Guardalmacén respectivo para el trémite subsiguiente, la misma que deber4 ir adjunta al formlario correspondiente. Si no es autorizado el trasiado del bien, se commicard al interesado y se archivaré el tramite. Para el traslado de los activos se utilizaré el formlario respectivo, elaborado en original y tres copias que se distribuirén de la siguiente manera: original para Contabilidad, sies del casc, una copia para la unidad que tenga las funciones de Almacén, una copia para la unidad que entrega y una copia para la unidad que recibe el activo. Cuando los activos fijos sean objeto de traspaso. en forme definitive. se procederé a eliminarlo del inventario de la NEC, Juan Larrea No. 534 y Riottio, TELEFONOS: 52988 - 544926 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quite - EcuadorGO ) Republica del Ecuadon Bus | “Direccién origen" y a ingresar este mismo activo al inventario de la “Direccion destino” con el cédigo correspondiente a esta Altima Unidad Administrativa y procederé a cambiar la etiqueta del bien, conservando la fecha de adquisicién (F.A.) y el lugar de origen (L.0.) del mismo. DE 105 BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO Art. 22.- Art. 23.- Son bienes sujetos a control administrativo aquellos que teniendo una vida Gtil superior a un afio, su costo individual no aleanza los cinco salarios minimos vitales generales vigentes « la fecha de su incorporacién. El cédigo para estos bienes consta de tres campos: Un primer campo que identifica al tipo de bien y esta conformado por tres digitos, de acuerdo al siguiente listado: 001 Abrillantadora 002 Aerogratico 003 Aguzador 004 Anaquel, Armaric, Vitrina, Biblioteca, Modular 005, Archivador, tarjetero 008 Aspiradora portatil 007 Bandeja 008, Botapapeles, basurero 909 Butaca 010 Caballete 1 Cafetera 012 Cala, caton 013 Calculsdora, sumadora. 014 Caletactor 015 Cémara Potogréfica. Flash 16 Camilla 017 Cargador de bateria 018, Consola. Credenza 19 Carro transportador, coche 020 Cilindro de gas O21 Compaginador ona, Compresor. compresor aerogréfico 023 Diccionarios, libros, enciclopedias 024 Disk Drive. Unidad externa 025 Eseritorio 026 Estandarte on? Estanteria 028 Esteroscopic de bolsillo 029. Extinguidor 030 Fichero 031 Franelégrafo 032 Grabadora 033: Guilleting manval 034: Gradilla rodante. escalera INEC, Juan Larrea No. 534 y Riotrio, TELEFONOS: 529858 - 544326 - 544561 FAX: 509896 CABLE INEC Quito - EcuadorBe, ) dhs, 7 226 Repablica del Ecuador Insttato Nacional de Estates y Consos Art. 24.~ 035: Grapadora 036 Lémpara 037 Méquina de escribir 038 Méquina protectora de cheques 039 Heea, meble para computador 040 Micromotor 041. Médulo de estadistica, de matemiticas, de memoria 042. Monitor 043 Multimetro, Voltimetro 044 Negatoscopio 045 Normigrafo, Juego de trabajo 046 Pantégrafo 047 Papelera 048 Papelégrafo, Pizarrén 049 Parantes para estanteria 050 Perchero. ropero 081. Perforadora 052, Regulador de voltae 053 Relog 054 Rotulador 058 Silla, Sillén, Sofa 056 Taburete 057 Taladro 058 Teclado 059 Teléfono 060: Ventilador 061: Otros El segundo campo que identifica el bien por la ubicacién que tiene dentro de la Institucién y corresponde al mismo utilizado para los activos fijos antepuesto la letra A, que significa Control Administrativo. Por ejemplo: el cédigo A322, identifica al inventario de bienes sujetos 4 control administrativo de la Oficina de Campo de Machala. El tercer campo, compuesto por cuatro digites, corresponde al ordinal especifico que en forma secuencial y ascendente se le asigna a cada bien al momento de su ingreso. Por ejemplo: el cégigo 004.A922.000n, significa que es un bien (Anaquel) sujeto a control administrative, ubicado en la Oficina de Campo de Machala. Cuando se realice el ingreso de bienes de control administrative. se los codificaré en forma secuencial y ascendente en funcién del tipo de bien que corresponda; si se trata de un bien no clasificado en el listado se lo ubicara dentro del cédigo “OTROS” INEC, Juan Larrea No. 534 y Riotfo, TELEFONOS: 529858 - 544926 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - EcuadorC a. ae Repiiblica del Ecuador 22a Instnto Nacional de Estadstieay Censos DE LAS ETIQUETAS Art. 25.- Art. 26.- Art. 28.~ Art. 29.- Cada uno de los bienes. sean activos fijos o de control administrativo, llevarén en una parte visible, 1a correspondiente etiqueta con su cddigo de identificacién. En las etiquetas de los activos fijos constarén los tres altimos campos para los digitos que identifican: al cédigo contable referente a la clase de bien, a la unidad adwinistrativa y al ordinal especifico. Al pie de la etiqueta se ubicardn dos campos; uno para indicar la fecha de adquisicion del activo fijo y otro para indicar el lugar de origen del mismo. En el caso de los bienes de control administrativo, las etiquetas constarén de tres campos para los digitos que identifican: a la clase de bien, a la unidad administrativa en donde se encuentran y al ordinal especifico del mismo. Por ejemplo: Active Fijo: 04.109.0002 (archivador, ubicado en la Direccién Financiera de la Matriz) Activo de Control Administrativo: 004.A322.000n (anaquel, que se encuentra en la Oficina de Campo de Machala) En el anexo NO 3 se muestra los modelos de etiquetas. Las respectivas etiquetas tendrén distinto color para diferenciar los activos fijos de los bienes de control administrativo. Los movimientos internos de los bienes sujetos a control administrative, se realizarén directamente a través de la Unidad de Almacén o de quien haga sus veces y se regiran por las normas y procedimientos establecidos en el presente Instructivo. DISPOSICIONES ‘TRANSITORIAS Art. 30.~ Art. 31.~ Mientras no entre en funcionamiento la Direccién Regional del Litoral Norte, creada mediante Acuerdo del CONEC y publicada en el Registro Oficial NO 948 del 17 de mayo de 1996. las oficinas ubicadas en las provincias de Manabi y Esmeraldas. conservardn el cédigo asignado a la Direccién Regional que las comprende actualmente. La oficins Matriz a través de las Direcciones Financiera y de Recursos Humanos y Servicios Administrativos y sus Unidades de Contabilidad y de Almacén General, respectivamente, se encargaran INEC, Juan Larrea No. 534 y Rlofrio, TELEFONOS: 829858 - 544326 - 544561 FAX: 509896 CABLE INEC. Quito - Ecuador228 de instrair a les Direcciones Regionales sobre el presente proceso de codificacién, tanto de los activos fijos como de los bienes sujetos a control administrative; y, codificarén los bienes existentes en cada una de ellas, conjuntamente con los responsable de su administracién y control. DISPOSICIONES FINALES Art. 32.- Los bienes dados en Comodato, serén codificados de acuerdo a la Unidad Administrativa a la que pertenecen y etiquetados en e) sitio en que la institucién prestataria los mantiene en uso. Estos bienes se mantendrén registrados como actives fijos 0 como bienes de control administrativo segin corresponda, con la respectiva nota aclaratoria. Las Direcciones Regionales procederan a codificar sus Activos Fijos y Bienes Sujetos a Control Administrativo con eu propia identificacién expuesto en el presente Instructivo; y, realizaran el control de los mismos en forma independiente de la Matriz. para lo cual utilizarén los formularios anexos. La Direcoién de Recursos Humanos y Servicios Administrativos, través de la Unidad de Almacén, en la Matriz, o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, conjuntamente con la Direccién Financiera, realizarén la constataclén fisica de los actives fijos y de los bienes sujetos a control adwinistrativo. dentro de su jurisdiccién, por lo menos una vez al afio. Mientras se realice la constatacién fisica, no se autorizaran ingresos, traspasos, bajas o cualquier otra operacién referente a los activos fijos o bienes de control administrative, que pudiera afectar a la exactitud de los resultados obtenidos. excepto en casos especiales dispuestos por autoridad competente. Para registrar el ingreso de los actives fijos y efectuar el control de cada uno de ellos a través del tiempo, ¢] Departamento de Contabilidad o quien haga sus veces en laa Direcciones Regionales. utilizarén los siguientes formularios: - “Reporte de Ingreso de Activos Fijos", anexo NO 4: y, - “Control de los Activos Fijos Para Cada Bien". anexo NO 5. Para el control de los activos fijos por unidad administrativa y por cada usuario. ©] Guardalmacén o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, utilizardn los siguientes formularios: - “Inventario de Activos Fijos Por Unidad Administrativa”. anexo N26; ys - “Control de Activos Fijos Por Cada Usuario". anexo NO 7. INEC, Juan Larrea No, 634 y Riotrio, TELEFONOS: 529858 - 544926 - 544561 FAX: 50986 CABLE INEC ‘Quito - Ecuadorne , BO - Republica del Ecuador 284 Insnato Nacional de Exadistice y Cansos Art. 38.- Art. 39.- Art. 41.- Dado en Quito, a 27 get. 92 Publiquese. El control de los inmebles se-lo haré mediante el formlario denominado "Kardex de Control de Inmuebles" que consta en el Manual General de Administracién y Control de los Activoa Fijos del Sector Piblico, identificando al inmeble con el respectivo cédigo asignado, segin el Plan de Cuentas. La oficina Matriz a través de las Direcciones Financiera y de Recursos Humanos y Servicios Administrativos, efectuaran anualmente la supervision de la correcta aplicacién de este instructive en las Direcciones Regionales y dispondrén o realizaran los correctivos necesarios. De la aplicacién del presente Instructivo, que entrard en vigencia a partir de la fecha de su publicacién en el Registro Oficial, encdrguense las Direcciones Financiera y de Recursos Humanos y Servicios Administrativos y sus Unidades de Contabilidad y de Almacén General, respectivamente, en la Matriz. y, los Departamentos Financiero y de Recursos Humanos y Servicios Administrativos, en las Direcciones Regionales. Déjase sin efecto todas las disposiciones pertinentes sobre la materia que se opongan al presente Instructivo INEC, Juan Larrea No, 534 y Riofifo, TELEFONOS: 529858 - 544326 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - Ecuadorne YO 20 as soar DIRECCION DE RECUASGS HUMANOS ¥ SERVICIOS ADMINIG ALMACEN TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS No, oie sere UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA _ UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE TRASPASO TEMPORAL No. DIAS _ TRASPASO DEFINITIVO copigos | | ANTERIOR) ACTUAL] DESGRIPCION | MARCA vaLOk) T i ; + I | | | i ; | I | | | | | | I | | : i | | | i | | | | | | | i { |_| | ALMAGEN GENERAL | ALMACEN REGIONAL | | { HOMBRE | RESPONSABLE | NOMBRE: OBSERVACIONES .. INEC, Juan Larrea No, 534 y Riofrfo, TELEFONOS: 629858 - 544326 - 544561 FAX: 509896 CABLE INEC Quito - EcuadoronmErL¥O FORMULARIO TRASPASO DE ACTIVOS F1J08 Mantener el registro y control del noviniento de los activos fijoe, que ee da desde la Matriz hacia las Direcciones Regionales y viceversa, o entre Direciones Regionales. Seré elaborado por el Guardaleacéa ¢ quien haga sus funciones. INSTROCTIVO Ho.- Digitoo que identifican al formulario de traspaso y que es prenuaerado en forna ascendente FRCHA.- Ato, nec y dia en que se efectua el traspaso de los activos fijos. ‘OWIDAD ADATRISTRATIVA ‘QUE ENTREGA. ~ ONIDAD ADMIWISTRATIVA QUE RECIE.~ Adminiotracion Central, si es del caso, 0 nowbee de 1a Direcoién Beglonal que Procede a hacer 1a entrega del bien. Adninistractén Central, si es del caso, o nonbre de 1a Direccién Regional que recibe el bien. ‘TRASPASO TEMPORAL.- Se narcaré con una "X” y se anotard el nimero de dias que dure el tragpaso, si es ee el caso, ‘TRASPASO DEFINITIVO.- Se colocard una'R", si es de) caso. copisns: ANTERIOR. Se registrard el cédigo que consta en la etigueta de identificaciGn del bien, de la Unidad que entrega. ACTUL.~ Se registra eb nisno cédigo canbiando solanente los digitos de la Unidad que recibe el bien DESCRIPCION.- Nonbre y caracteristicas generales del bien; y, en las columnas correspandientes se anotard 1a marca, acdelo y serie, ai las tuviere. valon.~ Costo bistérico o actual del bien sujeto del traepaso. FIRMS: ALAACEN GENERAL Consignard el nonbre y la firaa el Guardalascén General, si en caso interviene La Adninistracién Central en Le entrega o recepeiéa del bien. ‘ALAACEN REGIONAL. - Consignaré ¢2 nonbre y firea el Responsable del Alnacén de 1a Direccién Regional que interviene en la entrega o recepeién del bien. (CONTABILIDAD.~ Firma del responsable de 1a Unidad de Contabilidad de la Adninistraciin Central o de 1a Direccién Regional que recibe el bien, con el propbsite de que avogue conociniento e ingrese este activo fijo en sv inventario, “OBSERVACTONES.. Se anotaré cualquier novedad que se presentare en el bien o bienes sujetos del ‘trespaso. NUMERO DE COPIAS.- Se elaboraré tres ejemplares: e1 original para Contabilidad, une copia pare la Ueidad que entrega y una copia para la Unidad que recibe el activo.4 me ~ BO ) a ANEXO No. 2 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ALMACEN TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIUGS. No. UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA __ UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE 234 RASPASO TEMPORAL ___-No.DIAG_ = TRASPASO DEFINITIVO conGos | T ] ANTERIOR] ACTUAL] DESC RIPCION MARCA | ovetol SERIE | VALOR | | | | | | | | | | | | i ' | | | | | i | i t 7 UNIDAD QUE ENTREGA UNIDAD QUE RECIBE ALMACEN I | E SPONSABLE, RESPONSABLE OBSERVACIONES INEC, Juan Larrea No. 534 y Riofrio, TELEFONOS: 529858 - 544926 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - EcuadorFORMULARIO TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS OBDETIYO Hantener el registro y control del aoviniente de los actives fijos, que se da entre las Direcciones de la Adninistracién Centrel o entre las dependencias de una misama Direccién Regional. Serd elaborada por el Suardalaacén o quien haga cus fanciones. {STRUCTED WO.-Digitoa que identifican al formlario de traspaso interno y que ee premunerado en forma ascendente. FRGHA.- Ao, nee y dia en que se efectua el traspaso interno de los actives fijos. ‘OWIDAD ADATNISTRARIVA (UE BRTREGA.~ Nonbre de 1a unidad adninistrative que tiene el bien y procede a hacer La entrega del afsno a otra unidad. UNIDAD ADMINISTRATIVA (UE RECIBE.- Nonbre de 1a unidad advinistrative que recibe el bien. TEASPASO TEMPORAL.- Se narcard con ura “I" y ae anotard el aiimero de dias que dure e] traepase, si eo ee el cago. ‘THASPASO DEFINITIVO.- Se colocard un al", si es deb caso. ‘copicos: ) ANTERIOR. Se registeerd el obdigo que consta en la etiqueta de identificacién del bien, de la Unidad ue entregs. ACTUAL, Se regiatra e] eiseo cédigo canbiando solanente los digitos de 1a Unidad que recibe el bien. DESCRIPCION.- Yonbre 7 caracteristicas generales del bien; y, en las coluanas correspondientes se anotaré Ja narea, aodelo y serie, ai las tuviere, vaLon.- Costo histérico o actual del bien sujeto del traepaso. EIRMAS: UNIDAD QUE ENTREGA.- Consignarén 1a firwa e1 responsable dei control de los bienes en la Unidad y el Director de drea o Director Regional, segin el caso. GWIDAD QUE RECIBE.- Consignarn 1a firwa el responsable del control de los dienes en la Unidad y el Director de rez o Director Regional, segin el caso. ALAACE.~ Firma del responsable del Alnacéa General, en el caso de la Advinistraciéa Ceatral, 9 del reoponsable del Alnacén, en las Direcciones Regionales. “OBSERVACIONES. - Se anotard cualquier novedad gue se presentare en el bien o dienes sujetos del trapaso. ‘OMERO DE-COPIAS,- Se elaborard tree eJenplazes: ua original para 1 Alaacén, una copia para la Unidad ‘qe enteega y una copia para la Unidad que recibe._ne ~ G8B.O ) Repiblica del Ecuador peceeeeee | ANEXO No. 4 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ALMACEN, REPORTE DE INGRESO DE ACTIVOS FIUOS. FECHA: Ho. UNIDAD ADMINISTRATIVA copies: ORIGEN DEL BIEN : 1 SOMPRA TRANSFERENCIA GRATUITA (DONAGION} REPOSICION DOCUMENTOS HABILITANTES CODIGO DEL BIEN | CLASE-ORDINAL DESCRIPCION = 5 g geste | vaion a | | ALMAGEN OBSERVACIONES: INEG, Juan Larrea No. 834 y Aiotrio, TELEFONOS: 529858 - 544326 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - Ecuador 233FORMULARIO REPORTE DE THGRESO DE ACTIVOS. F108 OBJETIVO Pernite registrar el ingreso de actives fijos a la Adninistracién Central o Direccién Regional, en forma independiente, axa por compra, dotacién 0 por reposicién; documento que serd elaborado yor el Guardalnacén o por guien haga sus veces, aSTRUCTLVO Pre. ~ ‘io, ues y dia en que se elabora el reporte de ingreso de los activos fijos. Ho. Digitos que identifican al reporte de ingresos, estos deben ser premunerados y tener secuencia ascendente, ‘OWTDAD ADMINISTRATIVA.~ Se anotard "Alaacén General", en el caso de 1a Adninistracién Central, o la Unidad ‘ie 1a cual depende el Alnacén, en el caso de las Direcciones Regionales, segnide de ‘un guién y la palabra “Alnacéa”, cop1go.- Digitos que identifican a La Unidad a 1a cual ingresaron los activos fijoa. ORIGEN DEL BIE.~ Se indicard con una “K* en el casillero pertinente, el origen del ingreso de los actives fijos. DOCUMENTOS HABILITARTES.~ Se identificarén los comprobantes sustentatorios del desesboleo, por 1 edenplo: comprobante de egreso, cheque, oficio con el que se efectia la donacién, 1a transferencia gratuita o 1a reposicién, segin sea el caso. CODIGO DEL BIER.~ Digites que identifican al blea, asignado por el Guardalaacén o por quien haga cu veces, de acuerdo al instructivo correspondiente, DESCRIPCION.- Hombre y caracteristicas generales del bien; y, en las coluanas coreespondientes se anotard 1a marca, modelo y serie, si las tuviere. ALOR. Costo histérice del bien adguirido, transteride, o repuesto, segin sea el caso, aeMas: ALMACEH.~ Firma del servidor que recibe los bienes por cualquier concept. (CONTABILIDAD.~ Firma del Contador que realiza 1a afectacién del ingreso de los actives fijos. OBSERVACIONES.- Se registra cualquier novedad que se observe en los bienes al aonento de recibirlos. WOMERO DB COPIAS.~ Se elaborarié dos ejeuplare; 61 original oe enviard al Departanento de Contabilided yuna copia para la Unided que lo elabora. HE ~ BO ) Republica del Ecuador Nand Easy Ce ‘sie cane ANEXO No.5 DIRECCION FINANCIERA CONTABILIDAD CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN CODIGO CONTABLE: __ UNIDAD ADMINISTRATIVA _ cares CODIGO: GLASE DE BIEN (GODIGO) ORDINALDELBIEN REPORTE DE INGRESO No. ‘OMPBTE DE EGRESO No. _ VIDA UTIL ESTIMADA __ FECHA, | Tcosto | ; biswi T ! DESCRIPCION HNICIAL [ADICION | NUCION| SaLDO t t | t i | | joe 1 i | [ | | | | ' i i Ll i L L TENENCIA ae SCONSTATACIONES FISICAS FECHA |TRASPASG [CODIGO USUARIO FECHA | ACTA] ESTADO DEL BIEN No. |UNIDAD | i Ho. | BUENO | SEGULAR| MALO i i f | | / r | .o | | , / | | | | | | OG DE DEPREC, | VALCR A DEPFECIAR) CUCTA DE DEPRE, DEPRECIACION ACUMULADA | i | i | OBSERVACIONES: IINEC, Juan Larrea No. 634 y Riofrio, TELEFONOS: 529858 - 544326 - 844561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - Ecuador 24,FORMOLARIO CORTROL DE ACTIVOS FLJOS POR CADA BIB OWETIVO Llevar un adecuado control del activo fijo desde su aiguisicién, su revaloraciéa, sa depreciacién a través del tieapo y de ou estado, segin constataciones fisicas periddicas, asi como del usuario del nisno, Este formlario seri nenejado por el Departamento de Contabilidad. rstaUCTLVO cop1Go covtAaLe.~ EL que corresponde al Plan de Suentas degcrite en el instructive para realizar el control y codificacién de los actives fiJos en base al Hacual General de Adainistracién y Control de Activos Fijos del Sector Piblico (Acuerdo NO O12 CG, suplemento 2.0. 40 59 del 7 de mayo de 1987), ‘NIDAD ADMTHISTRATIVA.- Moubre de la Unidad Adpinistrativa a donde fueron inicialnente destinados tos bienes luego de su recepeién, copiso.- Digitos que identifican a dicha unidad adzinisteativa. CLASH DE BIER. Cédigo asigoado al bien por su clase o grupo al que pertenece (archivador, eseritorio, ete.), de acuerdo a la tabla clasificatoria. ORDINAL EL BLEW. Digitos asignatos al bien para su identificacién specifica, BEDORTE DE THGRESD Yo. Digitos que identifican al reporte de ingreso, a través del cual se deja constancia el ingreso del bien. COMPROBANTE DE EGRESO HO. Digitoo que identifican al coprobante de egreso, a través del cual se realiza el desenbolso para 1a adguisicién del bien. VIDA UTIL ESTIMADA.~ La que corresponda segin el activo de que se trate. FaCHA. Ao, aco y dia, en que fue adguirido el bien, en que se reslizd 1a compra, en que oe realizd la adieién o 1a disainucién en el bien, DESCREFCION.- Breve detalle de las ceracteristicas del bien como: marca, serie, eto. (§0ST0 INICIAL,~ Valor histérico con el que fue adquirido u originado el activo fio. aniciol,- Sonstard el valor que por efectos de adiciones, o reparacién nayor aunente ia vide ‘itil del bien y por ende su costo histérico; también por revaluacién o correcciéa nonetaria. DiSMIWUCLON.- Constaré el valor que diseinuye el bien por efecto de la depreciaciéa anual, por la destruccion parcial, por enajenacidn o baja. SALDO.~ Valor calculado en base al aunento o disainuciéa producido en el costo histérico del bien (valor actual). ‘TRNENCIA: FRCHA.- Ao, mes y dia en que el usuario se hace responsable del manejo del bien. ‘TRASPASO. Digitos que identifican al inforne, en el cual se deié constancia del traspaso del bien de una unidad aduinistrativa a otra. copi60 OwIDAD.~ Digitos que identifican a la Unidad que recibe el bien cada vex que hay un travpaso. ‘USUARIO. Némero de la otdula de identidad del usuario del bien, gue se registza al inicio 7 luego de un traspaso. ORSTATACIONES FISICAS: ROU acta Ao, nes y dia en que se realiza 1n constatacién fisica del bien. Wimero o referencia del acta en 1a que se deja constancia de 1a constatacién fisica efectuada a los bienes. Se colocaré una "I* en el casillero correspondiente, segin se deternine el estado del bien: bueno, regular, aalo. PERIODO DE DEPRECTACION.~ BL afo o aos completes por los que se aplica el ajuste, ex funcién de le vide Stil estinada, por ej: enero-dicienbre de 1997, ALOR A DEPRECIAR.- Se registra el costo total inicial del activo 7 luego del priner alo se toma el Eltine salde ajustado, CUOTA DE DEPRECIACION.- iuego del célculo correspondiente, se ancta el valor a depreciar en el ejercicio 0 periodo de que se trate, en funcién de la vida itil, DEPRECIACION ACOMULADA.- Registra los valores aue por concepto de la depreciacién ce van avumelando 2 uns ESTADO DEL BIEL. fecha deterninada, OBSERVACIONES.~ Se anotaré cualquier novedad presentada en los bienes, por ej: enajenacién, baja, conodato, reparacién, ete. ESBONSABLE.- Se registeard el noubre y firma del Jefe dei Departanento de Contabilidad o de le Ueidad que haga sus veces en las Direcoionee Regionale. WOMERO DE COPIAS.— Se nantendré un original por cada bien en la unidad responsable,i ne \ B,C eee Peer ett ANEXS No. & DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ALMACEN INVENTARIC DE ACTIVOS FIJGS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADVINISTRATIVA SERIE { - | | | | i I | | ! | | | FECHAS Y FIEMAS 02 CONFOPMDAD ENTREGUE RECEL T NSABLE UNIDAD AGM, INEC, Juan Larrea No. §34 y Rioftio, TELEFONOS: 529858 - 544326 - 544561 FAX: 509896 CABLE INEC. Quito - Ecuador asPORMULARIO TAVENTARIO DE ACTIVOS ¥1J0S POR UNIDAD ADMINISTRATIVA omer. Mantener actualizado el registro de los activos fijos y peraitir sv control a nivel de wnidad adninistrativa, tanto en 1a Adwinistraciéa Central cono en las Direcciones Regionales en fora independiente; asi coo efectuar las conatataciones fisicas. TASTRUCTIYO OMIDAD ADMIAISTRATIVA.~ copisos: ANTERIOR. ~ ACTUAL. DESCRIPCION.~ ESTADO. ‘OBSERVACTONES.- Nombre de 1a Unidad Adainistrativa en 1a que se encuentran ubicadoe los bienes (Direcetén, en el caso de la Adninistracién Central; Departanento, en el caso de las Direcciones Regionales}. Digitos que corresponden a la codificaciéa de los bienes segin el inventario anterior. Digitos que corresponden al cédigo que se asigna al bien conforse al que oe haps disefado para la etiqueta de identificacién respectiva (nueva codificacién). Honbee especifico del bien, ej: escritotio, eilla, etc., con ou respectiva especificacién; y, en las coluenas correspandientes se anotard 1a marca, eadelo y serie, ai las tuviere, Se identificaré con una "x" en el casillero que corresponda la condicién en la que se encuentra ¢] bien como, bueno, regular o aalo, Se indicard cualquier novedad gue se observe ea el bien, al aonento de realizar le ‘constatacién fisica del nisuo. PECHAS Y FIRMAS DE COMPORATDAD veraEoUE.— RECTBI.~ ‘ISTO BUENO.~ ‘TOMA FISICA.~ NUMERO DE COPIAS.- Firaa del Guardalnacén o de quien haga sus veces, legalizands 1a entrega de los bienzs o la actualizacion del inventario, Firma de conformidad del responsable el control de los bienes en la Unidad adninistrativa donde estos se encuentran abicados. Firma del Jefe de 1a Unidad Adninistrativa (Direceién, en 1a Adainistracién Central; Departanento, en las Direcciones Regiouales) en donde se encuentran los bienes, avocando conociwiento de 1a entrega recepeién de los nisaos o de 1a actualizaciéa Gel inventario. Firaa del funcionario delegade por el Director Pinanciero o Jefe del Departasento Hinanciero, segia el caso, cuando se efectie 1a constataciéa fivica de los bienee. En este casillero taubién se anotard 1a fecha en que se realiza la tona fisica de los bienes. Se elaboraré dos ejenplares; un original para el Guardaleacén o quien haga ous foncionee 7 uaa copie pare el responsable de loz biewee en cada unldad advinistrativa.~~ ‘as, oO | 236 Repiiblica del Ecuador Tasttuo Nacional de Estadisticay Censos ANEXO No.7. DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ALMAGEN CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO UHIDAD ADMINISTRATIVA _ CODIGO _ | USUARIO [cobIGo | 7 FECHA|DEL BIEN] DESCRIPCION MARCA} MODELO! SERIE [RE: ERENCIAL NUEVA I | i i | | UBICACION I t i | T T | | | | | pop | | | i i | | po of tt ao ; | | | Ee | i i i i | | ! \ Josef | | | i ; | | J ons | | | i | { i | ; | | i | | i i | poof oy a ‘OBSERVACIONES | a | ENTREGUE } | ALMACEN i "USUARIO URESPONGABLE JEFE UNIDAD ADM 1 { I i INEC, Juan Larrea No. 834 y Rlofrfo, TELEFONOS: 529858 - 544326 - 544561 FAX: 509836 CABLE INEC Quito - EcuadorOnIETIVO FORMULARIO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO Pernite nantener el registro y control del movimiento de todos y cada uno de los activos fijos que estén bajo Ja responsabilidad del usuario, Este formulario seri contrelado yor ¢] Guardaleacén o quien haga sus veces y por el servidor designado para ello en cuia unidad adninistrativa, sNsTROCTLVO ‘UNIDAD ADMLNISTRATIVA.~ copiso.- USUARIO. FROaA.~ CoMLGO DEL BIEK.~ DeSCRIPCLON.~ MOFIMENTO DEL BEBH: ‘REFERENCIA.- NUEVA UBICACION.- OBSERVACIONES, - BRTREGU.~ eC1BI.~ ‘CONTROL UHIDAD.— VISTO BUEKD.~ NUMERO DE COPIAS.— Woubre de la unidad adninistrativa en donde se encuentran ubicados los bienes. Digitos asignados a la unided aduinistrativa, Noubre completo del servidor responsable del uso y conservacién de los bienes. io, nes y dia en que son entregados los bienes al uswario. Digitos asignados al bien para una ripida y precisa identificacién del wiswo, asi como para su seguiniento Nonbre especifice del bien, ej: everitotio, silla, ete., con su respectiva ecpecificactén; y, en las colunnas correspondientes se anotaré 1a narca, nodelo 3 serie, oi las tuviere. Digitos que identifican al acta u oficio en que se deja constancia de In entrega- recepeiéa del bien o al informe de traspaso de una unidad adninistrativa a otra, Digitos asignados 2 la unidad en donde se encuentra el bien si este ha sido trasladado Detalle de las novedades que se observen en los bienes durante la entrega-recepcién © con notive de las constataciones fisicas. Finan del Guardalnacén o quien haga sus veces, legalizando la enteega de los bieues al usvario. Pinna del servidor responsable del nanejo de los bienes « él entregados, para el ‘cumplintento de sus funciones. Piraa del servidor encargado del control de los bienes en la unidad adzinistrativa donde se encuentran estos. Pinna del Jefe de 1a unidad aduinistrativa (Direccién, en la Adzinistracién Central; Departanento, en lae Direcciones Regionales) en 1a que labora el servidor que recibe Jos bienes, avocando conociniento del acta de entrega-recepciin de los nisavs. Se elaboraré trea copiasi un original para el Guardaleacén 9 quien hage eve vecee, ‘na copia para el servidor responsable del nanejo de los bienes y una copia rare el pesponsable de los bienes de cade unidad adzinistrativae NS : Repiiblica del Ecuador Instituto Nacional de Extadistica y Censos ANEXO No. 3 ETIQUETA PARA ACTIVOS FIIOS ( 5.5em. X 3.5m) INEC | ACTivo FigG} — FoNDO VERDE cLaRO LETRAS BLANCAS ETIQUETA PARA BIENES DE CONTROL (5.5 cm. X 3.5 cm). ACTIVO DE FONDO NARANJA CONTROL ADMINISTRATIVO] — LETRAS BLANCAS. cODIGo : FA. = FECHA DE ADQUISICION DEL ACTIVO; Eu: 97-08-15, LO. = LUGAR DE ORIGEN: 1 = ADMINISTRACION CENTRAL © MATRIZ 2 = DIRECCION REGIONAL DEL CENTRO. 3 = DIRECCION REGIONAL DEL LITORAL SUR 4 = DIRECCION REGIONAL, DEL NOF 5 = DIRECCION REGIONAL DEL SUP. § = DIRECCION REGIONAL DEL LITORAL NORTE INEG, Juan Larrea No. 534 y Riotrio, TELEFONOS: 529858 - 544926 - 544561 FAX: 50986 CABLE INEC Quito - Ecuador