GESTION

A C T I V O S H O T E L E R O S
Por José María González Valls
Creatividad y Tecnología, S.A.

Gestión de
mantenimiento
de activos hoteleros
Aplicación de un sistema de gestión
de mantenimiento asistido por ordenador
a un establecimiento hotelero

E
l objeto del presente trabajo es exponer la problemática del mantenimiento aplicada a los ac-
tivos hoteleros. La complejidad de los servicios que hoy día se prestan en el sector hotelero no
trasciende al usuario, que solamente se fija en una serie de aspectos externos de estos servicios
y de la atención que recibe como cliente. Sin embargo, esta complejidad es evidente y la orga-
nización del mantenimiento es una labor ardua.

El uso de programas informáticos permite una mejor gestión, reduciendo costes y aumentan-
do la productividad. En definitiva, mejorando la calidad del servicio.

Nuestra experiencia en el mantenimiento y el uso de estos programas, ha sido siempre positiva.

1. INTRODUCCION tamentos de Mantenimiento. usuarios finales son clientes

Según el diccionario, mante-
ner es la acción de conservar
una cosa en su estado inicial.
Después de esta definición tan
teórica, hemos de descender a
la práctica diaria de los Depar-
Se trata de organizar y gestio-
nar el mantenimiento de toda
una serie de activos que han
de prestar servicio de forma
muy precisa a los usuarios de
los mismos. En este caso con-
creto del sector hotelero, los
que solamente perciben una
imagen de calidad en función
de estos servicios.
Los Departamentos de Mante-
nimiento no son solamente res-
ponsables del buen funciona-

Gestión de Hoteles. Julio/Agosto 2000

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miento de los servicios, sino
que además han de realizar la
planificación de los trabajos,
con las menores paradas posi-
bles y en los momentos ade-
cuados. Han de realizar tam-
bién una administración de los
recursos humanos y una ges-
tión técnico económica de la
subcontratación. Han de con-
feccionar presupuestos y gestio-
nar repuestos. Tienen que ser
capaces de analizar la obsoles-
cencia de activos, basándose en
históricos de funcionamiento y
costes. Tienen también que te-
ner en cuenta los requisitos le-
gales de inspecciones reglamen-
tarias de determinados activos,
así como los requisitos de Con-
trol de Calidad y Medioam-
biental, sujetos a normativas
nacionales e internacionales.
Se trata, como vemos, de com-
paginar muchas variables e in-
tereses a veces contrapuestos.
La implantación de Sistemas
de Gestión de Mantenimiento
Asistido por Ordenador
(GMAO) nos permitirá pasar
de una estructura de costes e
inmovilizaciones de activos a
otra de beneficios, explotación
de recursos y gestión de esos
activos. En los últimos años la
dirección de las empresas ha
ido comprendiendo que la ges-
tión del mantenimiento es un
componente fundamental en
la reducción de costes y el au-
mento de la productividad. A
este cambio de mentalidad han
contribuido en gran manera
los programas informáticos de
mantenimiento que permiten
planificar de forma personali-
zada, la conservación y gestión
de los activos de una empresa.
2. ESTRUCTURA
DEL SISTEMA
2.1. Requerimientos
y Requisitos
Podemos afirmar que, de una
Gestión de Hoteles. Julio/Agosto 2000
manera o de otra, el manteni-
miento afecta a toda la empre-
sa. Los responsables directos
del mantenimiento deben ase-
gurar el funcionamiento co-
rrecto de máquinas y equipos
en general, pero también es ne-
cesario asegurar la calidad, el
servicio, la seguridad, la conser-
vación del patrimonio y la con-
servación del medio ambiente.
La selección del sistema
GMAO ha de realizarse por
tanto atendiendo a los distin-
tos tipos de requerimientos
que establezcan los diferentes
niveles jerárquicos de la em-
presa. En la Tabla I, se indican
para simplificar tres niveles je-
rárquicos y los requerimientos
principales.
La Dirección General como es
lógico, establecerá unos reque-
rimientos de coste y eficacia
del programa sin descender a
más detalle. El Director de
Mantenimiento, como direc-
tamente responsable de la fun-
ción, exigirá que se pueda
aplicar a su organización, que
mejore la productividad de su
equipo y que le asegure la cali-
dad de funcionamiento. Los
técnicos, responsables directos
del mantenimiento, exigirán
seguridad de funcionamiento
y facilidad de uso, así como
recibir la formación adecuada
por parte del suministrador
del GMAO, y contar con la
asistencia técnica necesaria.
En lo relativo a los requisitos
que debemos considerar im-
prescindibles en un sistema de
GMAO, hemos establecido en
la Tabla II un primer listado,
sin que sea limitativo, ya que
cada responsable de manteni-
miento puede añadir otros re-
quisitos que él considere con-
venientes en su organización
de forma subjetiva. El enun-
ciado de los requisitos es sufi-
cientemente explicativo como
Tabla I
Programas de gestión
de mantenimiento
Requerimientos
• Dirección general
- Coste y eficacia
• Dirección de mantenimiento
- Aplicabilidad, productividad y calidad
• Técnicos de mantenimiento
- Seguridad y facilidad de uso
- Formación y asistencia
para que no haga falta un co-
mentario muy extenso. En el
apartado siguiente nos referi-
mos a las funciones que debe
prestar un programa de estas
características. La facilidad de
uso, aunque parece evidente
su exigencia, debemos contras-
tarla con las características de
nuestra propia organización.
La instalación en red, puede
ser requisito indispensable
también en función de nuestra
organización. La adaptación a
nuestros activos resulta tam-
bién evidente. Al referirnos a
las garantías del editor, no so-
lamente queremos resaltar la
capacidad técnica y solvencia
del autor del programa, sino
también su permanencia en el
tiempo. Nos hemos encontra-
do en algunas ocasiones, con
programas confeccionados a la
Tabla II
Programas de gestión
de mantenimiento
Requisitos
• Funcionalidad
• Facilidad de uso
• Instalación en red
• Adaptación a los activos
• Garantías del editor
• Costes de instalación
• Formación
• Certificado de calidad
39
 medida por la propia empresa
o por otras organizaciones, en
los que al cambiar las perso-
nas, no se ha dado soporte de
mantenimiento al usuario o
actualización con nuevas ver-
siones. Lo mismo podemos
decir de los costes de instala-
ción y de la formación, que se-
rán muy elevados si acudimos
a desarrollos individuales.
Igual nos llegará a ocurrir con
el Certificado de Calidad, si es
que estamos interesados en
que nuestra organización
cuente con una homologación
de este tipo.
2.2. La gestión
del mantenimiento
en un establecimiento
hotelero
El mantenimiento de un hotel
presenta una problemática
concreta que conjuga los as-
pectos del mantenimiento de
un gran edificio (sistemas de
calefacción y aire acondiciona-
do, sistema contra incendios,
sistema eléctrico, fontanería,
etc.), con algunos aspectos
propios de una planta de pro-
ducción (cocinas, obradores,
hornos, maquinaria de corte,
etc.) o de un almacén (cámaras
frigoríficas, despensas, carreti-
llas, traspaletas, carros, etc.).
También se tendrán en cuen-
ta, aquellos requisitos técnicos
y legales relacionados con nor-
mativas de tipo técnico, sani-
tario, de seguridad, etc., que
se han de observar en estos es-
tablecimientos.
Un Sistema de Gestión de
Mantenimiento Asistido por
Ordenador se dimensionará
para adaptarse al modo de
operar que se siga en el hotel u
hoteles que gestionemos, y
tendrá la posibilidad de evolu-
cionar en función de futuras
necesidades que se puedan
plantear (mantenimiento pre-
40
dictivo, enlace con autómatas,
conexión a otras aplicaciones
informáticas existentes, etc.).
Por todo ello, el sistema debe-
rá ser modular y configurable,
de forma que pueda adaptarse
a las particularidades de cada
centro y facilite la evolución
futura de los sistemas.
2.3. Arquitectura
del sistema
En un hotel, el GMAO traba-
jará en configuración monou-
suario, en un PC, pero es im-
portante que también se pue-
da trabajar en configuraciones
multiusuario para el caso de
que se quiera disponer de toda
la información de una cadena
de hoteles en un puesto servi-
dor, con diversos puestos
cliente para cada estableci-
miento hotelero.
Normalmente el sistema estará
construido según una arquitec-
tura cliente-servidor, basándose
en el protocolo de red TCP/IP
e integrándose en cualquier en-
torno informático como una
aplicación estándar más.
Los programas que configuran
la interfaz de usuario y los
puestos cliente funcionarán en
Windows, debiendo existir so-
porte para toda la gama: Win-
dows 95, Windows 98 y Win-
dows NT.
La parte servidora deberá po-
der basarse también en otros
entornos no Windows como
Novell o UNIX y en otras pla-
taformas hardware. La centra-
lización de las bases de datos
deberá permitir racionalizar la
gestión del propio sistema, fa-
cilitándose a la vez los proce-
dimientos de copias de seguri-
dad. Por otra parte, el sistema
permitirá configurar múltiples
parámetros de la instalación
en red, para adaptarse a los en-
tornos más congestionados o a
las infraestructuras de red de
menor ancho de banda.
En cuanto al Sistema Gestor
de Base de Datos y al entorno
de ejecución cliente-servidor,
el sistema se basará de manera
estándar en un software de Ba-
se de Datos, implementado y
soportado en una gran varie-
dad de entornos hardware y
software.
Se deberá prever un sistema
abierto que permita conectarse
a otras aplicaciones y a disposi-
tivos externos tales como: SCA-
DA, PLC, dispositivos portáti-
les (Data Loggers), aplicaciones
de gestión, de contabilidad, de
personal, ERP's, etc.
3. FUNCIONALIDAD
DEL SISTEMA
3.1. Principios generales
Al seleccionar un software de
gestión de mantenimiento de
activos inmobiliarios, se deben
tener en cuenta todas las fun-
ciones que realiza y que per-
miten gerenciar y administrar
todas las actividades de mante-
nimiento.
En nuestra breve exposición,
vamos a tratar de definir las
funcionalidades de estos siste-
mas que deben permitir reali-
zar el mantenimiento de todas
las instalaciones y servicios,
además de otra serie de fun-
ciones, tal como hemos refle-
jado en la Tabla III. Esta Tabla
no debemos contemplarla co-
mo limitativa.
Un Sistema de Gestión de
Mantenimiento Asistido por
Ordenador manejará cuatro
grandes grupos de informa-
ción:
- El inventario de equipos e
instalaciones, organizado se-
Gestión de Hoteles. Julio/Agosto 2000
gún una estructura jerárquica
arborescente: con su codifica-
ción e información descripti-
va, información técnica, coste
inicial, costes de manteni-
miento, depreciación, amorti-
zaciones, etc.
- Los trabajos que hay que rea-
lizar sobre los equipos e insta-
laciones: plan de manteni-
miento preventivo, procedi-
mientos, inspecciones, rutas y
correctivos.
- El personal de mantenimien-
to: cualificación, horarios, tur-
nos de trabajo, absentismo,
vacaciones, coste horarios, etc.
- La gestión del almacén de re-
puestos: stocks, kits de repues-
tos, costes asociados, etc.
3.2. Ficheros básicos
Para empezar a dar de alta to-
da la información relativa a los
cuatro capítulos anteriores,
hay que contemplar una serie
de ficheros básicos que se de-
ben tener en cuenta. Estos fi-
cheros, además de permitir
que el programa funcione,
cruzando la información con-
tenida en ellos, nos permiten
agrupar la información de
muy diversas maneras, que
nos serán útiles a la hora de
hacer informes y consultas.
- Calendarios:
Este fichero nos permitirá de-
finir distintos tipos de calen-
darios y asociarlos a las activi-
dades de mantenimiento, a la
contabilidad, a los proveedo-
res, etc. Cada calendario pue-
de referirse a un año o a otros
períodos de tiempo según
convenga (lustros, trienios,
años, semestres, trimestres,
temporada alta, media y baja,
etc.). Asociado a los calenda-
rios, estableceremos los días
festivos y las vacaciones del
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Tabla III
Programas de gestión de mantenimiento
Funcionalidades
• Registro de activos: equipamientos, instalaciones, edificios
• Dibujos, planos, esquemas, fotografías
• Programación por períodos de tiempo variables
• Condiciones de funcionamiento
• Ordenes de trabajo, documentos, garantías
• Normas de seguridad, salud ambiental
• Listados de piezas y herramientas
• Datos de incidencias, tiempos utilizados
• Inventario de existencias, códigos de barras
• Equipos de medición
• Control de costes y presupuestos
• Informes y gráficos
personal, de manera que lue- dad de unos trabajos frente a
go, al definir trabajos, poda- otros. Los códigos de priori-
mos tener en cuenta días natu- dad serán definibles por el
rales o días hábiles, laborables usuario en número y en des-
o festivos, vacaciones o no. cripción. Por ejemplo se po-
drían definir tres códigos de
- Departamentos: prioridad: Urgente, Normal,
Baja.
Se definirán los distintos de-
partamentos en que se divide - Códigos de preferencia:
el establecimiento, y sirve para
asignar las tareas de manteni- Hacen referencia a la impor-
miento y sus costes asociados, tancia de los equipos e instala-
y para preparar informes de ciones del hotel en el caso de
forma selectiva. que se averíen. Los códigos de
preferencia serán definibles por
- Tipos de trabajo: el usuario en número y en des-
cripción. Un ejemplo podría
Se definirán distintos tipos ser: Muy Importante (celda de
atendiendo a su naturaleza: transformación, calderas de
A.C.S, etc.), Importante, etc.
Correctivo Interno
Modificativo Interno - Oficios, especialidades:
Correctivo Externo
Modificativo Externo Se definirán aquí las categorías
Preventivo Interno laborales del personal que rea-
Etc. liza el mantenimiento, y si son
Preventivo Externo propios o externos. Por ejem-
plo, se podrían definir:
En cualquier caso, el usuario
autorizado (ejemplo, el jefe de Fontanero Externo
mantenimiento) podrá añadir, Electricista Externo
eliminar o cambiar tipos de Jefe de
trabajo según sus necesidades. mantenimiento Interno
Oficial Interno
- Códigos de prioridad: Ayudante Interno
Hacen referencia a la priori- También serán definibles por
41
 el usuario sin ningún tipo de
limitación.
Este fichero estará muy rela-
cionado con el capítulo gene-
ral de gestión de personal don-
de se definirán las personas fí-
sicas que realizan el manteni-
miento.
- Tarifas horarias:
Para cada oficio o especialidad
se definirán unos códigos y
unas tarifas horarias asociadas
que pueden ser tantas como
queramos; algunos ejemplos
son: tarifa horaria en jornada
normal, hora extra diurna, ho-
ra extra nocturna, hora extra
en domingo, hora extra en va-
caciones, hora extra localizable
con "busca", etc.
- Turnos de trabajo:
Se definirán los turnos de tra-
bajo, su horario, su duración,
y el número de días que va a
estar activo cada turno.
- Tipos de turnos:
Se establecerá la secuencia de
rotación de los turnos en fun-
ción de que se trabaje a 2, 3 ó
4 turnos, de forma estándar, o
en función de la secuencia de
rotación que se establezca en
el hotel.
- Clasificación de averías:
Se trata de clasificar las averías
según su naturaleza: mecánica,
eléctrica, hidráulica, electróni-
ca, calibración, limpieza, etc.
Esta clasificación deberá ser
definible por el usuario tanto
en número como en su des-
cripción.
- Tipos de averías:
Dentro de las categorías ante-
riores, se trata de describir con
más detalle la avería (mal uso,
42
sobretensión, ruido excesivo,
temperatura muy alta, fallo de
diseño, corrosión, fatiga, des-
gaste, etc.) y definir si ha sido
un síntoma, una causa, una
avería propiamente dicha u
otros motivos. También será
totalmente definible por el
usuario.
- Estado de equipos
e instalaciones:
Este fichero servirá para clasi-
ficar el estado de los equipos e
instalaciones del hotel: en fun-
cionamiento, en reparación,
necesita calibración, en alqui-
ler, etc. El estado de los equi-
pos deberá ser definible por el
usuario, en su número y en su
descripción.
- Estado de las Ordenes
de Trabajo:
Con objeto de conocer en to-
do momento la carga de traba-
jo que se tiene, habrá que defi-
nir, entre otras cosas, el estado
de las órdenes de trabajo. Es-
tos estados serán definibles
por el usuario, como en el res-
to de los ficheros básicos antes
mencionados, y algunos ejem-
plos podrían ser: orden de tra-
bajo: abierta, impresa, suspen-
dida por otro trabajo, a la es-
pera de repuestos, completada,
completada salvo repuestos, o
archivada.
- Códigos de retraso:
Al definir un trabajo de man-
tenimiento preventivo, se es-
tablecerá un tiempo medio es-
timado para realizar ese traba-
jo, pero pueden existir retra-
sos no previstos que conviene
postular. Algunos ejemplos
pueden ser: pausa para almor-
zar, máquina demasiado ca-
liente, no se encuentran las
llaves, no hay repuestos, no
hay tensión para la herra-
mienta, etc.
3.3. Estructura y
organización del
inventario de equipos
Para una mejor explotación de
las posibilidades del GMAO,
el sistema estructurará y orga-
nizará los equipos e instalacio-
nes del hotel según una jerar-
quía arborescente. El inventa-
rio de equipos y su organiza-
ción no se queda únicamente
en disponer de una ficha indi-
vidual, sino que también se
conocen sus relaciones y de-
pendencias dentro del hiper-
mercado.
Mediante esta estructura, de
longitud teóricamente infini-
ta, se definirán los equipos e
instalaciones que van a ser ob-
jeto de mantenimiento. Tam-
bién se definirán dentro de es-
ta estructura equipos o instala-
ciones que no tienen identi-
dad física pero que organizati-
vamente constituyen un con-
junto de clasificación. Por
ejemplo común aire acondi-
cionado. Este tipo de organi-
zación crea una relación entre
elementos, independiente-
mente de la codificación utili-
zada para identificar cada
equipo.
Aunque el número de niveles
sea ilimitado no tiene que im-
plicar que necesariamente se
utilicen estructuras excesiva-
mente desglosadas. Sí es reco-
mendable abrir más la estruc-
tura en aquellos equipos o ins-
talaciones que presenten una
mayor complejidad, pero este
desglose no es necesario reali-
zarlo al principio ya que la es-
tructura es dinámica y adapta-
ble y podrá ir creciendo o
cambiando según lo requieran
las necesidades del equipo de
mantenimiento.
Así como la creación de la es-
tructura se suele realizar de "lo
más general" a "lo más parti-
Gestión de Hoteles. Julio/Agosto 2000
cular", la explotación de los
datos y de la información aso-
ciada a ellos se realiza de "lo
particular" a "lo más general"
con posibilidad de obtener da-
tos e informes acumulando
por niveles. Mediante otro tipo
de parámetros también se po-
drán extraer de la estructura
datos e informes sin atender a
la clasificación jerárquica de
los equipos. Se podrán conocer
por un lado, datos e informes
de cualquier componente con-
creto de la estructura y de su
repercusión sobre el grupo o
sección al que esté enlazado,
pero también se podrán extraer
de la estructura datos e infor-
mes atendiendo a otro tipo de
parámetros o clasificaciones.
Por ejemplo aquellos equipos
que sean del mismo fabricante,
aquellos cuya garantía finalice
en una fecha determinada, etc.
El registro de equipos e instala-
ciones se realizará a base de fi-
chas o plantillas de los mis-
mos, que serán totalmente
configurables por el usuario,
de manera que puedan existir
una ficha tipo para todos los
equipos, una ficha que sirva
para determinado tipo de má-
quinas, y/o una ficha particu-
lar distinta para cada máquina.
En cada ficha se incluirá el có-
digo y la descripción de cada
equipo o instalación, se refleja-
rán las características del equi-
po, datos de su localización,
áreas que asiste, centro de cos-
tes al que se asigna, datos del
fabricante y del proveedor, fe-
cha de compra, coste inicial,
método de devaluación y
amortización, coste de mate-
riales y mano de obra que se
lleva gastado en el equipo, etc.
Además de este capítulo prin-
cipal, en cada ficha se podrá
disponer de información técni-
ca referente al equipo a mante-
ner, como potencia, capacidad,
carga máxima, voltaje, etc. En
cualquier caso, lo importante
Gestión de Hoteles. Julio/Agosto 2000
es que sea definible por el
usuario para adaptarse total-
mente a sus necesidades.
El registro de equipos e insta-
laciones dispondrá de un siste-
ma de gestión de garantías en
el que se reflejan: el proveedor,
los términos de las garantías,
las fechas en que éstas expiran,
detalles contractuales, etc.
A cada una de las fichas se le
podrán añadir imágenes y pla-
nos en los que se indiquen de-
talles de cada elemento a
mantener o la situación de los
mismos en el conjunto. El pro-
grama dispondrá de visualiza-
dores que permitan ver tanto
planos como imágenes escane-
adas en múltiples formatos.
Además se podrán añadir do-
cumentos de texto de cual-
quier extensión que reflejen,
por ejemplo, manuales de ins-
trucciones, procedimientos de
seguridad y salud, normas y
reglamentos, u otros. Para ver
este tipo de documentos el
programa dispondrá de un vi-
sualizador, de manera que no
sea necesario tener en cada
puesto de trabajo la licencia
del programa de tratamiento
de textos correspondiente.
También es útil disponer en la
ficha de cada equipo o instala-
ción, de al menos una página
de texto de formato libre para
cualquier información adicional
que se quiera añadir a la misma.
En la ficha de cada equipo o
instalación, se irá acumulando
un registro histórico de cual-
quier actividad que se realice so-
bre él, pudiéndose consultar, pa-
ra cada elemento, el historial del
mantenimiento, los períodos de
actividad, las horas de mano de
obra dedicadas, las piezas utili-
zadas y los costes acumulados
de mano de obra, de piezas y to-
tales de ese equipo.
Fig. 1.
Para cada equipo podremos
ver el plan de mantenimiento
preventivo del mismo, el his-
tórico de órdenes de trabajo
(con las personas que realiza-
ron cada trabajo, el tiempo
que emplearon, los repuestos
que utilizaron, etc.), las órde-
nes de trabajo vigentes en cur-
so de ser realizadas, las piezas
de repuesto asociadas a ese
equipo, los totales de repues-
tos y mano de obra que se han
utilizado en ese equipo duran-
te un período determinado,
los defectos menores que tiene
el equipo y están pendientes
de reparar, etc.
3.4. El Plan de
Mantenimiento
Preventivo
Para cada equipo o instalación
se establecerán un conjunto de
trabajos que compondrán su
plan de mantenimiento pre-
ventivo. Estos trabajos serán
lanzados:
a) Con una periodicidad de-
terminada (según la frecuencia
que se les asigne).
b) Sólo una vez.
c) Un número determinado de
veces (también según la fre-
cuencia que se les asigne).
d) Cuando sea necesario (por
43
 ejemplo cada cien veces que
actúe un mecanismo, cada
500 horas de funcionamiento,
cuando la temperatura alcance
un valor determinado, etc.).
Las tareas de mantenimiento
no planificado tendrán un tra-
tamiento aparte que se expli-
cará más adelante. En cada
uno de estos trabajos o gamas
de mantenimiento se definirá:
- El código de la gama.
- El equipo al que se refiere.
- La descripción del trabajo a
realizar.
- La persona o personas que
tienen que realizar el trabajo y
el tiempo estimado que les lle-
vará hacerlo a cada uno de
ellos.
- Los costes extraordinarios
que pudiera haber (portes,
desplazamientos, etc.).
- La prioridad del trabajo
(ejemplo: urgente, normal y
baja, establecido en el fichero
correspondiente).
- El tipo de trabajo (ejemplo:
preventivo interno, preventivo
externo, modificativo interno,
etc., establecido en el fichero
correspondiente).
- El departamento del que de-
pende el trabajo.
- El centro de costes al que se
asigna el trabajo.
- La periodicidad según un ca-
lendario de días, semanas, me-
ses, años.
- La siguiente fecha en que
hay que realizar el trabajo.
- El tipo de días en que se
cuenta la programación: días
laborables o días naturales.
- Si hay que tener en cuenta o
no los días festivos (habrá que
definir previamente dichas fes-
tividades).
- Las reglas de programación
de "fecha de ejecución" y rela-
ciones "padre-hijo" entre tare-
as: teniendo en cuenta o no la
fecha de ejecución de una ta-
rea que ha de realizarse, por
ejemplo, cada cinco días, ha-
44
brá de variar o no la próxima
fecha en que se realice el tra-
bajo en función de si la vez
anterior éste se ha adelantado
o retrasado en un día; para las
reglas "padre-hijo" existen ta-
reas que anulan a otras, así
una revisión general que se re-
aliza cada seis meses anulará a
la revisión parcial correspon-
diente que se realiza cada mes.
- Los repuestos necesarios para
realizar ese trabajo.
A cada trabajo de manteni-
miento preventivo, igual que a
las fichas de los equipos, se le
podrán asociar documentos de
texto de cualquier extensión y
planos e imágenes escaneadas.
Además se podrá ver: la pro-
gramación de ese trabajo para
un horizonte determinado
(ejemplo, para los próximos
tres meses), las órdenes de tra-
bajo asociadas a esa gama, y
también todas las gamas o tra-
bajos de mantenimiento que
haya para el equipo o instala-
ción sobre el que estamos tra-
bajando.
Las tareas de mantenimiento
no planificado tendrán un tra-
tamiento especial con objeto
de que el lanzamiento de la or-
den de trabajo correspondiente
se realice de forma inmediata y
el trabajo se haga lo más rápi-
damente posible. Así, habrá un
botón específico para lanzar
trabajos no planificados, en el
que aparezca una pantalla en la
que se deberá definir el equipo
a reparar y la persona que ha
de realizar la reparación, pu-
diéndose rellenar otros datos,
si fuera necesario, con poste-
rioridad al lanzamiento de la
orden de trabajo.
También existirá una funcio-
nalidad que permita emitir y
completar la orden de trabajo
con posterioridad a la ejecu-
ción del mismo, por si no ha
sido posible emitirla cuando se
recibió el aviso de avería.
El diseño de las órdenes de
trabajo que salen impresas será
definible por el usuario de for-
ma análoga a como se definen
las plantillas de las fichas para
dar de alta los equipos e insta-
laciones. Así se irán escogien-
do campos de la base de datos
para configurar la orden de
trabajo escrita que suele ser
una hoja en la que figuran da-
tos como por ejemplo: nom-
bre de la empresa o del esta-
blecimiento, nº de orden de
trabajo, equipo a mantener
con su código correspondien-
te, descripción del trabajo a
realizar, personal que tiene que
llevarlo a cabo, etc. También
deberá haber espacio para que
los operarios completen la or-
den de trabajo: comentarios,
tiempo trabajado y repuestos
utilizados, fundamentalmente.
3.5. Gestión del
personal de
mantenimiento
3.5.1. Fichas de personal
El programa contendrá un re-
gistro de fichas de personal en
las que aparecerán sus datos
principales como su nombre,
códigos de identificación, fe-
cha de alta y baja, categoría la-
boral, coste horario en horas
normales y extraordinarias,
número de horas que trabaja a
la semana, turnos de trabajo,
fecha de comienzo en ese tur-
no, fecha en que cambia a
otro turno de trabajo, día que
vuelve al turno normal, etc.
También se podrán añadir to-
do tipo de notas generales so-
bre el trabajador.
3.5.2. Registro de asistencia,
vacaciones, permisos y bajas
En este fichero se registrarán
todas las incidencias relativas a
Gestión de Hoteles. Julio/Agosto 2000
la asistencia y ausencias del tra-
bajador a su puesto de trabajo.
Cada trabajador será identifi-
cado mediante un único códi-
go y a él se asociarán el tipo de
ausencias (pudiéndose detallar
si se deben a vacaciones, enfer-
medad u otros motivos), el día
en que empieza la ausencia, el
día en que esta termina y el
turno de trabajo en el que se
incorpora el trabajador.
3.5.3. Registro de especialidades
Por cada empleado se podrán
relacionar su especialidad, los
cursos de formación que ha
realizado, las reuniones a las
que ha asistido, una descrip-
ción del curso, seminario o
reunión, el resultado del curso
(ejemplo, aprobado o suspen-
dido), la fecha en que obtiene
la cualificación o el título, el
día que expira el mismo si ne-
cesita renovación (carnet de
manipulador de alimentos,
carnet de conducir para vehí-
culos de un determinado tipo,
permisos de armas del perso-
nal de seguridad, etc).
El sistema permitirá entre otros
la elaboración de informes de-
tallados sobre la carga de traba-
jo, tiempos productivos y ren-
dimientos de cada empleado.
3.6. Gestión del
almacén de repuestos
Uno de los aspectos más im-
portantes para llevar a cabo un
buen mantenimiento es el
control de las existencias de
piezas de repuesto y consumi-
bles. Demasiadas existencias
equivalen a capital inmoviliza-
do y a ocupar demasiado espa-
cio de almacenamiento. Pocas
existencias significan retrasos
en el mantenimiento, dismi-
nución de la capacidad de pro-
ducción y un incremento de
los costes de aprovisionamien-
to en situaciones de urgencia.
Gestión de Hoteles. Julio/Agosto 2000
En este contexto la ingeniería
de mantenimiento adquiere la
misma importancia que otras
áreas de negocio. La compleji-
dad cada vez mayor de las ins-
talaciones y el incremento del
coste de los repuestos hacen
necesario un método de con-
trol de existencias mejor que el
simple establecimiento de
unos niveles máximo y míni-
mo de stock.
Para ello el GMAO deberá in-
corporar las técnicas más
avanzadas de MRP (Material
Requirement Planning) estable-
ciendo una previsión de las
necesidades de existencias ba-
sándose en los planes de traba-
jos previstos y sus conjuntos
de piezas asociados, y en los
históricos de trabajos no pre-
vistos que requieren piezas en
el caso de averías.
Cada trabajo a realizar llevará
incorporado un conjunto de
piezas de repuesto a utilizar
que será gestionado por el sis-
tema. También se podrá incor-
porar información en forma
de texto o de imágenes.
Para cada tipo de repuesto el
sistema mantendrá cuatro ba-
lances:
Fig. 2.
1. La cantidad que se ha reti-
rado.
2. La cantidad pedida a sumi-
nistradores.
3. La cantidad necesaria para
los trabajos lanzados.
4. La cantidad teóricamente libre.
En cuanto a la asignación de
costes de los repuestos, ésta se
podrá realizar tomando como
referencia:
1. Costes estándar.
2. Costes medios.
3. Costes del último pedido.
3.7. Consultas
e informes
En un sistema como el pro-
puesto, se podrán hacer ins-
tantáneamente multitud de
consultas acerca de los equi-
pos, la actividad que han teni-
do, los trabajos o gamas de
mantenimiento definidas, las
órdenes de trabajo en curso, el
histórico de órdenes de traba-
jo, el trabajo acumulado, etc.,
con sólo pulsar en el botón
correspondiente.
Para la búsqueda de equipos
podremos utilizar el listado ge-
neral, ordenado según el códi-
go, podremos hacerlo en la es-
45
 tructura de árbol, estructurada
por departamentos, áreas, etc.
Además de todas estas consul-
tas básicas, el sistema incorpo-
rará de manera estándar una
serie de informes, que veremos
a continuación, que permita a
los gestores del mantenimien-
to estar bien informados de las
actividades de mantenimiento
que se realizan y de cuáles son
sus costes, y les ayuden a la
hora de tomar decisiones.
Independientemente de los
análisis e informes de tipo es-
tándar, el sistema estará prepa-
rado para elaborar informes a
46
medida, según lo requiera el
usuario, utilizando alguna de
las herramientas informáticas
para elaboración de informes
que existen en el mercado co-
mo puede ser, por ejemplo,
Crystal Reports.
Los análisis e informes tipo es-
tándar deberán incluir:
. Informes sobre trabajos en
curso.
. Informes sobre trabajos ter-
minados:
- Informes de horas dedicadas.
- Informe de materiales utili-
zados.
. Análisis de los planes de
mantenimiento.
. Informes de personal.
. Análisis sobre equipos:
- Revisión del valor de los
equipos.
- Averías de equipos.
- Rendimiento de los equipos.
- Análisis de garantías.
- Análisis de sustitución de
equipos.
- Análisis de Pareto.
- Análisis de MTBF.
. Análisis de averías.
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Gestión de Hoteles. Julio/Agosto 2000