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4. Evaluación y selección de proveedores (1)

4. Evaluación y selección de proveedores (1)

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EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

2.4 Verificación y reevaluación 7.3 Proveedores de suministros y repuestos. 7. INTRODUCCIÓN 2. RESPONSABLE 7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES 7.3 Selección de proveedores 7. MANTENIMIENTO 5.1.1 Proveedores nacionales 7.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA TABLA DE CONTENIDO 1.2.2 Evaluación proveedores suministros y repuestos 7. 7.1. ALCANCE 4.2 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES 7.1.5.1 Cotización Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de .1 Evaluación proveedores materias primas 7. OBJETIVO 3. REVISIÓN 6.5 Actualizaciones 7.1.1.5 COTIZACIÓN DE ARTÍCULOS 7.2 Proveedores de materias primas e insumos.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7.4 SOLICITUD DE COMPRAS 7. PROCEDIMIENTOS 7.2.

5.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7.6.6 Tipo de embalaje y transporte 7. INSUMOS Y SUMINISTROS 7.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS. ACCIONES CORRECTIVAS 10.6.5.5.5. REGISTROS Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de .2 Ordenes de compra 7.2 Revisión de fichas técnicas 7.5 Tiempo de entrega 7. VERIFICACIÓN 9.3 Compras de material de empaque y reempaque 8.1 Compras por caja menor 7.5.3 Certificados de calidad 7.6.4 Especificación de forma de pago 7.

2. ALCANCE Aplicable a la selección de proveedores y las compras de materias primas e insumos. 6. RESPONSABLE El departamento de calidad es el encargado de planear. ejecutar y verificar los procedimientos descritos en este programa. MANTENIMIENTO El departamento de calidad se encarga de ejecutar y mantener en aplicación este programa. REVISIÓN El auditor externo es el encargado de revisar. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . en el marco del cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura el manejo dado a las materias primas y los controles dispuestos para garantizar que estas sean inocuas al ingresar al proceso de envasado de agua potable.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 1. es un paso álgido la calidad de los productos terminados. validar y aprobar los cambios en este programa. 4. OBJETIVO Garantizar que todas las materias primas e insumos empleados en la fabricación del agua potable envasada cumplan con los requisitos sanitarios para obtener la inocuidad de los productos. como entidad dedicada a la fabricación y venta de agua potable envasada. 3. INTRODUCCIÓN AGUA PURA LA CASCADA presenta este documento en cumplimiento de las normas sanitarias vigentes. 5.

con una frecuencia semestral:      Precios Acuerdos de pago Calidad del Producto Fechas de Entrega: cumplimiento en entregas Servicio b) La evaluación se realiza otorgando puntos a cada proveedor.1. máximo puntaje (40 puntos).1 Evaluación proveedores materias primas a) El departamento de compras debe realizar el estudio de evaluación de proveedores de materias primas en base a los siguientes criterios. si han existido devoluciones en el periodo evaluado pero no están relacionadas a la calidad del producto (10 puntos) y si se han presentado devoluciones directamente relacionadas con las calidad del producto u ocasionan una para en la producción (5 puntos). DESARROLLO 7. en base a las observaciones hechas durante el periodo de la relación comercial. si el producto obtuvo de 80 a 89% en la calidad según laboratorio (30 puntos) y si alcanzó del 70 al 79% de calidad (20 puntos). Estos puntajes se otorgan en base a:  Calidad del producto: si el producto obtuvo del 90-100% de calidad en las pruebas de laboratorio.  Devoluciones: Si en el periodo no se han presentado (15 puntos).  Precio: Si el producto tiene un precio competitivo + crédito de 30 a 60 días (25 puntos).1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7. Fecha de entrega: Si el producto se entrega puntualmente de acuerdo a su condiciones de entrega ( 20 puntos ) si la fecha de entrega es dos días después (10 puntos ) y si la fecha de entrega es tres días después y en adelante ( 5 puntos ). Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de Elaborado: Jefe de control de calidad . si el precio es competitivo + contado con descuento de 5-10% (15 puntos) y si el precio neto + crédito menor a 8 días (5 puntos).PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 7.

repuestos o suministros a adquirir.  d) Entregar al Director de Compras para que el realice la evaluación de los ítems Precio y Condiciones de Pago. Repuestos y Servicios de Mantenimiento Industrial: Especialista en mantenimiento de equipos industriales. e) Una vez realizada la evaluación.1. Para las materias primas que se realizan análisis de laboratorio y no cumplen con los parámetros establecidos se sancionaran restando 10 puntos. 7. De acuerdo al criterio de control de calidad se acepta o se rechaza. pues existen situaciones que no se contemplan en estos criterios. Servicio de Mantenimiento de Computadores: Ingeniero de sistemas. cuando sean necesarios los conocimientos especiales de los equipos. no encasillan que un proveedor pueda ser calificado con un puntaje diferentes a los estipulados puntualmente. de acuerdo a los criterios consignados en el formato Evaluación de Proveedores de suministros y repuestos. el Director de Compras debe firmar y las evaluaciones. b) El jefe de producción debe realizar la evaluación en los ítems Calidad y Cumplimiento. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de .   Repuestos y Servicios de Mantenimiento Automotriz: Técnico automotriz.2 Evaluación proveedores suministros y repuestos a) Los proveedores de repuestos y suministros deben ser evaluados con una frecuencia anual. verificando que el responsable de la evaluación inicial halla firmado. c) El jefe de producción designará en asesores externos la evaluación de proveedores de repuestos y suministros.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 Los criterios especificados.

Si es único proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo. Luego se debe actualizar el formato de clasificación y registro de proveedores.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 7.1. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . 7. a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y Devoluciones de los proveedores críticos cada fin de mes. se retira como proveedor.5 Actualizaciones a) Solicitar periódicamente al proveedor los listados de precios y condiciones de negocios. b) Realizar la re-evaluación del proveedor registrando en el formato de clasificación y registro de proveedores. Aquel o aquellos proveedores que obtengan puntajes menores a 70 puntos. debe analizar que decisión toma si seguir la relación comercial condicionalmente o finalizar la misma.1. Si es reincidente. buscando nuevas alternativas de proveedores. enviar comunicado y ayudar a tomar acción correctiva. Categoría II: 70 a 90 puntos. • • • Por la primera vez. el jefe de compras. 7. así como el envío de especificaciones técnicas vigentes cada vez que actualice sus productos. Categoría III: menor a 70 puntos. b) Seleccionar como proveedor Se aceptan los que obtengan un puntaje superior o igual a 70 puntos.4 Verificación y reevaluación De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor realizar los seguimientos. la cual quedará como evidencia en la carpeta del mismo.1.3 Selección de proveedores a) Clasificar los proveedores según la siguiente escala: Categoría I: 90 a 100 puntos.

2 Proveedores de materias primas e insumos. suministro o repuesto.3 Proveedores de suministros y repuestos.2.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 b) Utilizar la información suministrada por los proveedores para el seguimiento y futura evaluación de los mismos.2. • • • • • Proveedor de laboratorio Proveedor de suministros para implementación de buenas practicas de manufactura Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y producción Proveedor de repuestos de vehículos Proveedor de papelería y artículos de oficina 7. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . • • Proveedor de material de empaque y reempaque Proveedor de agua potable 7.2 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES 7.1 Proveedores nacionales • • • Proveedor de materias primas e insumos Proveedor de suministros y repuestos Proveedor de servicio 7.2. 7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES a) Identificar la necesidad de un proveedor para materias primas.

c) Recibir notificación de los proveedores interesados por medio de visita o vía fax. d) Enviar carta vía fax o por correo electrónico. 2 o 3 Referencias que aseguren la calidad y el cumplimiento del proveedor potencial g) Analizar y verificar la información suministrada por cada proveedor y los respectivos anexos. Certificado del sistema de calidad de la empresa Referencia Comercial Referencia Bancaria Forma de Pago Catálogos de artículos f) En el caso de ser Servicios especializados solicitar: • • Hoja de Vida del Responsable del servicio a prestar. se debe solicitar la siguiente información: • • • • • • • Certificado de Cámara de Comercio Certificado de Calidad del producto si lo posee. Aclarar también si posee registro sanitario o su licencia esta en tramite. suministro o repuesto con condiciones satisfactorias para la empresa. la fecha en que se realizó y el concepto del Directora de Control de Calidad.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 b) Recibir una oferta sobre materia prima. solicitando: Si es materia prima: • Una muestra del producto para ser analizado en laboratorio en producción. de acuerdo a la criticidad del producto a comprar. de acuerdo al destino de la materia prima y su utilización también se toma en cuenta el criterio del Jefe de Producción. correo electrónico y/o telefónicamente. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . Si son suministros o repuestos: • Un listado de las marcas que comercializan e) Una vez se acepte el producto ya sea materia prima o suministros. h) Para la aceptación de un proveedor nuevo de materias primas se verifica el resultado o el informe de calidad que realiza el laboratorio y se registra en el recuadro.

4 SOLICITUD DE COMPRAS Los jefes de producción y control de calidad deben diligenciar el formato de solicitud de compra de materiales. diligenciando el formato Cotización de Compras. 7. j) Incluir el proveedor en el formato de clasificación y registro de proveedores.5.5 COTIZACIÓN DE ARTÍCULOS 7.5. suministros o repuestos. Las compras deben estar justificadas y deben estar dentro del presupuesto para el periodo solicitado. d) Enviar por fax o correo electrónico las solicitudes de cotización a los respectivos proveedores. c) Solicitar mínimo dos cotizaciones de los posibles proveedores. de acuerdo a los artículos solicitados. se debe analizar la primera compra para verificar el cumplimiento de los requisitos.2 Revisión de fichas técnicas a) Todo material. b) Establecer posibles proveedores evaluados y seleccionados previamente. insumo o suministro necesario en la fabricación de los productos debe poseer fichas técnicas donde se especifican las características de los mismos. se necesitan cotizar.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 i) Para la aceptación de un proveedor nuevo de suministros o repuestos. y entregar con la respectiva firma al departamento de compras. 7. dentro de las 24 horas posteriores a la solicitud de compra. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . k) Realizar seguimiento del comportamiento de los proveedores. además de los documentos enviados. 7.1 Cotización a) Determinar cuales artículos de las solicitudes de compras realizadas por los jefes de control de calidad y de producción.

3 Certificados de calidad a) Solicitar en la cotización de los productos los certificados de calidad que se tengan y los documentos que los respalden. Los proveedores manejan tres formas de pago más comunes: 50% en la orden de compra y 50% en la entrega. y verificar en la página Web del INVIMA la vigencia del mismo. 7. se le solicita la copia del certificado del sistema de calidad.5 Tiempo de entrega La cotización debe aclarar el tiempo de entrega de los productos y si asumen o no. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . 7. Crédito 30 días. el costo de entrega en bodega.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 b) Solicitar fichas técnicas a materiales.5.5.5. suministros o insumos cuando se deba tomar la decisión de rotarlos.4 Especificación de forma de pago a) Se debe aclarar en la solicitud de cotización de acuerdo al proveedor. c) En el caso de las materias primas registradas ante el INVIMA. b) Cuando la empresa este acreditada dentro un sistema de calidad nacional o internacional. el convenio de pago que se espera contemplar en la cotización y compra de los productos. o cuando no se tenga información acerca de las especificaciones técnicas de los mismos. Pago de contado a la entrega. adquirirlos por primera vez. se debe solicitar copia del registro sanitario. 7.

insumos o repuestos se deben transportar con las precauciones y seguridad necesarios. protegido en el exterior con polietileno u otro material impermeable. Los suministros para la producción que vayan a estar en contacto directo con los alimentos se deben embalar en cajas de cartón con letreros alusivos al tipo de producto.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS.6.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 7. aclarando las cantidades. 7. se diligencia el formato de orden de compra y se envía al proveedor vía fax o correo electrónico.2 Compras de material de empaque y reempaque a) El material de empaque y reempaque se debe solicitar con un mes de anticipación al proveedor.6 Tipo de embalaje y transporte Los materiales. y pedir que se adjunten los certificados de calidad del producto. INSUMOS Y SUMINISTROS 7.1 Ordenes de compra a) Una vez se haya llegado a un acuerdo con el proveedor en los anteriores puntos.6. en caso de ser productos químicos se deben utilizar transportes especiales con sus respectivas hojas de seguridad. b) Está solicitud se hace por correo electrónico. y una vez se envía el correo se confirma vía telefónica. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . el material solicitado.5. 7.

la cual quedará como evidencia en la carpeta del mismo. 8. se retira como proveedor. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . Si es único proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo. buscando nuevas alternativas de proveedores. REGISTROS Evaluación y selección de proveedores Clasificación y registro de proveedores Orden de compra 9. VERIFICACIÓN De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor y calidad de los productos se deben realizar los seguimientos. se debe hacer previo estudio y con una antelación de tres meses a la fecha requerida en la empresa. y evaluar aquellos que se adquieran por primera vez. enviar comunicado y ayudar a tomar acción correctiva. a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y devoluciones de los proveedores críticos trimestralmente.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 c) La solicitud de cambio del rotulado del empaque o especificaciones técnicas del material. c) Hacer una prueba mensual para verificar calidad de materias primas. • • • Por la primera vez. Si es reincidente. suministros e insumos. PGC-0202-R1 PGC-0202-R2 b) Realizar la re-evaluación del proveedor registrando en el formato de clasificación y registro de proveedores.

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