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DURACIÓN MÁXIMA

360 HORAS

Acompañamiento directo

252 HORAS

Trabajo Autónomo

108 HORAS

1. COMPETENCIAS A DESARROLLAR

Competencia:

Controlar los documentos de archivo de
acuerdo con la normatividad vigente y
con las necesidades institucionales.

Elemento de competencia: Realizar el
seguimiento a los documentos de Archivo de
acuerdo con la normatividad vigente y con las
políticas institucionales.
Elemento de competencia: Elaborar reportes
estadísticos de documentos de archivo de
acuerdo con la normatividad vigente y políticas
institucionales

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE

1. Verificar los sistemas y procesos archvísticos de acuerdo con las normas establecidas
y la legislación vigente.
2. Aplicar controles sobre la utilización de tecnologías para la seguridad y conservación
de los documentos de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación
vigente.

3. Evaluar la gestión documental de acuerdo con los resultados estadísticos y la
normatividad vigente.
4. Presentar los resultados de la verificación de los procesos de gestión documental de
acuerdo con las normas técnicas y los lineamientos del sistema de gestión de la
calidad.

3. CONOCIMIENTOS
3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS

• Informática aplicada a la archivística:
Características del hardware empleados en la Administración de documentos
Operación de hardware
Importancia en el control de la documentación.
• Estructura Orgánico-Funcional

Historia
Fusión, organización; tipo y clase
Reestructuración

• Principios corporativos:
Misión
Visión
Objetivos corporativos
• Manuales de:
Funciones
Procesos y procedimientos
Gestión documental (Archivo y Correspondencia).
• Legislación vigente emitida por el Archivo General de la Nación relacionada con los
Procesos de Gestión Documental.

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• Normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de
documentos.
• Normas ISO del Sistema de Gestión de la Calidad para la documentación.
• Normas sobre organización y conservación de los documentos
Archivo General de la Nación
Internas (de la Organización)
Archivos técnicos o especializados (tecnología aplicada).
Tablas de Retención Documental
• Trámite documental:
Interno
Externo
• Trámites en línea:
Fax
Correo electrónico
Firma digital
• Mensajería y servicios de correo
• Normativa sobre el trámite de documentos.
• Organización de archivos
• Conceptos de:
Clasificación Documental.
Ordenación documental
Sistemas de Ordenación Documental.
Descripción Documental.
Instrumentos de Descripción Documental.
Conservación documental
• Formación de archivos según el Ciclo vital de los documentos:
• Archivo de Gestión
• Archivo Central
• Archivo Histórico
• Control:

Concepto, e intrumentos de control
Clases, tipos y características del control
Instrumentos y herramientas de la función de control
Importancia
Normativa
• Control de ingreso y salida de documentos
Concepto
Formatos
Diligenciamiento
• Técnicas para identificar la autenticidad de:
Documentos
Firmas
• Procesos de análisis y síntesis aplicados a la información.
• Procedimiento de verificación de la información.
• Procesos de microfilmación y digitalización

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Normatividad
Importancia
Manejo de soportes
Procedimiento:
Preparación de los documentos
Indización de rollos de película
Inspección de los documentos
Secuencia fílmica
Tarjetas
Reducción
Formatos
Película
Instrucciones para el operador.
Calidad de los soportes
Procedimiento de inspección:
Por atributos
Visual
Aspectos generales de calidad:
Densidad
Reducción
Resolución
Procesado de películas
Almacenaje y protección:
Bóveda de Seguridad
Gabinetes
Control de la humedad
• Normas de Descripción Documental.
• Control de los instrumentos de descripción.
Inventario documental:
Normas que regulan el manejo del inventario documental
Formato de inventario
Instructivo de diligenciamiento
Definición de fechas límites de los documentos que contiene el archivo
Definición de los documentos conservados en otras dependencias
Registro de la información asociada
Guías:
Concepto
Clases
Índices:
Concepto
-Clases
Catálogos:
Concepto
Función
Objetivos
Elementos

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Clasificación
• Herramientas tecnológicas para la recuperación de la información
Normatividad
Informática aplicada
Manejo de bases de datos
Hardware y Software aplicados a la gestión documental.
Dispositivos de almacenamiento de información (Disco duro, CD, DVD, USB, entre

otros).
• Planeación contingencial
Definición
Planes alternos
Importancia para la conservación documental
Normatividad
• Sistema de Gestión de la Calidad:
Concepto
Fundamentos
Conformidades
No conformidades
Procedimientos documentados
Control de documentos
Control de registros de calidad
Control de productos no conformes.
Acciones preventivas
Acciones correctivas
Trazabilidad de los procesos
Compromiso de la dirección
Propuestas y delimitaciones
Información de la Organización:
Nombre
Clase de Organización
Capital
Sector de la Actividad Económica
Recursos Humanos
Organigrama
Gestión del Manual
Responsable de la Calidad
Nivel de decisión
Actualizaciones
Acciones correctivas
Control de versiones
Anexos
Memorandos
Tablas de abreviaturas
Glosario
Formularios
Procedimientos documentados para:

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Control de documentos
Control de registros de calidad
Auditorías
Concepto
Objetivos
Ámbito
Normatividad
Planeación de auditorías
Evidencias
Tipos de evidencias
Indicadores
Informes
Perfil del auditor
• Principios Corporativos:
Políticas
Misión
Visión
Normas
• Indicadores de Gestión
Concepto
Clases
Función
Procedimiento para la formulación de indicadores de gestión.
Cobertura
• Estadística descriptiva para la gestión documental.
Concepto
Escalas de medidas
Variables
Gráficos
• Informática aplicada a la estadística.
Herramientas informáticas
Bases de Datos
• Evaluación
Concepto
Tipos
Procedimiento
Resultados
• Fuentes objetivas de información:
Concepto
Tipos
Criterios de selección
• Técnicas y metodología para la elaboración y presentación de informes.
Tipos de fuentes de información.
Fórmulas estadísticas para elaborar informes estadísticos
• Estrategias de verificación:
Listas de verificación

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Análisis de gráficos y de informes.
Manual de gestión documental.
Principios archivísticos
Procesos y procedimientos técnicos para el archivo de documentos.
• Metodología para la interpretación de resultados del análisis de información
estadística.
Procesos de mejora continua
Contrastación de los gráficos, razones y proporciones.
• Reportes estadísticos
Introducción
Capítulos
Fuentes
Análisis de la información
• Cobertura del informe estadístico de la gestión documental
Producción
Trámite
Conservación y transferencia
• Normas de conservación de documentos
• Procedimiento para la recuperación de reportes estadísticos

3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO

• Verificar el cumplimiento de tiempos en la respuesta a documentos recibidos y la
aplicación de las normas técnicas en la producción documental.
• Revisar que los tiempos de respuesta correspondan a las normas de la Organización
y a la legislación vigente.
• Verificar el trámite de los documentos de acuerdo con los procesos y procedimientos
técnicos establecidos.
Confirmar que la documentación relacionada con los procesos, procedimientos y
normativa, esté completa.
Confrontar los procesos y procedimientos del trámite con la normativa vigente.
Verificar los controles del trámite de documentos que no correspondan a la unidad
administrativa.
Comparar los procedimientos del trámite, con lo definido en el manual de gestión
documental.
Verificar los controles del trámite de documentos de inmediata respuesta.
Verificar el uso de los controles de documentación recibida.
Revisar los controles aplicados para los trámites en línea.
Revisar los mecanismos de control de la documentación devuelta.
Registrar las no conformidades sobre el trámite de documentos.
Verificar los controles para el trámite de documentos internos, externos,
documentos informativos y publicaciones seriadas.
Establecer el plan de contingencia para las no conformidades sobre el trámite de
la documentación.
Verificar las acciones de mejoramiento y los controles para el trámite de los
documentos.
• Verificar la organización y conservación de los documentos según procesos y
normatividad vigente.

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Revisar la organización de los documentos conservados según procesos,
estructura orgánico-funcional y normatividad vigente.
Interpretar las normas y legislación vigente de la Institución, en relación con la
organización y la conservación de los documentos.
Verificar el procedimiento archivístico frente a los instructivos sobre organización y
conservación documental.
Confrontar la organización de los archivos de gestión, central e histórico, con los
criterios establecidos en la normativa y legislación vigente.
Revisar que los expedientes de los archivos técnicos o especializados se
conserven en el archivo de gestión, central o histórico, o en su defecto, figuren en
el acta de destrucción respectiva, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de
Retención Documental.
• Verificar las acciones sobre los documentos de los archivos de gestión, central e
histórico, de acuerdo con la normatividad vigente.
Interpretar la normativa sobre la administración de los archivos de gestión, central
e histórico.
Comprobar la aplicación de la normativa en el ciclo vital de los documentos.
Definir inconformidades en la formación de los archivos durante las etapas del
ciclo vital de los documentos.
Registrar el resultado del control de los documentos de los archivos de gestión,
central e histórico.
• Verificar las acciones y actividades en el control de ingreso y salida de los
documentos conservados en el archivo, con los requerimientos establecidos.
Identificar los procesos y procedimientos de acuerdo con la normatividad vigente.
Interpretar la metodología para verificar el control de ingreso y salida de
documentos.
Verificar la aplicación de los controles de ingreso y de salida de los documentos
de acuerdo con la normativa vigente.
Verificar las actas de entrega de ingreso de documentos al archivo, de acuerdo
con la normativa vigente.
Chequear los registros de salida temporal de documentos, fuera del territorio
nacional, en los casos de archivos de entidades públicas.
Comprobar el cumplimiento de los plazos de devolución de los documentos.
Verificar la autenticidad de las firmas autorizadas para el ingreso y la salida de los
documentos.
• Aplicar controles sobre los procesos de microfilmación y digitalización de acuerdo con
las políticas, procedimientos establecidos y legislación vigente.
Verificar la aplicación de los tipos de control de calidad de los microfilmes y/o las
imágenes digitalizadas.
Examinar una muestra de los documentos microfilmados y/o digitalizados de
acuerdo con los criterios de calidad establecidos y la normativa vigente.
• Verificar que los instrumentos de descripción documental cumplan con las normas
establecidas.
Verificar la aplicación de las normas de descripción documental.
Comprobar que los instrumentos de descripción resuman el contenido del
documento e indiquen la ubicación topográfica.

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Verificar la ubicación topográfica de las unidades documentales de acuerdo con el
instrumento de descripción.
Verificar el sistema de información documental de la Organización, de acuerdo
con el ciclo vital de los documentos.
• Recuperar los documentos de acuerdo con las herramientas tecnológicas e
instrumentos de descripción documental.
Identificar las herramientas tecnológicas en la recuperación de la información.
Revisar el cumplimiento de los procesos en la aplicación de la tecnología para la
recuperación de la información. .
Revisar el uso de las claves de acceso autorizadas de acuerdo con las normas
establecidas y la legislación vigente.
Verificar el control de usuarios del sistema de información y documentación.
• Verificar los planes de contingencia para el manejo de la documentación, según
normativa vigente.
Identificar los planes de contingencia en el manejo de la documentación.
Verificar si el plan de contingencia incluye los factores críticos y las alternativas de

solución.
Verificar si el plan de contingencia responde a la normativa vigente.
Verificar si el plan de contingencia fue probado, si fue capacitado el personal y si
se prevé la actualización.
• Verificar los instrumentos de control de acuerdo con los requerimientos técnicos
establecidos y con el sistema de gestión de la calidad.
Aplicar instrumentos de control de los procesos archivísticos.
Interpretar el sistema de gestión de la calidad.
Definir la documentación del sistema de gestión de la calidad.
Implementar la gestión documental de acuerdo con los lineamientos del sistema
de calidad.
Identificar los formatos de control aplicables en los procedimientos archivísticos y
en el ciclo vital de los documentos.
Verificar la estructura y formato de los instrumentos de control, teniendo en cuenta
el sistema de gestión de la calidad.
Validar los instrumentos de acuerdo con el Sistema de la Gestión de Calidad.
Comprobar las evidencias de la implementación de los instrumentos de control.
Registrar las no conformidades de los instrumentos de control y el Sistema de
Gestión de la Calidad.
Proponer alternativas de solución para las no conformidades en los instrumentos
de control y el Sistema de Gestión de la Calidad.
Constatar las alternativas de solución para los instrumentos de control y el
Sistema de Gestión de la Calidad.
Interpretar el procedimiento de la auditoria.
Aplicar el procedimiento de auditoria en el cumplimiento de los controles
reglamentarios.
• Formular indicadores de gestión que reflejen los controles de la documentación de
acuerdo con la normatividad vigente y las políticas establecidas.
Aplicar la normativa vigente para los controles de la documentación.
Aplicar el proceso administrativo en el desarrollo del control estadístico de los

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procesos de archivo.
Definir el proceso documental que se va a evaluar de acuerdo con la normatividad
vigente y las políticas establecidas.
Definir las variables que inciden en el proceso que se va a evaluar.
Aplicar los criterios para la formulación de indicadores.
Construir indicadores e gestión
• Evidenciar la situación real del proceso documental en los informes estadísticos.
Aplicar los procesos de compilación y procesamiento de la información para
evidenciar los procesos documentales, utilizando las herramientas informáticas y
bases de datos.
Aplicar el proceso de análisis y presentación de informes estadísticos de los
procesos documentales.
• Elaborar informes estadísticos a partir de fuentes objetivas de información.
Definir las fuentes de información de acuerdo con la normatividad vigente.
Analizar las fuentes de información para la elaboración de informes estadísticos.
• Verificar que los informes estadísticos reflejen los procesos técnicos de archivo
establecidos.
Interpretar los procesos técnicos de archivo establecidos por la Organización.
Confrontar los informes estadísticos con los procesos técnicos de archivo
establecidos por la Organización.
Presentar los resultados del análisis del proceso documental según los informes
estadísticos.
• Verificar que los resultados estadísticos aporten información para el mejoramiento de
la gestión documental.
Analizar los informes estadísticos relacionados con la producción documental.
Revisar los trámites frente a la normativa correspondiente.
Identificar los procedimientos y destino final de los documentos teniendo en
cuenta el manual de procedimientos y las Tablas de Retención Documental.
• Verificar la elaboración y conservación de los reportes estadísticos, de acuerdo con la
normatividad vigente.
Elaborar la lista de verificación teniendo en cuenta los procesos y procedimientos
de archivo.
Cotejar la gestión documental con la normatividad vigente y el manual de gestión
documental.
Inspeccionar el estado de conservación de los informes estadísticos de acuerdo
con la normatividad vigente.

4.- CRITERIOS DE EVALUACION

• Identifica objetivamente los procesos de la aplicación informática, de acuerdo con sus
características.
• Ejecuta responsablemente los procedimientos en el manejo de la aplicación
informática, de acuerdo con el manual de uso.
• Interpreta cuidadosamente la estructura Orgánico-Funcional, la visión, la misión, los
objetivos, la historia y las reestructuraciones de la Organización teniendo en cuenta
los registros existentes.
• Interpreta con compromiso los manuales, Normas Técnicas Colombianas y legislación

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vigente, teniendo en cuenta su aplicación en la verificación de los controles en el
proceso archivístico.
• Identifica con objetividad el trámite documental interno, externo, a través de medios
electrónicos o en forma personal, de acuerdo con la normativa vigente.
• Verifica con diligencia documentación relacionada con los procesos, procedimientos y
normativa vigente, esté completa.
• Comprueba con exactitud el cumplimiento de los plazos de entrega de la
documentación prestada, de acuerdo con los términos establecidos.
• Define críticamente: concepto, clases, tipos y características del control.
• Verifica responsablemente el control en los documentos de los archivos de gestión,
central e histórico, de acuerdo con la normativa vigente.
• Verifica rigurosamente la aplicación de las técnicas para constatar la autenticidad de
documentos y firmas.
• Aplica objetivamente las normas sobre organización de los documentos en las
diferentes fases de archivo de acuerdo con la legislación vigente.
• Verifica objetivamente la aplicación de la normatividad sobre los procesos de
microfilmación y digitalización.
• Verifica objetivamente la utilización de las herramientas tecnológicas para la
recuperación de la información.
• Controla responsablemente la elaboración y aplicación de los instrumentos de
descripción documental.
• Verifica objetivamente los planes de contingencia de los procedimientos archivísticos.
• Define objetivamente los conceptos de Instrumentos de control, sistema de gestión de
calidad, auditoría y trazabilidad.
• Identifica críticamente las acciones preventivas y las acciones correctivas, de acuerdo
con el sistema de gestión de la calidad.
• Verifica responsablemente la organización del archivo y los plazos de conservación
de los documentos para la trazabilidad de los procesos.
• Verifica objetivamente la información sobre la Organización y la responsabilidad de la
gestión de la calidad, lo mismo que las evidencias requeridas.
• Identifica objetivamente los procesos, principios y normas archivísticas.
• Interpreta objetivamente los conceptos de empresa, políticas, misión, visión y
normatividad.
• Define e Interpreta con precisión el concepto y las clases de indicadores de gestión
teniendo en cuenta el proceso archivístico..
• Aplica objetivamente las herramientas informáticas y estadísticas para la
interpretación de informes estadísticos.
• Interpreta analíticamente el concepto de evaluación y de resultados de la gestión
documental.
• Verifica metódicamente la organización de los sistemas de documentación e
información estadística.
• Identifica responsablemente las fuentes objetivas de información, los tipos y los
criterios de selección.
• Interpreta analíticamente las listas de verificación, los gráficos y el manual de gestión
documental.

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• Compara resultados y sugiere con honradez cambios en la gestión documental,
teniendo en cuenta la evaluación del proceso archivístico.
• Aplica objetivamente las listas de verificación y el manual de gestión documental en la
verificación de los procesos técnicos establecidos.
• Presenta metódicamente informes estadísticos de acuerdo con los requerimientos de
información.
• Aplica críticamente los conceptos de producción, trámite, conservación y
transferencia de documentos de archivo.
• Verifica con compromiso la objetividad de los informes estadísticos en relación con el
mejoramiento de los procesos archivísticos.
• Interpreta con objetividad y responsabilidad los resultados estadísticos aplicados a los
procesos archivísticos.

5.- PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR

Requisitos Académicos:

• Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Administrador de
Empresas, Administrador Educativo, Estadígrafo, con énfasis en Archivística o
Profesional en Sistemas de la Información y la Documentación, con énfasis en
Archivos

Experiencia laboral:

• Experiencia laboral relacionada con el sector productivo, no menor a un año.

Competencias:

• Dominio en el manejo de Archivos, la dirección y ejecución de programas de gestión
documental.
- Aplicación de normas y legislación vigente; herramientas técnicas y tecnológicas,
de sistemas y nuevas tecnologías, microfilmación y digitalización, para la
administración y conservación de la documentación y la información de los archivos
- Dominio en la aplicación de las normas de seguridad y salud ocupacional y de
gestión de la calidad.
- Dominio en la formulación y evaluación de proyectos archivísticos.

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CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Autores

Ana Marleny Murcia Instructora Centro de Gestión Administrativa,
Regional Distrito Capital

Junio de 2006

Ana Helena Zabala Instructora

Centro de Servicios Administrativos.
Regional Distrito Capital

Revisión

Juan José
Hernández Márquez

Instructor
Asesor
Pedagógico

Centro de Gestión Administrativa.
Regional Distrito Capital

Jairo García Plata-. Asesores

Pedagógicos

Regional Distrito Capital

Junio de 2006

Aprobación

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Razón del cambio

Fecha

Responsable
(cargo)

Cambio de versión

Oferta 2008

Marzo 2008

Juan José Hernández M.
Instructor-Asesor
Pedagógico

Ana Marleny Murcia de
López
Instructora

Ana Helena Zabala
Rodríguez
Instructora

Wayne Anthony Triana
Alvis
Subdirector Centro de
Gestión Administrativa.

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