Gestión Del Tiempo

17/09/2010 Administración de tiempo/Texto comp…
Administración de tiempo/Texto completo

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< Administración de tiempo
Introducción
Metas generales
Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente de la administración que se
haga de los propios hábitos.
Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo
Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.
Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo que
hacen actualmente los participantes.
Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.
Objetivos
Los participantes, serán capaces de:
Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.
Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias..
Competencias a desarrollar de manera indirecta

Capacidad de auto crítica
Organización personal
Orientación a resultados
Aprendizaje clave
El tiempo es una simple medida. La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución
de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que
se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.
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El tiempo
Características del tiempo
Frases para reflexionar
1.El más importante de los recursos.

2.El más atípico de los recursos.
3.El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.
4.Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se nos acaba.
5.Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
6.El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin tiempo.
7.Recurso insustituible.
8.Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su cadencia. Lo más que
podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.
9. Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo
lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
10. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.
La administración del tiempo

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en
sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo
orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para
hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el
tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué
estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la
expresión “Administrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles
con algún significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera
que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible
para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante
que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.
Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus
horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez,
razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto
raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores,
hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas.
Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos
hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas
semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o más. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se
incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por
una mente fresca, se resuelven en horas.
Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin
embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que
necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben
tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo
que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución
a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre
habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal,
habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las
prioridades se convertirá en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En
consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos
desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para
decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.
Tiempo de calidad
Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se
convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad
de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges,
lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a
ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser más
enfocado y eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y
con lo que es importante.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La

autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos
hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más
tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes
debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su propio tiempo mientras no esté
primero dispuesto a dominarse a sí mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún
cada minuto.
Mitos
El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados
con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se
regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos,
aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo
que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido,
así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el
tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está
condenando a repetir lo que salió mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso
recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo
porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante,
especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.
Aunque a veces perder el tiempo, en el sentido más popular y vulgar, puede ser sinónimo de un mejor
aprovechamiento del mismo, en tanto el ocio y el descanso forman parte consustancial del desarrollo humano y
social. En la antigüedad, el ocio era bien visto, porque su empleo permitía ejercitar el saber.
Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de
la manera más efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados
por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.
Desperdiciadores de tiempo
Desperdiciadores de tiempo externos
1. Excesivo flujo de papeles.
2. Teléfono.
3. Chat.
4. Facebook.
5. You Tube
6. Mirar la televisión
7. Visitantes.
8. Reuniones.
9. Fallas de comunicación.
10. Políticas y procedimientos.
11. Información. (Falta / exceso)
Posibles soluciones
Agenda
Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No
Importantes.
Uso del teléfono

Antes de llamar, planifica la conversación.
Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.
Uso del Chat

Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat.
Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.
Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo..
Uso del Facebook y You Tube

Destinar una cantidad de tiempo al día para revisarlos.
Dejarlo para horas que no sean de estudio , ni trabajo ( Nos desconcentra y hace perder tiempo)
Mirar la televisión
Limita la cantidad de tiempo para ver televisión
Evita ver el televisor mientras estas comiendo.
No ver la televisión mientras se estudia para un examen.
Aísla la televisión de tu lugar de trabajo; existen lugares específicos para usar la televisión, por ejemplo
una sala de juntas, o una sala audiovisual. Si la televisión tiene que estar en tu lugar de trabajo (por
ejemplo: en una discoteca, un bar o un restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes y no hacia a ti.
Si no quieres perderte algún programa de televisión y dispones de una videograbadora programable,
graba el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propósito.
Es recomendable ver la televisión en los tiempos de descanso, por ejemplo: fines de semana, días festivos
o días inhábiles.
Correspondencia
Escribe menos, usa más el teléfono.
Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y redactar correos electrónicos
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina
documentos y deja todo registrado en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
Interrupciones y visitantes inesperados

Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.
Reuniones
Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto?
¿Es necesaria mi presencia?.
Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para después.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.
Soluciones
Reflexión
Decisión
Disciplina
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos
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Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente
importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que
usualmente dejamos para después.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo
importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El
responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros
trabajos y en nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de
acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último minuto, resultados por debajo de la
calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y
estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.
Las principales causas de morosidad son:
1. Trabajos no placenteros.
2. Trabajos difíciles.
3. Indecisión.
El valor económico del tiempo laborable

personal
Una preocupación para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo
de comprar, tiempo de vender...
Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo, y es impresionante la cantidad
de personas que no se han concienciado de él: en las empresas y, en general, siempre que alguien tiene
empleados, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero la realidad es que se paga por “X” tiempo, y se
espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan
al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si
este tiempo no está bien empleado, el patrón está pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la
basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado.
Ejercicio II
1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio), desde que inicia sus
actividades hasta que se retira, incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo
anote el tiempo que destina para cada actividad.
2. Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” para las necesarias y “C” para
las deseables.
3. Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa
espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las
actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baño,
verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por último las actividades “C”
son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y
pensar “qué ocupado estoy”, platicar la última película, hablar con la mamá, platicar con los compañeros
de cualquier tema, etc.
4. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de días trabajados para sacar el estimado de
sueldo diario.
5. El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, así mismo puede dividir este último
resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.
6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades “A”
y el de las “B” y multiplíquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado será lo que
realmente usted debería de ganar.
7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.
Sea honesto. Sólo usted verá este documento.
El uso del tiempo

Principios prácticos
Para conocer qué cosa en particular puede hacer un
ejecutivo, que verdadera y rápidamente lo haga más
efectivo, y que lo haga lograr más y disfrutar de lo que
está haciendo, es necesario saber en qué se le va el
tiempo. ¡No dependa de la memoria, pues es traicionera!.
Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si

podemos examinar en forma objetiva y realista cómo lo
manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será
una técnica, o una serie de complicadas formas
burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros
días. El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un
sentido personal del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos.
1 Auto análisis del uso del tiempo

Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en
averiguar cómo lo está empleando.
En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada
hora se registra cómo se empleó esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que
el descanso de 15 minutos para el café, usualmente se convierte en 30.
Ejercicio III
El tiempo es un recurso único. Día a día, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razón de 60
segundos por minuto.
Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas?
A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a
cada punto.
1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en
ese orden.
4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.
5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.
6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre
ella.
8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a
asuntos pendientes.
10. En forma habitual práctico la relajación para reducir tensiones.
11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
Puntuación
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, tienes serios problemas, debes disciplinarte!.

Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.
Administración de actividades
Planear las actividades
Diseño de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es
exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.
Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la

situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del
que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o
tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificación eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.
Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estén en línea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estén definidas clara y específicamente.
Sean completamente mías.
Sean realistas.

Diseño de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es
exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.
Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la

situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del
que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o
tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificación eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.
Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estén en línea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estén definidas clara y específicamente.
Sean completamente mías.
Sean realistas.
Establecer fechas de seguimiento

Establecer fechas de seguimiento
Toda planificación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al
futuro y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier
momento dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita
la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.
Realizar las actividades planeadas sin descuidar

los objetivos
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas,
organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la
consecución de los objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fácilmente
manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia
dónde dirigirnos.
El beneficio de la planificación
El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual
dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de
nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál
20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para
hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
Eficiencia vs. efectividad

Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas.
En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la
eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados.
Aspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los
resultados serán mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose ”¿Qué es lo que tengo que -y quiero-
hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.
Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de
tareas... que no son las que se tienen que hacer.
Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores
resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos
(20%, por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo
del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de
tener bien definido el problema.
También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder
concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacidad”.
Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la
claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados
en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”:
Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno
puede comenzar a trabajar efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le
dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo
mismo.
Poniendo prioridades
Como planear el día
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del año siguiente, descarta los días
festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos.
Asegúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en
el que tengan que haberse cumplido las actividades.
Súbitamente, el año en blanco empieza a verse lleno. No obstante, aún es mucho el tiempo no comprometido, y
manejarlo bien debe ser tu prioridad.
La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y
también de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en
hojas por separado.
Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida
para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu
estimación fue realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones:
urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante empezar
a pensar en la estrategia de mercado para el próximo año, pero no es urgente. Sin embargo convencer al
director ejecutivo, en la reunión de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campañas de ventas, sí es urgente e
importante.
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razón de tiempo-
beneficio puede ser aquí una buena guía. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo.
Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.
:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podría hacerse hoy.
Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso
te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrás hecho cosas
importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.
Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. Otras prefieren planear el día la noche
anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, después del
descanso nocturno se te ocurrirán otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades.
Verifica integralmente el plan para el día, para ver si hay algún vacío o algún tiempo marginal que pueda llenarse
o destinarse a un buen uso.
Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de la lista de un día para otro, puede ser señal de que lo
estás postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso.
Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti
mismo: explora hasta encontrar razones reales.
Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transformó la compañía Bethlehem Steel en la más grande productora independiente
de acero en el mundo, en una ocasión planteó un desafío durante la comida a un consultor en gerencia llamado
Ivy Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más cosas con mi tiempo y le pagaré los honorarios
que quiera, dentro de lo razonable”. Lee le extendió una hoja de papel en blanco. “Escriba cada noche las
cosas que tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por la mañana, lo primero que
debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego
inicie con el número 2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si
no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede con este método, no podrá hacerlo con ningún
otro. Pruébelo por unos días y luego págueme lo que crea que vale este consejo”.
Poco después, Schwab le envió a Lee un cheque por $25,000 USD. Más tarde dijo que ésta era la lección más
rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es una
herramienta para usar, no un ídolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje
escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
“La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrón de tiempo. Ese
tiempo ya está asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para
relajarse o para disfrutar una charla.
El disfrute queda siempre para después de despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados, las
cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habrá más cartas, más
vencimientos, más trabajos, y así la vida se ve pospuesta hasta un indefinido después: hasta demasiado tarde.
Un hámster en su rueda de jaula tiene más o menos la misma clase de libertad”.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesión. Si se
presenta una finalidad superior, sé flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente
ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicárselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer
de la forma más económica. Trata siempre de disfrutar lo que estés haciendo y no desperdicies tiempo
lamentándote por lo que no dejaste tiempo para hacer.
Eficiencia en la oficina
Efectividad del tiempo en la oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no
utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus
esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para
la acción efectiva.
Arreglo de la oficina
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada.
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. El equipo y los materiales que
utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad física y la satisfacción estética son factores
importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden:
grandes pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y basura, mala iluminación, etc. ¡Cambia eso! Es
sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden.
La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza.
El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo específico que tengas entre manos. Eso te
invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo.
Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él. ¿Hay encima un revuelto de
papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, éste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es
tensión y frustración. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la
cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.
Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal manera que no gastes tiempo
buscando cosas como bolígrafos, clips, regla, lápices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez más la sabia regla
tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo
de mañana.
Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con
miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más
resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo
óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son
“aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una
cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En
esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que
podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la
mañana, al iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de
los demás son mínimas.
En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo específico a
su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día,
ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.
Es importante resaltar que la persona que más interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, él es la
segunda; la primera eres tú mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos.
Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difícil o desagradable, es un placer ser interrumpido. Uno
espera a que suene el teléfono, o súbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no
tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. “No, no, nada urgente... sólo estoy llamando para
charlar”.
Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café, dejando un proyecto y acometiendo otro,
platicando con los compañeros de oficina, etc.
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción
misma.
Como ocupar "tiempo muerto"

Tiempo comprometido
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno
realmente no está haciendo aquello para lo cual ha
comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio
cuando se está esperando o no totalmente ocupado.
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo

perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y
resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de
los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.
Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta
o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en

administradores de tiempo que conozco siempre lleva
consigo tres carpetas dentro de su portafolios:
Carpetas de color beige que contienen asuntos

pendientes, tales como cartas por contestar o
informes por revisar.
Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de
elaboración, como pueden ser presupuestos,
políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.
Carpetas azules que contienen los sueños dorados
para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede
convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a
procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige”.
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que
esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de
nuestro tiempo óptimo.
Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro
interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una
tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura.
Resumen y conclusiones prácticas

En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se
requiere disciplina y dedicación a los principios básicos de este manual.
En resumen: necesitas identificar la porción de tiempo sobre la que tienes el control. Después desarrolla
procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnología adecuada. Debes concentrarse en las
actividades que más te retribuyan en términos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera
mayor concentración. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando
haya asuntos presionantes.
Después, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantén cierta flexibilidad para
poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se
requieran para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana típica; después examina tus
actividades. Con este análisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situación personal.
Resumen escrito de Aprendizaje

Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendió en el libro.
Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias / Consideraciones/
Aspectos Clave, Acciones que Seguiré
Conclusiones prácticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.
Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando
actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabiduría popular
dice: “El tiempo es oro”.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de
tiempo es la buena administración.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y
desconcentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.
La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica
coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y
efectivo cuando se practica en toda la organización.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que preocuparse más por trabajar
inteligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerárquico.
Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida.
Emplea los últimos minutos laborables del día en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudará a
evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecución de logros y establecer
objetivos de mejora a corto plazo.
Administración del Tiempo

Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.
Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.
Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografía, lectura
rápida, etc.
Evaluación periódica
Evaluación periódica
Dos semanas después de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administración de tu tiempo, completa el
siguiente examen. Este te indicará las áreas donde todo va bien y donde aún necesitas prestar atención.
Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no se aplica, NA.
1. ¿Has escrito una lista bien definida de tus objetivos?

2. ¿Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal?
3. ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?
4. ¿Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?
5. ¿Té niegas a contestar llamadas telefónicas cuando estás ocupado en actividades o conversaciones
importantes?
6. ¿Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas?
7. ¿Delegas todo lo que es posible?
8. ¿Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?”
9. ¿Te das un tiempo todos los días para pensar si estás haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus
objetivos?
10. ¿Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada?
11. ¿Crees tener un pleno control de tu tiempo?
12. ¿Tu oficina y Tu escritorio están bien organizados y libres de papales amontonados?
13. ¿Has eliminado o reducido alguna causa de pérdida de tiempo durante las juntas?
14. ¿Has dominado tu tendencia a los retrasos?
15. ¿Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?
16. ¿Resistes la tentación de meterte demasiado en actividades improductivas?
17. ¿Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperándote
18. ¿Cumples con tus fechas límite?
19. ¿Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayoría de tus resultados?
20. ¿Estás mejor organizado y estas logrando más que hace seis semanas?
21. ¿Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados?
22. ¿Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados?
23. ¿Has dominado la habilidad de decir “no” cuando así debe ser?
24. ¿Estás al día con las lecturas que más te interesan?
25. ¿Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?
Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observa especialmente las
preguntas que hayas calificado con “4” o “5”. Estos aspectos representan áreas de mejora. Se sincero, el único
que se verá beneficiado al contestar este cuestionario honestamente serás tú.
Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hábitos vayan presentándose, buscando
reducir el total en cada aplicación.
Licencia
Obtenido de "http://es.wikibooks.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_tiempo/Texto_completo"
Categorías: Libros con versión para imprimir | Administración de tiempo
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17/09/2010 Administración de tiempo/Texto comp…

Administración de tiempo/Texto completo

Competencias a desarrollar de manera indirecta

1.El más importante de los recursos.

La administración del tiempo

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La

Uso del teléfono

Uso del Chat

Uso del Facebook y You Tube

Interrupciones y visitantes inesperados

Desperdiciadores de tiempo internos

= Wikilibros:GNU Free Documentation License Administración de tiempo/Wikilibros:GNU Free

Las principales causas de morosidad son:

El valor económico del tiempo laborable

Sea honesto. Sólo usted verá este documento.

El uso del tiempo

Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si

1 Auto análisis del uso del tiempo

1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

Entre 13 y 28: Mal, tienes serios problemas, debes disciplinarte!.

Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la

Puedo realizar una planificación eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estén en línea con mis valores.

Planear las actividades

Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la

Puedo realizar una planificación eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estén en línea con mis valores.

Establecer fechas de seguimiento

Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

Realizar las actividades planeadas sin descuidar

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