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CONTENIDO
CAPITULO 1
INTRODUCCION 5
CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL 6
CAPITULO 3
INGRESO AL SISTEMA 9
EXPLICACION DE LOS MODULOS 11
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8. SUNAT 135
8.A. PDT HONORARIOS 135
8.B. DAOT PDT DE COMPRAS 136
8.C. DAOT PDT DE VENTAS 138
8.D. PDT 3550 RESUMEN DE VENTAS ANUAL 140
8.E. PDT RENTA ANUAL 141
8.F. PDB MENSUAL EXPORTADORES 145
8.F.1. PDB DE COMPRAS 145
8.F.2. PDB DE VENTAS 146
8.F.3. PDB TIPO DE CAMBIO 148
8.G. PROCESO COA –SUNAT 148
ANEXOS
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CAPITULO 1.
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como guía en la administración y operación del
sistema de Contabilidad General, CONCAR Versión Visual.
La metodología aplicada, está orientada a brindar la información necesaria que permita una
comprensión adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.
El sistema ha sido desarrollado utilizando las últimas técnicas de procesamiento de datos que
incluyen las siguientes características:
A) Diseño modular mediante el uso de menús que permite gran facilidad de operación por el
usuario final.
C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual
le permite alimentar y obtener información en tiempo real.
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CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el área de
Contabilidad, en la elaboración de los libros contables, balances y estados financieros
posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la
toma de decisiones por la Alta Dirección.
La concepción del sistema se basa en la información que soportan las diferentes bases de
datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados
con la información variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que
se obtienen.
Los Estados financieros, libros y reportes de análisis de cuentas son emitidos en moneda
nacional y dólares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.
El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultánea sin
tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos,
permitiendo obtener la información oportunamente.
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Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente
codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automáticamente. Posteriormente
los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser
adjuntados al documento original. También se puede registrar comprobantes previamente
codificados y con numeración manual. El sistema efectúa la validación de datos conforme se
van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que
cuadre pudiéndose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automáticos.
EMISION DE CHEQUE-VOUCHER
Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por otros
sistemas auxiliares computarizados, para evitar la digitación.
Los comprobantes pueden ser ingresados en dólares, moneda nacional u otra moneda, según
la moneda original de la operación y el sistema los convierten a moneda nacional y dólares de
acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o según el tipo de cambio en particular que se
desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efectúe la conversión de un
comprobante.
Existe la opción para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,
mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecución en base a los movimientos contables
automáticamente.
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Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un
significativo ahorro de papel y de tiempo de impresión ya que solo deben imprimirse los
reportes definitivos y no los borradores. Todas las bases de datos pueden ser consultadas
amigablemente.
Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo
en pantalla permitiendo de esta manera disponer de información de meses anteriores para la
Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.
El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT
de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrán ser exportados
al diskette del PDT.
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CAPITULO 3
INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estación se ha creado un icono Contabilidad Concar V.
2009.XX Se abre haciendo doble clic con el mouse.
Para ingresar al sistema deberá ingresar el código de la compañía o pulsar el botón con la
flecha para seleccionar. En este caso aparecerá la ventana de ayuda para seleccionar el
código.
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Entre los procesos que se permiten realizar en este módulo son: el de mantenimiento (Adición,
modificación, eliminación, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos.
Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son los
siguientes:
A. Plan de Cuentas
B. Códigos de Anexos
C. Tablas Generales
D. Tipos de Cambios
E. Tabla de Transferencias de la 6 a la 9
F. Tabla de Numeración de Comprobantes
G. Tabla de Asientos de Cierre
H. Mantenimiento Cuentas Bancos
I. Tabla de índices de Inflación
J. Mantenimiento de tipo de pago por programa
K. Mantenimiento de parámetros de compras
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En este archivo o base de datos se registrarán, modificarán, visualizarán las cuentas contables
que se definan para llevar la contabilidad de la empresa
Se pueden utilizar hasta 8 dígitos , en este mismo archivo se ingresarán las cuentas tanto a 2
como a 3 dígitos y también las cuentas de registro propiamente.
1.A.1. MANTENIMIENTO DEL PLAN DE CUENTAS.- Con esta opción se hará la creación,
modificación o visualización de las cuentas contables.
Seleccionada la opción el Sistema mostrará la siguiente pantalla:
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Campo Descripción
TIPO DE CUENTA Según la Tabla General 08. Los tipos validos son :
A = Activo
P = Pasivo y Patrimonio
G = Ganancias y pérdidas
X = Títulos a 2 o 3 dígitos (No es cuenta de contabilización
solo TITULO)
V = Gestión varias
O = Orden
NIVEL DE SALDO Este campo sirve para indicarle al sistema que la cuenta a
registrar mantendrá niveles de saldo según el nivel de análisis
que se desea. Las opciones son:
1: SALDO POR CUENTA .- Lleva el saldo hasta nivel de la
cuenta registral , pueden ser las de las clases 6 , 7 , 8 , 9; pero
si el usuario lo desea puede asignarle otro nivel de saldo.
2: SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Lleva el saldo hasta
nivel de anexo . Normalmente es para las cuentas de bancos,
cuentas por cobrar al personal y otras que se estime
conveniente.
3: SALDO POR CUENTA, ANEXO, DOCUMENTO .- Lleva el
saldo de la cuenta hasta nivel de documento. Para este nivel
es obligatorio que la cuenta tenga anexo y documento de
referencia. Normalmente es para la cuentas de clientes, y
proveedores.
TIPO DE ANEXO Este dato es obligatorio para las cuentas que manejan nivel de
saldo 2 y 3, y deberá indicarse en este campo con que tipo de
anexo va a trabajar la cuenta. Existen los siguientes tipos de
anexo según tabla general 07
0 Cuentas Corriente Bancos (obligatorio)
C Clientes
T Personal
H Honorarios
P Proveedores
V Varios
Por ejemplo, para las cuentas 121XX y 123XX se puede
asignar el tipo de anexo C.
TIPO DE ANEXO DE
REFERENCIA Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor
análisis, en códigos complementarios llamados Códigos de
Anexo Este campo será llenado con el tipo de según la Tabla
General 07. De esta manera una cuenta contable puede tener
dos códigos de anexos. Es decir que permite tener una
segunda posibilidad de clasificar los movimientos contables y
emitir reportes por el mismo.
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CENTRO DE COSTO Se activará con check para todas las cuentas de la clase 6XX
que se distribuyan en cada centro de costo de acuerdo a
porcentajes definidos en la tabla de transferencia. Cuando se
active este campo no se deberán ingresar los datos de las
cuentas de cargo y abono
DOCUMENTO REFERENCIA Habilitando con check este campo indicará si la cuenta requiere
que se ingrese como dato obligatorio el tipo, número y fecha
de documento al registrar un movimiento contable (según
Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para
cuentas de Conciliación Bancaria).
Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar con el check
marcado en forma obligatoria.
FECHA VENCIMIENTO. Habilitando con check este campo sirve para indicar si la
cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio la fecha
de vencimiento al registrar el movimiento contable.
Este campo debe ser habilitado para letras x cobrar, pagar y
las cuentas de provisión de servicios.
AREA Habilitando con check este campo será útil para obtener el
estado de flujo de efectivo.
Se habilitará sólo para las cuentas de la clase 10.
CONCIL. BANCOS Habilitando con check este campo indicará que la cuenta se
considerará para el proceso de Conciliación Bancaria
automática. Debe usarse sólo para las cuentas de bancos.
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En esta pantalla se indicarán en que formatos contables se mostrarán las cuentas y de que
forma serán agrupadas.
FORMATO DE BALANCE
GENERAL. Indica el código de agrupación o donde se acumulará el
movimiento de la cuenta para efectos del Balance General. El
sistema solicitará este formato para las cuentas que tienen tipo
"A" o "P". Los formatos validos están en la TABLA GENERAL
10.
FORMATO DE GANANCIAS
Y PERDIDAS POR FUNCION Indica el código de agrupación o donde se acumulará el
movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de
Ganancias y Pérdidas por función. El sistema solicitará este
formato para las cuentas que tienen tipo "G" . Los formatos
validos están en la TABLA GENERAL 11.
FORMATO DE GANANCIAS
Y PERDIDAS POR
NATURALEZA Indica el código de agrupación o donde se acumulará el
movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de
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FORMATO DE INGRESOS
Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de la
TABLA GENERAL 71 el cual nos servirá para emitirlos en los
reportes de ingresos y gastos.
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En esta base de datos se registran los anexos, que son datos complementarios a las cuentas,
los mismos que sirven para identificar diferentes tipos de entidades o datos que son necesarios
para hacer un análisis más detallado de las cuentas.
Por ejemplo se tienen como anexos a clientes, proveedores, bancos, y otros datos que la
empresa estime necesario tener.
Los Tipos de anexo son definidos en la Tabla 07 de las tablas generales con códigos de UN
CAMPO- (C = Clientes, P = Proveedores, etc).
IMPORTANTE: LOS CODIGOS DE ANEXOS DE BANCOS (TIPO 0) DEBEN SER CREADOS
A TRAVES DEL MODULO 1.H.- MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS
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TASA DE DETRACCIÓN.- Indicar la tasa de detracción a la que está afecto. (El sistema
mostrará las distintas tasas apretando simultáneamente las
teclas shift y F1)
TASA DE PERCEPCIÓN.- Indicar la tasa de percepción a la que esta afecto. (El sistema
mostrará las distintas tasas apretando simultáneamente las
teclas shift y F1)
APELLIDO PATERNO,
APELLIDO MATERNO,
NOMBRE,
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En este Archivo están registradas todas las tablas creadas para el funcionamiento del sistema
El usuario no podrá crear nuevas tablas; salvo indicación expresa indicada en este manual o
algún anexo posterior.
El usuario si deberá actualizar la información en cada una de ellas.
El procedimiento de actualización es el misma para todas las tablas debiéndose tener
consideraciones especiales en que posición o columna se registran los datos.
Aquí se codificarán todas las Tablas que se mantendrán como parte de la Tabla general. Este
código tendrá un campo de dos (2) caracteres.
Aquí se codificarán todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compañía, sirve para
poder identificar el tipo de operación que se esta efectuando., COMO POR EJEMPLO:
00 Asiento apertura
01 Caja
CLAVE.- Hasta dos (2) caracteres alfanuméricos.
DESCRIPCIÓN.- Nombre del sub-diario a partir de la columna 1
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Esta tabla servirá para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad,
CLAVE.- Dos (2) caracteres alfanuméricos.
DESCRIPCIÓN.- Nombre de la moneda a partir de la columna 1
Se crearán las monedas:
MN = Moneda nacional,
US = Dólares y
UZ = Monedad, Esta es necesario registrarla en la tabla y actualizarla con tipo de cambio
del último día del mes, ya que se utilizará en el PROCESO DE DIFERENCIA DE CAMBIO
FASB52
En esta tabla se registran los Nombres de los Centros de costos de la Compañía. Mediante
esta opción se podrán “agrupar” (para ciertos reportes) los centros de costos registrados en la
tabla 05
En esta tabla se registrarán los diferentes Centros de Costo que determine el usuario
CLAVE.- Seis (6) caracteres alfanuméricos.
DESCRIPCIÓN.- Nombre del Centro de costo a partir de la columna 1
En esta tabla se codificará todos los tipos de documento que utilizará la empresa. Como por
ejemplo facturas, boletas etc. En esta tabla no se registrarán los tipos de documento bancario,
que se deben registrar en la tabla general 15, EJEMPLO
CLAVE.- Dos (2) caracteres alfabéticos
DESCRIPCIÓN.- Desde la columna 1 hasta la 39, nombre del documento.
Las columnas 59 y 60 ingresan el código del documento según SUNAT
En esta tabla se registrarán los tipos de anexos que va a manejar la empresa como por
ejemplo Proveedores, clientes,
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EJEMPLO
CLAVE DESCRIPCION
1000 ACTIVO
1100 ACTIVO CORRIENTE
1101 Caja y Bancos
1102 Cuentas Corrientes
1199 TOTAL ACTIVO CORRIENTE
Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 00, corresponden a títulos y no deben ser asignados a
cuentas.
Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 99, corresponden a totales y no deben ser asignados a
cuentas.
Los códigos cuyos últimos 3 dígitos son 999, corresponden a totales de Activo (1), Pasivo (2) y
Patrimonio (3).
El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como código el 3110 en forma fija.
Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato
agregándole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del
formato agregándole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL" en las posiciones 57/60, se
podrá indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando
el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de
sobregiros bancarios, anticipos a proveedores o Crédito Fiscal
Estas claves creadas deben ser trasladadas a las cuentas contables (pestaña de formatos) de
acuerdo a la agrupación definida.
SUBTÍTULOS: Los códigos cuyos últimos dígitos son 00, corresponden a subtítulos y no deben
ser asignados a cuentas.
SUBTOTALES: Los códigos cuyos últimos dígitos son 99, corresponden a subtotales y no
deben ser asignados a cuentas. El programa totalizará todos los rubros cuyos 2 primeros
dígitos son iguales al SUBTOTAL.
FÓRMULAS: Las fórmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las
necesidades del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con la
descripción y adicionalmente otro registró con el número de rubro más la letra "F". LA fórmula
lleva en el campo "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada fórmula. Estos
rubros pueden ser también totales (xxx9).
Por ejemplo el rubro 1201F, es una fórmula que el programa calcular sumando
algebraicamente los rubros 1099 y 1109.
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-”, indicará que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato
agregándole la letra "L".
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Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del
formato agregándole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".
TABLA 12 FORMATO DE COSTOS
Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificación se
basa en criterios y normas contables, agrupando los saldos de determinadas cuentas en un
rubro principal permitiendo así su correcta presentación. EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
0001 Alquileres
0002 Gastos de personal
0003 Tributos
En esta tabla se registrarán los diferentes tipos de documentos bancarios. Estos códigos son
necesarios para el registro de operaciones diarias y apara el proceso de conciliación. EJM.
CH Cheque H
EN Entrega D
ND Nota de débito H
NA Nota de abono D
CLAVE.- Dos (2) caracteres alfabéticos
DESCRIPCIÓN.- Desde la columna 1 hasta la 58, nombre del documento.
La columna 59 registrar D o H dependiendo si el documento es al debe
o haber.
En esta tabla se han registrado los diferentes tipos de conversión de moneda como por
ejemplo: de acuerdo a tabla compra, venta, cambio especial, fecha.
Son los estado de vigente o anulado en los que puede estar una cuenta
Indica de qué forma la cuenta debe ser registrada al sistema, Manual o Automática.
TABLA 26 AREAS
En esta tabla se crearán las áreas que deben ser utilizadas al momento de contabilizar las
cuentas de la clase 10 y que a su vez serán las que se utilicen para el reporte de Flujo de
efectivo
CLAVE DESCRIPCION
001 APERTURA
002 TRANSFERENCIAS
010 COBRANZA A CLIENTES
020 OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION
050 PAGOS A PROVEEDORES
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En esta tabla se manejan las diferentes actividades que son utilizados en el Estado de Flujo de
Efectivo son tres y NO DEBEN SER MODIFICADAS POR EL USUARIO
CLAVE DESCRIPCIÓN
F FINANCIAMIENTO
P OPERACIÓN
V INVERSIÓN
En esta tabla se registrarán las tasas de detracción por cada rubro definidas por la SUNAT
CLAVE Hasta 5 posiciones numéricas
DESCRIPCION Desde la posición 1 hasta la 55: Descripción del rubro
Desde la posición 56 hasta la 60: Porcentaje de detracción
En esta tabla se registrarán las tasas de percepción por cada rubro definidas por la SUNAT
CLAVE Hasta 3 posiciones numéricas
DESCRIPCION Desde la posición 1 hasta la 55: Descripción del rubro
Desde la posición 56 hasta la 60: Porcentaje de percepción
En esta tabla se codificará las cuentas a dos dígitos que deberán mostrarse resumidas en el
Mayor (CTMAYO02). En el mayor sólo se mostrará el total de cargo / abonos y saldo de todo el
grupo de cuentas.
CLAVE DESCRIPCION
60 COMPRAS
79 CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS
CLAVE Hasta 3 posiciones numéricas
DESCRIPCION A partir de la columna 1
Aquí se codificarán todos los sub – diarios que se emplean en la contabilización del movimiento
de bancos.
CÓDIGO DESCRIPCION
02 Asiento apertura
03 Caja
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En esta tabla se registrarán todos los tipos de cuentas que se mantengan en los bancos como
por ejemplo.
CÓDIGO DESCRIPCION
01 Cuenta Corriente C
02 Cuenta de ahorro A
CLAVE.- Dos (2) caracteres alfanuméricos.
DESCRIPCIÓN.- Nombre del sub-diario a partir de la columna 1
Posición 60 C= Cuenta Corriente, A = Ahorros. M = Muestra
Permite registrar los parámetros (cuentas, subdiarios, tipos de documento) que usará el
programa de Registro de Comprobantes de compras y el de la emisión de Registro De
Compras
CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
53 PARÁMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS
---------------------------------------------------------------------------
CTA01 MN42 421001 PROVEEDORES SOLES
CTA02 US42 421002 PROVEEDORES DOLARES
CTA03 MN46 461001 HONORARIOS SOLES
CTA04 US46 461002 HONORARIOS DOLARES
DOC01 FT H FACTURAS
DOC02 ND H NOTA DE DEBITO
DOC03 NC D NOTA DE CREDITO
DOC04 RL H RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS
DOC05 RH H RECIBO DE HONORARIOS
DOC06 RC H RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS
IGV 401001
ISC 401006
SUB1 11 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS 1
SUB2 13 COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. 2
SUB3 14 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO 3
SUB4 12 IMPORTACIONES 1
SUB4 15 HONORARIOS 1
TIGV 19.00 TASA DE I.G.V.
XGEN 0000001 PROVEEDORES VARIOS
ZINA1 609009 GASTOS INAFECTOS
ZINA2 631099 SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS
ZZIGV 401002 IGV. COMPRAS CONTADO CAJA 1
ZZSUB01 01 SUBDIARIO CAJA
ZZOTR01 401004 RETENCION DE CUARTA
NOTAS:
Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así
como en la impresión del Registro de Compras.
CODIGO: CTAXX (Código de Compra)
Pueden existir varios códigos de compra, según la moneda y la cuenta que se afecte.
En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea
registrar.
En la columna 3/4 dos primeros dígitos de la cuenta a ingresar
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de referencia “S” (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas características de
la cuenta de IGV. Para compras contado.
635001 D 500
401002 00000001 D 180 FT 002-5456 03-06-96 GROMY S.A. RUC
2345678
401002 00000001 D 90 FT 001-2223 01-06-96 CURIER S.A
RUC21168319
101001 H 1,770
Por cada factura debe informarse una cuenta 40102, con los datos correspondientes. Para
estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calculará la base
imponible en base al monto del IGV. Informado.
La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que
aparezcan estos datos en el Registro de Compras.
CODIGO: ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al
gasto por caja.) OPCIONAL.
CODIGO: ZZOTRXX (Otros importes que se imprimirán en la columna del registro de Compras.
En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20 debe indicarse la descripción de la cuenta
Pueden ser varias cuentas
Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresión del Registro de
Compras imprimirá el importe en la columna: OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO
FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE.
CLAVE DESCRICPION
-------- ----------------------------------------------------------------
54 PARAMETROS REGISTRO DE HONORARIOS
-------- ------------------------------------------------------------
CTP1 MN 46901 HONORARIOS MN.
CTP2 US 46902 HONORARIOS US.
CTR1 40174 RETENCION RENTA 4TA
CTS1 40192 SOLIDARIDAD
SUB1 15 SUBDIARIO DE HONORARIOS
CTA1 63201 HONORARIOS PROFESIONALES
DOC1 RH RECIBO DE HONORAIOS
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En esta tabla se deben registrar todas las cuentas que controlan una moneda (S./ o $) y nivel
de saldo 2 y 3 necesarios para poder procesar la Regularización automática de diferencias de
cambio:
- Cuentas contables (tanto de S./ como de $)
- Sub diarios : Los diferentes sub diarios que intervienen en el proceso de compras
EJEMPLO
CLAVE DESCRIPCION
CTA01 121001 FACTURAS POR COBRAR
CTA02 421001 FACTURAS POR PAGAR
SUB1 55 Subdiario
XGA 77601 Cuenta de Ganancia
XGP 67601 Cuenta de Pérdida
CLAVE.- Hasta 6 caracteres alfanuméricos.
- Para el caso de las cuentas de activo / pasivo seguir correlativo de acuerdo a formato
CTAXX
- Para el caso de las cuentas de resultado indicar como clave XGA para Cuenta de
Ganancia y XGP para cuenta de Pérdida.
- Para el Sub diario, registrar como clave SUB1
DESCRIPCIÓN.-
- Desde la columna 1 hasta la 8 ingresar el código de cuenta.
- Desde la columna 10 Ingresar la descripción de la cuenta.
- Para el subdiario registrarlo a partir de la columna 17
En esta tabla se deben registrar todos los parámetros necesarios para poder Ingresar los
Comprobantes de ventas:
CLAVE DESCRIPCION
1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------------
56 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS
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--------------------------------------------------------------------------------
CTA01 MN12 121001 FACTURAS SOLES
CTA02 US12 121002 FACTURAS DOLARES
DOC01 FT D FACTURAS
DOC02 ND D NOTA DE DEBITO
DOC03 NC H NOTA DE CREDITO
DOC04 BV D BOLETA DE VENTA
IGV 401001
ISC 401004
OTR 46109 OTROS
SUB01 05 SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS
TIGV1 1 19.00
TIGV2 2 0.00
VTA01 701001 MERCADERIAS
VTA02 702001 PRODUCTOS TERMINADOS
XANUL 999999 DOCUMENTOS ANULADOS
XGEN 000001 CLIENTES VARIOS
NOTAS:
Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así
como en la impresión del Registro de Ventas.
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Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de anexos. Al
momento de registrar la factura el programa solicitará el nombre y numero de RUC, los cuales
quedarán anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de
Ventas, el programa tomará el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de
anexos.
CODIGO: XANUL (Código de Cliente para documentos anulados) OPCIONAL
Código de cliente que debe estar registrado en el archivo CODIGOS DE ANEXO
Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este código el programa
crea automáticamente el asiento de factura anulada.
En esta tabla se deben registrar todas las cuentas que controlan una moneda S./ ó $
necesarios para poder procesar el Ajuste por diferencias de cambio:
- Cuentas contables (tanto S./ como $)
- Sub diarios : Los diferentes sub diarios que intervienen en el proceso de compras
- Tipo de moneda para el ajuste XMON UZ
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
CTA01 121001 M FACTURAS POR COBRAR
CTA02 421001 V FACTURAS POR PAGAR
SUB1 56 Subdiario
XGA 77601 Cuenta de Ganancia
XGP 67601 Cuenta de Pérdida
XMON UZ Moneda de Ajuste(*)
(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del día del mes para efectos del ajuste
FASB.
En esta tabla se registrarán las cuentas contables que se afectarán al momento de girar
cheques automáticos. Los datos a ingresar son:
CLAVE.- 5 (cinco) posiciones alfanuméricas con las características siguientes CONXX
DESCRIPCIÓN.-
- Desde la columna 1 hasta la 8f código de la cuenta
- Columna 15 indicar D (la cuenta va al DEBE
- A partir de la columna 20 descripción de la cuenta.
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CLAVE DESCRIPCIÓN
1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60
CON01 42101 D FACTURAS SOLES
CON02 42102 D FACTURAS DOLARES
CON03 38101 D RENDICIÓN DE CUENTA
En esta tabla se definirá la estructura del reporte de Ingresos y Gastos De acuerdo a los
conceptos ingresados estos mismos deben ser trasladados a las cuentas contables (pestaña
Formatos) que intervengan en el reporte EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
A000 INGRESOS:
A001 VENTAS
B000 GASTOS:
B001 REMUNERACIONES
CLAVE.- Cuatro (4) caracteres alfanuméricos
Las claves de los títulos terminan en CERO A000 Ingresos y B000 Gastos
Los conceptos serán el correlativo según sea ingreso (AXXX) o Gasto (BXXX)
DESCRIPCIÓN.- A partir de la columna 1 ingresar la descripción del concepto.
SUBTÍTULOS: Los códigos cuyos últimos dígitos son 00, corresponden a subtítulos y no deben
ser asignados a cuentas.
SUBTOTALES: Los códigos cuyos últimos dígitos son 99, corresponden a subtotales y no
deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dígitos
son iguales al SUBTOTAL.
FÓRMULAS: Las fórmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las
necesidades del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con la
descripción y adicionalmente otro registro con el número de rubro más la letra "F". LA fórmula
lleva en el campo "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada fórmula. Estos
rubros pueden ser también totales (xxx9).
Por ejemplo el rubro 1201F, es una fórmula que el programa calcular sumando
algebraicamente los rubros 1099 y 1109.
ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendo
el mismo criterio de las fórmulas.
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y un guión en la posición 40 "-”, indicará que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato
agregándole la letra "L".
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Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del
formato agregándole la letra "R".
Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la
letra “T”
Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".
En esta tabla están ingresados los meses del año. No es necesario que el usuario modifique
esta tabla
En esta tabla se generan grupos de áreas de acuerdo a necesidades del usuario, después de
generados estos conceptos deberán trasladarse las claves agrupando de acuerdo a necesidad.
CLAVE DESCRIPCIÓN
MONPRE MN
(Parámetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema
asume MN (Soles), para especificar en US dólares se configura ME.
PRN LPT1
(Asigna el puerto de impresión para imprimir en modo MS-DOS, opción de texto en la pantalla
de diálogo de la impresión)
CTAAXXXX S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas para el balance, en
caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura
esta clave el sistema asume por defecto S. “XXXX” viene a ser el código de la compañía)
COS S
(Parámetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulación de centro de costos.
Este proceso es útil para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar
este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.)
Se especifica en la descripción en la columna 58 el parámetro TOD para parametrizar a
cualquier cuenta el flag de centro de costo.
NUMLIB N
(Permite digitar el número de comprobante libremente sin ninguna validación de mes para el
número del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripción. El
sistema asume por defecto N.)
EJER MMMM
(Permite establecer el ejercicio contable desde un mes específico a otro por un periodo de
doce meses. Ej. 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parámetro si se
trabaja desde Enero a Diciembre.
APET S
(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es “N”, en este caso el
sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)
Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigüedad de deuda ubicado en el módulo
Análisis Cta., Docs. Pend. Las claves que comienzan con COB son las cuentas por cobrar a
considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas por pagar. RPVE viene
a ser la proyección de días de documentos por vencer y RVEN es la proyección de días de
documentos vencidos.
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EJEMPLO
CLAVE DESCRIPCION
COB01 12101
COB02 12102
COB03 12301
COB04 12302
PAG01 42101
PAG01 42101
PAG02 42102
PAG03 42301
PAG04 42302
RPVE 030,030,090
RVEN 030,060,090
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La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia en
moneda nacional de cada día. Esta tabla será usada por el sistema para convertir cada asiento
contable a soles y dólares. Para registrar el tipo de cambio del dólar se deber usar el código
US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer día (01) del mes cuyo cierre contable
se desea procesar.
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Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y
su uso es opcional.
Esta Tabla permite definir la forma como se generarán en forma automática las cuentas de la
clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6.
El programa solo considerará las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automática, si
alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generará cuenta automática.
En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las
cuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarán automáticamente.
La transferencia se realiza en el proceso de CONSOLIDACION.
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Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van a
cerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE
ASIENTO y cada asiento producirá automáticamente un comprobante contable.
Por ejemplo el asiento 001 servirá para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferirá el
saldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y así sucesivamente.
Los asientos definidos en esta opción deben procesarse en el menú de asiento automáticos
con la opción de ASIENTOS DE CIERRE.
1.G.2. EMISIÓN TABLA DE CIERRE.- Permite emitir los asientos de cierre generados
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En este mantenimiento se ingresan los índices de precios promedio mensual al por mayor a
nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflación.
Se debe configurar los tipos de medio de pago que pueden ser utilizados para cada una de las
opciones de generación de comprobantes contables.
Este dato es requisito cuando se contabilizan operaciones de cobranzas o pagos, y el dato se
imprimirá en el libro de Caja y Bancos
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CLAVE: DOCXX (XX correlativo) define a cada uno de los documentos que se
van a utilizar en las compras.
TIPO DOCUMENTO: Ingresar tipo de documentos que se trabajan en compras. (DEBEN
EXISTIR EN LA TABLA GENERAL 06)
DESCRIPCIÓN: Nombre del documento, (el sistema lo pone forma automática)
DEBE – HABER: Indicar si el documento se registra al debe o al haber en el asiento
contable.
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En esta pestaña se ingresan todas las cuentas de gastos que generalmente se generan en
compras de caja chica o Entregas a Rendir Cuenta que deben aparecer en el Registro de
compras
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En esta pestañase ingresan los códigos de los documentos que deben registrarse en el registro
de compras que se presentan en compras al contado y Entregas a Rendir Cuenta
En esta pestaña se registrarán las cuentas por cobrar que se utilizarán al registrar las ventas
CLAVE: CTAXX (XX correlativo) definirá a cada una de las cuentas a ingresar.
CUENTA: Ingresar la cuenta contable.
DESCRIPCIÓN: Descripción de la cuenta (el sistema la pone en forma automática)
MONEDA: En que moneda estará registrada la cuenta
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En esta pestaña se deben registrar los documentos a utilizar en el registro de compras, los
datos a ingresar son:
CLAVE: DOCXX (XX correlativo) define a cada uno de los documentos que se
van a utilizar en las compras.
TIPO DOCUMENTO: Ingresar tipo de documentos que se trabajan en compras.
DESCRIPCIÓN: Nombre del documento, (el sistema lo pone forma automática)
DEBE – HABER: Indicar si el documento se registra al debe o al haber en el asiento
contable
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En esta pestaña se deben registrar los subdiarios a utilizar en el registro de Ventas y las
posiciones en las que se ubicarán los importes por estos conceptos en el Registro de Ventas.
CLAVE: SUBX (X Correlativo) Define a cada uno de los sub diarios en que se
registrarán las compras.
CODIGO DES: Código destino (PDB) (servirá para colocar el código de destino cuando
se realice la generación del PDB).
VENTA EXT: Venta externa (PDB) (servirá para identificar el tipo de compra cuando
se realice la generación del PDB)
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CLAVE: CTAXX (XX correlativo) definirá a cada una de las cuentas a ingresar.
CUENTA DE IGV: Ingresar la cuenta del Impuesto General a las Ventas, debe estar
registrada en el plan de cuentas.
CUENTA DE ISC: Ingresar la cuenta del Impuesto selectivo al consumo, debe estar
registrada en el plan de cuentas.
OTROS NO BASE: Registrar las cuentas contables de otros tributos que no son base para
el calculo del IGV.
CÓDIGO ANULADO: Registrar el código de anexo de cliente anulado (Debe estar registrado
en el archivo de anexos - clientes)
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En esta pestaña se deben registrar las cuentas de gasto inafecta a utilizar en el registro de
compras,
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En esta pestaña se deben registrar las cuentas contables en las cuales se provisionarán los
Honorarios, los datos a ingresar son:
CLAVE: CTAXX (XX correlativo) definirá a cada una de las cuentas a ingresar.
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En esta pestaña se deberán registrar los documentos a utilizar en el registro de Honorarios, los
datos a ingresar son:
CLAVE: DOCXX (XX correlativo) define a cada uno de los documentos que se
van a utilizar en las compras.
TIPO DOCUMENTO: Ingresar RH Recibo por Honorarios.
DESCRIPCIÓN: Nombre del documento, (el sistema lo pone forma automática)
En esta pestaña se deben registrar los subdiarios a utilizar en el registro de compras, y las
posiciones en las que se ubicarán los importes por estos conceptos en el Registro de compras.
CLAVE: SUBX (X Correlativo) Define a cada uno de los sub diarios en los que
se registrarán los Honorarios
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En esta pestaña se deben registrar las cuentas contables en las cuales se provisionarán los
Honorarios, los datos a ingresar son:
CLAVE: CTAXX (XX correlativo) definirá a cada una de las cuentas a ingresar.
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Los asientos contables pueden ser registrados por las siguientes opciones disponibles:
C. Comprobantes de Compras
F. Comprobantes de Ventas
G. Comprobante Honorarios
H. Comprobante Bancos
I. Comprobante Cheques
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Mediante esta opción se permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como
son asientos de diario, bancos, caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros.
Al registrar un comprobante el sistema solicitará el código de moneda original y el tipo de
cambio y convertirá automáticamente a la otra moneda (si la moneda original es Soles lo
convierte a dólares y viceversa) todos los movimientos registrados en dicho comprobante, es
decir todo el comprobante tendrá el mismo tipo de cambio.
FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha
ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso
Mensual Definitivo)
La fecha de comprobante es muy importante ya que en la
conversión de dólares a soles y viceversa se esta fecha para
ubicar el tipo de cambio correspondiente.
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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F”
El sistema validará en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitará de acuerdo a
las especificaciones del Plan de cuentas.
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AREA AREA (Según TABLA GENERAL 26) para las cuentas que
solicitan.
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ANEX REFERENC. Código del anexo en caso la cuenta esté configurada para que
lo solicite
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FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha
ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso de
consolidación definitivo).
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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
Se puede utilizar un tipo de cambio diferente por cada Iínea o
se puede dejar en blanco y digitar los importes tanto en soles
como en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F”
ANEX REFERENC. Código del anexo en caso la cuenta esté configurada para que
lo solicite
DCTO. REFER. Tipo y Nro. De documento de referencia para el caso de los
comprobantes de detracción, percepción y retención.
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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
Ejemplo: facturas de meses pasados en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F” de acuerdo a Fecha.
Para el caso que el documento que se va a contabilizar sea una Nota de Débito o Crédito se
deberá ingresar la siguiente información
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Se ingresará:
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ANEXO REFERENCIA Cuando la cuenta esté configurada para trabajar con anexo, se
deberá indicar obligatoriamente.
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AREA AREA (Según TABLA GENERAL 26) para las cuentas que
solicitan.
ANEX REFERENC. Código del anexo en caso la cuenta esté configurada para que
lo solicite
Para registrar gastos con documentos SUSTENTATORIOS como facturas, boletas de venta,
notas de débito, etc. Se deberá optar por el BOTON RC que aparece al lado del campo
CUENTA de la pantalla anterior. Todos los datos registrados en esta pantalla corresponden a un
documento, cada documento registrado en esta opción, aparecerá en el reporte del Registro de
Compras que se determine la fecha del comprobante y se registrará la siguiente información.
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FECHA VENCIMIENTO Registrar la misma fecha del documento, registrar el dato real
para el caso de recibos por servicios públicos.
TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes :
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
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TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
Ejemplo : facturas de meses pasados en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F”
ANEXO REFERENCIAL: Cuando las cuentas de gasto están configuradas para anexos,
ingresar el anexo correspondiente. El código debe exitir en la
lista
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Mediante esta opción se permite registrar los asientos contables de compras sin derecho a
crédito fiscal. Esto aplica para empresas que están normadas por la ley del Libro o de Región
Selva.
Se debe registrar en la opción de Parámetros para registros de compras el subdiario
correspondiente, al que se le debe configurar la columna 4 del Registro de Compras. Será el
único subdiario que aparecerá en las opciones al momento del registro.
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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
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TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
Ejemplo : facturas de meses pasados en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F”
Para el caso que el documento que se va a contabilizar sea una Nota de Débito o Crédito se
deberá ingresar la siguiente información
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Como se puede ver el importe total del documento incluido el IGV es cargado a la cuenta de
proveedores, no aprovisionándose en la cuenta correspondiente; sin embargo el monto
correspondiente al IGV aparecerá en la columna 3 del Registro de compras
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ANEXO REFERENCIA Cuando la cuenta esté configurada para trabajar con anexo, se
deberá indicar obligatoriamente.
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Esta opción permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada.
Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma
automática el cargo a cuenta 12X por la provisión y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por
el valor de venta. En base a los datos ingresados en la pantalla del comprobante.
Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV.
Para poder usarla debe crearse previamente la TABLA GENERAL 56, y configurar sus
parámetros (Ver TABLA GENERAL 56)
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TIPO DE DOCUMENTO Seleccionar tipo de documento. (FT, BV, NC, o ND). En caso
de Notas de crédito o débito se deben registra los datos de los
documentos originales
TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F”
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En esta pantalla, el asiento de ventas se ha generado completo y cuadrado, sólo debe finalizar.
En caso se desee hacer alguna modificación, la podrá hacer en esta pantalla.
Mediante esta opción el sistema hará la provisión de los recibos por Honorarios. El sistema
genera forma automática el abono a la cuenta 46X por honorarios por pagar, 40X por Impuesto
a la renta y solidaridad, y el cargo a la 63X por el gasto por Honorarios.
Previamente se debe haber creado la TABLA GENERAL 54 DE PARÁMETROS REGISTRO
DE HONORARIOS (Ver detalle de la tabla) .
Los pasos a seguir son los siguientes:
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Aquí se registrará todo lo referente a cualquier operación bancaria por ejemplo: cobranzas en
banco, depósitos, pagos a proveedores, leasing, gastos de letras, préstamos, etc.; para ello se
tiene que definir las transacciones bancarias básicas de la empresa en la opción:
CODIGOS DE MOVIMIENTO
Para las ENTRADAS se podrían registrar por ejemplo los siguientes Movimientos:
01 = TRANSFERENCIA BANCARIA,
02 = PAGOS DE CLIENTES
Para las SALIDAS se podrían registrar por ejemplo los siguientes movimientos.
01 = PAGO A PROVEEDORES
02 = GASTOS BANCARIOS
03 = TRANSFERENCIA BANCARIA
TIPO DE DOCUMENTO
Debe definir el tipo de documento para el movimiento que se va a configurar para entradas
Ñ
EN – Entrega o NA Nota de abono y para salidas elegir Nd – Nota de débito
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No deben configurarse movimientos con el documento CH, para estos hay una opción
específica.
Dentro de los códigos de Movimiento, se manejan las secuencias, que no son más que una
disgregación de los códigos de movimiento.
Por ejemplo como se detalla en la pantalla anterior se tiene que para el CODIGO DE
MOVIMIENTO 2 COBRANZAS CLIENTES se podrían manejar las siguientes secuencias
1= FCxCOB MN (Facturas x Cobrar Moneda Nacional)
2= FCxCOB $ (Facturas x Cobrar dólares)
3= ANT REC MN (Anticipos Recibidos Moneda Nacional)
4= LET x COBMN (Letras por cobrar MN) y otros
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FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha
Será rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso de
consolidación Definitivo).
TIPO DE CONVERSIÓN Debe indicarse el tipo de cambio que debe usarse para
Convertir el comprobante de soles a dólares o viceversa. Los
Tipos válidos son los siguientes:
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En esta pantalla se pueden hacer modificaciones a las líneas generadas o agregar nuevas
líneas al asiento.
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Los cheques girados deben ser registrados por la opción de Registro de Comprobantes de
Cheques. Los comprobantes producidos pueden ser impresos con las opciones de
cheques/voucher en formato continuo o en formato simple para los cheques manuales.
Al registrar los cheques girados se produce el comprobante contable con la afectación
automática de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de
contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. Adicionalmente al comprobante
creado automáticamente, esta opción mantiene un archivo de los cheques girados.
Pueden emitirse el cheque / Boucher en formato continuo, Boucher de cheques manuales y
relación de cheques girados por fecha / banco o proveedor.
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CONCEPTO Ingresar motivo del pago. Será la glosa del detalle del
comprobante.
TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes :
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
Ejemplo : facturas de meses pasados en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F”
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El procedimiento y las pantallas que muestra el sistema son las mismas que las de emisión de
cheques, con la diferencia que al momento de mostrar la cuenta de cargo el sistema mostrará
las opciones –registradas previamente en la tabla 60- , de este modo se puede usar esta
opción cuando la persona que gira el cheque no tiene conocimiento contable
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Para registrar estos comprobantes se debe contar con el sistema de sistemas de SISORD
(Gestión de Ordenes de compra) y el SISALM (Sistema de Almacenes).
Para poder utilizar esta opción se requiere contar con los sistemas de SISORD (Gestión de
Ordenes de compra) y el SISALM (Sistema de Almacenes). De no contarse con estos sistemas
esta opción NO ES APLICABLE.
Mediante esta opción se realizan los registros contables de las obligaciones derivadas de los
ingresos por compras que se hayan producido como consecuencia de la atención de órdenes
de compra.
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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
Ejemplo : facturas de meses pasados en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F” de acuerdo a Fecha.
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Al hacer Clic en continuar el sistema muestra la pantalla “Partes Orden de compra CTMO07” en
las que figuran los partes de entrada que se originaron para esa Orden de compra.
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Para poder utilizar esta opción se requiere contar con los sistemas de SISORD (Gestión de
Ordenes de compra) y el SISALM (Sistema de Almacenes) y SISPAG (Sistema de Pagos)
Mediante esta opción se realizan los registros contables de las Facturas derivadas de Órdenes
de compra atendidas, y que hayan sido recibidas a través del Sistema de Pagos (SISPAG).
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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
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TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
Ejemplo: facturas de meses pasados en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F”
El sistema muestra la pantalla “Partes Orden de compra CTMO07” en las que figuran los partes
de entrada que se originaron para esa Orden de compra. (ver página siguiente)
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Mediante esta opción se realizan los registros contables de las obligaciones derivadas de los
ingresos por compras que se hayan registrado en el almacén.
Para poder utilizar esta opción se requiere contar con los sistemas SISALM (Sistema de
Almacenes)
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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes :
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
Ejemplo : facturas de meses pasados en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F” de acuerdo a Fecha.
El sistema muestra la pantalla “Partes Orden de compra CTMOVI39” en las que figuran los
partes de entrada por compra originados por atenciones del proveedor.
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Seleccionar Parte(s) de entrada a contabilizar, hacer clic en Consolidar Doc. Selec. Para
Valorizar, el sistema muestra la siguiente ventana para confirmar los montos registrados.
En la parte inferior aparecerán los artículos con las cantidades recibidas, debe ingresar el valor
de compra unitario para cada artículo, luego hacer clic en Continuar.
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Mediante esta opción se realizan los registros contables de las obligaciones derivadas de los
gastos de importación (gastos de aduana, flete, seguros, etc.)
Esta operación permitirá actualizar la liquidación de importación generada en el sistema de
Órdenes de compra
Para poder utilizar esta opción se requiere contar con los sistemas SISORD (Sistema de
Gestión de Órdenes de compra)
Seleccionada la opción el sistema mostrará la siguiente pantalla
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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el
comprobante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos
son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra).
V = Tipo de cambio V (Venta).
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de
cambio.
F = Fecha pasada, Indicar además la fecha de la que se desea
utilizar el tipo de cambio.
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando
la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura.
Ejemplo : facturas de meses pasados en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el
TIPO DE CONVERSION es “F” de acuerdo a Fecha.
Para el caso que el documento que se va a contabilizar sea una Nota de Débito o Crédito se
deberá ingresar la siguiente información:
FECHA DCMTO Fecha del Documento que originó la Nota de crédito o débito
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El sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se muestran las cuentas de provisión (40 de
IGV, y 42 de Proveedores).
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Por ejemplo:
La contabilización del cargo y abono de una factura en dólares se realizó en la cuenta 121001
de la siguiente manera:
Como de observa, el asiento del 30-01-08 al igual que el abono del 30-03-08 se realizaron en
dólares. El saldo del documento en la columna de dólares es 0, pero el saldo en soles es
acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50.00 nuevos soles
Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento será mostrado como
pendiente, ya que el saldo en dólares esta en 0, pero tiene un saldo en soles.
En la práctica puede producirse la situación inversa, de que el documento este cancelado en
soles, pero tenga saldo en dólares por la diferencia de cambio.
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Las cuentas que tengan especificado en el Plan de Cuentas, como código de moneda soles
(MN), y que se encuentren en la Tabla General 58, se ajustará en forma automática el saldo en
dólares. Si la cuenta tiene especificado dólares (US) se ajustará el saldo en soles.
Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la
moneda de referencia en blanco pues se ajustan sólo si el anexo respectivo tiene como
moneda de referencia US o MN.
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El sistema requiere que las cuentas indicadas en la Tabla General 58, corresponden a saldos
en dólares o soles.
Para el caso de las cuentas de bancos, el sistema efectuará el ajuste sólo si el anexo tiene
moneda de referencia US o MN.
Consulta / Elimina. - Permite visualizar los importes por ajustar y eliminar algunos de ellos que
no correspondan para el ajuste.
Genera asiento.- Crea un asiento automático en el subdiario indicado en la Tabla General 58,
con el siguiente numero de comprobante:
o MM0001 SOLES
o MM0002 DÓLARES
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Ejemplo:
Este programa hace el cálculo de ajuste por inflación de todas las cuentas configuradas en la
sección anterior . Previo a este cálculo se debe configurar en la Tabla General 95 los
subdiarios de ajuste por inflación para balance, G y P por naturaleza y función así como la
cuenta REI.
Ej.
Este programa tiene dos partes, el cálculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la
generación del archivo de ajuste por inflación que va a servir para generar el asiento y/o poder
modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histórico, es decir se genera el ajuste a un
mes y luego se procede a generar el asiento.
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En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflación generado en la
sección anterior.
Este módulo se encarga de procesar los comprobantes de un mes contable para permitir
consultar e imprimir los estados financieros y reportes actualizados a dicho mes. En este
proceso de consolidación se realizan verificaciones y actualizaciones que permitir disponer de
la información actualizada y precisa.
Se elige definitivo cuando ya no se deban modificar o registrar comprobantes del mes contable.
En caso de haberse escogido esta opción y si se desea ingresar o reprocesar comprobantes
del mes cerrado, se deber hacer lo siguiente:
A.- Reabrir el mes, modificando la fecha de cierre con la opción “Reapertura del mes Contable
“ 1 del menú de Cierre Mensual ingresándose como fecha de cierre el último día del mes
anterior al mes que se desea reprocesar.
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Para ésta versión, no es necesario arrastrar los cierres en caso de que se modifique un mes
anterior, solo será necesario cerrar el mes modificado y luego el último mes trabajado. Por
consiguiente, los balances y los estados de ganancias y pérdidas pueden emitirse a cualquier
mes.
PASOS DESCRIPCION
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- Otros parámetros para impresión (Notas, Fecha y hora, Rubros en cero, Cuentas de
orden, Cuentas ACM)
- Apariencia de Impresión.
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CTCOST08 REPORTE MENSUAL POR COSTO ANEXO RUBRO CUENTA.- Imprime los
gastos acumulados por cada centro de costo, a un mes determinado, detallando cuenta rubro y
anexo. El usuario puede seleccionar:
- Moneda.
- Mes.
- Centro de costo Inicial y final
- Habilitar si el reporte se muestre por centros de costo.
- Si el reporte de desea, resumido o detallado por rubro.
CTCOST33 CONSOLIDADO POR RUBRO.- Imprime reporte de gastos por rubro hasta un
mes seleccionado. El usuario puede seleccionar:
- Moneda.
- Mes.
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CTCOST43 CENTRO DE COSTO POR CUENTA ANALÍTICO.- Imprime los gastos incurridos
en un rango de fechas seleccionado a nivel de documentos, por cada Centro de Costo. El
usuario puede seleccionar:
- Rango de centros de costo.
- Rango de cuentas contables
- Rango de fechas
CTCOST44 MOVIMIENTO POR OBRA.-
CTCOST13 ELEMENTOS DE COSTO CLASE 9 ó 6.- Imprime reporte con todos los
componentes de un Centro de Costo. El usuario puede seleccionar:
- Cuenta Inicial
- Cuenta Final
- Mes
4.D. DIARIOS
FORMATRO 5.1 LIBRO DIARIO CTLIBR51.- Imprime el Libro diario de acuerdo a las
especificaciones de SUNAT que entra en vigencia a partir del mes de Enero del 2009.
El reporte ha emitir corresponde al último mes consolidado.
- Moneda
- Sub-diario inicial y final.
- Seleccionar glosa a imprimir (la principal o de movimientos)
- Consideraciones (Impresión de totales por comprobante y/o nombre extendido de la
Compañía.
CTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA.- Imprime reporte resumido del diario
por cuenta ya sea a 2, 3 o más dígitos de un rango de subdiarios seleccionado. El usuario debe
seleccionar:
- Moneda
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CTDIAR03 LIBRO DIARIO A 2,3 DIGITOS.-.- Imprime reporte resumido del diario por cuenta
ya sea a 2, 3 o más dígitos. El usuario debe seleccionar:
- Moneda
- Mes de proceso
- Nivel de dígitos de cuentas
4.E. MAYORES
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Compras sólo considerar los subdiarios y cuentas especificados en dichas Tablas. Las cuentas
que se indiquen deben tener en el Plan de Cuentas las siguientes características:
- Ser de la clase 42 o 46
- Tener tipo de anexo obligatorio (pueden ser Proveedores u otros.
- El documento de referencia debe estar en "S".
- Moneda
- Si se crea archivo COA.
- Orden de presentación de los documentos
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CTREGB03 LIBRO DE CAJA GENERAL.- Imprime el libre de Caja General. El usuario debe
ingresar:
- Mes.
- Cuenta Inicial y final de caja y bancos.
- Moneda
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- Resumen por el contra cuenta. Si se activa la opción el sistema detallará las cuentas
contables que han sido contrapartida de las cuentas de caja bancos.
Estas son:
a. ACTIVIDADES DE OPERACIÓN (P) : incluyen la producción y distribución de
bienes y Servicios.
b. ACTIVIDADES DE INVERSIÓN (V): Incluyen el otorgamiento y cobro de
préstamos, adquisición o venta de instrumentos de deudas o accionarios la
disposición que pueda darse a instrumentos de inversión, propiedad, plantas y
equipos y otros activos productivos, que son utilizados por la empresa en la
producción de bienes y servicios.
c. ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO (F): Incluyen la obtención de recursos de
los dueños o de terceros y el retorno de los beneficios producidos por los dueños o
de terceros y el retorno de los beneficios producidos por los mismos, así como el
reembolso de los montos prestados, o la cancelación de obligaciones, obtención y
pago de otros recursos de los acreedores y créditos a largo plazo.
3) Configurar el plan de cuantas. Las cuentas de caja/bancos deben tener activado la opción
de Área
4) Configurar la Tabla General 26 (Ver tabla 26 TABLA DE AREAS)
Asimismo estos rubros deben obedecer a las actividades de flujo de efectivo creadas en la
tabla 27.
Para crear los rubros es necesario seleccionar la opción Mantenimiento de flujo de efectivo, y
el sistema mostrará la pantalla que se muestra a continuación en la que se podrán crear,
modificar y eliminar los rubros para el reporte de Flujo de efectivo.
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Al Crear un Rubro el sistema mostrará una pantalla en la que se deberá registrar la siguiente
información
- Código de Rubro
- Nombre del Rubro
- Actividad de operación (De acuerdo a las opciones creadas en la Tabla General 27, F =
Financiamiento, P = Operación, V = Inversión)
- Signo: Seleccionar si el rubro suma o resta al momento de calcular el total del reporte.
- Área: Ingresar el o las áreas que integran el rubro.
Consideraciones adicionales.
- Los rubros que tienen los dos últimos dígitos 00 deben ser considerados TITULOS, no
manejan importes; por lo tanto no asignarles áreas.
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- Los rubros que tienen los dos últimos dígitos 99 deben ser considerados como totales,
por lo tanto no asignarles áreas. Por ejemplo el sistema sumará en el rubro 1199 a todos
los rubros creados desde 1101 hasta 1198
- Se deben ingresar los siguientes rubros pero sin áreas
o 2001Aumento (Disminución) Neto de Efectivo y Equivalente de Efectivo, La
suma de las 3 actividades: operación, inversión y financiamiento.
o 2101B Saldo Efect y Equiv. Efectivo al Inicio del Ejerc. 1101. En el rubro
2101B se debe ingresar después de la descripción en la posición 57 el rubro de
Caja y Bancos (Tabla 10 Generales). El monto que acumula es el Saldo Inicial
de Caja y Bancos de Apertura de acuerdo a la configuración del formato de
Balances (Tabla 10 Generales), tomando los movimiento del rubro en este caso
1101 de Caja y Bancos al iniciar el ejercicio 01 de Enero del año en proceso.
o 2101G Resultado por Expos. a Inflación Ejercicio 1625. En el rubro
2101G se debe ingresar después de la descripción en la posición 57 el rubro.
Del REI del Ejercicio de Ganancias y Perdidas por función (Tabla 11 Generales)
El monto que acumula es de acuerdo a la configuración del formato de
Ganancias y Perdidas por función ( Tabla 11 Generales ), tomando los
movimientos en este caso del rubro 1625 R.E.I. de acuerdo al rango
seleccionado en el reporte (mensual o acumulada).
4.I.2. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO.- Mediante esta opción el sistema imprime el reporte
de FLUJO DE EFECTIVO. Seleccionada la opción el usuario deberá ingresar la siguiente
información:
- Moneda
- Mes de Proceso
- Seleccionar si el reporte es del mes, o acumulado al mes
- Si se desea imprimir el código de los rubros.
3) Crear el Anexo de tipo N en la Tabla de Anexos el anexo 0001 EFEC. DE LOS CAMBIOS
EN LAS POLÍTICAS CONTABLES, y un anexo por cada rubro del Estado de Cambios en el
Patrimonio Neto.
4) Configurar las cuentas de la clase 5 de Patrimonio para que trabajen con Anexo tipo N
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Para crear una nueva Partida, seleccionada la opción de crear, el sistema mostrará la siguiente
pantalla:
En esta se Ingresará:
- Rubro
- Descripción o nombre del Rubro
- Cuenta Contable que será parte del rubro.
4.K. AREAS
CTAREA01 RESUMEN POR AREAS.- Imprime reporte que muestra los totales de ingresos y
egresos por cada área, así como también los totales generales. El usuario debe indicar:
- Moneda
- Rango de fechas
CTAREA02 MOVIMIENTO POR AREAS.- Imprime reporte de todos los movimientos por cada
área afectada. El usuario debe indicar:
- Moneda
- Rango de fechas
CTAREA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS.- Imprime el reporte de todos los ingresos
y salidas en función de las Tablas generales 91 y 26 (según amarres)
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4.L. BANCOS
CTBANC01 SALDOS POR CUENTA.- Muestra los saldos de las cuentas bancarias a una
fecha seleccionada.
4.P. RATIOS
Son factores de análisis financieros que permiten establecer la posición financiera de la
empresa por medio de fórmulas. Estas fórmulas se aplican a una serie de datos por los cuales
se puede calcular la posición real de la empresa.
El sistema de contabilidad Concar SQL nos brinda un total manejo de los ratios como
herramienta de análisis de balance o estados financieros.
Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y además definir bien las fórmulas
aritméticas.
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Operadores
( ) Paréntesis – Separadores de Fórmulas
/ División
* Multiplicación
+ Suma
- Resta
Rubros.- Estos son los que se tienen asignados en las tablas Generales
B Balance Ej. B1101 Rubro Caja y Bancos Tabla 10
F Gan. Y Perdidas por Función Ej. F1101 Rubro de Ventas Tabla 11
N Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej. N1105 Producción del Ejercicio Tabla 13
C Cuentas Balance Ej. C12101 Cuenta Facturas X Cobrar
V Números Ej. V5.51
Secuencia de Ítems
Se usa para especificar una fórmula extensa particionándola en varios ítems. Ej:
Item Formula
01 B1110
02 B2110
03 I01/I02 Se antecede el prefijo I para indicar que es un Ítem
Este módulo nos permite consultar y emitir reportes de saldos por cuenta y anexos,
documentos pendientes en forma selectiva a cualquier fecha de saldo y estados de cuentas en
línea y sin efectuar ningún proceso previo.
Las cuentas que pueden ser analizadas en este proceso son aquellas que han sido definidas
con Nivel de Saldo 2 o 3 en el Plan de Cuentas.
Los reportes que pueden emitirse son los de documentos pendientes, movimientos de una
cuenta entre fechas y movimiento total por meses de una cuenta.
Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a continuación.
5.B. CONSULTA
5.B.2. SALDOS POR ANEXO CUENTA CTDOCU19.- Muestra los anexos existentes en la
tabla de anexos, permite consultarlos hasta llegar a nivel de comprobante.
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5.C.7. PENDIENTES POR AREA CTAREA06.- Muestra documentos pendientes por área.
5.D.2. SALDOS POR CUENTA / ANEXO BIMONEDA CTDOCU10.- Muestra los saldos
pendientes por cuenta contable / anexo tanto en moneda nacional como extranjera.
5.D.3. SALDOS POR CUENTA / ANEXO UNIMONEDA3 CTDOCU09.- Muestra los saldos
pendientes por cuenta contable / anexo tanto en un tipo de moneda seleccionada.
5.D.4. ESTADO POR ANEXO / CUENTA CTDOCU05.- Muestra los saldos a nivel de anexo
cuenta en un tipo de moneda seleccionado.
5.D.5. ESTADO POR ANEXO / CUENTA BIMONEDA CTANAC03.- Muestra los saldos a nivel
de anexo cuenta, tanto en moneda nacional como extranjera.
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5.D.15. ESTADO DE CUENTA – ANEXO CON SALDO DIARIO CTDOCU21.- Muestra Estado
de Cuenta por Cuenta, Anexo, Documento.
5.E.3. MOVIMIENTO DE CUENTAS ANUAL CTBALA10.- Muestra los saldos contables por
cuenta, en un rango de meses seleccionado. Muestra porcentajes.
5. E.4 MOVIMIENTO ANUAL MES CUENTA.- Muestra los saldos contables por cuenta, en los
meses seleccionados.
6. MODULO DE PRESUPUESTO.-
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En caso se necesite generar el presupuesto por cuenta contable rellenar con XXXXX el campo
Centro de costo como se indica en las pantalla siguiente y completar los otros datos.
6.D. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CON CAMBIO DE SIGNO.- Igual al reporte anterior, con
la diferencia que muestra el saldo por ejecutar con signo negativo.
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6.F. EJECUCION PRESUPUESTAL ANALITICA.- Este reporte nos muestra una comparación
entre lo presupuestado y lo ejecutado seleccionando cuentas y permitiendo quiebres en base a
n dígitos.
Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por cuenta.
6.G. PRESUPUESTO POR PROYECTO.- Permite llevar el control presupuestal por proyecto
específico.
6.G.1 MANTENIMIENTO DEL PRESUPUESTO POR PROYECTO
6.G.2 EJECUCION PRESUPUESTAL X PROYECTO.
7. CONCILIACION BANCARIA
- Para la carga inicial de los movimientos contables existe una opción especial en el menú y
el sistema asignará automáticamente el subdiario 90.
- Para registrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opción normal de
Registro de Estados de cuenta.
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El sistema lleva el control de los datos de cabecera y detalle, si no hay diferencias y terminado
de ingresar el último documento, finalizar el registro.
7.A.2. CONSULTA ESTADO DE CUENTA.- Permite consultar todos los Estados de cuenta
ingresados al Sistema hasta nivel de detalle.
7.A.3. RELACION ESTADOS DE CUENTA.- Emite un reporte de todos los Estados de cuenta
(sólo a nivel de cabecera), seleccionados por el usuario, atendiendo ya sea bancos o números
de cuenta seleccionados.
7.A.4. DETALLE ESTADOS DE CUENTA.- Emite un reporte de todos los Estados de cuenta
(sólo a nivel de detalle), seleccionados por el usuario, atendiendo ya sea bancos o números de
cuenta seleccionados.
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7.B.6. CONCILIACIÓN MANUAL.- De ser necesario podrán seleccionarse los movimientos que
no han sido conciliados en forma automática, para que en el siguiente proceso de conciliación
sean considerados como conciliados manualmente.
7.D. CONSULTAS
7.D.1. MOVIMIENTO CONTABLE POR BANCO CTCOC01.- Consulta todos los movimientos
contables realizados, referentes a cuentas bancarias.
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8. SUNAT
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Finalmente, después de revisado y/o modificado la información, generar los archivos de texto
para cargar la información en la planilla electrónica, para lo cual se debe presionar el botón
Planilla Electrónica
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El sistema a su vez realiza la consistencia de la información de cada cliente marcando con una
“S” los datos faltantes:
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8. D. PDT 3550 RESUMEN DE VENTAS ANUAL CTPD 3550.- Muestra los totales vendidos a
todos los clientes
• Seleccionar Periodo a generar, (El sistema le muestra en recuadro los meses que no ha
habido movimiento.
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• Generar el archivo PDB para ser transmitido. Previamente se puede visualizar el archivo
generado ya sea por un archivo TXT o Excel
El sistema toma este valor de la Tabla General 25. De acuerdo a lo señalado por
SUNAT, el valor del indicador determina qué tipo de información debe registrarse
en cada cuenta, y por lo tanto, lo que el sistema permitirá ingresar:
o REI debe, REI haber
o
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Este Archivo Previo luego podrá ser revisado y modificado por el usuario mediante la opción
Mantenimiento Balance de Comprobación SUNAT, como paso previo a la generación del
archivo de exportación para el PDT.
Nota 1: Esta operación puede demorar varios minutos, dependiendo de la cantidad de
información existente, el estado del hardware, red, etc.
Si, al hacer clic en Procesar, el sistema encuentra que ya se generó un Archivo Previo
anteriormente, le pedirá al usuario confirmar la operación, para lo cual mostrará un mensaje. Si
hace clic en SI, el sistema genera el Archivo Previo, reemplazando al existente.
Nota 2 Cuando se genera nuevamente un Archivo Previo, se pierden todas las modificaciones
que hayan sido efectuadas anteriormente en el Balance de Comprobación SUNAT.
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Para ver el contenido de una cuenta, seleccione la cuenta y haga clic en el botón Consultar.
Para ver y modificar el contenido de una cuenta, seleccione la cuenta y haga clic en el botón
Modificar.
Cuando el sistema genera el Archivo Previo de Balance de Comprobación SUNAT, las cuentas
con movimiento serán alimentadas automáticamente con el Saldo Inicial tanto del Debe y
Haber, las Sumas del Mayor – Debe y Sumas del Mayor – Haber (índices 2 y 3).
Solamente las cuentas del Balance pueden tener Saldo Inicial – Debe y Saldo Inicial – Haber;
estos serán tomados por el sistema desde el Asiento de Apertura (Subdiario 00),
Los montos correspondientes a Transferencias y Cancelaciones deberán ser ingresados
manualmente por el usuario.
Deberá tenerse en cuenta que, si para una cuenta SUNAT no existiese su correspondiente
cuenta (título) en el Plan de Cuentas contable, y a la vez, las cuentas divisionarias de dicha
cuenta sí tuviesen movimientos, el sistema, al generar el Archivo Previo de Balance de
Comprobación, mostrará dicha cuenta SUNAT sin movimientos. Por lo que, en este caso, el
usuario deberá ingresar manualmente los montos correspondientes a Sumas del Mayor – Debe
y Sumas del Mayor – Haber, cuando corresponda; para ello, se recomienda trabajar con el
reporte Balance de Comprobación Sumas y Saldos (CTBALA07) a 3 y 4 dígitos.
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Presionar botón Procesar y el sistema genera el archivo previo mensual del PDB Compras, el
cual filtra las siguientes operaciones.
• No considera documentos que sean recibos de honorarios RH (código Sunat 02).
• Acumula los totales por cada proveedor.
• Realiza la consistencia de la información de cada proveedor marcando con una “S” los
datos faltantes :
o Columna PJSR Persona Jurídica sin RUC.
o Columna PNSN Persona Natural sin apellidos o Nombres en sus datos
complementarios.
o Columna PNSDOC Persona Natural sin documento de identidad o RUC.
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Posición 20 Descripción
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Al iniciar el programa le muestra la siguiente pantalla. En esta pantalla le indica que ingrese el
mes de proceso. Al presionar el botón [A] se realizará el filtro de los tipos de cambio
registrados en el sistema correspondiente al mes ingresado.
El botón PDB, genera el archivo “###########.tc” para poder ser Importados por el PDB. de
tipo de cambio.(########### = ruc del contribuyente) (tipo de archivo: texto)
El sistema siempre pedirá al usuario confirmar la ubicación del archivo a ser generado.
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9. UTILITARIOS
9.A. REINDEXADO DE BASES DE DATOS PRINCIPALES.- Con esta opción se reindexan las
siguientes bases de datos:
- Plan de Cuentas
- Anexos
- Tablas Generales
- Tabla de tipo de cambio
- Tabla de Transferencias
9.B. REINDEXADO BASES DE DATOS MOVIMIENTOS.- Con esta opción se reindexan los
archivos que mantienen los movimientos como por ejemplo: comprobantes, estados de cuenta
del banco, numeración de comprobantes de la compañía y otros.
9.C. REINDEXADO MOVIMIENTOS MENSUALES .- Con esta opción se reindexan las bases
de datos del movimiento mensual, balances y análisis de cuenta.
9.D. REINDEXADO DE BASES DE DATOS COMUNES.- Con esta opción se reindexan tablas
auxiliares del sistema como:
- Tipo de cambio
- Compañías
- Usuarios
- Usuarios programas
- Usuarios compañías
- Factores Inflación.
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Campo Descripción
EJERCICIO Año que se apertura. P.Ejemplo 02 (dos últimos dígitos del año)
AÑO / MES INICIO El año y mes en que la compañía inicia el registro de la información
contable, formato AAMM. Normalmente es de enero, pero se puede
indicar otro mes. Con este dato el sistema podrá ubicar desde donde
procesarán los comprobantes, asumiendo que con fecha anterior no
existirán comprobantes.
PLAN DE CUENTAS
A USAR: Se debe elegir que Plan de Cuentas se usará:
1) EL MISMO DE OTRA COMPAÑIA (COMUN): Un Plan de cuentas,
Anexos y Tablas Generales, común o compartido para varias
empresas. El sistema solicitará el código de compañía que cuyo Plan
será el común. Cualquier cambio que se efectúe en el Plan de
cuentas, anexos o tablas afectará a todas las empresas
relacionadas.
2) TOTALMENTE NUEVO (PARA INGRESAR TODAS LAS
CUENTAS): El sistema creará un Plan de cuentas y Anexos sin
datos, es decir para ingresar todas las cuentas.
3) NUEVO COPIANDO COMO MODELO EL DE OTRA COMPAÑIA:
EL sistema creará un nuevo Plan de cuentas exclusivo para la
compañía, copiando los datos desde el Plan de cuentas de otra
compañía. Los Anexos se crearán sin datos. El usuario podrá
modificar este Plan de Cuentas para adaptarlo a las necesidades de
la nueva empresa.
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9. M. MOVIMIENTO DE DATOS
9.M.2. CARGA DE ANEXOS.- Esta opción carga al sistema los anexos de otra máquina con
contabilidad CONCAR monousuario o generado externamente para cargar anexos.
Mediante esta opción se cargará a la planilla electrónica el archivo generado en el punto 8.A
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ANEXO 1
A) Registro de comprobantes
Debe definirse el tipo de cambio que se usará para cada tipo de comprobante,
especialmente en lo referente a Ventas, Compras, y operaciones con bancos.
El sistema permite tener en la Tabla de tipo de cambio, el de compra y venta por cada día.
También es posible registrar un comprobante con un tipo de cambio especial.
En el plan de cuentas deben definirse cuentas separadas para las operaciones de soles y
dólares, especialmente en las cuentas por cobrar y por pagar, porque se esta manera se
simplifica el ajuste mensual de diferencia de cambio.
El sistema dispone de una opción para ajustar los saldos de las cuentas en dólares al tipo
de cambio compra o venta del último día del mes.
Este ajuste se realiza en forma global por cuenta o detalladamente cuando corresponde a
documentos de clientes o acreedores.
Para facilitar este ajuste en conveniente que las cuentas en dólares estén claramente
definidas en el Plan de cuentas.
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ANEXO 2
1) Planeamiento
- Usuarios y responsabilidades
Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalación y operación del
sistema.
- Subdiarios a manejar
Los diferentes canales de información o archivos deben estar identificados por un
subdiario
-Esquema de Trabajo
Se debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente en
el terminal pos cada usuario. También se opta por una solución mixta.
- Forma de Contabilización
Debe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79
automáticamente o si se codifica vía la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centro
de costo. Esto es importante para la definición del Plan de Cuentas.
- Aprovisionamiento de datos
Debe establecerse la fuente para obtener códigos de clientes, proveedores, personal,
bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos.
4) Definición de Anexos
5) Carga de datos
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ANEXO 3
EJEMPLO DE COMPROBANTES
40101 D 180
42101 10225562 H 1,180 FT 001-1234 20-08-95
63501 010 D 1,000
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La cuenta 63501 Alquileres ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes
características:
NIVEL DE SALDO : 1 Saldo por cuenta, anexo
ANEXO : Sin anexo
CENTRO DE COSTO : S Si
DOCUMENTO DE REFERENCIA : N No
LONGITUD DE NRO DE DOC. : 0
MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda
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ANEXO 4
Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a
agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro.
Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable.
El usuario debe decidir si mantendrá un archivo de control de numeración de comprobantes
para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control
de numeración CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compañía y AA = Ejercicio) para obtener dicha
numeración.
Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un número de
subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeración.
La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO):
SUBDIARIO COMPROBANTE
04 010001 ENERO
04 010002
04 020001 FEBRERO
05 010001 ENERO
05 010002
05 020001 FEBRERO
Los dos primeros dígitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha
del comprobante
Los dos archivos son los siguientes:
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IMPORTACIONES
1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opción de comprobantes estándar y
utilizando un subdiario diferente al de compras.
2) Factura de los gastos de la Agencia de aduanas (Registro de Compras)
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ANEXO 5
Configuración
Donde:
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