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Las Finanzas y la Contaduría

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LAS FINANZAS Y SU RELACIÓN CON LA CONTADURÍA

La Contabilidad supone el estudio constante de la actividad de la empresa, no solo en los hechos, sino en los movimientos económicos en los que se manifiesta; su objeto es la actividad administrativa, es decir las operaciones de gestión no en sí mismo consideradas, sino en su adaptación a la consecución de los fines propuestos. La Contabilidad abarca el conjunto de anotaciones y cálculos que se llevan a cabo en una empresa con objeto de proporcionar:

1. Una imagen numérica razonable de lo que sucede en el desempeño económico y
financiero de la empresa. 2. Una base sólida informativa de los movimientos y hechos económicos para el conocimiento y toma de decisiones de la Gerencia.

Para muchos la función financiera y contable de un negocio es virtualmente la misma. Aunque hay una relación estrecha entre estas funciones, la función contable debe considerarse como un insumo necesario de la función financiera. Frente al tratamiento del manejo de los fondos, el contador cuya función principal es producir y suministrar información para medir le funcionamiento de la empresa, prepara los Estados financieros partiendo de la premisa de que los ingresos se reconocen como tales en el momento de la venta y los gastos cuando se incurren en ellos. El administrador financiero se ocupa de mantener la solvencia de la empresa, obteniendo los flujos de caja necesarios para satisfacer las obligaciones y adquirir los activos fijos y circulantes necesarios para lograr los objetivos de la empresa y en vez de reconocer los ingresos y los gastos como lo hace el contador, este los reconoce con respecto a entradas y salidas. Frente a la toma de decisiones, las obligaciones del funcionario financiero de una empresa difieren de las del contador en que este último presta la mayor parte de su atención a la compilación y presentación de datos financieros, el funcionario financiero evalúa los informes del contador, produce datos adicionales y toma decisiones. El contador de la empresa suministra datos de fácil presentación en relación con las operaciones de la empresa en el pasado, presente y el futuro. el administrador financiero utiliza estos datos en la forma en que se le presentan o después de haber hecho ciertos ajustes y modificaciones como un insumo importante en el proceso de la toma de decisiones financieras. Esto no implica que el contador nunca tome decisiones o que el administrador financiero nunca recoja información. La contabilidad tiene ciertas clasificaciones, una de ellas es la llamada Contabilidad Financiera, que trata el registro de las operaciones económicas asociadas con el área de negocio de la empresa.

Brinda periódicamente la siguiente información:

1. El Balance General, que refleja la situación de la empresa en un determinado
momento y compara la relación entre las masas patrimoniales tanto de activo como de pasivo. 2. El Estado de Resultados, que refleja los ingresos y gastos producidos durante un periodo, determinando las utilidades o pérdidas netas. Los Estados Financieros deben ser interpretados con cautela ya que las empresas como las personas tienen su propia idiosincrasia y la aplicación de criterios de análisis generales pueden aportarnos poca luz sobre la gestión. Sin embargo de estos estados pueden obtenerse importantes datos, tales como: • Los resultados reales de la empresa. • La situación financiera reflejada en un Balance General. • El dinero realmente generado por la actividad económica. • La tesorería con respecto a las obligaciones de pago. • El grado de endeudamiento. • La solvencia. • La distancia a la suspensión de pago. • La evolución de la situación financiera de la empresa. • La rentabilidad real de los capitales invertidos. • El capital de trabajo. • La cifra de ventas a partir de la cual la empresa empieza a ganar dinero. • Y otros importantes datos muy interesantes para el empresario. La Contabilidad Financiera puede también aportarnos un número considerable de índices que pueden ser aplicados para chequear la eficiencia de la Gerencia y como utiliza los recursos. Estas relaciones, llamados "índices de gestión", consideran en detalle la situación económica y financiera de la empresa, y uno de estos índices, quizás el más significativo es el fondo de maniobra que es un índice financiero que nos indica la capacidad económica de la empresa para cumplir sus compromisos a corto plazo. En esencia, es la relación entre el activo circulante y el pasivo exigible. Los activos circulantes pueden ser definidos como el dinero efectivo y aquellos valores de activo que pueden ser transformados rápidamente en efectivo. En este apartado podemos considerar los créditos a clientes y los productos terminados, pero no los elementos inmovilizados. El pasivo exigible puede ser definido como la deuda a corto plazo de la empresa con sus acreedores (proveedores, personal, consumos energéticos, etc.).

Las empresas antes de entrar en crisis pasan por dificultades de muy diversa índole. Dificultades que no son solo de índole financiero y que permiten hablar de su estado previo a la insolvencia, difícil de caracterizar, jurídica y económicamente, que podríamos denominar "pre-insolvencia". Es decir: de riesgo de insolvencia inminente.

La continuidad de la empresa requiere la realización de un conjunto de inversiones a las que debemos hacer frente y que debemos contemplar, en una correcta política presupuestaria. Así, en función de las instalaciones y los equipos de producción, los consumos de materias primas y suministros, los costos de personal, impuestos, etc. se determinará el volumen de recursos económicos necesarios para que la empresa pueda ponerse en marcha y desarrolle su actividad. De las inversiones necesarias, una parte estarán destinadas a financiar los activos permanentes o fijos de la empresa, los cuales van a participar en más de un período económico, tales como: locales, instalaciones, maquinarias, etc. Por otra parte, el resto de las inversiones estarán destinadas a aquellos activos que serán consumidos a la largo del ejercicio y que están directamente relacionados con el funcionamiento normal de la empresa, es decir, los activos circulantes (materias primas, productos terminados para su venta, etc.). LA CAPTACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS Cómo determinar los recursos financieros que necesita una empresa dependerá fundamentalmente de su tipo. La forma en que obtienen sus fondos una empresa pequeña difiere totalmente a la de una empresa mediana o grande. Generalmente, el propietario de una empresa pequeña es quien aporta los fondos necesarios para la puesta en marcha de la misma y esto se convierte en una restricción al afectar sus posibilidades de crecimiento. Por otra parte, las empresas medianas presentan una posición más favorable, aunque por su dimensión, aún no se encuentran en capacidad de competir con las grandes corporaciones. En el mundo actual, las mayores empresas del mundo son empresas multinacionales y casi el 90% de las mismas, están en manos de capitales privados. Las grandes empresas tienen acceso a importantes recursos económicos a los cuales no pueden acceder las pequeñas o medianas. Por esta razón, las grandes empresas pueden crecer más fácilmente y en consecuencia dominan los mercados internacionales. Por el contrario, las acciones de muchas empresas privadas no cotizan en Bolsa y la transferencia de las acciones está reservada en exclusiva a los propietarios de estas empresas. Una empresa puede aumentar su patrimonio emitiendo nuevas acciones y esto es particularmente factible en las Sociedades Anónimas. Existen, generalmente, dos tipos de acciones: 1. Acciones ordinarias, que pertenecen originariamente a los socios fundadores. 2. Acciones preferentes, que a diferencia de las anteriores, tienen un tipo de interés fijo y son pagadas con anterioridad al reparto de beneficios a los accionistas ordinarios. Los accionistas preferentes no tienen derecho a voto y no disfrutan de los derechos de los accionistas ordinarios. Aunque se denominan accionistas, solo están financiando de forma permanente a la empresa, y exclusivamente buscan beneficios mediante un interés fijo a sus aportaciones dinerarias.

Asimismo, existen otras fuentes alternativas para captar recursos financieros a través de préstamos que son cancelados por la empresa o mediante la amortización de estos empréstitos a corto, mediano o largo plazo, etc. Entre ellas podemos destacar: 1. Obligaciones, que son emitidas por la empresa por un periodo de tiempo determinado, normalmente a 10 años, y es por tanto un préstamo a largo plazo. Estos instrumentos financieros suelen ir avalados o afianzados por activos físicos inmobiliarios (bienes de la empresa o de sus socios) 2. Instituciones financieras, como Bancos, Cajas de Ahorro, Entidades Financieras Privadas, etc. a través de préstamos a corto plazo, generalmente a 1 año que deberán ser reintegrados por la empresa mediante cuotas mensuales, trimestrales o semestrales a un tipo de interés pactado. La captación de recursos financieros es una tarea difícil para los responsables de las finanzas de las empresas. Existen, como en todas las decisiones estratégicas, ventajas e inconvenientes y la empresa debe determinar cuál opción financiera, es la más apropiada para sus intereses. Una emisión de acciones ordinarias, es decir la incorporación de nuevos socios en el capital social puede ser la opción más barata para aumentar los fondos de maniobra o de capitalización de la empresa, pero lleva consigo una pérdida de control en la gestión, por parte de los accionistas existentes. El "ensamblaje económico-financiero" es la relación existente entre los importes de los préstamos totales de la empresa, respecto al volumen de fondos captados a través de la emisión de nuevas acciones ordinarias. Es importante que esta relación no sea demasiado alta ya que esto conlleva una inestabilidad financiera y fluctuaciones violentas del precio o cotizaciones de las acciones. EL CONTROL Y REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA A TRAVEZ DE LA AUDITORÍA A través de la auditoría de estados financieros, se cumple con uno de los objetivos primarios de la administración que es contar con información financiera, veraz y oportuna, a fin de que los inversionistas y terceros interesados en la marcha de la empresa puedan tomar decisiones económicas razonadas y evaluar la capacidad que tiene el grupo directivo de la empresa, para manejar los recurso puestos bajo su responsabilidad. Entre sus objetivos están: 1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una unidad y/o de un programa para establecer el grado en que sus servidores administran y utilizan los recursos y si la información financiera es oportuna, útil, adecuada y confiable. 2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestación de servicios o la producción de bienes, por los entes y organismos de la administración pública. 3. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los ingresos públicos.

4. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecución de las actividades desarrolladas por los entes públicos. 5. Propiciar el desarrollo de los sistemas de información de los entes públicos, como una herramienta para la toma de decisiones y la ejecución de la auditoría. 6. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al fortalecimiento de la gestión pública y promover su eficiencia operativa. Características 1. Objetiva, porque el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias susceptibles de comprobarse. 2. Sistemática, porque su ejecución es adecuadamente planeada. 3. Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores públicos a nivel universitario o equivalentes, que posean capacidad, experiencia y conocimientos en el área de auditoría financiera. 4. Específica, porque cubre la revisión de las operaciones financieras e incluye evaluaciones, estudios, verificaciones, diagnósticos e investigaciones. 5. Normativa, ya que verifica que las operaciones reúnan los requisitos de legalidad, veracidad y propiedad, evalúa las operaciones examinadas, comparándolas con indicadores financieros e informa sobre los resultados de la evaluación del control interno. 6. Decisoria, porque concluye con la emisión de un informe escrito que contiene el dictamen profesional sobre la razonabilidad de la información presentada en los estados financieros, comentarios, conclusiones y recomendaciones, sobre los hallazgos detectados en el transcurso del examen. 5. Proceso de la Auditoría Financiera El proceso que sigue una auditoría financiera, se puede resumir en lo siguiente: inicia con la expedición de la orden de trabajo y culmina con la emisión del informe respectivo, cubriendo todas las actividades vinculadas con las instrucciones impartidas por la jefatura, relacionadas con el ente examinado. Las Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental determinan que: "La autoridad correspondiente designará por escrito a los auditores encargados de efectuar el examen a un ente o área, precisando los profesionales responsables de la supervisión técnica y de la jefatura del equipo". La designación del equipo constará en una orden de trabajo que contendrá los siguientes elementos:

• • • •

Objetivo general de la auditoría. Alcance del trabajo. Presupuesto de recursos y tiempo. Instrucciones específicas.

Para cada auditoría se conformará un equipo de trabajo, considerando la disponibilidad de personal de cada unidad de control, la complejidad, la magnitud y el volumen de las actividades a ser examinadas. El equipo estará dirigido por el jefe de equipo, que será un auditor experimentado y deberá ser supervisado técnicamente. En la conformación del equipo se considerará los siguientes criterios: -Rotación del personal para los diferentes equipos de auditoría. -Continuidad del personal hasta la finalización de la auditoría. -Independencia de criterio de los auditores. -Equilibrio en la carga de trabajo del personal. Una vez recibida la orden de trabajo, se elaborará un oficio dirigido a las principales autoridades de la entidad, proyecto o programa, a fin de poner en conocimiento el inicio de la auditoría. De conformidad con la normativa técnica de auditoría vigente, el proceso de la auditoría comprende las fases de: planificación, ejecución del trabajo y la comunicación de resultados. Planificación Constituye la primera fase del proceso de auditoría y de su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los métodos y prácticas más apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los miembros más experimentados del equipo de trabajo. La planificación de la auditoría financiera, comienza con la obtención de información necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecución . Ejecución del trabajo En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las áreas y componentes considerados como críticos, determinando los atributos de condición, criterio, efecto y causa que motivaron cada desviación o problema identificado. Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarán sustentados en papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente que respalda la opinión y el informe.

Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicación continua y constante con los funcionarios y empleados responsables durante el examen, con el propósito de mantenerles informados sobre las desviaciones detectadas a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas pertinentes. Comunicación de resultados La comunicación de resultados es la última fase del proceso de la auditoría, sin embargo ésta se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditoría. Está dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propósito de que presenten la información verbal o escrita respecto a los asuntos observados. Esta fase comprende también, la redacción y revisión final del informe borrador, el que será elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que el último día de trabajo en el campo y previa convocatoria, se comunique los resultados mediante la lectura del borrador del informe a las autoridades y funcionarios responsables de las operaciones examinadas, de conformidad con la ley pertinente. El informe básicamente contendrá la carta de dictamen, los estados financieros, las notas aclaratorias correspondientes, la información financiera complementaria y los comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los hallazgos de auditoría.

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