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Asistente Administrativo Financiero

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CONVOCATORIA ASISTENTE ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y DE PROYECTOS

Descripción de PCS: La Consejería en Proyectos (PCS por sus signas en inglés) es una organización no gubernamental internacional de acompañamiento e incidencia arraigada en América Latina que cuya misión es contribuir a la construcción de ciudadanías y la profundización de la democracia, movilizando recursos, produciendo pensamiento crítico, generando espacios de articulación y sinergia, y promoviendo reformas institucionales, desde su compromiso con la integralidad de los derechos humanos y la equidad de relaciones de género y étnico-culturales. Trabaja al nivel latinoamericano en tres programas: Erradicación de la Impunidad, Respuesta Integral al Desarraigo Forzado, y Ciudadanías, Democracia y Paz. Mantiene oficinas en la Ciudad de Guatemala, Bogotá, Colombia (actualmente la sede regional) y Lima, Perú. La oficina en Perú está a cargo de la Directora Ejecutiva. Para mayor información se puede visitar nuestra página web: www.pcslatin.org Descripción General del puesto Tiene bajo su responsabilidad realizar las actividades administrativas y financieras propias de su cargo; el apoyo a la administración regional para el funcionamiento de la oficina de PCS en Lima; y el control administrativo y financiero de los proyectos y programas de PCS en el Perú. Descripción de Funciones: Funciones financieras de la oficina  Organizar la información financiera y mantener actualizada el archivo financiero de la oficina.  Presentar y realizar los pagos de gastos operativos y planilla de salarios de la oficina, de manera oportuna y diligente, bajo la supervisión de la Coordinadora Institucional.  Revisar las liquidaciones de gastos de viajes, talleres y otros eventos realizados por los funcionarios de PCS, y coordinar con ellos y con la administración regional la asignación de los gastos a proyectos.  Manejar la caja chica de la oficina, coordinando la autorización de compras con la administración regional.  Preparar informes mensuales de ejecución, tomando en cuenta ejecución directa de PCS y la ejecución de los proyectos de socios.  Apoyar a la Coordinadora Institucional en la preparación de la documentación para auditorías externas. Funciones administrativas de la oficina  Mantener actualizado el inventario de los activos físicos propiedad de PCS.  Solicitar cotizaciones y hacer las compras de equipo y materiales.
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Recepcionar correo y coordinar mensajería. Coordinar apoyo logístico para eventos y viajes. Preparar el informe anual y garantizar el cumplimiento de otros requerimientos solicitados por el Agencia Peruana de Cooperación Internacional, APCI. Gestionar los contratos laborales ante el Ministerio de Trabajo de Perú en coordinación con la Coordinadora Institucional. Colaborar con la Coordinadora Institucional y el equipo en Lima para asegurar el buen funcionamiento en general de la oficina.

Funciones de acompañamiento administrativo y financiero de proyectos  Colaborar en la preparación y presentación de solicitudes de proyectos presentados por PCS, con enfoque en los aspectos presupuestales.  Colaborar en la elaboración de convenios con socios, para proyectos aprobados.  Colaborar con la elaboración de contratos para las Consultorías de los proyectos acorde con la plantilla institucional de PCS.  Hacer las solicitudes de desembolso de fondos de los proyectos, y llevar el control de los ingresos, las finanzas y transacciones de los mismos.  Revisar, analizar y aprobar los informes financieros de los proyectos de los socios, en coordinación con el/la oficial encargado.  Elaborar los informes financieros de los proyectos para donantes a PCS, en coordinación con la administración regional y el/la oficial encargado.  Hacer el cierre financiero de los proyectos de PCS.  Hacer el seguimiento y control financiero de las actividades de ejecución directa de PCS en coordinación con el/la oficial encargado.  Mantener los archivos financieros y administrativos de los proyectos ejecutados por PCS.  Elaborar listas de proyectos cuando se las solicita la administración regional.  Realizar el seguimiento y control el envío oportuno de toda la información relacionada con los proyectos.  Apoyar los procesos de contratación y ejecución de las auditorías de proyectos, e informar a los socios sus resultados.  Realizar visitas con los socios de diagnóstico y de seguimiento sobre capacidades técnicas y administrativas.  Hacer acompañamiento y fortalecimiento administrativo y técnico de los socios, según su necesidad. Otras funciones  Participar en reuniones de administración y seguimiento de proyectos en Perú y con otras oficinas de PCS  Redacción de informes de reuniones, viajes y visitas de seguimiento administrativo y financiero.  Las delegadas por la Coordinadora Institucional. Todas las funciones se cumplen acorde a las normas y procedimientos establecidos por la administración regional de PCS. Supervisión Ejercida: No ejerce Recibida: Su trabajo es supervisado y organizado por la Coordinadora Institucional.
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Requisitos Título en ciencias administrativas o económicas. Experiencia comprobada mínimo de 2 años en funciones similares al cargo con organización no gubernamental internacional (ONGI) y/u otros de similar naturaleza. Habilidades técnicas en manejo de software (ambiente Windows 2007: Word, Excel y PDF). Ordenad@ y sistemátic@. Competencias Alto nivel de compromiso, confidencialidad y discreción en el ejercicio de sus funciones. Disposición para trabajar de manera autónoma bajo supervisión. Persona responsable, comprometida, organizada, adaptable a los cambios y a trabajar bajo presión. Condiciones Lugar de trabajo: Lima. Contrato: Laboral a plazo fijo por un año –renovable, con un periodo de prueba de 3 meses. Disponibilidad: a partir del 1 de marzo de 2011. Proceso de Postulación: Presentar la siguiente documentación: - Hoja de vida marcada “Asistente Administrativa Financiera y de Proyectos”. - Carta de presentación indicando razones por las cuales le interesa el puesto y aspiración salarial. - Certificaciones laborales y referencias personales. - Certificación de estudios culminados y en curso. Enviar al correo electrónico, convocatorias@pcslatin.org , a más tardar el 14 de febrero de 2011. Se convocará a prueba y entrevista entre el 16 y el 25 de febrero.

PCS no discrimina por razones de raza, etnia, género u orientación sexual.

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