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Gmail

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02/03/2015

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Aplicaciones Educativas de Google

Raúl Diego Obregón ________________________________________________________________________________________________

¿Qué es Gmail?
Gmail es un servicio gratuito de correo web basado en búsquedas que combina las mejores funciones del correo electrónico tradicional con la tecnología de búsqueda de Google. Gmail facilita la búsqueda de mensajes, de tal forma que nunca tendrás que volver a rebuscar en el correo de tu carpeta "Recibidos". Además de ofrecer una forma completamente nueva de lectura y seguimiento de mensajes, Gmail incluye “toneladas” de espacio de almacenamiento, y van a seguir proporcionándote más espacio. Lo mejor de todo es que es gratis. • Este servicio ofrece una capacidad de almacenamiento de más de 7 GB (a la fecha del manual, enero de 2011) y Google afirma que esta cifra seguirá en aumento. Actualmente la tasa de crecimiento es de aproximadamente 4 bytes por segundo. Este servicio destacó entre otras cosas por utilizar un sistema de búsqueda de mensajes simple y avanzado, como cambiar el idioma, poner aviso de vacaciones, similar al del buscador de webs de Google, al cual se debió su eslogan "Busca, no ordenes". Además, proporciona un mecanismo de etiquetado de mensajes, que amplía las posibilidades de las tradicionales carpetas. La interfaz de Gmail está disponible ya en cuarenta idiomas, incluyendo el español y catalán. Tiene un sistema de encadenado de mensajes que hace que relacione los mensajes que recibimos con los mensajes relacionados y almacenados en nuestro correo. Cuando recibimos o mandamos un mensaje (campos Para, CC o CCO), las direcciones del mensaje se almacenan en la carpeta de Contactos. El tamaño máximo de cada mensaje (texto y archivos adjuntos) es de 25 MB.

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¿Cómo acceder y sacarnos una cuenta de Gmail?
Para acceder al correo Gmail o también llamada GoogleMail, tenemos que poner en nuestra barra de búsqueda del navegador Gmail; si estamos en la pantalla de Google, ir al acceso Gmail.

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Raúl Diego Obregón ________________________________________________________________________________________________ Desde la página de bienvenida de Gmail podremos acceder a nuestra cuenta, si ya estamos registrados, o podremos crearnos una cuenta de correo nueva.

Para acceder sólo tendremos que poner el nombre de usuario o dirección de mail y la contraseña. Es recomendable apuntar la contraseña para que no se nos olvide (muy recomendable para niños y jóvenes como para adultos). Si se nos olvida podremos acceder a un espacio ¿No puedes acceder a tu cuenta? donde podremos crear una nueva contraseña. Para ello hará la pregunta que vamos a poner al sacarnos una cuenta. Si no tenemos aún una y queremos crearnos una, nos pedirán estos datos:

Nombre y apellidos que queremos que muestre.

Nombre de USUARIO que queremos tener. Tiene que estar disponible.

Contraseña, con 8 caracteres mínimos. Estas opciones se pueden dejar activadas a gusto de cada persona.

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Elegimos una de las preguntas que vienen o creamos una nueva. Es la pregunta que nos preguntará si perdemos la contraseña, es interesante que la pregunta y respuesta sólo la sepamos nosotros. La dirección es opcional, pero si la ponemos es ahí donde nos mandarán el acceso la restaurar la contraseña.

Hay que verificar la palabra que nos ponen, es un sistema de seguridad.

Y por último aceptar las condiciones.

Por último nos saldrá un mensaje como este, que nos indica que todo ha salido bien, si no es así, nos dirá cual es el fallo.

Consejos a la hora de sacarnos una cuenta de correo Gmail: • Por medidas de seguridad de Google, no nos permite sacarnos más de una cuenta de correo por IP (por conexión de internet), por lo tanto, si les pedimos a nuestros alumnos que se saquen una para trabajar en clase, tendremos que explicarles como en el colegio y luego mandárselo como tarea. Por condiciones del servicio, los menores no pueden tener una cuenta de correo de Gmail. Para ello no olvidéis hacer una explicación de para qué vais a utilizar el servicio y así podréis recibir la autorización de los padres. Una forma práctica de tener muchas cuentas de correo de Gmail y por lo tanto muchos servicios de Google es: Google Apps. Las cuentas se gestionan desde un panel de control del administrador del colegio. Es gratuita para los centros docentes, sólo hay que demostrar tener un dominio (ej: www.micolegio.es), todas las cuentas de correo tendrán ese dominio en vez del @gmail.com.

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Panel principal de Gmail
En el panel principal de Gmail podremos encontrar los siguientes elementos: • • • • • • • • • •

Los accesos a las distintas Aplicaciones de Google que tenemos acceso por poseer una cuenta. La dirección desde la que estamos accediendo. Gmail permite multisesión (se explica más tarde). Acceso a la Configuración de Gmail, a la Ayuda y el botón para Salir (muy importante salir de la cuenta cuando se utiliza un ordenador compartido). La barra de búsqueda de mensajes. En la parte central, acceso a los correos. En este caso a los tres mensajes Recibidos. Estos tres mensajes son los que recibimos, por defecto, al crearnos una cuenta. En la columna de la izquierda vemos el acceso al Correo, a los Contactos o a las Tareas. En botón para Redactar un mensaje. Acceso a los mensajes por tipo o por etiquetas. Podemos crear etiquetas para relacionar un mensaje con todas las etiquetas que queramos. Acceso al Buzz. Un sistema de mensajes público relacionados con temas o preguntas que se hagan. Acceso al Talk, la función de Chat de Google. Podremos chatear con nuestros contactos si están conectados, y nos hayamos autorizado hacerlo.

Las aplicaciones de Chat u Buzz vienen activadas, podemos desactivarlas en cualquier momento.

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Configuración de Gmail
En el correo de Gmail se pueden configurar muchos parámetros. Sólo tenemos que leer los aspectos que se pueden configurar y aceptar la opción que más nos guste.

Vamos a comentar por encima los más destacados: • GENERAL o Vista de Conversación nos muestra agrupados los mensajes relacionados entre sí. o Mi imagen podemos relacionar una imagen para que ver cuando mandamos un correo. o Firma que ya en el campo de texto cuando escribimos un correo. o Respuesta automática que mandará nuestro ordenador en cuanto reciba un mensaje de correo. ETIQUETAS o Aquí podremos crear más etiquetas, decir cuáles queremos mostrar, ocultar o eliminar. La función etiquetas es muy interesante pues podemos hacer que un mensaje tenga todas las etiquetas que queremos, para organizarlo mejor. Por ejemplo, recibimos un correo de un compañero que en el mismo mensaje nos habla de un tema de coordinación, de un tema que salió en el claustro y además nos manda el acta de una reunión de departamento. Con la función etiquetas, a ese mismo mensaje le podré poner tres etiquetas y estará accesible en tres sitios, sin olvidarnos de la barra de búsqueda de mensajes. CUENTAS E IMPORTACIONES o Importar correo y contactos. o Enviar correo como. Nos da la opción de mandar correo con este panel, pero lo hace con otra de nuestras cuentas. o Comprobar correo mediante POP3. Nos permite leer otras cuentas de correo en nuestra cuenta Gmail. o Concede acceso a tu cuenta. Nos permite dar permiso a otro usuario para que acceda a nuestra cuenta, sin darle nuestra clave. FILTROS o Nos permite crear filtros para que nuestro correo se organice en cuanto llegue. REENVIO Y CORREO POP/IMAP o Reenvio nos permite reenviar el correo de Gmail a otra cuenta. También lo podemos hacer con determinados correos con un filtro. o Descarga correo POP. Nos permite configurar el correo Gmail para poder descargarlo en algún programa lector de correo. CHAT o Nos permite hacer configuraciones en el Chat.

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CLIPS DE LA WEB o Son las noticias que aparecen por encima de recibidos. Podemos configurar qué recibir o desactivarlo. LABS o Es el laboratorio de Google y nos permite instalar herramientas adicionales al navegador. PRIORITARIOS o Nos permite activar este servicio para priorizar los mensajes que recibimos. SIN CONEXIÓN o Sistema para acceder al correo desde un determinado ordenador (tenemos que sincronizar la cuenta con él), cuando no haya conexión a Internet. TEMAS o Nos permite cambiar la apariencia de nuestro Gmail. Es interesante que sea un espacio personal y cómodo de trabajo. BUZZ o Nos permite gestionar la herramienta de Buzz y relacionarla con otras aplicaciones externas de red social.

Activación de la multisesión de correo Gmail
En la parte superior derecha nos aparece con qué usuario estamos conectados a Gmail, pero si tenemos más de una cuenta y no queremos estar saliendo y entrada de una cuenta a otra podemos utilizar la multisesión. Os recomiendo tener más de un usuario en Gmail. Yo personalmente tengo una cuenta personal y otra para la clase y cambio de cuenta usando la multisesión. Para activar la multisesión tenéis que ir a la configuración de Google (no es la misma que la configuración de Gmail). Para ello vais a La Web (en el acceso a otras aplicaciones, parte superior izquierda). Luego a Configuración y Configuración de Cuenta de Google.

Este es el penal de todas las cosas que hemos usado de Google y ahí tenemos el Inicio de Sesión Múltiple.

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Raúl Diego Obregón ________________________________________________________________________________________________ Damos a Editar, ahí damos a Activado, Aceptamos las condiciones y damos a Guardar. Cuando salgamos de esa pantalla veremos que a la derecha de nuestra dirección de correo ha salido una flecha hacia abajo indicándonos que podemos acceder con otra cuenta.

Buscar cualquier correo en Gmail
Junto al logotipo de Gmail encontramos la barra de búsqueda, que nos permite buscar en cualquier momento: en el CORREO o en la WEB. Es muy interesante pues encuentra cualquier correo que nos interesa con saber sólo el destinatario o cualquier tema tratado dentro del mail (sólo tendremos que recordar alguna palabra del texto).

Con la Opción de búsqueda, esta será más potente.

Correo en Gmail
Cuando llegamos a la aplicación, por defecto, nos aparece el correo Entrante. Dicho correo lo podemos: • • • • • Archivar (si ya lo hemos leído y queremos guardarlo, recordad el gran espacio de tiene la cuenta). Marcar como SPAM, si es un correo de algún destinatario que no queremos recibir. Eliminar. Mover a alguna lugar (cualquiera de las etiquetas que tenemos creadas, spam, papelera,…). Etiquetas. Con esta opción podemos etiquetar el correo con cuantas etiquetas queramos. Es bueno crear muchas etiquetas: claustro, coordinación, dirección, familias,…o con los nombres de nuestros alumnos. Es interesante que se pueda dar cuantas etiquetas queramos a los mails. Imaginad recibir un mail que se tuviera que guardar en varias carpetas, al guardarse por etiquetas, eso se puede. Más opciones. Marcar todos como leídos, añadir a las tareas por realizar…

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Para crear nuevo correo.
Sólo tenemos que hacer click en REDACTAR y rellenar los campos que nos interesan. Recordad que la diferencia entre CC y CCO es que CC: es mandar una copia del mail y CCO: es mandar una copia oculta del mail. Es interesante, que si vais a mandar muchos el correo a muchos contactos, que os acostumbréis a hacerlo desde el campo CCO, sólo tenéis que hacer click en él para activarlo. En los campos Para, Añadir CC y Añadir CCO, sólo tenemos que comenzar a escribir la letra de nuestro contacto para que rápidamente lo reconozca y podamos añadir. Los archivos se pueden adjuntar desde el botón Adjuntar un archivo y cogiendo un archivo y soltándolo en esa zona de la pantalla.

Opciones de lectura de un correo.
• Los correos los podemos marcar con Destacados, con la estrella superior izquierda. Podemos ver los detalles del destinatario, mostrar detalles. Responder o reenviar el correo. Invitar a ese usuario para que nos aparezca a la columna del chat y así poder chatear con él, cuando esté conectado/a. Y luego las opciones de correo que ya hemos visto.

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En la columna de la izquierda, encontramos las etiquetas de tal forma que podemos acceder a ellas muy rápidamente. Si no se ven todas, se da al despegable. Podemos también administrar las etiquetas o crear nuevas.

Contactos de Gmail
Si accedemos a Contactos nos aparecerán todos los contactos que tenemos almacenados. Hay que recordar que Gmail guarda la dirección de cualquier mensaje recibido para que posteriormente la podamos usar o editar con más información. Al acceder a Contactos la columna de la izquierda se reemplazará por otra que tiene relación con los contactos. En ella encontraré la forma agregar un nuevo contacto con contacto nuevo, ver mis contactos (los guardados por mí), ver otros contactos (los almacenados por el propio programa). También podrémos crear nuevos grupos, opción muy interesante para agrupar a los alumnos de las clases, las compañeros…(otra vez nos da la posibilidad de que un contacto forme parte de varios grupos).

Crear nuevo contacto.
Si creamos un contacto nuevo nos aparece una ventana, como la que tenemos en la parte superior, que nos permite añadir todos los datos que vemos y muchos más que accederemos a ellos en la función Añadir. Antes de guardar el contacto con el botón Añadir a Mis contactos, podremos guardarlo en un Grupo y si no lo tenemos creado, crearlo en ese momento con Crear nuevo. En cualquier momento podemos editar la información de un contacto o agregarlo a un grupo. Esa función de agregar contactos a grupos se puede hacer con varios contactos a la vez.

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Guardar un contacto en la agenda desde un mensaje.
Una forma interesante de que todos los alumnos tengan las direcciones de sus compañeros para luego poder usar esas direcciones a la hora de compartir: información, trabajos, tareas… es que nosotros les mandemos ya todas las direcciones en un fichero exportado de direcciones. Para ello les pediremos que nos manden un mail a nuestro correo. Una vez recibido, guardaremos su dirección en nuestra agenda de contactos. Con los contactos los agruparemos en grupos y luego exportaremos ese grupo y mandaremos el fichero exportado en un correo para que ellos sólo tengan que importarlo. Guardar la dirección en la lista desde un correo. Accedemos al correo, luego a la flecha derecha (es desplegable) y luego a Añadir a Lista de Contactos.

Guardar los contactos en un grupo. Accedemos a los Contactos, luego a Mis Contactos. Allí seleccionamos todos los contactos que queramos agrupar en un grupo. Seleccionamos el grupo que queremos vincular contactos, si no está creado lo creamos antes y luego hacemos click en Aplicar. Aparecerá las etiquetas de los grupos a los que pertenezca ese contacto.

Exportar contactos o grupos. Podemos exportar contactos o grupos yendo a Contactos, Mis contactos, Más acciones, Exportar.

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Raúl Diego Obregón ________________________________________________________________________________________________ Allí nos preguntará qué queremos exportar y en qué formato. Os recomiendo que exportéis grupos, para no mandar a nuestros alumnos todas las direcciones de nuestro listado. Os recomiendo el formato CSV de Google, pues lo vais a exportar a otra cuenta Google.

Importar contactos o grupos. Una vez hayamos exportado los contactos, en un mensaje les adjuntamos el fichero resultante de la exportación. Ya tenéis contactos y grupos por lo que sólo tenéis que poner en el campo Para, CC o CCO la primera letra del grupo (para el ejemplo Compañeros, la letra C) y saldrá el grupo en la pantalla, lo seleccionamos y nos pondrá las direcciones de todos sus miembros. Cuando lo reciban, tendrán que ir a Contactos, Mis contactos, Más acciones, Importar o a Contactos, Importar contactos.

Tareas de Gmail
Es una herramienta para generar Tareas a realizar y ver el vencimiento que tiene esas tareas. Si puede usar de agenda.

Chat de Gmail
Es una herramienta para conversar con los contactos que os hayáis autorizado la conversación mientras estáis conectados. Muy buena herramienta para que los alumnos se pregunten dudas, nos las pregunten a nosotros. La herramienta permite: • • • • Una conversación escrita. Una conversación hablada. Una vídeoconferencia. O agregar a cuentas personas queremos a la conversación.

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Raúl Diego Obregón ________________________________________________________________________________________________

Buzz de Gmail
Es una red social que Google agregó en el servicio de Gmail, con la excusa de ser herramientas para el intercambio de hipervínculos, fotos, videos y actualizaciones. El sentido de Buzz es compartir enlaces que se encuentran en la red o crear temas de conversación de los cuales se guardan públicamente todo el historial de mensajes. Es muy interesante para compartir información que encuentren en la red y que debatan sobre lo que encuentran. Podemos ver un vídeo que lo explica cuando accedemos a él.

Raúl Diego Obregón www.rauldiego.es correo@rauldiego.es

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