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U N I V E R S I D A D D E

SAN MARTIN DE PORRES

FACULTAD DE
CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN,
TURISMO Y PSICOLOGÍA

ESCUELA PROFESIONAL DE TURISMO


Y HOTELERIA

CURSO:
Contabilidad II
Contabilidad en las Agencias de
Viajes

PROFESORA: Daysi Zavala Valladares.

INTEGRANTES:

• Castillo Albarracín, Iliana.


• Huarcaya Ríos, Sandra.
• Moquillaza Ahuanari, Leslye.
• Rodas Tupia, Luciana.
• Valdez Diaz, Roxana.
I. INTRODUCCION

La demanda en el sector turístico se incremento enormemente por los distintos


cambios que se produjeron a través de los años. Por ello se tuvo la necesidad
de organizar a la actividad para que no sea depredada por el turismo de
masas; es así que se empezaron a presentar las primeras agencias de viajes
que se encargaban de organizar los viajes de una manera en que el turista que
compraba su producto no se perdiera de nada de lo que les ofrecía el lugar que
visitaban y al no tenerse que preocupar por su hospedaje o alimentación podía
relajarse totalmente ya que sabia que alguien se ocupaba de todo por él.

Las agencias de viajes son organismos económicos que se forman para ofrecer
al público los servicios que requieren para realizar su viaje, se dedica a poner
en el mercado productos que se especializan en el sector turístico, ofrecen el
servicio de transporte, alimentación, hospedaje, entre otros.
La venta de los productos que ellos brindan al público puede ser en manera
conjunta, es decir un paquete o programa, o en forma desglosada en la que los
servicios se dan separado uno de otros.

Para resumir, las diferentes categorías de operadoras de viajes son las


siguientes:

1.- Operadores minoristas:

Son los operadores de viajes que tratan directamente con el público. Ellos
diseñan, operan, promocionan y venden casi exclusivamente a su propia
clientela. El minorista puede ser una agencia de viajes pequeña o una
organización con varias sucursales que venden cientos de tours. Las grandes
compañías pueden ofrecer sus tours a otros agentes y pagarles comisión. Las
pequeñas empresas pueden aceptar reservaciones de otros agentes según su
propio criterio. Aun cuando hay una regla tacita sobre el hecho de que los
agentes pueden reservar para sus para sus clientes cualquier tour que se
anuncie, existen varias razones por las que esto no se practica como regla
general. En primer lugar, el operador minorista puede ya tener el núcleo de un
grupo y solo esta haciendo publicidad para ampliar un poco el negocio. En
segundo lugar, muchos agentes titubean para reservar para sus clientes con
otro minorista porque temen perder cualquier negocio de repetición puesto que
los operadores minoristas automáticamente añadirán el nombre y la dirección
del cliente a su lista de correos.

2.- Operadores Mayoristas: Son los operadores de tours que no tratan


directamente con el público (También se conocen como únicamente
mayoristas). Estas compañías diseñan y operan viajes exclusivamente para su
venta por medio de agentes de viajes. No aceptan reservaciones directas y
evitan el contacto de las ventas directas con el público. Aquellos operadores
que se especializan en GIT´s (viajes de grupo todo incluido) seleccionan las
aerolíneas de apoyo, pero la decisión final depende del cliente y del agente de
viajes. Un mayorista directo opera viajes desde su origen por medio de sus
propias oficinas o a través de contratistas locales. Tanto minoristas como
mayoristas arman y promueven tours a través de sus propias oficinas y las de
otros agentes de viajes.

3.- Contratistas generales de tours: Son los operadores de viajes que no arman
ni promueven sus propios tours. Ellos presentan reservaciones a mayoristas o
contratistas locales. Los departamentos de tours de las aerolíneas, las
cooperativas, los grupos afines y las organizaciones no lucrativas se agrupan
en esta categoría.

4.- Contratista de tours locales: Son los operadores locales de viajes que
proporcionan los servicios que requieren todas las demás categorías (cuando
estos no tienen oficinas locales, o cuando tratan directamente con los hoteles).
Los contratistas locales aseguran reservan, coordinan, supervisan y manejan
pagos por todos los servicios en su área. Sus servicios son invaluables para
una operación eficiente y exitosa ya sea de un grupo o un FIT (Inclusive Tour al
extranjero)

Para la venta de servicios turísticos se tienen que tener en cuenta varios


aspectos para su comercialización, Primero se debe identificar que tipo de
mercancía se va a ofrecer, sabiendo esto uno podrá conocer todos los detalles
del producto en este caso serian los atractivos turísticos, hospedajes,
transportes, tiempos y el costo de este. Después se debe instruir al vendedor
sobre su objetivo y como venderle al cliente, el vendedor debe conocer todo
acerca del producto para que el cliente se vaya satisfecho y opte por lo que se
ofrece ya que este es la imagen de la empresa y si no esta correctamente
preparado los clientes sentirán inseguridad de la agencia, para ello el vendedor
tiene que ser capacitado para que pueda solucionar cualquier percance que se
le presente y sepa cubrir cualquier duda del cliente. En tercer lugar esta la
operación de la venta, esta viene a ser la puesta en el mercado en esta parte la
agencia ya tiene establecido el costo del paquete con su margen de ganancia
tanto de la agencia como del vendedor. A esta ganancia se le tiene que sacar
el 19% que se paga de IGV que viene a ser el Impuesto General a las Ventas,
al hacer este proceso se conocerá recién el margen neto de la ganancia. A
parte de esto se debe considerar otros gastos que tiene la agencia como el
pago por los servicios de luz, teléfono o el salario de los empleados al ser
deducidos se obtiene el beneficio de la operación, a esto se le conoce como
Direct Costing o Costes Directos; también hay costes indirectos que son la
publicidad, materiales, entre otras.

Para el correcto funcionamiento de una agencia se deben tener en cuenta el


análisis FODA que es una planeación estratégica para que la empresa sepa en
que esta fallando y cuales son sus fortalezas para cambiarlas y llevar un buen
control de la empresa. Las fortalezas que deben poseer las agencias son :
Tener proximidad al usuario, control y acceso a medios de búsqueda y consulta
de información, función intermediaria y consultora de cara al usuario final,
flexibilidad para adaptarse a nuevos servicios y necesidades, abaratamiento de
las comunicaciones y acceso a mayor número de productos y ofertas a través
de GDS, mejora de la formación de los empleados, surgimiento de empresas
especializadas adaptadas a las nuevas tendencias del mercado, amplia
distribución territorial a través de todo el territorio nacional, fuertes barreras de
entrada, tanto por motivos legislativos como por la complejidad en la
distribución de determinados tipos de productos. Las oportunidades son el
aprovechamiento de las nuevas tecnologías para abaratar costos y mejorar la
comunicación, crecimiento del turismo doméstico, con incrementos importantes
de viajes de media y larga distancia, disponibilidad de trabajadores con mejor
formación, incremento de productos y destinos turísticos que hacen más
compleja la elección, buena coyuntura económica, aumento del tamaño del
mercado y mejora de las características del mismo como consecuencia de la
reducción de la estacionalidad. Las debilidades que las agencias usualmente
poseen y deben cambiar son: reducida repercusión del asesoramiento
comercial para mejorar su competitividad frente a proveedores, complicada
gestión administrativa, bajo nivel de formación, márgenes muy reducidos, bajo
nivel tecnológico, baja productividad, alta rotación de empleados y directivos,
escaso enfoque de marketing. En cuanto a las amenazas que se le pueden
presentar son: recortes en las comisiones por parte de proveedores, impulso de
los proveedores en la distribución directa, surgimiento de múltiples canales
alternativos, reales y potenciales, gracias a la mejora de las
telecomunicaciones, concentración de negocio en un número reducido de
grupos empresariales, nuevos hábitos de consumo de los propios
consumidores, incrementándose la tendencia a la contratación directa.
II. TIPOS DE AGENCIAS DE VIAJES

TOUR OPERADORES:

Para crear un tour se emplea una gran cantidad de tiempo dinero y esfuerzo.
La planeación, elaboración, el cálculo del precio y la venta del producto final
requieren de habilidad, conocimientos, experiencia y visión. Los operadores de
viajes con los creadores de tours. El tour es producto de su imaginación, sus
ideas, su iniciativa y su trabajo. Los operadores establecidos y con una
reputación hecha tienen un equipo de gran experiencia que procesa los
detalles operacionales, los cuales muchas veces ocupan un largo tiempo, y se
encargan de manejar las situaciones de emergencia. Ellos deben vender su
producto bien y manejarlo exitosamente. Los operadores de viajes pueden ser
mayoristas o minoristas. Thomas Cook Inc. Y American Express son dos
buenos ejemplos de una organización dual. Los agentes de viajes minoristas
también pueden ser sus propios operadores de viajes y vender sus tours al
mayoreo a otras agencias. Fe hecho, la mayoría de los operadores de viajes no
son sino minoristas que han alcanzado el éxito con sus propias operaciones de
tours en grupo.
La industria de las agencias de viajes se origino sobre las bases de tours en
grupo más que sobre una base minorista.

Definición:
Son la empresa que subarrienda a otras agencias y empresas a quienes paga
una comisión. En su relación con los minoristas, con operadores de viaje
mayoristas, al igual que con la línea aérea de su elección, comparten
obligaciones comunes, responsabilidades y problemas. Cada uno es una
empresa, pero en la venta y la operación de un viaje el operador es la parte
principal; las aerolíneas, los contratistas elegidos y los agentes minoristas son
los vendedores. Esta es una relación delicada debe entenderse y mantenerse
de manera apropiada.
AGENCIAS MAYORISTAS

A los operadores de viajes que no tienen trato directo con el público se les
conoce en general como mayoristas, aunque puedan ser mayoristas y
minoristas al mismo tiempo. Los mayoristas reúnen todos los elementos del
paquete de viaje. Reservan el espacio con los transportistas para las fechas
específicas; reservan habitaciones de hoteles para cada ciudad del itinerario;
solicitan alimentos para el grupo, y contratan autobuses panorámicos y
servicios de traslado en cada área. Imprimen folletos y los distribuyen en todas
las agencias de viajes. Los mayoristas dependen por completo de los agentes
de viajes minoristas para la venta de sus viajes.

Definición:
Son aquellas que proyectan, elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes
combinados para su afianzamiento. No pudiendo vender ni ofrecer su producto
al usuario. Cada mayorista trabaja directamente con los hoteles y líneas aéreas
específicas para elaborar paquetes que puedan venderse al público.

Estos paquetes son de diferente naturaleza: algunos están diseñados para


grupos y otros para individuos o parejas; otros exigen permanecer en dos o
más hoteles; otros más cuentan con especialidades como paquetes para recién
casados, paquetes para jugadores de golf o para esquiadores.

A través de su relación con los hoteles el mayorista obtiene asignación de


cierto número de habitaciones que puede vender sin verificar con el hotel.
Además, al mayorista que ha establecido una línea de crédito con el hotel no
se le pide hacer un depósito por anticipado. El mayorista expide un cupón a la
agencia de viajes (minorista) y ésta a su vez, la entrega al cliente. El huésped
presenta el cupón al momento del check in y éste lo usa posteriormente para
facturar al mayorista y luego, el mayorista le factura al minorista.

Desde luego, los mayoristas deben aumentar el costo de los arreglos de viaje
para cubrir sus costos, las comisiones que pagan a los agentes y obtener
utilidades. Pero, un con este aumento, los clientes se benefician con las tarifas
de grupo que se usan en todo el viaje. El concesionario, quien garantiza el
cupo lleno de un autobús para traslados a hoteles y recorridos panorámicos,
cobra menos por persona ya que hay un ahorro sustancial en lo que gastaría si
tuviera que usar automóviles o limusinas privadas para transportar a un
pequeño número de pasajeros. Por lo tanto, los mayoristas deben contar deben
contar con minio de 15 personas (algunos exigen 35) para cada salida de viaje.
Los mayoristas de lujo, los más costosos, pueden recuperar sus gastos con
grupos de 10 a más personas.

Estos grupos se forman con los clientes que adquieren el tour en las agencias
de viajes. Los miembros de estos grupos deben reunirse en la ciudad de salida;
por lo general Nueva York (JFK), Toronto o Montreal si es un viaje a Europa;
Los , San Francisco o Seattle si es Hawai, el Oriente y el Pacífico; Nueva Cork
o Miami si son viajes al Caribe o Sudamérica; Nueva Cork, Chicago, Nueva
Orleáns, San Antonio.

AGENCIAS MINORISTAS

Definición:
Como se sabe existen dos tipos de agencias de viajes de acuerdo a su
función, una es la productora y el otro tipo de agencia es la que cumple con la
función de intermediaria. La agencia minorista tiene la función de vender
directamente al público consumidor del servicio, esta únicamente se encarga
de promocionar con todas las personas que desean saber sobre lo que se
ofrece. La mercancía que pone en el mercado es variado ya que puede vender
los paquetes y programas ya organizados por la mayorista o los servicios de
manera desglosada haciendo el contacto directamente con el prestatario del
servicio dependiendo de las necesidades o preferencias del cliente, basándose
en eso se seleccionara el tipo de servicio que se brindará.
La agencia minorista debe sacar un margen de ganancia por cada venta que
realiza, el operador o la agencia mayorista, dependiendo el caso, son los que
ponen el porcentaje de comisión para la minorista esta puede variar entre 10 a
15% según como lo decidan los prestatarios de servicios. Estos también
pueden optar por darle el costo neto del paquete para que la minorista
determine cuanto desea ganar, a esto se le conoce como utilidad, ellos deciden
su porcentaje de ganancia y esto variada el precio del paquete. El vendedor, es
decir quien realizo la venta, recibe una comisión al igual que la empresa esta
va desde los 5 dólares y es determinado por los prestatarios. Hay ocasiones en
que las agencias que elaboran el producto le dan al minorista una competencia
desleal al ofrecerle al vendedor una comisión mayor con la condición que esta
no la venda a través del minorista y así esa agencia quedarse con una mayor
parte de la ganancia.

III. DOCUMENTOS DE RESPALDO ECONOMICO

El Recibo

Los recibos son los documentos mediante los que la persona que los elabora y
los da, reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que
acepta el recibo.
Generalmente los recibos van en talonarios y constan de dos partes:
 El recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona que efectúa el
pago como justificante del mismo.

 La matriz, que queda en el talonario y contiene datos esenciales del


recibo, como el número, el nombre del pagador, la cantidad pagada y el
motivo del pago.

No existe un modelo oficial de recibo, por lo que cada empresa deberá elaborar
los suyos propios. En el recibo deberán figurar los siguientes datos: número de
recibo, nombre de la persona o empresa que entrega el dinero, cantidad de
dinero, en letra y número, concepto por el que se paga, lugar y fecha de
expedición del recibo y nombre y firma de la persona que recibe el dinero.
La Factura

La factura es el documento que justifica legalmente una operación de


compraventa y se confecciona ajustándose a los datos de loa albaranes y a las
notas de pedido.
Será emitida por el vendedor de los bienes.

Normativa sobre la factura

En la factura aparecen una serie de datos con carácter obligatorio, como son:
 Datos del proveedor o suministrador del bien, es decir, de quien vende.

 Fecha de factura.

 Número de factura.

 Datos del cliente o adquiriente del bien, es decir, de quien compra.

 Número de unidades entregadas de cada bien.

 Precio unitario de cada bien.

 Diversos conceptos relacionados con la operación (gastos, descuentos,


impuestos…).

Los datos obligatorios son los que aparecen en el Real Decreto 2402/1985,
BOE de 30 de diciembre:
 Importe total de la operación de compraventa.

 Condiciones de pago del importe total de la operación.

La práctica ha ido configurando el modo de emitir las facturas a través de una


serie de normas que habrá que adaptar siempre a las características de las
empresas:
 Cuando las operaciones son repetitivas, lo normal es incluir en una sola
factura la totalidad de las operaciones realizadas por un mismo
destinatario, permitiéndose, como máximo, las realizadas por un
periodo de un mes.

 Se admite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan


diferentes operaciones. En este caso deben constar separadamente los
conceptos, la contraprestación, el tipo impositivo y la cuota de cada
operación.

 En las ventas al por menor, bastara con poner, a continuación del precio
la expresión “IVA incluido”.

Expedición, copia, conservación y registro de las facturas

Las facturas deben expedirse en el acto, o bien cuando el destinatario sea


empresario o profesional, en el plazo de treinta días desde el devengo o el
ultimo día del mes, cuando se facture por meses. Deberán entregarse al
destinatario en el mismo momento de la expedición o bien dentro de los treinta
días hábiles siguientes.
El vendedor debe expedir un original de cada factura emitida, ticket o vale,
pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios, o en
caso de pérdida del original, con la expresión sobrescrita “duplicado”.
Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, ticket o vales
durante seis años contados a partir de la expiración del plazo, si bien se puede
sustituir por películas microfilmadas o cintas magnéticas de dicho documento.
Los profesionales y empresarios que realicen operaciones para quienes no
tengan la consideración de tales, o no actúen en ese momento con dicha
condición, no podrán sustituir la factura por un talonario de vales numerados o
por tickets expedidos por maquinas registradoras.
Los profesionales y empresarios sujetos a llevar obligatoriamente dos libros de
registros: el libro registro de facturas emitidas y el libro registro de facturas
recibidas.

Conceptos incluidos en las facturas

Cuando se realiza una compra, se negocia uno de los aspectos relacionados


con la operación, que posteriormente aparecerán en la factura. Entre ellos, los
más habituales son:
 Gastos de compras: todos los gastos ocasionados por la adquisición del
servicio:

 Los portes: están grabados al mismo tipo impositivo del genero

 Los seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía.

Suponiendo que en una factura existan artículos sujetos a tipos impositivos


diferentes, debemos prorratearlos entre los distintos artículos.
Descuentos: son disminuciones sobre precio con el que están marcados los
artículos. Podemos distinguir varios artículos:
 Descuentos comerciales, son disminuciones conseguidas por rebajas o
negociaciones con el proveedor.

 Descuentos comerciales, se conceden para abonar rápidamente el


importe de la compra.

 Descuentos por cantidad, se otorgan a los compradores que realizan


una gran cantidad de pedido. En el plan general contable recibe los
nombres de rappel por compras y rappel por ventas.
La factura de rectificación

Pueden surgir por errores en factura (variaciones de precios, de cantidad, de


artículos, de descuentos…) o por devoluciones de géneros.
La base imponible de la factura de rectificación es la que corresponde a las
variaciones efectuadas

Letra de Cambio

El concepto puede extraerse de sus características fundamentales.


 Es un titulo valor, puesto que, de forma literal, se incorpora al
documento un derecho autónomo, que se puede ejercer mediante su
legítima posesión.

 Es un documento formalista, ya que para su valides necesita una


forma escrita determinada.

 Es un título completo que tiene valor por sí mismo, sin necesidad en


hacer referencia a otros documentos ajenos a la letra.

 Contiene un mandato de pagar una suma de dinero en metálico, y no


en especie, a la propia orden del que lo manda o a la de un tercero,
en el mismo lugar de expedición o en otro distinto.

 Si ha sido aceptada, contiene una obligación o promesa de pago.

 Obliga solidariamente a todas las personas que ponen su firma en el


documento. Significa que todos y cada uno de los deudores
cambiarios están obligados a pagar íntegramente al tenedor el
importe de la deuda cambiaria.
Partiendo de estos caracteres, podemos definirla como: titulo de crédito formal
y completo, por medio del cual una persona (librador) manda u ordena a otra
(librado) el pago de una cierta cantidad de dinero, en lugar y fechas
determinados, a la orden del mandante o de un tercero (tomador) quedando
obligados solidariamente los firmantes.

Función económica de la letra.

Actualmente cumple diversas funciones económicas:


 Sirve como medio de pago, evitando el uso de dinero en metálico.
Una misma letra pude servir para pagar varias deudas
sucesivamente.

 Es también un instrumento de concesión de crédito: en la


compraventa de mercancías, el vendedor emite una letra, retrasando
el vencimiento de la misma, con el fin de que el comprador tenga
tiempo de revender los géneros y con su producto pueda atender el
pago de la letra. Entre tanto, la letra sirve de garantía al vendedor,
quien puede descontarla en el caso del que necesite el efectivo. Y en
los créditos de aceptación, el banco acepta una letra firmada por un
cliente suyo, para que éste obtenga dinero en efectivo mediante su
descuento en otro banco.

 Sirve para obtener dinero mediante el descuento en una entidad


bancaria.

 Permite obtener beneficios a las entidades bancarias, porque cuando


esas anticipan el importe a los cedentes de las letras, les descuenta
previamente una comisión, más los intereses por el tiempo que falta
hasta el vencimiento.

El Cheque
Los cheques son documentos que contienen una orden de pagar una
determinada cantidad de dinero. Partiendo de sus características, los podemos
definir como: título de valor por medio del cual una persona manda u ordena
una cantidad de crédito al pago de una cierta cantidad de dinero que
previamente esté en poder de aquella, a la orden del mandante o de un tercero,
quedando con ella obligados solidariamente todos los firmantes.
El cheque es una forma de disponer de nuestros fondos, ya que podemos
complementarlo y exigir al banco que nos los pague en caja y, también una
forma de pago, ya que podemos entregarlo a un tercero como si se tratase de
dinero.

Persona que intervienen en el cheque:


Librado: es el banco o entidad de crédito que ha de pagar el cheque a su
presentación con cargo a los fondos del librador.
Librador: es la persona que dispone de los fondos de la cuenta. Es
imprescindible que aparezca su firma de puño y la letra en el cheque.
Tomador: es la persona que tiene que recibir el importe del cheque.

Forma de cheque

En el cheque deben de aparecer los siguientes datos:


 Nombre y domicilio del librado.

 Número de cuenta que el librador tiene en el banco librado.

 Cantidad expresada en cifras.

 Indicación del tomador.

 Cantidad expresada en letras.

 Lugar y fecha de expedición.

 Firma del librador.


 Número de serie.

Formas de emitir un cheque

La forma de emisión de un cheque va determinar quién es su tenedor, y puede


hacerse de tres formas:
 Al portador. Son los cheques que llevan esta expresión. Deben
pagarse a la persona que lo presente al cobro.

 Nominativos. Se emiten a favor de una persona determinada, que es


la que debe cobrarlos.

 A la orden. Son los que indican una persona determinada con


cláusula “a la orden”.

Circuitos Administrativos

Idealmente, la mejor gestión comercial de una agencia sería cobrar todos los
servicios al contado. Pero esto no siempre se da.
El cliente, en función de su comisión, tendrá la forma de pago. La empresa,
solicitará los pagos atrasados a 30, 60 y/o 90 días, mientras que el particular
abonara los servicios antes de la fecha de salida.
Antes de iniciar todo el proceso de una reserva, se solicitará al cliente, sea de
la condición que sea, como piensa abonar los servicios solicitados.
Puede indicar o proponer hacerlo de las siguientes formas:

 Contado: mediante dinero en efectivo, cheque al portador, parte en


efectivo, tarjeta de crédito, cheque de viajero.

 Crédito: cargando en la cuenta que tiene la empresa, parte a crédito


y parte billetes en tarjeta de crédito o, con tarjeta de crédito.

Observemos que, tanto si el pago es al contado o a crédito se puede dar el


pago hecho con una tarjeta de crédito.
Sea como sea, la forma elegida para el pago, hemos de prever diferentes
aspectos:

 Plazo de la reserva y probables gastos por cancelación.

 Cobertura como garantía, de cantidades que nos permitan hacer


frente a los probables gastos.

 Conocimientos de las pérdidas que se pueden llegar a producir, en


la aceptación de un pago, mediante cheque o talón no registrado,
tarjeta de crédito no verificada y perdida por las retenciones de
comisiones bancarias que tienen las tarjetas de crédito. Recordemos
que, tan solo el pago de las reservas aéreas con compañías IATA,
está exento.

De otra parte, el pago con tarjetas de crédito puede dar con riesgos
complementarios, si estos no son aceptados. Recordemos finalmente, la
obligatoriedad de solicitar autorización, de los importes de las tarjetas.
En la relación con otorgar pagos a crédito tener mucho cuidado. Dar crédito a
cualquiera a 30, 60 y hasta de 90 días, sin recargos.
Excepción hecha, de que las agencias de viajes dispongan de un flujo de
efectivo muy elevado, aceptar estas condiciones, pueden dar una muy alta
facturación mes/año, con mínima o nula rentabilidad.

Crédito con bonos “full credit”

Mucha atención con los pagos de los clientes, mediante bonos full credit. El
bono full credit cubre todos los gastos hechos por un cliente dentro de un
mismo establecimiento. Pero muchas veces no se recuerda que se ha hecho o
se ha consumido. Un cobro derivado meses más tarde, puede ser que el cliente
renuncie al pago, argumento no haber hecho uso de los cargos reflejados.
Quien solicite un full credit, deberá firmar todas las notas de cargos, la factura
del proveedor deberá acompañar estas notas o fotocopias de las mismas. La
agencia debería de negociar antes con el cliente que desee un full credit, que le
cobrará un porcentaje por encima de la factura del proveedor.
Pensar que un full credit puede, no hacerse nunca efectivo. El ejecutivo que lo
utilizó, ya no trabaja en la empresa, y esta no quiere hacerse responsable de
unos gastos que no le pertenecen. En muchos casos los establecimientos
otorgan full credit para cantidades previamente limitadas.
Con todo el razonamiento anterior, se debe suponer, que no es rentable
trabajar con tarjeta de crédito. Por contrapartida, debemos tener bien presentes
las dos grandes marcas de tarjetas de crédito que, a su vez, ofrece servicios
turísticos. Ambas, revierten sus márgenes, vender programas turísticos sin
poder aceptar las tarjetas de crédito.
Lo que sería preciso hacer, es desviar el pago con tarjetas de crédito hacia
productos o paquetes turísticos que, generados por nosotros, nos permitan
obtener unos márgenes de beneficio por encima de los márgenes de comisión
que se nos resten de las ventas vía tarjeta, siempre teniendo en cuenta, que
las reservas aéreas podrán ser hechas efectivas vía UATP/CCCF. Si
trabajando no obstante con tarifas especiales, se deberá consultar con la
compañía si aceptan el UATP para estas tarifas. Las plazas chárter no tienen
ese tratamiento.
También conviene recomendar al cliente, el uso de tarjetas que tengan
retenciones por comisión mas bajas, al tiempo que mayores garantías que se
refieren a las coberturas del seguro, que favorecen a ambos, agencia y cliente.
Al tiempo recordar que, en función del volumen de ventas a través de tarjetas
de crédito, se obtiene reducciones en las comisiones reducidas, y también que,
una agencia que tenga los carteles anunciadores de las tarjetas de crédito de
forma visible, no puede dejar de aceptar un pago por este procedimiento, pero
tampoco puede cargar importes extras.
Por último, recordar la obligatoriedad de solicitar, siempre el código de
aceptación de la tarjeta.
Cierre de la venta y facturación

La última etapa en la gestión de la venta será el cierre definitivo de la misma.


Cobro del pago final y entrega de documentación. Contablemente es el
momento de gestionar el cierre de slip de facturación.
Actualmente es cada vez más frecuente que las agencias utilicen para sus
expedientes, una hoja donde a la vez de reflejar los datos del cliente y de la
reserva, se puedan hacer los asentamientos contables que permitan el cierre
de slip.
Así, el expediente slip será el documento contable de trabajo que permitirá
dejar constancia de la reserva al tiempo que quedarán registrados todos los
datos, números de bonos y billetes.
Si el expediente tiene un soporte contable, se deberán simplemente especificar
las valoraciones de las compras y los precios asignados a las ventas.
Si el expediente tiene un soporte contable, será su vez slip y para
cumplimentarlo, se deberá disponer de un plan general de contabilidad donde
se expresará cada proveedor con su número contable, y también el número del
cliente.
Un plan general contable suele otorgar números de cuentas a:
Cuentas proveedores: 400. 000
Cuentas clientes: 430. 000

IV. Requisitos Legales

La apertura de una agencia de viajes requiere, en primer lugar, una


autorización otorgada por una administración turística competente, con
cumplimiento de una serie de requisitos. Algunos de estos requisitos son los
siguientes:
 Forma jurídica de sociedad anónima o de sociedad de
responsabilidad limitada.
 Tener un capital mínimo desembolsado dependiendo a que tipo
de agencia pertenece.

 Deberán mantener y constituir una fianza que podrá ser:

Fianza individual: mediante aval bancario, póliza de acción o


títulos de emisión.

El proceso Contable:

El principio contable de “empresa en funcionamiento” transmite la idea de que


la gestión de la empresa tiene una duración ilimitada.
Es lógico pensar que cualquier usuario de la información contable, puede
necesitar con cierta periodicidad conocer el resultado y la situación económica
financiera de la empresa.
Todo el proceso va enfocado a ofrecer una situación sintética de la empresa en
períodos más o menos cortos, de acuerdo con las distintas necesidades de
información.
Estos periodos de tiempo tienen una duración establecida de un año, están
determinados por otra parte por la legislación mercantil. Esta legislación obliga
a las empresas a elaborar sus cuentas anuales, consecuentemente obliga a
determinar el resultado y formular el balance de situación para períodos de
tiempo no superiores al año. El periodo limitado en una temporalidad puede
coincidir o no con el año natural; se le denomina ejercicio económico. Cabe
destacar que en las empresas turísticas suele coincidir con el año natural.
Por ciclo contable se entiende como el proceso mediante el cual se registran
todas las operaciones realizadas por la empresa en el ejercicio económico. El
ciclo contable tiene la finalidad de determinar el resultado de la misma y
conocer su situación económico – financiera.

SUMAS SALDOS
Nº CUENTAS DEL MAYOR
DEBE HABER
102 CAPITAL 150.000 150.000
DEUDAS A L/P C
170 30.000 30.000
ENTIDADES
220 TERRENOS Y BIENES 20.000 20.000
221 CONSTRUCCIONES 80.000 80.000
226 MOBILIARIO 30.000 30.000
ELEMENTOS DE
228 10.000 10.000
TRANSPORTE
229 OTRO INMOVILIZADO 5.000 5.000
310 MATERIAS PRIMAS A 2.300 2.300
311 MATERIAS PRIMAS B 1.000 1.00
400 PROVEEDORES 30.00 3.000
PROVEEDORES EF C A
401 2.000 3.000
PAGAR
523 PROVEEDORES INM, C/P 5.000 5.000
524 EFECTOS A PAGAR 3.000 9.000 6.000
570 CAJA 1.000 300 70.000
572 BANCOS 180.000 141.000 39.000
TOTALES 340.000 340.000 188.000 188.000

Desarrollo Contable:

El ciclo contable se desarrolla en cuatro etapas que integran una serie de


operaciones cronológicas.

Apertura: La etapa de apertura se corresponde con la fase de inicia de la


contabilidad para el ejercicio económico correspondiente, y consiste en la
confección de un inventario inicial o balance inicial, en el caso de que la
empresa no sea de nueva creación dicho balance coincidirá con lo realizado al
final del ejercicio económico del año anterior. El balance de apertura se
denomina así porque abre el proceso en el período contable que vamos a
registrar, constituyendo así la base del primer asiento del libro diario.
Asiento de Apertura en el libro diario: Acto seguido y recogiendo los datos
proporcionados por el balance anterior (el inventario y el balance de situación
deberán quedar registrados en el correspondiente Libro de Inventarios y
Cuentas anuales), se procederá a realizar el primer asiento en el libro diario. A
este asiento se le denomina asiento de apertura. Este asiento consiste en
cargar cada una de las cuentas de Activo y abonar cada una de las cuentas de
pasivo.

Asiento de apertura en el libro mayor: Una vez realizado el asiento de de


apertura en el libro diario procederemos a abrir las cuentas del libro mayor en
este nuevo periodo. Las cuentas que se carguen las anotaremos en la parte del
debe de nuestro libro mayor y las que se abonen en la parte del haber.

Registro: Esta etapa se extenderá a lo largo de todo el ejercicio económico


recogiendo día tras día todas las operaciones ocasionadas por la actividad de
la empresa en ese periodo. Estas operaciones se registrarán en el libro diario,
mediante los asientos. De igual forma que anteriormente hemos trasladado el
asiento de apertura al libro mayor, transcribiremos en el libro mayor las
anotaciones reflejadas en los distintos asientos, abriendo a tal efecto tantas
cuentas como sea necesario. De forma paralela a lo largo de la etapa del ciclo
contable y de forma regular es obligatorio por parte del Código de Comercio la
formulación de los correspondientes balances de comprobación con sumas y
saldos que deberán transcribirse en el Libro de inventarios y cuentas anuales.
Una vez que se han pasado los asientos del libro mayor diario al libro mayor,
podemos realizar el balance de Comprobación o Sumas. Este balance se
confecciona en base a las sumas deudoras y acreedoras que arroja cada
cuenta. El balance de comprobación de sumas y saldos, como dice sus nombre
verifica o comprueba que todos los asientos del diario han sido traspasados al
mayor. Esta comprobación, obviamente, no asegura que el traspaso es
totalmente correcto aunque podemos afirmar que hay una seguridad aceptable.
Se deberá cumplir que las sumas del debe coincidan con las sumas del haber,
e igualmente la suma de los saldos deudores con las de los acreedores.
Cierre: Una vez que se han efectuado los asientos de gestión a lo largo del
ejercicio contable, debemos proceder a la realización de las operaciones de
cierre. Se seguirá el siguiente itinerario:
Periodificación: significa en la imputación del gasto o ingreso en el momento de
tiempo en que se producen. La imputación de ingresos y gastos deberá
hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos
representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente
monetaria o financiera derivada de ellos. Por tanto los hechos económicos se
contabilizaran cuando nazca el derecho o la obligación que los mismos originan
y no cuando se produzca el cobro o el pago.

Regularización:

Asientos de ajuste: Dentro de esta tipología de asientos podemos realizar las


siguientes operaciones: rectificaciones, correcciones valorativas y
reclasificaciones. Las operaciones de rectificación consisten en la realización
de los asientos necesarios para proceder a la corrección de posibles
equivocaciones o desajustes producidos entre los saldos contables y los
importes inventariados, así como los referentes a las variaciones de
existencias. También tendremos que comprobar que los saldos contables se
correspondan con los valores derivados de la aplicación de dichas normas, de
forma que las reducciones de valor deberán reflejarse con las correcciones
valorativas que son básicamente:

Amortizaciones: Podemos definir la amortización como el registro contable de


la depreciación, por el uso o por el tiempo, de un bien del activo (inmovilizado
material). No se debe confundir la amortización del activo con la amortización
que se realiza de cantidades prestadas, en su debido momento, a bancos,
prestamistas. Los elementos que componen el inmovilizado Material: terrenos,
edificios, maquinaria, instalaciones, vehículos, equipos informáticos (a
excepción de terrenos) poseen generalmente una vida limitada ya que pierden
valor con el paso del tiempo, por lo que parece lógico que esta perdida de valor
tenga la consideración de gasto del ejercicio y que se calcule repartiendo el
valor total del activo entre los años de su vida útil estimados.

AÑO Valor UM AMORTIZACIO AMORTIZACIÓ VALOR


N ANUAL N ACUMULADA RESIDUAL
1 1.000.000 400.000 400.000 600.000
2 1.000.000 240.000 640.000 360.000
3 1.000.000 144.000 784.000 216.000
4 1.000.000 86.400 870.400 129.000
5 1.000.000 51.840 922.240 77.760

Provisiones: Las provisiones recogen las pérdidas reversibles que se pongan


de manifiesto en los elementos del activo. Se deberán dotar con cargo a las
cuentas correspondientes. Las provisiones para riesgos y gastos tienen por
objetivo fundamental, según la legislación mercantil, cubrir determinados
gastos, pérdidas o deudas, probables o ciertas, pero cuya fecha o cuyo
acaecimiento son indeterminados. Son provisiones de pasivo, distintas a las
provisiones más frecuentes, las provisiones correctoras de activo, las cuales,
aun teniendo saldo acreedor, se presentan, por lo general, en el activo con
signo negativo. Se trata, por tanto, de cuentas que van acumulando unos
determinados importes de cara al futuro, y que al hacerlo van imputándose
como gastos en la cuenta de resultados, esto es, va disminuyendo el saldo de
esta cuenta, o lo que es lo mismo, reteniendo desde el principio un posible
resultado, para así constituir un fondo con el cual hacer frente a esa obligación,
pérdida, o gasto a la que tendrá que responder la empresa en un futuro
mediato o inmediato.

Pérdidas irreversibles: Aparecen cuando se produce una depreciación de los


bienes definitiva. Se contabilizarán directamente la pérdida en las cuentas
respectivas, y abonar la cuenta que recoge el valor del bien depreciado. Las
cuentas que recojan operaciones a largo plazo en su origen, pero que en la
fecha de cierre del ejercicio su vencimiento sea en un período de tiempo
inferior al año se reclasificarán. Trasladando su saldo a cuentas de la misma
naturaleza representativa de corto plazo. El plan general contable delimita que
a largo plazo es superior a 12 meses, pero atendiendo al período de tiempo
que resta para su vencimiento desde la fecha de cierre del ejercicio.

Asientos de regularización de cuentas especulativas: En las empresas cuando


llega el final del período contable, que normalmente coincide con el año natural,
se desea conocer dos cosas: el resultado que se ha obtenido en ese periodo y
la situación auténtica de los diferentes elementos patrimoniales en ese
momento. La regularización consiste en centralizar a través de un asiento las
cuentas especulativas de gestión. Los asientos a realizar consisten en abonar
las cuentas que presenten saldo deudor con cargo a la cuenta de pérdidas y
ganancias, y cargar las cuentas de los citados grupos que presenten saldo
acreedor con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias. Una vez traspasados
estos asientos al libro mayor, obviamente se cerrarán todas las cuentas
diferenciales, solo aparecerán en el balance la cuenta de pérdidas y ganancias.

Asiento de cierre: Una vez realizados estos asientos, las cuentas quedaran
saldadas. Estos asientos registrados en el libro diario y traspasado al libro
mayor, nos permitirán conocer la situación patrimonial y los resultados de la
empresa en la fecha de cierre del ejercicio. A partir de este momento, las
cuentas registradas en el libro mayor según sea el caso, presentarán saldo
deudor o saldo acreedor, procediendo a cerrarlas mediante el denominado
asiento de cierre que consistirá en cargar todas las cuentas con saldo acreedor
y abonar todas las cuentas con saldo deudor. Por tanto, el asiento de cierre
tendrá como cargos los saldos acreedores y como abonos los saldos deudores.

Formulación de las cuentas anuales: Esta etapa es la culminación del ciclo


contable, consiste en elaborar las cuentas anuales, es decir, la formulación de
los tres documentos que las componen: balance de situación, cuenta de
perdidas y ganancias, memoria. Para ellos se utilizarán los modelos que
establece el PGC en su cuarta parte y como ya hemos estudiado deberá
reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los
resultados de la empresa.

V. Las Fuentes de Información

La labor de las agencias de viajes se inicia con un adecuado asesoramiento al


cliente. Es por eso que un buen agente de viajes debe conocer y manejar todas
las fuentes de información a su alcance, pudiendo ser mecanizados o
manuales.
Para poder brindar al cliente un valor adicional la información deberá ser clara,
concisa y veraz algo que sólo un profesional está en condiciones de brindar.
Son abundantes las fuentes de información que se utilizan es una agencia de
viajes, desde el folleto con la oferta de la empresa mayorista, hasta algún
sistema computarizado de reservas o sistema global de distribución de uso en
la actualidad, sin olvidar los propios viajes del agente, los folletos informativos o
las ventajas de Internet.

• Fuentes de información impresa

El manejo de los bancos de datos existentes, o de los elaborados por el agente


de viajes con un programa informático, proporciona en gran medida la
clasificación de la información para el asesoramiento del cliente.

Información técnica para agencias de viajes

Englobando todos los documentos que ofrecen información concreta sobre


temas prácticos de gestión y organización de viajes. Se pueden obtener por
suscripción, comprándolos y en a veces son gratuitos.
En el Transporte aéreo hallamos el World Airways Guide, publicación mensual
especializada en horarios, vuelos y líneas aéreas regulares en todo el mundo.
En el transporte ferroviario tenemos la guía Tomas Cook International
Timetable, publicación mensual con información horaria sobre trenes, barcos y
autobuses que prestan servicio dentro de Europa.
En el transporte marítimo encontramos ABC Shipping Guide, son información
variada sobre líneas marítimas regulares y de crucero mundiales.
Guías de alojamientos existen muchas: World Hotel Guide, Hotel and Travel
Index, Oficial Hotel and Guide Resort etc. todas ofrecen información sobre
tarifas y facilidades.
También hallamos información que remiten gratuitamente los prestatarios de
servicios, como horarios deseados por las diferentes compañías de transporte,
tarifarios confidenciales o no, manuales de venta enviados por las mayoristas.

Información turística general

El agente de viajes tiene a su alcance numerosas guías. Más que para su uso
práctico en el trabajo diario de un agente, el material expedido gratuitamente
por las oficinas de turismo está indicado para realizar consultas con objeto de
orientar al cliente antes y
Después de la contratación de servicios .

• Fuentes de Información Informatizada


Las agencias de viajes se vienen enfrentando en los últimos años a un
trascendental proceso de cambio motivado por la tecnología.

• Las Existencias en las agencias de viajes

Para las agencias de viajes no tiene casi ninguna importancia la gestión de


existencias, ya que las únicas existencias que hay en una agencia son el
material de oficina.
Quizás nos deberíamos platear la posibilidad de controlar los folletos
publicitarios que elaboran las mayoristas para entrar a las minoristas, gastando
grandes cantidades de dinero en ello. Pero no es lo habitual porque estos
folletos, se cargan en su totalidad como gasto de publicidad en la cuenta
“Publicidad, propaganda y Relaciones públicas”.
Las existencias si quedan se desechan, porque una vez pasada la campaña
carecen de valor. En el caso que la campaña estuviera en vigor al cierre del
ejercicio.

• Consideraciones generales

Son existencias los bienes inventariables poseídos por la empresa y destinados


generalmente a su venta en curso normal de la explotación. La venta puede
producirse tal como se han adquirido o bien después de ser transformadas en
el proceso productivo.
Pertenecen al activo circulante y se convierte en efectivo a través de su venta y
su posterior cobro a los clientes.
En las empresas comerciales las existencias fundamentalmente son las
mercancías, cuya venta sin transformación constituye el objetivo principal de su
actividad. Aunque s corriente que esta empresa tenga otras existencias
secundarias pero necesarias para el desarrollo de la misma como es el caso de
los envases, embalajes o el material de oficina.
En las empresas transformadas son existencia de materias primas y auxiliares,
los productos en curso los productos terminados, así como otros elementos
inventariables tales como los combustibles lubricantes y repuestos.
El control administrativo se realiza desde que se hace el pedido al proveedor
atravesando por la compra, recepción, almacenamiento, hasta que el bien es
entregado al cliente dando información del movimiento de unidades físicas y de
los costes asociados a cada uno de estas fases.
Ahora bien, este control es escaso, porque si se hubieran producido pérdidas o
mermas en los productos almacenados no daría información.
De las mismas, y al realizar el balance se aceptarías por buenos unos datos
incorrectos, por eso, el control administrativo deberá ser complementado por un
recuento físico en la fecha de cierre del ejercicio.

• Las cuentas de existencias en el P.G.C.


Las existencias están incluidas en el grupo del P.G.C que esta desglosado en
los siguientes subgrupos y cuentas:
30. Comerciales
300 Mercaderías A.
301 Mercaderías B.

31. Materias primas


310 Materias primas A.
311 Materias primas B.

32. Otros aprovisionamientos


320 Elementos y conjuntos incomparables
321 Combustibles
322 Repuestos
325 Materiales diversos
326 Embalajes
327 Envases
328 Materiales de oficina

33. Productos terminados


330 Productos en curso A.
331 Productos terminados B.
34. Productos terminados
340 Productos semiterminados A.
341 Productos semiterminados B.

35. Productos terminados


350 Productos terminados A.
351 Productos terminados B.

36. Subproductos, residuos y materiales recuperados


360 Subproducto A
361 Subproducto B
365 Residuos A
366 Residuos B
368 Materiales recuperados A
369 Materiales recuperados B

Recordemos que las cuentas de existencias solo registran existencias iníciales


y finales los movimientos de las mismas se contabilizan en los grupos 6 y 7.
Además de las cuentas mencionadas, en el grupo 3 aparece un subgrupo el
39, dedicado las provisiones por depreciación de existencias.

• Valoración de existencias

La valoración dada a la existencia influirá en el coste de los productos


vendidos y en consecuencia en los bienes almacenando que obtenga la
empresa.
La valoración de los bienes almacenados puede realizarse aplicando objetivos
perseguidos por la empresa. Para que la valoración sea aceptable deberá
tenerse en cuenta el principio de prudencia.

Coste histórico
Las existencias no sometidas a transformación y las existencias transformadas.

Existencias no sometidas a transformación

Cuando se trate de existencias compradas por la empresa que todavía no han


sido objeto de venta o transformación posterior, el coste histórico aplicable es
el precio de compra mas todos los costes necesarios para que la empresa
pueda disponer de las mercancías según el uso al que estén destinadas. Este
coste histórico de los productos no sometidos a transformación también es
nominado precio de adquisición.
Se entiende por precio de compra de las existencias el que figura en la factura
enviada por el proveedor, una vez deducimos los descuentos, rebajas y
bonificaciones incluidas en la factura, salvo los que tengan carácter financiero
como el descuento por pronto pago.
Entre los costes necesarios para poder disponer de las mercancías, están:
 Los de transporte y fletes de cargo del comprador.

 Los de seguros, depósito y custodia durante el transporte.

 Los de impuestos satisfechos por la compra incluido aranceles y otros


derechos de importación, siempre que no sean repercutibles a terceros.

 Los de inspección y conservación. Si son por cuenta del comprador.

En ningún caso se incluirán los intereses devengados por pago aplazado ni las
mermas ni deterioros que sufran los productos mientras están almacenados.

Existencias transformadas

Las existencias que han sido objeto de elaboración por la propia empresa se
valoran en coste histórico de sumar precio de adquisición las de materias
primas y otros materiales de costes de transformación.
La suma de los costes de adquisición y transformación también recibe el
nombre de coste de producción.
 Forman parte del coste de producción de las existencias todos los
costes directos e indirectos necesarios para llevar a cabo la misma como
son.
 Los costes de materias primas. Materiales, mano de obra y energía.

 Las amortizaciones del inmovilizado utilizado en el proceso productivo

 Otros costes indirectos, como los de suspensión, mantenimiento,


dirección y administración de la producción, limpieza, control de calidad
etc.

No se consideran costes de producción los costes ocasionados por no utilizar


toda la capacidad instalada costes de subactividad o inactividad los gastos
financieros los gastos generales de administración y dirección de la empresa ni
los de distribución y comercialización de los productos.
El cálculo del coste de producción es tarea de la contabilidad analítica de
explotación o contabilidad de costes.

• Distintos convenios de valoración de las existencias

Cuando hay inestabilidad en los precios, y las mismas existencia tienen distinto
precio de adquisición dependiendo del momento en que se compren, se
plantea el problema de cómo valorar las salidas por ventas o consumo con el
fin de poder calcular el beneficio obtenido con las mismas; y al mismo tiempo
saber el valor de las existencias finales de almacén que deberán ser incluidas
en el balance de situación.
Una posibilidad consistirá en identificar el precio de cada unidad siguiendo de
forma individual su trayectoria física y temporal pero esto no es viable en la
mayoría de los casos por antieconómico.
Por este motivo se puede recurrir a otros métodos que permitan resolver el
problema sin tener que recurrir a la identificación de las distintas partidas
compradas.
• Sistema de control de existencias

Para poder llevar un buen control de existencias, primero deberemos definir el


modelo sobre el cual vamos a trabajar esa valoración.
Existen gran variedad de sistemas para valorar las salidas de existencias:
• FIFO

• LIFO

Sistemas y procedimientos de almacenamiento, recepción y control de


existencias en agencias de viajes
• NIFO

• PMP

• HIFO

Un ejemplo sería el siguiente:

• Método FIFO (first-in, first- out)


Como su nombre indica este método supone que a efectos de asignar un valor
a las existencias las primeras unidades que entran en el almacén son las
primeras que salen es decir se venden o elaboran en el mismo orden que han
ido entrando cronológicamente.
Con el método fifo las existencias finales quedaran valoradas a los precios más
recientes. Mientras que los consumos se valoran a los precios de las entradas
más antiguas este método es el que más se adapta al movimiento físico del
almacén.
13/04/2008 entran 20 artículos XX a 3.50 €
17/04/2008 salen 5 artículos
12/05/2008 entran 10 artículos XX a 4.20 €
20/05/2008 salen 18 artículos
30/05/2008 entran 10 artículos XX a 5.30 €

• Método LIFO (Last-in, first-out)


Ultima entrada primera salida, este método supone que las últimas unidades en
llegar al almacén son las primeras que son vendidas o elaboradas.
Aplicando el método lifo se consigue que las existencias finales queden
valoradas a los precios más antiguos mientras que los consumos se valoran a
los precios de las últimas entradas. Ejemplo:

13/04/2008 entran 20 artículos XX a 3.50 €


17/04/2008 salen 5 artículos
12/05/2008 entran 10 artículos XX a 4.20 €
20/05/2008 salen 18 artículos
30/05/2008 entran 10 artículos XX a 5.30 €

• Método del precio ponderado (PMP)

Según este método, los precios de las distintas entradas se promediaran con el
fin de obtener un único precio en almacén aplicable a todas las salidas. El
cálculo del PMP puede hacerse una sola vez al final del periodo, o bien
continuamente a lo largo del mismo, cada vez que cambie el precio de entrada.
A esta última variante se le conoce también como media móvil.

VI. INFORMACION FINANCIERA

Una agencia de viajes es un negocio al menudeo cuya principal fuente de


ingresos reside en la venta de los boletos de avión, reservaciones de hotel,
renta de automóviles, pasajes de autobús y tren, excursiones, cruceros, y
seguros de viaje. En general, una agencia de viajes obtiene una comisión
promedio del 10% sobre todas las líneas de productos que vende al público. De
los boletos, la agencia obtiene del 8% al 11% de la tarifa base, pero las
comisiones varían ampliamente en el caso de otras líneas de productos. Por
ejemplo, una compañía de renta de autos paga el 5% por hacer una
reservación a nivel de descuento otorgado a empresas, mientras que una
aseguradora paga hasta el 35% por al venta de seguros de viaje. Las
excursiones y las líneas de cruceros ofrecen comisiones que van del 5% al
15% y algunas más ofrecen compensaciones adicionales, o bonos entre el 2%
y el 5%.
Las comisiones de las líneas aéreas se deducen, en lugar de agregarse del
precio del boleto. (Algunos hoteles y operadores de excursiones agregan la
comisión de la agencia a la tarifa estándar, pero esta práctica suele prevalecer
más en países del extranjero.)
Los ingresos por la venta de boletos de avión son pagaderos. Cuando el cliente
utiliza una tarjeta de crédito, los ingresos se pagan a la línea aérea
correspondiente por la compañía que administra dicha tarjeta de crédito. Los
ingresos que se obtienen de las reservaciones de excursiones y cruceros
generalmente se pagan al operador de la excursión o a la línea del crucero, a
menos que dichas reservaciones se hagan a través de un sistema de
reservación por computadora como SABRE o Apollo.
Los ingresos totales que recibe una agencia se denominan ventas brutas.
Los ingresos que se derivan de la venta de boletos de avión se deducen de las
ventas brutas con el fin de determinar los ingresos netos (o comisiones
brutas) de la agencia.
De los ingresos netos, la agencia debe deducir sus gastos de operación, como
renta, utilerías, salarios, comisiones que se pagan a los agentes y
representantes de ventas, gastos de teléfono, publicidad, impuestos
mercantiles, cuotas por servicio de cómputo, etc. Lo que queda después de
deducir recibe el nombre de utilidades.

Por ejemplo, si suponemos que una agencia de viajes obtiene 120 000 dólares
en ventas brutas durante un mes. Con un promedio de comisiones del 10%, los
ingresos netos son de 12 000 dólares. Si los gastos de operación de la
agencia, o gastos indirectos, son de 9000 dólares por mes, sus utilidades
correspondientes a ese mes serán de 3000 dólares. Si los gastos indirectos
aumentan o las ventas decrecen, las utilidades disminuyen.

Vouchers

Un voucher expedido por una agencia de viajes es recibido por los prestadores
de servicios como si se tratáse de dinero en efectivo. Un voucher es un recibo
de venta que representa un comprobante específico de un itinerario. Por
ejemplo, se puede expedir un comprobante para una estadía en hotel, la renta
de un automóvil o un pasaje de avión. En el momento en que el cliente lo
presenta, el voucher se acepta como si fuese un pago.
Los vouchers se manejan de dos maneras. Una de ellas consiste en pagar el
servicio por anticipado mediante un depósito en efectivo o una orden de cargos
diversos. Por ejemplo, supongamos que un cliente paga de antemano su
estancia en un hotel de Las Bahamas. La agencia remite de antemano su
estancia envía por correo un cheque con el importe de la habitación al hotel
correspondiente y le extiende un comprobante al cliente. Al registrarse, el
cliente presenta el comprobante, el cual es aceptado por el hotel como si se
tratáse de un pago.
Otra forma de manejar Los comprobantes es retener el pago hasta el momento
en que el servicio se proporcione. Por ejemplo, supongamos que una agencia
extiende un comprobante para que le transporte al aeropuerto se haga a través
de un servicio de limosinas. El cliente presenta, entonces, el comprobante al
conductor de la limosina, quien lo acepta como si se tratáse de un boleto de
pago. Posteriormente, el servicio de limosina presenta el comprobante a la
agencia para recibir su pago.
Se pueden emplear archivos físicos, electrónicos o ambos para almacenar y
tener bajo control los comprobantes.

Los informes financieros


Para administrar con rentabilidad una agencia de viajes, se requiere, además
de llevar con exactitud los registros, la preparación oportuna de informes
significativos. Los informes financieros son esenciales para determinar la
verdadera situación del negocio y para tomar las decisiones más adecuadas
para el futuro. Tenemos cuatro tipos de informes:

• El estado financiero
• El estado de operaciones
• El análisis de flujo de efectivo
• El reporte de excepción

• El estado financiero

Un estado financiero, también llamado balance general, lista los activos


y pasivos de la empresa, a fin de determinar el valor neto o capital del
propietario o los accionistas. Un activo es todo aquello que contribuye al
valor monetario de un negocio. Un pasivo es todo cuanto reduce ese
valor. El efectivo que se tiene en una cuenta bancaria, las cuentas por
cobrar y los bienes raíces son ejemplos de activos. Las deudas, los
ingresos que se adeudan a las Aerolíneas y los impuestos por pagar son
ejemplos de pasivos.
Normalmente, los estados financieros se preparan al final de cada
ejercicio. Un estado financiero se divide en tres partes básicas: activos,
pasivos y capital contable. El capital contable, o valor neto, se refiere al
valor monetario que en teoría tiene una empresa una vez sustraídos el
total de pasivos del total de activos. El capital contable indica el monto
de lo que quedaría en caso de que todos los activos se liquidasen, es
decir, que se convirtiesen en efectivo, y todos los pasivos se pagasen.
Los activos de la agencia, incluyen todo su mobiliario, equipo de
oficina, y material, así como automóviles u otro tipo de vehículos
automotores que sean propiedad de la empresa. Todas las cuentas por
cobrar de la agencia así como el dinero que tiene en sus cuentas
bancarias también constituyen activos.
Los activos que cambian de valor, como en el caso de las cuentas por
cobrar se denominan activos corrientes. El valor que de estos activos
se registra en el estado financiero es el valor corriente en el momento de
preparar dicho estado. Los activos que se mantienen constantes se
conocen como activos fijos. De modo que las cuentas por pagar, que
se modifican conforme los clientes van pagando sus cuentas y se van
realizando nuevas ventas a crédito, serían activos corrientes. Pero en el
caso del equipo, cuyo precio es definitivo, se ubicaría entre los activos
fijos.

Los pasivos de la agencia. El pago de un préstamo que se adeuda al


prestamista y los ingresos por venta de boletos que se depositarán en la
cuenta de las Aerolíneas. Existen dos tipos de pasivos: los pasivos
corrientes y los pasivos a largo plazo. Un pasivo corriente es una
deuda que debe pagarse en un futuro cercano. Tradicionalmente,
cualquier deuda que debe ser cubierta dentro de un periodo de 30 días
(pago de la renta, deudas con los proveedores de materiales, pago de la
nómina, etc.) se considera como parte de los pasivos circulantes.
Un pasivo a largo plazo es una deuda que debe pagarse en un futuro
más distante. Por ejemplo, si suponemos que una agencia obtuvo un
préstamo comercial a largo plazo hace tres años y que ha estado
cubriendo pagos mensuales de 2500 dólares. Suponga también que la
agencia aún debe un saldo de 48 800 dólares sobre el préstamo original
de 60 00 dólares. El pago mensual corriente, de 2500 dólares, debe
incluirse en el estado financiero como un pasivo corriente. También se
incluye ahí el saldo del préstamo de 48 800 dólares, pero como un
pasivo a largo plazo.
• El estado de operaciones

Un estado de operaciones, en ocasiones llamado hoja de pérdidas y


ganancias, es un informe que muestra las utilidades y pérdidas de la
empresa. En general, los estados de operaciones se preparan mensual y
anualmente.
En un estado de operaciones, los gastos de operación se sustraen de
los ingresos por concepto de ventas para así determinar las utilidades (ò
pérdidas). Este informe se divide por tanto en tres secciones básicas:
ingresos, gastos y utilidades.

Los ingresos. En la sección de ingresos del estado de operaciones se


desglosan las ganancias de la agencia por línea de producto o fuente de
ingresos. Los datos se obtienen del diario de ingresos de caja. El estado
de operaciones de una agencia de viajes normalmente suele incluir los
siguientes conceptos:

 Boletos de líneas aéreas domésticas.


 Boletos de líneas aéreas internacionales.
 Ventas de excursiones/cruceros.
 líneas de productos auxiliares.
 Seguros de viaje.
 Cargos diversos.

La mayor parte de los ingresos que percibe la agencia se distribuye en el


pago a las líneas aéreas. Las comisiones brutas, o sea el total de
comisiones ganadas por la agencia, son los ingresos que deben
considerarse para determinar las utilidades o pérdidas de la agencia.
De inmediato surge al siguiente pregunta: ¿Deben incluirse en el estado de
operaciones las cuentas por cobrar (ventas hechas a cuenta)?
Algunas agencias incluyen tanto los ingresos de caja como las cuentas por
cobrar, con el fin de mostrar el rendimiento real que ha tenido la agencia en
ventas, esto es, el valor de todas las ventas realizadas por el personal. En
cambio, hay otras agencias que solo incluyen los ingresos de caja, para de
esta manera mostrar el verdadero estado que tiene la agencia en cuanto al
efectivo, o sea, la cantidad real de dinero que la agencia obtuvo durante el
presente mes. Los pagos que se hacen a favor de las cuentas de los
clientes se muestran como ingresos de caja en el momento en que se
reciben.
Cualquiera de estas opciones es aceptable, en tanto sea consistente. Si en
un estado se incluyen cuentas por cobrar, deberán incluirse siempre en los
estados subsecuentes. De la misma manera, si un estado de operaciones
solo incluye los ingresos en caja, los siguientes estados también deberán
incluir solo los ingresos en caja.
Desde el punto de vista administrativo, es preferible usar los ingresos de
caja para calcular las percepciones mensuales, a fin de tener una idea clara
de las utilidades reales en efectivo después de deducir los gastos de
operación. Sin embargo, también resulta útil supervisar al eficacia de los
esfuerzos globales de ventas realizadas por al agencia. De ahí que en
algunas agencias, los gerentes acostumbran preparar dos estados
diferentes: uno para la administración de las finanzas usando sólo los
ingresos de caja, y el otro para fines de análisis de ventas, recurriendo tanto
a los ingresos de caja como a las cuentas por cobrar.

Gastos. La sección de gastos del estado de operaciones desglosa los


costos de la empresa por categorías. Los siguientes gastos suelen ser los
más comunes en una agencia de viajes minorista:

 Pagos de renta por espacios de oficina.


 Cuotas de automatización.
 Gastos por salarios.
 Impuestos de nómina.
 Comisiones que se pagan a los agentes y representantes de ventas.
 Material de oficina.
 Seguro comercial.
 Publicidad y promoción.
 Gastos de impresión y fotocopiado.
 Servicios legales y profesionales.
 Teléfono y comunicaciones.
 Viáticos.
 Cuentas Bancarias.
 Gastos de envío y entrega.

Una agencia que opera bajo un contrato de franquicia realiza pagos por
concepto de regalías y cubre cuotas de publicidad a un franquiciante.
Cada concepto de ingresos y de gastos se muestra como un monto en dólares
y como un porcentaje de comisiones brutas. El porcentaje permite al cuerpo
administrativo observar la relación entre gastos y ventas, y estimar los costos
futuros en que deberá incurrir el negocio.
El total de gastos de operación se resta del total de ingresos para determinar
las utilidades o pérdidas del mes.
Para llevar un seguimiento exacto del desempeño financiero de la agencia,
deberá prepararse mes a mes un estado de operaciones. Al final de cada
calendario, los estados de operaciones mensuales se combinan para elaborar
un estado de operaciones anual.

• El análisis de flujo de efectivo.

Un estado de operaciones indica lo que la agencia ha realizado en el


pasado. Para pronosticar el desempeño futuro de la agencia se utiliza un
tipo distinto de informe. Un estado pro forma usa las ventas calculadas y
los gastos presupuestados para predecir las futuras utilidades o pérdidas,
cuando se utilizan los ingresos de caja para determinar las utilidades, sin
incluir las cuentas por cobrar, las utilidades o pérdidas netas se refieren
como flujo de efectivo periódico.
El flujo del efectivo es un referente de la cantidad de dinero de que dispone
una empresa en un momento determinado. Así, utilidades netas equivale a
flujo de efectivo positivo, y pérdidas netas a flujo de efectivo negativo.
El flujo de efectivo acumulativo es el total corriente del flujo de efectivo
periódico anterior (el estado mensual anterior de pérdidas o ganancias).
Por ejemplo, supongamos que una agencia tiene tres meses de estar
abierta y durante el primer mes de operaciones tiene pérdidas netas por
2400 dólares. En el segundo mes, la agencia obtiene el mismo porcentaje
tanto en pérdidas como en ganancias, y en el tercer mes, sus utilidades son
de 3600 dólares. En este ejemplo, el flujo de efectivo periódico después del
primer mes es negativo (-2400). El flujo de efectivo periódico
correspondiente al segundo mes es cero
(No hay pérdidas ni ganancias), pero el total corriente, o flujo de efectivo
acumulativo, sigue siendo – 2400. En el tercer mes, el flujo de efectivo
periódico positivo (+3600) compensa las pérdidas anteriores, de modo que
el flujo de efectivo acumulativo se vuelve positivo (+1200).
Mediante el análisis del flujo de efectivo, el propietario o gerente sabe
exactamente como marcha el negocio en cualquier momento dado. Los
bancos y otras instituciones crediticias recurren al análisis de flujo de
efectivo para determinar si un negocio está en condiciones de pagar un
préstamo.

Presupuestos y pronósticos. En el análisis de flujo de efectivo, el


presupuesto constituye una herramienta crítica. Para poder predecir con
exactitud el futuro flujo de efectivo se requiere conocer a fondo los gastos
de operación.
Los presupuestos que se utilizan para predecir las ventas y gastos futuros
se organizan de manera similar a los estados de operaciones, con
secciones separadas para ingresos y gastos. Pero mientras un estado de
operaciones se basa en ingresos y gastos reales, un presupuesto los
propone como estimados. Los gastos estimados se restan de los ingresos
proyectados con el fin de predecir el flujo de efectivo que tendría la agencia.

La proyección de ventas. Son varios los métodos que se utilizan para


proyectar las ventas, pero algunos de ellos son más exactos que otros. La
técnica más común es la de la promediación, es decir, calcular el promedio
mensual de ventas durante un periodo de tiempo predeterminado. La
mayoría de las agencias calculan las ventas promedio a lo largo del año
más reciente o, en algunos casos, de los dos o tres años más recientes. Por
regla general, entre más reciente sea la información, más exacto será el
promedio obtenido. Las cifras de ventas que corresponden a un periodo
mayor que los tres años anteriores generalmente no resultan confiables
para la proyección de ventas futuras.

Por desgracia, las ventas no se mantienen constantes. Y continuamente


responden a las cambiantes condiciones económicas, tendencias, gustos
de la gente y otros factores, Asimismo, los viajes constituyen un negocio de
temporada, y el mayor porcentaje de ventas de viajes de placer tiene lugar
durante las temporadas de vacaciones, en verano o invierno.
Para tener en cuenta los patrones de temporada, las ventas mensuales
suelen estimarse con base en las ventas del año anterior correspondientes
al mes en cuestión, haciendo los ajustes necesarios para responder a las
tendencias actuales. Las ventas mensuales promedio se utilizan para
identificar las tendencias, como algún incremento o disminución en el
desempeño global de ventas.
Por ejemplo, supongamos que durante el año anterior una agencia obtuvo
comisiones brutas por 12 000 dólares en el mes de julio, pero en general las
ventas mensuales promedio se encuentran 20% por arriba de las
registradas el año pasado. Las ventas de julio de este año se pueden
calcular incorporando el 20% a las ventas del año anterior, como se indica
enseguida:
Ventas en julio del pasado 12 000
Incremento promedio *0.20
Tendencia actual + 2400
Ventas proyectadas para julio 14 400

Si la agencia continua incrementando las ventas mensuales en un 20%, las


ventas del próximo mes de julio deberán ascender a 14 400 dólares.
Debe señalarse que además de ésta técnica se utilizan muchas otras para
pronosticar las ventas, abarcando desde simples conjeturas a complicadas
fórmulas.

La estimación de los gastos. Para que un presupuesto sea significativo se


requiere llevar a cabo un pronóstico exacto. Para estimar los gastos con
precisión, deben dividirse en dos categorías: gastos fijos y gastos variables.
Un gasto fijo es aquel que se mantiene constante; no cambia ni con el
aumento ni con la disminución de las ventas. En cambio, un gasto variable
fluctúa; con frecuencia puede expresarse como un porcentaje de ventas.

A continuación ejemplos de gastos fijos y variables:

Gastos Fijos Gastos Variables


Salarios Material de oficina
Anuncio en las Páginas Amarillas Comisiones que se pagan a los
Agentes
Pólizas de seguros Gastos de impresión
Amortización de capital e intereses Llamadas telefónicas de larga
de una deuda distancia
Los gastos fijos son fáciles de calcular, ya que seguirán siendo constantes
como lo han sido en el pasado. Los gastos variables se calculan evaluando la
relación que guardan con las ventas. Cada gasto variable se identifica como un
porcentaje de comisiones brutas, con base en los estados de operaciones
previos. Este porcentaje se multiplica por el ingreso bruto proyectado para
calcular los gastos futuros.

BIBLIOGRAFIA

 Agencias de Viajes, Administración y operación.


Dennis L. Foster
México.

 Agencias de Viajes, Organización y Operación


Miguel Ángel Aceranza.

 Página web del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo.


www.mincetur.gob.pe