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Planificacion de un archivo

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Planificación de un Archivo Clínico

el lugar donde alojarlos y la institución que los gestiona. La definición más general es de un lugar desordenado. sus necesidades y el cálculo necesario para su planificación. y cajas amontonadas donde encontrar una información es algo difícil. 2 . otros piensan que es una habitación más o menos grande en algún sótano y los menos creen que es parte de una institución pública a la que se puede ir a solicitar información. Esto se logra mediante una planificación ordenada de su planta física así como de la normativa para sus funcionarios. a largo tiempo. Ahora nosotros como funcionarios de Registros Médicos debemos saber cómo proyectar u organizar un Servicio de Archivo de tal manera que su funcionamiento sea de la mayor calidad y a la vez rápido para encontrar los documentos requeridos. Por el momento nos enfocaremos en su planta física. En realidad un Archivo es a grandes rasgos estas tres visiones: un conjunto de documentos organizados.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Introducción Cuando se pregunta a distintas personas que es un archivo dan diferentes respuestas. lleno de papeles. Hay quien piensa que un archivo no es más que un montón de documentos.

" "entrepaño. en cuyo caso es especialmente importante describir las características que debe reunir. etc. aproximadamente 25 cm. MEDIDAS RECOMENDADAS PARA EL ESTANTE . En este módulo usaremos las palabras "estante.90 ó 1. contar con equipos tales como: estantes o anaqueles. ‡ El ancho o profundidad de cada entrepaño debe ser aproximadamente 5 cm menor al de la historia clínica. ‡ La base del primer entrepaño y el piso (zócalo) 10 cm. preclasificadores de historias clínicas." "cuerpo de estantes" y "estantería" de la siguiente forma: Estante: Entrepaño: Estantes de Cuerpo: Estantería: ‡ Armario con anaqueles o entrepaños ‡ Tabla de un estante ‡ Un conjunto de estantes anexos ‡ Juego de estantes (un conjunto de cuerpos de estantes) 3 Características de los estantes Los estantes pueden ser de madera o metálicos. siendo estos últimos más livianos y menos propensos a destrucción por insectos. intercomunicadores. para su adecuado funcionamiento. Estantes Se recomienda el uso de estantes para el archivo de historias clínicas porque. ‡ El largo de cada entrepaño de 0. ‡ La altura del estante variará de acuerdo con el número de entrepaños. La identificación y selección de equipo y materiales adecuados para el archivo de historias clínicas es una tarea importante. tiene repercusión tanto en el rendimiento de los empleados como en el aprovechamiento del espacio físico. ahorran espacio y es fácil archivar y retirar historias. Existen diferentes marcas comerciales de estantería diseñada para el archivo de historias clínicas y otros expedientes parecidos. escaleras. ‡ El espacio entre entrepaños de 30 cm. la estantería puede confeccionarse en el mismo hospital o fuera de él.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II EQUIPO E INSUMOS PARA EL ARCHIVO El área de archivo de historias clínicas necesita. carritos para la distribución de historias. La terminología usada para describir estantería es variada. Esto incluye el espacio de luz después del borde superior de la carpeta. en comparación con gaveteros. También. teléfonos.0 m.

Cada entrepaño debe estar provisto de divisores. pues aumenta la cantidad de historias que se pueden archivar en la misma superficie. pero se deben reservar los estantes superiores para historias semiactivas. por otra parte. pero. Hágase las siguientes preguntas. Por lo tanto.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Debe calcularse en dejar unos 5 cm de luz entre el borde superior de la carpeta y la parte inferior del próximo entrepaño. se aprovecha mejor el local del archivo al aumentar el número de entrepaños. y en caso afirmativo. Para calcular el número de estantes hay que seguir los siguientes pasos: Calcule el número de historias que se piensa archivar. cada historia clínica actualmente? Para obtener este dato elija al azar una muestra de entrepaños. También se pueden obtener estantes de 7 u 8 entrepaños para el archivo. mida el espacio que ocupan las historias en el entrepaño. deben aplicarse criterios diferentes para archivos activos y archivos pasivos. Ver figura ejemplo de estante. cuántas y cuándo las eliminaremos? ¿Cuántas historias estaremos abriendo cada año del período para el cual estamos programando? ¿Po demos basarnos en las experiencias de los últimos años o habrá cambios debido a la incorporación de camas o consultorios adicionales o de nuevos servicios o a la eliminación de algunas camas. ¿Cuánto espacio ocupa. que mantengan las historias en posición vertical. depende del número de historias clínicas y el grosor de éstas. calcule el promedio. Dejar mucho menos espacio que 5 cm puede presentar problemas si se modifica la carpeta en el futuro o cuando los entrepaños se llenan demasiado. consultorios o servicios? Calcule el espacio lineal que ocupan las historias clínicas multiplicando el número de historias por el espacio promedio que cada una de éstas ocupa (el grosor promedio de las historias). cuente y sume el total de historias. Cálculo de estantería El número de estantes que se necesita depende del número de metros lineales de historias que hay que acomodar y esto. lo que limita el número de entrepaños a seis (6). ¿Estaremos eliminando algunas de las historias existentes. Esto será la suma de las historias existentes más las historias que se incorporarán al archivo. hay que tomar en cuenta dos factores: es más eficiente archivar (y también ofrece menos posibilidades de acci dentes) cuando no es necesario usar bancos o escaleras. en promedio. El dejar más espacio de luz resulta en una pérdida de espacio vertical. 4 . idealmente móviles. En cuanto al número de entrepaños con que el estante debe contar. a su vez.

desea cambiar todo el equipo de archivo de historias clínicas.000 cm lineales de historias y el estante propuesto tiene una capacidad de 540 cm. con un alto volumen de consulta externa. Determine el espacio total que se requerirá. Además.307 H. si es que la hay.000 cm (90 cm x 6 x 50) y se necesitan 110.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Entrepaños Entrepaño 1 Entrepaño 2 Entrepaño 3 Entrepaño 4 Entrepaño 5 Número de historias clínicas 258 276 265 262 246 1. tipo general. 250 camas. ¿Serán las historias que se abren en el futuro de este mismo tamaño o serán más gruesas o más finas? Calcule el espacio de trabajo para el aumento del grosor de las historias. Determine la capacidad de cada estante que se está considerando comprar o hacer construir. su capacidad máxima de archivo es 540 cm. convendría aumentar esto a un 20%. es que aumentan en grosor a medida que el paciente vuelve a ser atendido y se agregan más formularios a la historia. Debe calcularse como mínimo un 10% del espacio que ocupan las historias. la suma del espacio requerido para las historias más el espacio de expansión de éstas y trabajo. Por ejemplo.000 cm u 83. la capacidad máxima es 700 cm. la capacidad máxima de la estantería existente es de 27. si actualmente se cuenta con 50 estantes de 6 entrepaños de 90 cm. Ejemplo: 5 El hospital X.27.000 metros lineales.33 cm o.33 cm Espacio lineal en cm 81 86 88 90 85 430 cm. éstas ocuparán 100. una de las características de la historia clínica única. dicho de otra manera. Es necesario dejar algún espacio de trabajo libre en cada entrepaño para facilitar el proceso d e archivo. si el estante cuenta con 6 entrepaños de 90 cm.000 (10%) = 110. . o sea 1. se necesitan 154 estantes (83.000 cm adicionales. = 0. si se anticipa que las historias en el futuro serán más gruesas.C.000 cm + 10. Esto es..000 cm. Si piensa hacer construir estantes de 7 entrepaños de 1.7 ó 154). a razón de tres historias por centímetro. y se haya decidido usarla. 430 cm + 1.C. Ejemplo: 100. se podrán archivar tres historias clínicas por centímetro. Diferentes estudios han demostrado que se puede utilizar el dato de que en promedio cada historia ocupa 0. Por ejemplo. Divida los centímetros lineales de estantería requeridos entre la capacidad máxima del estante propuesto.000 cm.000 cm . Por ejemplo. Calcule el número de estantes requeridos. De este número se restará la capacidad de la estantería existente. Si se calcula que un archivo tendrá 300.000 historias.307 H.000/540 = 153.0 metro de largo. si se necesita acomodar 83.

10 = 10.30 de ancho y de 1. cuyas medidas son de 0. En promedio.456 b) Calcule el espacio que ocuparán las historias (Se estima que se archivarán 3 historias por centímetro) 315.90 m de largo 0.19 ó 215 estantes 540 NOTA: Este número de estantes no toma en cuenta aquéllos que se pueden precisar para guardar las historias que se han preparado para la consulta externa o para clasificar las historias devueltas al archivo.515 cm d) Calcule el espacio total requerido 105.152 x 0.456 3 = 105. + 10. = 115.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Sus gaveteros.152 cm c) Calcule el espacio de trabajo y para aumento de grosor (Se ha estimado un 10%) 105. Actualmente el hospital tiene 284. Distribución de estantes Es deseable que los estantes se coloquen perpendiculares a las ventanas para aprovechar al máximo la iluminación y ventilación natural.667 cm e) Calcule la capacidad del estante que se piensa adquirir (El administrador desea estantes de 6 entrepaños de 90 cm de largo. metálicos de 6 entrepaños. 90 cm x 6 entrepaños = 540 cm por estante f) Calcule el número de estantes requeridos 115. tres historias clínicas ocupan 1 cm y se ha estimado el 10% de espacio para el crecimiento interno de las mismas. están ubicados en un lugar muy incómodo. Conviene también tomar en cuenta los focos de iluminación artificial para 6 .667 = 214.515 cm. Observe que éstos son los únicos dos datos que interesan para el cálculo de capacidad del estante).556 historias clínicas y se espera para los próximos cinco años la apertura de 515 historias como promedio mensual.92 m de alto. además de estar muy deteriorados y ser anti funcionales.556 30.152 cm.900 315. El administrador del hospital desea adquirir estantes abier tos. ¿Cuántos estantes necesita comprar el hospital? Cálculo: a) Estime el número de historias que se piensa archivar Historias existentes Historias futuras (515 x 12 x 5) Total de historias 284.

Di i i hi i lí i l a distribución de las historias clínicas en los estantes se realiza colocándolas de izquierda a de recha y de arriba hacia abajo. Por la misma razón no se debe esquinar la estantería. Es conveniente ue los estantes no est n colocados justo contra la pared porque esto dificulta el trabajo de archivo. ue se est iluminando el asillo lo ue facilita la lectura de los números de istoria) no la arte superior del estante. E cal a Las escaleras serán necesarias si los estantes cuentan con seis o más entrepaños. El número de peldaños deberá guardar relación con la altura de los estantes. El número de escaleras depende del tamaño del archivo y la actividad de éste. entro e lo osi le. pero debe ser suficiente para estimular su uso. tambi n evita que dos personas trabajen en esa sección en el mismo momento. os estantes deben. Se archiva de izquierda a derecha porque la mayoría de las personas son diestras y resulta más cómodo ubicar con la mano izquierda el lugar donde se tiene que intercalar o retirar la historia clínica y usar la mano derecha para manipularla. Estos cuerpos de estantes no deben ser demasiado largos para no presentar problemas en el movimiento de personal a ue una persona trabajando puede obstaculi ar el pasillo. además de dificultar la lectura de los números. de tal manera que se distribuyan en orden ascendente en cada entrepaño de los estantes. En el dibujo se puede apreciar que resultaría difícil leer los números de las historias clínicas ubicadas en el punto A . en lo posible.Pla f a e v línico Regist os Mé icos II asegurar. Se archiva de arriba hacia abajo en cada estante en vez de a lo largo del cuerpo de estantes porque esto reduce la distancia entre números de historias clínicas consecutivas. Las escaleras deben contar con ruedas para poder moverlas fácilmente y con patas que las inmovilizan mientras están en uso. Esta secuencia determina tambi n la ubicación de las secciones.  !   ¤ § ¢ © ¨¢§¦  ¥ ¤  £ ¢ ¢   ¡ ¡ ¡¡  !   !          7 . as istorias se archivan de i uierda a derecha en los estantes la secuencia debe ser tal ue no hay ue retroceder. agruparse espalda con espalda. divisiones y las guías numéricas auxiliares de archivo cuando se usa el método dígito terminal.

Si el ambiente lo permite. la tarjeta índice de pacientes. Me a de rabajo Visto que la entrada al archivo debe estar prohibida a toda persona ajena al servicio. etc. El uso de mensajeros es. Son ruidosos y usualmente se tienen que haber incluido en los planes originales del hospital. el carnet de identificación y otros documentos. prenumerar las historias y compaginar los formularios básicos que las componen. Los montacargas sirven para transportar historias verticalmente. se necesitan mesas de trabajo en donde se pueden revisar las historias clínicas que se devuelven al archivo. En cada uno de estos casos el sistema solamente soluciona el problema de trans porte a las áreas servidas por el equipo. entonces se pueden confeccionar bolsas de lona para facilitar el transporte de las historias y protegerlas. Si no es posible usar carritos. etc. debe haber un mostrador para atender al personal autorizado que se presenta para solicitar y entregar historias. al mismo tiempo. Los tubos neumáticos son rápidos pero no se pueden enviar las historias que son muy gruesas. Tran porte de historias El transporte de las historias clínicas fuera del archivo puede realizarse de varias maneras y cada sistema tiene sus ventajas y desventajas. etc. pero requieren que alguien retire las historias y efectúe el traslado horizontal. el número de historia clínica en la carpeta. la manera más común de transportar las historias a pesar de todos los inconvenientes que representa: es lento.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Cla ificadore Los clasificadores se usan para ordenar y mantener ordenadas las historias e informes de laboratorio. Este carrito debería contar con ruedas suficientemente grandes para no presentar dificultades al subir los a scensores. clasificar el material que hay que archivar. hasta que éstos puedan archivarse. Máq i a meradora El uso de una máquina numeradora automática folia dora) permite marcar.. a lo mejor. el mensajero debe contar con un carrito donde pueda ordenar las historias que tiene que entregar. etc. Esto ayuda a asegurar que la numeración sea igual en toda la papelería del paciente. hay limitaciones físicas. Además. 8 .

9 Materiales de archivo En este aspecto se dará especial atención al cálculo de guías numéricas que auxilian la ubicación de las historias en el archivo y a las guías de faltante o tarjetón de reemplazo utilizadas para sustituir a la historia cuando ésta se encuentra en préstamo. si se colocara una guía para identifica r cada división. . especialmente al inicio de un archivo. . se puede comenzar agrupando más divisiones que puedan resultar en . . no obstante. según el archivo vaya aumentando. El tamaño del carrito debe ser compatible con el ancho de los pasillos. ó guías. Posteriormente se pueden agregar más. Esto puede resultar un número excesivo de guías. $ Cál " )' &% (' # &% $ #" l g í hiv . . contribuye a la exactitud de archivo pues permite usar las dos manos para archivar. Por lo tanto. . terminal que se rotularía en las guías para archivar con . El siguiente cuadro es un ejemplo de la numeración ordenada por dígito .Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Carritos El uso de carritos con estantes agiliza el trabajo de archivo. divisiones divisiones por En el método dígito terminal hay secciones). se necesitaría . Las ruedas giratorias del carrito facilitan su manejo. El estante superior del carrito sirve también como mesa de trabajo. o aún guías. guías. . uando hay muchas historias para retirar o guardar.

10.000 G í 500 G í 21 0 21 0 21 0 21 0 10 . . .ó . historias clínicas.000 G í 5.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II En el método de archivo correlativo convencional).000 G í 1. Ejemplo: cada . . para estimar el número de guías que se empleará es necesario tomar en cuenta el número de historias clínicas en el archivo y el rango de números para colocar una guía.

63 M 2 154 estantes ocupan 97.55 M 2 El total de espacio requerido para la estantería = 111. El técnico en registros médicos debe ser consultado en esta etapa de planificación.63 = 97.95 M) para dejar 5 cm para los bordes verticales de los estantes ).90 M) o de 95 cm (0. El largo de los estantes puede ser de 90 cm (0. Los pasillos laterales deben ser entre 1 y 1.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II PLAN A FÍSICA Espacio ísico El cálculo del espacio y diseño de planta de área de archivo debe ser una tarea coordinada entre el departamento de arquitectura hospitalaria y el departamento de registros médicos. Si la altura de la estantería es tal que permite que las historias se archiven sin necesidad de usa r un banco o escalera. las medidas deben tomar esto en cuenta). Si los estantes se agrupan espalda con espalda. entonces los pasillos tienen que ser más anchos. Para calcular a groso modo el área en (M 2 ) se multiplica el largo del estante por el ancho del estante más el ancho de la mitad del pasi llo.90 M de largo y 0.3 M de ancho. Área El área requerida para el archivo debe contemplar espacio físico suficiente para la estantería.02 x 15% = 14. Si hay necesidad de escaleras. Por ejemplo: Deseamos calcular el espacio requerido para acomodar 154 estantes de 0.4 M. para los pasillos de circulación y para otr o equipo y áreas de trabajo del personal. Los pasillos entre los estantes serán de 0.6 M 2 97.57 ó 111. Las áreas de trabajo se calculan aparte. Cada estante ocupa 0.55 = 111. (Al calcular los pasillos hay que recordar que si las historias sobresalen los estantes.) = 0.8 M.3 M. x (0. Este producto se multiplica por el número de estantes y se agrega un 15% para los pasillos laterales y para columnas siempre y cuando las columnas no presenten problemas. + 0. desde la etapa de la planificación del mismo. un pasillo de 80 cm es suficiente.6 M 2 11 .02 M 2 Los pasillos laterales y columnas ocupan 14.02 M 2 154 x 0.63 M 2 0.9 M. para evitar problemas futuros de espacio en el archivo.5 metros de ancho dependiendo del movimiento de las historias.02 + 14. el mismo pasillo sirve dos estantes aprovechando mejor el espacio.55 M 2 97.

pasillos y áreas de trabajo Estas condiciones favorecen el trabajo eficiente de las personas asignadas al área de archivo y contribuyen a evitar el deterioro de las historias. 12 . Por lo tanto. se requieren las siguientes condiciones ambientales y de seguridad óptimas para poder contribuir y garantizar el logro de este objetivo CONDICIONES AMBIENTALES PARA EL ARCHIVO ‡ Ventilación adecuada ‡ Humedad controlada ‡ Iluminación natural y artificial suficiente ‡ Pisos suficientemente fuertes para sostener el peso de las historias y de la estantería ‡ Seguridad en el acceso al área ‡ Espacio adecuado para estantes.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Condiciones ambientales El objetivo fundamental del archivo es custodiar y conservar historias clínicas.

para que se sientan cómodos. Por lo que debería ser diseñado y estructurado de la manera mas eficaz con estrictas normas de seguridad y a la vez que aseguren la calidad del trabajo realizado.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Conclusión El Archivo Clínico debe ser ubicado en una zona estratégica del Área de Salud. ya que conserva los expedientes de pacientes que acuden a este centro. ebais. motivados para que así su trabajo sea rápido y eficiente en pro del bienestar del paciente y de la institución donde labora. 13 . Hospital. pero debemos también prestar atención a los funcionarios que trabajan ahí. Clínica. Hemos repasado los aspectos mas importantes en lo que a su planificación estructural se llama.

Serie PALTEX para técnicos medios y auxiliares 14 .Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Bibliografía Organización de Archivos Clínicos. Modulo 4 El Archivo de Historias Clínicas. Sorribas Vivas. Registros Médicos y de salud. Editorial Masson 200. OPS. Marta.

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