PROPUESTA PARA MANEJO

DE CONTRATOS CON
PROVEEDORES DE
TECNOLOGIA
 Proceso de contratación del
proveedor
Una vez seleccionado el proveedor, se comienza el
proceso de contratación del mismo, para ello deben
hacerse 3 actividades :
– EL CLIENTE debe presentarle al proveedor las
condiciones marco para realizar contratos con la
compañía (desde que se enviaron los
requerimientos).
– Realizar el proceso de negociación de las
condiciones del contrato (en caso de ser necesario),
para ello debe haber un balance equitativo entre el
alcance, la complejidad del servicio, el valor agregado
recibido y el precio pagado al proveedor.
– Realizar y firmar el contrato con el proveedor, antes
de comenzar a desarrollar las actividades con el
mismo.
Al hacer un contrato, no asumir ningún aspecto como
“obvio”, tal como precio, migración, entregas, entre otros.
Condiciones marco para realizar
contratos con proveedores (1)
ESTRUCTURA BÁSICA

TIPO DE CONTRATO

IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES

DOMICILIOS Y COMUNICACIONES
OBJETO DEL CONTRATO
ALCANCE
ENTREGAS
CRITERIOS DE ACEPTACION

CONTROL DE CAMBIOS
Condiciones marco para realizar
contratos con proveedores (2)
CLAUSULAS DEL PRODUCTO Ó SERVICIO

INSTALACIÓN

CAPACITACION

ESTANDARES

CLAUSULAS DE LOS TIEMPOS Y PAGOS

VALOR DEL CONTRATO
FORMA DE PAGO

DURACION DEL CONTRATO

Condiciones marco para realizar
contratos con proveedores (3)
OBLIGACIONES DE LAS PARTES
OBLIGACIONES DE EL CLIENTE

OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR

Condiciones marco para realizar
contratos con proveedores (4)
CLAUSULAS ESPECIALES

GARANTIAS

CLAUSULAS PENALES
DERECHOS DE AUTOR
CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD
TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO
TERMINACION DEL CONTRATO

Anterior
 Tipo de contrato
–Debe manejarse contratos. Para cada caso debe
solicitar recomendación a la jefatura jurídica.
–Debe especificarse el tipo de servicio, los tipos
posibles son:
• Capacitación
• Compra
• Consultoría
• Desarrollo de software
• Soporte técnico
• Venta

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contrato
Identificación de las partes
Debe quedar claramente establecido las empresas y
personas que tienen el derecho y las que prestan el
servicio ó producto.
– El contrato debe ser firmado por el representante
legal del proveedor y la firma autorizada en EL
CLIENTE para esta actividad.

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contrato
Domicilios y comunicaciones
Debe definirse las direcciones y el lugar donde se
encuentran ubicadas las partes por si un momento
dado existe incumplimiento, saber hacia donde dirigir
el reclamo judicial y emitir toda comunicación .

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contrato
 Objeto del contrato
Debe detallarse el alcance del mismo:
– Si es desarrollo de software los módulos ó funcionalidades
generales que se van a desarrollar.
– Si es compra de activos, especificar claramente el tipo de
activo a adquirir.
– Si es consultoría especificar el tema sobre el cual se va a
dar la consultoría.
– Y así con los otros tipos de servicios ó productos

En el objeto no deje palabras abiertas tales como: “entre

otros”, “tales como”, “por ejemplo”. Es decir debe haber
una gran claridad que no permita ambigüedades.

Para desarrollo de software, debe tener en cuenta:

− Enlazar el objeto del contrato al documento de requisitos de
software, el cual se anexa al contrato.
− Especificar la fase ó fases del ciclo de vida que se están
negociando, es decir diseño, codificación, pruebas,
instalación, capacitación.

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 Ejemplo objeto del contrato
El objeto del presente contrato es la prestación de servicios
1
profesionales en la realización de un software para Gestion de
proveedores, para el cual se desarrollarán las siguientes
etapas:

- Diseño y construcción
- Instalación en las máquinas definidas por EL CLIENTE
- Capacitación técnica en el diseño del mismo
- Migración de datos desde las estructuras anteriores a las nuevas
estructuras
- Soporte postinstalación.

2 Por medio del presente contrato, el proveedor se obliga con

EL CLIENTE, con sus propios recursos técnicos,
administrativos, humanos y bajo su exclusiva
responsabilidad, a brindar el servicio de outsourcing de
soporte técnico en telecomunicaciones, según las obligaciones
y características definidas en el siguiente contrato.
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contrato
 Alcance
Allí se describen las fases como será
implementado el producto ó servicio y las
características que se entregarán en cada
una de estas.
– Si es desarrollo de software, enumere
cada iteración a ser entregada con las
funcionalidades a ser desarrolladas en la
misma.
• Si para el proyecto se construyó un
documento de Visión, puede
referenciarse al mismo.
• Debe anexarse el documento de
requisitos funcionales y no
funcionales levantado para el mismo.

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 Ejemplo de alcance
1 El producto de software construido debe cumplir las
especificaciones funcionales y no funcionales, definidos
en el documento de Visión, en el diagrama de
actividades, en el modelo de casos de uso,, en los
prototipos del proyecto y en el documento de requisitos
no funcionales, todos estos documentos se anexan en
el “Documento de especificaciones de software llamado
x”

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contrato
 Entregas
Debe definirse de acuerdo a los criterios de aceptación y a las
diferentes iteraciones pactadas, en que fechas en proveedor
debe entregar las funcionalidades.

Para cada producto debe definirse un cronograma de trabajo de

implementación, donde se especifiquen las actividades y los
responsables.

Para desarrollo de software, además de entregar el código

fuente, deben pactarse las siguientes entregas:
– Manual técnico de la aplicación.
• Un modelo de casos de uso (en caso de ser ajustado por el
proveedor)
• Un modelo del diseño implementado, incluyendo el modelo E-R.
• El plan de pruebas realizado a la aplicación.
• Los casos de prueba aplicados.
• Una certificación del desarrollo realizado.
• Manual ó instructivo de instalación (opcional)
– Manual de usuario (opcional)
– Manual de migración (opcional)

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 Ejemplo de Entregas
De acuerdo a lo definido en el cronograma del
proyecto y el plan de iteraciones, se realizarán las
siguientes entregas:

Iteración 1 – Asignación de gerentes comerciales a

clientes referenciados, la cual se entregará el mes
siguientes a la firma de este contrato.
Iteración 2 - Suministro de información del
proveedor sobre el estado de sus negocios, la cual
se entregará a los 2 meses siguientes a la firma de
este contrato.

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contrato
 Criterios de aceptación (1)
Los criterios de aceptación tienen las siguientes
características:

– Son los resultados esperados por el cliente con

respecto al producto ó servicio contratado.
– Van ligados directamente a los pagos realizados al
proveedor, por ende deben relacionarse a entregables
grandes durante el proyecto.
– Los criterios de aceptación deben ser alcanzables, por
ende no deben ir con frases como “el software debe
quedar sin errores”, pero debe definirse un rango de
aceptación del nivel de calidad.

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 Criterios de aceptación (2)
Para desarrollo de software se sugieren los siguientes
criterios de aceptación:
– Para aceptación de requisitos: Debe tenerse claridad
por parte del proveedor de los requisitos y ser aprobada
la propuesta para implementación del proyecto.
• Normalmente esta entrega va ligada al primer pago
realizado al proveedor, el cual corresponde al 20% del
valor del contrato.
– Al momento de entregar las funcionalidades de cada
iteración, se sugieren los siguientes tres criterios:
• Al momento de recibir el código fuente, la
documentación técnica del producto y ser aprobadas
las pruebas técnicas.
• Al recibir la aprobación funcional por parte del usuario.
• Después de pasar 15 días de liberación del producto en
producción y no tener problemas técnicos asociados al
producto adquirido.
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contrato
 Control de cambios
Permite el establecimiento de procedimientos
formales para procesar, evaluar y controlar los
cambios que pueda solicitar EL CLIENTE durante
el desarrollo del producto ó servicio. Para ello
debe definirse:
– Una cláusula en el contrato que permita
solicitar modificaciones al alcance del mismo, las
cuales deben ser acordadas entre las partes y no
se salen del objeto del mismo.
– Debe definirse las personas tanto de EL CLIENTE
como del proveedor que evaluarán y aprobarán
los cambios.
– Si es necesario, definir como se hará la
implantación del cambio (análisis de impacto,
impacto en los costos del proyecto)

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contrato
 Instalación
En caso de aplicar, definir las horas y el tipo de
acompañamiento que dará el proveedor a EL CLIENTE
durante el proceso de instalación del producto.

Si la instalación se va a realizar en un sitio que implique

desplazamiento del proveedor, debe concertarse quién asumirá
los costos de la misma

Si es desarrollo de software, debe:

– Indicar al proveedor el lugar donde debe ser instalada la
aplicación.
- La aplicación debe tener un instructivo ó un programa
automático que realice la instalación (opcional).
- La instalación de un desarrollo, no debe afectar los
desarrollos existentes, en caso de ser afectados, el proveedor
debe darle solución al desarrollo en menos de 1 semana.
- Si van a afectarse estructuras que se encuentran en
producción, el proveedor debe entregar un plan de migración
para las mismas.

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contrato
 Capacitación
En caso de aplicar, para el producto ó servicio recibido,
debe definirse:
– El tipo de capacitación (técnica, funcional)
– La forma de la capacitación: presencial, remota ó auto
capacitación.
– Las horas de capacitación
– El número de personas que pueden recibir la
capacitación
– Si el proveedor se encuentra distante de EL CLIENTE,
definir quién va a asumir los costos de la misma

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contrato
 Estándares (1)
Para desarrollo de software, deben manejarse los
siguientes estándares:

Requisitos:
– Para proyectos de más de 1 mes de desarrollo
debe utilizarse un documento de visión del
proyecto, tal como esta definido en El Oráculo.
– Para proyectos que implementen funcionalidades
nuevas, de más de 1 mes de desarrollo, EL
CLIENTE debe entregar al proveedor el modelo de
casos de uso tal como está definido en El Oráculo.
–Si el proveedor tiene otro documento de Visión ó
modelo de casos de uso más completo que el de EL
CLIENTE, puede utilizarse el del mismo, siempre y
cuando tenga como mínimo la información que
tiene el nuestro.
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 Estándares (2)
– EL CLIENTE ó el proveedor, puede utilizar otros tipos
de modelos para complementar los requisitos, tales
como prototipos, diagramas de actividades ó otros
cualquier otro artefacto que permita la comprensión de
los mismos, este artefacto debe ir como documento de
anexo al modelo de requisitos de EL CLIENTE.

Diseño:
– El proveedor debe proveer un modelo E-R de la
aplicación construida.
– Si se pactan otros diagramas de diseño con el
proveedor, debe realizarlos utilizando el estándar UML.
–Para diseño de interfases gráficas, debe utilizarse el
manual de identidad gráfica de EL CLIENTE.

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 Estándares (3)
Construcción:
– El proveedor debe utilizar los estándares de programación
y documentación de código fuente definidos por EL CLIENTE.
• Si para algún proyecto EL CLIENTE no tiene estándares de
programación, el proveedor debe sugerirlos y EL CLIENTE
una vez revisados, y ajustados, los aprobará.
–Para construcción de reportes en Crystal Report ó
Universos, el proveedor debe utilizarse los estándares de EL
CLIENTE.

Pruebas:
– El proveedor debe realizar como mínimo pruebas unitarias,
integradas, de regresión, rendimiento y seguridad, las cuales
deben ser realizadas y ejecutadas por un área diferente a la
que lo desarrolló.
– El proveedor debe proveer el plan de pruebas y el
resultado de las pruebas realizadas, al momento de entregar
el producto a EL CLIENTE.

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contrato
 Valor del contrato (1)
Para el valor del contrato se sugieren las
siguientes características:
–Pueden darse los siguientes tipos de
negociación:
• Bajo cotización con valores fijos, más recursos
ó tiempos extras solicitados por EL CLIENTE.
• Por un valor fijo mensual, mas recursos ó
tiempos extras solicitados por EL CLIENTE.
– Se sugiere que sean pactados en pesos.
– Para contratos que se estiman a plazos
mayores de 1 año, debe definirse el cómo serán
aplicados los incrementos al mismo.

Siguiente
 Valor del contrato (2)
– Debe definirse el costo de los servicios extras
solicitados por EL CLIENTE. Por ejemplo las horas
adicionales de soporte ó de desarrollo.
– Debe indicarse cual de las partes pagará cada
tipo de impuesto, tales como timbre, Iva y
retención en la fuente.

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contrato
 Forma de pago
Se sugiere que la forma de pago tenga las
siguientes características:
– Se realiza en cheque, para lo cual el proveedor
debe entregar la factura con “x” días de
anticipación al fin de mes.
– Puede ser pagado el 100% al recibir el
producto, cada “n” dias ó por la aceptación de las
diferentes fases del proyecto.
– Para desarrollo de software, deben pactarse el
pago al momento de obtener las cartas de
aceptación, las cuales son emitidas al cumplir los
criterios de aceptación. Se sugiere dejar mínimo
un 20% una vez se reciba la carta de aceptación
final.

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contrato
 Duración
Debe definirse el tiempo de duración del
contrato.

Para definir la duración, debe dejarse una

holgura con respecto a la fecha de la última
entrega del proyecto ó servicio, pues en caso de
incurrir en atrasos ó ampliación del alcance,
perdería vigencia el contrato.

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contrato
Obligaciones de EL CLIENTE (1)

• Asignar el personal con las siguientes características:

–Idóneo: Que tenga las capacidades y conocimientos
necesarios para participar en el proyecto.
–Comprometido.
–Con la disponibilidad de tiempo para dedicarle al proyecto.
–Con capacidad para tomar decisiones durante el proyecto.
• Asignar un líder de proyecto, ya sea técnico, funcional
ó ambos.
•Asistir a las reuniones del proyecto y darle respuesta
de aprobación ú observaciones a las actas ó
compromisos adquiridos en las mismas, máximo a la
semana siguiente de realizada.
• Revisar y dar retroalimentación oportuna a las
funcionalidades ó productos entregados por el
proveedor (¿podrá hacerse un compromiso de tiempo?).

Siguiente
Obligaciones de EL CLIENTE (2)

– Hacerse responsable de los cambios de alcance que

surjan durante el proyecto, negociando los ajustes en
costos y fechas de entrega.
– Realizar los pagos al proveedor al mes siguiente de
haber aprobado la factura por parte de EL CLIENTE.
– En caso que el contrato sea pactado por un número
mínimos de horas de servicio al mes, EL CLIENTE se
compromete a usar de dichas horas.
–Entregar los documentos de estándares que debe
utilizar el proveedor durante el proyecto.

Siguiente
 Recursos y herramientas
provistos por EL CLIENTE
EL CLIENTE proveerá los siguientes recursos y
herramientas:
– Las máquinas, lenguajes y puestos de trabajo, solo
cuando sea absolutamente necesario hacer el trabajo
con la infraestructura nuestra. Un ejemplo es el
acceso al Iseries.
– Los accesos y autorizaciones solicitadas por el
proveedor, previo aval del analista de seguridad.
• Solo en casos excepcionales se dará “Full”
autorizacíón sobre los recursos.
– En caso de ser necesario, se proveerá una cuenta de
correo electrónico de EL CLIENTE.

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contrato
Obligaciones del proveedor (1)
–Cumplir el objeto del contrato y los criterios de
aceptación.
–Proveer las herramientas y recursos necesarios para el
desarrollo de sus labores tales como máquinas,
herramientas de desarrollo ó pruebas, papelería, entre
otros, a excepción que sean recursos tan especializados
que solo pueda suministrarla EL CLIENTE.
– Asignar un gerente administrativo ó de proyectos.
– Para contratación de personal especializado, debe
cumplir el perfil descrito por EL CLIENTE.
– El personal del proveedor que este contratado para
trabajar directamente en EL CLIENTE, debe tener un
horario de trabajo de 48 horas y si va a estar por más
de 1 mes, debe hacerse visita domiciliaria.
• Si se presentasen horas adicionales en la noche que
no superen las 48 horas, no deben ser facturadas.
• Si se superan las 48 horas, se debe facturar en el
horario correspondiente.
Siguiente
Obligaciones del proveedor (2)
– Tener siempre personal de respaldo, con el mismo
perfil para las ausencias del personal principal.
–En caso de modificar algún recurso asignado a EL
CLIENTE, debe reemplazarse por uno mínimo con el
mismo perfil del anterior. Estos cambios deben ser
informados con antelación y aprobados por EL
CLIENTE.
– En caso que el recurso asignado a EL CLIENTE no
cumpla las expectativas, se deben proceder a los
correctivos del caso.
–Cumplir los cronogramas acordados con EL
CLIENTE. Solo se modificarán los cronogramas en el
caso de haber un acuerdo entre las dos partes.
– Hacer un reporte de avance de las actividades del
proyecto, cuya periodicidad debe ser acordada con
EL CLIENTE.
–Asistir a las reuniones de seguimiento al
cronograma de trabajo.
Siguiente
Obligaciones del proveedor (3)
– No acceder a amenazas de quienes actúen por fuera
de la ley con el fin de obligarlos a hacer ú omitir algún
acto ó hecho.
– No realizar subcontratación parcial ó total del trabajo
con otro proveedor, no ceder, transferir ó dar en
prenda este contrato, sin previa autorización de EL
CLIENTE.
–Ser responsable del pago de salarios y prestaciones
sociales de los empleados a su cargo, en ningún caso
esta responsabilidad será de EL CLIENTE.
– Utilizar y no divulgar la metodología de desarrollo de
software definida por EL CLIENTE, a excepción que la
metodología del proveedor cubra los artefactos de EL
CLIENTE, más otros adicionales, la cual debe ser
revisada y aprobada por EL CLIENTE.
– Cumplir las políticas de seguridad definidas por EL
CLIENTE.
– Mantenerse actualizado tecnológicamente y sugerir a
EL CLIENTE mejores prácticas en la labor
desempeñada.
Volver a estructura
contrato
 Garantías
Para desarrollo de software, debe establecerse luego
que el software es entregado, el tiempo de la
garantía dada por proveedor.

La garantía cubre todas las correcciones hechas a las

funcionalidades, las cuales se encuentran
especificadas en el documento de requisitos.

Normalmente la garantía depende del número de días

que duró el desarrollo y debe especificarse el tiempo
promedio de respuesta ante un problema encontrado.
Una propuesta es:

Tiempo de desarrollo Tiempo de garantía

(días) (días)
0-30 15
31-90 30
91-180 60
180 90 Volver a estructura
contrato
 Cláusulas penales (1)
Estas cláusulas son las estrategias de protección,
frente a la posible materialización del riesgo por
incumplimiento a las obligaciones adquiridas por las
partes.

–Las indemnizaciones normalmente son en valores

económicos a la parte afectada.
–Debe ser la última instancia pues no se tiene solución
posible para darle continuidad al contrato.

Siguiente
 Cláusulas penales (2)
Los incumplimientos más comunes que protegen dicha
cláusula son los siguientes:

– En las características del producto ó servicio pactados

en el alcance y en los criterios de aceptación.
– En las fechas de entrega previstas, sin justificación
que deje satisfecha a la parte afectada.
– En las obligaciones de EL CLIENTE ó del proveedor.
– En los pagos acordados por el EL CLIENTE, una vez
aprobada el acta de aceptación.
– Problemas de calidad reiterativos donde no se
visualiza una solución en el corto plazo.

Siguiente
 Ejemplo de cláusulas
penales
1 En caso de incumplimiento en las responsabilidades
de EL CLIENTE en el siguiente contrato, el proveedor
dará un plazo máximo de 30 días calendario para
subsanar la situación. Si culminado dicho periodo de
tiempo el incumplimiento persiste, el proveedor
podrá dar por terminado el contrato.

2 En caso de retardo del proveedor en los tiempos

definidos de entrega, el proveedor pagará un 1% del
valor del contrato por cada dia de retraso. Si este
llegara a 30 días se da por terminado el contrato.

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contrato
 Derechos de autor (1)
Los derechos de autor indican quién es el dueño del
producto.

Si se compra un producto bajo licencia, EL CLIENTE

solo tendrá derecho de uso para el número de licencias
adquiridas.

Si se fabrica un software a la medida:

– Debe dejarse explícito que el proveedor solo tendrá
los derechos de creación del software, con lo cual
puede decir que es el autor del mismo.
–EL CLIENTE tiene los derechos patrimoniales sobre
fuentes, objetos y modelos de diseño, con los cuales
puede instalarlo ó modificarlo con cualquier proveedor,
adicionalmente puede comercializarlo.
–Se sugiere firmar una cláusula de exclusividad en la
cual se indica que el producto desarrollado es para uso
exclusivo de EL CLIENTE y el proveedor no puede
usarlo en otros clientes. Siguiente
 Derechos de autor (2)
– Debe dejarse explícito que en el caso donde el
proveedor utilice para los desarrollos solicitados por EL
CLIENTE, software sobre el cual un tercero tiene
derechos, el proveedor asumirá todas las demandas
que conlleve dicha violación de la ley.

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contrato
Cláusula de confidencialidad
El proveedor debe firmar antes de comenzar
la ejecución del proyecto, la cláusula de
confidencialidad oficial de EL CLIENTE.

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contrato
Tribunal de arbitramento
En caso de conflictos por incumplimiento de
las cláusulas de este contrato, debe definirse
el tribunal de arbitramiento que dirimirá
dichos conflictos.

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contrato
Terminación del contrato
Debe definirse las causas por las cuales puede finalizar el
contrato, estas son:

– Por cumplimiento del alcance del contrato

– Por mutuo acuerdo entre las partes
– Por incumplimiento total ó parcial de las obligaciones de EL
CLIENTE ó del proveedor, contempladas en el siguiente
contrato
– Por deficiencia reiterativa en el cumplimiento del servicio
– Por problemas de calidad reiterativos, sobre los cuales no
se visualiza solución al corto plazo
–Por la suspensión en la prestación del servicio, sin justa
causa del proveedor
– Por disolución, liquidación del proveedor ó cambios fuertes
en la estructura del proveedor.
• En este caso EL CLIENTE podrá contratar directamente los
empleados del proveedor.

Para finalizar el contrato de forma unilateral, la parte

debe informar a la otra, el deseo de finalizar el contrato
con 1 mes de anticipación. Volver a estructura
contrato