GESTIÓN DEL TIEMPO

Características del tiempo

 Atípico no es absoluto
 Equitativo
 Insustituible

 Inelástico
 Indispensable
 Inexorable
“Nada distingue tanto al directivo eficaz, cómo su amor al tiempo”.
Peter Drucker

La Gestión del tiempo Directivo

 Tiempo es un recurso escaso, absolutamente e imposible de reemplazar.

o 1er paso: Enseñar al directivo a registrar y a finalizar cómo está utilizando su propio
tiempo.
Evaluaciones previas (auto análisis con datos reales)
o El ejecutivo vive en lo que se llama “el frenesí del ayer” se angustia de lo que tenía que
estar hecho y aún no lo esta…ESTRÉS, el tiempo perdido no se recupera.
o Urgente VS Importante, tendremos que abordar lo urgente y dejar y dejar para más
tarde lo importante.
o El tiempo, único recurso perfectamente socializado mientras estamos vivos todos
tenemos la misma cantidad. Sin embargo, unas tienen grandes éxitos y nunca tienen
tiempo. La diferencia es su empleo.

Principio del Pareto

El principio del Pareto es una técnica que se separa los pocos VITALES de los muchos
TRIVIALES (no valen la pena)

Tiempo Resultado

20% 80%

80% 20%

3 Leyes sobre el tiempo

 Requiere una tarea crece en proporción al número de veces que lo hemos interrumpido y
reanudado.
 Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea
una corte.
 El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica sino que forma
una curva en S.

Cazar Ideas y Seguimiento

 Escriba sus ideas en el momento que se le ocurran tener un plan preparado para el próximo
periodo de planificación antes de que termine el anterior da al cerebro subconscientemente la
oportunidad de “dormir sobre el” y producir nuevas ideas de cómo mejorar el resultado del
periodo siguiente.

Ladrones del tiempo

 Falta de información.
 Comunicaciones lentos y absurdos
 Interrupciones constantes
 Desorganización de los colaboradores más próximos
 Exceso de urgencias
 Llamadas telefónicas
 Exceso de burocracias
 Errores de terceros
 Exceso de reuniones
 Incompetencia de los jefes

Otras causas Yo

 Falta de organización personal.

 Confusión de prioridades.
 Escasa delegación en los colaboradores.
 Exceso de optimismo al apreciar las propias.
 Habilidades y potencial de trabajo.
 Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio.
 Poca puntualidad y control del horario.
 Dilatación de las decisiones importantes.
 Precipitación en las decisiones.
 La Causa primera de nuestra mala gestión del tiempo somos ante todo, nosotros mismos con
nuestros hábitos y forma de utilizarlo.
 A veces el directivo se parece más a una marioneta (directivo reactivo) que a lo que debe ser,
es decir un director de orquesta.
 Con frecuencia se confunde dirección con improvisación y las consecuencias pueden ser
nefastas.
 No hay que esperar a que el reloj vaya regulando y controlando mi vida profesional, sino que
yo debo ser su controlador (directivo proactivo).

Si un directivo no puede administrar correctamente su propio tiempo, ¿Qué otras cosas podrá
administrar?
No se trata de hacer más cosas sino de hacer las cosas idóneas (reducir el agobio producido
por el exceso de trabajo pendiente) = origen del estrés.

Organización del tiempo a largo plazo

 Enunciado de la misión
 Roles
 Metas

Organización semanal

 Roles
 Metas
 Planes

Matriz de administración del tiempo

 Urgente No Urgente
Actividades: Actividades:
Prevención, Actividades de
Crisis corto plazo
Problemas Construir relaciones
Importante Apremiantes Reconocer nuevas
Proyectos cuyas fechas vencen oportunidades
Planificación,
Recreación
Actividades: Actividades:
Interrupción Trivialidades ajetreo, algunas
No importante Algunas llamadas, correo, cartas, algunas llamadas
algunos informes, algunas telefónicas de tiempo
reuniones cuestiones actividades agradables.
inmediatas

Visión Global
 Planifica su vida como un todo? Trata de escribir los objetivos de su vida?
 Es necesario fijar prioridades empleando recursos escasos.
 La eficacia y sentirse bien dependen de la forma en que esta tarea esté resuelta.

Cómo preparar la lista diaria de cosas hacer

 Sea realista.
 Deja un margen de tiempo, prever lo inesperado.
 Realice la lista cada mañana, téngalo a la vista.
 Si durante al día hace algo imprevisto añádala.
 Antes de hacer cada cosa, pregúntese; ¿Por qué yo?, si otro puede encargarse ¿Por qué yo?
 Agrupe las actividades relacionadas entre sí.
 Case un elefante o un trozo de elefante todos los días haga todos los días algo que le acerque
más a sus metas, soñar no es suficiente.

Planificación y Programación

Un efecto importante de la planificación es:

 Planifica : Que voy hacer

 Programo : Cuando voy hacer

Pirámide de objetivos
 Largo Plazo
Mediano Plazo
Corto Plazo

Objetivos
 Concretos y específicos.
 Pocos e importantes.
 Compatible.
 Alcanzable.
 Medible.
 Tener plazos.
 Estar escritos y ser fácilmente consultables según su evaluación irán evolucionando sus
objetivos

Prioridades

 Tener objetivos define el norte, pero estos solo se alcanzan a través de actividades.
 La trampa de la actividad. Estamos tan ocupados en lo que hacemos, que acabamos olvidando
para que lo estamos haciendo.
 Establecer la prioridad de cada actividad es la única garantía de posible eficacia.
 Ante cada disyuntiva la prioridad es factor esencial de decisión.

Los enemigos más temibles como hacerlos frente

Llamadas y visitas

Reduzca el número de llamadas

Establecer periodos de incomunicación

Tratar de enterarse de las horas más oportunas para realizas las llamadas