Guía Seguridad-FS

LA SEGURIDAD:
mucho más que vigilancia

Guía de buenas prácticas en seguridad para el sector floricultor
Dirección Editorial
XXXXXXXXXXX
Armada electrónica
Formato Comunicación Diseño
Impresión y encuadernación
XXXXXXXXXXXXXXX
ISBN: XXXXXXXXXXXXXX
Impreso en Colombia 2005
• • • Contenido
5 Guía de buenas prácticas en seguridad para el sector floricultor

5 Qué contiene y qué pretende este manual
6 Una palabra sobre las políticas
7 Capítulo 1
Organizarse para la seguridad
8 ¿Qué puede hacer la empresa?
10 Capítulo 2
Documentos al día
12 Capítulo 3
Las personas hacen las empresas
22 Capítulo 4
Proteger los bienes de la empresa
23 ¿Que puede hacer la empresa?
31 Capítulo 5
Asegurar la logística de la producción y la exportación
36 Capítulo 6
La información, un factor estratégico
41 Capítulo 7
Conocer a los clientes y proveedores
43 Capítulo 8
Controlar el mercado de flor nacional
46 Capítulo 9
Realizar investigaciones internas
49 Capítulo 10
Reportar actividades sospechosas
52 Capítulo 11
La unión fortalece la seguridad
55 Anexos
56 1. Formato para visita domiciliaria
61 2. Modelo contrato de vigilancia privada
63 3. Formatos de control y seguimiento
63 Formato registro codigo de empacadores
63 Formato control ingreso cuarto frio
63 Formato inventario de carton en bodega
64 Formato control numeración cajas empacadas
64 Formato programa de camiones
65 Formato inspección de vehiculos de carga
Acta destrucción sellos o precintos de seguridad
Acta destrucción cartón
4. Formato registro de clientes y proveedores
71 Glosario
• • • Guía de buenas prácticas en seguridad
para el sector floricultor
Cuando se habla de seguridad se tiene la tendencia a pensar únicamente en el vigilante que se

destaca en la puerta principal del cultivo, el cual muchas veces es ese empleado que no tiene
una labor concreta en el momento o que está parcialmente incapacitado. Y al que, además, sus
jefes le ponen ‘algo qué hacer’ mientras está allí.
La seguridad –y no sólo en el sector floricultor– se vuelve en muchos casos un ‘chicharrón’ que

se le encarga como tarea secundaria al gerente de producción o al de talento humano y el argu-
mento esgrimido cuando se pregunta por el particular es que ‘aquí no pasa nada’.
Y lo cierto es que se presentan dificultades, representadas en la pérdida habitual de material y en

la contaminación potencial de despachos de flor, por solo mencionar los dos delitos más comu-
nes en el sector. Los cultivos se manejan en muchos casos como fincas y no como empresas
tecnificadas y la seguridad se enfrenta de forma reactiva y espontánea, sin personal calificado.
Es preciso empezar a afrontar la seguridad de manera más integral, en áreas como selección de
personal, logística del proceso de producción y despacho de producto terminado, manejo de
información, selección de clientes y proveedores, gestión administrativa de la empresa y en las
relaciones con el entorno donde se encuentra asentada.
Por ello construir una cultura de seguridad en el sector floricultor se vuelve cada día más un
factor clave para fortalecer la capacidad productiva y la generación de valor de las empresas,
para prevenir todo tipo de eventos adversos y para desarrollar un argumento comercial que
enfrente las exigencias de los compradores de todo el mundo.
Asocolflores ha querido sembrar las primeras semillas de esa cultura de seguridad con esta guía
básica, comprensiva e integral de buenas prácticas de seguridad para las empresas del sector.
Semillas que con las cuales se busca desarrollar hacia el futuro, y con el concurso de todos, un
sistema de gestión en seguridad que lleve al sector a fortalecer cada vez más su credibilidad
internacional.
• • • Qué contiene y qué pretende este manual
Esta guía ofrece las orientaciones básicas para que cualquier empresa del sector floricultor for-
mule y desarrolle un conjunto de buenas prácticas de seguridad en los aspectos más determi-
nantes de su trabajo.
5
• • • LA SEGURIDAD: mucho más que vigilancia
Ha sido desarrollado teniendo en cuenta los estándares propuestos por la Coalición Empresarial
Anticontrabando, BASC y los parámetros mínimos de seguridad que debe asumir cualquier
empresa en su cadena de abastecimiento y en sus procesos de producción y abastecimiento.
Con ayuda de esta guía las empresas podrán organizar su propio sistema de seguridad integral
en los cultivos, así como establecer normas claras para afrontar riesgos e incrementar la pre-
vención.
La guía presenta indicaciones y listas de chequeo que permitirán establecer prácticas seguras en
aspectos como la gestión global de la empresa, su marco legal, los recursos humanos, las insta-
laciones físicas, la logística de la producción y el transporte de material, la administración de la
empresa y el manejo de la información, así como el establecimiento de alianzas estratégicas
para compartir servicios y datos y llevar a cabo actividades que incrementen la seguridad en el
sector.
• • • Una palabra sobre las políticas
Definir y establecer un conjunto de políticas que contribuyan a transformar la concepción de

seguridad en la empresa, a construir un proceso logístico seguro y alcanzar estándares interna-
cionales sobre la materia constituye un aspecto clave para cualquier organización.
Es preciso establecer unos principios claros para que todos los cumplan y el primero de ellos es
darle a la seguridad un lugar preponderante en la planeación y operación de la empresa, defi-
niendo un responsable interno en el nivel directivo que tenga ésta como su tarea central y
específica y contando con personal idóneo para desarrollarla.
También contribuye a incrementar la seguridad:
• Comprometerse con la generación de empleo lícito y con la construcción de un futuro digno

para los trabajadores de la empresa.
• Cumplir la ley, colaborar con las autoridades y con las organizaciones gremiales y locales en
temas de prevención y seguridad.
• Evitar cualquier tipo de tratos o transacciones con personas o grupos al margen de la ley.
• Asumir la seguridad como un rubro que requiere inversión y con criterio de costo beneficio.
• Vincularse a los programas establecidos de prevención de narcotráfico para mantener el libre

acceso de las flores colombianas al mercado internacional.
• Mantener las mejores relaciones gremiales y una permanente comunicación con Asocolflo-
res, sus asociados y las autoridades nacionales y extranjeras.
6
• Promover la integración y el intercambio de experiencias e información en materia de segu-
ridad con asociados y colegas del sector.
••• 1 Organizarse
para la seguridad
La seguridad es un aspecto de la gestión empresarial al que sólo

se le da importancia cuando se afectan los intereses personales y
económicos de propietarios y empleados, muchas veces con con-
secuencias nefastas e irreversibles. Esta situación es más marca-
da en sectores agropecuarios en donde se impone la informalidad.
Mientras en áreas como salud ocupacional o seguridad industrial

se desarrollan programas, se destina personal y se aprueban pre-
supuestos que garanticen su funcionamiento para cumplir la ley
y evitar las sanciones que acarrearía su desconocimiento, en la de
seguridad, por no disponer de una legislación coercitiva ni de una
actitud preventiva, se dejan de desarrollar las previsiones necesa-
rias para fortalecerla al interior de la empresa.
La seguridad debe constituirse en una prioridad y un compromiso de todos en la empresa. Los

estamentos directivos deben generar directrices y orientaciones para construir el sistema de
seguridad, concientizar a todo el personal de su importancia, hacer conocer la normatividad
sobre el particular y lograr que la información necesaria para mantener activo el sistema se
ponga en circulación de manera constante.
También es preciso desarrollar técnicas de evaluación y ajuste de los procedimientos y prácticas

de seguridad puestas en marcha, de manera que ofrezcan constante protección y prevención en
todas las dimensiones del trabajo.
7
• • • ¿Qué puede hacer la empresa?
• Concientizarse de la importancia de la seguridad integral para el desarrollo normal de la

empresa.
• Organizar y desarrollar un sistema de seguridad de acuerdo con sus características, riesgos y
posibilidades, para generar y mantener una cultura en seguridad.
• Integrar el proceso de seguridad dentro de las decisiones gerenciales para consolidar las for-
talezas que le brinda la seguridad integral y atacar las debilidades de la empresa.
• Comprometerse y participar, la Junta Directiva y la Gerencia en la generación de la cultura
de seguridad de la Empresa.
• Establecer, publicar y difundir las normas que definen la política de seguridad de la Empresa,
con criterios de prevención de actividades ilícitas.
• Nombrar un representante de la Gerencia con autoridad y responsabilidad que le permita
asegurar el cumplimiento del sistema de seguridad y se desempeñe como enlace entre la
empresa y el Comité de Protección Integral de Asocolflores. (C.P.I.A.)
• Elaborar un programa de seguridad que determine normas y procedimientos de prevención,
protección y defina autoridades y responsabilidades del personal que integra el sistema de
seguridad.
• Desarrollar un plan de auditorias internas para establecer y perfeccionar el cumplimiento de
políticas, normas y procedimientos establecidos en el programa de seguridad.
• Determinar y aplicar procedimientos de acción preventiva y correctiva de las inconsistencias
encontradas en las auditorias, a los planes de emergencia y contingencia para neutralizar
amenazas.
• Establecer indicadores de seguridad que le permitan a la gerencia semestralmente, verificar
el cumplimiento del programa y el funcionamiento de las áreas comprometidas.
• Promover buenas relaciones y permanente comunicación con las autoridades para obtener
la coordinación y colaboración que demanda la ejecución de acciones preventivas de ilícitos.
• Crear el comité de seguridad, presidido por la gerencia del cultivo e integrado por las perso-
nas que desempeñan los cargos de salud ocupacional y/o seguridad industrial, director de
producción, director administrativo y/o director de gestión humana y responsable de la
seguridad física, quienes deben reunirse de acuerdo con las necesidades, para la implementa-
ción y desarrollo del presente programa y demás medidas que se requieran.
8
• • • Organizarse mucho más que vigilancia
• • • LISTAS DE CHEQUEO
Fecha:
SISTEMA DE SEGURIDAD
SÍ NO OBS
1. ¿Es posible evidenciar el compromiso y la participación de la Alta Direc-
ción en la generación de la cultura de seguridad de la empresa?
2. ¿Está difundida la política de seguridad de la empresa con criterios de
prevención de actividades ilícitas?
3. ¿Se encuentra designado el funcionario de la empresa responsable de la
seguridad?
4. ¿La gerencia evidencia semestralmente el funcionamiento del sistema
y control de seguridad
5. ¿Está elaborado el programa que desarrolla el sistema de seguridad?
6. ¿Se realizan auditorias internas para verificar el cumplimiento del progra-
ma de seguridad?
7. ¿Se ejecutan verificaciones de las inconsistencias detectadas en
auditorias y planes de emergencia?
8. ¿Existen buenas relaciones y comunicaciones con las autoridades de la
jurisdicción?
9. ¿Está conformado y se reúne el comité de seguridad para implementar y
desarrollar la seguridad?
ANOTACIONES:
9
••• 2 Documentos
al día
El sector floricultor es muy apetecido por narcotraficantes y

lavadores de capitales debido a sus particularidades comercia-
les y logísticas, por lo que es preciso tomar todas las precaucio-
nes para evitar verse involucrado en manejos ilícitos.
Constituirse y funcionar de acuerdo con las normas legales es

la base más sólida para el desenvolvimiento seguro de la em-
presa. También contribuye a ello acatar todos los procedimien-
tos y estándares nacionales e internacionales en materia de
producción y exportaciones.
Mantenerse en todo momento dentro del marco de la ley y la

normatividad del sector agilizará el trámite de las operaciones de exportación e importación,
evitará todo tipo de sanciones, facilitará las revisiones e inspecciones de las autoridades y hará
merecedora a la empresa de los beneficios otorgados por el Estado y de las garantías acordadas
en los convenios nacionales e internacionales.
Además, un desempeño estrictamente ajustado al marco de la ley fortalecerá la imagen positiva

de la empresa y por ende sus relaciones comerciales.
10
• • • Documentos al día
• Constituirse y registrarse de acuerdo con las exigencias legales.

• Dar cumplimiento a lo dispuesto en las normas que rigen su funcionamiento, que para el
sector floricultor exige como mínimo los siguientes documentos:
- Registro Cámara de Comercio

- Registro Mercantil
- Registro ante el Instituto Colombiano Agropecuario, ICA
- Registro de vehículos de carga ante el Ministerio de Transportes (si son propios) o exigirlo
a contratistas
- Licencia de funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada, para el departamento de seguridad si lo tiene, o para la empresa contratada para
prestar el servicio de vigilancia, de acuerdo con el Decreto 2187 de 12-OCT-2001
- Registro ante el Ministerio de Comercio Exterior
- Registro ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN
- Registro Nacional de Exportadores
NOTA: A partir del mes de Junio del 2005 por disposición de la DIAN se unifica en el Registro
Único Tributario, los documentos señalados con asterisco.
Como complemento y para información, se citan las normas relativas a la actividad de seguridad:
Decreto Ley 356 del 11 de Febrero de 1994 y la reglamentación emanada en las resoluciones y
circulares de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Consultar la pagina: www.supervigilancia.gov.co
11
Fecha:
MARCO LEGAL DE LA EMPRESA

SÍ NO OBS
1. ¿Se encuentra vigente el Certificado de Cámara de Comercio?
2. ¿Se encuentra vigente el Registro Mercantil?
3. ¿Se encuentra vigente el Registro ante el Ministerio de Comercio Exterior?
4. ¿Se encuentra vigente el Registro ante la Dirección de Impuestos y Adua-
nas Nacionales “DIAN”?
5. ¿Se encuentra vigente el Registro ante el Instituto Colombiano Agrope-
cuario “ICA”?
6. ¿Se encuentra vigente el Registro Nacional de Exportadores?
7. ¿Se encuentra vigente el Registro de carga ante el ministerio de Trans-
portes de la compañía contratada?
8. ¿Se encuentra vigente la Licencia de funcionamiento del departamento
de seguridad de la compañía?
ANOTACIONES:
12
••• 3 Las personas
hacen las empresas
Es indiscutible: cualquier organización empresarial es el re-

sultado de los valores, las costumbres, las capacidades y la
formación de las personas que trabajan en ella. Integrar un
equipo humano que además de competente en lo técnico sea
intachable en lo ético debe ser una prioridad de la empresa.
Y es que, según la Sijin de la Policía Metropolitana de Bogotá,

de cada cien pesos perdidos por las empresas en los últimos
diez años, setenta lo fueron por causa de la negligencia, el
sabotaje o la improductividad de sus empleados. Y cada vez
se hace más frecuente la infiltración de sujetos dentro de las
empresas para obtener información sensible sobre sus directi-
vos y personal administrativo, sobre sus instalaciones, ruti-
nas, finanzas y sistemas de seguridad.
Por eso el área de Talento Humano tiene dos misiones fundamentales en materia de seguridad:
impedir que el delincuente infiltre la empresa mediante un proceso eficiente de selección de
personal e impedir que el empleado se convierta en delincuente, para lo cual hay que desarrollar
diversas acciones de prevención. Además, el control debe extenderse a los terceros que contra-
tan con la empresa, a proveedores, e incluso a los clientes para asegurar una operación segura.
A esto se debe sumar el mantenimiento de procedimientos y controles en el tiempo, para lograr

una gestión segura y sostenible del recurso humano en todo momento.
13
• En selección de personal
- Elaborar el programa de selección, con procedimientos adecuados que minimicen el in-
greso a la organización de personal no conveniente.
- Contar con confiables fuentes de personal potencial a las cuales se pueda acudir.
- Tener procedimientos internos para recomendar aspirantes potenciales, por parte de los
mismos trabajadores.
- Identificar los cargos críticos y establecer responsabilidades en seguridad para esos fun-
cionarios.
- Adelantar estudio de seguridad para el personal de cargos críticos.
- Diligenciar el aspirante, con su propia letra, el formato de solicitud de empleo que tenga
la empresa, el cual debe especificar autorización para toma de huellas dactilares, verifica-
ción de contenido de la documentación, búsqueda de antecedentes y visita domiciliaria.
- Elaborar formatos para verificación de documentación, constatación de referencias y vi-
sita domiciliaría, especificando el funcionario responsable que realiza la actividad.
- Exigir el original y fotocopia del certificado judicial y de policía vigente, cédula de ciuda-
danía, libreta militar de varones mayores de edad,
- Verificar la documentación presentada por los aspirantes, constatando referencias fami-
liares, laborales y comerciales.
- Solicitar antecedentes judiciales y de policía por intermedio de la Sijin para el personal
temporal.
- Realizar el mismo procedimiento de selección con el personal contratado mediante out-
sorcing.
• En pruebas y entrevistas
- Realizar pruebas de conocimientos y aptitudes de acuerdo con el perfil del cargo y
psicotécnicas que tenga la empresa.
- Adelantar entrevistas el aspirante con el jefe de gestión humana, jefe inmediato o de área
y responsable de la seguridad.
• En visitas domiciliarias
- Además de las finalidades del proceso de selección en seguridad, debe estar focalizada a
verificar dudas que hayan quedado en la entrevista y constatar el entorno socioeconómico,
la vecindad, el cumplimiento de obligaciones y relaciones familiares.
- Realizarlas a su ingreso a todo el personal con contrato a término indefinido.
- Para el personal de cargos críticos debe realizarse a su ingreso y cada dos años.
- Para el personal contratado out-sorcing debe estipular en el contrato y verificarse, que el
proceso de selección realizado por el proveedor cumpla las mismas exigencias que tiene la
empresa.
• En exámenes médicos
- En seguridad debe estar orientado especialmente para detectar conductas anormales ta-
les como: consumo de drogas ilícitas, alcoholismo, entre otros.
14
- Debe verificarse la autenticidad de la persona para evitar suplantaciones.
• • • Las personas hacen las empresas
• En hojas de vida
- Elaborar índice secuencial y colocar separadores que permitan su organización y orden.

- Guardarlas con medidas de seguridad y acceso restringido, reglamentando procedimien-
tos de consulta.
• En carnetización
- Expedir a sus propios funcionarios carnés con foto y fecha de vigencia.

- Exigir a los empleados de proveedores o contratistas, carné de sus empresas con fecha de
vigencia y foto.
- Elaborar escarapelas para los visitantes, en colores diferentes de acuerdo con las áreas de
destino.
• En Inducción y capacitación
- Instruir sobre políticas de seguridad y procedimientos para transmitir información.

- Capacitar sobre las responsabilidades en seguridad de cada cargo crítico.
- Incluir dentro del programa de capacitación temas que sensibilicen al personal en seguri-
dad.
- Aprovechar las EPS, compañías de seguros y otras autoridades, para charlas y conferen-
cias sobre seguridad.
• En prevención de conspiraciones internas
- Incluir dentro del programa de bienestar laboral, beneficios tales como Jardín infantil,
fondos de empleados, respaldo a la superación personal, actividades culturales y depor-
tivas.
- Crear buzones de sugerencias y estímulos al suministro de información.
- Fomentar las redes de colaboradores con la empresa y divulgar anuncios sobre prevención
y represión del delito.
• Mantenimiento de personal
- Establecer pruebas de confiabilidad para el personal de manejo y cargos críticos.

- Realizar entrevistas de desenganche para conocer motivos de inconformidades y anor-
malidades internas.
- Crear el hábito de informar oportunamente novedades o cambios para la actualización
de las hojas de vida.
- Realizar visita domiciliaria bianual a personal de cargos críticos y de manejo y confianza.
15
Fecha:
1. AREA DE SELECCIÓN DE PERSONAL

SÍ NO OBS
1. ¿Se tiene un programa de selección de personal?
2. ¿Se utilizan fuentes confiables para el reclutamiento de personal?
3. ¿Existen procedimientos con los trabajadores para recomendar aspiran-
tes potenciales?
4. ¿Se tienen determinados los cargos críticos con sus respectivas respon-
sabilidades y funciones en seguridad?
5. ¿Existe formato de solicitud de empleo de la empresa diligenciado por el
aspirante y contempla autorización para toma de huellas dactilares, veri-
ficación contenido de la documentación, búsqueda de antecedentes y
visita domiciliaria?
6. ¿Se realizan estudios de seguridad al personal que ocupa cargos críticos?
7. ¿Se tienen debidamente diligenciados los formatos de verificación de do-
cumentación, constatación de referencias, visitas domiciliarias y se espe-
cifica el funcionario responsable de esta actividad?
8. ¿Existe formato de solicitud de empleo diseñada por la empresa, que
incluya autorización para la toma de huellas dactilares, verificación de
información, búsqueda de antecedentes y visita domiciliaria?
9. ¿Se exigen fotocopias del certificado judicial y de policía vigente, cédula
de ciudadanía, libreta militar a varones mayores de edad, tanto a perso-
nal propio, temporal y out-sourcing?
10. ¿Se tiene debidamente diligenciado el formato para verificación de refe-
rencias familiares, laborales y comerciales?
11. ¿Se han realizado solicitudes de antecedentes judiciales y de policía por
intermedio de la Sijin, para personal temporal?
12. ¿Con el personal de temporales (out-sourcing) se realizan las mismas
diligencias citadas en los numerales anteriores?
13. ¿Se verifica que la empresa temporal que suministra el personal, cumpla
con los procedimientos de selección que la empresa exige?
14. ¿Se verifica que el personal temporal tenga el nivel de confiabilidad re-
querido, mediante la solicitud de antecedentes a las autoridades?
ANOTACIONES:
16
2. PRUEBAS Y ENTREVISTAS
SÍ NO OBS
1. ¿Se realizan las pruebas de conocimiento y aptitudes de acuerdo con el
perfil del cargo y psicotécnicas que tenga la empresa?
2. ¿Se adelantan las entrevistas con: jefes de gestión humana, jefe inme-
diato o del área y responsable de la seguridad y existe el documento o
formato de soporte?
ANOTACIONES:
3. VISITAS DOMICILIARIAS
SÍ NO OBS
1. ¿En las visitas domiciliarías se incluye verificación de dudas de la entre-
vista, situación del entorno socioeconómico, vecindad, cumplimiento de
obligaciones y relaciones familiares?
2. ¿Se realizan visitan domiciliarias a los empleados que tienen contrato a
término indefinido?
3. ¿Al personal de cargos críticos se les realiza la visita domiciliaria al ingre-
so y las de actualización cada dos años?
ANOTACIONES:
17
4. EXÁMENES MÉDICOS
SÍ NO OBS
1. ¿En los exámenes médicos de ingreso se hacen observaciones sobre
conductas anormales, tales como consumo de drogas?
2. ¿En el procedimiento del examen médico se hace la comprobación me-
diante documento de identidad de la persona examinada?
3. ¿En los resultados médicos se conceptúa o deja registro de verificación
de documento de la persona que se practica el examen?
4. ¿Se tiene constancia de realización de examen médico para el proceso
de desenganche?
ANOTACIONES:
5. LISTA DE CHEQUEO HOJAS DE VIDA

SÍ NO OBS
1. ¿Las hojas de vida se elaboran con un índice secuencial, con organización
y orden adecuado?.
2. ¿Las hojas de vida se archivan en forma segura, su acceso es restringido
y está reglamentada su consulta?
ANOTACIONES:
18
6. CARNETIZACIÓN
SÍ NO OBS
1. ¿Se tiene un registro de elaboración y entrega de los carné a los emplea-
dos de la empresa?
2. ¿Se verifica en forma periódica el porte de carné y se realizan las obser-
vaciones del caso?
3. ¿Existe una identificación o carné especial, para empleados que laboran
dentro de las áreas restringidas?
4. ¿El personal de seguridad exige el porte de este elemento?
5. ¿Se realizan las actas de destrucción de los carné vencidos con la parti-
cipación de un veedor?
6. ¿Al personal de seguridad se le comunica por escrito la pérdida de este
elemento?
7. ¿Se tienen elementos para control e identificación de visitantes y contra-
tistas a su ingreso?
ANOTACIONES:
19
7. INDUCCIÓN Y CAPACITACION
SÍ NO OBS
1. ¿Se hace inducción de sensibilización al personal nuevo sobre las políti-
cas y procedimientos de seguridad en la empresa?
2. ¿Esta capacitado el personal de acuerdo con sus funciones dentro de la
empresa en cómo detectar y proceder ante el caso de actividades sospe-
chosas?
3. ¿El personal está capacitado para atender emergencias que puedan pre-
sentarse?
4. ¿Está capacitado el personal en manejo de información sensible y el mo-
dus operandi delictivo para obtener información confidencial?
5. ¿Está capacitado el personal en procedimientos de información drogas?
6. ¿Está capacitado el personal para reportar actividades sub estándar que
atenten contra la seguridad, o que sean sospechosas?
ANOTACIONES:
8. PREVENCION CONSPIRACIONES INTERNAS

SÍ NO OBS
1. ¿Se tienen los buzones de sugerencias y se les hace el seguimiento?
2. ¿Se hacen publicaciones en las carteleras sobre prevención y represión
del delito?
3. ¿Hay buzones, e-mail, y divulgación mediante avisos sobre programas y
beneficios especiales que otorga la empresa?
4. ¿Existe un Plan para fortalecer vínculos con las autoridades de seguridad?
ANOTACIONES:
20
9. MANTENIMIENTO DE PERSONAL
SÍ NO OBS
1. ¿Se realizan pruebas de confiabilidad, reportes por cambios de datos en
las hojas de vida y visitas domiciliarias a los cargos críticos?
2. ¿Existe un control para la expedición de certificados laborales con su res-
pectivo análisis, con el fin de conocer en que anda el empleado?
3. ¿Existen mediciones de clima Organizacional, y se analizan desde el pun-
to de vista de la seguridad?
4. ¿Existe procedimiento para el control de permisos y análisis respectivos
desde el punto de vista de la seguridad?
5. ¿El Certificado Judicial de todo el personal que participa en el proceso de
exportaciones esta vigente?
6. ¿Se realiza entrevista de desenganche a todo el personal cuando se retira?
ANOTACIONES:
Ver anexo 1: FORMATO PARA VISITA DOMICILIARIA
21
••• 4 Proteger
los bienes de la
empresa
La seguridad física de las instalaciones y los bienes de la em-

presa es quizá la dimensión más conocida del tema y por su-
puesto de gran importancia para la estabilidad y la
productividad de la empresa.
Las empresas floricultoras, además de estar expuestas en su

entorno al acecho de la delincuencia común, están amenaza-
das por la delincuencia organizada, sobre todo por el
narcotráfico, que infiltra sus instalaciones para sustraer infor-
mación y elementos que le faciliten la realización o el encubri-
miento de sus actividades ilícitas. Igualmente existen mafias
que sustraen de manera constante insumos y flor de los culti-
vos para venderla en los mercados nacionales e incluso para
exportarla.
Estas razones hacen indispensable el desarrollo de procedimientos para la vigilancia perimetral

e interna de los cultivos, la disposición de los medios físicos que colaboren en este propósito y la
organización de redes de información que contribuyan en la prevención y detección de perso-
nas y situaciones indeseables.
22
• • • Proteger los bienes de la empresa
• • • ¿Que puede hacer la empresa?
• En aspectos de vigilancia
1. Contar con un servicio de vigilancia humana permanente

La vigilancia puede contratarse con empresa especializada en la prestación de este servicio o
prestarse internamente con personal de nomina.
• Vigilancia Contratada. Seleccionar compañía especializada que cumpla mínimo los siguien-
tes requisitos:
- Tener licencia vigente de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada.(S.V.S.P.)

- Certificación de vigencia actualizada sin registro de sanciones de la Superintendencia de
vigilancia y seguridad privada.
- Concepto favorable de algunos de sus clientes.
- Consultar a vigilantes de esa empresa respecto a tratamiento y cumplimiento de sus
obligaciones laborales.
- Conveniencia de costos del servicio de acuerdo a normas legales y competencia del mer-
cado.
- Apreciar valores agregados tales como: Sistemas de alarmas, marcación de rondas, radios,
dotaciones especiales, certificaciones ISO, BASC, etc.
Se adjunta formato guía para el contrato de vigilancia privada.
• Vigilancia con personal de nómina

La empresa puede organizar su propia vigilancia con personal de nómina pero debe constituir el
departamento de seguridad, ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
El personal de nómina asignado a la vigilancia debe cumplir mínimo los siguientes requisitos:
- Ser capacitado en academia autorizada y de acuerdo con las exigencias de la S.V.S.P. para
que le otorgue la credencial de vigilante.
- Estar clasificado para la A.R.P. en riesgo clase IV.
- Contar con póliza de seguro de vida.
- Constituir la empresa póliza de responsabilidad civil extracontractual, para el personal
de vigilantes con el cubrimiento en el amparo por errores de puntería.
• Elaborar instructivo con los procedimientos y funciones que se requieren para la prestación
del servicio de portería y de vigilancia.
A cada puesto de vigilancia se le debe definir, tanto el área de responsabilidad como las funcio-
nes particulares que deben cumplir los vigilantes que lo cubran.
• Establecer controles para la prestación del servicio de vigilancia, tales como:
- Revistas del servicio que practiquen los supervisores o la policía de la localidad, dejando
constancia en las minutas. 23
- Marcación de rondas (Relojes de control, sistemas electrónicos como Data Record, entre
otros.)
- Reportes periódicos a la central de la compañía de vigilancia o a quien se coordine. (Espe-
cialmente en horas de la noche, en dominicales y festivos).
2. Complementar la vigilancia humana con vigilancia electrónica.

• La vigilancia humana se debe complementar con un sistema de vigilancia electrónica,
monitoreada o con terminal de alarma conectada a la compañía de vigilancia, la policía o
cuerpo externo encargado de la reacción.
• De acuerdo con el análisis de riesgos, mínimo las siguientes áreas críticas deben contar con
censores conectados a la alarma: almacén, bodega de químicos, cuartos fríos de almacena-
miento de flor de exportación, centros de cómputo y oficinas con información sensible,
tesorería.
• Instalar sistemas de C.C.T.V. con cámaras en los siguientes sitios críticos: Zonas de
empacadores, zona de cargue, área de almacenamiento de la flor de exportación, áreas de
despacho y documentación, portería.
• Se recomienda que el sistema de C.C.T.V sea digital ya que ofrece las siguientes garantías:
mínimo 30 días como tiempo de registro en grabación, control y monitoreo externo desde
cualquier lugar, grabación independiente de cámaras con autonomía para revisión y activa-
ción de la grabación por movimiento.
• Si el sistema es análogo, conviene tener en cuenta grabaciones mínimo de 12 horas, conser-
var las grabaciones mínimo durante 60 días.
• El proveedor seleccionado para este servicio debe estar autorizado por la superintendencia
de vigilancia y seguridad privada, tanto para la venta de equipos como para el monitoreo.
3. Establecer alertas y procedimientos para reaccionar oportunamente en casos de

emergencia:
• Diseñar procedimientos escritos de reacción ante alertas para atender las siguientes emer-
gencias. Incendios aviso a bomberos; riesgos naturales aviso a Defensa Civil; hurtos (robos,
asaltos, atracos) aviso a Policía; contaminación de la carga, aviso a Policía antinarcóticos.
• Los procedimientos de reacción deben contemplar la acción primaria a cargo de las Brigadas
de emergencia.
• Es conveniente verificar periódicamente la coordinación con las respectivas autoridades, ya
que existen frecuentes cambios en sus titulares. (Cambios organizacionales, traslados).
• Los procedimientos deben garantizar que la reacción sea adecuada y oportuna.
• Capacitar al personal de seguridad en los procedimientos propios de la empresa o del cultivo,
para atender sus casos de emergencia.
• Realizar simulacros y/o ensayos sobre atención de emergencias.
• Dentro del plan de auditorias, evaluar la reacción para atender las emergencias.
• Señalizar la ubicación de botones de alarmas y capacitar sobre su utilización para prevenir
falsas alarmas.
• Desarrollar simulacros para atender emergencias.
• Elaborar y realizar programas de mantenimiento de los equipos de seguridad electrónica.
• Utilizar vigilancia canina para reforzar la vigilancia humana, prevenir riesgos de contamina-
ción de las exportaciones y terrorismo.
24
• En barreras perimétricas
• Las barreras perimétricas pueden ser naturales (ríos, lagunas, zetos de árboles como pinos,
limoncillo o swinglía) o artificiales (cercas de alambre de púas, eléctricas, muros, mallas
eslabonadas, concertina).
• Se debe tener un sistema de seguridad perimetral que obstaculice accesos no autorizados. La
barrera es un medio para dificultar, o retardar el ingreso dando tiempo para la reacción.
• También se utiliza después de la cerca, colocar cortinas de polisombra con la cual se produce
un efecto disuasivo por no permitir la visión al interior, y facilitar la pronta detección en
caso de rotura.
• Desarrollar programas de inspección y mantenimiento preventivo de los medios de seguri-
dad perimetral
• Debe existir un callejón de seguridad entre, las cercas o muros perimétricos y las paredes de
las edificaciones y los invernaderos.
• No se debe acumular, interna ni externamente, sobre las barreras perimétricas ni lo corre-
dores de seguridad, escombros o elementos que faciliten el acceso ílícito o dificulten la
visibilidad.
• Para las cercas en alambre de púa es recomendable: distancia entre postes 2 metros, distancia
entre cuerdas 15 centímetros, número de líneas 14, un alambre de púas de refuerzo colocado
verticalmente en la mitad de los postes, al terminar la cerca voladizo hacia fuera o protec-
ción superior hacia arriba con ángulo de 45 grados, con tres líneas de alambres de púas.
• Realizar revisiones periódicas a cargo de los vigilantes para detectar anormalidades e infor-
marlas, dejando reporte por escrito.
• En iluminación
• Contar con iluminación artificial los corredores o pasillos de tránsito que comunican insta-
laciones del cultivo.
• Deben estar bien iluminados los exteriores de la portería, áreas de almacenamiento, zonas
de cargue casetas con equipos eléctricos (riego, fumigación, pozos profundos) y demás áreas
criticas que lo requieran de acuerdo al análisis de riesgos.
• Disponer de sistema de iluminación de emergencia para las áreas críticas.
• En control de accesos
• Anunciar a todo visitante y permitir su ingreso solo cuando esté debidamente autorizado.
• Llevar actualizado un registro de personas y vehículos que ingresen y salgan de las instala-
ciones. (Planillas o libros de control, tarjetas de marcación para empleados).
• Practicar inspecciones a los vehículos ajenos al cultivo, a su entrada y salida, dejando la
constancia del caso para controlar que no ingresen o saquen elementos no autorizados.
• Pasar revista especialmente a la salida, a los vehículos de los funcionarios o empleados, para
verificar que los elementos que lleven estén debidamente autorizados.
• Disponer de un sistema de control de acceso de personas, empleados, contratistas y visitan-
tes mediante registro de sus datos al ingreso, previa autorización, identificación y porte de
escarapela.
• Determinar, señalizar y controlar las áreas restringidas, tales como para elaboración de cajas,
empaque, cuartos fríos, almacén, lugares de depósito y cargue de las remesas de exportación. 25
• Establecer uniformes diferentes o distintivos especiales para el personal que labora en las
dependencias clasificadas como áreas críticas.
• En equipos de comunicación
Contar con un sistema de comunicaciones que enlace al personal de seguridad, operadores de

transporte, central de la compañía de vigilancia y policía de la jurisdicción.
Estar debidamente autorizado por el ministerio de comunicaciones para el uso de esta clase de
equipos que se empleen.
• En Seguridad de las instalaciones.
• Situar los parqueaderos de visitantes, empleados y contratistas en lugares separados de las

áreas de empaque, almacenamiento, embalaje y cargue de mercancías, estableciendo con-
troles para los mismos.
• Ubicar los lockers y vestiers de empleados en áreas separadas de los sitios de almacenamien-
to y cargue de mercancías.
• Tener controles permanentes sobre las puertas de acceso al cultivo y las internas de las insta-
laciones, reforzando los medios de seguridad en ellas (candados, chapas, etc.) y en las venta-
nas que lo requieran con rejas de acuerdo al análisis de riesgos.
• Construir las edificaciones y demás instalaciones con materiales resistentes que brinden
garantías de seguridad.
• Elaborar un programa de control de llaves y duplicados.
• En Análisis De Riesgos Seguridad Física
• Desarrollar un análisis de riesgos de seguridad física para las personas, instalaciones y opera-
ciones que desarrolla el cultivo.
• Graficar en croquis o plano, las áreas críticas del cultivo de acuerdo al análisis de riesgos.
• Establecer un programa de atención de los riesgos prioritarios que afectan al cultivo.
26
Fecha:
1. AREA VIGILANCIA
SÍ NO OBS
1. ¿Cuenta la empresa con un servicio de vigilancia permanente?
2. ¿El servicio de vigilancia se presta por empresa contratada o con personal de
nomina?
3. ¿El servicio de vigilancia está autorizado mediante licencia de la S.V.S.P.?
5. ¿La compañía de vigilancia se escogió mediante proceso de selección?
6. ¿El personal de vigilancia tiene la credencial expedida por la S.V.S.P.?

7. ¿Los vigilantes del departamento de seguridad están clasificados para la ARP
en riesgo cuatro?
8. ¿Los vigilantes se encuentran amparados con una póliza de seguro de vida?
9. ¿Existe instructivo con procedimientos y funciones para la prestación de servi-
cio y vigilancia?
10. ¿Se practica al servicio de vigilancia y se deja constancia de la de las revistas a
cargo de los supervisores?
11. ¿Se cuenta con elementos para el control o marcación de las por parte de los
vigilantes?
12. ¿Se realizan reportes externos periódicos por parte de los vigilantes en turnos
nocturnos, dominicales y festivos?
13. ¿Se tiene sistemas de alarmas monitoreadas externamente, en áreas criticas?
14. ¿Se cuenta con un C.C.T.V. con cámaras en las áreas críticas?
15. ¿Los proveedores de alarmas electrónicas y C.C.T.V. están debidamente auto-
rizados por S.V.S.P. para la venta de equipos y servicio de monitoreo?
16. ¿Existen procedimientos escritos para reaccionar ante alertas por emergencia?
17. ¿El personal de seguridad está capacitado para atender casos de emergencia?
18. ¿Se realizan simulacros para la atención de emergencias?
19. ¿Existen y se realizan programas de mantenimiento de los equipos de seguri-
dad electrónica?
20. ¿Se refuerza con vigilancia canina para prevenir riesgos de contaminación de
las exportaciones y terrorismo?
ANOTACIONES:
27
Fecha:
2. BARRERAS PERIMÉTRICAS
SÍ NO OBS
1. ¿Cuenta el predio con barreras perimétricas naturales. De qué clase?
2. ¿Qué clase de barreras perimétricas artificiales?
3. ¿Se emplean cortinas de polisombra como elementos disuasivos en las
barreras perimétricas?
4. ¿Existen y se desarrollan programas de inspección y mantenimiento de
los medios de seguridad perimetral?
5. ¿Existen callejones de seguridad entre las barreras perimétricas, los mu-
ros y paredes de edificaciones o los invernaderos instructivos con proce-
dimientos y funciones para la prestación de servicio y vigilancia?
6. ¿Se acumulan escombros u otros elementos sobre las barreras
perimétricas o en los corredores de seguridad?
7. ¿Las cercas de alambre cumplen las recomendaciones planteadas en
numeral 8-2-2, ordinal 7?
8. ¿Realizan revisiones periódicas a las barreras perimétricas los vigilantes
para detectar e informar anormalidades?
9. ¿Se realizan reportes externos periódicos por parte de los vigilantes en
turnos nocturnos, dominicales y festivos?
ANOTACIONES:
Fecha:
3. ILUMINACIÓN
SÍ NO OBS
1. ¿Están iluminados los corredores o pasillos del cultivo?
2. ¿Las áreas criticas de acuerdo con el análisis de riegos cuenta con bue-
na iluminación exterior?
3. ¿Existe un sistema de iluminación para atender emergencias de las áreas
críticas?
ANOTACIONES:
28
Fecha:
4. CONTROL DE ACCESOS
SÍ NO OBS
1. ¿Se anuncia a todo visitante y se permite su ingreso solo cuando esté
debidamente autorizado?
2. ¿Se lleva actualizado el registro de personas que ingresan y salen de las
instalaciones?
3. ¿Se practican inspecciones a los vehículos ajenos al cultivo a su ingreso,
salida y se deja constancia del control ejercido?
4. ¿Se pasa revista especialmente a la salida a los vehículos de los funcio-
narios verificando que los elementos que llevan estén debidamente auto-
rizados?
5. ¿Se dispone de un sistema de control de acceso de personas para em-
pleados, contratistas y visitantes registrando sus datos, permitiendo el
ingreso con previa autorización, identificación y porte de escarapela?
6. ¿Están determinadas, señalizadas y se controla el acceso a las áreas
restringidas?
7. ¿Se utilizan uniformes diferentes o distintivos especiales para el personal
que labora en áreas críticas?
ANOTACIONES:
Fecha:
5. EQUIPOS DE COMUNICACIÓN
SÍ NO OBS
1. ¿Se cuenta con sistemas de comunicaciones que enlacen al personal de
seguridad, operadores de transporte, compañía de vigilancia y policía de
la jurisdicción?
2. ¿Están debidamente autorizados por Ministerio de comunicaciones la fre-
cuencia para los radios?
3. ¿El monitoreo de alarmas cuenta con la debida autorización de la Superin-
tendencia de Vigilancia y Seguridad Privada?
ANOTACIONES:
29
Fecha:
6. SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES

SÍ NO OBS
1. ¿Los parqueaderos de visitantes, empleados y contratistas, están sepa-
rados de las áreas de empaque, almacenamiento y cargue de mercan-
cías?
2. ¿Los lockers y vestiers de empleados están en áreas separadas de los
sitios de almacenamiento y cargue de mercancías?
3. ¿Existen controles permanentes sobre las puertas de acceso al cultivo e
internas de las instalaciones y son reforzadas con candados o chapas y
rejas en las ventanas que lo requieran?
4. ¿Se cuenta con un programa de control de llaves y duplicados?
5. ¿Las edificaciones están hechas con materiales resistentes que brinden
seguridad?
ANOTACIONES:
Fecha:
7. ANÁLISIS DE RIESGOS EN SEGURIDAD FÍSICA

SÍ NO OBS
1. ¿Existe análisis de riesgos de seguridad física para las personas, instala-
ciones, operaciones que desarrolla el cultivo?
2. ¿Están graficadas en croquis o plano las áreas criticas de acuerdo al
análisis de riesgos?
3. ¿Se cuenta con un programa prioritario de atención de los riesgos de
seguridad física?
ANOTACIONES:
Ver anexo 2: MODELO CONTRATO DE VIGILANCIA PRIVADA

30
Asegurar
5
la logística
de la producción
••• y la exportación
Quizá donde se ciernen mayores amenazas sobre la cadena

productiva de la floricultura es alrededor de la logística asocia-
da al manejo de materias primas, transporte y embarque de
flores para la exportación. Ese constante trajín exportador de
los floricultores es muy atractivo a los narcotraficantes.
El desarrollo de un buen sistema de seguridad en la logística

de la empresa minimiza las posibilidades de adelantar activi-
dades ilícitas como el hurto de materias primas, insumos quí-
micos o materiales para empaque, así como permite controlar
los factores que puedan facilitar la contaminación del produc-
to y por esta vía la utilización de la empresa para narcotraficar.
Desarrollar controles efectivos en la cadena de producción, adquisición, almacenamiento y con-

sumo de materiales propios del empaque y embalaje del producto y establecer normas y proce-
dimientos claros en el almacenamiento, cargue y exportación del producto son prácticas que
también contribuirán a la seguridad legal y comercial de la compañía.
Para contribuir a la seguridad logística es preciso también adquirir productos y servicios de

proveedores de honestidad comprobada y evaluar objetivamente la confiabilidad de quienes
intervienen en forma directa e indirecta en cada uno de los eslabones de la cadena.
31
Las empresas productoras de flores deben contrarrestar los problemas que se vienen presentan-
do con el manejo del empaque, el producto y el transporte del mismo, para lo cual se requiere
tener en cuenta los siguientes aspectos:
• En el proceso de compras:
• Conformar el comité de compras integrado por el gerente administrativo, el jefe de compras
o adquisiciones y el almacenista con el fin de verificar los pedidos y consumos de materiales
protectores de las exportaciones (cajas, capuchones, etc.).
• Realizar el proceso de selección de proveedores de éstos elementos.
• Dejar constancia de lo actuado mediante acta con las firmas de los participantes.
• En el almacenamiento
• Establecer procedimientos para controlar la recepción y entrega de materiales e insumos.
• Acondicionar el almacén general con medidas de seguridad para controlar el ingreso de per-
sonas ajenas a la dependencia.
• Realizar segregaciones con medios de seguridad física para la protección de los productos
más costosos y que ofrecen mayor riesgo de sustracción.
• Establecer procedimientos para que se entreguen diariamente los materiales de protección
de la remesa de acuerdo a las respectivas órdenes de pedido.
• Actualizar diariamente los inventarios en el sistema.
• Establecer normas para la entrega de productos a las áreas con una política clara de firmas
autorizadas y horarios.
• Abstenerse de entregar productos en envases originales y en lo posible hacerlo preparándo-
los para su consumo inmediato.
• En las salas de empaque

• Organizar el proceso de empaque con medidas de seguridad tales como código secreto por
empacador, para garantizar la trazabilidad necesaria en caso de que se presenten fallas. Se
anexa propuesta de formato para registro código secreto de empacadores.
• Las áreas de almacenamiento de flor y los cuartos fríos deben ser restringidas, tener una
estructura física que brinde seguridad y deben estar bajo el control de persona responsable
con funciones de seguridad. Se anexa propuesta del formato para el control de ingresos al
cuarto frío, el cual puede ser adaptado para otras dependencias.
• Tener aislado el sector de clasificación de las áreas de empaque.
• Señalizar como áreas restringidas las zonas de empaque, cuarto frío, áreas de carga, depósi-
tos de materias primas y químicos.
• Utilizar el personal que allí labora prendas de identificación diferente en las áreas restringidas.
• Establecer control de inventario diario con cruce semanal de los elementos protectores del
despacho de exportación (cajas, capuchones, esticker, suncho, preservantes). Se anexa pro-
puesta del formato control de inventario de cartón.
• Establecer un procedimiento de entrega del despacho, con controles que permitan estable-
cer responsabilidades. Se anexa propuesta de formato control de numeración cajas empaca-
32
das, formato para la programación de furgones.
• • • Asegurar la logística de la producción y la exportación
• Las cajas de empaque, capuchones y demás elementos protectores de las remesas con logotipo
que sean desechados por deterioro o defecto, deben ser destruidos periódicamente dejando
constancia mediante acta. Se anexa propuesta de acta destrucción de cartón.
• En el despacho:
• La oficina de despachos debe ser un área restringida, sistematizada, con archivadores y cajillas
de seguridad para proteger documentos tales como las planillas de carga, facturas, copias
órdenes de pedido.
• Para el transporte de flor de exportación, se debe contar con vehículos furgonados, utilizan-
do precintos de seguridad y candado.
• Cuando se trate de vehículos contratados, en portería debe confrontarse la información que
se tiene del furgón y conductor antes de autorizar su ingreso al cultivo.
• En el área de cargue, el despachador o un funcionario de seguridad debe inspeccionar el
vehículo antes de iniciar el cargue. Se anexa propuesta de formato inspección camiones de
carga.
• La entrega de la remesa debe hacerla el despachador al conductor, pieza por pieza (caja por
caja) de acuerdo a la planilla de cargue.
• Las planilla de cargue deben contener toda la información de la carga, destino, funcionarios
que participan en el despacho (jefe de despacho, conductor, ayudante, quien elaboró el do-
cumento, número de precinto), quien recibe la carga en el terminal aéreo, no debe quedar
ningún espacio en blanco y diligenciarse preferiblemente en medio sistematizado. Se anexa
modelo planilla de cargue.
• Si no se presenta ninguna inconsistencia se procede a la firma de la planilla, carta de respon-
sabilidad y el jefe de despachos o responsable de seguridad debe colocar en el furgón el can-
dado y el precinto de seguridad que figura en la documentación. Se anexa modelo de carta de
responsabilidad.
• Los precintos de seguridad deben guardarse en caja fuerte o bajo llave, entregarse
aleatoriamente, registrando su trazabilidad en una planilla o libro que tenga las siguientes
columnas: fecha, número precinto, placa del furgón, nombre y firma de quien recibe, nom-
bre y firma de quien entrega, observaciones.
• Los precintos utilizados deben regresar al cultivo y junto con los utilizados entre fincas,
periódicamente deben destruirse dejando constancia mediante acta. Se anexa propuesta de
acta destrucción precintos de seguridad.
• Si la entrega del despacho no queda filmada en CCTV, es conveniente tomar fotografías del
proceso de cargue, guardándolas con medidas de seguridad por un tiempo sugerido de 30 días.
• En la portería se confronta la documentación, número de precinto y candado asegurado
dejando los correspondientes registros escritos.
• En el transporte al aeropuerto
• Programar el cargue en los cultivos y rutas de los furgones para su transporte al aeropuerto.
Se anexa formato programación de furgones.
• Monitorear el desplazamiento del vehículo desde la salida del cultivo, hasta su llegada al
aeropuerto, controlando y estableciendo trazabilidad de la ruta y tiempos durante el trans-
porte de la flor.
• Los conductores de los vehículos de transporte de los productos, deben tener un medio de
comunicación, con el fin de que la empresa tenga control sobre la ruta y el conductor en caso
33
de emergencia pueda comunicarse con las autoridades y la empresa.
• Determinar coordinaciones con las aerolíneas, para un correcto proceso de recibo de la carga
en el aeropuerto y cierre de la operación sin novedad.
• Se debe establecer una alianza estratégica con los departamentos de seguridad de las líneas
aéreas y con la SIA contratada o proveedores de servicio, que optimicen los sistemas de
seguridad en el recibo de la carga o contar con una persona propia de la empresa, con funcio-
nes específicas de seguridad.
Ver anexo 3: FORMATOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
• Registro codigo de empacadores

• Control ingreso cuarto frio
• Inventario de carton en bodega
• Control numeración cajas empacadas
• Programa de camiones
• Inspección de vehiculos de carga
• Acta destruccion sellos o precintos de seguridad
34
Fecha:
LOGISTICA (empaque, almacenamiento, embalaje, despacho,

transporte y recibo de carga).
SÍ NO OBS
1. ¿Tiene un sistema que permita mantener trazabilidad sobre los movimientos de las car-
gas de importación y exportación?
2. ¿Están segregadas las operaciones con productos de: exportación y nacional?
3. ¿La carga es debidamente marcada y contada, y los documentos del despacho son veri-
ficados?
4. ¿Se cumple el proceso de comparación de documentos de la guía, con los documentos
oficiales y ellos están bajo la responsabilidad de un funcionario de la empresa?
5. ¿Es correcta la información que se incluye en el manifiesto de cargue (completa, legible,
exacta) y se envía a tiempo a las autoridades nacionales?
6. ¿El personal que cumple los procesos críticos (empaque, embalaje, cargue), está identi-
ficado con uniformes o distintivos que los diferencian de los demás empleados?
7. ¿Existe control escrito para el ingreso de personas autorizadas a las áreas de empaque
y cuartos fríos?
8. ¿Se prohibe el ingreso de paquetes o elementos que no sean de trabajo a las áreas de
empaque?
9. ¿Se le asigna un número o código secreto a cada empacador y se le cambia semanal-
mente, dejando su registro respectivo?
10. ¿Es revisado el material de empaque antes de su uso?
11. ¿Existe un registro de inventario diario de consumo de cartón marcado?
12. ¿Existe un formato para la revisión del vehículo antes de efectuar el embarque?
13. ¿Existe un procedimiento escrito que permita detectar y reportar faltantes o sobrantes de
carga, antes de entregarla en el aeropuerto?
14. ¿Se hace seguimiento o monitoreo durante el recorrido de los furgones entre el cultivo y
el aeropuerto o cuando transporta flor o insumos?
15. ¿Existe un procedimiento con trazabilidad, sobre el consumo de los sellos o precintos de
seguridad?
16. ¿Esta registrado el nombre y firma de todas las personas que participan en el despacho
y recibo del furgón de carga?
17. ¿En el proceso de cargue y/o embalaje, despacho y recibo de la carga, hay personal
encargado de cumplir funciones de seguridad?
18. ¿Se hacen inspecciones periódicas a las instalaciones (edificios, bodegas, etc.) verifi-
cando que los materiales en que están construidos, impiden el acceso de personas no
autorizadas o intrusos externos?
19. ¿Los vehículos de transporte de flor son propios o contratados y si es contratado cum-
plen, con un proceso de selección como proveedor?
20 ¿Los vehículos tienen medio de comunicación con la empresa y las autoridades, y reci-
ben capacitación sobre su manejo en situaciones de emergencia?
21 ¿Se elaboran actas de destrucción de los sellos de seguridad usados?
22 ¿Se elaboran actas de destrucción de las cajas con logotipo, que son descartadas?
ANOTACIONES:
35
••• 6 La información,
un factor estratégico
Una de las herramientas principales del delincuente es la infor-

mación, y más cuando se trata de cometer ilícitos contra em-
presas. A mayor dimensión del ilícito, más y mejor información
requerirá el agresor. El acceso fácil a información permite co-
meter desde hurtos y fraudes de todo tipo hasta extorsiones y
secuestros, con todas las graves consecuencias que esto trae
para la propiedad, la libertad y la tranquilidad de las personas.
El desarrollo tecnológico, que favorece cada vez más el proce-

samiento, almacenamiento, distribución y consulta de infor-
mación, también crea las condiciones para hacer de este uno
de los flancos más vulnerables de la gestión empresarial.
En materia de información es preciso tomar todas las precauciones para lograr, de una parte que
los empleados solo tengan acceso a la que requieren para realizar su trabajo y no puedan modi-
ficarla sin dejar huella de sus acciones, y de otra para evitar que los extraños puedan acceder a
ella.
Son tres los frentes a cubrir en materia de información: la seguridad telefónica, la seguridad
documental y la informática. Sobre estas tres áreas hay que ejercer un cuidadoso control con el
fin de minimizar los riesgos de fuga o uso indebido de la información.
36
• • • La información, un factor estratégico
• En seguridad telefónica o telecomunicaciones
• Capacitar recepcionistas, secretarias en la forma de atender o recibir llamadas sospechosas.

• Impartir instrucción para no dar información sobre asuntos restringidos de la empresa o
información personal de miembros de la junta directiva, gerente o altos funcionarios.
• Prohibir o reglamentar el uso de celulares dentro de la empresa.
• Contar con sistemas de grabación para llamadas sospechosas.
• Controlar el manejo de las comunicaciones, especialmente cuando se maneje información
confidencial, la cual se debe conservar cuidadosamente, para evitar que sea conocida o utili-
zada por extraños en detrimento de la empresa.
• Seguridad documental
• Clasificar y organizar los documentos de acuerdo a niveles de autoridad, para su acceso y

conocimiento.
• Tener criterios sobre documentos o informes cuyo conocimiento solo sea pertinente a un
determinado nivel de autoridad de la organización.
• Determinar cuáles personas tienen acceso a información confidencial, normas sobre su ma-
nejo y archivo.
• Mantener control sobre la reproducción, consulta o destrucción de los documentos.
• Elaborar procedimientos para la destrucción de documentos de acuerdo a su clasificación y
tiempo de archivo.
• Establecer control de fotocopiadoras para la toma de fotocopias.
• Capacitar al personal que tiene a su cargo el archivo sobre procedimientos de consulta, auto-
rización para sacar documentos, técnicas en el manejo de archivo.
• Seguridad sistematizada o en informática
• En estos sistemas o medios donde se concentra y se dispone de importante información, es

necesario el empleo de tecnología adecuada, con requisitos y niveles de acceso asignados y
controlados por el responsable del área.
• Monitorear el comportamiento de las fuentes donde se elabora y se recepción la informa-
ción, mediante el cambio de claves por retiro o traslado del funcionario.
• Establecer horarios de trabajo en áreas sensibles.
• Sacar backups y contar con lugares seguros para archivarlos.
• Determinar niveles de acceso de acuerdo a clasificación y de autoridad.
• Disponer de software debidamente licenciado.
• Restringir el acceso a la información de archivos físicos o electrónicos a los estrictamente
necesarios.
• Tener definidos los procesos para recuperación o procedimiento de backup.
• Definir e identificar la información, para controlar su integridad, confidencialidad y dispo-
nibilidad.
37
Fecha:
1. SEGURIDAD INFORMACIÓN TELEFONICA O TELECOMUNICACIONES

SÍ NO OBS
1. ¿Se han realizado capacitaciones de concientización, sobre el uso de los
medios de comunicación al personal de la empresa?
2. ¿Se contempla dentro de los procedimientos internos qué aspectos se
pueden transmitir a través de estos medios?
3. ¿Los medios con que cuenta la empresa como son la planta y strip telefó-
nico, tienen adecuada seguridad y se encuentran en sitio seguro?
4. ¿Se ha realizado verificación de las líneas de teléfonos con el fin de de-
tectar interferencias?
5. ¿Existe procedimiento para la verificación y mantenimiento de las líneas
telefónicas con su correspondiente registro?
6. ¿Existe persona o entidad responsable del control y mantenimiento?
7. ¿Las líneas privadas tienen identificador de llamadas?
8. ¿Se tiene procedimiento para el registro de llamadas sospechosas?
9. ¿Se lleva registro de llamadas sospechosas?
ANOTACIONES:
38
• • • La información, un factor estratégico
Fecha:
2. SEGURIDAD DE DOCUMENTOS
SÍ NO OBS
1. ¿Se tiene determinado procedimientos para el manejo de documenta-
ción confidencial?
2. ¿Se puede detectar la trazabilidad de los documentos entre las diferen-
tes áreas que integran la entidad?
3. ¿Está definido quién elabora el documento, quién lo recibe y hasta que
nivel debe ser conocido?
4. ¿La persona encargada de la seguridad realiza controles y recomenda-
ciones, para reforzar la seguridad de documentos?
5. ¿Se han realizado programas de concientización y de educación en el
manejo de la documentación?
6. ¿Cuando se presenta pérdida de documentos, se puede detectar quién
lo elaboró, cuántas copias se hicieron y quiénes lo debieron recibir?
7. ¿Se lleva un control sobre la fotocopiadora?
8. ¿Se mantienen documentos con información sensible colocados sin se-
guridad sobre los escritorios de los funcionarios?
9. ¿Los archivadores con información sensible se mantienen con la debida
seguridad?
10. ¿Las personas que tienen bajo su responsabilidad cargos sensibles, fir-
maron compromiso sobre manejo de documentación confidencial y su
prohibición de ser divulgada?
11. ¿Los documentos con información sensible tienen impresa numeración
consecutiva?
12. ¿Se tiene control sobre la documentación enviada y recibida por los men-
sajeros?
13. ¿La documentación sensible para la empresa se archiva con la debida
seguridad?
14. ¿Hay o existe persona designada para organizar y controlar el archivo
general?
15. ¿Existen procedimientos para la organización y consulta de documentos
de archivo?
16. ¿Se tienen procedimientos para destrucción e incineración de documentos?
ANOTACIONES:
39
Fecha:
3. SEGURIDAD MANEJO INFORMACION SISTEMATIZADA

SÍ NO OBS
1. ¿El área de sistemas es restringida y cuenta con medidas de seguridad?
2. ¿Se tiene control de accesos que registre trazabilidad para el ingreso y
salida en el área de sistemas?
3. ¿Existen procedimientos para la realización de backup de la información?
4. ¿Existen protocolos para asignación de claves de acceso y niveles de
autoridad en servidores y redes de información sistematizada de la em-
presa?
5. ¿La persona a cargo de los sistemas, tiene control sobre el mantenimien-
to de los equipos, asignación y cambio de claves?
6. ¿Los accesos a Internet están restringidos o controlados?
7. ¿Se realiza seguimiento a los equipos sobre el uso de los correos internos?
8. ¿El manejo de la información contable y financiera, permite la alteración
o modificación de datos después de ser grabados?
ANOTACIONES:
40
••• 7 Conocer
a los clientes
y proveedores
Conocer a fondo a los clientes y los proveedores de la empresa

es una práctica que ayuda a blindar los negocios de la
floricultura contra los embates del contrabando, el narcotráfico
o el lavado de activos, que acarrean grandes sanciones y per-
juicios económicos a las empresas del sector.
Proveedores tales como los de insumos para las exportaciones,

donde se imprime el logotipo de la empresa, o de servicios de
mantenimiento de computadores, donde se procesa informa-
ción vital para el negocio deben ser visitados, e investigados
sus antecedentes y su trayectoria. De la misma manera es pre-
ciso conocer muy bien a los clientes nacionales e internacio-
nales, tanto por razones financieras como para evitar ser
involucrados en operaciones ilícitas.
Una cuidadosa selección y un monitoreo atento de proveedores y clientes fortalece los estándares
de seguridad de la empresa y ayuda a establecer una clara trazabilidad del producto. De la
misma manera, hacer equipo con clientes y proveedores genera sinergias importantes en mate-
ria de seguridad y confiabilidad de la operación de la empresa.
41
• Establecer un proceso documentado de selección de clientes y proveedores.

• Mantener un registro actualizado de los clientes y proveedores que facilite la verificación de
los mismos. Se anexa formato para el registro de clientes y proveedores.
• Practicar visitas a los clientes y proveedores que incidan en la seguridad, con el fin de verifi-
car sus sistemas de seguridad y establecer acuerdos escritos que contengan responsabilida-
des sobre entregas, manejo de la materia prima, sobrantes e insumos.
• Consultar previamente la lista Clinton ( www.treas.gov ), antes de establecer relaciones
comerciales con un cliente o proveedor sospechoso o desconocido.
Fecha:
SELECCIÓN DE CLIENTES Y PROVEEDORES

SÍ NO OBS
1. ¿Existe un proceso documentado para la selección de clientes y provee-
dores?
2. ¿Se realiza visita a las instalaciones de los clientes y proveedores dejan-
do constancia por escrito?
3. ¿Se solicitan los documentos necesarios a los clientes y proveedores
con el objeto de verificar sus antecedentes comerciales, etc.?
4. ¿Se consulta la lista clinton en la verificación de referencias de clientes y
proveedores?
5. ¿Se establecen por escrito acuerdos y responsabilidades en seguridad
que se han pactado con los clientes y proveedores?
ANOTACIONES:
42
••• 8 Controlar
el mercado de flor
nacional
Los mercados clandestinos de flor nacional, además de constituir

una competencia desleal para el sector, atentan contra los intereses
de los exportadores y contra la buena imagen de las empresas legal-
mente constituidas.
Desarrollar y mantener controles claros, con normas y procedimientos

específicos para la disposición de la flor nacional, contribuye a minimi-
zar el desvío de la flor de exportación y con ello reduce el crecimiento
de mercados fraudulentos y de pérdidas para las empresas del sector.
Por ello es conveniente ejercer un cuidadoso control a elementos de protección y empaque del
producto, tales como cajas y capuchones, pues si los delincuentes disponen de ellos podrán
hacer exportaciones ficticias o contaminadas, o vender en el exterior flor de inferior calidad con
el nombre de la empresa.
43
• En instalaciones
• Segregar el sitio de acopio de flor nacional en un lugar diferente y distante al de flor de

exportación.
• Almacenar la flor nacional en recinto cerrado construido en materiales que brinden seguri-
dad física.
• Realizar preferiblemente en la portería del cultivo la entrega de flor nacional.
• En procedimientos
• Establecer que la transacción se haga mediante contrato escrito, el cual debe estipular cláu-
sulas con el compromiso que su destino final sea el comercio nacional, respaldado por póliza
de cumplimiento.
• No utilizar para el empaque de flor nacional cajas, capuchones, láminas de plásticos y nin-
gún otro insumo utilizado para el producto de exportación.
• Efectuar eficiente control para evitar que la flor de exportación sea catalogada como flor
nacional, estableciendo indicadores propios para clasificarla.
• Modificar características físicas de la flor nacional, para evitar que se confunda con flor de
exportación, por ejemplo en las rosas reducir su tallo a 30 cm. de largo.
• Establecer horarios para la entrega de flor nacional que no interfieran con los despachos de
exportación.
• No permitir que ingresen al cultivo vehículos a recoger flor nacional, (medida fitosanitaria).
• Establecer responsabilidades en los procedimientos para el manejo de la flor nacional.
• Estudiar estrategias para llegar en un futuro a NO comercializar la flor nacional, destinán-
dola a compostage u otros aprovechamientos técnicos.
• En personal
• Realizar periódicamente seguimiento al personal encargado de flor nacional para establecer

lealtad y confiabilidad.
• Fijar un límite semanal máximo para la venta de flor nacional a cada empleado del cultivo.
• No tolerar que los empleados del cultivo establezcan vínculos o intereses con los clientes
que compran la flor nacional, ni permitir que reciban obsequios o dádivas por el cumpli-
miento de sus funciones.
• En clientes
• Establecer un diligente proceso de selección de clientes de flor nacional teniendo como base
el capitulo de selección de clientes y proveedores.
• Preferiblemente comercializar la flor nacional con un solo cliente que no figure como
exportador en Cámara de Comercio.
• Realizar esporádicas visitas de verificación a los compradores de flor nacional dejando cons-
tancia por escrito.
44
• • • Controlar el mercado de flor nacional
• En documentación
• Establecer que el pago por venta de flor nacional se haga mediante consignación en cuenta
bancaria del cultivo, constatando oportunamente la transacción.
• Establecer trazabilidad en el procedimiento de venta de flor nacional, que facilite el cruce de
los datos con los de producción y exportación.
• Llevar facturación con numeración consecutiva de la venta de flor nacional. <
Fecha:
FLOR NACIONAL
SÍ NO OBS
1. ¿Se realizan procedimientos para la selección de clientes de flor nacional?
2. ¿Existen con los compradores acuerdos sobre el destino final de la flor
nacional?
3. ¿Se cuenta con póliza de cumplimiento para garantizar el destino final de
la flor nacional?
4. ¿Existen procedimientos y parámetros claros para clasificar la flor nacional?
5. ¿Se utiliza material de empaque diferente al de exportación para la entre-
ga de flor nacional?
6. ¿El sitio de acopio de la flor nacional es diferente al de la flor de exportación?
7. ¿Existen facturas con numeración consecutiva para la venta de flor na-
cional?
8. ¿Se realizan visitas de verificación a los compradores de flor nacional?
9. ¿Los vehículos que compran la flor nacional ingresan al cultivo?
10. ¿Se controla la venta de flor nacional a los empleados?
11. ¿Se realizan controles en la portería a la salida de la flor nacional?
12. ¿Existen límites máximos para la venta de flor nacional a los empleados?
13. ¿Se controla que los empleados no tengan vínculos con los compradores
de flor nacional?
14. ¿Existen horarios para la entrega de flor nacional?
ANOTACIONES:
45
••• 9 Realizar
investigaciones
internas
Para enfrentar en forma adecuada la comisión de un delito es pre-

ciso que la empresa disponga, dentro de su esquema de seguri-
dad, de personal capacitado para iniciar las investigaciones
internas preliminares, de tal forma que se pueda apoyar el traba-
jo de las autoridades judiciales y de Policía, que muchas veces no
pueden reaccionar oportunamente o disponer de tiempo suficiente
por sus múltiples obligaciones.
De esta manera se contribuye a evitar que los delitos cometidos

contra la empresa o a su interior queden impunes por una caren-
cia de medios para atender la situación en forma oportuna.
Este mismo personal puede apoyar las investigaciones internas orientadas a conocer o comple-
mentar los antecedentes y actividades de funcionarios y trabajadores de la empresa, previnien-
do de esta manera la posible comisión de ilícitos o la infiltración de delincuentes.
46
• • • Realizar investigaciones internas
• Concientizar y dar instrucción al personal de áreas criticas sobre el cumplimiento de lo

dispuesto en el Código Nacional de Policía:
Capitulo 6 de la vigilancia privada.
Artículo 54 que trata sobre las facultades a las personas para adelantar investigaciones
Artículo 55 que trata sobre el respeto de la vida intima de las personas pero faculta para hacer
investigaciones laborales y comerciales.
Articulo 66 que trata sobre las personas sorprendidas en flagrante delito.
Articulo 70 que trata de los testigos que deben presentarse a dar su declaración voluntariamen-
te de lo contrario podrán ser capturados.
• Capacitar al personal sobre la forma de colaborar en las indagaciones preliminares para ab-
solver los interrogantes básicos QUE, QUIEN, CUANDO, DONDE, COMO, PORQUE,
PARA QUE, y sobre la conservación de la escena de el delito.
• Capacitar a un personal calificado de seguridad de la empresa sobre la forma de realizar

estudios de seguridad personal e indagaciones preliminares de los ilícitos que se sucedan en
el cultivo.
• Dotar al personal de seguridad de los elementos y recursos necesarios para el cumplimiento

de la investigación preliminar, tales como huellero, lupa, cámara fotográfica y grabadora.
• Estar en permanente contacto con las autoridades judiciales y de policía de la región con el
fin de coordinar las investigaciones iniciadas en el cultivo y el seguimiento de las mismas.
• Mantener actualizada la base de datos de contratistas, conductores, y demás personal que

frecuenta el cultivo
47
Fecha:
INVESTIGACIONES INTERNAS
SÍ NO OBS
1. ¿Está concientizado el personal de áreas críticas sobre el cumplimiento
de lo dispuesto por el Código Nacional de Policía en los artículos 54, 55,
66, 70?
2. ¿Fue capacitado el personal sobre la forma de colaborar en las indaga-
ciones preliminares y sobre la conservación de la escena del delito?
3. ¿Fue capacitado el personal calificado de seguridad sobre la forma de
adelantar las indagaciones preliminares?
4. ¿Existe dotación de elementos para realizar las indagaciones preliminares?
5. ¿Se mantiene contactos con las autoridades judiciales y de policía en la
investigación de los ilícitos?
6. ¿Se cuenta con un banco actualizado de datos sobre contratistas, con-
ductores y otras personas que frecuentan el cultivo?
ANOTACIONES:
48
••• 10 Reportar
actividades
sospechosas
Detectar a tiempo situaciones irregulares y hechos anormales

puede ser una de las mejores formas de prevenir la comisión de
delitos contra la empresa y sus trabajadores. Una actitud atenta
facilita no sólo el esclarecimiento de este tipo de situaciones sino
la disposición de medidas para contrarrestar una posible agresión.
Promover la comunicación de informaciones sobre actividades y

personas sospechosas alrededor de la empresa es una herramienta
preventiva que no genera costos adicionales y si aporta grandes
beneficios en materia de seguridad.
Por ello es conveniente crear, entre funcionarios y trabajadores, entre clientes y proveedores, el
hábito de observar y comunicar cualquier anormalidad.
49
• Incluir en el programa de inducción de recursos humanos, la capacitación sobre la manera de

reportar actividades sospechosas.
• Establecer medios, para preservar, cuando sea indispensable o conveniente, la identidad e
integridad de las fuentes de información.
• Determinar canales, procedimientos y mecanismos para hacer viable y eficiente la manera
de informar en cada una de las áreas, estableciendo cómo, a quién y cuándo debe informarse.
• Crear un programa de incentivos, para estimular e incrementar el bienestar laboral que ayu-
de a fortalecer el sentido de pertenencia en la empresa, tales como integraciones culturales,
deportivas guarderías, casino, transporte, fondo de empleados, entre otras.
• Utilizar los medios internos de la empresa, para adelantar campañas educativas, de infor-
mación y sensibilización sobre el tema tales como buzones, carteleras, etc.
• Dar a conocer periódicamente las implicaciones de carácter legal y constitucional que aca-
rrea, la omisión o implicación ante el conocimiento de situaciones ilícitas.
• Fomentar especialmente en el personal de seguridad, el hábito de saber oír y observar para
poder detectar lo anormal e inconveniente.
50
• • • Reportar actividades sospechosas
Fecha:
REPORTE ACTIVIDADES SOSPECHOSAS

SÍ NO OBS
1. ¿Está incluida en el programa de inducción la forma de reportar activida-
des sospechosas?
2. ¿Existen previsiones para garantizar la seguridad e integridad de las fuen-
tes de información?
3. ¿Las personas conocen las consecuencias legales de no informar he-
chos delictivos que se presenten?
4. ¿Las personas se encuentran capacitadas en la manera de informar es-
tos hechos?
5. ¿Existen medios para facilitar la información de hechos (buzones, Internet,
verbal, etc.?
6. ¿Existen canales en cada área de la empresa que agilicen la red de infor-
mación?
7. ¿Existen medios de motivación para generar confianza y dar informaciones?
8. ¿Existen procedimientos para evaluar y actuar de acuerdo a las informa-
ciones recibidas?
ANOTACIONES:
51
••• 11 La unión
fortalece la
seguridad
Establecer relaciones cercanas con vecinos del sector y colabo-

radores de la empresa, acercarse a las autoridades y establecer
alianzas con ellas y con otras empresas floricultoras es funda-
mental para fortalecer e incrementar la seguridad.
Conocer bien a los proveedores que constituyen la cadena de

abastecimiento, a las empresas que prestan servicios sensibles
como el transporte terrestre y aéreo, la carga y la manufactura
de productos para el empaque de la flor, así como hacer com-
promisos concretos con ellos en aspectos de seguridad son tam-
bién aspectos muy importantes a tener en cuenta.
De la misma manera, compartir información y procedimientos con empresas del sector, crear
redes de apoyo apoyadas por las autoridades militares y de Policía y conocer a fondo la proble-
mática de la región donde se asienta la empresa serán factores fundamentales para darle seguri-
dad a los bienes, los productos y la operación de la empresa.
52
• • • La unión fortalece la seguridad
• Participar activamente en las reuniones que programen las autoridades en la región, para
conocer los planes y situación de la misma.
• Realizar coordinaciones con las autoridades de la jurisdicción, con el fin de que colaboren
para fortalecer la seguridad del sector y faciliten el apoyo operativo en casos de emergencia.
• Gestionar con los comandos de policía de Estación o Distrito, la búsqueda de antecedentes
del personal que labora en áreas críticas y refuerzos en temporadas.
• Coordinar con la sección de identificación del DAS, la expedición colectiva de los pasados
judiciales de los empleados del cultivo, cuando la necesidad supere el número de 80.
• Efectuar acercamientos con la policía antinarcóticos y otras entidades, para coordinar char-
las de sensibilización sobre la prevención de consumo o tráfico de estupefacientes.
• Solicitar a la ARP capacitación sobre temas de seguridad industrial, salud ocupacional y
prevención de alcoholismo y tabaquismo.
• Conformar con los vecinos frentes de seguridad.
• Integrarse a las redes de comunicaciones que fortalezcan la seguridad
• Vincularse activamente en los programas que en desarrollo de las políticas de Asocolflores,
realice el CPIA en materia de seguridad.
• Establecer acuerdos escritos con los proveedores sensibles en materia de seguridad.
53
Fecha:
ALIANZAS ESTRATEGICAS DE SEGURIDAD

SÍ NO OBS
1. ¿Participa la empresa en las reuniones de seguridad programadas por las
autoridades?
2. ¿Realiza la empresa o cultivo coordinaciones las autoridades para fortale-
cer la seguridad y obtener apoyos operativos?
3. ¿Se gestiona la búsqueda de antecedentes del personal que labora en el
cultivo?
4. ¿Se gestiona ante el DAS la expedición colectiva de pasados judiciales del
personal del cultivo?
5. ¿Se coordina la realización de charlas sobre prevención, consumo y tráfi-
co de estupefacientes?
6. ¿Se realizan charlas de sensibilización sobre alcoholismo y tabaquismo?
7. ¿Están conformados con los vecinos frentes de seguridad?
8. ¿Están integrados a la red de comunicaciones de seguridad?
9. ¿Participan activamente en las diferentes actividades de seguridad pro-
gramadas por el Comité de Protección Integral de Asocolflores (CPIA)?
ANOTACIONES:
54
••• Anexos
1. Formato para visita domiciliaria

2. Modelo contrato de vigilancia privada
3. Formatos de control y seguimiento:
• Formato registro codigo de empacadores
• Formato control ingreso cuarto frio
• Formato inventario de carton en bodega
• Formato control numeración cajas empacadas
• Formato programa de camiones
• Formato inspección de vehículos de carga
• Acta destruccion sellos o precintos de seguridad
• Acta destrucción cartón
• Formato inspección de vehiculos de carga
4. Formato registro de clientes y proveedores
55
• • • 1. FORMATO PARA VISITA DOMICILIARIA

CIUDAD Y FECHA:
1-DATOS DE VERIFICACIÓN:
NOMBRE Y APELLIDOS:
LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO: D M A
DOCUMENTOS DE IDENTIDAD
CÉDULA DE CIUDADANA LIBRETA MILITAR TARJETA PROFESIONAL
No. DE No. DM No.
2-LUGAR DE RESIDENCIA:
DIRECCION:
BARRIO: ZONA: TELÉFONO:
PROPIO: ARRIENDO: VALOR:
VIVE ACTUALMENTE CON:
HACE CUANTO:
DIRECCIÓN Y TEL.
DIRECCIÓN Y TEL. ANTERIOR:
PROPIETARIO:
ARRIENDO CON CONTRATO: SI: NO: VIGENCIA:
3-DATOS FAMILIARES:
NOMBRE DE LA MADRE:
EDAD: PROFESIÓN: TELÉFONO:
NOMBRE DEL PADRE:
NOMBRE HERMANO(A):
EDAD PROFESIÓN: TELÉFONO:
NOMBRE HERMANO(A):
NOMBRE HERMANO(A):
NOMBRE HERMANO(A):
4-DATOS CONYUGALES:
NOMBRE ESPOSO (A) : OCP.
M. CATOL. M.CIV. U. LIBRE OTRO TIEMPO
NOMBRE HIJOS: EDAD: ACTIVIDAD:
5-VERIFICACION DATOS ACADÉMICOS
PRIMARIOS:
SECUNDARIOS:
UNIVERSITARIOS:
6-OTROS ESTUDIOS: (Cursos y seminarios)
56
• • • Anexos
7-ASPECTOS GENERALES DEL CANDIDATO:

CUALIDADES DEFECTOS HOBBY
8-PAPEL DENTRO DE LA FAMILIA:

MEDIADOR : NEUTRAL: CONFLICTIVO:
RELIGION: HACE CUANTO:
RELIGION CONYUGUE: HACE CUANTO:
EN CASO DE CAMBIO DE RELIGIÓN CUAL: HACE CUANTO Y PORQUE:
REFERENCIA CASO CAMBIO:
9-RELACION CON OTRAS PERSONAS:
¿HACE AMIGOS FACILMENTE? MEJORES AMIGOS:
10-QUE SABE USTED DE LA COMPAÑÍA QUE LO DESEA CONTRATAR?
11-ACTITUD FRENTE A LA VISITA DOMICILIARIA:

BUENA: REGULAR: MALA: COMENTARIO:
12-OBSERVACIONES A NIVEL FAMILIAR:
13- GENERALIDADES DEL CANDIDATO:
14-COMENTARIOS DEL VECINDARIO:
15-OTROS ASPECTOS DE LA VERIFICACION DOMICILIARIA:

1-GENERALES DE LA VIVIENDA:
1-1 ASPECTO GENERAL DE LA VIVIENDA:
1-2 DISTRIBUCION DE LA VIVIENDA:
1-3 DISTRIBUCION Y ASPECTOS:

Cocina:
Baño:
Área social:
Habitaciones:
Patio interior:
Jardín exterior:
Parqueadero:
57
Bodega- cuarto san alejo
1-4- COMODIDAD Y CONFORT FAMILIAR HABITACION DEL ASPIRANTE

Televisor Televisor
BHS BHS
Equipo de sonido Equipo de sonido
Radio reloj (despertador) Radio reloj
Nevera Grabadora
Licuadora Computador
Horno microondas Impresora
Grabadora
Lavadora
Secadora
Cuadros
1-5- TIEMPOS DE TRANSPORTE
Su desplazamiento lo hace en aproximadamente en:( ) Utiliza como transporte el servicio de bus: ( ) Requiere de un transporte: ( )
Vehículo propio: SI:________ NO:________
COMPARTIDO: SI:________ NO: MARCA: PLACAS: COLOR: MODELO:________ HACE CUANTO LO TIENE:________ V/R.
APROX:________ ÚLTIMO DUEÑO:________ ESTADO GENERAL:________
OTROS DATOS DE INTERES:

1-6- MANEJO DE LA ECONOMIA FAMILIAR
¿Cuentas Corrientes?
¿Cuentas De Ahorros?
¿Tarjetas de Crédito y Créditos?
INGRESOS: EGRESOS:
Salarios Alimentación
Pensión Vivienda
Arriendos Servicios
Honorarios Transporte
Misceláneas Administración
Taxi Celular
Sociedad Tarjeta de crédito
TV Cable
Colegios
Otras deudas y a quien
Gastos vehículo
1-7 PROYECTOS Y METAS FUTURAS:
1-8- DIRECCIONES DE PARIENTES QUE NO VIVEN CON ELLA (HERMANOS (AS), PADRES:
58
• • • Anexos
CONCEPTO GENERAL DEL ESTUDIO DE SEGURIDAD:
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD DE “XXXXXXX” Hace constar que después

de verificar los datos del candidato y de haber CONSTATADO sus antecedentes ante las entidades
de seguridad del Estado Colombiano. (REGISTRADURIA - EJERCITO - POLICIA NACIONAL (Dijin,
Sijin) - DAS.). Este reúne los requisitos de seguridad para laborar y a la fecha de este estudio no
presenta antecedentes Penales. Judiciales ni de Policía. ( FECHA : _____________________ )
“ APTO ”
(DOCUMENTO EN UN SOLO ORIGINAL)
Nombre, cargo y firma de la persona

que practicó la visita
Nombre y firma del aspirante
59
• • • 2. MODELO CONTRATO DE VIGILANCIA PRIVADA No ___
Entre los suscritos ________________________, identificado con CC No ____________________

mayor de edad, vecino de ________________________, quien obra en nombre y representación
de ________________________, en su calidad de representante legal, sociedad con existencia
legal, NIT ________________ y domicilio en _____________________________ y que para
este efecto se denominará LA EMPRESA de una parte, y de la otra, ________________________,
también mayor de edad, vecino de ________________________ identificado con CC No
____________________ expedida en _______________ quien obra en este acto en nombre y
representación legal de ______________________________________________________, socie-
dad domiciliada en _________________ con NIT ________________ y quien en lo sucesivo se
denominará ___________________, se ha celebrado el contrato de prestación de servicios de
vigilancia privada, contenido en las siguientes cláusulas: PRIMERA: Objeto:
________________________se compromete con LA EMPRESA a la prestación de servicio de
vigilancia privada en las instalaciones y predios ubicados en ________________________ y en
desarrollo de éste se obliga especialmente a: 1) Seleccionar y entrenar al personal asignado para
la prestación del servicio de conformidad con las mejores prácticas y reglamentos. 2) Prestar el
servicio con autonomía técnica y directiva, con personal propio e idóneo. 3) Prestar los servicios
de vigilancia permanente o temporal que LA EMPRESA le indique por intermedio de su Dele-
gado, de conformidad al manual de control de portería, anexo que contiene las funciones, pro-
hibiciones y obligación en el lugar de facción, documento que también forma parte integral del
presente contrato. 4) Realizar la modificaciones en la prestación del servicio de vigilancia en la
forma y condiciones que LA EMPRESA le indique por medio de su Delegado. 5) Suministrar a
los vigilantes de acuerdo a lo establecido en la ley, la dotación correspondiente y los elementos
de protección personal para el buen desempeño de sus funciones, tales como uniformes, botas
para la intemperie, calzado, ponchos, pito, linternas con pilas para las mismas. 6) Dotar opor-
tunamente estos elementos. 7) Proveer elementos especiales para la buena y eficiente presta-
ción de un servicio de vigilancia, tales como libros o formatos para las minutas de vigilancia,
armamento en buen estado, placas de identificación, carné de la compañía de vigilancia, radios
con sus correspondientes estuches, baterías en uso y en carga, cargadores o acumuladores que
se requieran. 8) Velar por la observancia de la buena conducta y eficiencia de los vigilantes
asignados para lo cual se regirá por lo dispuesto en normas, reglamentos y demás disposiciones
establecidas tanto por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, como por LA
EMPRESA, las cuales serán de obligatorio cumplimiento por parte de
________________________ y todos sus trabajadores que laboren dentro de las instalaciones
de LA EMPRESA. 9) Retirar de inmediato a los vigilantes que le solicite LA EMPRESA por
conducto de su Delegado. 10) Pasar revista diariamente con una patrulla móvil por lo menos 2
veces en cada turno al personal de servicio de la empresa. 11) Realizar oportuno y adecuado
mantenimiento de radios, armamento, y demás equipos y prácticas trimestrales de polígono
con los vigilantes del servicio contratado. 12) Cuando sea necesario relevar vigilantes y el tiem-
po lo permita, presentar con 8 días de anticipación 3 hojas de vida de candidatos por vigilante
para que recursos humanos de LA EMPRESA escoja el reemplazo. SEGUNDA: Horarios y
puestos de servicio: ____________________ Prestará el servicio de vigilancia continúa, las 24
horas del día, todos los días. Turno diurno se entiende el comprendido de las 06:00 a las 18:00
60
hs, turno nocturno el comprenderá de las 18:00 a las 06:00 hs del día siguiente. El servicio se
• • • Anexos
prestará con __________________ vigilantes permanentes las 24 horas y _______________ vi-

gilantes de refuerzo nocturno y las 24 hs de dominicales y festivos. LA EMPRESA está en
libertad de acuerdo a sus necesidades de reducir o aumentar en cualquier tiempo, el número de
vigilantes, debiendo informar a ______________________ las determinaciones en este sentido,
mediante escrito de su Delegado. TERCERA: Duración: El presente contrato tendrá una dura-
ción de un (1) año contado a partir del ________________________, pero se entenderá prorro-
gado por períodos iguales y sucesivos si las partes no manifiestan por escrito su voluntad de no
renovarlo con treinta (30) días de antelación a la fecha del vencimiento inicial, o de cualquiera
de las prórrogas. Igualmente se dará por terminado sin lugar a indemnizaciones en los siguien-
tes casos: 1) Cuando por cualquier motivo la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Priva-
da no renueve la licencia para prestar el servicio de vigilancia. 2) Cuando la licencia sea cancelada
por autoridad competente. 3) Cuando _______________________ no renueve en su oportuni-
dad las pólizas contempladas en la cláusula novena (9) de este contrato. 4) En todo caso, cual-
quiera de las partes podrá terminar el contrato en el evento de que la otra incumpla o retarde
injustificadamente el cumplimiento de una o varias de las obligaciones a que se compromete.
PARAGRAFO: Cualquiera de los contratantes podrá dar por terminado el presente contrato sin
lugar a indemnización avisando al otro por escrito su intención con treinta días (30) calendario
de anticipación a la fecha en que se pretenda poner fin a la relación contractual. CUARTA:
Tarifa de servicios: El valor mensual del servicio de un vigilante 24 horas diarias todos los días es
de __________________ ($ _____________) el valor mensual de un vigilante de refuerzo noc-
turno y diurno en dominicales y festivos es________________ ($_________________). Los an-
teriores valores incluyen la dotación de un radio base para comunicarse con la central de
________________ y de _________ radios punto a punto para la comunicación de los vigilantes
en servicio. PARAGRAFO: Las partes acuerdan que los anteriores precios se reajustarán
automáticamente en la fecha y porcentaje de variación del salario mínimo legal o que la ley
laboral determine por primas, beneficios o prestaciones. QUINTA: Valor y forma de pago:
El presente contrato tiene un valor de ____________________________________________
($____________) pagaderos en sumas mensuales de ____________________________
($_______________) mediante cheque que LA EMPRESA girará y entregará en sus oficinas
durante los ____ días siguientes de recibida la factura correspondiente al servicio prestado.
SEXTA: Trabajadores: Las partes dejan expresa constancia que _________________ actúa por
su propia cuenta y riesgo con completa autonomía técnica y directiva, con su propio personal y
con plena independencia, razones por las cuales es verdadero empleador de los trabajadores que
contrate para la prestación del servicio objeto del presente contrato y por consiguiente respon-
sable por los salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones, honorarios, aportes de seguridad
social, parafiscales y demás obligaciones laborales consagradas por la ley en favor de los trabaja-
dores. SEPTIMA: Transporte y alimentación: Con sus propios medios _________________ trans-
portará el personal de servicio y los vigilantes deben asumir los costos de su alimentación.
OCTAVA: Requisas: LA EMPRESA por intermedio de su Delegado faculta a
___________________________________________________ para que los vigilantes en servi-
cio registren toda clase de maletines, papeleras, cajas, talegos y similares que entren o salgan de
sus instalaciones. PARAGRAFO: Las partes dejan expresa constancia que se prohibe al personal
de vigilancia entrar o sacar los elementos descritos en esta cláusula. Los vigilantes solo deben
ingresar y sacar de las instalaciones de LA EMPRESA los elementos de dotación requeridos
para la prestación del servicio. NOVENA: Garantías: En desarrollo y como garantías del pre-
sente contrato _____________________________ se obliga : 1) De conformidad a lo dispuesto
en el inciso 4, numeral 2 Art. 11, decreto 356-94 a tener constituida en compañía de seguros
61
legalmente establecida en Colombia, póliza de responsabilidad civil extracontractual por 400
salarios mínimos legales vigente durante el término de este contrato. 2) Constituir a su cargo
póliza o anexo de garantía de contrato equivalente al 20% de su valor total, vigente durante el
término del mismo y tres meses mas. 3) Constituir a su cargo póliza o anexo de pago de sala-
rios, prestaciones sociales y acreencias laborales por el 10% del valor del contrato vigente, du-
rante el término del contrato y 3 años más. 4) Enviar cuando LA EMPRESA lo solicite fotocopia
de las afiliaciones y pagos a la seguridad social y caja de compensación familiar, del personal de
vigilantes que le presta servicio, así como constancia del pago oportuno a dichos empleados.
DECIMA: Responsabilidad: ___________________________________ asume la responsabili-
dad por daños que, con ocasión de la ejecución del presente contrato, cause a terceros, a LA
EMPRESA o a personal de ésta, directamente o por intermedio de sus dependientes. PARAGRA-
FO: Ante el hecho de un siniestro cuya cuantía sea igual o inferior a dos salarios mínimos
legales mensuales __________________________ se compromete con LA EMPRESA, en un
término no mayor de 15 días hábiles contados a partir de la fecha en que se detecte o sea
informada la pérdida o extravío de los elementos, a restituirlos de su misma calidad y especifi-
caciones o a cancelar el equivalente de su valor comercial o del deducible aplicado por la compa-
ñía aseguradora, cuando el valor del siniestro exceda los 2 salarios mínimos legales mensuales,
previa investigación breve de carácter administrativo, en que se determine la culpa de la vigilan-
cia en los hechos, adelantada conjuntamente con un delegado de ________________________
DECIMA PRIMERA: Cesión: A menos que medie autorización previa y escrita de LA EM-
PRESA, ________________________________ no podrá ceder el presente contrato, ni emplear
subcontratistas. DECIMA SEGUNDA: Interventoría: LA EMPRESA ejercerá la interventoría
del presente contrato y para tal efecto designa como su Delegado a
_________________________________________________, cuyas funciones serán: 1) Supervi-
sar que se de estricto cumplimiento a lo pactado y cerciorarse que su ejecución se ajuste a lo
aquí acordado. 2) Aprobar o rechazar el servicio contratado, así como las cuentas de cobro que
se le presenten y ejercer las demás funciones inherentes al cargo. DECIMA TERCERA:
Compromisoria: Toda controversia o diferencia relativa a este contrato y a su ejecución se resol-
verá por 3 árbitros designados por la Cámara de Comercio de ________________________, el
fallo que profieran será en derecho y se sujetará a lo dispuesto en los códigos de procedimiento
civil y de comercio y a las reglas previstas para el efecto por el Centro de Arbitraje y Concilia-
ción Mercantiles de esa Cámara de Comercio. DECIMA CUARTA: Legalización: El pago del
impuesto de timbre que ocasione el presente contrato, así como la cancelación de los derechos
notariales que se causen con motivo de la autenticación de firmas del mismo, serán por cuenta
de ambas partes a razón del 50% por cada una. Se suscribe en 3 ejemplares de un mismo tenor
literal, ante testigos hábiles, en la siguiente fecha ___________________.
LA EMPRESA COMPAÑÍA DE VIGILANCIA
Representante Legal Representante Legal
TESTIGOS
CC : CC
62
• • • Anexos
• • • 3. FORMATOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
FORMATO REGISTRO CODIGO DE EMPACADORES
NOMBRE DE LA EMPRESA:
NOMBRE DEL EMPACADOR:
FECHA CÓDIGO FIRMA Vo. Bo. PERSONA OBS.

DEL EMPACADOR QUE AUTORIZA
FORMATO CONTROL INGRESO CUARTO FRIO
FECHA HORA VISITANTE MOTIVO HORA FIRMA FIRMA

ENTRADA DE SALIDA VISITANTE QUIEN
AUTORIZA
FORMATO INVENTARIO DE CARTON EN BODEGA
FECHA TIPO INVENTA. ENTRADAS SALIDA PRÉSTAMOS DEVOLUCIÓN SALDO CANT. SALIDA DESCART. SALDO
CARTÓN CARTÓN CARTÓN CARTÓN CARTÓN
ARMADO ARMADO ARMADO ARMADO
63
FORMATO CONTROL NUMERACIÓN CAJAS EMPACADAS
SEMANA: DIA: FECHA:

DESTINO: JEFE DESPACHO:
CLASE DE CAJA NUMERACION TOTAL CAJAS OBSERVACIONES

No. IN ICIAL No. FINAL
FORMATO PROGRAMA DE CAMIONES
DEPENDENCIA: FECHA:
DESTINO PLACA GUIAS HORA HORA HORA NUMERO OBS.

VEHICULO CARGUE SALIDA LLEGADA DE CAJAS
AEROPUE.
64
• • • Anexos
FORMATO INSPECCIÓN DE VEHICULOS DE CARGA
PLACA DEL VEHÍCULO: FECHA Y HORA:
OBSERVACIONES SI NO N/A P/A

1. Comportamiento del motor
2. Llantas delanteras
3. Llantas traseras
4. Llanta de repuesto
5. Defensa delantera
6. Defensa trasera
7. Cabina lado del conductor
8. Cabina y camarote lado del ayudante
9. Tanques de aire y compartimento de la bateria
10. Cuello de ganso o área de enganche del trailer
11. Cajuelas de la herramienta o baul
12. Tanques de combustible
13. Estructura del chasis y cajuelas
14. Ejes y sistema de transmisión
15. Equipo de carretera, incluyendo primeros auxilios
OBSERVACIONES:
NOMBRE DEL CONDUCTOR

C.C. FIRMA
NOMBRE DEL INSPECTOR:

65
C.C. FIRMA
ACTA DESTRUCCIÓN SELLOS O PRECINTOS DE SEGURIDAD
NOMBRE EMPRESA:
LUGAR Y FECHA:
ACTA No DESTRUCCION SELLOS O PRECINTOS DE SEGURIDAD
INTERVIENEN:
Al efecto se procedió de la siguiente manera:
(Diligenciar este formato relacionando números y características de los sellos o precintos de

seguridad).
TOTAL
El anterior material se destruyó de la siguiente forma:
No siendo otro el objeto de la presente se da por terminada y en constancia firman los que en
ella intervinieron.
Jefe Post-cosecha Encargado sellos o precintos
Jefe de Seguridad o responsable de seguridad
66
• • • Anexos
ACTA DESTRUCCIÓN CARTÓN
NOMBRE EMPRESA:
LUGAR Y FECHA:
ACTA No DESTRUCCIÓN CARTÓN
INTERVIENEN:
Al efecto se procedió de la siguiente manera:
CLASE TIPO LOGOTIPO CANTIDAD
TOTAL
El anterior material se destruyo de la siguiente forma:
No siendo otro el objeto de la presente se da por terminada y en constancia firman los que en
ella intervinieron.
Jefe Post-cosecha Encargado cartón
Jefe de Seguridad
67
• • • 4. FORMATO REGISTRO DE CLIENTES Y PROVEEDORES
Lugar y Fecha:
Identificación del cliente y/o proveedor:
Nombres y apellidos o razón social: CC. o NIT
Dirección de la empresa:
Dirección de la residencia:
Nombres, apellidos e identificación de socios y representante legal:
Actividad económica:
Capital social registrado:
Tipo de servicio que presta:
Frecuencia:
Medios de transporte utilizados: (Vehículos – Aviones – Barcos, etc)
Si es sociedad anónima, nombres, identificación y dirección del representante legal y miembros

de la junta directiva:
Nombres e identificación de las personas que realizan operaciones de comercio exterior:
Origen de los recursos de las operaciones de comercio exterior:

68
• • • Anexos
Nombres e identificación y dirección de las personas beneficiadas de las operaciones de comer-

cio exterior:
Personas autorizadas a realizar despachos a nuestra compañía:
Nombres y apellidos Firmas
Representante legal Visitador
Documentación que debe anexar cada empresa:

- Fotocopia de los documentos de identificación
- Fotocopia del Nit.
- Certificado de existencia y representación legal, no mayor a tres (3) meses
- Declaración de renta y certificado de ingresos y retenciones del último año
- Estados financieros certificados, del último año
- Fotocopia Certificación BASC
- Otras certificaciones de calidad (ISO, ICONTEC, etc.)
- En caso de no suministrar alguno de estos documentos, por favor adjunte una carta
explicando la razón por la cual lo hace.
69
• • • Glosario
ALERTA: Atento, en actitud vigilante.

ALTERNATIVA: Acción o posibilidad que se tiene para optar o
escoger o decidir.
ANALISIS: Distinción y separación de las partes de un todo has-
ta llegar a conocer sus principios, elementos, etc.
ANÁLOGO: Semejante, parecido
AUDITORIA: Examen sistemático e independiente, para deter-
minar si las actividades y resultados relacionados cumplen las dis-
posiciones preestablecidas, si éstas se aplican en forma efectiva y
son aptas para alcanzar los objetivos.
AUGE: Momento más importante de una actividad.
AVAL: Respaldo para responder por una obligación o compromi-
so.
C.P.I.A: Comité de Protección Integral de Asocolflores.
CCTV: Circuito cerrado de Televisión.
COERCITIVA: Que obliga bajo sanción.
COMPETENCIA: Idoneidad para conocer o solucionar un asun-
to derivado de la formación, entrenamiento y experiencia de cada
individuo./ Facultad o capacidad para conocer o solucionar un asun-
to.
CONCIENTIZAR: Tener conciencia de algo.
CONCORDANCIA: Correspondencia entre dos o más posicio-
nes o planteamientos.
CONFIANZA: Firmeza o seguridad que se tiene en un proceder o
cosa.
CONFIDENCIAL: Que se hace o se dice en confianza o con segu-
ridad recíproca entre dos o más personas.
CONSPIRAR: Unirse varias personas para hacer un daño.
CONSTITUIR: Organizar, integrar una entidad.
CONTINGENCIA: Posibilidad de que una cosa suceda o no.
71
COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional
DEPAUPERACIÓN: Empobrecimiento.
DESIGNAR: Nombrar, destinar para un fin determinado.
DIRECTRIZ: Línea o pauta que determina las condiciones de
generación de otras.
DISPOSICIÓN: Precepto legal o reglamentario, orden o man-
dato.
EFECTIVIDAD: Capacidad de lograr las metas y objetivos con
optimización de los recursos.
EFICACIA: Medida del cumplimiento de las metas y objetivos
planeados.
EFICIENCIA: Medida de la utilización de los recursos para cum-
plir las metas y los objetivos planeados.
EMBALAJE: Envoltura que sirve para proteger algo en un des-
plazamiento.
EMERGENCIA: Situación de peligro o desastre que requiere
una acción inmediata.
EMPALIZADA: Cerca, vallado.
ENDEUDAMIENTO: Lo que se debe a otro.
ENTE: Organismo, institución.
ESLABÓN: Elemento que enlazado con otros similares consti-
tuye una cadena.
ESTRATEGIA: Medio o proceso regulable para la consecución
de objetivos.
EVALUACIÓN DE RIESGOS: Procedimiento mediante el cual
se obtiene información necesaria para identificación, estima-
ción (probabilidad y severidad), decisión de tolerancia y esta-
blecimiento de planes de acción para el control de riesgos.
EVIDENCIAR: Hacer patente, demostrar la existencia de algo.
EXTRACONTRACTUAL: Fuera del contrato.
FACTORES EXTERNOS: Fuerzas que se generan fuera de la
organización, que inciden en los asuntos de control y seguridad
y que deben tenerse en cuenta de manera apropiada; incluye
aspectos tales como: legislación, innovaciones tecnológicas y
normatividades sectoriales.
FACTORES INTERNOS: Aspectos o factores que integran la
organización e inciden en su desarrollo tales como áreas, proce-
dimientos, procesos, normas, cultura.
FILANTRÓPO: Persona que tiene amor por otro.
FOCALIZAR: Dirigir el interés o los esfuerzos hacia un centro
o foco.
IDIOSINCRASIA: Manera de ser.
ILICITO: No permitido legal o moralmente.
IMPLEMENTAR: Poner en funcionamiento, aplicar los méto-
dos y medidas necesarios para llevar algo a cabo.
IMPUESTO: Tributo, o gravamen de carácter obligatorio.
INCENTIVO: Que motiva o estimula.
INCIDENCIA: Lo que sobreviene en el curso de un asunto o
72
negocio y tiene influencia sobre este.
• • • Glosario
INCIDENTE: Hecho o acontecimiento que conduce o tiene enla-

ce con algo.
INFORMACIÓN: Dato o indicio que se aporta para el conoci-
miento de algo.
INCONSISTENCIA: Falta de estabilidad, no tiene soporte.
INHERENTE: Que esta íntimamente unido a otra cosa.
INSPECCIÓN: Verificación o confrontación de algo.
JURISDICCIÓN: Territorio donde un funcionario ejerce su auto-
ridad.
MANIPULAR: Operar con las manos
META: Destino establecido para cumplir o llegar en el alcance de
objetivos.
MODUS OPERANDI: Forma de actuar.
NEGLIGENCIA: Abandono o desgano en la conducta.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito especi-
ficado.
OBJETIVO: Conjunto de resultados programados que se propo-
ne alcanzar.
OPTIMIZAR: Sacar el mejor resultado.
ORGANIZACIÓN: Compañía, empresa, institución o asociación,
pública o privada.
OUTSOURCING O TERCERIZACIÓN: Sub contratación. Téc-
nica de administración que consiste en la transferencia a terceros
de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro
principal del negocio.
PELIGRO: Fuente o situación con potencial de pérdidas en térmi-
nos de lesiones, daño a la propiedad y/o procesos, al ambiente o
una combinación de estos.
PRECINTO: Elemento de control. Banda pegada con que se cie-
rran furgones, cajas, etc.
PREVISIÓN: Acción de disponer lo conveniente para anticiparse
a un hecho.
PROTECCIÓN: Defensa que se hace de alguna cosa para evitarle
un daño o perjuicio.
PROTOCOLO: Escrito que contiene procedimientos de orden y
custodia.
REPRESALIA: Facultad que se abroga alguien para causar a otro
daño igual o mayor que el recibido.
REVISIÓN: Análisis o inspección para constatar un hecho o an-
tecedente.
RIESGO: La palabra riesgo se deriva del griego risicare que signifi-
ca osar, atreverse, retar, desafiar. Hecho futuro e incierto que de
acontecer ocasiona daños a las personas o pérdidas en los bienes.
S.V.S.P: Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
SEGURIDAD: Actividad encaminada a conseguir la protección
de personas, bienes e información, ante cualquier amenaza.
73

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LA SEGURIDAD:

mucho más que vigilancia

5 Guía de buenas prácticas en seguridad para el sector floricultor

Cuando se habla de seguridad se tiene la tendencia a pensar únicamente en el vigilante que se

La seguridad –y no sólo en el sector floricultor– se vuelve en muchos casos un ‘chicharrón’ que

Y lo cierto es que se presentan dificultades, representadas en la pérdida habitual de material y en

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• Vincularse a los programas establecidos de prevención de narcotráfico para mantener el libre

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Mientras en áreas como salud ocupacional o seguridad industrial

La seguridad debe constituirse en una prioridad y un compromiso de todos en la empresa. Los

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• • • ¿Qué puede hacer la empresa?

• Concientizarse de la importancia de la seguridad integral para el desarrollo normal de la

El sector floricultor es muy apetecido por narcotraficantes y

Constituirse y funcionar de acuerdo con las normas legales es

Mantenerse en todo momento dentro del marco de la ley y la

Además, un desempeño estrictamente ajustado al marco de la ley fortalecerá la imagen positiva

• • • ¿Qué puede hacer la empresa?

• Constituirse y registrarse de acuerdo con las exigencias legales.

- Registro Cámara de Comercio

Consultar la pagina: www.supervigilancia.gov.co

MARCO LEGAL DE LA EMPRESA

Es indiscutible: cualquier organización empresarial es el re-

Y es que, según la Sijin de la Policía Metropolitana de Bogotá,

A esto se debe sumar el mantenimiento de procedimientos y controles en el tiempo, para lograr

• • • ¿Qué puede hacer la empresa?

- Elaborar índice secuencial y colocar separadores que permitan su organización y orden.

- Expedir a sus propios funcionarios carnés con foto y fecha de vigencia.

- Instruir sobre políticas de seguridad y procedimientos para transmitir información.

• En prevención de conspiraciones internas

- Establecer pruebas de confiabilidad para el personal de manejo y cargos críticos.

1. AREA DE SELECCIÓN DE PERSONAL

5. LISTA DE CHEQUEO HOJAS DE VIDA

8. PREVENCION CONSPIRACIONES INTERNAS

Ver anexo 1: FORMATO PARA VISITA DOMICILIARIA

La seguridad física de las instalaciones y los bienes de la em-

Las empresas floricultoras, además de estar expuestas en su

Estas razones hacen indispensable el desarrollo de procedimientos para la vigilancia perimetral

• • • ¿Que puede hacer la empresa?

1. Contar con un servicio de vigilancia humana permanente

- Tener licencia vigente de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada.(S.V.S.P.)

Se adjunta formato guía para el contrato de vigilancia privada.

• Vigilancia con personal de nómina

• Establecer controles para la prestación del servicio de vigilancia, tales como:

2. Complementar la vigilancia humana con vigilancia electrónica.

3. Establecer alertas y procedimientos para reaccionar oportunamente en casos de

Contar con un sistema de comunicaciones que enlace al personal de seguridad, operadores de

• En Seguridad de las instalaciones.

• Situar los parqueaderos de visitantes, empleados y contratistas en lugares separados de las

• En Análisis De Riesgos Seguridad Física

5. ¿La compañía de vigilancia se escogió mediante proceso de selección?

6. ¿El personal de vigilancia tiene la credencial expedida por la S.V.S.P.?

6. SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES

7. ANÁLISIS DE RIESGOS EN SEGURIDAD FÍSICA

Ver anexo 2: MODELO CONTRATO DE VIGILANCIA PRIVADA

Quizá donde se ciernen mayores amenazas sobre la cadena

El desarrollo de un buen sistema de seguridad en la logística

Desarrollar controles efectivos en la cadena de producción, adquisición, almacenamiento y con-

Entre los suscritos ____, identificado con CC No

prestará con ____ vigilantes permanentes las 24 horas y _ vi-