MICROSOFT PROJECT 2007

SESION 1 (1,5 horas)

1. Conceptos básicos
- Qué es Ms Project 2007
Herramienta de ayuda a la planificación de proyectos y al control del mismo en
temas de duraciones, costos o recursos.
- Instalación, inicio y ayuda
Como cualquier aplicación Windows. Versiones: Standard, Professional y Server.

2. Entorno de la aplicación: menús y vistas

- Ventana del programa: barras de título, de menús, de herramientas y de vistas
Barra de títulos: arriba. Barra de menús: selección de la operación a realizar.
- Barra de herramientas: estándar, formato, panel de tareas, personalizar,…
Organización mediante iconos de opciones del menú.
Ver -> Barra de Herramientas
Ver -> Barra de Herramientas->Personalizar
- Barra de vistas: hojas, grafos y formularios
Distintas formas de mostrar información de la base de datos del proyecto.
Hojas: en una tabla, cada fila un registro y cada columna un campo.
Ver -> Tabla->Entrada
Grafos: gráficamente (diagrama de Gantt, diagrama de red, gráfico de recursos)
Ver -> Diagrama de Gantt
Formularios: datos asociados a 1 registro, es decir, a una sola tarea o recurso
Proyecto->Información de la tarea
Ayuda de un campo: se pulsa en el campo y F1
Otras vistas:
Ver -> Más vistas…

3. Configurar el proyecto y el calendario

- Crear un proyecto y su fecha de inicio
Crear proyecto nuevo o abrir existente (un solo fichero .MPP):
Archivo -> Nuevo; Archivo -> Abrir;
Crear proyecto desde una plantilla:
Archivo -> Nuevo; Mi PC->Plantillas de Project-> Construcción comercial
Crear proyecto desde una guía asistente:
(Botón derecho en barra de herramientas)Guía de proyectos
Cambiar la fecha de inicio o la forma de programar:
Proyecto->Información del proyecto; Fecha de comienzo/Programar a partir de
- Fijar el calendario del proyecto: excepciones y cambios en semanas laborales
Crear calendario para el proyecto:
Herramientas->Cambiar calendario laboral
Calendarios existentes: Estándar, 24 horas, Turno noche
Crear un calendario nuevo:
(Botón)Crear calendario…; Nombre; Hacer una copia del…
Crear una excepción (día festivo):
(Click en el día); Excepciones: Nombre; (Botón)Detalles…; No laborable/(horario)
Crear un cambio en semana laborable (periodo no laborable):
 Semanas laborables; (Botón)Detalles…; (Día);(Establecer día como periodo no
laborable)
Copiar el calendario de un proyecto a otro:
Herramientas->Organizador->Calendarios; Calendarios disponibles en:->Copiar
- Cambiar la moneda en uso
Herramientas->Opciones->Vista; Opciones de moneda

4. Introducir lista de tareas

- Tareas y sus duraciones
Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada; Nombre de tarea; Duración
Cada tarea: se puede Editar (doble clic); Borrar; Insertar; Mover
Duración puede ser: me/s/d/h/m; por defecto=1 d; comienzo=el del proyecto;
estimadas (?) = se pueden usar para Filtro
- Mostrar las duraciones en otras unidades (semanas, meses,…)
Herramientas->Opciones->Programación; Mostrar duración en
- Crear un hito
Proyecto->Información de la tarea/(Doble click); Avanzado->Marcar la tarea como
hito
O bien: Duración=0
- Crear una tarea repetitiva
Insertar->Tarea repetitiva; Nombre; Duración; Patrón de repetición; Intervalo de
repetición
- Estructurar tareas y subtareas
Agrupar tareas como subtareas (esquemas):
Proyecto->Esquema->Aplicar sangría
Ver los números de los esquemas:
Herramientas->Opciones->Vista; Mostrar números de esquemas
- Mostrar la tarea resumen del proyecto
Herramientas->Opciones->Vista; Mostrar tarea de resumen del proyecto

5. Programar tareas
- Relaciones entre tareas
(Seleccionar las 2 tareas)->Edición->Vincular tareas
- Establecer fecha específica a una tarea
Proyecto->Información de la tarea; Avanzado->Tipo de delimitación; Fecha de
delimitación
- Fecha límite de una tarea
Proyecto->Información de la tarea; Avanzado->Fecha límite
- Asignar un calendario a una tarea
Proyecto->Información de la tarea; Avanzado->Calendario
- Dependencia entre tareas
Proyecto->Información de la tarea; Predecesoras->Nombre de la tarea; Tipo; Pos
(Doble click sobre vínculo)->Tipo; Posposición
- Ver el diagrama de Red
Ver->Diagrama de red
- Ver el proyecto completo
Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Zoom->Proyecto completo
- Comprobar fechas del proyecto
Proyecto->Información del proyecto->Estadísticas
- Identificar la ruta crítica
 Formato->Asistente para diagrama de Gantt
Proyecto->Filtro para->Tareas críticas
- Obtener la holguras totales y libres
Ver->Tabla->Programación; Demora permisible; Margen demora total
- Análisis PERT del proyecto
Ver->Barra de herramientas->Análisis PERT
Hoja de entradas PERT: Ver->Más vistas->AP_Hoja de entradas PERT (rellenar
datos)
Calcular PERT
Diagrama de Gantt optimista, esperado y pesimista
Establecer pesos PERT
- Uso del Formulario de tareas y de la entrada de tareas:
Ver->Más vistas->Formulario de tareas
Ver->Más vistas->Entrada de tarea

Ejemplos: 1-01; 1-02; 1-03; 1-06

SESION 2 (1,5 horas)

6. Ejercicio 1: Lista de tareas y programación

Proyecto Reliable Construction Company: Apartados 1, 2, 3 y 5

7. Ejercicio 2: Relaciones de precedencias

Ejemplo del libro de Construcción: Tabla 10-10

SESION 3 (1,5 horas)

8. Crear una lista de recursos

Toda tarea tiene: duración (tiempo para completar la tarea) y trabajo (esfuerzo).
Ejemplo, 1 pintor 2 días tiene mismo esfuerzo que 2 pintores 1 día, pero mayor duración
- Añadir los recursos del proyecto a la lista de recursos
Ver->Hoja de recursos; Ver->Tabla->Entrada; Nombre del recurso; Tipo; Etiqueta
de material; Grupo; Capacidad máxima
Tipos de recursos: Trabajo (personas y equipos) y Materiales (consumibles
necesarios)
Grupos de recursos: es opcional, para filtros, estadísticas y ordenación
Capacidad máxima (solo Trabajo): en %. Si 100%, entonces 8 horas diarias
Se puede cambiar de % a Decimal en:
Herramientas->Opciones->Programación; Mostrar las unidades de asignación como
- Datos adicionales de los recursos: calendario y costes
Cada recurso puede tener su propio calendario de trabajo y disponibilidad
Proyecto->Información del recurso/(Doble click); General; Disponibilidad de
recursos
Proyecto->Información del recurso/(Doble click); General; Cambiar calendario
laboral
Cada recurso puede tener asociado 3 tipos de costes (coste estándar, horas extras y
fijos) – se verá en “asignar costes a recursos”
9. Asignar recursos a tareas
- Asignar un recurso a una tarea
Es una labor larga y tediosa. Los recursos más eficientes se asignarán a las tareas
críticas. Los recursos más caros se asignarán a las tareas más cortas y de mayor
presupuesto. Y los recursos infraasignados ayudarán a los recursos sobreasignados.
Hay 2 formas de asignarlos:
Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada; (Doble click sobre tarea)->
Recurso; Nombre; Unidades
Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada->(Click sobre tarea); Herramientas-
>Asignar recursos; Nombre; Unidades
Se pueden filtrar los recursos
Opciones de lista de recursos
- Vistas asociadas a los recursos
Ver->Hoja de recursos
Ver->Uso de recursos
Ver->Gráfico de recursos
Ver->Más vistas->Formulario de tareas; Formato->Detalle->Trabajo del recurso
- Modificar la distribución de un recurso durante la tarea
Ver->Uso de tareas; (Doble click en recurso); General->Perfil de trabajo
- Relación entre Trabajo, Duración y Unidades de una tarea y los recursos
(Doble click en tarea); Avanzado->Tipo de tarea (Unidades fijas/Duración
fija/Trabajo fijo)
Si se quiere conservar el trabajo total de la tarea:
(Doble click en tarea); Avanzado->Condicionada por el esfuerzo

10. Redistribución de recursos

Si hay sobreasignación de recursos, las medidas pueden ser: dividir tareas o retrasar las
mismas. Las tareas pueden tener Delimitaciones de fechas y/o Prioridades que influyen
al redistribuir.
- Ver los recursos sobreasignados
Ver->Hoja de recursos; Capacidad máxima
Ver->Gráfico de recursos
- Redistribuir los recursos
Puede hacerse Manual (controlado por el usuario) o Automática (el programa
distribuye los recursos sobreasignados).
Puede hacerse la redistribución de todo el proyecto o de un periodo.
Hay 3 estrategias para redistribuir: Estándar (en base a holguras, delimitaciones y
prioridades), Sólo identificador (en base sólo a prioridades) o Prioridad, estándar
(primero prioridades y luego holguras y delimitaciones)
Herramientas->Redistribuir recursos; Manual; Por días; Estándar->Redistribuir
ahora
- Comparación antes y después de la redistribución
Ver->Más vistas->Gantt de redistribución
- Eliminar una redistribución
Herramientas->Redistribuir recursos->Borrar redistribución
Se puede hacer sin retrasar la duración del proyecto. Pero puede no ser posible,
dando lugar a nuevas tareas críticas. El programa avisa.
Herramientas->Redistribuir recursos; Redistribuir sólo conforme al margen de
demora disponible
Si se desea redistribución Automática, se pulsa Aceptar.
 Herramientas->Redistribuir recursos; Manual; Aceptar
Ejemplo: HTML

SESION 4 (1,5 horas)

11. Ejercicio 3: Lista de recursos

Proyecto Reliable Construction Company: Apartado 9

12. Ejercicio 4: Redistribución de recursos

Proyecto Reliable Construction Company: Apartado 10
Ejemplo del libro de Construcción: Tablas 10-2 y 10-15

SESION 5 (1,5 horas)

13. Asignar costes a recursos

- Introducir a cada recurso sus costes: estándar, horas extras y fijo
Cada recurso tipo Trabajo puede llevar asociado costos estándar (€/h), por horas
extras (€/h) y fijos (€); si es tipo Material, puede llevar costos estándar (€) y fijos (€)
Ver->Hoja de recursos; Ver->Tabla->Entrada; Tipo; Tasa estándar; Tasa horas
extras; Costo/uso
- Modificar las tarifas de costes
Cada recurso puede tener hasta 5 rangos de tarifas de cada tipo de coste en
diferentes rangos de fechas, debido a la evolución del tiempo o a la tarea
Ver->Hoja de recursos; (Doble click); Costos; A; Fecha efectiva; Tasa estándar;
Tasa horas extras; Costo/uso
- Asignar una tarifa concreta de un recurso a una tarea:
Ver->Uso de tareas; (Doble click en recurso/tarea)->Tabla de tasas de costo
- Reparto de costes en la tarea
Los costos se pueden cargar al principio de la tarea, al final o repartirlos
Ver->Hoja de recursos; Acumular; Comienzo/Prorrateo/Fin
Ver->Gráfico de recursos; Formato->Detalles->Costo
- Reparto de costes según tipo de recurso
Si el tipo de recurso es Trabajo, los costes estandar y extra se acumulan (€/h), pero
si es de tipo Material, no hay costes extras y el coste estandar se aplica una vez (€)

14. Asignar costes fijos a tareas

- Introducir costes fijos en las tareas
Las tareas pueden tener costes fijos independientes de los recursos
Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Costo; Costo fijo; Acumulacion de costo
fijo; Comienzo/Prorrateo/Fin
- Visualizar costes de tareas y recursos
Ver->Uso de tareas; Ver->Tabla->Costo; Formato->Detalles->Costo; Trabajo

15. Usar líneas de base del proyecto

Las líneas de base son un conjunto de información del proyecto sobre su estado actual:
tareas, recursos y costos, con la idea de comparar y conocer retrasos y adelantos.
- Guardar una línea de base
Se pueden guardar hasta 10 líneas de base. El plan provisional solo guarda fechas
 Ver->Diagrama de Gantt; Herramientas->Seguimiento->Guardar línea de base;
Guardar línea de base/Guardar plan provisional; Proyecto completo/Tareas
seleccionadas; Aceptar
- Mostrar la información de una línea de base
Ver->Gantt de seguimiento; Ver->Tabla->Variación
- Borrar una línea de base
Herramientas->Seguimiento->Borrar línea de base
- Modificar la fecha de estado
Fecha en la que se desea estudiar la situación del proyecto
Proyecto->Información del proyecto; Fecha de estado
16. Seguimiento de tareas
- Campos asociados al seguimiento del proyecto
Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Seguimiento; Comienzo real; Fin real;
%completado; Duración real; Duración restante; Costo real; Trabajo real
Son campos relacionados entre sí: %completado=Duración real/Duración *100 =
Duración real/(Duración real+Duración restante)*100
- Actualizar y reprogramar el proyecto
Herramientas->Seguimiento->Actualizar proyecto; Actualizar trabajo completado
al: (Fecha de estado)/Reprogramar trabajo restante para que empiece después de:
(Fecha de estado)

17. Ejercicio 5: Costes

Proyecto Reliable Construction Company: Apartados 8

18. Ejercicio 6: Seguimiento

Proyecto Reliable Construction Company: Apartados 11