El Informe

EL INFORME
 
El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de
comunicar información a un nivel más alto en una organización.
 
Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones,
estudios o trabajos). Aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos
empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
 
El informe técnico tiene características que los distinguen de otros tipos de escritos. No es literatura, sino
información.
 
CARACTERISTICAS DE LOS INFORMES
 
Las principales características que distinguen al informe escrito son:
 
El informe es generalmente preparado a pedido de un superior o de un cliente. Excepcionalmente se escribe
de propia iniciativa.
 
El informe es leído como una obligación de trabajo por el destinatario.
 
El informe es preparado en una situación específica y cumple una necesidad de información para tomar una
decisión por parte del nivel superior.
 
El lector del informe es generalmente un solo individuo, y a veces, un grupo estrechamente unido, por
razones de trabajo o de función.
 
El informe se caracteriza también por el uso liberal de cuadros, gráficos, fotografías u otro tipo de material
documental.
 
El informe es factual: cuando se aportan opiniones personales, conclusiones, recomendaciones o solicitudes,
se las denomina como tales y sus fundamentos se dan a conocer al lector.
 
El informe contiene toda la metodología usada para reunir la información, y además, toda la información de
detalles que sea pertinente y necesaria.
 
El informe recurre al vocabulario y fraseología técnica, y elude las formas meramente literarias.
 
Estas características determinan todo el proceso de elaboración de un informe, desde la etapa inicial de
reunir los elementos informativos hasta la redacción y diagramación final.

 
ESTRUCTURA BASICA DE UN INFORME:
Introducción:

ESTRUCTURA BASICA DE UN INFORME

 
Todos los informes, aún los cortos, se organizan sobre una estructura tripartita:
 
Introducción
 
Cuerpo o desarrollo
 
Conclusión
 
Los memorandos y las cartas se ajustan también a este esquema básico.
 
LA INTRODUCCION
 
La introducción es la parte primera del informe, donde el autor expone sucintamente al lector su propósito
(justificación del mensaje), le refiere los hechos que correspondan, le señala la importancia del mismo y le
añade la metodología empleada en el caso.
 
PROPOSITO
 
El lector necesita saber desde el principio por qué razón se le somete determinada información. En general,
se espera del lector una decisión de su parte, la aprobación de una decisión tomada en nivel inferior o la
toma del conocimiento de un hecho acaecido. Por ello, antes de escribir su pieza, el informante ya ha
analizado a fondo el asunto y hallado la suficiente justificación para emitir el escrito. Y esto debe decirlo
desde el comienzo.
 
En la nomenclatura en inglés, a este elemento se lo denomina “position”. En otras palabras, usted está
expresando una opinión o un hecho que puede ser creído o no, aceptado o negado. Esto orienta desde el
primer momento a su superior y a partir de allí se interesará o no por su escrito, según sea la naturaleza del
tema u otra consideración personal.
 
No olvide que esta “position” deberá ser suficientemente demostrada en el cuerpo el escrito.
 
Según sea esta presentación inicial, recuerde que ella:
Debe ser explicada o demostrada al lector
Debe ser clara y específica
Será contrastada con los intereses de su “lector clave”
Será aceptada o negada.
 
HECHO
 
A continuación, o implícita ya dentro del párrafo anterior, suele estar la descripción del hecho real, que
confirme su posición. La explicación del hecho debe efectuarse en forma sumaria pero completa, lo cual
requiere cierta habilidad en el arte de escribir, pues debe incluir todo lo necesario pero nada menos. Implica
un cierto dominio de la síntesis, o de la narración y la descripción, según sea el caso.
 
IMPORTANCIA
 
Conforme a la estrategia que se haya fijado el informante, puede resultar conveniente, además, señalar la
importancia del asunto para las funciones del lector o de la compañía. Este aspecto suele influirse
forzosamente cuando no es un caso de rutina, cuando se tiene temor de que pudiera pasar lo inadvertido,
demorado o girado a otros niveles o circuitos. Por otra parte, es al mismo tiempo una cortesía y una
colaboración hacia el lector, que el informante le debe.
 
Sin exagerar la real magnitud del hecho, dependerá de su habilidad el suscitar primero la atención y luego el
interés del interlocutor.
 
METODOLOGIA
 
En ciertos casos, sobre todo cuando se narra un hecho o describe una situación o se someten resultados de
averiguaciones o investigaciones, es de rigor anticipar al lector el método o procedimiento con que se han
recogido los datos u obtenido las conclusiones, pues estas referencias son de valor primordial para que el
lector pueda dictaminar sobre la materia sometida a su juicio.
 
En los informes científicos o de tipo técnico y universitario, este requisito es ineludible, pues toda la
argumentación posterior quedará subordinaba a la validez del método empleado.
 
EL CUERPO O DESARROLLO
 
En esta parte del informe se presentan, analizan y discuten las posibles soluciones del problema. Cada
solución es presentada con todos los elementos de juicio posibles para que pueda ser evaluada por el lector,
y según su criterio y responsabilidad, acepte o rechace la propuesta del autor, en este orden:

Demostración
La fórmula verbal de presentación de desarrollo de cada tesis podría resumirse así:
La solución es…
Porque …..
Cómo lo prueba ….
La solución propuesta debe cumplir algunos requisitos que conviene tener presente, a saber:
Debe ser significativa para el lector, de modo que su prominencia se justifique; lo hipotético, imposible o
irrelevante debe ser evitado.
Debe ser total, es decir, cubrir todo el problema; lo parcial, insuficiente o meramente circunstancial no debe
incluirse, salvo el caso que se estime conveniente mencionarlo ilustrativamente como tal.
Debe ser convincente, es decir, aportar una casualidad y una demostración desarrolladas lógicamente, y que
al mismo tiempo , tengan en cuenta las expectativas del lector clave.
Debe probar cuál es la solución o conveniente y correcta, con franqueza y responsabilidad por parte del
autor.
No deben sobreponerse o entremezclarse unas con otras, cuando son varias: cada una debe ser concluida en
todos sus aspectos y recién entonces pasar a la otra, sin repeticiones redundantes.
Debe ser concreta y específica , evitando las divagaciones, la aparatosidad, la indefinición, la errónea
argumentación y otros defectos conceptuales y de razonamiento.
 A) LA CONCLUSION
Como se ha visto, hasta ahora el informe es un encadenamiento lógico de ideas. El último paso de esta serie
es la conclusión. En ella se reafirma la posición inicial denunciada por el informante y se recomienda o
aconseja la decisión más conveniente que debería doptar el responsable de la decisión, o se efectúa la
petición que corresponda
Conclusiones:
En síntesis, las conclusiones son deducciones lógicas derivadas de los problemas expuestos, analizados y
discutidos, a partir de los hechos reales. Equivale, sencillamente a un sumario sintético de lo expuesto.
En el caso de que las conclusiones sean varias, esto debe expresarse así.
Ninguna conclusión puede ofrecerse que no esté apoyada en lo dicho en el cuerpo.
B) Conclusiones
Es la parte más importante de la investigación, ya que aquí se resume lo más sobresaliente del
tema investigado, lo que permite percibir si el alumno realmente comprendió y asimiló los
contenidos desarrollados.
Recomendaciones:
De las conclusiones obtenidas por el informante, éste sugiere o recomienda a su lector la actitud que juzga
conveniente adoptar.
Por consiguiente, la recomendación debe satisfacer éstos tres requisitos:
Qué debe hacerse
Quién debe hacerlo
Cuándo debe ser hecho
En definitiva, el cuerpo y la conclusión de un informe se articulan de la siguiente manera:

Recomendaciones
 
EL EMPLEO DE TABLAS Y GRAFICOS
El empleo de tablas y gráficos en los informes plantea problemas especiales. No existe ninguna forma
categórica al respecto. Sin embargo, en la práctica de las empresas se aceptan, como generales, dos reglas:
El texto escrito debe poder leerse independientemente de las tablas y gráficos.
Esto significa que el lector, aun omitiendo la lectura de las ilustraciones, tendría una idea acabada del
mensaje transmitido. Pero para el caso de que las tablas y números fueran complemento ineludible de la
información transmitida, dichas tablas o gráficos sólo expresarán en forma resumida las ideas principales. Se
colocarán inmediatamente antes o después de la idea que ilustran.
Ejemplo:

 Reducciones del personal de Marketing

                                                                        Reducción
                                                Actual              propuesta                    diferencia
Ventas                                     280                  40                                240
Promoción                              60                    5                                  55
Publicidad                               27                    7                                  20       
Administración                     58                    12                                46
425                  64                                361
 
Los gráficos y tablas analíticos se colocarán al final del informe.
Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, con el objeto de que su contenido e importancia puedan
comprenderse rápida y claramente.
El fundamento de estas reglas deriva de la práctica en el mundo empresario. El lector debe tener la
posibilidad de enterarse en detalle de los datos numéricos o gráficos a su voluntad. Si se resulta satisfecho
con los datos sumarios, dejará a un lado la lectura del anexo, o en caso contrario, recurrirá al análisis de las
tablas finales.
Al mismo tiempo, el informante decidirá a su criterio si los incluye o no, en la medida que sean pertinente,
fundamentales, demostrativas o de lectura urgente. Por lo general, cuando el informe se supone que tendrá
validez larga y será archivado para consulta en el futuro, es conveniente agregar las tablas y gráficos
analíticos en el apéndice.

EJEMPLO DE INFORME ORGANIZADO SEGÚN MODELO DE ESTRUCTURA BASICA

 
Introducción
Propósito:
La delegación X ha venido dictando hasta el presente sus cursos de capacitación en un salón del edificio
administrativo. Este local resulta en la actualidad inadecuado para esas tareas y, a criterio del suscripto,
debe ser reemplazado para el año próximo, a más tardar, por otro de mejores condiciones ambientales y
específicas.
Hecho:
En efecto, el salón resulta insuficiente para el número promedio de 15 alumnos por seminario, ya que su
superficie de 20 mts cuadrados dista bastante del ideal de 35 mts; aconsejado por las normas de
arquitectura educacional.
Por otra parte, la mala orientación del aula no permite recibir la luz natural en horas del día y debe
recurrirse en todo momento a la artificial, Este hecho repercute además en las condiciones de humedad del
local, que en la práctica es inhóspito y hasta insalubre.
Importancia:
La sustitución de esta aula por otra de mejores condiciones de espacio y salubridad resulta así urgente, para
obtener un mejor rendimiento del trabajo de capacitación, más saludables condiciones higiénicas, mejor
disposición psicológica de los asistentes y un adecuado ambiente de relaciones humanas, aparte de un
perfeccionamiento de la imagen interna y externa de la compañía.
Metodología:
En procura de una solución conveniente para este problema, se han realizado consultas con arquitectos
especializados, cuestionarios verbales e informales a los asistentes, consultas con personal superior del área
administrativa y averiguaciones confidenciales externas en materia de locales.
CUERPO O DESARROLLO
Solución 1:
La posibilidad de adaptar y habilitar un local en el edificio existente se presenta como posible, pero
desaconsejable, porque restaría espacio a las ya menguadas oficinas administrativas, cuyo personal se ha
incrementado de 120 a 180 personas en los dos últimos años.
Asimismo, consultada la gerencia respectiva se ha manifestado verbalmente contraria a este criterio, pues
está a punto de gestionar la liberación del espacio ocupado en capacitación.
Por otra parte, para esta alternativa se ha calculado una erogación del orden de los $17.500.000, en trabajos
de albañilería, carpintería, equipo de aire acondicionado e instalaciones didácticas adicionales.
Solución 2:
La segunda alternativa consistiría en construir un pabellón especial dentro del terreno propio de la
compañía, con lo cual se resolvería el problema por muchos años y daría a la empresa mayor capacidad e
independencia operativa.
Asimismo, el nuevo pabellón podría proyectarse con los locales anexos necesarios, como ser una biblioteca
de consulta, depósito de material didáctico (audiovisual, sonoro, gráfico e impreso), oficina especial para
impresión de manuales y apunte, pequeña cocina y dependencias sanitarias propias.
Una estimación primaria y presuntiva de la inversión necesaria para la construcción y habilitación del local,
incluidas las facilidades didácticas a precios actuales, asciende a la suma aproximada
de,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
El tiempo probable demandado por el proyecto, la construcción y habilitación es de un año como mínimo y
un año y medio como máximo, a partir del momento en que se ordene la ejecución.
Solución 3:
La tercera posibilidad consistiría en alquilar un local en la ciudad de ……. Distante a 4 km de la planta, por un
lapso no menor de cuatro años, para lo cual ya sean efectuado algunas averiguaciones reservadas de sondeo
previo.
Se encuentra disponible para alquilar una casa de 160 mt2 con cuatro habitaciones, baño, cocina y patio,
ubicada en …………………………. Que con una inversión inicial y máxima de $............ para cubrir gastos de
refección parcial, pintura, carpintería, alfombras, mejoras de iluminación y equipo de aire acondicionado, se
encontraría en condiciones de funcionar dentro de tres meses a partir de la contratación pertinente. Su
propietario, el Sr…………… pretende alquiler inicial de ………………………… mensuales, ajustables cada seis
meses con una tasa fija del 30%
Otro local disponible es el salón biblioteca del tradicional Club Social de dicha ciudad, sitio
………………………………. Con una superficie de 8 x 10 mts, con sillones, sillas, mesas y demás instalaciones de
primera categoría.
La actual comisión directiva está dispuesta a alquilar ese salón por la suma mensual fija e inamovible de
$................... hasta diciembre de …………. Fecha en que termina su mandato institucional. El local sería
utilizado por nuestra empresa de lunes a viernes, quedando los sábados y domingos libres, para uso de actos
sociales del mencionado Club Social.
En este supuesto, las condiciones de intimidad y reserva no podrían cubrirse en su totalidad en las tareas de
capacitación, por tener que compartir las instalaciones dos días a la semana.
CONCLUSION
Conclusiones o posición:
En razón de lo expuesto, el suscripto estima que las actuales condiciones del local existente, en el edificio
administrativo lo tornan irremisiblemente inadecuado y falto de higiene, y que por consiguiente, su
reemplazo es urgente. Dado el tiempo que demandaría cualquiera de las alternativas propuestas, el
suscripto estima que debería tomarse una decisión en el menor plazo posible, pero no posterior a
……………………….
Recomendación
De las tres alternativas expuestas, el suscripto considera aconsejable lo siguiente:
Contratar en alquiler por un plazo de cuatro año, a razón de $                    mensuales, ajustable
semestralmente a razón de un 30% por semestre, el edificio de …………………………….. y disponer una inversión
adicional, por única vez de $................... para poner en condiciones de funcionamiento dicho inmueble.
Iniciar el estudio definitivo para la construcción entretanto de un pabellón de capacitación en terrenos de la
empresa.
 
ESQUEMA O GUIA DEL INFORME
Introducción
Necesidad de sustituir el actual local
Insuficiente espacio
Malas condiciones de Salubridad e higiene
Ventajas del cambio
Resultado de estudios previos e informarles.
II. Cuerpo o desarrollo
 Imposibilidad de adaptar otro local del edificio.
 Falta de espacio
Costo estimado
Construcción de un pabellón propio.
Ventajas notorias
Inversión estimada
Tiempo necesario.
 Alquiler de un edificio o local apropiado
Casa disponible en ,,,,,,,,
Salón biblioteca del ……………………
III. Conclusión
Conclusión o posición:
Imposibilidad de continuar con el local existente.
Decisión antes del ………………….
Recomendación
Alquilar el edificio de ……………………………
Iniciar el estudio definitivo de construcción de un pabellón propio.
Ideas de apoyo
Ideas principales
Partes del informe
 
EJEMPLO DE INFORME CORTO
Introducción:
Propósito:
La máquina fotocopiadora actualmente en uso en la Sección Control Interno se encuentra en deficientes
condiciones de funcionamiento, por lo cual es urgente decidir su reemplazo.
Hecho:
Los desperfectos son semanales y su reparación sólo puede ser atendida por un mecánico especializado.
Estas circunstancias determinan pérdidas de tiempo y gastos administrativos del orden de los $ ………………
mensuales, que afectan el presupuesto del departamento.
Importancia:
Prescindible en este caso
Metodología:
En procura de una solución conveniente, se han efectuado en plaza las averiguaciones técnicas, económicas
y financieras pertinentes, como consecuencia de las cuales surgen dos únicas alternativas.
CUERPO O DESARROLLO:
Solución 1:
Podría alquilarse la fotocopiadora XM, de la misma firma proveedora de concepción técnica más avanzada y
un costo final superior en un 8% al equipo actualmente en uso.
Este equipo ha sido analizado por personal de nuestra empresa y se lo considera satisfactorio en calidad,
rendimiento y precio.
Solución 2:
La segunda alternativa consistiría en alquilar la fotocopiadora IF, de la firma competidora NN de
características y rendimiento similares a la citada precedentemente, y cuyo costo final es un 2% inferior a la
que estamos usando actualmente.
Nuestro personal lo considera igualmente satisfactoria.
CONCLUSIONES
Dado que el estado de obsolescencia y deterioro de la fotocopiadora es irreversible según la opinión de los
mecánicos consultados y las experiencias recogidas por el personal que la usa, y considerando que debido a
los frecuentes desperfectos la actividad administrativa es ha visto resentida y el costo operativo adicional
supera en estos momentos el 20% de nuestro presupuesto, su reemplazo inmediato es la única solución en
este caso.
Recomendación:
Por lo expuesto, de las dos alternativas señaladas recomendamos optar por el alquiler de una fotocopiadora
IF a la firma NN, a razón de $............. mensuales por menor costo ya que las condiciones técnicas de los dos
equipos disponibles y la responsabilidad de las firmas proveedoras son equivalentes.
informe corto: un informe corto generalmente consta de un capitulo unico. todos se escriben
contra el margen izquierdo, alli se escribe los temas a tratar o desarrollar en el informe

informe extenso: tiene por objetivo, presentar caracteristica y dar una idea global del
informe consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
ese es el larg o