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Los pliegos de
Condiciones (I)
La Naturaleza del
documento
PRESENTACION GENERAL
ANTECEDENTES LEGALES
La constitución de 1991 señala (Art 83) que las relaciones entre el Estado y los particulares
deben estar regidas por la buena Fé, a la vez que disponen que la 48función administrativa
está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios
de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (art 209)
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de desarrollo se van “desempolvando” a medida que hay recursos y se eligen más bien por la
disponibilidad que por la utilidad de los mismos.
Por otro lado, la tendencia a la especialización de la labor profesional, hace que cada persona
que es contratada para un fin determinado se limite a cumplir con su parte y desconozca el
resto de las actividades a desarrollar. En este plano, se acogen soluciones de “frontera” que
siendo puntualmente muy novedosas, desconocen el contexto de la región que se pretende
servir. Así, con frecuencia se encuentran equipos muy costosos totalmente inactivos porque la
región no cuenta con la infraestructura de energía o transporte que los harían operativos. El
vicio de acudir al superespecialista para obtener una “óptima solución”, hace que se obtengan
cinco o seis soluciones óptimas dentro de su contexto, pero que sumadas dan una solución
defectuosa.
Tal vez lo que no se debe seguir haciendo es aplicando un proceso de planeación que no
consulte el interés nacional y que se siga atomizando al aplicarlo de manera independiente a
cada uno de los entes administrativos que son responsables por la inversión pública.
Seguramente resultaría utópico pretender que se haga una planeación estructurada en toda la
nación, pero al menos a nivel regional se podría intentar hacer planes armónicos.
El instrumento con el cual cuenta la administración para llevar a cabo sus proyectos es la
Contratación estatal, para lograr la cual se acude a la elaboración de un documento, conocido
como los pliegos de condiciones en los cuales el contratante consigna sus deseos y condiciones
y lo entrega a los aspirantes a licitar, quienes por voluntad propia presentan una oferta escrita
para optar por la adjudicación de un contrato.
".. preceden la voluntad que debe manifestar el proponente y que constituye una manifestación
de voluntad unilateral de la administración..."1
Desde el punto de vista de la selección objetiva del contratista, los pliegos son pues el
documento básico usado para regular el proceso licitatorio y cuyo objeto es permitir que los
concursantes formulen, en igualdad de condiciones, ofrecimientos serios, completos y
convenientes a los intereses de la administración. En consecuencia deben ser eficaces, por lo
cual es indispensable que sean aptos para convertirse en fuente de las obligaciones
1
Cediel de Peña, Martha "La selección objetiva del contratista" Publicación de la Cámara de Comercio de Bogotá, 1994 pp 43,44
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El documento que presenta el Contratante se utiliza para dar instrucciones, fijar condiciones y
reglamentar la actuación de tres tipos diferentes de interlocutores, en tres momentos diferentes
del proceso contractual :
Bajo el régimen contractual regido por el decreto 222/83, hoy derogado, la elaboración de los
pliegos recibió un tratamiento meramente. En unos casos se trataban como "un papel más" y
sin mayores precauciones se copiaban inmisericordemente de otros pliegos, transportando
vicios y equivocaciones. En otras oportunidades, las menos por fortuna, la preparación de los
pliegos era el terreno que se abonaba para la aplicación de tácticas y estrategias dolosas y
hasta delictivas en el proceso de adjudicación.
Prácticas ambas que son lastimosas, siendo que por su misma naturaleza los pliegos deberían
estar libres de vicios. No en balde reprocha Cediel cuando manifiesta
"... En la actualidad, los pliegos son una colcha de retazos en donde cada retazo corresponde a
un addendo que se cambia hasta el día anterior al cierre del procedimiento, generando
inmensas confusiones y nó pocos gastos...[que llevan a concluir con asombro que].. el contrato
que al inicio les fue propuesto es otro bien diferente a aquel que finalmente llegan a suscribir o
de aquel que no llegan a suscribir porque resultaron perdedores en un procedimiento confuso y
nó pocas veces ilegal." 2
El primer paso para garantizar una licitación transparente es pues la preparación de unos
pliegos competentes e idóneos que sienten las bases para una fructífera y transparente
relación contractual. Este es el propósito de este seminario, que tratará de aplicar de la mejor
manera posible los dictados incipientes de la ley, no plenamente reglamentados, a la espinosa
2
Cediel op cit pp 44.
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tarea de preparar unos pliegos satisfactorios, y que garanticen la selección objetiva del
contratista.
En el segundo tema se tratan la modulación propuesta y los contenidos de las tres principales
secciones del pliego:
INFORMACIÓN
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EVALUACIÓN
En cuanto a la Evaluación , aplicable a la etapa del concurso (Dirigido a los proponentes ) el
objetivo primario es lograr la selección objetiva del contratista. Los objetivos particulares son:
REGLAMENTACIÓN
En cuanto a la Reglamentación aplicable a la ejecución del contrato (Dirigido al Contratista) el
Objetivo primario es la reglamentación técnica, jurídica y de procedimientos que ha de regir
durante la realización del contrato. Los objetivos particulares son múltiples:
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ESCENARIO DE REFERENCIA
ESTUDIOS PREVIOS.
El Estatuto exige elaborar con la "...debida antelación al procedimiento de selección ...” los
estudios, diseños y proyectos correspondientes, incluyendo los pliegos de condiciones .
(Numeral 12).
2. Establecer la oportunidad del proyecto, ya que no basta mencionar que la obra hace
parte del plan maestro sino que se debe demostrar que aquellas obras que puedan
constituir precedente han sido implementadas ya y que hay la posibilidad efectiva de
construir en un futuro próximo las obras que le suceden dentro del plan.
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La necesidad de comprender este escenario es la que hace que se deban estudiar los marcos
de referencia para el desarrollo de los pliegos, ya que esta labor no es un hecho aislado y
rutinario sino algo que está íntimamente ligado con el desarrollo del proyecto.
MARCO JURÍDICO
El legislador plasma en diferentes apartes del Estatuto los requisitos precisos que deben
cumplir los pliegos. Tanto el texto mismo de la Ley como los doctos y excelentes comentarios de
autorizados juristas detallan este aspecto, de manera que en este documento se prescindirá de
tal detalle Obviamente no debe olvidarse la precisión del art 26, num 3 al disponer que :
“...las entidades y los servidores públicos responderán cuando los pliegos o términos de
referencia hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa de tal manera que
conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo...”
El Estatuto precisa en el art. 25 el contenido de los pliegos, enfatizando que tales documentos
deben definir reglas objetivas, claras y completas que no induzcan a error al proponente. Las
exigencias específicas se pueden resumir en los siguientes acápites, cuya consulta se
recomienda:
MARCO CONCEPTUAL.
Girando alrededor de los criterios de evaluación, cada una de las exigencias debe ser com-
pletamente explicada, así como la manera como se calificará al evaluar. Contra la opinión
general, no basta con publicar los puntajes que se adjudicarán a este o aquel parámetro. es
necesario estipular con absoluta claridad como se adjudicará, o negará, cada uno de los puntos
ofrecidos.
El espíritu del Estatuto exige una cultura de transparencia, probidad y buena fé. Esta tarea
asignada al país por el Legislador, tan simple y lógica en apariencia, resulta titánica ya que se
trata de reemplazar una cultura casi ancestral fundamentada en la mediocridad, el facilísimo, la
corrupción, la incompetencia y la mala fé.
Ciertamente la tarea resulta bien complicada, puesto que cada entidad tiene sus recovecos
administrativos propios, su cultura y sus procedimientos. Solamente se puede suscitar la
inquietud de los funcionarios interesados, para que siguiendo unas pautas someras y
elementales diseñen caminos seguros que les permitan satisfacer las exigencias de la Ley. Vale
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la pena recordar la opinión de Uribe Acosta 3 cuando se discutía hace ya varios años el Decreto
222/83 :
"... Toda la normatividad histórica.. no será suficiente para evitar que la administración quiera
enriquecerse a costa del contratista, no pagándole oportunamente sus obras y regateándole el
pago de la indemnización debida por la mora; o que el contratista busque llenar sus arcas o
incrementar su patrimonio a costa de los dineros de la comunidad, no haciendo bien las obras,
o retardando injustificadamente la construcción, para dejar los anticipos de dinero en sus
cuentas bancarias, afectando así a la comunidad que clama por la carretera, el puente o la
escuela..."
La ley es clara. Las sanciones drásticas pero solamente serán efectivas si la comunidad exige
perentoriamente su aplicación. Pero subsiste un gigantesco interrogante formulado por los
funcionarios de buena fé, que para salvación del país son la gran mayoría, quienes inquieren
con afán sobre como hacer los pliegos de una manera correcta ya que no existe cátedra ni
escuela al respecto.
ENFOQUES.
El enfoque del ambient e de obr a públi ca , reglamentado por estrictas normas y aplicable
por extensión a entidades de orden diferente al nacional. Se distingue por la gran cantidad
de requerimientos, trámites y procedimientos. Se preparan los pliegos adaptando un modelo
generalizado, y en no contadas oportunidades se cuenta con “pliegos generales” que es
necesario adaptar a cada caso por medio de condiciones particulares, ya que dentro de la
misma entidad las diferencias de un proyecto a otro son menores. Hay que tener precaución, ya
que tales normas pueden resultar incompetentes por falta de especificidad.
3
Uribe Acosta, Julio Cesar "Controversia Contractual en obras Públicas- La contratación administrativa y la ética" Uniandes-
Construdata Junio 1988.(pp 17)
4
Fernández Faccini Humberto, “Ejecución de proyectos de Ingeniería” Ecopetrol, Imprenta Nacional 1983- Capítulo 5 “Bases de
licitación”
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La mejor manera de hacer un pliego muy claro es ceñirse al mínimo a los requisitos
planteados por la Ley y a los reglamentos internos de la Entidad. Cualquier información
adicional que se pretenda incluir, y que no resulte indispensable para cumplir con los objetivos
de la contratación, debe excluirse. No hay que olvidar la misión fundamental del pliego, cual es
la de informar y reglamentar el proceso licitatorio. A continuación se tratan algunos aspectos de
política general, cuya observancia contribuirá a mejorar la calidad del producto.
“MIS PLIEGOS.”
Con demasiada frecuencia se trata de prevenir que vuelva a ocurrir un evento desafortunado,
incluyendo estipulaciones específicas, relativas al caso particular. Por ejemplo, si en alguna
oportunidad un contratista logró un sobrepago en la clasificación de excavaciones porque la
especificación era ambigua, quien revisa la especificación para aplicarla a un caso similar,
incluye una frase prohibiendo la clasificación de excavaciones. Se sienta así una cátedra que
otros van a copiar indiscriminadamente, aún cuando no resulte indispensable, y lo que fue un
intento de remedio, se convierte en norma general. Esto incluye el incluir disposiciones tales
como "por si acaso se necesita" o para prevenir la eventualidad o contratiempo que "ya me
sucedió". Tampoco es conveniente dar explicaciones sobre las órdenes que se imparten. El
pliego es normativo y no materia de debate.
EL “MANUAL DE CONSTRUCCIÓN”
Nunca se debe olvidar que los pliegos son un documento normativo, no didáctico Se debe
estipular únicamente el resultado deseado de una determinada actividad, definiendo el alcance
y el proceso de control que se aplicará. El contratista debe saber como hacer su oficio y
además se debe respetar la libertad de industria. En especial, las especificaciones técnicas
deben limitarse a los siguientes aspectos, descritos por cada actividad sujeta a medida
Si una actividad o ítem de pago no se puede describir concretamente sin resultar redundante, es
conveniente reconsiderar la desagregación de tales actividades, ya que probablemente es
excesiva.
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LA ACTUACIÓN UNILATERAL.
Es muy frecuente la tendencia de incluir en los pliegos frases tales como “..bajo la
responsabilidad del contratista..”, “..exonerando a la Empresa de todo reclamo..” y otras del
mismo tenor. El espíritu del Estatuto ha sido el de que el proceso contractual con el estado sea
bilateral, y que cada una de las partes tenga derechos que ejercer y deberes que cumplir. A
pesar de la existencia de las cláusulas excepcionales, antes mal llamadas exorbitantes, que
pueden autorizar la modificación o terminación unilateral de un contrato, no se debe olvidar que
la potestad de ejercerlas solamente se dá cuando está de por medio el cabal cumplimiento del
objeto contractual. Y aún así, el funcionario que las ejerce es responsable tanto civil como
penalmente por el resultado de sus acciones u omisiones.
LA TENDENCIA A DELEGAR.
Con excesiva frecuencia y casi siempre motivada por el desconocimiento de las características
que debe tener una parte de las obras, se delega en un funcionario futuro la definición de
alguna característica, alcance o restricción propia del trabajo. Frases como “El Interventor
definirá la pendiente de los taludes...”, “..La referencia de la grifería será definida por el
Interventor’..”, “..la compactación se llevará a cabo hasta que lo indique el Interventor.. ”y la
catilinaria “..a plena satisfacción del Interventor...”, son violarais del Estatuto, puesto que
constituyen ambigüedad en las reglas del juego..
Estas ,manifestaciones, a la vez que confieren al Interventor un poder excesivo, que no está
solicitando, someten al contratista a la incertidumbre de adivinar cual será el capricho de la
persona autorizada en el momento de tomarse la decisión. Y resulta terrible cuando la
autorización se confiere a un ente impersonal, como La Empresa o El Ministerio, ya que es
necesario adivinar el pensamiento futuro de muchas personas posibles.
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Ojalá esta exigencia elimine la inútil, arbitraria e ineficaz costumbre de exigir la totalidad de los
análisis unitarios como requisito de aceptación de propuestas. También debe recordarse que la
Entidad tiene obligación de notificar oficiosamente a los proponentes cuando detecten fallas en
documentos subsanables.
ACTIVIDADES PREVIAS.
Para adelantar debidamente el proceso de elaboración de los pliegos, es conveniente
comprobar que se han cumplido los requisitos que marca la ley como antecedentes del proceso
licitatorio. En caso de que algunas de estas actividades no se hayan cumplido a satisfacción,
será necesario adelantarlas y es obligación del funcionario que elabora los pliegos notificar a su
superior, para así salvar su responsabilidad. Si a pesar de todo se le ordena que proceda sin
cumplir con los requisitos, es prudente exigir una orden escrita ala respecto, para lo cual es
conveniente citar la Ley.
Obviamente que siendo el curso de los negocios de cada entidad de una naturaleza muy
específica, no todas estas actividades deben hacerse para cada caso particular.
PLANEACIÓN.
Elaborar, monitorear y actualizar Planes maestros de inversión, con sus
correspondientes cronogramas y presupuestos.
Evaluar el proyecto cuya ejecución se propone, para determinar su
conveniencia. Documentar y motivar este aspecto.
Analizar la conveniencia y oportunidad de ejecución del contrato, su
adecuación a los planes de inversión, presupuesto y Estatuto de
apropiaciones.
Si es necesario, definir etapas de implementación para el proyecto,
teniendo en cuenta las disponibilidades presupuestales y la utilidad a la
comunidad.
APROPIACIÓN PRESUPUESTAL.
Elaborar, revisar y/o actualizar, si es del caso, el presupuesto oficial
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PERMISOS Y LICENCIAS
Obtener los correspondientes permisos, licencias de construcción, del
medio ambiente , etc.
Negociar TOTALMENTE las zonas, servidumbres y demás derechos de uso.
Solicitar la autorización para Licitar al funcionario competente.
Someter a aprobación de los asesores jurídicos, la Minuta del Contrato, en
concordancia con las últimas disposiciones y directrices del mismo
departamento .
TRAMITE DETALLADO
Elaborar la resolución motivada para ordenar la apertura de la licitación,
citando todos los antecedentes necesarios.
Solicitar la numeración de la Licitación, la fijación de la Urna y determinar
las fechas claves de la licitación.
Elaborar un cronograma para el trámite de la licitación pública y darle
cumplimiento.
Cursar la información correspondiente a la cámara de comercio Elaborar
los formatos de los avisos de prensa, obteniendo la aprobación de la oficina
jurídica.
Solicitar su publicación oportuna
Sintetizando las exigencias anteriores, se desprende que los pliegos deben ser un modelo
ejemplar de las cualidades que determinan la transparencia del proceso. En efecto, los pliegos
deben Permitir que el proponente pueda ofrecer, con la mayor claridad, las mejores condiciones
para el desarrollo del trabajo que se ofrece y además ser
Auncuando las Entidades contratantes deben revisar con cuidado estos atributos, los
proponentes pueden colaborar enormemente en la mejor calidad de los pliegos si en la etapa
del concurso, solicitan de la entidad todas las aclaraciones pertinentes. Es conveniente que las
entidades entiendan que esta actitud, lejos de ser hostil, contribuye a la mejoría de su servicio
ya que aunque se llegue a considerar odioso, una consulta formulada a nivel del proceso
licitatorio debe, por ley, ser resuelta y comunicada a todos los proponentes. Si las consultas
buscan subsanar los errores advertidos en los pliegos, la ENTIDAD hará un aprendizaje acerca
de tales errores y los corregirá para futuras oportunidades. Se estará así contribuyendo al
cambio de la cultura contractual.
IDONEIDAD.
El atributo también es dominante, porque al trabajar bajo pliegos ineptos, se hace indispensable
aumentar la cantidad de constancias y escritos que consigna el CONTRATISTA. En este caso la
ecuanimidad y experiencia del INTERVENTOR puede mejorar, o deteriorar, muchísimo la
relación entre las partes.
El principal atributo de idoneidad en los pliegos es sin duda la explícita inclusión de las reglas de
adjudicación.. Tales reglas no deben inducir a error a los proponentes y a la vez deben impedir
que estos formulen ofrecimientos indefinidos, de extensión ilimitada o que dependan exclusi-
vamente de la voluntad de la entidad. (Art 24, num 5, ord b. c. y e. ). Es entonces obvio que el
contenido debe llegar necesariamente a un nivel de detalle tal que permita al proponente
conocer completamente el alcance y extensión de los compromisos que asume.
CALIDAD.
La calidad es el cumplimiento eficaz de los objetivos de una tarea. En el caso de los pliegos,
este atributo es determinante para lograr una ejecución fluida y eficaz del contrato; así mismo,
depende de ello la transparencia del proceso de contratación y por consiguiente el resultado de
los proyectos. Esta propiedad puede ser muy variable ya que depende de la calidad de la
persona que las redacta, del tipo de licitación y de la entidad que las expide. La deficiente
calidad de los documentos permite, entre otros, la ocurrencia de los siguientes vicios:
5
García González, Jorge "Nuevo régimen de contratación Administrativa" Sección Publicaciones y audiovisuales -Mingobierno-1993
pp 76-77
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REDACCIÓN.
El proceso licitatorio es un procedimiento que se maneja en su totalidad por escrito. Los deseos
del contratante y los compromisos del contratista se plasman en sendos documentos que
enmarcan las condiciones del libre acuerdo de la voluntad, pilar fundamental de la relación
contractual. Redactar el pliego es pues un acto delicado, que exige mucha experiencia y cono-
cimiento sobre los procesos y prácticas administrativas utilizadas por la ENTIDAD, de las
características que se exigen de un proponente, de la legislación o reglamentos que se deben
aplicar, de las minucias relativas al proyecto en sí y de infinidad de otros detalles que, de no
tenerse en cuenta, pueden acarrear serios contratiempos al momento de licitar o de ejecutar el
contrato.
Si bien es cierto que en algunos casos se encuentran unos pliegos muy bien redactados,
generalmente porque la entidad cuenta con una amplia tradición y ha tenido la oportunidad de
elaborar y refinar sus documentos, también lo es que en otros casos, hay grandes diferencias
de calidad, aún dentro de la misma entidad.
Se practica, por desgracia, una costumbre muy perjudicial al copiar de una manera indiscrimi-
nada los pliegos, transcribiendo apartes de documentos usados por otras entidades y
ambientes, copiando a menudo errores e inexactitudes, al correlacionar párrafos fuera de su
propio contexto. La popularización del uso de los procesadores de palabra ha acentuado esta
tendencia, que debe evitarse a toda costa.
CLARIDAD Y CONCISIÓN
No se debe confundir lo esquemático con lo conciso. No se trata de escribir los pliegos en lenguaje
telegráfico, omitiendo artículos y preposiciones, partículas gramaticales que se han dispuesto en el
idioma para impartir claridad a la comunicación. La concisión consiste en transcribir las ideas con el
mínimo de palabras y con la corrección gramatical correspondiente para evitar ambigüedades y
malas interpretaciones.
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También hay que tratar de ser tan claro que no sea necesario producir explicaciones
adicionales. Frases como "es decir", "o sea", "vale decir" y otras similares solamente indican que
lo que se dijo antes no quedó claro.
Debe tenerse especial cuidado al proponer frases como “ según se indica en los planos..”. Este
tipo de afirmaciones, deben estar realmente respaldadas por informaciones adecuadas en los
planos, pero en los que se entregan para licitar. Es una práctica demasiado extendida, e
inconveniente, el dejar para definir después detalles que no se conocen o no se saben mostrar.
Esto es una falta completa de equidad para con el proponente. Y no se abuse de “ lo que
indique el Interventor..” pues esta frase lapidaria es una puerta abierta hacia la arbitrariedad y el
conflicto. Lo que pueda definir un interventor, lo puede establecer indudablemente un buen
proyectista.
Finalmente debe tomarse en cuenta que los pliegos son un documento, cuyo contenido reviste
la mayor importancia. Por consiguiente debe planearse un procedimiento de corrección de
pruebas que sea efectivo, para evitar los socorridos "errores de mecanografía" o de “caligrafía”
como dijo el decreto 64/96!! que no son otra cosa que ineficacia y falta de control en la
organización.
METODOLOGÍA DE PRESENTACIÓN.
GENERALIDADES.
Si bien es cierto que la técnica literaria del documento resulta fundamental para la calidad de los
pliegos, la tecnología editorial utilizada también es definitiva. Muchas veces, unos excelentes
pliegos se han visto deteriorados por un pésimo tratamiento en el momento de la edición.
Se utiliza un sistema metodológico plano, sin destacar títulos y subtítulos, sin utilizar referencia-
ción de párrafos. La mecanografía es sosa usando negrillas, subrayados e indentaciones sin
ton ni son.
Auncuando parezca fuera de tono, debe reforzarse el hecho de que hay que cuidar la ortografía.
Con el deterioro cultural que se vive, agravado por el desgreño del sistema educativo, la distorsión
de los valores, el irrespeto por los demás, cada vez es más notorio que la chabacane ria y
ordinariez del hablar y del vestir se ha transferido al escribir. Además es bueno tener en cuenta:
Tener siempre en cuenta que lo importante es la información, nó la presentación.
Escribir a espacio simple.
El contenido de los párrafos se debe organizar de manera que la información mantenga
su jerarquía.
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Dentro de lo posible, se debe usar un solo margen, reduciendo las indentaciones a unos
pocos caracteres
Todas las páginas deben ir numeradas. Por la misma conformación de los pliegos,
puede ser conveniente la paginación por capítulos, (p.ej. 2-17).
Usar encabezados y pies de página para la organización e identificación del material
Algunas partes del documento pueden estar pre-impresas (Las condiciones generales,
las minutas de contrato, la mayoría de las especificaciones técnicas). En este caso es
mejor tener volúmenes separados, que indiquen su calidad de documento general.
FORMATOS:
Los formatos deben ser simples y objetivos, sin decoraciones editoriales .
No se deben usar programas elaborados, que obliguen al uso de herramientas sofisticadas
de impresión, con líneas, formatos y sombreados que solamente decoran.
El uso del formato impreso debe ser opcional, aceptándose formatos equivalentes pero que
pueden muy bien provenir de procedimientos normalizados del proponente. En lo especial,
se refiere a los análisis de precios y cronogramas.
No se deben incluir formulaciones, que dificulten la utilización del material
INDEXACIÓN:
Al utilizar un sistema de indexación, se presenta la tentación de establecer un sistema de
referencias cruzadas, que resulta muy peligroso, ya que abre el camino a las contradicciones.
Existen pliegos en los cuales la lectura parece más un partido de ping-pong con todas las idas y
venidas que se le plantean al lector. Debe tenerse en cuenta:
La indexación de párrafos debe permitir su referencia inequívoca en correspondencia
posterior.
Las diferentes secciones del documento pueden tener metodología de indexación
diferenciadas.
Usar numeración de indexación decimal, pero solamente hasta 4 dígitos.(1.1.1.1)
Para subdivisiones posteriores, es mejor referirse a letras, paréntesis y viñetas.
(1.1.1.1.a)
Los índices que se preparan deben llegar hasta el nivel de sub-párrafo o sea el tercer
dígito.(1.1.1)
Cada código debe iniciar con el número del capítulo.(1.1.1)
MEDIO DE REPRODUCCIÓN.
La tentación de repartir los pliegos en medio magnético es casi invencible. No obstante, la
seguridad de la información hace necesario manejar el tema con cautela. No es conveniente
repartir la totalidad del pliego, ya que sería posible la manipulación de la información. Por otra
parte, sí resulta muy conveniente repartir el formulario de la propuesta, ya que de esa manera se
puede disminuir el esfuerzo de los proponentes, quienes así no tienen que reproducir los
formularios.
Hay que tener la precaución de nó utilizar herramientas de software de uso limitado, procurando
que los archivos de transferencia se hagan en formatos universales. (No olvidar que nó todo el
mundo puede usar Windows 95 !!)
FOTOCOPIADO.
Cuando se elaboran pliegos, será necesario distribuir una cierta cantidad de copias. La
cantidad de documentos se deben determinar tomando en consideración la cantidad esperada
de proponentes. Por lo menos deben preveerse unas 15 copias adicionales, ya que se
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necesitaran no solamente las destinadas a los proponentes, sino una cierta cantidad de material
para uso de la administración, para las bibliotecas y otros usos similares.
Auncuando las entidades pueden contar con centrales de fotocopiado, para producir 20 ó 30
fotocopias de un documento, se produce un recargo que llega a presentar dificultades en la
calidad y la oportunidad de la información. Si se usan servicios de reproducción comercial,
téngase en cuenta que la reproducción masiva de 30 o más ejemplares tiene un costo inferior al
de 20. La calidad es mejor y se puede producir impresión tipo libro, por dos caras sin mayor
dificultad.
Por último, debe mencionarse que con frecuencia, las políticas de austeridad de la
administración impiden la utilización de servicios externos de copiado y empaste. En este caso,
se debe conocer esta política y proceder en consecuencia al elaborar el material.
ENCUADERNACIÓN.
En este aspecto, se presentan extremos, derivados de la delegación de estas funciones a un
personal subalterno sin calificación suficiente. En ciertas ocasiones, se producen documentos
en presentaciones editoriales impresionantes, que causan unos costos injustificados, pero que
impiden la reproducción de los documentos contenidos. En otros casos, los pliegos se
presentan como un legajo de hojas vinculados con un simple gancho de grapadora de escritorio.
Ambos extremos son viciosos. Tómense en cuenta las siguientes sugerencias:
La presentación del documento debe ser decorosa pero no ostentosa; Aunque
refleja la imagen de la entidad, lo debe hacer dentro del principio de economía.
El sistema de empaste debe permitir el copiado de su contenido.
Deben evitarse aquellos procedimientos de encuadernación muy elegantes y
atractivos, pero que no resisten muchas manipulaciones.
El sistema elegido debe ser sencillo, que nó imponga demoras indebidas en el
proceso de la preparación de la documentación.
El tamaño de los volúmenes debe ser manejable. pero esto debe obedecer a una
planeación previa, para contar con carátulas, índices etc.
CONTENIDOS.
Al evaluar los contenidos, debe tenerse en cuenta que es de consenso general que los
documentos que integran los pliegos se complementan entre sí y cualquier solicitud contenida
en uno de ellos debe tomarse como una solicitud integral de las mismas.
En conclusión,
LA RESPONSABILIDAD DIRECTA E INDELEGABLE DE LAS
ENTIDADES, ES PREPARAR LOS PLIEGOS. YA ES TIEMPO DE
QUE, COMO TAMBIÉN LO AFIRMA CEDIEL, “..DEJEMOS DE
ASISTIR AL ESPECTÁCULO DE LA CONTRATACIÓN DE
ASESORES EXTERNOS PARA QUE ELABOREN LOS PLIEGOS,
EN UNA CLARA E INAPROPIADA DELEGACIÓN DE UNA
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