Espiñeira, Sheldon y Asociados

Boletín de Asesoría Gerencial

Importancia de los roles y responsabilidades
en la Gestión Integral de Riesgos
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4 Introducción 4 Auditoría interna

4 La junta directiva o directores 4 El resto del personal de la empresa

4 Comité Integral de Riesgos 4 Los auditores externos

4 La gerencia 4 Entes reguladores y leyes

4 Oficial de riesgo, gerente de riesgo o gerente integral 4 Otras terceras partes

de riesgo
4 Conclusión
4 Gerente de finanzas, administración y contralor
4 Créditos / Suscribirse
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Importancia de los roles y responsabilidades
en la Gestión Integral de Riesgos
Introducción
Todo el personal en una entidad o empresa
o corporación, desde la junta directiva hasta
el empleado con el menor rango o nivel
organizacional, tiene alguna responsabilidad en la
GIR. En tal sentido, el presidente ejecutivo o “Chief
Executive Officer - CEO” es quien finalmente es
responsable y debe asumir el rol de responder
ante todo nivel o situación que se presente. Los
otros gerentes deben obligatoriamente apoyar la
filosofía de riesgo, promover el cumplimiento de la
política de apetito de riesgo, gestionar y manejar
efectivamente los componentes de la GIR bajo su
entorno o esfera de influencia, lo cual debe ser
consistente con la cultura de riesgo de la entidad o
empresa o corporación.
Por tanto, la GIR es producto de la combinación
de las actuaciones de diferentes actores, cada
uno con responsabilidades importantes. La junta
directiva (directamente o mediante sus diferentes
comités), la gerencia, los auditores internos
y el resto del personal realizan importantes
contribuciones a la GIR. Asimismo, los auditores
externos y organismos reguladores están
frecuentemente asociados con la evaluación
del riesgo y el control interno de las entidades o
empresas o corporaciones. Sin embargo, existen
distinciones de cómo cada uno de las partes
contribuyen a alcanzar los objetivos del negocio y
ayudan, directa o indirectamente, a la GIR.
A continuación se discuten las responsabilidades
que tiene cada una de las partes, en la
contribución de la GIR.
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La junta directiva o directores
Toda entidad o empresa o corporación cuenta
con una junta directiva, la cual está formada
por directores, quienes proveen lineamientos,
guías, enfoques y orientaciones estratégicas.
La junta directiva tiene un rol en la definición de
los valores éticos e integridad y los confirman
mediante sus afirmaciones y actividades de
supervisión. Asimismo, se reservan grados de
autoridad en ciertas decisiones clave, tales como
la determinación y establecimiento de estrategias,
formulación de altos niveles de objetivos y
asignación global de recursos.
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Importancia de los roles y responsabilidades
en la Gestión Integral de Riesgos
La junta directiva o directores
(continuación)
La junta directiva provee una visión general de la
GIR, mediante:
• El conocimiento de la gerencia en cuanto al
alcance de la GIR en la organización.
• El establecimiento y constante aplicación de los
niveles de apetito y tolerancia al riesgo de la
entidad o empresa o corporación.
• Revisión y evaluación de la visión y del
portafolio de riesgo, así como su apego al nivel
de apetito de riesgo.
• La constante y recurrente evaluación de los
riesgos más significativos y si la gerencia
responde apropiada y oportunamente a ellos.
Los miembros de una junta directiva eficiente
se caracterizan por su objetividad, capacidad
analítica e investigadora. Ellos tienen el
conocimiento necesario de las actividades y
ambiente de la entidad o empresa o corporación
y dedican el tiempo adecuado a cumplir con
las responsabilidades inherentes a su cargo.
Asimismo, utilizan los recursos necesarios para
conducir investigaciones especiales y pueden
abrir canales de comunicación con los auditores
internos, auditores externos, consultoría jurídica,
entre otros.
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Frecuentemente, la junta directiva utiliza un
conjunto de comités con el objeto de cumplir
con sus responsabilidades. En tal sentido, existe
una variedad de comités, cuya conformación
depende de la naturaleza de la entidad o empresa
o corporación. Sin embargo, se puede decir que
existe un conjunto de comités que normalmente se
encuentra definidos en las entidades o empresas
o corporaciones, como son: compensación,
ejecutivo, finanzas, compras, auditoría, riesgo,
seguridad, estrategia y planificación, entre otros.
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Importancia de los roles y responsabilidades
en la Gestión Integral de Riesgos
Comité Integral de Riesgos
Un aspecto en común, entre las empresas que
adoptan las mejores prácticas en la aplicación de
la GIR, es que las juntas directivas constituyan un
Comité de Riesgos, cuyo objetivo es la gestión
de los riesgos a los cuales se expone la entidad,
empresa o corporación.
El Comité se debe reunir periódicamente y todas
las sesiones y acuerdos se hacen constar en
actas, debidamente suscritas por cada uno de los
miembros que lo integren.
Es recomendable que el Comité de Riesgos
esté conformado, como mínimo, por dos (2)
miembros de la junta directiva y el Presidente de
la organización con derecho a voto, a los efectos
de la toma de decisiones de los asuntos que así
lo ameriten; como también por el responsable
de la unidad de gestión de riesgos, el oficial
de cumplimiento, el auditor y los ejecutivos
responsables de las áreas de negocios y apoyo,
relacionados con la toma de riesgos, participando
con voz pero sin voto, a los efectos de las
decisiones y acuerdos que se adopten.
Entre las principales funciones del Comité se
encuentran las siguientes:
• Designar al responsable de la unidad de GIR.
• Supervisar el desempeño y el cumplimiento de
los objetivos de la unidad de GIR, las
herramientas de gestión del riesgo y cualquier
otra actuación relevante relacionada con la
materia.
• Aprobar la metodología que se aplicará para
gestionar los diversos riesgos asumidos por la
entidad, empresa o corporación en sus
operaciones diarias, revisando la metodología
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cuando menos dos (2) veces al año, o con
mayor frecuencia si las condiciones tanto
internas como externas lo ameriten.
• Aprobar las estrategias comunicacionales, a fin
de difundir en la entidad, empresa o corporación
toda la información referida a la GIR.
• Recomendar a la junta directiva la modificación
de los límites de exposición a los riesgos.
• Conocer y evaluar los resultados obtenidos en
la valoración de las exposiciones a los riesgos.
• Aprobar los límites de exposiciones a los
riesgos, dentro de las políticas globales del
proceso de GIR, aprobadas por la junta
directiva.
• Conocer el monto de las estimaciones y de las
pérdidas realizadas.
• Informar a la junta directiva de los puntos
tratados y aprobados en las sesiones del
Comité de Riesgos.
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Importancia de los roles y responsabilidades
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La gerencia
La gerencia es directamente responsable de
todas las actividades de una entidad o empresa
o corporación. En tal sentido, la gerencia debe
responder por la GIR. Lógicamente, la gerencia
tiene diferentes niveles de responsabilidad
en cuanto a la GIR, dependiendo del cargo
que ocupa. También, esto dependerá de las
características de la entidad o empresa o
corporación.
En cualquier entidad o empresa o corporación el
Presidente Ejecutivo es el primer responsable de
la GIR. De aquí que una de sus más importantes
responsabilidades es la de garantizar la existencia
de un positivo y eficiente ambiente de control
interno.
De aquí que establece e influye sobre los factores
del ambiente de control, en forma de cascada,
desde la junta directiva y gerencia, hasta cualquier
componente de la GIR. El Presidente Ejecutivo
se responsabiliza, además, de que todos los
componentes de la GIR se encuentren funcionando
y operando eficiente y efectivamente.
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Las funciones de nivel staff, tales como: recursos
humanos, oficiales de cumplimiento o legal,
también tienen roles importantes de apoyo en
el diseño y afinamiento de la efectividad de los
componentes de la GIR. La función de recursos
humanos pudiera diseñar y ayudar a adiestrar,
mediante un programa estructurado, al personal
en cuanto al cumplimiento del código de ética y
conducta y otras políticas de la organización. La
función legal provee información a las diferentes
líneas de gerencia acerca de las nuevas leyes y
regulaciones que afectan las políticas operativas.
En cuanto a los oficiales de cumplimiento,
usualmente proveen de información crítica
específica en cuanto a si las transacciones
planificadas y ejecutadas están conformes a los
requerimientos legales y éticos.
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Importancia de los roles y responsabilidades
en la Gestión Integral de Riesgos
Oficial de riesgo, gerente de riesgo o
gerente integral de riesgo
Algunas compañías han establecido un punto de
coordinación centralizado para facilitar la GIR.
El oficial de riesgo trabaja con otros gerentes
en el establecimiento de una GIR en sus áreas
de responsabilidad. El oficial de riesgo, quien
es designado por el presidente ejecutivo, dada
su autoridad, tiene en sus manos los recursos
para afectar e influir sobre toda la organización
incluyendo las subsidiarias, departamentos,
funciones y actividades. El oficial de riesgo
pudiera tener la responsabilidad de monitorear
los progresos de la GIR y asistir al resto de los
gerentes en cuanto a la comunicación y reporte
de la información de los riesgos a los niveles
adecuados dentro de la organización, así como
a lo largo y ancho de la entidad o empresa o
corporación. El oficial de riesgo, también pudiera
servir como un canal complementario para reportar
información sensible o crítica.
En ciertas compañías se le han asignado este rol a
otro oficial de alto nivel, tal como el vicepresidente,
director financiero, el consultor jurídico, el auditor
general o el oficial de cumplimiento. Otras
compañías han llegado a la conclusión de la
necesidad de asignar esta función a otra unidad o
crear una nueva, con recursos propios.
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Entre las responsabilidades del oficial de riesgo se
encuentran:
• Establecer las políticas de GIR, incluyendo la
definición de roles y responsabilidades, así
como la identificación de metas.
• Definir y estructurar los niveles de
contabilización de eventos y esquemas de
autoridad a imperar en la GIR, en cada una de
las unidades de la entidad o empresa o
corporación.
• Promover las competencias de la GIR en toda la
entidad o empresa o corporación, lo cual incluye
el diseño y desarrollo de técnicas o
metodologías o enfoques de GIR y ayuda a los
gerentes a alinear sus respuestas al riesgo con
base en los niveles de tolerancia de riesgo de la
organización.
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Importancia de los roles y responsabilidades
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Oficial de riesgo, gerente de riesgo o
gerente integral de riesgo (conti.)
• Guiar la consolidación de la GIR con las
diferentes actividades de planificación y
gerencia del negocio.
• Definir y establecer un lenguaje común de
gestión de riesgo, el cual incluya indicadores de
medición que apliquen en toda la entidad o
empresa o corporación.
• Desarrollar una visión de riesgo como entidad o
empresa o corporación, en armonía con los
niveles de tolerancia de las diferentes unidades
del negocio, mediante el trabajo en conjunto
con los gerentes de la entidad o empresa o
corporación. Esto también debe aprovecharse
para establecer las diferentes respuestas y
controles necesarios, acorde con los riesgos
identificados.
• Facilitar el desarrollo del protocolo de
comunicación para el reporte de información,
incluyendo los indicadores cuantitativos y
cualitativos, así como el proceso de monitoreo
respectivo de los mismos.
• Reportar al presidente ejecutivo y/o comité de
riesgos acerca del progreso y resultados del
monitoreo, evoluciones, planes y
recomendaciones necesarias.
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Gerente de finanzas, administración y
contralor
Los gerentes de finanzas, administración y el
contralor son particularmente importantes en
el desarrollo de una eficiente y efectiva GIR,
y con ellos los empleados que los apoyan en
sus funciones. Es de hacer notar que estos
funcionarios o ejecutivos regularmente ejecutan
actividades de planificación y presupuesto,
por medio de las cuales analizan y determinan
el rendimiento y los avances logrados en las
operaciones, así como en todo lo que tiene que
ver con el cumplimiento, por parte de la entidad o
empresa o corporación, de las normativas, leyes,
regulaciones y reglamentaciones.
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Gerente de finanzas, administración y

contralor (continuación) Auditoría interna

En este sentido, es frecuente observar que
las actividades antes mencionadas son
responsabilidad del nivel corporativo de la
organización y en muchos casos existe una línea
divisoria clara entre las funciones de las unidades
estratégicas de negocio, filiales o empresas
subsidiarias, divisiones y otras unidades.
De aquí que los gerentes de finanzas,
administración, contralores y cualquier otro del
área financiera, son de vital importancia para la
GIR. En todos los casos, los gerentes de finanzas,
administración y contralores, juegan un papel
relevante en cuanto al rol de prevención, detección
y comunicación de eventos fraudulentos, ya que
ellos son parte de la alta gerencia de toda entidad
o empresa o corporación.
Asimismo, estos ejecutivos tienen una alta
responsabilidad en cuanto a las actividades
relacionadas con el cumplimiento del código de
ética y conducta en todas las operaciones
financieras y contables, entre las cuales se
encuentran: el manejo de las inversiones, el
tratamiento de las relaciones con los bancos (las
líneas de crédito, la disponibilidad bancaria,
conciliaciones), diseño e implantación de
sistemas financieros (tesorería, transferencias
bancarias automáticas), emisión de estados
financieros, entre otras.
En cuanto al auditor interno, éste tiene un rol
clave en la evaluación de la efectividad de la GIR,
mediante evaluaciones y recomendaciones que
debe planificar y ejecutar en el tiempo. De acuerdo
con los estándares establecidos por el Instituto de
Auditoría Interna, se especifica que ésta debe ir al
ritmo de la GIR y del sistema de control interno de
la entidad o empresa o corporación.
Entre las funciones del auditor interno de una
entidad o empresa o corporación, según el Instituto
de Auditoría Interna, se encuentran las siguientes:
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Importancia de los roles y responsabilidades
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Auditoría interna (continuación)
• Evaluar objetiva e independientemente todas las
actividades a su cargo.
• Evaluar la efectividad y eficiencia de las
operaciones.
• Salvaguardar los activos.
• Asegurar el cumplimiento de las leyes,
regulaciones y contratos.
• Asistir a la gerencia y al comité de auditoría en
el monitoreo, examen, evaluación, reporte o
comunicación y planteamiento de
recomendaciones que mejoren o adecuen los
procesos de la GIR.
Todas las actividades que están dentro de
una entidad o empresa o corporación son
potencialmente parte del alcance de las
responsabilidades de los auditores internos.
Por ejemplo, en ciertas entidades o empresas o
corporaciones los auditores podrían monitorear
o evaluar la calidad de la producción y procesos
productivos de una determinada planta, llevar a
cabo pruebas de la eficiencia y eficacia de los
procesos y las actividades de carga y descarga de
material en los almacenes, evaluar la tecnología
de información y los sistemas para determinar la
eficiencia de los controles, entre otros. En otras
compañías, la función de auditoría interna podría
enfocarse primariamente en el cumplimiento de
los reportes exigidos por la corporación a nivel
internacional.
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En cuanto a la posición organizativa del auditor
interno, se debe reconocer que su función es de
tal importancia que requiere que reporte en línea
al cargo que cuente y tenga suficiente autoridad
dentro de la entidad o empresa o corporación para
garantizar una adecuada y apropiada cobertura de
la auditoría, respuesta y consideración de todos los
ejecutivos. Por tanto, el reclutamiento o retiro del
auditor interno podrá ser llevado a cabo solamente
con la aprobación de la junta directiva o por el
comité de auditoría.
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Importancia de los roles y responsabilidades
en la Gestión Integral de Riesgos
El resto del personal de la entidad o
empresa o corporación
La GIR es responsabilidad de todos los empleados
y funcionarios, ya sea implícita o explícitamente.
Obviamente, existen grados de responsabilidad
que son asignados a cada uno de los miembros de
la organización, según el cargo que ocupa.
Por tanto, todo el personal juega algún rol en la
GIR, lo cual permite que se identifique, a cualquier
nivel de la organización, debilidades potenciales
que pudieran exponerla, procediendo entonces a
reportarlas para así tomar las acciones del caso.
En tal sentido, todo el personal es responsable
de apoyar, por medio de la comunicación de
información precisa y adecuada, todo lo inherente
a la GIR. Esto incluye comunicar a los altos
niveles de la gerencia cualquier problema en las
operaciones, incumplimiento del código de ética y
conducta u otras violaciones de las políticas de la
entidad o empresa o corporación. El personal debe
comprender y entender la necesidad de resistirse a
presiones de superiores a los fines de participar en
actividades impropias y que violen las políticas de
la entidad o empresa o corporación.
Por lo anteriormente mencionado, los roles y
responsabilidades de todo el personal debe ser
bien definido y efectivamente comunicado.
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Los auditores externos
Los auditores externos proveen a la gerencia y a
la junta directiva de una única, independiente y
objetiva visión, la cual contribuye a alcanzar los
objetivos de la entidad o empresa o corporación en
lo que respecta a los aspectos financieros, fiscales
y tecnología de información y sistemas.
El auditor externo expresa, en lo que respecta
al área financiera, una opinión de lo ajustado
y adecuado de los estados financieros en
conformidad con los principios generalmente
aceptados de contabilidad, con lo cual contribuye
con la comunicación y reporte de aspectos
financieros a los entes externos.
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Los auditores externos (continuación)
En la medida que la GIR provea un grado de
aseguramiento en la construcción, presentación
y emisión de los estados financieros de la
entidad o empresa o corporación, los auditores
independientes o auditor externo pueden brindar
un alto grado de certeza. Adicionalmente, el auditor
externo provee información valiosa a la gerencia
acerca de cómo conducir las responsabilidades de
la GIR.
En concordancia con los estándares generalmente
aceptados, el auditor externo emite una opinión
sobre los estados financieros, pero no sobre el
control interno. Es importante hacer notar que el
alcance y extensión del control interno varía de
una auditoría a otra. En algunos casos, centran su
atención en aspectos particulares, lo cual depende
de los alcances establecidos.
Asimismo, el auditor externo no diseña su trabajo
o auditoría con el fin de emitir una opinión sobre el
control contable/financiero interno y no identifica
todas las debilidades y deficiencias que pudieran
existir.
La información relacionada con la auditoría, a
saber: hallazgos, información analítica, deficiencias
o debilidades en la GIR, y recomendaciones;
ayudan a alcanzar los objetivos establecidos.
Esta información no necesariamente incluye
aspectos financieros, sino que incluye también
aspectos operacionales tales como: tecnología
de información y sistemas y las correspondientes
recomendaciones. La información es comunicada
a la gerencia, junta directiva y comité de auditoría.
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Entes reguladores y leyes
Los entes reguladores influyen sobre la GIR de
muchas entidades o empresas o corporaciones,
ya sea mediante el establecimiento y necesidad de
cumplir con requerimientos de control interno o por
medio de inspecciones o revisiones de organismos
en particular.
Cabe destacar que muchas de las leyes y
regulaciones corresponden a los reportes o
informes relacionados con los riesgos financieros
y controles. En este sentido, muchas entidades
o empresas o corporaciones están sujetas a
requerimientos legales regidos o aplicados por
instituciones públicas y privadas, como es el
caso de las superintendencias de instituciones
financieras (bancos y seguros), la comisión de
valores de los diferentes países, entre otras.
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Otras terceras partes
Los clientes, proveedores, socios de negocio
y cualquier otra parte interesada, manejan y
conducen negocios con la entidad o empresa o
corporación; estos son factores importantes y
fuente de información para la GIR. Las terceras
partes proveen y suministran información
importante a la entidad o empresa o corporación,
la cual es utilizada para definir y establecer las
estrategias, objetivos, operaciones, entre otros.
Por lo tanto, la organización debe garantizar la
existencia de mecanismos de recepción de la
referida información y diseñar las actividades
correspondientes para reaccionar apropiadamente,
según el caso. Estas actividades incluyen las
acciones para notificar y reportar los problemas,
así como las investigaciones dirigidas a identificar
las fuentes, causas y remediación de los
problemas.
Es cada vez más común encontrar dentro de
las entidades o empresas o corporaciones,
proveedores de servicios de outsourcing, quienes
suministran funciones que no califican como
parte medular (core) del negocio, tales como:
administración, finanzas, tecnología, limpieza,
nómina, call center, entre otros.
Esta modalidad de delegación de funciones,
tiene como objetivo obtener las mejores
capacidades, incrementar la efectividad y lograr
un relativo menor costo en comparación con el
que normalmente incurre la entidad o empresa o
corporación. El ceder estas funciones a terceras
partes no implica que la gerencia se desligue de su
responsabilidad, en cuanto a manejar y administrar
los riesgos asociados a una decisión como ésta.
Por esta razón, la gerencia debe definir el poner en
funcionamiento un plan para monitorear y evaluar
estas funciones tercerizadas o contratadas.
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Otra fuente de información son los analistas
financieros, agencias de valoración de empresas
y medios de comunicación social, quienes son
considerados como factores de gran importancia
en el entorno donde se mueve la entidad o
empresa o corporación. Las actividades de
investigación y monitoreo de estas organizaciones
pueden proveer una perspectiva independiente
de los riesgos de la industria, sus factores
económicos y estrategias, y las amenazas
alrededor de las cuales se mueve la entidad o
empresa o corporación.
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Conclusión
En general, las organizaciones deben desarrollar
una estrategia de adecuación de los roles y
responsabilidades del personal que les permita
garantizar un adecuado y efectivo manejo del
riesgo. Para ello, el organismo internacional
denominado “The Commitee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission,
(COSO)”, provee un marco de GIR, el cual
debe establecerse en una entidad o empresa
o corporación, independientemente del tipo
de industria o sector económico en el cual se
encuentre.
La adecuada implantación de la GIR depende,
principalmente, de los altos niveles de la
organización. Sin embargo, todo el personal tiene
responsabilidad en su ejecución, sin importar el
nivel del cargo que un individuo en particular ocupa
dentro de ella.
Las mejores prácticas indican que la aplicación
de la GIR es fundamental para el éxito de toda
organización y el cumplimiento de sus objetivos y
metas.
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